Planificacin y Control de Proyectos con MS-Project

LABORATORIO 3: Sobreasignacin de recursos y ruta crtica

Ejercicio 3 Sobreasignacin de recursos y ruta crtica
Al asignar recursos en un proyecto se pretende asegurar el desarrollo de cada una de las actividades
del proyecto. El proceso normal de asignacin de recursos empieza por programar las actividades y
sus secuencias, despus se asignan recursos, ya sea personal, maquinaria y/o equipo.
Despus que se ha realizado la asignacin de recursos a las actividades, los administradores de
proyectos deben asegurarse que los recursos se apliquen de manera uniforme a lo largo del proyecto,
lo que se conoce como nivelacin de recursos o redistribucin de recursos.
La nivelacin o redistribucin de recursos permite un uso ms eficiente de stos, evitando que en
determinadas fechas se tenga una utilizacin excesiva y en otras fechas una subutilizacin de los
recursos.
Es importante analizar tambin si la fecha de terminacin del proyecto se recorre por el hecho de
nivelar los recursos, y si este retraso es econmicamente viable, en funcin de posibles multas o
exceso de gastos indirectos, o sencillamente si el cliente lo acepta.
Habr que hacer entonces ensayos de nivelacin o redistribucin de recursos con algunas variantes y
revisar el flujo de efectivo, para determinar el uso ms adecuado de los recursos considerando la
liquidez del proyecto, de manera que los flujos de caja o efectivo sean uniformes.
De acuerdo a la informacin anterior, habr que utilizar las opciones de asignacin y redistribucin de
recursos.
Actividades:
1. A partir del proyecto definido en las sesiones anteriores, que ya tiene una serie de recursos
asignados, procederemos a revisar el histograma, las horas hombre asignadas a cada recurso, el
costo correspondiente por recurso y verificar si existen recursos sobre-asignados o subutilizados.
2. Realizar la nivelacin o redistribucin de recursos con las diferentes opciones del MS Project hasta
obtener la mejor opcin desde dos puntos de vista diferentes:
a) La opcin que elimine la sobre-asignacin de recursos sin que vare la fecha de terminacin del
proyecto.
b) La opcin que optimiza el uso uniforme de los recursos, permitiendo un flujo de caja uniforme.
3. Obtener los diagramas de flujo de caja (en Microsoft Excel) para las dos opciones de nivelacin (a y
b) mencionadas en el tem anterior.
4. Tareas repetitivas
5. Definir la ruta crtica

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Desarrollo de las actividades:
1. Informacin sobre el uso de recursos
Abrir el archivo creado en la sesin anterior.
Para ver las horas hombre asignadas a cada recurso para cada actividad se utiliza la vista
Resource Usage que se encuentra en la pestaa View. Aparecen en color rojo los recursos que
estn sobre-asignados. Para este ejemplo slo se dispone de una cantidad mxima de uno para
cada recurso definido (como aparece en la vista Resource Sheet). La Figura 4.1 corresponde a la
informacin que muestra la vista Resource Usage.
1.1. Abrir la vista de Uso de recursos

Elegir la opcin de la ficha Vista Vista de recursos Uso de recursos

A continuacin se observa que existe sobre asignacin de recursos para el recursos

Analista

En el recuadro derecho se observa por ejemplo que los das Mircoles, Jueves y Viernes
se requieren 24 horas del recurso Analista cuando en realidad para el proyecto solo se
cuenta con 2 Analistas los cuales trabajando 8 horas por da hace un total de 16 horas
como mximo, para cubrir las 24 horas seran necesarios 3 Analistas (3 x 8 = 24 horas),
pero esto incrementara el costo del proyecto.
2. Redistribucin de recursos
2.1. Opciones de Redistribucin de recursos

Veremos qu posibilidades tenemos en funcin a las herramientas disponibles en MS

Project para intentar resolver la sobreasignacin

Elija la opcin de la ficha Recurso Redistribuir Opciones de redistribucin

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Configure las opciones de la ventana Redistribuir recursos clic en el botn

Aceptar

Para aplicar la redistribucin con las opciones anteriores. Clic en la herramienta

Recurso Redistribuir Redistribuir todo

Observe el resultado generado en el diagrama de GANTT

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En nuestro caso no nos conviene este tipo de redistribucin porque se est
incrementando el tiempo y nosotros necesitamos que se respeten los 29 das

Para deshacer la redistribucin anterior. Clic en la opcin Recurso Redistribuir

Borrar redistribucin

Observe que se restaura la distribucin original mantenindose la sobreasignacin inicial

Elija nuevamente la opcin de la ficha Recurso Redistribuir Opciones de

redistribucin

Configure nuevamente las opciones de la ventana Redistribuir recursos clic en el

botn Aceptar

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Aplique nuevamente la opcin Recurso Redistribuir Redistribuir todo

Clic en Omitir todo en la siguiente ventana

A continuacin se muestra el resultado obtenido

Note que la tarea sealada en el recuadro ha sido desplazada en el tiempo para evitar la
sobreasignacin, pero se mantiene el recurso Analista sobreasignado el da Mie
12/02/14 como lo indic el aviso emitido en el paso anterior, el cual tambin puede ser
verificado en la hoja uso de recursos:

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Deshacer nuevamente la redistribucin anterior. Clic en la opcin Recurso

Redistribuir Borrar redistribucin

Observe que se restaura la distribucin original mantenindose la sobreasignacin inicial

2.2. Redistribucin de recursos

Revisando la informacin original nos damos cuenta que en la actividad 1.1.2 Identificar
la audiencia se consider originalmente un solo Analista y se tiene registrado dos
unidades en el documento en Project

Desde el Diagrama de Gantt. Modifique la tarea 1.1.2. Doble clic en dicha tarea.
Seleccione la ficha Recursos. Modifique las Unidades del Analista a 1. Clic en Aceptar

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Verifique que la tarea 1.1.2 tiene asignado un solo Analista

Active la vista Uso de recursos. Verificamos que an se mantiene una sobreasignacin

de recursos para el Analista

Active la vista del diagrama de GANTT y proceda a redistribuir los recursos. Utilizando las
siguientes opciones de redistribucin

Observe que el resultado de la redistribucin no ha generado ningn aviso como en el

caso anterior. nicamente se ha desplazado la actividad 1.2.2 (Seleccionar salas de
exposicin) para solucionar la sobreasignacin como se indica en la siguiente figura:

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Active la hoja Uso de recursos y verifique que ya no se muestra ninguna

sobreasignacin de recursos

3. Obtener el diagrama de flujo de caja (en Microsoft Excel)

3.1. Visualizar informacin de flujo de caja

Elegir la opcin de la ficha Vista Vista de tareas Uso de tareas

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A continuacin se muestra loa informacin en la vista Uso de tareas los flujos de caja

En la ficha Formato Detalles, marque la casilla Costo, desmarque las restantes

casillas de opcin de dicho grupo de opciones

Doble clic en la escala temporal para mostrar valores resumidos por semana de trabajo
como se ve en la figura anterior

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3.2. Visualizar de flujo de caja en un grfico en Excel

Copie la fila de valores correspondientes a la fila de la Actividad sumaria de la

programacin del proyecto

Abrir la herramienta Microsoft Excel

Pegar dichos datos en la fila 2 del nuevo libro, mientras que en la fila 1 coloque las
semanas de la 1 a la 6 como se indica en la siguiente figura. Aplique formato bsico para
visualizar mejor dichos valores en Excel

Seleccione los datos anteriores e inserte un grfico de lneas en Excel como se muestra
en la siguiente figura:

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4. Tareas repetitivas
Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo.
En nuestro caso adicionaremos una tarea repetitiva que ser ejecutada por el Lder del Proyecto.
Dicha tarea ser realizada todos los viernes durante 2 horas en el cual el Lder del proyecto
deber informar a la gerencia sobre los avances del proyecto
4.1. Adicionar la tarea repetitiva

Adicione una tarea resumen denominada Tarea repetitiva al final de la programacin

actual. Haga uso de la herramienta de indentacin para ubicar correctamente la tarea
resumen

Debajo de la nueva tarea resumen adicione una tarea peridica (repetitiva) usando la
herramienta: Tarea Insertar Tarea Tarea peridica

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A continuacin se muestra la ventana Informacin de tarea repetitiva con los datos

requeridos:

A continuacin se muestra el aspecto de la tarea repetitiva creada

4.2. Asignar recurso a tarea repetitiva

Asignaremos como nico recurso a Lder de proyecto a la tarea repetitiva. Para ello
seleccione las cinco tareas 1.4.1.1 .. 1.4.1.5 y elija la opcin de la ficha Tarea
Propiedades Informacin y asigne el recurso Lder de proyecto

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Observe que se muestra una indicacin de sobreasignacin de recurso

Podemos notar que se ha producido una sobreasignacin en las tareas Seleccionar

salas de exposicin e Informe de avance a Gerencia 3. Para conocer un poco ms a
detalle este caso abriremos la vista Uso de recursos

Otra forma de ver las sobreasignaciones es a travs de la vista Organizador de equipo

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En el panel izquierdo se resalta en rojo el recurso sobreasignado y en el panel derecho

podemos encontrar el detalle de la sobreasignacin. Si coloca el curso del mouse sobre
una tarea se visualizar mayor informacin de dicha tarea

El encargado del proyecto nos indica que se modifique el nmero de horas del recurso
Lider del proyecto en la actividad Seleccionar salas de exposicin para que invierta
nicamente 6 horas de trabajo diario en dicha actividad. Para ello, desde la vista
Diagrama de GANTT, doble clic a la tarea Seleccionar salas de exposicin y elija la
ficha Recursos. Modifique las Unidades del recurso Lder del proyecto como se
indica. Para finalizar clic en el botn Aceptar (8hrs 1, entonces 6hrs = 6 x 1 / 8 = 0.75)

Verifique que ya no se muestren indicaciones de sobreasignaciones

Visualice la vista Uso de recursos y verifique que no haya ms sobreasignaciones

4.3. Volver a visualizar el flujo de caja

Abrir la vista Uso de tareas

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A continuacin se muestra la informacin sobre el flujo de caja

5. Ruta crtica
La ruta crtica es un conjunto de tareas (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de
comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la ltima tarea de la ruta crtica, concluye
tambin el proyecto.
Las tareas que componen la ruta crtica suelen estar interrelacionadas mediante dependencias
entre tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto.
De manera predeterminada, Microsoft Office Project slo muestra una nica ruta crtica general,
que es la nica que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan de forma que se
incluya tambin una ruta crtica adicional para cada red independiente o para cada conjunto de
tareas. Esto puede resultar til para realizar un seguimiento de cada uno de los subproyectos de
un proyecto principal o de cada fase o hito de un proyecto dividido en varias fases.
Si conoce y controla la ruta crtica del proyecto, as como los recursos asignados a cada tarea
crtica, ser capaz de identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de
este modo, saber si el proyecto terminar en la fecha prevista.
Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial atencin a las tareas
de la ruta crtica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos depender que el
proyecto termine puntualmente.
Tenga en cuenta que la ruta crtica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a estar
formada por otras tareas conforme avance la programacin del proyecto. La ruta crtica puede
cambiar cuando finalicen las tareas crticas o cuando se retrasen las tareas de otro conjunto.
Inmediatamente, se crear una nueva ruta crtica con el conjunto de tareas que debe vigilar de
cerca para garantizar la finalizacin del proyecto en la fecha prevista o antes de esta fecha.
5.1. Visualizar la ruta crtica

Elegir la opcin Vista Vista de tareas Diagrama de Gantt Gantt

Detallado

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A continuacin se muestra la ruta crtica con trazos de color rojo

Se puede observar que la tarea Seleccionar salas de exposicin no figura como parte
de la ruta crtica.

Modifique la duracin de la tarea a 8 das como se indica en la siguiente figura:

Observe como se extiende la fecha de fin de la tarea modificada pero no se ve afectado la

fecha de fin del proyecto

Restaure nuevamente la duracin de la tarea Seleccionar salas de exposicin a

duracin original es decir a 5 das.

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su

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Modifique ahora la duracin de la tarea 1.2.1 Contratar expositores a 5 das como se

indica en la siguiente figura:

Verifique como se ha incrementado el tiempo de fin del proyecto de 29 das a 31 das,

equivalente a los 2 das adicionales que se han incrementado en la tarea

Restaure nuevamente la duracin de la tarea 1.2.1 Contratar expositores a su

duracin original es decir a 3 das.

5.2. Visualizar el diagrama de red

De la barra de vistas elija Diagrama de Red

A continuacin se muestra el diagrama de Red

Es posible contraer el formato de visualizacin de los cuadros del diagrama de red

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Observe como se reduce la representacin de las tareas del proyecto, se visualiza un

recuadro por tarea con du Id de tarea correspondiente

Para visualizar adems el tipo de dependencia entre tareas active la opcin:

Observe como se visualiza la informacin en el diagrama de red

Nota: Identificacin de los tipos de smbolos usados en el diagrama de red:

Smbolo

Descripcin
Tarea resumen
Tarea

Hito
Los smbolos se pintan de color rojo si forman parte de la ruta crtica, en caso
contrario se pintan de color azul

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Ubique el mouse sobre una tarea para visualizar informacin de la misma:

Para obtener informacin completa de una tarea presione doble clic sobre dicha tarea

Indique la diferencia de las opciones de formato Tareas de resumen y Tarea resumen

del proyecto

5.3. Insertar / eliminar tareas desde el diagrama de red

Para adicionar una tarea. Seleccione la tarea predecesora a la nueva tarea y proceder a
arrastrar ligeramente la tarea predecesora y luego soltar, observe como se crea
automticamente una nueva tarea

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Observe la nueva tarea

Puede editar directamente los campos principales de la nueva tarea

Puede tambin dar doble clic sobre la nueva tarea para visualizar la ventana de
informacin de la tarea y realizar el ingreso de datos de dicha tarea desde esa ventana

Para eliminar una tarea basta seleccionar dicha tarea y presionar el botn Suprimir.
Aplicando dicho procedimiento elimine la Tarea nueva

Verifique que ya no exista la tarea anterior.

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