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DIRECTOR:
Luis Urbina Puma
Coordinador Alterno
Secretario Tcnico
Integrantes
I.
DATOS GENERALES
DRE
REGIN
UGEL
DOC. CREACIN
LUGAR
DISTRITO
PROVINCIA
DIRECCIN
TELFONO
E-MAIL
DIRECTOR
PERIODO
II.
: Madre de Dios
: Madre de Dios
: Tambopata
: D.S. N 204-2002-ED, 19 Dic. 2002
: Puerto Maldonado
: Tambopata
: Tambopata
: Jr. Moquegua con San Martn
: (082) 571579
: ugel_tambopata_mdd@hotmail.com
: Luis Urbina Puma
: Enero - Diciembre del 2015
INTRODUCCIN
El objeto de este estudio fue realizar un anlisis de los procesos clave que atiende la Unidad de
Gestin Educativa Local (UGEL) de Tambopata que le permita:
- Simplificar y mejorar la provisin de los procesos y servicios claves e implementar procesos de
evaluacin de su gestin y,
- Garantizar la eficiencia en asignacin docente, entrega de los materiales educativos,
mantenimiento de la infraestructura y mobiliario escolar y, monitoreo y acompaamiento a la
gestin pedaggica.
La metodologa desarrollada por el Equipo de Innovacin en Gestin de la UGEL Tambopata se ha
basado en su experiencia en la prestacin de servicios en la UGEL y en la asistencia tcnica del
Asesor en Gestin del PIP GED Rural para el anlisis, definicin, diseo, e implantacin de
procesos que contribuyan a mejorar la eficacia, la eficiencia y la efectividad en la gestin de la
UGEL Tambopata.
Para construir el mapa de cada proceso identificado se utiliz una ficha de procedimiento, que
consideraba la descripcin del procedimiento, el tiempo de demora en cada paso y
Horas/hombre que dedican los especialistas y funcionario en cada paso.
Para realizar el anlisis de cada proceso se utiliz el diagrama Causa-Efecto, tambin conocido
con el nombre de Diagrama de Ishikawa o de Espina de Pescado. El anlisis realizado ha
permitido efectuar un diagnstico de los procesos y procedimientos clave de la UGEL Tambopata,
identificando los nudos crticos y las causas de los procesos y sub procesos claves. Los procesos a
mejorar se presentan en el captulo IV.
Para cada uno de los procesos clave identificados se realiz una valoracin de su importancia
sobre la gestin y se ha sealado el efecto que estn generando, as como la alternativa de
solucin. Los que se presenta en el captulo V.
En el diagrama de causa-efecto que se muestra en el captulo VI, el equipo de anlisis de
procesos determinaron algunas de las situaciones que se presentan con mayor frecuencia y que
provocan que el proceso se demore, ocasionando ineficiencia en la dependencia.
Evento de fin
Entrega del material a la I.E.
Emisin, Resoluciones de
contrato
Informe de supervisin,
monitoreo
y
acompaamiento.
Informe de inspeccin a los
locales escolares donde se
incluye la conformidad del
servicio de mantenimiento.
Finaliza con la conformidad
de atencin de la solicitud
del docente.
Servicio N 1: Distribucin de
materiales educativos
Punto de inicio
Punto final
Servicio N 2: Contratacin
docente.
Punto de
inicio
Comisin
elabora
cronograma del proceso
por niveles y publica
plazas. (2 das/1hr)
Trmite
documentario
recepciona expediente.
(4das/20hr)
Comisin
evala
expediente y publica
resultados de los aptos.
(5das/40hr)
Trmite
documentario
recepciona solicitudes de
reclamos. (2das/12 hrs)
Comisin
absuelve
reclamos y pblica lista
definitiva.
(2das/12
hrs)
Trmite
documentario
recepciona solicitudes de
reclamo. (2das/12 hrs)
Comisin
pblica
resultados por criterios
ranking. (1da/8hrs)
UGEL
Recepciona
resultados de la prueba
nica
regional.
(1da/8hrs)
Comisin
absuelve
reclamos y pblica lista
definitiva de los aptos.
(1da/8hrs)
Emisin de resoluciones de
contrato.
Punto final
Servicio
Usuario
N 3:
Atencin
al
Punto de inicio
Solicitud de un procedimiento
administrativo
(docentes
y
directores)
Trmite
recepciona
(1da/10mim)
documentario
documentos.
Director
de
UGEL
revisa
documento y lo deriva a los
responsables de reas con
provedo. (2da/10min)
Punto final
Servicio N 4: Monitoreo y
acompaamiento a la gestin
pedaggica.
Punto de inicio
Especialistas
focalizan
las
instituciones educativas por
niveles educativos y elaboran
plan general de monitoreo.
(1da/5 hrs)
Tcnico
Administrativo
da
seguimiento al documento remitido
a la DRE. Para lograr su aprobacin.
(2das/4hrs)
Especialistas
elaboran
planes
especficos por niveles educativos.
(1da/3hrs)
Punto final
Servicio N 5: Monitoreo y
supervisin a la infraestructura y
mobiliario escolar.
Punto de
inicio
Instituciones
educativas
solicitan
visitas
de
verificacin.
(1/2da/10min)
Tcnico Administrativo da
seguimiento al documento
remitido a la DRE. Para lograr
su aprobacin.
(1da/1hr)
Punto final
CAUSA
10
atiende.
GESTIN
INSTITUCIONAL /
MONITOREO Y
SUPERVISIN A LA
INFRAESTRUCTURA Y
MOBILIARIO
ESCOLAR
11
V.
b)
PROCESO/SUB PROCESO
Trmite documentario / Atencin al Usuario
Gestin pedaggica / Monitoreo y Acompaamiento a la Gestin Pedaggica.
Logstica / Distribucin de Materiales Educativos
Recursos Humanos / Contratacin Docente
Gestin Institucional / Monitoreo y supervisin a la Infraestructura y Mobiliario escolar.
CALIFICACIN
3
2
5
4
1
Problemas identificados:
N
1
2
3
4
5
PROBLEMA
Inadecuada Atencin al Usuario.
Inadecuado Monitoreo y Acompaamiento a la Gestin Pedaggica.
Entrega inoportuna de los Materiales Educativos
Contratacin inoportuna de los Docentes.
Inadecuado monitoreo y supervisin a la Infraestructura y mobiliario escolar.
CALIFICACIN
3
2
5
4
1
PROBLEMA
IDENTIFICADO/
NUDOS CRTICOS
Entrega no oportuna de
los materiales a las IIEE
ms alejadas.
CAUSA
EFECTO
ALTERNATIVA DE SOLUCIN
Estudiantes no inician el ao
escolar con el material
educativo.
Retraso en el logro de
aprendizajes.
Percepcin negativa de la
poblacin hacia la labor de la
UGEL, DRE y MINEDU.
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RECURSOS
HUMANOS/
CONTRATACIN
DOCENTE
Inoportuna
contratacin
para las IIEE.
TRMITE
DOCUMENTARIO/A
TENCIN AL
USUARIO
GESTIN
PEDAGOGICA/
MONITOREO Y
ACOMPAAMIENTO
A LA GESTIN
PEDAGGICA
Excesiva
carga
administrativa de los
especialistas distrae la
labor de Monitoreo y
Acompaamiento
docente.
Insuficiente visitas de
monitoreo a las IIEE.
GESTIN
INSTITUCIONAL/MO
NITOREO Y
SUPERVISIN A LA
INFRAESTRUCTURA
Y MOBILIARIO
ESCOLAR.
Especialistas no brindan
asistencia tcnica a los
directores sobre la
infraestructura
y
mobiliario escolar.
docente
Contrato
inoportuno
de
docentes.
Abandono
de
aulas
y
desatencin de los estudiantes.
Logro
incipiente
de
aprendizajes.
Desconocimiento
de
las
necesidades de infraestructura
y mobiliario escolar en zonas
alejadas.
Implementar un calendario de
actividades de la UGEL articulado con
los programas: PELA, PREVAED
Implementar un plan de monitoreo y
acompaamiento pedaggico que
incremente el nmero de visitas a las
IIEE zona urbana y visitar por lo
menos una vez al ao a las IIEE de la
zona rural.
Monitorear a las IIEE de la zona
urbana y rural del mbito de atencin
de la UGEL Tambopata.
Coordinar con la DRE una reunin
con la totalidad de directores de las
IIEE a fin de capacitarlos en el llenado
de fichas de infraestructura y
mobiliario escolar y del manejo de las
cuentas.
Monitorear y supervisar el Buen
Inicio del Ao escolar 2015
Inadecuada previsin de la
atencin oportuna de las
necesidades de infraestructura
y mobiliario.
13
14
UBICACIN GEOGRFICA
PRESUPUESTO
PLANIFICACIN
ALMACN
DISTRIBUIDORES
Inexistencia
de
personas
responsables de la recepcin de los
materiales
ENTREGA
INOPORTUNA DE
LOS MATERIALES
EDUCATIVOS
RECEPCIN DE MATERIALES
15
PERSONAL INSUFICIENTE
Inadecuada
infraestructura
y
equipamiento para llevar a cabo el
proceso
INFRAESTRUCTURA Y
EQUIPAMIENTO
ADJUDICACIN DE PLAZAS
CONTRATO INOPORTUNO
CONTRATACIN
INOPORTUNA DE
LOS DOCENTES
Docentes que perjudican la continuidad
del proceso
PERJUICIO DOCENTE
PUBLICACIN DE PLAZAS
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MAPRO
TRMITE DOCUMENTARIO
PERSONAL
INADECUADA
ATENCIN AL
USUARIO
Inadecuado ambiente y
equipamiento de trabajo
INFRAESTRUCTURA Y
EQUIPAMIENTO
COMUNICACIN Y DIFUSIN
Ciudadano
descontento
desinformado
ATENCIN AL CIUDADANO
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VISITAS
PRESUPUESTO
PLANIFICACIN
CAPACITACIN
PERSONAL
Desconocimiento de la calendarizacin de
intervencin de los programas en las IIEE.
INADECUADO
MONITOREO Y
ACOMPAAMIENTO
A LA GESTIN
PEDAGGICA
PROGRAMAS
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UBICACIN GEOGRFICA
PRESUPUESTO
PLANIFICACIN
ASISTENCIA TCNICA
PERSONAL
INADECUADO
MONITOREO Y
SUPERVISIN A LA
INFRAESTRUCTURA Y
ESCOLAR
PROYECTOS
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