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CMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA DE

TCNICOS DE MANTENIMIENTO?
Por: Carlos Mario Prez

INTRODUCCIN
En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo
real para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro
tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar
propuestas.
La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se
analizan de manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera
correcta, y no incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa.
Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las
rdenes de trabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros,
planeadores, programadores, responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de
almacenes y de compras no estn comprometidos de manera apropiada.
Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan
registrar las horas reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se
registran tarifas por hora por especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el
producto de los dos valores.
La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de
trabajo en una empresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere
tanto del que se obtiene en un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las
horas registradas no son reales, ya que a veces no se registran todas las horas asociadas a la labor,
horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras. En otros casos la tarifa
no es la correcta porque incluyen generalmente slo el salario y las prestaciones sociales, tales como
pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa.
Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa

para prestar un servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los
diferentes componentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo
unitario los diferentes conceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin
sea medida en periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que
puedan afectarla.
Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes
de trabajo se debe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada
en costos directos e indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn
presupuestados apropiadamente, los valores resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no
necesariamente un desfase entre lo presupuestado y lo realizado significa una mala ejecucin, sino que
puede ser una mala gestin de presupuestos, porque un buen presupuesto parte de un buen
conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, adems de una definicin correcta de
las estrategias de mantenimiento.

COSTOS DE LA MANO DE OBRA

Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza
una tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse
por especialista sin que cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un
valor significativo al anlisis si se tiene en cuenta el esfuerzo realizado.
La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor
hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en las rdenes de trabajo.
Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienen como fin la administracin
de la mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las
rdenes de trabajo es su involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debido a que
en todas las rdenes de trabajo existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan
materiales ni herramientas que son costos directos de fcil asignacin a labores definidas.
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden
cargar directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de
los centros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora

hombre directa asignada a las rdenes de trabajo.

SALARIO BSICO PONDERADO

Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los
diferentes tipos o categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como
se puede calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el
clculo de la tarifa se puede hacer para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse
discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un control detallado no necesariamente mejora la
gestin de costos.
ESPECIALIDADES
Mecnico D
Mecnico C
Mecnico B
Mecnico E
Mecnico A
SUMA

CANTIDAD DE PERSONAS
3
4
2
5
3
17

SALARIO BSICO
$2,000
$2,500
$3,000
$1,500
$4,000

El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera:

Salario de la categora 1 * Nmero de personas en la categora 1
Salario de la categora 2 * Nmero de personas en la categora 2 ...
As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el nmero
de personas totales, con lo que se obtiene un Salario Bsico Ponderado (SBP) que generalmente es
expresado en [$/persona]. Este valor se utiliza como denominador en la mayora de los clculos de los
factores.

1. Factor salario
Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a
continuacin.

2. Factor prestacional y beneficios

Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe averiguar en el rea de recursos humanos
con los responsables de pago nmina y seguridad social. Incluye los pagos obligatorios de ley tales
como salud, pensiones, riesgos profesionales, vivienda, alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de
ley. Por ejemplo 0.8
3. Administracin
Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logstico, supervisores,
planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el
personal operativo; el clculo de este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de
salarios promedios. El factor de costo de administracin comprende tambin el gasto realizado en
insumos y medios para el logro del adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales
como:

Convenios de soporte anual del sistema de administracin de mantenimiento por computador.

Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.

Uso de elementos y consumibles de oficina.

Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las rdenes de trabajo se debe colocar en el
numerador y si algn funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su
porcentaje respectivo en la fraccin.
Para calcular este factor se utiliza la siguiente frmula:

Ejemplo:
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
Superintendente
Ingeniero de mantenimiento
Planeador
Supervisor
Asistentes

% DE DEDICACIN
10%
20%
50%
50%
30%
TOTAL

SALARIO
BSICO
10.000
3.000
3000
2.500
1.500

CANTIDAD DE
PERSONAS
1
2
2
2
1
8

VALOR
TOTAL
1,000
1,200
3,000
2,500
450
8,150
6

Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre otros) por ao: 36,000

Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el clculo del factor de administracin, se
obtiene:

Factor administracin:

Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y
gastos de papelera y servicios como energa y agua.

4. Capacitacin y consultoras
Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es
de un ao en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento,
este valor se relaciona con el salario bsico mensual.
Ejemplo:
COSTOS
Costo soporte y actualizacin software de
mantenimiento / ao
Consultora para mantenimiento / ao
Capacitacin para mantenimiento / por ao
SUMA

VALOR
20,000
80,000
60,000
160,000

Los costos de capacitacin del personal y de consultoras corresponden a un factor de 0.32

5. Herramienta menor
Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin bsica de herramienta manual que se
asigna permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor
relaciona un valor mensual con el salario bsico ponderado.
Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la caja de herramientas, de la siguiente
forma:

Ejemplo:

ESPECIALIDADES

CANTIDAD DE PERSONAS

Mecnico D
Mecnico C
Mecnico B
Mecnico E
Mecnico A

3
4
2
5
3

VALOR CAJA DE
HERRAMIENTAS
$5,000
$3,750
$8,000
$3,000
$8,000

Valor promedio ponderado: 5,000

Con este valor se calcula el factor de herramienta menor as:

COSTOS
Valor herramienta menor o dotacin ponderado
Meses de vida til

VALOR
5,000
36

El costo de la caja de herramientas de este grupo de mecnicos tiene un factor de 0.06

6. Herramienta compartida
En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotacin bsica de
herramienta que se asigna permanentemente, es bastante comn que esta herramienta est en un
cuarto de herramienta, no es fcil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de
trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario bsico ponderado de las personas de la
cuadrilla o grupo.
Ejemplo:
COSTOS
Herramienta compartida
Meses de vida til
No. de personas que comparten la herramienta

VALOR
250,000
60
17

El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecnicos corresponde a un factor de 0.1
7. Transporte
Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en
un vehculo y como tal es difcil cargarlo como un recurso expreso en las diferentes rdenes de trabajo
y por eso es mejor tomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.
Ejemplo:

COSTOS
Posesin o alquiler vehculos / mes
No. personas promedio / vehculo
No. de vehculos

VALOR
1,950
17
2

Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.09.
8. Gastos de viaje
Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, ms
en los casos en los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores,
es ms lgico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado
en [$/mes].
COSTOS
Costo anual de gastos de viaje

VALOR
5,000

Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de 0.01.

9. Comunicaciones
Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracin de radios,
localizadores y telfonos mviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecucin de las rdenes de
trabajo.
Ejemplo:
COSTOS
Costo anual de comunicaciones (Radios, celulares, internet, ancho de
banda, entre otros)

VALOR
72,000

Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e internet,
corresponden a un factor de 0.14
10

10. Consumibles
Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del
cumplimiento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes,
algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es
dispendiosa y poco til.
Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos
corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni
cargar directamente a una unidad especfica o equipo.
Ejemplo:
COSTOS
Costo consumibles / ao

VALOR
18,000

Los consumibles utilizados por este grupo de mecnicos generan costos que representan un factor de
0.04.

COSTO DE POSESIN DE UN TCNICO

La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un tcnico
de mantenimiento.
El costo de poseer un tcnico es la suma de estos factores calculados anteriormente:

11

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

FACTOR
Salario
Prestaciones + beneficios
Administracin
Capacitacin y consultoras
Herramienta menor
Herramienta compartida
Transporte
Gastos de viaje
Comunicaciones
Consumibles accesorios y miscelneos
Total

COSTO
1
0.8
0.42
0.32
0.06
0.1
0.09
0.01
0.14
0.04
2.98

%
34%
27%
14%
11%
2%
3%
3%
0%
5%
1%
100%

As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por
ejemplo 1,000 unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias
por mes.
En el siguiente grfico puede observarse la distribucin porcentual de todos los factores.

12

En esta grafica es posible observar como el salario y las prestaciones tienen al mayor impacto sobre el
costo de poseer un tcnico, sin embargo tambin se puede ver como hay factores que comnmente no
se tienen en cuenta a la hora de hacer el clculo de la tarifa de mano de obra, y que tienen un
porcentaje significativo en esta distribucin. Entre estos factores relevantes se encuentran los costos de
administracin y los costos de capacitacin del personal y consultoras.
Realizar este tipo de grficas permite visualizar la importancia de incluir estos factores en el clculo de
posesin de un tcnico, adems de identificar aquellos que tienen ms peso en la distribucin de los
costos.

TARIFA DE MANO DE OBRA

Despus de obtener el valor del costo de posesin del tcnico, mediante la suma de todos los factores
que conforman los costos de la mano de obra, es posible calcular la tarifa de la mano de obra como se
muestra a continuacin.
La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:

El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las
rdenes de trabajo, mientras que las horas disponibles son las horas tericas de permanencia en el sitio
de trabajo con las condiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo terico de
permanencia de cada persona en el sitio de trabajo y luego deducir:

Horas de vacaciones

Horas de capacitacin

Horas de incapacidad

Horas de ausentismo

Horas de festivos

Horas de tiempo muertos en la jornada

13

A continuacin en la Tabla 12 un ejemplo:

Horas por jornada
Horas de tiempos muertos y refrigerios
Horas por jornada disponibles
Das del ao disponibles tericos
Horas disponibles tericas / ao
Das de vacaciones
Horas indisponibles por vacaciones
Das indisponibles por capacitacin
Horas indisponibles por capacitacin
Total de horas disponibles
Factor de ausentismo
Horas indisponibles por ausentismo
Total de horas disponibles
Nmeros de horas trabajadas
Factor de utilizacin
Horas en la empresa anuales
Horas en la empresa mensuales
Horas en la empresa semanales
Horas en la empresa diarias

8
2
6
242
(242 * 6)
15
(15 * 6)
7
(7 *6)
1.320
2%
1,320*0.02=26
1.294
580
580/1,294=0.45
1,294
108
25
5

Si en las rdenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilizacin sera de 60 horas
trabajadas / 108 horas disponibles
Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al
rango del 40% o el 50%.

Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un perodo, solamente un
porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente.
Independientemente de las causas que afecten el factor de utilizacin, las horas en las cuales no se
hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que para l representa dicha
especialidad.

14

Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser un costo fijo, slo
vara de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea de mantenimiento mejorar la utilizacin
y as lograr bajar el valor de las tarifas y aumentar su rendimiento.
La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los objetivos de
disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad. Para una empresa es
independiente el pago a los tcnicos, del nivel de ocupacin de los mismos, por eso se afirma que ese
costo es un costo fijo desde el punto de vista dinero empleado por la empresa.
Conociendo la importancia de calcular correctamente el nmero de horas disponibles reales de un
tcnico para obtener la tarifa de mano de obra, se mencionan a continuacin dos escenarios que tienen
efecto sobre la horas disponibles y que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar los clculos.

EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS

El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geogrficamente distantes hace que se realice
esta pregunta de manera constante: Los tiempos de desplazamiento son parte de las rdenes de
trabajo o "Tiempo perdido o son tiempo bien empleado"?, Una respuesta positiva para el primer caso
implica tener menos horas trabajadas y el segundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de
calcular mejor el tiempo realmente disponible.
Si no se asocian a las rdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las
rdenes de trabajo no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho
es necesario partir del hecho de que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo
tanto s hacen parte de las rdenes de trabajo.
A continuacin en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cmo se afecta el factor de utilizacin sin
Nmero de horas estimadas en desplazamientos

29

Nmero de horas reales en desplazamientos

18

Nmero de horas trabajadas

49 18 = 31

Nmero de horas disponibles

108 29 = 79

Factor de utilizacin

31/79 = 0,39

considerar los desplazamientos (no es lo recomendado).

15

Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la que se adopte exige que estos
tiempos se midan y se hagan anlisis tales como porcentaje de tiempo por rdenes de trabajo asignado
a estos trabajos.

EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS

Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el
numerador y el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por
Nmero de horas extras laborales
Factor de utilizacin

15
(49 + 15)/(108 + 15) = 0,52

lo tanto no constituyen tal mejora.

Estos efectos puede ser necesario incluirlos dependiendo de las circunstancias de trabajo del tcnico y
de las situaciones que se tendrn en cuenta en el clculo de la tarifa de mano de obra.
En este artculo se evidenci como el costo de la mano de obra es no es fijo, como suele calcularse y se
mostr una manera adecuada de distribuir e incluir todos los costos asociados de posesin de un
tcnico, as como las situaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar las horas
disponibles reales de un tcnico, con el fin de calcular correctamente la tarifa de mano de mano de obra
de los tcnicos de mantenimiento.

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BIBLIOGRAFA

Prez Jaramillo, C. M. Los costos en la funcin de mantenimiento. Soporte y Compaa. Medelln.

Retrieved from www.soporteycia.com
Prez Jaramillo, C. M. El futuro de la funcin Mantenimiento. Soporte y Compaa. Medelln.
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Prez Jaramillo, C. M. Cmo Planificar un Mantenimiento Eficiente. Soporte y Compaa. Medelln.

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AUTOR
Carlos Mario Prez Jaramillo
Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y
gerencia de proyectos. Mster en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos.
Profesional en RCM2 de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer of
Institute of Asset Management.
Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin
de modelos de gestin de activos en compaas del sector alimenticio, de minas, petrolero,
petroqumico, textil, servicios pblicos, entretenimiento y energtico.
Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de mantenimiento,
costos, indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del costo del ciclo de vida y en el estndar
PAS 55 para la gestin ptima de activos.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y gestin
de activos en empresas de Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa
Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.

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