La contabilidad es el arte de llevar las cuentas con exactitud, tema, a
veces difcil, para algunas personas que empiezan a manejar un negocio. Presenta como dificultad mayor la permanente responsabilidad de ser disciplinado y metdico. Sin embargo, sirve para muchas ms aplicaciones que el pago de impuestos, cuya prctica suele evadirse, por una falta de conocimiento preciso del universo que se abre en relacin con este sector. Hacer funcionar una empresa es una actividad que desarrolla las capacidades creativas de las personas, abre oportunidades de trabajo y permite obtener ganancias. El derecho adquirido por la apertura de una empresa tiene como contraprestacin la contribucin al funcionamiento del sistema econmico del pas, por ello, cuando hay ganancias, una parte menor de stas se debe entregar para el funcionamiento de la estructura regional, aparte de los beneficios que directamente rinden a los dueos del negocio. En s, la contabilidad es otra de las vertientes interesantes de las empresas, en el contexto de la economa nacional. La metodologa que se debe usar para una presentacin de la contabilidad del negocio, no es necesario que la dominen todos los empresarios, pues lo ms comn es que un contador, externo o un interno haga la labor de registrar y organizar la informacin correspondiente y presente la documentacin que permita la toma de decisiones a los directivos y accionistas del negocio. Lo que s se vuelve conveniente es saber qu significan los distintos trminos utilizados en este tema, para emprender las acciones correspondientes, con conocimiento. Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el capital o patrimonio con el que la empresa arrancar. Este capital habr de moverse, con el transcurso de las operaciones y a ratos bajar (por compras o prdidas), y otras veces podr subir por efecto de las ganancias. Al utilizar este capital se dispondr de equipos, maquinaria y materiales los cuales pasarn a formar el activo de la empresa. El activo no se limita a stos, sino tambin lo forman los derechos o documentos adquiridos por la empresa los cuales le confieren una posibilidad de obtener dinero o bienes. Adems, las empresas adquieren, generalmente bienes o servicios que no se pagan de inmediato (crditos y prstamos), sino a travs de varios periodos y estos tipos de deuda se denominan el pasivo.
Los elementos anteriores permiten formular una igualdad que se da
en las empresas, a saber que los recursos disponibles son iguales a las obligaciones ms el patrimonio, o dicho de otra manera: el activo (A) es igual al pasivo (P) ms el capital (C). A=P+C Estos tres elementos constituyen el balance que, con mayor grado de ampliacin y de detalle, siempre se presentar como la relacin entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. Su presentacin, suele ser peridica, una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma esttica (como una fotografa) de cmo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. Al da siguiente, la situacin ya no ser la misma. En paralelo, la parte dinmica se registra en el estado de resultados que abarca los movimientos de entradas y salidas de dinero durante todo un periodo, un mes, un trimestre o un ao. En ese lapso, hubo ingresos, compras, gastos y un resultado que puede ser utilidad o prdida. Este documento se elabora a partir de los ingresos que obtuvo la empresa, que generalmente son por ventas, pero tambin puede provenir de otro tipo de entradas: como enajenacin de equipo, servicios especiales, etc. A los ingresos se les resta el importe de todas las operaciones (materiales, mano de obra, etc.) que se relacionan directamente con la produccin y que se llaman costo de ventas para obtener la utilidad bruta. Ingresos Costo de Ventas ------------------= Utilidad Bruta -
En seguida, se le resta a este resultado todas los gastos que no estn
relacionados con la produccin, pero s con la operacin de la empresa, como los ocasionados por la promocin de ventas, la administracin, la publicidad, la renta, etc. Y que globalmente se conocen con el nombre de gastos de operacin. As se obtiene la utilidad de operacin. Utilidad Bruta Gastos de Operacin ----------------------= Utilidad de Operacin -
Cuando la empresa ha incurrido en un prstamo bancario o de otro
tipo (que es una actividad normal, si las condiciones son las indicadas para saldar sin dificultad las amortizaciones) debe pagar los intereses que stos causan y se conoce como gastos financieros. En consecuencia, restar estos ltimos al rengln anterior arroja la utilidad antes de impuestos. Utilidad de Operacin Gastos Financieros -----------------------= Utilidad antes de Impuestos -
Al aplicar los impuestos se llega entonces a la Utilidad neta que es la
verdadera ganancia del negocio. Utilidad antes de Impuestos Impuestos ----------------------= Utilidad Neta -
Por su parte, el proceso de calcular los impuestos consiste en los
siguientes pasos: Para ello se definen los ingresos acumulables como todos los tipos de ingresos que obtuvo la empresa. Las deducciones acumulables se refiere ala suma de los gastos de operacin y al costo de ventas. Con ello se llega al resultado fiscal al cual se le puede restar la prdida de ejercicios anteriores, si las hubo, y el monto restante es el que se grava al multiplicarlo por el porcentaje de la tasa de impuestos. Ingresos acumulables Deducciones acumuladas ----------------------= Resultado fiscal - Prdida de ejercicios anteriores ----------------------=Utilidad Gravable -Tasa de impuestos ----------------------=Impuesto sobre la Renta por pagar -
Como una pelcula de los movimientos diarios de la empresa, el
estado de resultados muestra la evolucin de la misma en el transcurso de un periodo analizado en lo relativo a los ingresos y gastos. A partir de las ventas realizadas y contabilizadas, se van
restando los distintos gastos e impuestos en que se incurre hasta
llegar a la ganancia neta que se gener durante el lapso contabilizado. Ahora la utilidad de estos documentos radica en poder hacer anlisis especficos que orienten sobre la situacin del negocio y que sirvan para saber acerca de la salud de la empresa, en especial si se est en condiciones de emprender un nuevo proyecto. Ms adelante se vern una serie de herramientas que sirven para conocer el estado en que se encuentra la empresa en cada ciclo en que se hacen los estados financieros que son los estados de resultados, el balance y otros informes financieros que no veremos aqu. Slo resta por indicar que, en la actualidad, no es necesario ahondar en exceso sobre los mtodos de elaboracin de los estados financieros, pues existe en el mercado una amplia gama de programas de cmputo que permiten disear el tipo de documentacin requerida y la manera de cargar los datos para obtenerla.