SECRETARA DE EDUCACIN

PBLICA
Direccin General de Recursos Materiales y
Servicios
Direccin de Planeacin

Sistema de
Inventario de
Bienes
Instrumentales
SIBI-SEP
1

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS

Gua del Usuario del Sistema

de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la SEP
SIBI-SEP.

CAPTULO 1
Presentacin del
Sistema de Inventarios de
Bienes Instrumentales.
CAPTULO 2
Reglas de Operacin.
CAPTULO 3
Acceso al Sistema de
Inventarios de Bienes
Instrumentales.
CAPTULO 4
Mdulos del sistema.

4-8

9-12

13-17

18-19

CAPTULO 5
Modulo de Alta de Bienes.

20-32

CAPTULO 6
Modulo de Desalojo y Baja

33-39

CAPTULO 7
Modulo DE Consulta

40-48

CAPTULO 8
Modulo Modificar

49-66

CAPTULO 9
Modulo De Resguardo

67-72

CAPTULO 10

Captulo

PRESENTACIN
Este es la estructura organizacional que corresponde la Direccin de
Almacenes e Inventarios.

INTRODUCCIN
La Direccin General de Recursos Materiales y Servicios, es un rgano de la Secretara
de Educacin Pblica que tiene como misin: plantear, organizar, ejecutar, controlar y
evaluar la contratacin de bienes y servicios; mantener y conservar los bienes
inmuebles; prestar los servicios generales de seguridad y proteccin civil; y llevar el
inventario de los bienes inmuebles , contribuyendo a que se consolide el proyecto
educativo establecido en el Programa Nacional de Educacin 2001-2006.En este
sentido, la Direccin de Planeacin a travs de la Subdireccin de Modernizacin y
Sistematizacin, en cumplimiento con la funcin de coordinar el desarrollo de
sistemas informticos para el manejo de la informacin generada de los procesos que
opera la DGRMYS, para lograr la homogeneidad de stos, desarroll el Sistema de
Inventario de Bienes Instrumentales de la Secretara de Educacin Pblica , que tiene
como objetivo la sistematizacin del inventario de bienes instrumentales. El sistema
cuenta con cinco diferentes mdulos: alta, baja, modificacin, consulta y resguardo;
proporcionado as un adecuado control de los bienes instrumentales propiedad de la
dependencia. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales permite a sus
usuarios tener acceso a toda la informacin relacionada con stos, como es:
el estado fsico, ubicacin, etc. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de
la Secretara de Educacin Pblica, responde a las exigencias de la innovacin
tecnolgica, por sistematizar los procedimientos con los que operan las unidades
administrativas, lo que permitir que las labores se realicen con mayor eficacia y en
menor tiempo, dando atencin oportuna y de calidad a nuestros usuarios.
En la actualidad se cuenta con equipos tan potentes que pueden procesar y almacenar
millones de datos sin importar la complejidad de los mismos lo cual produce un efecto
de mejora continua en los procedimientos de cada una de las reas de la Direccin
General de Recursos Materiales y Servicios. Otro elemento importante es sin duda el
uso del Internet, los cual facilita an ms el acceso a la informacin, es por ello que
considerando estas ventajas y procedimientos en la Administracin Pblica se ha
desarrollado una serie de aplicaciones que nos permiten acceder a la informacin,
mantenerla actualizada y poder consultarla de manera dinmica y en tiempo real.
Por lo tanto, es necesario contar con un documento de comunicacin que sirva de gua
a los usuarios, en la operacin del Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales de
la Secretara de Educacin Pblica. En este sistema se muestra las interconexiones con
otros sistemas, su infraestructura, seguridad y operacin.
Con la infraestructura necesaria de Internet el sistema permite la operacin desde los
propios planteles educativos para que puedan llevar acabo el registro de las solicitudes
de Alta, Baja y Cambios de Adscripcin del Inventario (Con toda la debida supervisin
y aprobacin de su Coordinacin Administrativa).

OBJETIVO GENERAL
El propsito es controlar y administrar los inventarios de una manera automatizada,
reduciendo con esto trmites burocrticos, tiempo y dar transparencia a la
informacin. As como mantener actualizado y controlado el inventario mediante el uso
del nuevo sistema de procedimiento electrnico de informacin de los Inventarios de
Bienes Instrumentales que integran el patrimonio de la Secretara de Educacin Pblica

OBJETIVOS ESPECFICOS
Generar solicitudes de Altas de los bienes.
Generar solicitudes de Baja de los bienes.
Validacin de los Bienes del SIBI al SIBISEP.
Consultas de las Altas, Bajas y Reclasificacin de los bienes.
Modificaciones de la informacin de los bienes.
Reclasificacin de los bienes.
Cambio de Adscripcin entre Unidades Responsables.
Cambio de Adscripcin dentro de la misma Unidad Responsable.
Asignar y quitar Resguardos.
Generar vales Resguardos.
Generar etiquetas de cdigos de barras.

BENEFICIOS
Administrar y actualizar los Bienes Instrumentales que se encuentran en
las Dependencias Centralizadas y Descentralizadas correspondientes.
Puede tener acceso al sistema desde cualquier computadora con
Internet (teniendo su Login y Password personalizado).
Seguridad de la informacin.
Capacidad de aprovechamiento ptimo de los recursos.
Capacidad de operacin y control de procesos de Altas, Bajas y
Resguardos en los Bienes.
Capacidad de evolucin de acuerdo a los avances tecnolgicos.
Capacidad de orientar las acciones y recursos hacia la satisfaccin de
necesidades especficas.
Llevar a cabo con oportunidad, eficacia y eficiencia la administracin
de los bienes instrumentales para ejercer su registro y control desde su
alta hasta su baja y destino final.

ALCANCES
Consulta de los Bienes de las Unidades Responsables que se
encuentren en toda la Repblica.
Control de la informacin a nivel de Centro de Trabajo.
El sistema es uso exclusivo de los usuarios autorizados, ya que es un
sistema interno.

RESTRICCIONES DEL SISTEMA

A Nivel Interno
Los perfiles de los usuarios en la UR de Direccin de Recursos Materiales y
Servicios tienen privilegios tanto de Usuario como de Administrador, as pues,
por ser el punto sede y origen y control del sistema, slo esta UR tiene los
derechos de modificarlo y adaptarlo, a las necesidades del control de los
bienes instrumentales.
A Nivel Externo
En todas las dependencias la mayora del personal tendrn los perfiles de
Usuario, por que as lo requieren los procesos.
Otra restriccin en cuanto al sistema slo se accede a l, por va de
Internet, tanto en redes LAN (normales inalmbricas a un servidor) por
medio de lnea telefnica.
Adems tener actualizados los navegadores de Internet para tener una
mejor interaccin con el sistema y su configuracin.

INFRAESTRUCTURA
EQUIPO
Tipo de Hardware:
DGRMyS
- Servidor
- Servidor respaldo
- Aire acondicionado
- Antivirus
- Planta elctrica
- No-break
Equipo Usuario
- Computadora
- Acceso a Internet
- Manual
DEPENDENCIA
- DGTEC (Internet)
- Administracin Local
- Proxis

INFORMACIN DEL SISTEMA

Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretara de Educacin Pblica
Herramientas de desarrollo: Los lenguajes de programacin son de
licencia libre con paquetera compatible, todo esto dentro de las
normas legales.
El uso y desarrollo de ste software es exclusivo de la Subdireccin de
Modernizacin y Sistematizacin.
Se utiliz para el desarrollo de este sistema, los pasos de diseo y
anlisis de sistemas adecuado a los estudios de factibilidad y de las
necesidades de los responsables del proceso, as como los derechos
legales de ste.
Es un sistema perfectible, por lo tanto se actualiza y se mejora segn lo
requieran los responsables del proceso y de los usuarios finales.

Captulo

Reglas de operacin para el uso del

Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.

I.- Disposiciones Generales.

El presente documento tiene por objeto establecer las polticas y lineamientos en
materia de actualizacin y administracin de inventarios en el Sistema de
Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica.
Corresponder a la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios:
I. Asesorar y capacitar a travs de la Direccin de Planeacin a los usuarios
para el manejo efectivo y eficiente del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica.
II. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al sistema para su
adecuado funcionamiento.
III. Mantener actualizado el manual del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales y ponerlo al alcance de los usuarios a travs de la pagina
de Internet del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.
IV. Promover acciones de mejora para agilizar los procedimientos
sistematizados y recibir y analizar las propuestas de los usuarios para la
mejora del sistema.
V. Atender las asesoras de los usuarios va telefnica en un horario de 9
a.m. a 3 p.m.; en caso de que el usuario necesite asesora personalizada,
deber concertar una cita en la Direccin de Planeacin. En caso de
requerir efectuar correcciones a la informacin capturada a travs del
sistema, ests debern estar debidamente justificadas por medio del oficio
correspondiente.

Corresponder a los usuarios de las Unidades Responsables:

I. Capacitarse para dar un buen manejo al Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educacin Pblica, previa solicitud del
Coordinador Administrativo o equivalente de la Unidad Responsable.
II. Leer la gua del usuario del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales, y tenerla a la mano para cualquier consulta o duda sobre
la operacin del sistema.
III. Cumplir con la captura de la informacin dentro del sistema en tiempo y
forma y asegurarse de que la informacin capturada sea confiable y se
encuentre actualizada.

II.- Alta de Bienes.

1. El alta de bienes se realizara en funcin de las necesidades de cada Unidad

Responsable.
2. La unidad responsable ser la encargada de hacer la solicitud de alta de los
bienes por medio del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales, as
como hacer llegar en tiempo y forma la documentacin soporte que la
normatividad marque para este procedimiento.
3. Una vez hecha la solicitud de alta, el sistema generar tanto el nmero SEP
como el nmero de inventario para cada bien.
4. La Direccin de Almacenes e Inventarios ser la encargada de autorizar o
cancelar las solicitudes de alta generadas por las Unidades Responsables, la
autorizacin o cancelacin de las mismas depender del cumplimiento de los
requerimientos establecidos.
5. Cada bien que sea dado de alta en el Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica deber ser asignado a un
rea especifica, dicha rea tendr que ser dada de alta previamente en el
Sistema de Control de reas de la Secretaria de Educacin Publica.

III.-Modificacin de Bienes.
1. Una vez que sea dado de alta un bien en el Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica, el usuario podr hacer
modificaciones sobre los datos de cualquier bien incluyendo el rea de
adscripcin, estas se harn segn las necesidades y los privilegios que el
usuario tengo sobre el sistema.

2. El usuario podr reclasificar los bienes que cambian de instrumentales a de

consumo, teniendo en cuenta que son bienes instrumentales los considerados
como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan
las dependencias, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de
inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en
el servicio, y que son bienes de consumo los que por su utilizacin en el
desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste
parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus
inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Una vez firmado este proceso el bien no figurar en el inventario.
3. Cualquier modificacin a los datos de los bienes hecho en el sistema, es
responsabilidad de la persona encargada del uso del mismo en su plantel.

IV.-Baja de Bienes.
1. El usuario podr realizar la solicitud de baja de cualquier bien instrumental que
este registrado en el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la
Secretaria de Educacin Publica, dentro de su Unidad Responsable.
correspondiente.
2. La Direccin de Almacenes e Inventarios ser la encargada de autorizar o
cancelar las solicitudes de baja generadas por las Unidades Responsables, la
autorizacin o cancelacin de las mismas depender del cumplimiento de los
requerimientos establecidos.

V.-Resguardo de Bienes.
1. todo bien instrumental deber estar incluido en el vale nico de resguardo.
2. el resguardo tiene por objeto controlar la asignacin de los bienes muebles a
los servidores pblicos y contendr los datos relativos al registro individual de
los bienes, as como los datos del empleado responsable quien deber firmar el
documento respectivo.
3. los bienes que no sean asignados a ningn usuario, por ser de uso comn,
estarn bajo resguardo y responsabilidad del servidor pblico de mayor
jerarqua que se encuentre en el rea donde se encuentre fsicamente el bien

10

VI.-Perfiles de Usuario.
En el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin
Publica existen tres perfiles de usuario, estos perfiles estn determinados por los
accesos sobre el sistema que tiene cada uno.

Administrador.
Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de monitorear a nivel
global el sistema, ya que tiene todos los accesos existentes para el Sistema de
Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educacin Publica y la
acciones que puede llevar a cabo sobre el sistema estarn determinadas por los
privilegios de su firma electrnica.

Responsable nivel Unidad Responsable.

Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de manejar informacin
sobre el sistema a nivel de Unidad Responsable ya que tendr acceso a todos los
centros de trabajo y reas que estn dentro de la Unidad Responsable. especificada.

Responsable nivel Centro de Trabajo.

Este perfil va dirigido a usuarios que solo manejan informacin de un centro de trabajo
especifico, por lo mismo los accesos y las posibles acciones que tiene sobre el Sistema
de Control de Personal de la Secretaria de Educacin Publica son limitados.

11

Captulo

Acceso al Sistema
SIBI-SEP
El Navegador Mozilla Firefox
Para ingresar al sistema X es necesario utilizar el navegador WEB
Mozilla Firefox, si usted tiene instalado ste software en su equipo
deber dirigirse al escritorio de Windows y dar doble clic sobre el icono
con la leyenda Mozilla Firefox para iniciar la ejecucin de dicho
navegador.
Si usted requiere instalar por primera vez el navegador referido
puede encontrar una gua de instalacin en el Anexo 1 del presente
manual.

12

Portal Principal de la DGRMyS

El portal Web de la Direccin General de Recursos Materiales y
Servicios es el nico enlace para ingresar a los sistemas internos de
esta direccin, para acceder a este portal deber contar con una
conexin a Internet y escribir la siguiente direccin electrnica
http://webdgrms.sep.gob.mx/DGRMyS.htm en la barra de direcciones
del navegador como se muestra en la siguiente figura.

Acceso a los Sistemas Internos de la Direccin

General de Recursos Materiales y Servicios.
Existen dos formas para acceder a los sistemas internos, la primera es
dando clic sobre la leyenda Sistemas Internos, la cual se encuentra
en el lado izquierdo del men superior de la pgina, la segunda forma
es dando clic sobre el candado ubicado en el men vertical del lado
izquierdo de la pantalla.

Certificado de Seguridad
Existe un certificado de seguridad que requiere ser autorizado por el
usuario de nuestros sistemas antes de comenzar a trabajar con ellos,
debido a que los sistemas internos de la Direccin General de Recursos
Materiales y Servicios utilizan protocolos de seguridad los cuales
aseguran que la informacin manipulada por ellos viaje encriptada o
codificada con el fin de mantenerla ntegra y protegida.

13

La siguiente figura muestra la ventana que aparece para notificar a los

usuarios de la existencia de dicho certificado.

Para continuar y poder ingresar al sistema, le recomendamos que de

clic en la opcin que dice Accept this certificate permanently la
cual sirve para indicar que aceptamos trabajar con el certificado de
seguridad de manera permanente y as la prxima vez que ingrese a
los sistemas no sea necesario aceptar nuevamente ste certificado,
cuando esta opcin se encuentre seleccionada de clic en el botn OK.
Nota: Tome en cuenta que s da clic en el botn Cancel, no podr
entrar a los sistemas.

Pantalla de autentificacin de usuarios

Una vez que usted visualice la siguiente pantalla, usted deber
introducir el nombre de usuario (Login) y su contrasea (Password)
para tener acceso al sistema.

Introducir Login y
Password y
despus dar clic en
Entrar
Ligas para descargar el
software requerido para
trabajar con los sistemas
de la DGRMyS.

Salir del
Sistema

Regresar a la
pgina de la
DGRMyS

Nota: Para poder acceder a los sistemas, debemos contar con un

Login y Password, si usted aun no los tiene, o bien, olvido esta
informacin puede solicitarla en el Centro de Atencin Telefnica (CAT)

14

de la Direccin de Planeacin al conmutador de la SEP Extensiones:

25730 y 25741 (Cercirese que al momento de llamar tenga a la
mano la CURP del usuario).
Si el login o password que introdujo son incorrectos visualizar el
siguiente mensaje.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Indica claramente para poder trabajar correctamente con los sistemas es necesario
tener actualizado su explorador de Internet, en este caso l Netscape el Mozilla
(Recomendado), para que s muestren todas las propiedades y las animaciones del
portal.
Adems la configuracin en el monitor debe tener una resolucin de
pantalla a 1024x768 pxeles y una calidad de color de 16 bits de alta
densidad, esto es para se pueda observar todos los objetos y datos en la
pantalla.

Al hacer click en
pantalla.

o bien en

nos manda a la siguiente

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Men de Sistemas
Una vez que hayan sido verificados sus datos visualizar la pantalla
que contiene el men de los sistemas a los que usted tiene acceso. En
esta pantalla debe aparecer el nombre del sistema al que quiere
ingresar, de no ser as deber comunicarse al CAT para solicitar el
acceso.
Su nombre completo, la clave de la unidad administrativa a la que
pertenece y su rea de adscripcin estarn presentes en la parte
superior de la pantalla mientras este trabajando dentro de los
sistemas, tenga en cuenta que todos los procesos que realice dentro
del sistema quedarn asociados con dicha informacin.

En la identificacin de
sesin describe los
datos del usuario:
UR, rea y Nombre.

Muestra un men que

indica cuales son los
sistemas a los que
tiene acceso el
usuario

16

Captulo

MDULOS DEL SISTEMA

Al dar click aparece el men principal del sistema SIBISEP, el cual consta de
cinco opciones:

En la parte inferior de la pantalla aparecern las modificaciones mas recientes hechas

al sistema

17

ALTA DE BIENES
Para llevar a cabo el procedimiento de alta de un bien dentro del sistema
SIBISEP, se tiene que aplicar el siguiente procedimiento, primero capturar la
informacin requerida en l modulo de alta, posteriormente se tiene que
remitir la documentacin soporte que avale este movimiento a la Direccin
de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y una vez
aceptada (Autorizada), se convierta en un registro de alta dentro del
inventario de la UR que la solicit.

El nmero de folio que genera el sistema cuando se realiza la Solicitud de

Alta, es el factor que permitir dar seguimiento a este proceso, para que
despus se genere un folio de Alta y los bienes se integren a su inventario.

18

Captulo

MODULO DE ALTA DE BIENES

SOLICITUD DE ALTA DE BIENES

Aqu vemos una
pantalla con tres
opciones las cuales
son: Solicitud de Alta
de Bienes, Estado de
la Solicitud del Alta y
Consulta.
Solicitud de Alta de
Bienes.- Registra la
solicitud de alta de
un bien que est
ubicado en un rea.

19

Seleccionar el Centro de Trabajo que se encuentran tambin previamente

establecidos y autorizados con la clave definida por la UR 210, Direccin de
Planeacin, Programacin y Presupuesto (DGPPP).

Seleccionar el rea del Centro de Trabajo que se encuentran tambin

previamente establecidos y autorizados por las mismas Unidades
Responsables y la Direccin de Almacenes e Inventarios.

Se puede observar que aparece otro cuadro para clasificar el bien

instrumental en la familia CAMBS.

Se puede observar los datos para escoger el tipo de bien instrumental y

consumible de forma general en la familia CAMBS.

Para escoger el bien de forma especfica se selecciona una de las

20

opciones de la variable CAMBS.

Se puede observar que los datos que se introdujeron al sistema quedan

seleccionados. Posteriormente aparece un cuadro que es la Entidad
Federativa a donde pertenece la UR. Se escoge la Entidad Federativa donde
perteneciente la UR donde se da de alta el bien.

De la eleccin de todos estos elementos se conforma el numero de inventario.

Numero de Inventario
El numero de inventario esta conformado por 28 digitos.

Ao

Ramo

UR

CT

CAMB

Entidad

Consecutivo
o

Ahora se captura los datos del bien de forma ms exacta y se requiere de

la siguiente informacin :
Descripcin (Detallar ms el concepto del bien, marca, tipo, serie, etc.).
Adquisicin (mostrar por que medio obtuvo el bien).
Valor (del bien en Moneda nacional, slo el nmero, sin comas, signos,etc.).
Documentacin soporte (nmero de factura, recibo, fecha, etc.).
Fecha de adquisicin (Fecha del da que lleg el bien, no de la captura).
Cantidad (El no. de bienes que cumplan exactamente con las mismas
caractersticas se podr utilizar esta opcin).

21

NOTA: El precio se debe

poner sin separar los
millares, solo puntos
decimales.
Es importante que seleccione la forma de adquisicin, las cuales son:
EA Entrada de almacn, CD Compra directa, DO Donacin, NP
Nacencia produccin, SI Indocumentacin, RP Reposicin, TR
Transferencia, RE Reasignacin.

Se introduce la fecha de Adquisicin con una lista en cada dato, da, mes,
Ao (viene los 31 das, los 12 meses y el ao desde 1980 a la actualidad).

Nmero de bienes a dar de alta. (No ms de 250 por folio!) Si existen ms

bienes de las mismas caractersticas por ejemplo 300, se registran 250 y
posteriormente los otros 50. Para dar otra alta se realiza el mismo
procedimiento de click nuevamente en Agregar (cada vez que se agregue
otro(s) bien(es) se va al mismo folio) y al autorizarse el folio se respetar l
rea a donde los bienes se han capturado.

Para terminar con la alta damos click en Registrar, esto es si ya no va

capturar ms bienes y se proceder a Firmar Electrnicamente, (sino da clic
en el botn Registrar , perder todas las capturas que se realizaron para
generar folio).

22

Es muy importante que marque esta opcin

porque se verificar con la documentacin
soporte que se solicite y debe de cuadrar.
Cuando se termina de registrar la Solicitud Alta de un bien aparece una
pantalla con todos los datos que se dieron del(os) bien(es) a dar de alta por
el sistema.

si no est seguro de los bienes que se registraron puede eliminarlos seleccionndolos

con la columna de la parte derecha, ya
teniendo los bienes necesita dar otro bien se da clic en el botn Agregar
otro Bien regresa a la pantalla de la captura de los bienes, en el caso
contrario puede hacer clic en el men auxiliar el botn Regresar.
En el caso de que se eliminen todos los bienes con el botn Eliminar
aparecer la Alta de Bienes aparecer este mensaje:

En el caso de que se presione el botn Firmar, aparecer un cuadro que

indica qu movimiento se realizar:

Al introducir la clave de la Firma Electrnica son 15 dgitos ni uno ms ni

uno menos, se permite letras y nmeros, excepto caracteres especiales, para
solicitar su Firma Electrnica debe mandarse por oficio a la Direccin de
Planeacin dirigido al Director argumentando que necesita del uso de la

23

Firma Electrnica, despus marcar al CAT para preguntar los procedimientos

de dicha firma para que la d de alta y pueda realizar de todos los
movimientos que desee realizar.

Entonces pude cancelar o realizar otro intento:

Al firmar correctamente aparece el mensaje de quin firm y
posteriormente hacer clic en CONTINUAR.

Al firmar correctamente y dar clic en continuar aparecen los bienes

Solicitados con No. SEP y No. de Inventario, Descripcin y Valor, pero muy
importante en revisar el No. de Folio de Solicitud:

24

Estado de Solicitudes
de Alta.- Son las
Solicitudes de alta
donde ya han sido
registrados o
cancelados los
bienes que estn
ubicados en un rea.
Tambin aqu s
pueden Editar los
bienes que requieran
alguna correccin
antes de ser
autorizadas la
solicitudes.
Posteriormente aparecer una pantalla como esta:

Es un pequeo buscador de todos los Folios de Solicitud y los Folios de Alta

(Para la DAI) en una UR (Folios de Solicitud y Alta Cancelados Autorizados).
Para el usuario para visualizar su nuevo Folio de Solicitud de Alta s
selecciona en la parte derecha de la etiqueta y en el crculo dar clic y
Aparecen otras opciones:

25

Se observa que aparecen las opciones de SOLICITUD automticamente en

CANCELADA y AUTORIZADA con no, puesto que en los folios no se han
autorizado o cancelado por la DAI.
Si se marca no en CANCELADA por lgica s deshabilitan las opciones
de AUTORIZADA (no se autoriza un folio cancelado).
Entonces por cada seleccin que se haga cambia en la lista que s
presenta en la opcin de FOLIO SOLICITUD, se busca el No. de Folio que ya
fue solicitado hacer clic en el No.

Despus hacer clic en el botn inferior Consultar:

En esta parte es donde el usuario todava puede realizar cambios a la
informacin de sus bienes, si existe un error se puede modificar por bloque o
agregado de los bienes. Se muestra como encabezado la informacin
principal dentro del folio de que UR, CT y rea se solicita.

En la parte de AUTORIZACIN DE BIENES es donde la DAI (no el usuario),

se encarga de revisar si los bienes solicitados pasan o no al inventario, por lo
tanto en sta parte se da clic en el Men auxiliar en el botn IMPRIMIR para
que sea parte de la documentacin soporte y se enve a su enlace para que

26

autorice todos los bienes o slo los que pasaron la revisin.

Volviendo con la opcin de poder realizar unos ltimos cambios en los Folios
de Solicitud se procede a ir a la EDICIN DE GRUPO DE BIENES en la
columna EDITAR:

Entonces aparecer un apartado, en donde se podr modificar ciertos

campos dentro de la informacin de los bienes dentro del folio, slo s
corregir la Descripcin, Valor, Documentacin Soporte y Forma de
Adquisicin:

Se procede a realizar los cambios deseados y se da clic en el botn

Actualizar.
Se proceder a firma electrnicamente de nuevo, se pueden hacer los
cambios necesarios:

27

Entonces se mostrar un mensaje que ya fueron hechas las modificaciones

correspondientes con el no. de bienes y en qu folio, hacer clic en Cerrar.

Entonces se vuelve a consultar el mismo folio de solicitud y se comprueban

los cambios:
Cuando los bienes son autorizados se muestra la informacin que ya fue
autorizado, poner en AUTORIZADA opcin si, buscar folio y consultar:

Se mostrar el Folio de Alta, Fecha de Alta, la persona que autoriz esos

bienes y una lista de los bienes autorizados, en algunos casos cuando los
bienes no pasan no son palomeados entonces son los bienes rechazados:

28

29

Consulta
Muestra todas las
solicitudes que ya fueron
autorizadas.
Es un modulo solo de
consulta ya que la
informacin disponible no
se puede editar.

Si damos clic en l numero de folio de alta nos aparecen mas detalles de la solicitud
seleccionada. Como son los datos de los bienes, as como el nombre de la persona que
autorizo los bienes.

DESALOJO Y BAJA

30

Para llevar a cabo el procedimiento de baja de un bien dentro del sistema

SIBISEP, se tiene que aplica el siguiente procedimiento, primero capturar la
informacin requerida en l modulo dentro de el, posteriormente se tiene
que remitir la documentacin soporte que avale este movimiento a la
Direccin de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y
una vez aceptada, se convierta en un registro de baja dentro del inventario
de la UR que la solicito.
Nota: En los tipos de Baja existe la opcin de Baja por Duplicidadque es
una opcin administrativa dentro del sistema, en el cual indica una
correccin al inventario de manera que no altere el mismo y es solicitado por
la Unidad.

31

Captulo

MODULO DESALOJO Y BAJA

SOLICITUDES DE
DESALOJO Y BAJAS
Al hacer clic en este apartado
nos manda una pantalla con
varias opciones.

32

Bsqueda rpida de bienes.

Aqu podemos buscar algn bien utilizando el no. sep o el no. de inventario, cabe
mencionar que el sistema restringe a un solo bien por bsqueda.

Solicitud de desalojo de bienes.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se
quieren desalojar, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO informaticos y
se da clic en buscar

ya que aparecen los bienes que estn en el rea seleccionada, elegimos cual(es)
bien(es) necesitamos desalojar y damos clic en solicitar desalojo.

33

Solicitud de Baja Directa de Bienes.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se
quieren dar de baja, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO
informaticos y se da clic en buscar .

ya que aparecen los bienes que estn en el rea, seleccionamos cual(es) bien(es) se
necesita dar de baja, y se da clic en solicitar baja directa.

Despus nos manda una pantalla con los bienes seleccionados, opciones de causa de la
baja y un recuadro para poner observaciones sobre la baja.

34

una vez elegida la causa de la solicitud, nos aparece la opcin de firmar

electrnicamente la solicitud para completar el proceso.

Se proporciona la firma electrnica y se da clic en Firmar Solicitud.

Si la firma es correcta nos aparecer un mensaje que confirma que el movimiento se

realizo exitosamente y que nos proporciona l numero de folio de solicitud que genero
el movimiento.

Si damos clic en la opcin continuar bajas regresaremos al men de bajas y desalojo.

Solicitud de Disposicin Final.

Se elige el centro de trabajo y el rea donde estn asignados los bienes que se
quieren mandar a disposicin final, especificamos si son bienes informaticos o bienes
NO informaticos y se da clic en buscar .

ya que aparecen los bienes que estn en el rea, seleccionamos cual(es) bien(es) se
necesita mandar a disposicin final, y se da clic en solicitar disposicin final.

35

despus nos manda una pantalla con los bienes seleccionados y aqu podemos elegir la
causa por la cual hacemos esta solicitud, tambin tenemos espacio para poner el
acuerdo del comit, el no. de oficio de autorizacin o soporte documental y tenemos
un espacio para poner observaciones.

Una vez que llenamos los campos correspondientes y elegimos la causa de la solicitud
de disposicin final, nos va a aparecer el botn de Firmar solicitud, damos click en este
botn y aparecer el espacio para firmar.

Ya que firmamos la solicitud aparecer el folio que se genero de esta solicitud y

confirma que el movimiento se realizo exitosamente.

ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE BAJA

36

Este apartado nos sirve para

consultar las solicitudes de baja
que hemos realizado en nuestra
unidad responsable. las podemos
consultar utilizando diferentes
criterios de bsqueda.

Podemos consultar las solicitudes utilizando diferentes criterios de bsqueda como son,
por numero de folio, por status de la solicitud o por causal de la solicitud.

Al hacer una eleccin de cualquiera de estas opciones nos va a aparecer detalles de el

folio elegido, en el siguiente ejemplo se eligieron las solicitudes con status de no
canceladas.

37

Al elegir algn numero de folio de la lista, nos mandara una pantalla con los detalles
del folio elegido.

Nota: la informacin es solo de consulta, no podemos editar nada de esta informacin.

38

Captulo

MDULO DE CONSULTAS

Es solo el Mdulo sin opciones, el cual puede un consultar todos los bienes
de la SEP, sin realizar ningn movimiento cambio alguno, slo que desee
modificar un bien en especfico.
Muestra automticamente la ubicacin del usuario (UR, CT, rea) que va a
consultar sus bienes.

39

Para escoger en un Centro de Trabajo y rea especfica, se debe

seleccionar en los cuadros de la derecha palomeando si desea consultar
slo el CT (Todas las reas dentro de ese CT), y el rea (Especfico slo un
rea).

Posteriormente se implementa la opcin de escoger cul Base de Datos s

desea consultar (SIBI SIBISEP), para que no haya confusin por ello en el SIBI
estn cargados los bienes que no han sido validados ni modificados (no es
necesario seleccionar el rea, porque estn todos en un Centro de Trabajo,
en el SIBISEP se encuentran los bienes que ya han sido actualizados y
modificados, y es necesario seleccionar un rea.

Despus pasa al cuadro de los CRITERIOS ESPECFICOS DE BSQUEDA, l

cual se puede seleccionar ms de un criterio para realizar una consulta ms
concreta a los bienes que se desean consultar.

40

En algunos criterios se seleccionan automticamente pero en otro se debe

palomear el criterio deseado.
Por ejemplo si no se selecciona el Tipo de movimiento, se mostrarn los
bienes de alta, baja y reclasificacin (todos), tanto el No. de Inventario como
No. SEP slo mostrarn un bien a la vez, la Descripcin se mostrarn los bienes
que tienen esa(s) palabra(s) especficas dentro de la descripcin de los
bienes.
En el caso de los bienes de Alta aparece una lista que muestra un criterio
de bsqueda todava ms especfico, puede dejar todos o bien seleccionar
uno de la lista (Entrada de Almacn, Compra Directa, Donacin, Nacencia
Produccin, Indocumentacin, Reasignacin y Transferencia):

En el caso de los bienes de Baja aparece otra lista en la misma ubicacin

pero si son otros criterios que se toman en cuenta para realizar la bsqueda
deseada, tambin se puede dejar todos o bien seleccionar uno de la lista
(Inutilidad, Robo, Extravo, Siniestro-Accidente o Muerte, Reasignacin,
Duplicidad):

41

Para el caso de Reclasificacin no tiene una lsta dado que son ya bienes
de consumo no instrumentales.
Para una bsqueda ms compleja se cuenta con la opcin por Catlogo
CAMBS, que realiza una bsqueda por categoras, ejemplo una consulta de
puros vehculos, computacin, etc., en el caso de la fecha de Alta se maneja
de cuando se captur el bien(es) en el sistema, tanto los de un da como los
de un mes hasta los de un ao, seleccionando todos en el da mes de la
fecha, esta opcin es de complemento para las bsquedas ms especficas.

Despus de seleccionar los criterios deseados, se procede a consultar y

mostrar el resultado de la consulta, desde la UR, CT y rea (Segn lo
seleccionado), con los criterios de Bsqueda seleccionados:

42

Muestra el No. SEP, No. de Inventario, Descripcin, Valor y en la parte

derecha muestra s el bien En SIBI? si dice SI viene de SIBI (validado) y dice
NO viene del SIBISEP (autorizado por la DAI).
En el caso de que no existan bienes en el rea, CT se muestra la siguiente
pantalla:

En el caso de una consulta normal de todos los bienes muestra opciones

que le ayudan a la impresin del inventario que se presentan a continuacin:

43

Si desea visualizar los datos completos del bien deseado, entonces debe
dar clic sobre el No. SEP el No. de Inventario:
* En el caso de consultar un bien validado presenta la informacin de las
dos Bases de Datos, que se refieren al mismo bien:

44

Presentar la informacin SIBISEP que es la actual y puede ser modificado:

La informacin SIBI, son el inventario que se tena en el anterior sistema
donde fue Migrado por la Direccin de Planeacin como ayuda a que las
Unidades no tengan que capturar su inventario nuevamente, pero esta no
ser modificada dado que en la validacin se pueden hacer las
modificaciones y actualizaciones correspondientes.
* En caso de consultar un bien no validado presentar la informacin de
slo la Base de Datos SIBISEP:

45

* En el caso de consultar los bienes de la Base de Datos SIBI donde s

concili con la DAI, se consulta simplemente cambiando la seleccin de la
Base de Datos y sin seleccionar rea:

Si desea una lista de todos los bienes del SIBI no validados, puede
seleccionar el texto subrayado de azul que dice De la bsqueda, mostrar
slo datos_NO_ validados en SIBISEP:

Para visualizar los datos a validar:

VALIDACIN Y ASIGNACIN DE BIENES EN LAS REAS

Con el fin de garantizar la calidad de la informacin se dispuso que l

46

SIBISEP contara con l modulo de validacin. Este modulo aplica sobre las
dos bases tanto la de SIBI como tambin sobre la de SIBISEP, en especial
sobre la de SIBI la informacin que contiene se requiere sea validada y
trasferida a la base de SIBISEP, una vez validados los datos del bien estos
podrn ser asignados a las reas y a su vez al personal que los resguardan.

47

Captulo

MDULO DE MODIFICAR

VALIDACIN DE BIENES / ASIGNACIN DE REA (SIBI-SIBISEP)

El primer paso que
debemos hacer es
distribuir todos los
bienes que tenemos
en SIBI dentro del
Centro de Trabajo, a
que se han registrado
sus respectivas reas
y Verificar los datos
en el sistema para
aplicar alguna
correccin en el caso
que as lo requiera,
seleccionamos la
opcin Validacin de
Datos / Asignacin de
rea (SIBI-SIBISEP).

48

Para validar los bienes se hace el mismo proceso de bsqueda del Mdulo
de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo aparecer
SIBI.

En este mdulo slo podrn validar los bienes de la UR donde pertenece l

usuario no otros bienes de otra UR.
Al ubicar al bien se da clic en el No. SEP en el No. de Inventario y aparecer
en el ttulo VALIDACIN DE BIEN - SIBISEP y el No. SEP, en la parte del cuadro
se muestra la informacin SIBISEP UR, CT pero no est el rea, entonces para
distribuir los bienes a sus respectivas REAS, aqu podemos hacer alguna
correccin (si es necesario) y seleccionar el REA que le correspondiente al
bien, al final se verificar consultando el bien ya integrado en SIBISEP.

49

50

MODIFICACIN DE DATOS
Para realizar las
actualizaciones y
correcciones debidas
en la informacin del
SIBISEP de todos los
bienes nuevos y
validados se procede
a seleccionar la
opcin de
Modificacin de
Datos.

Para modificar los

bienes se hace el mismo
proceso de bsqueda del
Mdulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo
aparecer SIBISEP.

Aparecer la informacin en esta pantalla los datos de la Unidad

Responsable y una lista de los bienes.

Entonces al localizar al bien, se da clic en el No. SEP. No. de Inventario y

51

se muestra los datos ya habilitados para que se puedan modificar, excepto l

No. de Inventario, Estado del Bien y Resguardo:

Al realizar este cambio el sistema le indica que usted modific el bien y s

procede a consultarlo de nuevo:

52

Se muestran los cambios inmediatamente:

53

RECLASIFICACIN
En esta opcin son
los bienes que pasan
por su procedimiento
a ser de consumo y la
DAI (Direccin de
Almacenes e
Inventarios) ya no
toma en cuenta estos
bienes, slo toma en
cuenta los bienes
de Alta y Baja, dentro
de bienes
instrumentales,
entonces se va a la
opcin de
Reclasificacin.

Para reclasificar los bienes se hace el mismo proceso de bsqueda del

Mdulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos slo
aparecer SIBISEP.

Aparecen los datos del bien que se va a reclasificar:

54

Entonces antes de realizar este proceso debe saber que el bien ya no s

modificar en el tipo de movimiento, quedar como reclasificado y no s
podr realizar un Cambio de Adscripcin a UR ni Cambios de Adscripcin
Internos (CT ni rea).

NOTA: Si desea saber ms informacin comunicarse con su enlace en Direccin de

Almacenes e Inventarios antes de firmar cualquier reclasificacin de los bienes.

Aparece el mensaje de que usted reclasific el bien y debe consultarlo de

nuevo:

55

Da la consulta inmediatamente y para finalizar en una futura consulta del

bien seleccionar el No. SEP y el Tipo de Movimiento como Reclasificacin.

56

CAMBIO DE ADSCRIPCIN
Cuando necesitamos cambiar los bienes de una rea a otra rea dentro del mismo
Centro de Trabajo o entre Centros de Trabajo de la misma UR hacemos un Cambio de
Adscripcin dentro de la misma Unidad Responsable, los Cambios de Adscripcin
Internos
entre reas pueden efectuarse sin la autorizacin de la DAI dentro del sistema
SIBISEP, y
cuando se trata de cambiar un bien de una UR a otra UR se trata de un Cambio de
Adscripcin entre Unidades Responsables las cuales son autorizadas por la
Direccin de
Almacenes e Inventarios.
EN L MODULO DE
MODIFICACIONES SE
DEBE DE
SELECCIONAR LA
OPCIN DE
CAMBIO DE
ADSCRIPCIN

CAMBIO DE ADSCRIPCIN DENTRO DE LA MISMA UR

CAMBIO DE ADSCRIPCIN ENTRE URs

EN ESTA OPCIN NO SE REQUIERE DE INTERACTUAR CON

EN ESTA OPCIN REQUIERE DE INTERACTUAR CON LA

LA DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL INVENTARIO

NO CAMBIAN, SIN EMBARGO ESTO NO EXCLUYE LA POSIBILIDAD
DE CONTROLES INTERNOS

DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL

INVENTARIO CAMBIAN. SE REQUIERE LA
DOCUMENTACIN SOPORTE

EN LO QUE COMPETE AL PERSONAL ESTE DEBE DE ESTAR IDENTIFICADO EN DONDE FSICAMENTE LABORAN. POR TAL
MOTIV SI TENEMOS LOS BIENES EN DONDE SE ENCUENTRAN FSICAMENTE Y AL PERSONAL DONDE PRESTA SUS
SERVICIOS SE PODR OBTENER EL RESGUARDOREAL DE LOS BIENES.
ES FUNDAMENTAL CONTAR CON LA INFORMACIN CORRECTA TANTO EN EL SISTEMA DE REAS COMO EN EL DE PERSONAL
EN CUANTO A LAS REAS ES UN REQUISITO DEL SISTEMA QUE LOS CCT Y LAS REAS ESTN DADOS DE ALTA YA QUE
EN REALIDAD EL INVENTARIO SUFRE UNA DISGREGACIN HASTA EL NIVEL DE REA QUE USTED ESPECIFIQUE, Y POR
TAL MOTIVO LA REVISIN E INTEGRACIN DEL INVENTARIO SE PUEDE DEFINIR HASTA UN NIVEL DE OFICINA, AS DE ESTA
FORMA LOS BIENES ESTARN ASIGNADOS Y REALMENTE IDENTIFICADOS EN EL SITIO EN DONDE FSICAMENTE SE
ENCUENTRAN.

57

CAMBIO ENTRE UNIDADES REPONSABLES

Existe un Submen
que es ms
especifico tratndose
los cambios de los
bienes. Se selecciona
Cambio entre
Unidades
Responsables

Obtenemos un cuadro
de bsqueda ms
simple, sin criterios,
pero es
indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el rea donde se encuentra el
bien , si no se realiza no podr realizar los Cambios de Adscripcin.

Si selecciona un rea que no tenga bienes aparecer el siguiente mensaje:

58

Cuando se ubican los bienes en el rea deseada solamente aparecern

los bienes de Tipo de Movimiento Alta, no aparecern los bienes dados de
baja o los que estn en Folios de Solicitud de Baja (Pendientes).
Se puede seleccionar todos los bienes en el cuadro superior de la derecha,
o bien se puede seleccionar uno o ms bienes segn sea necesario:

Al dar clic en el botn eliminar asociacin con rea aparecern los bienes y una
aclaracin, de que los bienes pueden tener ya un Resguardo, por lo tanto se debe
verificar...

Se visualiza la informacin del usuario y su ubicacin:

Se da clic en detalle
para visualizar la
informacin del
resguardante.

59

Lo recomendable es no
mover el bien hasta que
se quite el resguardo a la
persona aunque el
sistema permite el
movimiento se procede
mejor quitar los vnculos
de relacin del
bien usuario.

Tomando un bien sin resguardo, se procede a realizar un cambio:

Ubicacin origen

Ubicacin destino

Viendo que no hay

resguardo, se solicita el
cambio de adscripcin

Al solicitar el Cambio aparece un mensaje de comprobacin si se ha

verificado al rea a la que se ubicar el bien:

60

Si se selecciona afirmativamente se mostrar un Folio de Solicitud de

Cambio de Adscripcin entre Unidades Responsables.

Como se observa no se requiere firma electrnica, para consultar el Folio se

ver en la opcin de Reporte de Cambios de Adscripcin.

CAMBIO DENTRO DE LA MISMA UNIDAD RESPONSABLE

Existe un Submen
que es ms
especifico que
trata los cambios de
los bienes de forma
interna, se selecciona
Cambio dentro de la
misma Unidad
Responsable (
Cambios de
Adscripcin Internos).

Obtenemos un cuadro de bsqueda ms simple, sin criterios, pero es

indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el rea, si no se

61

realiza no podr realizar los Cambios de Adscripcin.

Se realizan los mismos procedimientos como en la opcin anterior, slo

cambiar la opcin de la seleccin a cual UR se enviar, sino a cual CT
cul rea se reubicar el bien(es).
Al seleccionar el bien, se proceden con los mismos pasos que un Cambio
de Adscripcin entre Unidades Responsables:

Ubicacin destino

Viendo que no hay

resguardo, se firma el
cambio de adscripcin

Se procede a Firmar Electrnicamente:

62

Y finalmente se muestra un mensaje con el folio de Cambio de Adscripcin,

el cual se debe de anotar para el control interno del cambio de los bienes:

REPORTE DE CAMBIOS DE ADSCRIPCIN

Existe un Submen
que especifica lo Folios
de los cambios de
bienes, se selecciona
Reporte de Cambios
de Adscripcin.

Se muestra una pantalla en la cual se consultarn los Cambios de

63

Adscripcin y se pueden buscar por tipo (internas o externas).

Se seleccionan los Cambios de Adscripcin si son atendidos, no atendidos o

cancelados, para una bsqueda ms especfica se selecciona la fecha deseada:

Cuando se consulta un Cambio de Adscripcin ya sea Atendido, No Atendido o

cancelado, aparece el reporte con el Folio de Solicitud, Origen (rea), Destino (rea) y
Solicitud, quin solicit:

Si da clic en el No. de Folio, Donde Dice Detalles aparece el movimiento y

quin los autoriz:

64

En la opcin de No Atendido abajo del No. de Folio dice Atender (lo hace la DAI)
bien si el Usuario desea cancelar el Folio, puede hacerlo:

Al solicitar la cancelacin del cambio de adscripcin aparecer este mensaje:

Al dar clic en aceptar el cambio de adscripcin quedara cancelado.

Cuando el Usuario desea que le autoricen su Cambio de Adscripcin entre
Unidades Responsables, slo la Direccin de Almacenes e Inventarios realiza
este movimiento:
Cuando el Usuario mande la documentacin (oficio, doc. Soporte, etc.) la
Direccin de Almacenes e Inventarios revisar quin lo solicit y decidir si se
cancela o autoriza, en este caso se autorizar un Folio:
Un enlace de la DAI, realizar la autorizacin con su Firma Electrnica,

65

Captulo

MDULO DE RESGUARDOS

Teniendo ya capturadas
las reas (En el Sistema
de Control de reas
SICA), y el Personal
(En el Sistema de
Control de Personal
SICOPE) y asignado
los bienes a sus
respectivas reas,
llevamos a cabo el
resguardo de bienes:

En la primer pantalla debemos elegir: Unidad Responsable, Centro de Trabajo, rea y

Persona.

Despus de seleccionar a la persona tendr disponible las siguientes opciones:

66

Mostrar Resguardos
En este apartado se muestran los bienes asignados a la persona.

tambin se muestran las siguientes opciones.

Observaciones. Si desea agregar algn comentario en el vale de resguardo,

primero debe seleccionar la casilla de Agregar a Modificar Observaciones, despus
poner el comentario correspondiente y por ultimo dar clic en el botn Guardar
Observaciones

Quitar. Si desea eliminar el resguardo de uno o mas bienes, debe seleccionarlo(s) en

la parte derecha de la pantalla y despus dar clic en el botn Quitar, al solicitar la
eliminacin del resguardo, aparecer una pantalla que muestra el bien que
seleccionamos y que nos pide la firma electrnica para finalizar el movimiento.

67

Se procede a firmar electrnicamente.

Al firmar, nos mandara un mensaje de que el procedimiento se concluyo

satisfactoriamente

Generar Vale de Resguardo.

El vale de resguardo es un documento que contiene los datos de la persona
resguardante, as como los datos de los bienes que tiene a su resguardo.
En este caso el sistema nos da dos opciones para obtener el vale de resguardo.

En ambos casos
un formato como el siguiente y ambos tienen la opcin de imprimir.

nos manda

68

Generar Etiquetas (Cdigo de Barras)

En este apartado podemos generar las etiquetas de cdigo de barras con las cuales
podemos identificar los bienes de nuestro inventario, podemos generar las etiquetas de
todos los bienes que una persona tenga resguardados pero tambin tenemos la opcin
de generar solo las etiquetas que necesitemos, para hacer esto seleccionamos en la
parte derecha de la pantalla los bienes de los cuales queremos obtener las etiquetas.

Ya que tenemos seleccionados los bienes, damos click en el botn de Generar

etiquetas de los bienes seleccionados y nos aparecer una pantalla como la siguiente:

En este formato se especifican los nmeros SEP de las etiquetas que se van a generar
y nos da la opcin de elegir la posicin de la plantilla en la cual queremos iniciar a
imprimir, esta opcin es muy til cuando tenemos plantillas parcialmente utilizadas,
despus de verificar que son los bienes necesarios y de especificar la posicin de inicio
de impresin damos click en el botn generar.

69

Al elegir esta opcin nos manda un documento en formato pdf, con los cdigos de
barras de los bienes asignados a una persona.

No SEP

Centro de Trabajo
al que Pertenece
Precio

Descripcin

No. de Inventario

AADIR RESGUARDOS
Al elegir esta opcin aparecen los bienes que no tienen resguardo alguno, pero se
encuentran en el rea

Estos bienes estn en espera de asignacin, y se seleccionan a la derecha de la

pantalla los que quieran ser resguardados y se da clic en Agregar, al momento de
pulsar Agregar se le presentar una ventana preguntndole si ha elegido el BIEN
correctamente, si usted esta seguro de haber elegido correctamente, presione Firmar
para asignar el bien a la persona en el rea seleccionada.

Ya que firmo, aparecer una pantalla donde le informan que el proceso finalizo
exitosamente.

70

NOTA: Los datos de asignacin de bienes NICAMENTE se guardarn hasta que usted
firme el resguardo. Si cierra su explorador de Internet sin firmar el resguardo, las
asignaciones realizadas NO se guardarn.

VER RESGUARDOS EN ESPERA DE FIRMA

En esta opcin podemos ver los bienes que ya asignamos pero que no hemos firmado.

podemos visualizar los resguardos pendientes de firma para asignarlos

permanentemente, si no existen resguardos en espera de firma aparecer la siguiente
leyenda.

POSIBLE ERROR.
Como medida de seguridad, despus de identificarse, si usted no utiliza su
navegador en un lapso de tiempo determinado (20 minutos
aproximadamente), el sistema destruye la sesin en la cual se guardan sus
datos como usuario identificado, por lo que al intentar realizar algn
movimiento dentro del mismo, le aparecer un mensaje diciendo: su sesin
ha expirado. Por lo que tendr que identificarse de nuevo para poder seguir
trabajando.
Es importante sealar que si su sesin expira antes de que usted firme los
bienes resguardados, estos se eliminarn y tendr que asignarlos de nuevo.
Y tambin si desea firmar:

CONFIGURACIN E INSTALACIN
La configuracin del software es dependiendo del navegador o browser
de Internet seleccionado, lo cual ya se ha recomendado que sean las
ltimas versiones y el navegador de ms preferencia es el Mozilla FireFox.
Referente a la instalacin slo es acceder a los sistemas internos del portal,
lo cual no se queda guardado en el equipo de trabajo, lo cual es muy fcil

71

empezar a operar el sistema.

En cuanto al equipo se necesita una computadora con las siguientes
caractersticas:
- Memoria: 64 RAM.
- Procesador: Pentium III.
- Disco Duro: 3 GB.
- Hardware: Conexin a Internet por LAN Lnea telefnica.
- Conexin a Internet.

GLOSARIO DE TERMINOS
A.- rea.
CAMBS.- Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
CAT.- Centro de Atencin a Clientes.
CT.- Centro de trabajo.
DGRMyS.- Direccin General de Recursos Materiales y Servicios.
SEP.- Secretara de Educacin Pblica.
UR.- Unidad Responsable.
DGPPP.- Direccin General de Planeacin, Programacin y Presupuesto.
SECODAM.- Secretara de Contralora Y Desarrollo Administrativo.
SIBI.- Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales.
DAI.- Direccin de Almacenes e Inventarios.
Altas:
EA.- Entrada de almacn.
CD.- Compra directa.
DO.- Donacin.
NP.- Nanencia produccin.
SI.- Indocumentacin.
RP.- Reposicin.
TR.- Transferencia.
RE.- Reasignacin.
Bajas:
ILP.-Inutilidad.
M.- Siniestro, Accidente muerte.
R.- Robo.
E.- Extravo.
DU.- Duplicidad.

72