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Lei de Murphy - Se existir um fio ou cabo eltrico no cho sem estar protegido por um
carpete ou fita adesiva, algum ir tropear nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as
duas coisas.
Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar muito
prxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o pescoo. Nem muito
prxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa toram o pescoo. Se
existir algum alapo no piso do palco, mantenha-o fechado, salvo para o caso do palestrante
ser tambm mgico e querer desaparecer durante a palestra.
Mesa - Certifique-se de coloc-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter espao
para se movimentar. Lembre-se de que melhor coloc-la em diagonal numa das laterais do
palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus lugares durante a palestra, a
menos que eles queiram ver o palestrante pelas costas. Como qualquer pessoa, o palestrante
no fica muito vontade com pessoas atrs de si. Alm disso, expresses de desinteresse,
bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou no, podero influenciar
negativamente o pblico.
Obstculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma
barreira entre o palestrante e o pblico. Grandes espaos como pistas de dana entre o palco e
os participantes causam um efeito de distanciamento e devem ser evitados. Se existir uma
pista de dana, pea s pessoas para no danarem durante a palestra.
Tela de Projeo - Deve ficar esquerda do palestrante (centro ou direita da audincia),
para ele apont-la com a mo esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as
instrues se ele for canhoto. Se forem trs as telas, como em grandes eventos, provavelmente
o palestrante s apontar para uma. Observe a mo do palestrante antes de comear. Se
tremer demais, para o bem dos presentes, no deixe o apontador a laser na mo dele.
Equipamentos - Microfones, equipamento de som e projetores devem estar instalados e
testados com antecedncia. Use sempre baterias novas e tenha um timo microfone na
reserva, porque certamente ser ele o titular aps os primeiros cinco minutos de palestra.
Projeo - Prefira que o palestrante faa a mudana dos slides. Para isto devem ser
previstos cabos com comprimento suficiente para alcanar o datashow e o amplificador de som
ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua apresentao em pen-drive, CD ou
disquete, instale com antecedncia. Se trouxer em transparncias ou vier com uma caixinha de
giz e apagador, melhor procurar um palestrante mais novo.
Operador - Apenas em ltimo caso a mudana dos slides deve ser feita por um operador. Se
no existir controle remoto para a mudana ou o notebook estiver longe do palestrante, d
bastante caf ao operador, amarre seu p na cadeira e certifique-se de que ele esteja ouvindo
bem. No se preocupe, porque depois de duas horas o pblico acabar se acostumando com a
frase "O prximo, por favor!"
Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os
lados. A colocao de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar
em cena e ele deve saber como lig-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela
quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo.
Som - Se o palestrante utilizar som de seu prprio notebook, providencie amplificador, caixas
de som e um cabo apropriado para a conexo sada de fone de ouvido do notebook do
palestrante. Muitos utilizam msicas ou filmes durante a apresentao. Se a execuo dos
vdeos e udios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, no espere por um
sincronismo perfeito.
gua - Coloque um copo e garrafa de gua disposio do palestrante. Evite que garons
ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a
ateno do pblico. Quando o garon derruba a bandeja, ento, nem se fala. Se o palestrante
exigir gua Perrier, diga para ele ir buscar. No o garon, o palestrante.
Circulao - Evite que fotgrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na rea do
palestrante. Alguns palestrantes no permitem filmagens (pode me filmar vontade), portanto
melhor perguntar antes para evitar embaraos.
Programa prvio - Alguns profissionais contratados para cuidar do udio e vdeo costumam
deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se
acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus prprios vdeos. Em
nenhuma hiptese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticirios
deprimentes. Novela, ento, nem pensar. A platia vai pedir para o palestrante esperar at
acabar o episdio.
Msica ambiente - aconselhvel ter msica ambiente antes (mais alto para animar) e
depois (mais baixo para as pessoas cnoversarem) da palestra. D preferncia a um jazz
instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no evento de seu concorrente, a sim
voc pode tentar dar ao operador do som um CD de pagode numa caixinha do Ray Charles.
Quando utilizar msica bom consultar o ECAD, pois voc pode precisar pagar direitos
autorais pela execuo. Desligue a msica antes de comear a palestra, obviamente.
Platia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras,
evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante
e a platia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Se as recepcionistas
forem muito bonitas, melhor que fiquem no fundo do auditrio durante a palestra.
Abertura - O mestre de cerimnias deve fazer a apresentao do palestrante, dar avisos de
durao e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir para que desliguem os
celulares, insistir no desligamento dos celulares e, finalmente, recolher os celulares. Mesmo
assim muita gente no ir obedecer e alguns conversaro alegremente em voz alta como se
estivessem sozinhos na caverna de onde saram.
Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso dever ser informado de antemo pelo
mestre de cerimnias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questes escritas
cuidaro da seqncia de perguntas. D preferncia a perguntas feitas por escrito. Por razes
bvias, melhor no franquear o microfone para perguntas da platia em vspera de eleies.
Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentao o ideal que os participantes
troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ngulo de viso.
Em grandes eventos bom avisar que os participantes levem seus objetos de valor ou algum
levar. Lembre-se de que seu evento no acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete,
toalhas e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra,
no durante os intervalos.
Mestre de cerimnias - Jamais dever continuar no palco verificando seus papis durante a
palestra ou conversando animadamente nos bastidores. Tambm no se deve colocar ao lado
do palestrante durante a finalizao da palestra, e nem ficar consultando o relgio, para no
desviar a ateno do pblico.
Finalizao - O mestre de cerimnias deve reassumir no final para acordar os presentes,
dar avisos de horrios, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma breve descrio da
prxima palestra, solicitando o retorno rpido da audincia a seus lugares. Provavelmente
quando ele terminar de falar tudo isso o pessoal j ter sado para disputar o coquetel ou o po
de queijo.