Creación de Un Manual de Procedimientos Del Departamento de Contabilidad Como Plan de Mejoramiento para La Empresa Vincular Ltda

CREACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA EMPRESA

VINCULAR LTDA
NELCY GARCIA OVIEDO
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURA PBLICA
CARTAGENA
2014
CREACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA EMPRESA
VINCULAR LTDA
NELCY GARCIA OVIEDO

Informe Prcticas Empresariales Presentado como Pre-requisito Para
Obtener El Ttulo De Contador Pblico
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURA PBLICA
CARTAGENA
2014
TABLA DE CONTENIDO
0. INTRODUCCIN................................................................................................6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...................................................................7
2. OBJETIVOS.........................................................................................................10
2.1 Objetivo General.............................................................................................10
2.2 Objetivos Especficos.....................................................................................10
3. JUSTIFICACIN..................................................................................................11
4. MARCO TEORICO..............................................................................................13
4.1 Antecedentes.................................................................................................13
4.2 Bases Tericas...............................................................................................15
4.3 Sistema de Variables......................................................................................20
5. MARCO METODOLGICO.................................................................................21
5.1 Tipo y Diseo de Investigacin......................................................................21
5.2 Poblacin y Muestra.......................................................................................21
5.3 Materiales y mtodos de investigacin.......................................................22
5.4 Tcnicas e instrumentos de Recoleccin de Datos.......................................22
6. INFORME DE PRCTICA EMPRESARIALES EN VINCULAR LTDA.............24
6.1 RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA........................24
6.2 ASPECTOS CORPORATIVOS......................................................................25
6.2.1 Misin......................................................................................................27
6.2.2 Visin........................................................................................................27
6.2.3 Objetivo Empresarial................................................................................28
6.2.4 Valores Empresariales.............................................................................28
6.2.5 Principios Empresariales........................................................................29

6.3 DIAGNSTICO DE LA EMPRESA................................................................29
6.3.1 Estructura Organizacional........................................................................29
6.3.2 Anlisis de Mercado y Estrategias...........................................................31
6.3.3 Anlisis DOFA..........................................................................................34
6.3.4 Descripcin del rea de trabajo.................................................................38
6.3.5 Funciones asignadas a la practicante.....................................................38
6.4 Anlisis Financiero de la Empresa Vincular LTDA.........................................40
6.4.1 Anlisis Vertical........................................................................................40
6.4.2 Anlisis Horizontal.......................................................................................43
6.4.3 Razones Financieras...............................................................................46
6.5 Cronograma....................................................................................................48
7. DIAGNSTICO DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS Y FALENCIAS.............49
7.1 Prestacin de servicios..................................................................................49
7.2 Recursos Humanos........................................................................................50
7.3 Compras.........................................................................................................50
7.4 Administrativos...............................................................................................50
7.5 Contable.........................................................................................................51
8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REA DE CONTABILIDAD EMPRESA
VINCULAR LTDA.....................................................................................................53
9. RECOMENDACIONES.....................................................................................86
10.
CONCLUSIN...............................................................................................87
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS...........................................................................88
LISTA DE TABLAS
TABLA 1. SISTEMA DE VARIABLES DE LA INVESTIGACIN..............................20

TABLA 2. MODIFICACIONES DE CONSTITUCIN ANTE CMARA DE
COMERCIO.......................................................................................................24
TABLA 3. CONFORMACIN DEL CAPITAL SOCIAL VINCULAR LTDA...............25
TABLA 4 USUARIOS DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA....................................32
TABLA 5 EMPRESA DE SUMINISTRO DE PERSONAL EN CARTAGENA...........33
TABLA 6. MATRIZ DOFA EMPRESA VINCULAR LTDA.........................................37
TABLA 7. ANLISIS VERTICAL BALANCE GENERAL 2012-2013 EMPRESA
VINCULAR LTDA..............................................................................................40
TABLA 8. ANLISIS VERTICAL ESTADO DE RESULTADOS 2012-2013
EMPRESA VINCULAR LTDA............................................................................42
TABLA 9. ANLISIS HORIZONTAL BALANCE GENERAL 2012-2013 EMPRESA
VINCULAR LTDA..............................................................................................44
TABLA 10. ANLISIS HORIZONTAL ESTADO DE RESULTADOS 2012-2013
VINCULAR LTDA..............................................................................................45
TABLA 11. INDICADORES FINANCIEROS VINCULAR LTDA. 2012-2013...........47
TABLA 12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................48
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 ORGANIGRAMA VINCULAR LTDA
30
1. INTRODUCCIN
Crear una empresa es una tarea un poco difcil, pero lo es an ms lograr que
sta se desarrolle, crezca y permanezca en el tiempo; mantenerla es una ardua
labor que se logra entre otras cosas, con disposicin al cambio, con tenacidad y
con pasin. Vincular Ltda., una empresa de suministro de personal temporal, con
vida jurdica desde hace quince (15) aos y un crecimiento sostenido, ha logrado
durante los ltimos tres (3) aos un gran incremento en sus ingresos y sus
operaciones, que crean la necesidad de afianzar las directrices y lineamientos
para enfrentarse a nuevos desafos, bajo un marco de control que permita blindar
a la empresa o minimizar el mayor nmero de riesgos generados por su propia
existencia y/o por agentes externos que obedecen a una trascendencia de
mercado; y lograr de esta forma una organizacin sostenible y competitiva en el
sector.
Por esta razn, el proyecto est dirigido a disear un manual de procedimientos

para los procesos dentro del departamento de Contabilidad, en la empresa
Vincular Ltda. Desde el punto de vista temporal, se trabajarn con datos de los
dos ltimos aos de la compaa, relativos a sus procesos contables.
En el desarrollo de este trabajo, se realizar un diagnstico para establecer el

estado actual en el que se encuentra la normalizacin de procedimientos en la
compaa Vincular Ltda.; el resultado de este proceso permiti identificar el nivel
de organizacin en cuanto a la falta de la documentacin de sus actividades, y en
contrapeso, disear las polticas y procedimientos que proporcionarn una
seguridad razonable en la realizacin de sus operaciones y por lo tanto, contribuir
en la consecucin de los objetivos planteados por la direccin.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La economa en Colombia ha sufrido diversos cambios fundamentales en la

concepcin del desarrollo econmico que determinaron un nuevo modelo
encaminado a lograr un mayor crecimiento y mayor bienestar. Para conseguir
estos objetivos se ha venido cambiando progresivamente el manejo econmico
dejndolo a las fuerzas del mercado libre y global. Se abrieron las economas
mediante acuerdos bilaterales o multilaterales que buscan ampliar los mercados y
las exportaciones, generadores de mayores oportunidades para la produccin y el
trabajo. Una de las principales herramientas que permitir a las empresas poder
hacer frente a los nuevos retos que les impone la evolucin de la economa es la
informacin contable y financiera. Esta informacin debe cumplir con cuatro
caractersticas fundamentales como son: que sea til, veraz, confiable y sobre
todo oportuna.
Para que la informacin pueda cumplir con estas caractersticas las empresas
deben buscar la forma de salvaguardarla y de esta forma las decisiones que se
tomen sobre esta, puedan ser lo ms acertadas posibles y le permitan a la
empresa escalar en la economa. De esta manera, se puede evidenciar que un
problema que puede afectar a las empresas colombianas dentro de este cambio
dentro del mercado, hace referencia a la competitividad que genera el
conocimiento de los procesos dentro de las empresas, por lo cual esto resalta que
los manuales de procedimientos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin y por ende hace ms
competitiva a la empresa a largo plazo.
Un Manual de procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones de

hoy. A travs de ellos, se pueden registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie
de informacin bsica para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades
administrativas de una empresa. La informacin transmitida a travs de los
manuales permiten conducir al recurso humano a la consecucin de los objetivos
planteados y a desarrollar sus funciones sin conflictos.
Vincular Ltda. es una empresa de servicios dedicada al suministro de personal

temporal, que busca ser cada da ms competitiva a nivel local, y sus socios
saben que para lograrlo necesitan mejorar todos los procesos de la compaa, y
es por esta razn que se ha generado la necesidad de disear un manual de
funciones para los todos sus procesos que le permita a la empresa evaluar el
control, y de esta manera permitir preservar y proyectar los recursos obtenidos por
el ente mediante la toma de decisiones pertinentes sobre planificacin, control y
mejoras en las operaciones de la organizacin en aras de brindar un servicio con
calidad a sus usuarios.
La necesidad de normalizar los procedimientos que desarrolla la empresa a travs

de su correspondiente documentacin y definicin organizativa, parte del hecho de
que en la actualidad tal documentacin no existe para el departamento de
contabilidad, aun cuando s para las reas operativas o de servicio. Esto trae
consigo dificultades de diversa ndole. Entre ellas: la falta de claridad en el
desarrollo de la labores; las confusiones en las lneas de mando; la dificultad, en
varios casos, de que empleados puedan ser reemplazados temporalmente dado
que resulta difcil capacitar a otros para su relevo, debido a la falta de
documentacin; la exposicin a riesgos de prdida de informacin y de activos

valiosos por no estar establecidas las medidas de su manejo y custodia adecuada.
Estas situaciones se han venido presentando en varias oportunidades, prendiendo
las alarmas de tener que documentar lo que se hace, ya que todava las cosas se
hacen consuetudinariamente, es decir, los procedimientos existen pero en as
cabezas de cada persona, siendo objetos, entre otras, de interpretaciones
particulares.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Disear un manual de procedimientos del rea administrativa y financiera para la

empresa de suministro de personal Vincular Ltda. como plan de mejoramiento.
2.2 Objetivos Especficos
Realizar un diagnstico de las reas y procesos de la empresa Vincular

Ltda, identificando los principales riesgos y falencias de stas, haciendo
nfasis en el departamento de Contabilidad.
Describir cada uno de los procesos y procedimientos a realizar dentro del

departamento de contabilidad de la empresa Vincular Ltda a travs del
Manual de Procedimientos.
Presentar un grupo de recomendaciones para, a partir de los manuales,

fortalecer los puntos dbiles de control que se hayan determinado en el
diagnstico.
3. JUSTIFICACIN
El curso que han tomado los negocios hoy da, exigen a las empresas que los
servicios que presten sean cada vez ms eficientes, lo cual implica una mayor
complejidad, tanto en la organizacin de la empresa como en su administracin.
La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a travs de una
mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las empresas u
organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que
se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de
actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a
permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la
operatividad de la misma.
Este cambio en la cultura organizacional propende por
una administracin
transparente como instrumento para la optimizacin de la gestin, ya que fomenta

la cultura del autocontrol de los empleados y la transparencia en la gestin
administrativa a travs del conocimiento de los procesos, y la adecuada
distribucin de las cargas de trabajo, que permitiran atender con eficiencia y
eficacia a los usuarios.
De manera general, la ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos, tanto

administrativos como contables, fue lo que justific la realizacin de esta
investigacin. La carencia de este importante instrumento ha originado graves
situaciones, en el mundo de los negocios, como: el desconocimiento de deberes y
derechos inherentes a cada puesto; evasin de responsabilidades, descuido de
las labores asignadas; incumplimientos de normas que estn creadas en el vaco,
ya que no hay conocimiento de quin las impone; retraso en los registros
contables; usurpacin inconsciente de deberes ajenos; centralizacin de
autoridad; oportunidad para cometer fraudes, por la debilidad del control interno,
entre otras situaciones.
La situacin actual de Vincular Ltda. en lo concerniente a su organizacin y

gestin requiere un nuevo enfoque para analizar, controlar y realizar seguimiento a
sus procesos bsicos, es por ello que la presente investigacin busca disear un
manual de procedimientos para los procesos claves del departamento de
contabilidad para la empresa Vincular Ltda., con el fin de que estas reas, tengan
mecanismos de organizacin y gestin que les permita conocer las mejores
prcticas para un trabajo de calidad, y por ende el resultado se refleje en el
cumplimiento de las metas.
4. MARCO TEORICO
4.1 Antecedentes
Verificando la bibliografa sobre trabajos similares que pudieran servir como marco
de referencia a este trabajo de grado, se pueden sealar algunos realizados
dentro del contexto de esta problemtica empresarial.
En primer lugar, el Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior en el ao 2006,

elabora el Manual de Procesos y Procedimientos FODESEP, el cual tuvo como
objetivo principal crear un Manual de Procesos para fortalecer los mecanismos de
sensibilizacin que se despliegan y fortalecer la cultura del Autocontrol. Los
procesos que se dieron a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y
visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del Fondo de
Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma Entidad;
FODESEP, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y
eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.
As mismo, este estudio busca la existencia de un documento actualizado de

consulta, que establezca un mtodo estndar para realizar el trabajo de las
dependencias, en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las
actividades misionales de FODESEP. En ese sentido, el Manual de Procesos y
Procedimientos est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad,
se encuentren vinculadas al Fondo y se constituye en un elemento de apoyo til
para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar,
conjuntamente con el Control Interno, en la consecucin de las metas de
desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento
normativo. El documento describe los procesos administrativos, y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada
procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo,
que expresan grficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las
dependencias.
Tambin se consult el trabajo de grado Diseo De Un Manual de procedimientos

de los procesos claves del rea de coordinacin administrativa y financiera de la
ESE Clinica de Maternidad Rafael Calvo C realizado por Indira De Arco Buelvas y
Raquel Salas Sierra, De La Universidad Tecnolgica De Bolvar en el ao 2004.
Este trabajo tenia como objetivo principal disear un manual de procedimientos de
los procesos claves del rea de Coordinacin administrativa y financiera con el fin
de construir una herramienta para la evaluacin del control de la entidad y de esta
manera permitir preservar y proyectar los recursos obtenidos por el ente mediante
la toma de decisiones pertinentes sobre planificacin, control y mejoras en las
operaciones de la organizacin en aras de brindar un servicio con calidad a sus
clientes.
Otro estudio que se consult fue el realizado por Milagros Azcar en el ao 2006,
titulada Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos contables para la
Fundacin Luz del Mundo, Maturn-Estado Monagas. Este estudio tuvo como
objetivo general tal como su nombre lo indica- el Diseo de un Manual de
Normas y Procedimientos Contable para Fundacin Luz del Mundo, con sede en
Maturn, Estado Monagas; y con objetivos especficos el estudio de los registros
contables, verificando si estn en concordancia con la naturaleza de la institucin,

con los P.C.G.A. y con las disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los
controles internos aplicados en la institucin y estudiando cada uno de los
procedimientos contables llevados a cabo. La metodologa empleada corresponde
al tipo De Campo-Documental, de nivel Descriptivo. El proceso investigativo se
llev a cabo mediante unos mtodos para recabar la informacin necesaria, que
son: observacin directa, la induccin y el mtodo analtico; y se aplic el
instrumento de recoleccin de datos, como: El cuestionario. Una vez analizada la
informacin, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa no cuenta con una
estructura
organizacional
adecuada,
que
muestre
una
verdadera
departamentalizacin de la reas existentes y que agrupe las actividades

normales de la entidad; tambin existen un debilitamiento en el ambiente de
control interno, por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.
Igualmente se observ debilidades en los registros y procedimientos contables de
la organizacin, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
de Aceptacin General (P.C.G.A).
4.2 Bases Tericas
Dentro de los fundamentos tericos que enmarcan este trabajo se encuentra en

primer lugar la teora de la gestin. La gestin es entendida como el gobierno de la
empresa hacia la consecucin de sus objetivos, el proceso de organizacin dentro
de ese gobierno, se considera importante ya que consiste en dividir el trabajo y
atribuir responsabilidades y autoridad a las personas.
Fayol (1972), define la
organizacin argumentando que consiste en proporcionar a la empresa los

elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones tpicas
como lo son: las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de

seguridad y administrativas.
Tambin se puede decir que el proceso de organizar busca establecer la

estructura orgnica de una forma ms eficiente y eficaz, utilizando los principios
cientficos de la administracin. De esta manera, una buena organizacin debe
satisfacer, adems, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice
su funcin dentro del organismo con el mnimo de esfuerzo, el menor costo y el
mximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de
organizar son1:
Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los
objetivos principales de la organizacin.

Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las
distintas actividades o funciones a realizar por la institucin.

Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la
descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn dentro de la
organizacin.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
Preparar el manual de la organizacin y el manual descriptivo de las clases
de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las
personas que los ocupen.

Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las
actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin
de las actividades.
1 CANALES, Mario. Propuesta de un manual especfico en materia de servicio

social, dirigido a la Facultad de Contadura y Administracin, Zona Xalapa, de la
Universidad Veracruzana. Marzo 2010. Trabajo de Grado Licenciatura en
Administracin. Universidad Veracruzana.
Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la

organizacin.
Ahora, otro fundamento que enmarca esta investigacin es el relacionado con la

estructura organizacional, la cual se puede considerar como la distribucin formal
de los puestos de una organizacin. Esta estructura, la cual puede mostrarse
visualmente en un organigrama, tambin tiene muchos propsitos. Cuando los
gerentes crean o cambian la estructura, se involucran en el diseo organizacional,
un proceso que implica decisiones con respecto a seis elementos claves:
especializacin del trabajo, departamentalizacin, cadena de mando, tramo de
control, centralizacin y descentralizacin, y formalizacin 2. El elemento clave que
se tiene en cuenta en el marco de este trabajo es la formalizacin, y se refiere a
qu tan estandarizados estn los trabajos de una organizacin y hasta qu grado,
las reglas y procedimientos guan el comportamiento de los empleados. En
organizaciones muy formalizadas hay descripciones explcitas, diversas reglas
organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan los procesos
de trabajo. Los empleados son poco discretos con respecto a lo que se hace,
cundo se hace y cmo se hace. Sin embargo cuando la formalizacin es baja, los
empleados son ms discretos sobre cmo hacen su trabajo 3.
Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los
empleados para poder responder entre otras a los siguientes interrogantes:
2 DAFT, Richard. Organization theory and design, 9 ed. South western publishing.
Ohio. 2007
3 ROBBINS, Stephen & COULTER Mary. Administration. 10 ed. Mxico. Pearson
Educacin. 2010
quin?, cmo?, cundo?, con qu?, con qu frecuencia?, o por

autorizacin de quin? se llevan a cabo los procesos. Esta necesidad, surge por
varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los
procedimientos que siguen en el desarrollo del trabajo diario. Los manuales dentro
de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y
planificacin de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o
materiales, as como tambin se considera un componente del sistema de control
interno el cual se crea para obtener una informacin detallada de todas las
instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin.4
La importancia de los manuales reside en el hecho de suministrar informacin

para la accin al servir de gua para la ejecucin del trabajo. A su vez el manual
tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisin y el mejor
desempeo de los ejecutivos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categoras: manuales de

organizacin, manuales de polticas y Manuales de sistemas y procedimientos.
Los Manuales de organizacin se constituyen como un instrumento que contiene

detalles de la empresa u organizacin tales como: Nivel estratgico corporativo de
la empresa (misin, visin, objetivos corporativos); la estructura de la organizacin
y la base sobre la cual se dise esa estructura; las relaciones entre la funcin de
4 Ibd. Pp. 48
lnea y la de asesora y los deberes y responsabilidades especficas del nivel

operativo5.
Los manuales de polticas incluyen en forma escrita las polticas de la empresa,

que son la gua bsica para la accin; as mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulacin
de las polticas en un manual, permitir agilizar el proceso decisorio, establecer
lneas o guas al personal directivo
para que pueda obrar y adecuar las
actividades a los objetivos de la institucin, facilitar la descentralizacin y servir de

base para una constante y efectiva revisin6.
El manual de sistemas y procedimientos es llamado, tambin manual de operacin

y se define como un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el
manual ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y
sistematiza la actividad operativa de la empresa institucin. El manual de
procedimientos
incluye
la
descripcin
de
normas,
la
descripcin
de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus

respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una
serie de ventajas entre ellas estn: la constitucin de una til fuente de
informacin, sobre las prcticas generales de la organizacin
para que la
informacin sea til se requiere que la informacin se comunique a travs de la

lnea de mando de la organizacin y una gua indispensable para el trabajo a
ejecutar; ser una herramienta til para el adiestramiento de nuevos empleados y
tambin para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organizacin son
ascendidos de categora; eliminar duplicaciones innecesarias de actividades;
5 PINTOS, Gabriela. Los Manuales Administrativos Hoy. Faculta de Ciencias
Econmicas y de Administracin, Escuela de Administracin. 2009. Pp. 9
6 Ibd. Pp. 12
permitir la revisin
constante
y el mejoramiento de las polticas, procesos y
procedimientos, de la empresa, en la medida en que se los consulte con la debida

frecuencia; permitir un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que
la respuesta rpida a las mismas, se obtienen a travs de la lectura del manual y
constituyen un elemento importante para la revisin y evaluacin objetiva de las
prcticas institucionales7.
4.3 Sistema de Variables
Variable Dependiente: Manual de Procedimientos del rea contable de Vincular

Ltda.
Tabla 1. Sistema de Variables de la Investigacin

Objetivo General: Disear un manual de procedimientos del rea administrativa y
financiera para la empresa de suministro de personal Vincular Ltda. como plan de
mejoramiento.
Objetivos
Variable
Especficos
Describir cada
uno
de
los
procesos
a
realizar dentro
del
departamento
de contabilidad
de la empresa
Vincular Ltda
Procesos en el
departamento
de
Contabilidad
Realizar un
Diagnstico de
7 Ibd. Pp. 23-24
Definicin
Dimensione
Indicadores
Conceptual
En cada
Departamento de
Contabilidad dentro
de las empresas
existen un conjunto
de procesos que se
necesitan realizar
para ser eficiente
la labor en dichas
empresas.
El diagnstico en
Identificacin
de los
procesos del
rea
contable
Concepto de
cada proceso
Duracin de
Los procesos
diagnstico de
los procesos del
rea contable
de la empresa
Vincular Ltda.
Procesos del
rea contable
Presentar un
grupo de
recomendacion
es para, a partir
del manual con
el fin de
fortalecer los
puntos dbiles
de control que
se hayan
determinado en
el diagnstico
Recomendacio
nes de mejora
en puntos
dbiles
los procesos del

rea contable de
las empresas
permite que salgan
en evidencia
problemas en
cuanto a la
funcionalidad de
dichos procesos, lo
cual resta
eficiencia en
trminos laborales.
Luego de realizar el
manual de
procedimientos se
proseguir a
proponer
recomendaciones
que fortalezcan los
puntos dbiles del
rea contable
los procesos
en el rea
contable
toman mayor
tiempo que
normalmente
deben tomar o
no existe
tecnologa o
procedimiento
para hacerlo
ms eficiente.
Aspectos
positivos del
Manual de
Procedimient
os
Los puntos que

presentaron
mayor problema
en el
diagnstico son
aquellos en los
que se har
mayor nfasis
en las
recomendacione
s.
Fuente: Elaboracin del Autor
5. MARCO METODOLGICO
5.1 Tipo y Diseo de Investigacin
El presente trabajo es de tipo descriptivo debido a que el objetivo general es

disear un manual de procedimientos para el departamento de contabilidad en el
cual se realizar un diagnstico de la situacin de la empresa, con el fin de
identificar las actividades de los procesos, para luego poder levantar el
correspondiente manual en el que tambin se describi la forma cmo deben
hacerse las actividades de acuerdo a las mejores prcticas y las medidas de
control de riesgos; y de esta forma garantizar el cumplimiento del proceso normal
de la empresa.
5.2 Poblacin y Muestra
La poblacin o muestra utilizada, es exclusivamente con el personal relacionado

con el departamento de Contabilidad de la empresa Vincular Ltda. que en la
actualidad cuenta con 5 personas, adems del personal de Gerencia de la
empresa.
5.3 Materiales y mtodos de investigacin
Dentro de los materiales necesarios para esta investigacin se tienen en cuenta

toda la informacin contable depurada en Estados Financieros de la empresa
Vincular Ltda. durante los aos 2012 y 2013; tambin se tendrn en cuenta
evidencias fotogrficas y documentos pertinentes a la estructura organizacional de
dicha empresa. En cuanto a los mtodos, se utilizarn el deductivo e inductivo de
investigacin. Deductivo debido a que es un vnculo entre el conocimiento terico
y emprico, por lo que he puesto en prctica los conocimientos adquiridos durante
los aos de estudio en la universidad; e, inductivo, dado que se basa en las
experiencias vividas durante las prcticas empresariales en el departamento de
contabilidad de la empresa Vincular Ltda. Adems la principal mtodo de
investigacin ser la observacin en los procesos y la experiencia durante el
tiempo laboral en esta empresa.
5.4 Tcnicas e instrumentos de Recoleccin de Datos
Los datos que se necesitan para realizar esta investigacin se encuentran a

disposicin de quien la realiza, por tanto, no es necesario un instrumento para
recolectarlos.
5.5 Tcnicas de Anlisis y procesamientos de Datos
Para procesar los datos es necesario el software Microsoft Excel 2010 de modo
que se puedan arrojar tablas que sinteticen la informacin principal de los Estados
Financieros durante los aos 2012 y 2013.
6. INFORME DE PRCTICA EMPRESARIALES EN VINCULAR LTDA
6.1 RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA.
La empresa de suministro de personal, Vincular Ltda. fue creada como resultado

de la iniciativa de un grupo de profesionales, expertos en las reas de
Administracin y Recursos Humanos, que quisieron brindar una respuesta real y
efectiva a las mltiples necesidades de los sectores socioeconmicos de la ciudad
de Cartagena y el pas. Fue constituida el 16 de diciembre de 1994, mediante la
Escritura Pblica No. 8029 del 16 de diciembre de 1994, otorgada en la Notara
Tercera de la ciudad de Cartagena, inscrita en la Cmara de Comercio, el 26 de
diciembre 1994 bajo el No. 14,743.
Vincular Ltda., fue objeto de las siguientes modificaciones en su constitucin ante

la Cmara de Comercio:
Tabla 2. Modificaciones de Constitucin ante Cmara de Comercio
No.
Fecha
Notaria
91
583
670
961
1252
02/ 19/ 1998

08/14/1998
08/15/1998
08/22/2012
24/10/2012
6
6
7
6
6
de
de
de
de
de
Cartagena
Cartagena
Cartagena
Cartagena
Cartagena
Nmero de
Registro
23,679
25,056
58,532
89,965
91,270
Fecha
03/20/1998
09/11/1998
07/22/2008
08/30/2012
19/11/2012
Fuente: Cmara de Comercio
El capital social de Vincular Ltda., est conformado de la siguiente manera:

Tabla 3. Conformacin del Capital Social Vincular Ltda.
Capital
No. CUOTAS
$30.000.000
60
Socios
Mary Blanca Rico Villegas
Mariana Jurado Rico
No. Cuotas
58
2
Valor Nominal
$30.00.000.oo
Total aportes
$29.000.000
$1.000.000
Fuente: Elaboracin del autor con base en informacin suministrada por la Empresa
En la actualidad la representacin legal de la empresa de suministro de personal

Vincular Ltda. Es Mary Blanca Rico V. identificada con la cdula de ciudadana
21.400.001 Por acta No. 5 del 14 de septiembre de 2008,correspondiente a la
reunin de junta de socios celebrada en Cartagena, inscrita en esta cmara de
comercio el 25 de agosto del 2008 bajo el nmero 58,536 del libro IX del registro
mercantil.
6.2 ASPECTOS CORPORATIVOS
La empresa de suministro de personal Vincular Ltda. es una entidad orientada al

suministro de personal en misin, en diferentes reas, comprometida a responder
con las necesidades de nuestros clientes, sujetos al cumplimiento de los requisitos

legales y de otra ndole aplicados a la organizacin, apoyados en la eficiencia de
un talento humano encaminado al logro y optimizacin de los procesos,
permitiendo un crecimiento sostenido y por ende la mejora continua del sistema
de gestin de la calidad. Para ello cuenta con un departamento de recursos
humanos integrado por profesionales calificados, que garantizan un suministro de
personal conforme a las exigencias de los clientes.
En el servicio de contratacin, se firman contratos individuales de trabajo, y

Vincular Ltda., asume toda la responsabilidad laboral y social del personal. Esto
implica que la empresa se hace cargo de todos los aportes parafiscales, y a
seguridad social realizando en estos casos todo el trmite operativo y
administrativo.
Vale aclarar que Vincular Ltda. es una empresa de servicios temporal de personal
(EST) las cuales se consideran como
aquellas que prestan un servicio para
ayudar de forma temporal en el desarrollo de actividades a una empresa. El

servicio se ejecuta mediante el envo de trabajadores en misin. Las EST estn
reguladas por la ley 50 de 1990, artculos 71 a 94. En el artculo 77 de la ley
mencionada se especifican los servicios temporales de colaboracin por los cuales
una empresa usuaria podr acudir a la contratacin de una EST, que se ejecutan a
travs de trabajadores en misin y que se encuentran definidos as:
Cuando se trate de las labores ocasionales, accidentales o transitorias a
que se refiere el artculo 6 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.

Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de licencia,
en incapacidad por enfermedad o maternidad.

Para atender incrementos en la produccin, el transporte, las ventas de
productos o mercancas, los perodos estacionales de cosechas y en la
prestacin de servicios, por un trmino de seis meses prorrogable hasta por

seis meses ms.
Por otro lado, la empresa vincular maneja dos tipos de trabajadores los de planta,
que son los que desarrollan su actividad en las dependencias propias de la
empresa de servicios temporales. Y los trabajadores en misin, que son los que
enva la EST a las dependencias de las compaas que se los piden para cumplir
la tarea o servicio contratados por ellas.
6.2.1 Misin.
VINCULAR LTDA. Es una empresa que ofrece un servicio
integral en el
suministro de personal en misin en diferentes reas, dirigido al sector pblico y

privado, buscando satisfacer oportuna y eficientemente
las necesidades de
nuestros usuarios a travs de un recurso humano idneo, orientado a la eficiencia

y al servicio, generando bienestar econmico y social.
6.2.2 Visin
Para el ao 2015 Vincular Ltda. Ser una empresa lder a nivel nacional en la
prestacin de
servicios integrales, en el suministro de personal en misin en
diferentes reas, con un portafolio de servicios acorde a las necesidades del

entorno empresarial, garantizando un proceso objetivo, transparente y oportuno.
6.2.3 Objetivo Empresarial
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, atendiendo de manera

oportuna sus necesidades y requerimientos.
Mantener un talento humano idneo, mediante la realizacin de

capacitaciones que ayuden a mejorar su desempeo.
Aumentar la participacin y posicionamiento en el mercado.
Asegurar el mejoramiento continuo del sistema de gestin de calidad bajo

un enfoque en ISO 9001.
Cumplir con los requisitos legales y de otra ndole de la organizacin a

travs de la verificacin y actualizacin de estos.
6.2.4 Valores Empresariales
Confiabilidad: conservar la confianza de nuestros clientes en cuanto
al cumplimiento de las normas legales y los pagos oportunos a estos.

Oportuno: agilizamos los tiempos de respuesta para la entrega del
servicio que prestamos inmediatamente el cliente lo solicita o requiere,
satisfaciendo sus necesidades y expectativas.

Profesionalismo: desempeo, esmero, seriedad y dedicacin que tienen
cada uno de los trabajadores de vincular Ltda., en el desarrollo y
cumplimiento de sus funciones y tareas, buscando sumarse a la misin de
la organizacin.
Compromiso: Vincular Ltda., siempre busca lograr el engranaje de los
procesos, trabajando de manera conjunta y comprometida, asumiendo
roles y responsabilidades que generan valor agregado, reflejado en la
satisfaccin de nuestros clientes.

Respeto: Vincular Ltda., reconoce, considera y valora al empleado como
persona,
as
como
los
dems
al
entorno,
aceptando,
comprometindose y reconociendo los derechos de cada individuo y

respetando cada una de sus ideas.
6.2.5 Principios Empresariales
Cuidado de los equipos y herramientas entregados para el desempeo de
su labor en la empresa usuaria.

Cumplimiento en el horario de trabajo.
Cumplimiento de las normas de seguridad de Vincular Ltda. y de la
empresa y la de donde se ejecuten las actividades.

Cuidado de los equipos y la infraestructura de la empresa usuaria.
Cuidado de los EPP entregados por la empresa para el control de los
riegos.
6.3 DIAGNSTICO DE LA EMPRESA
6.3.1 Estructura Organizacional.
La empresa VINCULAR LTDA. se encuentra conformada en 3 grandes reas as:

Coordinacin Administrativo
la cual comprende la subseccin de Recursos
Humanos y Asesores de Venta, en donde se realizan las actividades relacionadas

con la seleccin y contratacin del personal que se enva en misin a las
empresas y del personal que se contrata para laborar directamente con la
compaa o personal de planta; Gestin de la Calidad , en la que se concentran
las actividades para la planeacin, ejecucin y control de los proyectos que realiza
la empresa, proyectos tales como el sistema de gestin de la calidad y el sistema
de control interno; Administracin Financiera, conformada a su vez por a.)
Contabilidad, rea de la que depende el proceso de nmina, facturacin y
actividades contables y tributarias propiamente cmo la emisin de estados

financieros y la liquidacin de impuestos entre otras; b.) Tesorera, en la que se
preparan los flujos de pagos, y se coordinan las actividades relacionadas con los
recaudos y cuentas por pagar; c.) Nmina, en esta rea se cumple con las
actividades de control y revisin de la nmina, revisin del proceso de seguridad
social, liquidaciones de contrato.
Figura 1 Organigrama VINCULAR LTDA

ASAMBLEA DE
SOCIOS
REVISOR FISCAL
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
-----------------ASESOR JURIDICO
COMIT FINANCIERO
COORDINADOR
GESTION
ADMINISTRACION
DE CALIDAD
FINANCIERA
RECURSO
ASESOR
DE VENTA
CONTABILIDAD
NOMINA
TESORERI
A
Fuente: Elaboracin del autor con informacin suministrada por VINCULAR Ltda.
Como se puede observar, la estructura orgnica est conformada por la asamblea

de socios, Junta Directiva, Revisor Fiscal Mirta Marriaga, Gerente Mariblanca
Rico Villegas, Gerente Suplente Adriana Rico Villegas Asesor Laboral Julio
Cesar Torres, Gestin de la calidad a cargo de Gisella Daz, la seccin Financiera
dirigida por Manuel Pascua, La subseccin de Recursos Humanos a cargo de
Sandra Torres Lzaro, la gestin comercial es liderada por Adriana Rico Villegas,
la subseccin de Contabilidad se encuentra a cargo del doctor Luis Carlos Prez,
el rea de Nmina est dirigida por Karina Salcedo y la seccin de Tesorera est
a cargo de Andreina Ramrez.
6.3.2 Anlisis de Mercado y Estrategias
Las buenas relaciones comerciales con los usuarios se basan en la calidad del
servicio que presta la compaa con el fin de satisfacer las necesidades del cliente
utilizando como medio de publicidad la pgina web y el directorio telefnico de la
ciudad de Cartagena. La estrategia de marketing es seguir conservando las
buenas relaciones con los usuarios antiguos y nuevos y seguir manteniendo el
mismo precio de las tarifa de AUI sin perder la calidad servicio.
Vale la pena aclarar que se consideran usuarios y no clientes a las empresas
debido a que estas no tienen ningn vnculo laboral con el trabajador en misin, ya
que es Vincular, quien ostenta la calidad de verdadero empleador, por ende,
responsable de todas las acreencias laborales que se generen con ocasin del
contrato de trabajo. La empresa usuaria le paga a Vincular Ltda. el valor que
corresponde por la prestacin efectiva del servicio temporal de colaboracin
contratado.
A continuacin se detallan los usuarios con los cuales la empresa celebra
contratos en la actualidad:
Tabla 4 Usuarios de la Empresa VINCULAR LTDA

TIPO DE CONTRATO POR OBRA Y
NOMBRE DEL USUARIO
LABOR
C.I. RECYCLABLES S.A
Por obra y labor contratada
POLYBAN INTERNACIONAL S.A.
C.I. ANTILLANA S.A
AGENTE GENERAL LTDA
CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGEN
CENTRALES ELECTRICAS DEL CAUCA
FIRE PROTECTION DE COLOMBIA S.
TERMINAL MARITIMO MUELLES EL B
EDUARDO BOTERO SOTO Y CIA LTDA
VEHIGAS LIMITADA
SURTIDOR NAUTICO LIMITADA
INVERSIONES MAD LTDA
NIETO RAMIREZ SIMON ENRIQUE
DUPONT POWDER COATING ANDINA S
COMPAIA OPERADORA PORTUARIA C
EDUARDO BOTERO SOTO Y CIA LTDA
ACUECAR S.A. ESP
QUINTA GALERIA EDICIONES S.A.S
ACUACULTIVOS EL GUAJARO S.A
Fuente: Elaboracin del autor con base en informacin suministrada por la empresa
Por otra parte el mercado de empresas de suministro de personal en Cartagena

presentado a continuacin da una fuerte idea sobre la competencia que tiene
Vincular LTDA en cuanto a su posicionamiento en el mercado local:
Tabla 5 Empresa de Suministro de Personal en Cartagena
NOMBRE DE LA EMPRESA
REPRESENTANTE
LEGAL
RESOLUCION DE
FUNCIONAMIENTO
DIRECCION
junio 18, 2009
Manga Edificio don Eloy

Oficina 102
junio 17, 2009
Calle del candilejo No. 33-49
SERVICIOS TEMPORALES EFICIENTES

LTDA
Leyla Margarita
Yidios Char
Carlos Alberto Florez
Diaz
RECUROS EMPRESARIALES
Elvira Bayuelo
enero 3, 1996
Tu Personal Ltda
julio 26, 2007
CONTRATAR DE COLOMBIA
RAFAEL DAGUER QUINTERO

INTERNATIONAL LABOR SERVICE LTDA
Maria Carolina Jerez

Mengual
Alexander Agudelo
Restrepo
Ave escallon cra. 8No.34-63

ofc. 305
Alameda la Victoria carrera 81
No. 22d-253 bloque 2
marzo 9, 2007
Calle la Giralda No. 19a-93
febrero 5, 2007
Avenida Kennedy No. 26-28
Diana Paola Romero

Ibarra
agosto 18, 2006
Centro Edificio Colseguros

oficina 5
SERVITEMPORALES LTDA
Elizabeth Navarro
marzo 31, 1993
Centro ave. Escallon N0. 8 -85

edf. Banco Santader
VINCULAR LTDA
Maryblanco Rico
abril 19, 1995
Manga cclejon Porto 25-103
GENTE A SU SERVICIO LTDA
Marcos De Avila
Rivera
marzo 31, 1999
Edificio Comodoro ofc.703
EMPRESA PROMOTORA DE EMPLEOS

EMPRODEM LTDA
PERSONAL RAPIDO Y OPORTUNO PARA
EL MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
LTDA PROMOPERSONAL LTDA
SOTELO VELEZ SOVEL LTDA
Elvira Velez Naar
junio 4, 1989
SESPEN & CIA LTDA
Carlos Bozi Angel
marzo 24, 1996
SESCARIBE LTDA
Jaime Alberto Arevalo
octubre 16, 1996
ASAP LTDA
Victor Baron
Joaco H. Berrrio
Villareal
Hernando Velez
Pareja
Arnaldo Diaz
Simanca
abril 22, 1987
SERVIMARITIMA LTDA
A TIEMPO S.A.S.
SUPER LTDA
VELEZ PAREJA LTDA VELPAR LTDA
Jorge Velez Pareja
SERVICIOS TEMPORALES DE
CARTAGENA LTDA
Rodrigo Martnez
Torres
Maria G. Ramirez
Lopez
Elsi Bermudez
Javier E. Duncan
Karina Subaltran
Cantillo
Mauricio Montero
Luz Helena Lechuga
Maria Marina.
Fernandez Velez
PROSERVICIOS LTDA
TEMPORAL DEL CARIBE LTDA
ELITE VIP LTDA
KSC SUMINISTROS LTDA
SOPORTES Y SERVICIOS LTDA
MEISA S.A.
SERVICIOS MAXIMOS LTDA-SERMAX
LTDA
octubre 30, 1990

junio 1, 1984
septiembre 7, 1990
febrero 8, 1984
marzo 28, 1986
Cabrero Carrera 2a. No. 43 -73

Conjunto resid. Santo Domingo
ofc.101 B
Pie de la Popa cllej. Lequerica
No. 20A 121
Edifc. City Bank p 13 ofc. 13c
Centro ave. Escallon N0. 8 -85
edf. Banco B.C.H. PISO 8
Centro Calle Quero No. 9-120
Urbanizacion el recreo clle 9-123
Centro clle Quero del Tejadillo
No. 38-44
Centro edf. Andian ofc. 314
febrero 12, 2002

julio 26, 1999
Centro Edf. City Bank. Piso 10

ofc.E
Bosque tran. 54 No. 21A-91
Edificio Baladi ofc. 403
Centro Comercial Getsemani L
2A
Manga Terminal Maritimo
Popa cllej. Trucco No. 20A 30
junio 2, 2005
Manga 2 Aven. No. 22-138
agosto 15, 1995

julio 27, 1996
febrero 2, 1998
julio 30, 2002
Fuente: Elaboracin del autor por informacin de la empresa
6.3.3 Anlisis DOFA
6.3.3.1 Fortalezas.
A nivel de Personal se pueden observar las siguientes fortalezas:
Cumplimiento de todas las disposiciones laborales;

Compromiso hacia la empresa por parte del personal administrativo
Con respecto a la estructura de la Organizacin se puede ver que la fortaleza

principal de esta empresa es que se encuentra ubicada cerca del mercado
existente, cuenta con oficinas administrativas propias.
Adems, de las anteriores fortalezas se puede dilucidar que el servicio es de

buena calidad lo cual ha favorecido una mayor demanda, por lo cual se consolida
como otra fortaleza importante.
Por ltimo, con respecto al mbito financiero es necesario anotar que una fortaleza
que posee Vincular Ltda. es que se autofinancia, debido a que la principal fuente
de financiamiento es la cobranza, lo que ayuda a mantener la compaa, y le
permite tener una buena liquidez.
6.3.3.2 Oportunidades.
Con respecto al personal una oportunidad clara es que por no requerir mano de
obra altamente capacitada hay facilidad de contratacin.
Por el lado del servicio se puede ver que este presta representa un medio para la
consecucin de empleo y que debido a la calidad del servicio ofrecido, la empresa
se encuentra con una competencia muy limitada. Adems, en la actualidad un
gran nmero de empresas contratan a travs de empresas de suministro de
personal de acuerdo a sus necesidades.
6.3.3.3 Debilidades.
Las debilidades a nivel de organizacin son las siguientes:
No hay un manual de funciones, ni de procedimientos conocidos por todos

los miembros de la organizacin.
Las decisiones de los gerentes no obedecen a procedimientos existentes, si
no a la aplicacin de criterios personales

No hay planes, y las metas establecidas no son conocidas por todos los
miembros de la organizacin.
Falta de comunicacin entre gerente y subalternos.
La informacin que se requiere en la compaa no es presentada en forma
oportuna, por lo tanto no es til en la toma de decisiones por parte de la
gerencia.
No existe un plan de auditoria interna.
A nivel de Mercadeo las debilidades son:
Falta de una persona responsable del rea de mercadeo.

Falta de polticas aplicables al mejoramiento de la prestacin de servicios.
Falta de planeacin para el desarrollo de nuevos portafolios de servicios.
Con respecto al rea financiera se puede observar que no existe un presupuesto

que responda a las necesidades de la empresa y que hay una deficiencia en el
anlisis de costos de los clientes no permite tener claridad en que tan rentable
puede ser o no un cliente.
6.3.3.4 Amenazas
El sistema operativo en el que est desarrollado la aplicacin de nmina y

contabilidad, se torna incompatible con las actualizaciones que realiza el
proveedor, y la creciente necesidad de informacin en tiempo real por parte de las
empresas clientes, exige actualizaciones al software, que no puede ser suplida por
el proveedor del mismo, en su lugar se recurre a aplicaciones desarrolladas
internamente.
Por otra parte, de acuerdo a la situacin econmica del pas, la fuente de

financiacin de la compaa consistente en el recaudo de la cartera es de alto
riesgo, debido a que si los clientes se atrasan en el pago produciran una iliquidez
en la empresa.
Tabla 6. Matriz DOFA empresa Vincular LTDA

MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES
- Facilidad de contratacin
de mano de obra no
calificada.
DEBILIDADES
-No existe manual de
Procedimientos.
- Falta de comunicacin
entre
gerencia
y
subalternos.
Informacin
no
presentada
en
forma
oportuna
- No existe plan de
Auditora Interna.
- Falta de un responsable
en el rea de Mercadeo.
Falta
de
polticas
aplicables
al
mejoramiento
de
la
prestacin de servicios.
- No existe presupuesto
que
responda
a
las
necesidades
de
la
empresa.
- Deficiencia anlisis de
costos
ESTRATEGIAS DO
- Contratacin de mano obra
responsable
del
rea
de
Marketing.
FORTALEZAS
- Cumplimiento de las
disposiciones laborales.
- Compromiso del personal
administrativo.
- Oficinas administrativas
propias.
Servicio
de
buena
calidad.
- Autofinanciacin de la
empresa.
- Buen nivel de liquidez
ESTRATEGIAS FO
- Contratacin de mano de obra
calificada.
- Aumentar publicidad de la
- El servicio que presta

ayuda a la consecucin de
empleos.
- Competencia limitada
- Las empresas en la
actualidad contratan por
bolsa de empleos en su
mayora.
AMENAZAS
- Software especializado
desactualizado
y
en
ciertas reas inexistente.
- Riesgo en el recaudo de
cartera
por
situacin
econmica del pas.
- Contratacin de profesionales
en el rea de presupuesto y
Auditora.
empresa.
ESTRATEGIAS DA
Implementar
software
especializado en cada rea
donde se necesite.
ESTRATEGIAS FA
- Conservar la autofinanciacin.
- Buscar ventajas competitivas a
partir
del
compromiso
del
personal y la adquisicin de
nuevas
tecnologas
para
facilitamiento del trabajo.
6.3.4 Descripcin del rea de trabajo.
Como se ha hecho mencin anteriormente, la empresa de suministro de personal

Vincular Ltda. cuenta con diversas reas de servicio en su organigrama
administrativo, aqu se detalla la seccin de contabilidad, rea que fue asignada a
la practicante.
La seccin de contabilidad es un rgano de tercer nivel organizacional que

depende de la oficina general de administracin, y est organizada por reas
funcionales para el cumplimiento de su labor.
A nivel general el lugar de trabajo no comprende con la privacidad y el espacio

suficiente como para desarrollar cmodamente las actividades que se realizan a
diario, es decir, las oficinas no cuentan con el tamao adecuado para llevar a cabo
todos los procesos que un rea de contabilidad requiere.
6.3.5 Funciones asignadas a la practicante.
Las funciones asignadas a la practicante son:
Elaboracin de conciliaciones bancarias.

Registrar notas crdito y dbito.
Registrar facturacin por concepto de exmenes mdicos y dotacin.
Realizar la causacin de incapacidades.
Elaboracin de recibo de caja.
Elaboracin de comprobante de consignaciones
Realizar los comprobantes de egreso
Elaboracin de cheques
Elaboracin de notas de contabilidad
Elaboracin de certificado de Retencin en la fuente y renta
Registrar de factura de proveedores y acreedores
Registrar las provisiones de las prestaciones sociales
Elaboracin de factura equivalente (personal natural)
Revisin de cuentas
Causar los impuestos
Mantenimiento de cuentas de proveedores
Registro de nota bancarias
6.4 Anlisis Financiero de la Empresa Vincular LTDA.

6.4.1 Anlisis Vertical
Tabla 7. Anlisis Vertical Balance General 2012-2013 Empresa Vincular Ltda

Valor en pesos
2012
2013
ACTIVOS
Corriente
Caja
Bancos
Cuentas de Ahorro
Deudores
cuenta por cobrar a cliente
cuentas por cobrar a empleados
otras cuentas por cobrar
anticipo y avances
Total Deudores
Inversiones
Total activo corriente
Activos fijos
Muebles y Equipos de Oficina
Equipos de Computacin y Comunicacin
Vehculos
Activo fijo bruto
Depreciacin Acumulada
Activo Fijo Neto
Otros
Gastos Diferidos
Intangibles
Cuentas por Cobrar a socios
Otras cuenta por cobrar
Retenciones sobre ingresos
Cuentas por Cobrar Dificil Cobro
700.000
23.488.059
129.028.614
Anlisis Vertical
2012
2013
1.695.263
15.474.042
245.604.023
0,03%
1,06%
5,85%
0,07%
0,67%
10,57%
999.903.594
12.444.612
47.649.273
15.438.755
1.075.436.234
860.064.756
2.088.717.663
1.161.640.088
709.884.774
2.134.298.190
45,32%
0,56%
2,16%
0,70%
48,75%
38,98%
94,68%
50,02%
30,56%
91,89%
71.794.417
125.841.401
90.190.500
287.826.318
(260.247.877)
27.578.441
71.794.417
135.361.001
62.100.000
269.255.418
(218.788.312)
50.467.106
3,25%
5,70%
4,09%
13,05%
-11,80%
1,25%
3,09%
5,83%
2,67%
11,59%
-9,42%
2,17%
672.446
750.000
122.265.868
0,04%
0,03%
0,09%
0,01%
3,90%
0,00%
4,07%
0,03%
0,03%
5,26%
0,00%
0,60%
0,01%
6,25%
807.536
750.000
2.092.153
278.795
85.950.607
89.879.091
13.927.656
170.874
137.786.845
Total Activos
PASIVOS
Obligaciones bancarias
Obligaciones financieras
Cuentas por Pagar
Otras cuentas por pagar
Retenciones e impuestos por pagar
Retenciones y aportes de nomina
Acreedores varios
Obligaciones laborales
Provisin Imporenta Por Pagar
Anticipos y avances recibidos de clientes
Cuentas por Pagar socios
Total Pasivos
PATRIMONIO
Capital social
Reserva legal
Revalorizacion de patrimonio
Utilidades acumuladas periodos anteriores
Utilidades presente ejercicio
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
2.206.175.195
2.322.552.142
100,00%
100,00%
17.754.170
72.625.073
13.700.605
36.740.859
39.059.019
170.429.884
16.971.406
396.961.154
87.927.660
42.792.688
15.896.926
81.585.091
23.704.096
894.962.518
34.608.074
178.203.926
475.459
354.704.212
110.941.000
2.129.855
800.000.000
1.602.248.639
0,80%
3,29%
0,62%
1,67%
1,77%
7,73%
0,77%
17,99%
3,99%
1,94%
0,00%
40,57%
0,68%
3,51%
1,02%
0,00%
1,49%
7,67%
0,02%
15,27%
4,78%
0,09%
34,44%
68,99%
30.000.000
15.000.000
90.590.380
1.077.522.854
98.099.443
1.311.212.677
2.206.175.195
30.000.000
15.000.000
90.590.380
378.228.341
206.484.782
720.303.503
2.322.552.142
1,36%
0,68%
4,11%
48,84%
4,45%
59,43%
100,00%
1,29%
0,65%
3,90%
16,29%
8,89%
31,01%
100,00%
Fuente: Elaboracin del autor con base en balances Generales
Analizando la estructura del activo y su financiacin durante los aos 2012 y 2013
en la empresa Vincular Ltda. se observa que:
En el ao 2012 el Total de los activos estaba representado en un 94,68%

por los activos corrientes, 1,25% por activos fijos y 4,07% por otros activos.
Dicha estructura de activos se financi en un 40,57% por acreedores
externos (representado por el pasivo) y en un 59,43% por el patrimonio
empresarial.
En el ao 2013 el total de los activos se conform en un 91,89% por activos
corriente, un 2,17% por activos fijos y un 6,25% por otros activos. La
anterior estructura de activos para este ao se financi en un 68,99% por
acreedores externos y en un 31,01% por el patrimonio.

Se puede observar un aumento en la participacin de financiacin del activo
por parte de acreedores externos de un 40,57% en 2012 a un 68,69%, lo
cual resalta el endeudamiento externo de esta empresa.
Existe una leve reduccin de los activos corrientes en el ao 2013 con

respecto al ao 2012 y un aumento de la participacin de los activos fijos y
otros activos.
Analizando la estructura de los estados de Resultados de los aos 2012 y 2013 y

considerando el total de los ingresos Operacionales como el 100%, se puede
observar lo siguiente:
En el ao 2012, del total de los ingresos operacionales, los costos

operacionales representaron el 91,91%, la utilidad bruta representa un
8,09%, los gastos generales un 6,89%, otros egresos un 0,67%, la utilidad
antes de impuestos un 2,25% y la utilidad Neta un 1,19%.

En el ao 2013, del total de los ingresos operacionales, los costos
operacionales representan un 91,54%, la utilidad operacional represent un
8,46%, los gastos generales un 6,19%, otros egresos 0,59%, la utilidad
antes de impuestos un 3,71% y la utilidad Neta un 2,41%.
Tabla 8. Anlisis Vertical Estado de Resultados 2012-2013 Empresa Vincular LTDA
INGRESOS OPERACIONALES
Valor en pesos
2012
2013
8.256.237.078
8.553.285.421
Suministro de personal-Devengos
4.922.432.474
5.195.926.516
2.609.717.288
2.611.686.890
716.902.316
7.185.000
745.672.015
-
Salarios y otros pagos laborales
4.747.958.685
5.061.357.956
Prestaciones Sociales
1.038.678.766
1.088.239.772
Aportes Patronales
1.506.075.828
1.360.910.716
245.061.125
22.638.201
2.533.937
221.558.975
44.151.108
10.292.357
Suministro de personal-Aportes
patronales
Suministro de personal-Administracin
Seleccin y Mtto de Personal
COSTOS OPERACIONALES
Auxilios y Bonificaciones
Dotacin y Suministro a Trabajadores
Indemnizaciones Laborales
Anlisis Vertical
2012
2013
100%
100%
59,62
60,75
%
%
31,61
30,53
%
%
8,68%
8,72%
0,09%
0,00%
57,51
%
12,58
%
18,24
%
2,97%
0,27%
0,03%
59,17
%
12,72
%
15,91
%
2,59%
0,52%
0,12%
Empleados Eventuales
Otros costos
TOTAL COSTOS OPERACIONALES
UTILIDAD Bruta
GASTOS GENERALES
Administracin
Descuentos por pronto pago
Financieros
TOTAL GASTOS GENERALES
UTILIDAD OPERATIVA
OTROS INGRESOS
Suministro Dotaciones
Visitas Domiciliarias
Reintegro por Incapacidades
Reintegro costos y gastos
Intereses
Financieros
Venta de vehiculo
Varios
OTROS EGRESOS
Impuesto Cuatro por Mil
Costo Venta de vehiculo
No deducibles
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
Provisin Impuestos
UTILIDAD NETA PRESENTE EJERCICIO
25.080.675
19.309.506
23.443.458
0,00%
0,30%
91,91
%
8,09%
0,23%
0,27%
91,54
%
8,46%
7.588.027.217
7.829.263.848
668.209.861
724.021.573
552.491.473
514.606.363
6,02%
14.570.968
529.239.109
194.782.464
6,69%
0,004
%
0,19%
6,89%
1,21%
315.226
61.778
15.915.308
568.722.007
99.487.854
21.040.782
1.899.020
71.885.889
2.398.985
141.659.870
18.448.982
6.050.162
89.925.721
20.912.015
37.000.000
910.365
173.247.246
0,25%
0,00%
0,02%
0,87%
0,00%
0,54%
0,00%
0,03%
1,72%
0,22%
0,00%
0,07%
1,05%
0,24%
0,00%
0,43%
0,01%
2,03%
32.582.879
16.509.425
6.028.317
55.120.621
186.027.103
87.927.660
98.099.443
35.935.332
12.297.420
2.371.176
50.603.928
317.425.782
110.941.000
206.484.782
0,39%
0,20%
0,07%
0,67%
2,25%
1,06%
1,19%
0,42%
0,14%
0,03%
0,59%
3,71%
1,30%
2,41%
44.435.194
0,00%
0,17%
6,19%
2,28%
Fuente: Elaboracin del autor con base en Estado de Resultados Empresa Vincular LTDA
6.4.2 Anlisis Horizontal
Despus de analizar horizontalmente los balances generales de los aos 2012 y

2013 de la empresa Vincular Ltda. se han encontrado las siguientes situaciones:
Los activos totales crecieron un 5,1% en el ao 2013 respecto al 2012. Si

se analiza la estructura de los activos por grupos se evidencia que los que
mayor variacin tuvieron fueron los activos netos con una variacin de
45,35% y otros activos de 34,77%. Por otro lado, los activos corrientes
tuvieron una cambio pequeo del 2,14%. Las cuentas que experimentaron
un mayor cambio fueron las Retenciones sobre ingresos con -517,12%, las
cuentas por Cobrar a los socios con una variacin del 98,22% y la caja con
58,71%.
En relacin al Pasivo se puede notar que tuvo un incremento del 44,14% en
el ao 2013 con respecto al 2012. Los cambios ms significativos dentro del
pasivo lo experimentaron las cuentas de Acreedores varios con un
-3469,48% y los anticipos y avances recibidos de clientes con -1909,18%.
Por ltimo se observa que hubo un aumento significativo en las Cuentas por
pagar de 42,20%.
El patrimonio experiment un cambio porcentual de -82,04%, representado
en su gran mayora por una disminucin de las utilidades acumuladas del
perodo anterior del -184,89%. tambin es importante mencionar la
variacin que tuvo la utilidad neta del ejercicio de 52,49%.
Tabla 9. Anlisis Horizontal Balance General 2012-2013 Empresa Vincular Ltda.

ACTIVOS
Corriente
Caja
Bancos
Cuentas de Ahorro
Deudores
Cuenta por cobrar a cliente
Cuentas por cobrar a empleados
Otras cuentas por cobrar
anticipo y avances
Total Deudores
Inversiones
Total activo corriente
Activos fijos
Muebles y Equipos de Oficina
Equipos de Computacin y Comunicacin
Vehculos
Activo fijo bruto
Depreciacin Acumulada
Activo Fijo Neto
Otros
Gastos Diferidos
Intangibles
Cuentas por Cobrar a socios
Otras cuenta por cobrar
2012
2013
2013-2012
Variacin
700.000
23.488.059
129.028.614
1.695.263
15.474.042
245.604.023
995.263
(8.014.017)
116.575.409
58,71%
-51,79%
47,46%
999.903.594
12.444.612
47.649.273
15.438.755
1.075.436.234
860.064.756
2.088.717.663
(999.903.594)
(12.444.612)
(47.649.273)
(15.438.755)
1.161.640.08
8
709.884.774
2.134.298.19
0
71.794.417
125.841.401
90.190.500
287.826.318
(260.247.877)
27.578.441
71.794.417
135.361.001
62.100.000
269.255.418
(218.788.312)
50.467.106
807.536
750.000
2.092.153
278.795
672.446
750.000
122.265.868
86.203.854
7,42%
(150.179.982)
-21,16%
45.580.527
2,14%
9.519.600
(28.090.500)
(18.570.900)
41.459.565
22.888.665
(135.090)
120.173.716
(278.795)
0,00%
7,03%
-45,23%
-6,90%
-18,95%
45,35%
-20,09%
0,00%
98,29%
Retenciones sobre ingresos

Cuentas por Cobrar Dificil Cobro
85.950.607
89.879.091
Total Activos
2.206.175.195
PASIVOS
Obligaciones bancarias
Obligaciones financieras
Cuentas por Pagar
Otras cuentas por pagar
Retenciones e impuestos por pagar
Retenciones y aportes de nomina
Acreedores varios
Obligaciones laborales
Provision Imporenta Por Pagar
Anticipos y avances recibidos de clientes
Cuentas por Pagar socios
17.754.170
72.625.073
13.700.605
36.740.859
39.059.019
170.429.884
16.971.406
396.961.154
87.927.660
42.792.688
Total Pasivos
894.962.518
PATRIMONIO
Capital social
Reserva legal
Revalorizacion de patrimonio
Utilidades acumuladas periodos anteriores
Utilidades presente ejercicio
TOTAL PATRIMONIO
30.000.000
15.000.000
90.590.380
1.077.522.854
98.099.443
1.311.212.677
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
2.206.175.195
13.927.656
170.874
137.786.845
2.322.552.14
2
(72.022.951)
170.874
47.907.754
-517,12%
100,00%
34,77%
116.376.946
5,01%
15.896.926
81.585.091
23.704.096
(1.857.244)
8.960.018
10.003.491
(36.740.859)
(4.450.945)
7.774.042
(16.495.947)
(42.256.942)
23.013.340
(40.662.833)
800.000.000
-11,68%
10,98%
42,20%
34.608.074
178.203.926
475.459
354.704.212
110.941.000
2.129.855
800.000.000
1.602.248.63
9
30.000.000
15.000.000
90.590.380
378.228.341
206.484.782
720.303.503
2.322.552.14
2
-12,86%
4,36%
-3469,48%
-11,91%
20,74%
-1909,18%
707.286.121
44,14%
(699.294.513)
108.385.339
(590.909.174)
0,00%
0,00%
0,00%
-184,89%
52,49%
-82,04%
116.376.947
5,01%
Fuente: Elaboracin del autor con base en el balance general de la Empresa Vincular Ltda.
Ahora, despus de analizar horizontalmente los estados de Resultados de los

aos 2012 y 2013 se han encontrado las siguientes situaciones:
Los ingresos operacionales aumentaron un 3,47% en el ao 2013 con

respecto al ao anterior, en los cuales se destaca el crecimiento de
ingresos por concepto de suministro de personal Devengos con un 5,26% e
ingresos por suministro de personal-administracin con un 3,86%.

Los costos Operacionales crecieron un 3,08%, destacndose un incremento
porcentual de 75,38% en las cuentas de Indemnizaciones Laborales y un
incremento en los costos por dotacin y suministro a trabajadores del
48,73%.
La utilidad bruta aument en un 7,71% en el perodo analizado.
Los gastos generales variaron en un -7,46%, probablemente producido a la
variacin de la cuenta de Descuentos por pronto pago del -410,26%.
Los otros ingresos aumentaron en un 18,23%, destacndose la cuenta de
Reintegro por incapacidades con una variacin de 68,61%.

La utilidad antes de impuesto tuvo una incremento significativo del 41,40%,
y la utilidad neta un incremento del 52,49%.
Tabla 10. Anlisis Horizontal Estado de Resultados 2012-2013 Vincular Ltda.

2012
2013
2013-2012
Variacin
INGRESOS OPERACIONALES
Suministro de personal-Devengos
4.922.432.474
Suministro de personal-Aportes
patronales
2.609.717.288
Suministro de personal-Administracin
Seleccin y Mtto de Personal
716.902.316
5.195.926.516
2.611.686.890
745.672.015
7.185.000
8.256.237.078
8.553.285.421
273.494.042
5,26%
1.969.602
0,08%
28.769.699
3,86%
(7.185.000)
297.048.343
3,47%
313.399.271
6,19%
49.561.006
4,55%
(145.165.112)
-10,67%
COSTOS OPERACIONALES
Salarios y otros pagos laborales
4.747.958.685
Prestaciones Sociales
1.038.678.766
Aportes Patronales
1.506.075.828
Auxilios y Bonificaciones
Dotacin y Suministro a Trabajadores
Indemnizaciones Laborales
245.061.125
22.638.201
2.533.937
Empleados Eventuales
Otros costos
TOTAL COSTOS OPERACIONALES
UTILIDAD BRUTA
5.061.357.956
1.088.239.772
1.360.910.716
221.558.975
44.151.108
10.292.357
19.309.506
25.080.675
7.588.027.217
668.209.861
23.443.458
7.829.263.848
724.021.573
(23.502.150)
-10,61%
21.512.907
48,73%
7.758.420
75,38%
19.309.506
100,00%
(1.637.217)
-6,98%
241.236.631
3,08%
55.811.712
7,71%
(37.885.110)
-7,36%
(253.448)
-410,26%
GASTOS GENERALES
Administracin
Descuentos por pronto pago
Financieros
TOTAL GASTOS GENERALES
552.491.473
315.226
15.915.308
568.722.007
514.606.363
61.778
14.570.968
(1.344.340)
-9,23%
-7,46%
UTILIDAD OPERATIVA
OTROS INGRESOS
99.487.854
Suministro Dotaciones
21.040.782
Visitas Domiciliarias
Reintegro por Incapacidades
Reintegro costos y gastos
1.899.020
71.885.889
18.448.982
(2.591.800)
-
6.050.162
89.925.721
20.912.015
44.435.194
Venta de vehiculo
Varios
(39.482.898)
95.294.610
Intereses
Financieros
529.239.109
194.782.464
37.000.000
2.398.985
141.659.870
910.365
173.247.246
4.151.142
68,61%
18.039.832
20,06%
20.912.015
100,00%
(44.435.194)
37.000.000
0,00%
100,00%
-163,52%
(1.488.620)
31.587.376
18,23%
Impuesto Cuatro por Mil
32.582.879
Costo Venta de vehculo
16.509.425
6.028.317
55.120.621
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
-14,05%
-
OTROS EGRESOS
No deducibles
48,92%
186.027.103
Provision Impuestos
87.927.660
UTILIDAD NETA PRESENTE EJERCICIO
98.099.443
35.935.332
3.352.453
12.297.420
(4.212.005)
2.371.176
(3.657.141)
50.603.928
(4.516.693)
317.425.782
110.941.000
206.484.782
9,33%
-34,25%
-154,23%
-8,93%
131.398.679
41,40%
23.013.340
20,74%
108.385.339
52,49%
Fuente: Elaboracin del autor con base en Estados de Resultados Empresa Vincular Ltda.
6.4.3 Razones Financieras
Las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas

para medir o cuantificar la realidad econmica y financiera de una empresa o
unidad evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se
haga cargo para poder desarrollar su objeto social. De este modo se proceder a
realizar el anlisis de dichas razones para la empresa Vincular en los aos 20122013.
Tabla 11. Indicadores Financieros Vincular Ltda. 2012-2013

Clasificacin
Indicador
Razn Corriente
Capital de Trabajo
Indicadores
de
Rotacin de Activo corriente
Liquidez
Rotacin de Capital de
Trabajo
Endeudamiento Total
Indicadores
de
Leverage
Endeudamiento
Costo Financiero
Rentabilidad del Activo
Rentabilidad del Patrimonio
Indicadores de
Rentabilidad
Margen de Utilidad Bruto
Margen de Utilidad Neta
2012
2,33
$1.193.755.145
3,95
2013
1,33
$532.049.552
4
6,91
16,08
40,57%
68,25%
16,00%
4,45%
7,48%
8,09%
1%
68,99%
222,44%
7,48%
8,89%
28,67%
8,46%
2%
Con respecto a las razones de liquidez se puede observa que la razn corriente
permite deducir que en el ao 2012 la empresa Vincular Ltda. contaba con $2,33
por cada peso de deuda a corto plazo, para el ao 2013 disminuy a $1,33. En el
ao 2012 se puede ver que los activos corrientes rotan 3,95 veces, es decir estos
activos rotan aproximadamente cada 91 das, valor semejante al ao 2013. Por
ltimo, se puede observar un incremento en la rotacin de capital de Trabajo en el
cual en el ao 2012 fue de 6,91 y en 2013 16,08, por lo que se deduce que el
capital de trabajo pas de rotar cada 53 das a 22 das en 2013.
Con respecto a los indicadores de endeudamiento se puede ver que el nivel d

endeudamiento total de Vincular Ltda. aument del 2012 al 2013 con valores del
40,57% y 68,99% respectivamente. El leverage tambin tuvo un aumento
significativo al pasar de 68,25% en el ao 2012 a un 222,44% en el 2013, por lo
cual se deduce que la mayora de la financiacin de activos para este ltimo ao
fue por acreedores externos. El costo financiero disminuy de un 16% en el 2012
a un 7,48% en el 2013.
Por ltimo, en las razones relacionadas con rentabilidad es notorio que la

rentabilidad del activo aumenta de 4,45% a
a 8,89% y la rentabilidad del
patrimonio pasa de 7,48% en 2012 a 28,67% en 2013. Los mrgenes de utilidad

bruta y neta en ambos aos son muy cercanos por lo cual no es significativo el
cambio.
6.5 Cronograma
Tabla 12 Cronograma de actividades

MESES
ACTIVIDADES
MARZO
Socializacin de
la propuesta.
Elaboracin de
Diagnstico de
los procesos
Elaboracin de
Manual
Presentacin de
Recomendacione
s a la empresa
Sustentacin
MAYO
JUNIO
SEMANAS
3
Presentacin de
la propuesta a
Vincular
ABRIL
OBSERVACIONE
S
7. DIAGNSTICO DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS Y FALENCIAS.
Teniendo en cuenta lo cambiante de las condiciones en que se desarrollan las

empresas, y que adems stas se enfrentan a una serie de riesgos de origen
internos y externos que afectan el logro de los objetivos, es necesario identificar y
analizar los factores de riesgo para determinar la forma en que deben ser
enfrentados y controlados.
Luego de una minuciosa observacin durante las prcticas realizadas se pudo

identificar ciertos aspectos de riesgo para la empresa en distintas reas.
7.1 Prestacin de servicios
La inexistencia de una investigacin de mercado, coloca a la empresa en

una situacin de desventaja frente a la competencia, y la coloca en riesgo
de perder clientes muy importantes.

No hay estudios de costos y precios de ventas que le permitan establecer a
la compaa de acuerdo con sus costos el precio de venta del servicio y la
utilidad esperada.
La publicidad que se le da al servicio es muy limitada.
7.2 Recursos Humanos
Las contrataciones del personal de planta se hacen en forma urgente. La

contratacin del personal no obedece una programacin previamente
definida, lo cual puede ocasionar que el personal contratado no sea el ms
idneo.
No existe una poltica salarial que obedezca a criterios uniformes, lo cual
crea desmotivacin e incertidumbre entre los trabajadores

No se le da induccin al personal de planta que ingresa, lo cual priva a la
empresa de formar al personal de acuerdo con sus necesidades.

No hay un programa de capacitacin al personal de planta.
7.3 Compras
No se tiene actualizado el directorio de proveedores, esto limita las
operaciones que la empresa tenga para realizar compras ms eficaces.

Un bajo porcentaje de las compras que se realizan son resultado de una
programacin, el restante corresponde a compras urgentes, lo cual afecta
la eficiencia y eficacia del proceso de compras.

No hay stocks mximos ni mnimos de inventarios de mercancas debido a
que no han sido definidos por el responsable de compras.
7.4 Administrativos
No existe un presupuesto general para la compaa. Esto puede afectar el

flujo de efectivo, ya que no se tiene una proyeccin de los ingresos, de las
erogaciones y obligaciones que adquirir la compaa

La ausencia de canales de comunicacin crea confusin en el personal,
prdida de tiempo, malestar en el personal por llamados de atencin
injustificados.
La segregacin de funciones no est definida claramente, lo cual implica un
riesgo en el control de las operaciones y en la deteccin de los problemas.

Falta coordinacin y concertacin en las decisiones tomadas por cada
departamento.
No hay polticas ni procedimientos claros para la realizacin de las distinta
operaciones; si no que dependen de la opinin personal encargado del
rea.
No hay planes ni metas claras y cuando stas se fijan no se notifican al
personal. Afectan el sentido de pertenencia del empleado con la compaa
al no tener clara la misin, visin y metas de la empresa.

El sistema de control interno necesita ser fortalecido con el fin de coadyuvar
a superar las debilidades encontradas en los procesos, as como tambin la
concientizacin de tener una cultura de control a nivel de los jefes de rea y
de la gerencia de la empresa.
Al no existir manuales de procedimientos y funciones,
se maximiza el
riesgo de errores y fraudes.
7.5 Contable
No existe un control adecuado sobre los documentos de contabilidad.

No se lleva un orden en los consecutivos de los egresos en cuanto a las
fechas de los registros contables.

Los Estados Financieros se generan en promedio a 30 das despus de la
fecha de corte, por lo que no son oportunos para la toma de decisiones.

La sistematizacin de la informacin por medios computarizados se da slo
a nivel del manejo de la informacin contable, pero no se utiliza para
optimizar la informacin necesaria en los dems procesos.

No se realiza arqueo a la caja menor ni se utiliza los sello pagado o
cancelado a la factura compra que se realiza por caja menor

La conciliacin de los movimientos bancarios no se realiza diariamente.
No se lleva un control de los pagos hechos por las empresas usuarias.
No existe una oportuna consignacin en los bancos.

No se lleva registro de las incapacidades que se le debe reintegrar a las
empresas usuarias por recobro a la EPS.

No se utilizan los sellos al momento de anular los cheques.
8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REA DE CONTABILIDAD EMPRESA

VINCULAR LTDA.
VINCULAR LTDA.
NIT: 80025063-5
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL REA
CONTABLE
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
TIPO DE DOCUMENTO
Procedimiento
NOMBRE DE DOCUMENTO
Procedimiento de cuentas por cobrar
Procedimiento
Procedimientos de cuentas por pagar
Procedimiento
Procedimientos
Procedimiento
menor
de
Manejo
de
Caja
Procedimientos para la presentacin y

liquidacin de IVA, ICA, Retencin en la
Procedimiento
Fuente
Procedimiento
Procedimiento de Nmina
Procedimiento para la Elaboracin de
Procedimiento
Estados Financieros
Procedimiento Presentacin y liquidacin
de Declaracin de Renta e Industria y
Comercio.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL REA
CONTABLE
OBJETIVOS
Los siguientes procesos tienen el objetivo de describirlos procedimientos
y funciones ms relevantes del rea contable, con el fin de obtener una
informacin contable confiable y generar mayor eficacia y eficiencia en
los procesos.
ALCANCE
Estos procesos aplican para todo el personal de la Empresa Vincular

Ltda cuyos procedimientos son atribuibles al rea contable.
DEFINICIONES
Procesos contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo
contable que permite transformar datos contables en informes. El
proceso comienza con la seleccin
de los hechos econmicos y
continuos con su anotacin en diversos registros hasta llegar a la

emisin de los estados financieros.
Procedimientos Contables: es el medio mediante el cual se logra, de
forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa,
queda expuesta la forma de hacer cumplir las polticas, interrelaciones,
flujos de operaciones, cdigos, procedimientos y rutinas de trabajo,
alcance de funciones, sistemas de informacin y otros elementos que
son el soporte de toda organizacin.
Documentos contables: Son los soportes de contabilidad que sirven
de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en orginal y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan.
BASES LEGALES:
Decreto 2649 de 1993
Plan nico de Cuentas (Decreto Reglamentario 2650 de 1993)
Estatuto Tributario
VINCULAR LTDA
CONTABLE
1. PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
1.1 OBJETIVO
Registrar los pagos realizados por los usuarios, realizando una revisin diaria de
los servicios prestados analizando los cobros a crditos y a los usuarios que se
les otorgar crdito.
1.2 ALCANCE
Desde la autorizacin de crditos, otorgando plazos y cupos hasta el registro de
los ingresos de cierto periodo.
1.3 RESPONSABLE
Jefe de Tesorera
1.4 DOCUMENTOS RELACIONADOS
Recibos de Caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa.
Notas de Crdito: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente, con
el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo
expresado en la misma.
Facturas: Es un documento que respalda la realizacin de una operacin
econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el
documento a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de
forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
VINCULAR LTDA
CONTABLE
1.5 PROCESO: COBRANZA DE SERVICIOS
Con base en los empleados suministrados, teniendo en cuenta se debe realizar el
siguiente proceso.
9. RECOMENDACIONES
La realizacin y posterior ejecucin de este manual de Procedimientos del rea

Contable de la Empresa Vincular Ltda. trae consigo una serie de recomendaciones
para realizar tanto a quien sea pertinente en esta empresa y a futuros trabajos
relacionados con esta temtica:
Implementar lo antes posible el Manual de procedimientos del rea contable

dado la urgencia para hacer ms eficientes los procesos dentro del
departamento de Contabilidad.
Mantener el manual de procedimientos en un lugar visible en el
departamento de Contabilidad o hacer una divulgacin de manera que
todos lo tengan a su disposicin.

Actualizar continuamente los procedimientos en la medida en que se vean
afectados, debido a la evolucin de las normas contables y tributarias en el
pas.
Hacer nfasis en que el jefe del rea de contabilidad y gerencias deben
velar para que el personal haga uso del manual de procedimientos del rea
contable.
Realizar otros manuales de procedimientos de las dems reas, unirlos de
modo que sean coherente lo planteado en este junto con las dems reas
relacionadas.
Tener conocimiento de las funcionalidades del software contable a
implementar en la empresa para plasmarlo en el manual de procedimientos.
10. CONCLUSIN
Teniendo en cuenta los objetivos planteados y los resultados obtenidos en el

anlisis de la informacin se concluye:
Vincular Ltda an cuando tiene establecido algunos procedimientos, y en el

marco de este trabajo se desarrollaron otros, por lo que es preciso
divulgarlos en toda la organizacin con el fin de que los conozcan, y
ejecuten; de igual forma, el establecimiento de un plan de seguimiento que
garantice que lo planeado se est ejecutando.
El manual de procedimientos rea contable facilitar el adiestramiento del

personal que labora dentro del departamento y los nuevos ingresos.
Con la presencia de este manual de procedimientos se agilizarn los

procesos dentro del rea de contabilidad de la empresa Vincular LTDA.
siendo ms eficientes y eficaces, optimizando el tiempo bajo productividad.
REFERENCIA BIBLIOGRFICAS
ARCO, Buelvas & SALAS, Raquel. Diseo De Un Manual de procedimientos de

los procesos claves del rea de coordinacin administrativa y financiera de la ESE
Clinica
de
Maternidad
Rafael
Calvo
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Grado
Contadura
PblicaUniversidad Tecnolgica de Bolvar. 2009.
DAFT, Richard. Organization theory and design, 9 ed. South western publishing.
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CANALES, Mario. Propuesta de un manual especfico en materia de servicio

social, dirigido a la Facultad de Contadura y Administracin, Zona Xalapa, de la
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Administracin. Universidad Veracruzana.
MAISCH MOLINA, Elena. La alineacin estratgica de los recursos humanos.
Bogot. Universidad de la Sabana. 2005. 9 p.
MARTINEZ CHAVEZ, Vctor Manuel. Diagnstico administrativo: procedimientos,

procesos y reingeniera. Mxico. Trillas. 1998. 319 p.
PINTOS, Gabriela. Los Manuales Administrativos Hoy. Faculta de Ciencias

Econmicas y de Administracin, Escuela de Administracin. 2009.
ROBBINS, Stephen & COULTER Mary. Administration. 10 ed. Mxico. Pearson
Educacin. 2010
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque

de sistemas. Mxico. Ediciones contables, administrativas y fiscales. 2000. 730 p.
SCHMIDT
GAMBOA,
Carlos
Guillermo.
Control
Interno.
Las
distintas
responsabilidades en la empresa. [en lnea]. 27 de agosto de 2008. [citado 27 de

junio de 2009]. Disponible en Internet <http://www.gerencie.com>

Creación de Un Manual de Procedimientos Del Departamento de Contabilidad Como Plan de Mejoramiento para La Empresa Vincular Ltda

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CREACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA EMPRESA

NELCY GARCIA OVIEDO

CREACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

NELCY GARCIA OVIEDO

6.2.5 Principios Empresariales........................................................................29

TABLA 1. SISTEMA DE VARIABLES DE LA INVESTIGACIN..............................20

FIGURA 1 ORGANIGRAMA VINCULAR LTDA

Por esta razn, el proyecto est dirigido a disear un manual de procedimientos

En el desarrollo de este trabajo, se realizar un diagnstico para establecer el

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La economa en Colombia ha sufrido diversos cambios fundamentales en la

competitiva a la empresa a largo plazo.

Un Manual de procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones de

Vincular Ltda. es una empresa de servicios dedicada al suministro de personal

La necesidad de normalizar los procedimientos que desarrolla la empresa a travs

documentacin; la exposicin a riesgos de prdida de informacin y de activos

2.1 Objetivo General

Disear un manual de procedimientos del rea administrativa y financiera para la

2.2 Objetivos Especficos

Realizar un diagnstico de las reas y procesos de la empresa Vincular

Describir cada uno de los procesos y procedimientos a realizar dentro del

Presentar un grupo de recomendaciones para, a partir de los manuales,

Este cambio en la cultura organizacional propende por

transparente como instrumento para la optimizacin de la gestin, ya que fomenta

De manera general, la ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos, tanto

La situacin actual de Vincular Ltda. en lo concerniente a su organizacin y

En primer lugar, el Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior en el ao 2006,

As mismo, este estudio busca la existencia de un documento actualizado de

Tambin se consult el trabajo de grado Diseo De Un Manual de procedimientos

contables, verificando si estn en concordancia con la naturaleza de la institucin,

departamentalizacin de la reas existentes y que agrupe las actividades

4.2 Bases Tericas

Dentro de los fundamentos tericos que enmarcan este trabajo se encuentra en

Fayol (1972), define la

organizacin argumentando que consiste en proporcionar a la empresa los

como lo son: las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de

Tambin se puede decir que el proceso de organizar busca establecer la

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los

objetivos principales de la organizacin.

distintas actividades o funciones a realizar por la institucin.

personas que los ocupen.

actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

1 CANALES, Mario. Propuesta de un manual especfico en materia de servicio

Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la

Ahora, otro fundamento que enmarca esta investigacin es el relacionado con la

quin?, cmo?, cundo?, con qu?, con qu frecuencia?, o por

La importancia de los manuales reside en el hecho de suministrar informacin

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categoras: manuales de

Los Manuales de organizacin se constituyen como un instrumento que contiene

lnea y la de asesora y los deberes y responsabilidades especficas del nivel

Los manuales de polticas incluyen en forma escrita las polticas de la empresa,

para que pueda obrar y adecuar las

actividades a los objetivos de la institucin, facilitar la descentralizacin y servir de

El manual de sistemas y procedimientos es llamado, tambin manual de operacin

procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus

informacin sea til se requiere que la informacin se comunique a travs de la

y el mejoramiento de las polticas, procesos y

procedimientos, de la empresa, en la medida en que se los consulte con la debida

4.3 Sistema de Variables

Variable Dependiente: Manual de Procedimientos del rea contable de Vincular

Tabla 1. Sistema de Variables de la Investigacin

7 Ibd. Pp. 23-24