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Tabla de contenido
0. INTRODUCCIN. .....................................................................5
0.1.Planteamiento Del Problema.......................................6
0.1.1. Formulacin Del Problema De Investigacin.
....7
0.2. Justificacin E Importancia.......................................8
0.3. Objetivos...............................................................10
0.3.1 Generales..............................................................10
0.3.2. Especficos...........................................................10
0.4. Marco Terico..........................................................11
0.4.1. Delimitacin De La Propuesta..
.......15
0.5.Metodologa ............................................................16
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA..........................................18
1.1 Razn Social de la Empresa.......................................18
1.2. Naturaleza..............................................................18
1.3. Misin.....................................................................19
1.4. Visin.....................................................................19
1.5. Valores Corporativos...............................................20
1.6. Organigrama del rea Contable................................21
1.7. Descripcin del rea donde se Realiza la Practica.....22
1.8. Informacin de la persona de Contacto.....................22
1.9. Funciones realizadas por el Practicante....................22
2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR.........................24
2.1. Diagnostico.............................................................24
2.2. Situacin Encontrada...............................................24
2.3. Plan de Mejoramiento..............................................28
2.4. Informe de Gestin..................................................30
2.5. Propuesta de Valor...................................................33
3. CONCLUSIONES.................................................................34
4. RECOMENDACIONES...........................................................35
5. BIBLIOGRAFA....................................................................36
6. ANEXOS.............................................................................37
A) Manual de Funciones..................................................38
B) Manual de Procedimiento...........................................46
C) Registro Fotogrfico...................................................57
0. INTRODUCCIN.
O.T Oral Team S.A.S es objeto de nuestra atencin por cuanto el Departamento de
Contabilidad, una de sus reas fundamentales tiene dificultades, debido a que no se cuenta
con un documento que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos, en
los que se renan normas, directrices y formatos de los cuales todos los funcionarios de
dicha rea deben tener conocimiento.
Actualmente se han presentado conflictos ocasionados por el mal manejo administrativo y
esto ha afectado parcialmente la Gestin Operativa de la empresa.
Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las funciones en
el rea Contable, encuentro necesario sugerir la puesta en prctica de un manual de
funciones y procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en
el desarrollo de las actividades y tareas; ciendo a la Entidad la cultura de mejoramiento
continuo, orientado a la calidad del manejo contable.
La entidad muestra debilidad en trminos Contables, financieros y econmicos, por tanto es
til e importante llevar a cabo el Manual de funciones y procedimientos para Ot Oral Team
S.A.S, identificando cada uno de los procesos contables con su soporte reglamentario,
procedimental y la identificacin de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y
efectividad en su aplicacin.
De tal forma el desempeo correcto del rea es indispensable para la toma de decisiones,
correspondiendo
efectivamente
la
planeacin
contable,
tributaria,
financiera,
requieren ser
0.3 OBJETIVOS
0.3.1. OBJETIVO GENERAL
Disear para Ot Oral Team S.A.S un Manual de funciones y procedimientos, identificando
cada uno de los procesos contables con su soporte reglamentario, procedimental y la
identificacin de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y efectividad en su
aplicacin.
0.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
10
11
12
Identificacin.
2.
ndice.
3.
Introduccin.
4.
5.
6.
Responsables.
7.
8.
Conceptos.
9.
10.
Formularios o impresos.
13
11.
Diagramas de flujo.
12.
Glosario de trminos.
Consultando otro punto de vista, lvarez (2006) indica que los manuales de procedimiento
documentan las tecnologa que se utiliza dentro de un rea, departamento, direccin,
gerencia, u organizacin. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que hace
el rea y como lo hace con el fin de controlar los procesos asociados a la calidad del
producto o servicio ofrecido.
MANUAL DE FUNCIONES.
Montalvn (1999), instituye que el manual de funciones es un documento muy til cuando
se sabe usar, pues facilita la identificacin de los puestos, sus lmites, soporta
a la
organizacin en el orden que necesita para su buen funcionamiento, y sobre todo, permite la
fluidez del trabajo, su complementacin y eficiencia. Este debe estar integrado por el
nombre del puesto, descripcin genrica, funciones, tareas, relaciones de los puestos y por
lneas de autoridad.
De igual forma Gonzlez (2004) afirma que los manuales de funciones son un instrumento
o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los
respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional
de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las
decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
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requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las
labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente
por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
0.4.1 DELIMITACIN DE LA PROPUESTA.
Se pretende con esta Propuesta enfocar los procedimientos de la empresa para una
ejecucin con bajo o nulo margen de error, guiando a los empleados del departamento de
contabilidad de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S a la mayor productividad posible.
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0.5. METODOLOGIA.
Las modalidad de grado como la prcticas profesionales, se refiere a la metodologa y la
manera como se va a poner en marcha de la investigacin en O.T ORAL TEAM S.A.S.
Conceptos Metodolgicos.
La observacin, descripcin y explicacin, sern las frmulas para el tipo de estudio que
realizare, con el fin de sealar la clase de informacin que se necesita e igualmente el nivel
de anlisis, tomando como punto de partida los objetivos y preguntas planteadas en el
desarrollo de esta propuesta entre las que encontramos:
Descriptivo: Teniendo en cuenta que el Control Interno de los procesos est orientado a la
descripcin de sus caractersticas y beneficios de tal manera que la informacin
suministrada sirva como gua a la administracin y funcionarios de O.T ORAL TEAM
S.A.S. especialmente para la bsqueda del mejoramiento continuo y la excelencia en el
servicio.
En el proceso de elaboracin de la propuesta de O.T ORAL TEAM S.A.S, se pudo observar
el funcionamiento de los servicios que presta, la calidad de talento humano con el que
cuenta, cules son las funciones de los departamentos y especialmente el evaluacin a los
procesos utilizados en el rea contable, razn de la investigacin.
Explicativo: Gracias al sistema de control interno contable se permite centralizar una serie
de procedimientos, normas o parmetros a travs de la indagacin y la observacin para
evaluar los procesos actuales e incluir aquellos que se considere necesarios segn los
criterios sustentados en la propuesta.
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1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.
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1.2 NATURALEZA.
La Empresa O.T ORAL TEAM S.A.S de naturaleza Jurdica est identificada con el Nit
900.205.065-4, tiene como Representante Legal a Juan Fernando Reyes Henao y se
encuentra ubicada en la Direccin Calle 23 # 4 27 Local 116 Ed. Centro Ejecutivo.
O.T ORAL TEAM S.A.S es una entidad que realizo su inscripcin en la Cmara de
Comercio de Santa Marta el 6 de Marzo del 2008, bajo el nmero 00021736 del libro IX, se
constituy la persona jurdica: OT ORAL TEAM S.A.S.
COMPOSICION ACCIONARIA.
Segn lo fijado en el certificado de existencia y representacin legal expedido por la
cmara de comercio de santa marta, el nico accionista de la Empresa O.T. ORAL TEAM
S.A.S ES Juan Fernando Reyes Henao identificado con cedula de Ciudadana No.
94.433.671, con un total de acciones de 400, a un valor nominal de $ 10.000.oo cada una,
para un valor total de capital de $ 4.000.000.oo m/cte.
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Rehabilitacin oral.
Ortodoncia.
Diseo de Sonrisa.
Periodoncia.
Endodoncia.
Operatoria Dental.
Odontopediatria.
Ciruga Oral.
Ciruga Maxilofacial.
Implantologia.
Atencin prioritaria (urgencia).
Blanqueamiento dental Zoom
1.3. MISION
Ser el lder de Imagen y Diseo Dental en Santa Marta, lder en la prestacin de servicios
odontolgicos, teniendo como bandera el enfoque del paciente como ser biopsicosocial;
donde predominen siempre la tica y altos estndares de calidad.
1.4. VISION
Ser en el ao 2020 una entidad pionera en la salud oral de los Samarios, con lo ms
avanzado en tecnologa y con especialistas excelentes, logrando mxima satisfaccin en
nuestros pacientes e ir ms all de sus expectativas, deseando establecer una relacin
duradera con cada paciente basada en el tratamiento personalizado y nuestra experiencia.
1.5 VALORES CORPORATIVOS.
SERVICIO Y SATISFACCIN DE LOS USUARIOS
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Es estar atentos a las necesidades de nuestros clientes, tomando de ellos informacin para
anticiparnos a sus gustos y preferencias y as superar sus expectativas respeto al servicio
prestado.
RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS
Es la capacidad de superar con xito las metas y objetivos propuestos por la empresa,
usando los recursos de forma eficaz y revisando los resultados frecuentemente, para
sustentar informes con datos especficos.
EXCELENCIA
Es ser siempre el mejor.
COMPETITIVIDAD
Se refiere a tener los mejores estndares de calidad al menor costo y un equipo humano
entrenado y capacitado, flexible al cambio, con una gran vocacin de servicio.
20
21
22
y Balances).
Archivo de Informacin.
Manejo de Cartera y Proveedores.
Elaboracin de Informes para declaraciones de Retencin en la Fuente.
Manejo de Libros Auxiliares.
Conciliaciones Bancarias.
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A partir de una entrevista con las personas a cargo del Departamento de Contabilidad en la
empresa O.T ORAL TEAM S.A.S, se revela el manejo y el flujo que se le da a la
informacin y a los procesos contables, logrando as un acercamiento con las actividades
que all se realizan.
De esta manera hallamos fortalezas y debilidades, las cuales determinaran un patrn que
permitir el establecimiento de necesidades dentro de la empresa y as poder enfocar la
sugerencia que se desee desarrollar.
2.2 SITUACION ENCONTRADA.
Se evidencian falencias respecto a los cargos, pues sus funciones no estn bien
estructuradas generndoles confusin a los colaboradores al momento de enfrentar las
responsabilidades en el curso normal de su trabajo, adicionalmente se presenta saturacin
de labores, caso que no permite el desarrollo funcional de las actividades, por tal motivo es
importante estructurar y reforzar estrategias de supervisin y control a los procesos que se
ejecutan.
La capacitacin del personal para algunas circunstancias dadas en el giro normal de la
empresa no es idnea para el cargo que se ejerce, dando margen de error en las tareas
asignadas, por tal motivo es necesario Invertir recursos en para la formacin de los
empleados, acto que ayudara a mejorar el servicio y contribuir con el desarrollo de la
estructura organizacional y el flujo de la actividad empresarial.
Falta parametrizacin en el Software Contable especficamente en la facturacin ya que se
sigue elaborando el documento en fsico con resolucin actualizada, pero inspeccionando
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los documentos se encuentra resolucin emitida por la Dian para facturar por computador,
haciendo un trabajo innecesario el cual alarga la Digitacin y procesamiento de la
Informacin, debido a este acontecimiento se dilata la entrega de los datos para la
elaboracin de los respectivos informes mensuales, declaraciones tributarias y entregas
semestrales ante la sper intendencia de Salud.
No existe un control total sobre la facturacin que se recibe y el pago a proveedores pues la
digitacin se hace de forma extempornea, es decir pasados los das del hecho contable se
registra en el software, ocurriendo la misma situacin que con los ingreso, pues se elabora
el comprobante fsicamente y luego se digita, ejecutndose doble trabajo y dndole poca
funcionalidad al software contable.
As como se encuentran debilidades tambin se hallan fortalezas, dentro de las mismas
destacamos:
A continuacin detallo mediante un DOFA el diagnostico el cual nos dir cmo estamos,
cmo vamos. Este le servir a los directivos como elemento para tomar decisiones para as
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asumir conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre
sabemos qu hacer.
FORTALEZAS
Implementacin de Software.
Capacitacin al Personal.
Amplio Flujo de Caja.
Poca Cartera.
Documentacin Legal y Tributaria al Da.
Excelentes Instalaciones.
Dedicada atencin al Cliente.
DEBILIDADES
Conflictos Internos.
Falta de Estandarizacin en los Procesos.
No existe definicin del Perfil, ni nombre de
los cargos por escrito.
Falla de Control de los soportes contables.
OPORTUNIDADES
Innovacin
Estrategias Publicitarias.
Afluencia constante de clientes.
Reconocimiento.
AMENAZAS
Competencia.
Demandas, pleitos.
Poco entusiasmo de los empleados para
desarrollar sus tareas.
Sanciones de la Superintendencia de Salud.
Sanciones de Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
A partir de la Presentacin del modelo DOFA, se trazan las siguientes estrategias para la
respectiva aplicacin y obtencin de resultados positivos, pues se contribuye a la
eliminacin de aspectos importantes que afectan el funcionamiento de la organizacin:
compromiso.
Disear el manual de funciones para cada cargo que infiere en el rea contable
Analizar la necesidad de los principales clientes.
Definir un proceso para la seleccin del personal, priorizando en el perfil
profesional y experimental.
Instaurar mecanismos de integracin y comunicacin para los empleados para
fortalecer trabajo en equipo.
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METAS
Dar
estructura
slida
al
ciclo
contable
y
financiero
que
se
presenta
Diariamente.
ESTRATEGIAS
Disear planes
que permitan
la supervisin
y los filtros
correctos de la
informacin
contable
en
cada rea.
ACTIVIDADES RESPONSABLE
Supervisar
Contador Pblico,
aspectos
de Auxiliar Contable
facturacin
y Secretaria.
recibida,
de
facturacin
emitida,
de
recibos de caja,
de comprobantes
de Egreso, de
otros
soportes
contables.
Digitar en el
Software
contable
la
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Ejecucin
del
Hecho
Econmico
Diariamente.
Imprimir
y
Archivar
la
Informacin
cuando termine
dicho acto.
Mejorar los
ndices
de
Satisfaccin
Laboral.
Intentar que
los
empleados se
sientan
a
gusto en su
ambiente
laboral para
as disponga
de sentido de
pertenencia
con
la
empresa.
Evitar
Conflictos
Internos
entre
empleados u
otro
personal.
Brindarles
capacitacin
Continua.
Mejorar
la
tabla
de
incentivos.
Resaltar
el
empleado
del
Mes.
Hacer
integraciones o
actividades
Ldicas.
Ofrecerles
Planes de salud
ocupacional
Recursos
Humanos y
Gerente.
Elaborar la
definicin del
Perfil
y
nombre de
los cargos.
Impedir que
los
cargos
tengan
mltiples
funciones
que no estn
dentro
del
parmetro,
evitando as
que
se
sobrecargue
al empleado
con labores
Definir
la
cantidad
de
Cargos
existentes en
la empresa.
Darle nombre
a cada uno de
acuerdo a la
labor
que
realiza y as
darle forma al
perfil
del
cargo.
Establecer tareas
enumeradas
y
por escrito.
Determinar un
manual
de
funciones donde
se establecen los
responsables del
cargo.
Recursos
Humanos.
28
Controlar la
compra de
Insumos y
Elementos de
Aseo.
Analizar las
necesidades
principales
de los
clientes.
adicionales.
Hacer
un
Seguimiento
a la entrada y
salida
de
Insumos del
Almacn.
Atraer ms
clientes
a
raz de la
satisfaccin
personal
ofrecida y a
travs de la
voz a voz.
Revisar
las
facturas
de
compra
que
son entregadas
en recepcin.
Controlar los
Elementos
adquiridos
para Aseo y
Cafetera.
Darle
plena
satisfaccin en su
tratamiento
odontolgico
y
brindarles
un
presupuesto
ajustado a sus
necesidades.
Comparar que lo
entregado
sea
correcto con lo
facturado.
Revisar
las
existencias
constantemente.
Manejar
el
Kardex.
Secretaria
Preguntar a los
clientes sobre sus
gustos
especficos
en
cuanto al gnero
de msica que
escucha, con el
cual
podamos
complacerlo
siempre
que
llegue a una cita.
Estar atento a la
fecha
de
cumpleaos.
Secretaria,
Higienista,
Auxiliar de
Odontologa y
Odontlogos.
29
Tomando en cuenta que deba realizar un trabajo con el cual contribuyera a mejorar una
falencia en la entidad, me dedique a detallar las actividades en que incurra la empresa
diariamente y en qu aspecto de su ejecucin contaba con errores, es por eso que opte por
realizar un manual de funciones y procedimiento, el cual permitiera organizar y regular los
conocimientos y las tcnicas empleadas en el rea contable. Despus de tomar esta
decisin, disee un plan de trabajo el cual me encuentro ejecutando dentro de lo planeado
en el cronograma de actividades ya trazado. Plantear el problema basndome en lo que he
observado del desarrollo de la empresa fue esencial ya que defin parmetros y delimite las
acciones sobre los cuales ejecutar mi plan, este elemento importante dentro de mi trabajo de
grado lo ejecute finalizando el mes de enero, para poder continuar en el mes de marzo con
la definicin y distribucin del cronograma de actividades, de esta manera continuo con el
anlisis detallado de cada actividad que realiza el personal de la empresa correspondiente al
rea contable y financiero, el cual est conformado por cuatro personas, adicionalmente los
documentos que se incluyen en cada procedimiento.
Encontrando las falencias de la empresa disee un modelo de entrevista, en el cual pude
resaltar los temas a afianzar, posteriormente la ejecut a las cuatro personas que hacen parte
del rea contable (Contador, Secretaria, Auxiliar Contable y Tesorera). De esta entrevista
obtuve unos resultados los cuales analice y tabule, finalizando el mes de Marzo con la
generacin de mi concepto personal y de igual manera un diagnostico preliminar conforme
a lo ejecutado hasta la fecha, lo cual me tomo dos semanas aproximadamente en el mes de
Abril.
30
La conclusin preliminar de la actividad realizada fue en la semana tres y cuatro del mes de
abril, seguido en el mes de mayo por las recomendaciones, las cuales quedan consideracin
del Representante Legal y los directivos, si deciden ponerlas en funcionamiento, junto con
el plan de procedimientos que se disear.
El primer informe se entreg en la tercera semana del mes de mayo, para evaluacin y
aprobacin del docente de rea,
Aprobado una vez el primer informe, procedemos a elaborar una justificacin al proyecto
de grado, de la misma manera nos planteamos unos objetivos generales y especifico de
acuerdo a lo que queremos implementar en la empresa, y as terminamos la gestin del mes
de mayo de 2015 dentro de la organizacin de mi trabajo de grado.
En el mes de junio iniciamos con determinacin de la plataforma estratgica de la empresa,
debido a que ya existe, tome lo ms relevante y lo plasme en mi tem, entre lo que tomamos
de la empresa est la misin, la visin, el organigrama, tambin los valores que imparten
tanto dentro como fuera de la entidad, y la cantidad de servicios que ofrecen a sus clientes.
Dentro del curso del proyecto de grado en el mes de Junio desarrollo el plan de
mejoramiento para la empresa, acto seguido, me detengo a realizar el marco terico, en el
que podemos especificar el que tipo de trabajo realizaremos y a que hace referencia
histricamente el tipo de problema que vamos a desarrollar, igualmente cito autores con los
cuales me identifico en cuanto a los manuales de funcione y procedimiento.
31
Se disea una propuesta de valor y se inicia con la ejecucin del informe de gestin,
terminado de esta manera y con este proceso el mes de junio, para darle paso a la entrega
del segundo informe preliminar.
En el mes de julio me dispongo a disear el respectivo manual de funciones y
procedimiento para el departamento contable de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S.
tarea que toma aproximadamente las tres primeras semanas del mes de julio, pues es la base
de mi proyecto, por tanto exige abundante atencin y dedicacin.
La conclusin final la elaboro la ltima semana del mes de julio, de igual manera cito las
bibliografas y web grafas consultadas con anterioridad, elaboro los anexos. Con este
proceso doy fin a mi trabajo de grado, para la presentacin final y aprobacin de los
directivos, la respectiva sustentacin y legalizacin de prcticas profesionales, llevndolas a
feliz trmino ante la institucin que contribuyo a mi desarrollo acadmico.
La primera semana de agosto termina mi proceso tanto ante O.T ORAL TEAM S.A.S
como ante la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, con la legalizacin de
mi proceso de prctica empresarial y profesional.
2.5 PROPUESTA DE VALOR.
Se pretende disear un manual de normas y procedimiento enfocado al rea contable de la
empresa O.T. ORAL TEAM S.A.S,
cumplimiento
de forma
empleados, como los deberes para con los clientes. (Ver Anexo A y B).
32
3. CONCLUSIONES.
Generalmente las empresas presentan falencias en el control interno, dejando amplio
margen de error en las actividades que all se realizan, comnmente por falta de
comunicacin, de esta manera se incurre en fallas, pues no se disean e implementan
manuales de funciones y procedimientos especficos para cada labor, que d directrices a
los empleados para realizar una tarea determinada. En O. T. ORAL TEAM S.A.S ocurre
este caso de manera frecuente en el rea contable.
La introduccin de un manual de funciones y procedimientos para el rea contable en la O.
T. ORAL TEAM S.A.S admitir el eficiente cumplimiento de los objetivos pactados, pues
33
4. RECOMENDACIONES.
Implementar
el
uso
adecuado
del
software,
explicando
su
respectiva
34
5. BIBLIOGRAFIA.
(Martin G. lvarez Torres, 1996, p. 23) Manual para Elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Primera Edicin. Mxico. Panorama Editorial S.A.
(Luis Fernando Daz Jimnez, 2005, p. 264) Anlisis y Planeamiento con aplicaciones a la
organizacin poltica, Primera Edicin. San Jos Costa Rica. EUNED.
(Mara Teresa Otero Alvarado, 2011, p 131) Protocolo y Empresas, Primera Edicin.
Barcelona. Editorial UOC.
(Cesar Coll, 1986, p 74) Marc Curricular per a I enseyament obligatori. Barcelona.
(Carles Monereo, 2007, p. 109) Serie Didctica / Diseo y desarrollo curricular. Doceava
Edicin, Mxico, Editorial Grao.
Tercera
35
(Martin G. lvarez Torres, 2006, p. 25) Manual para Elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Dcimo Cuarta Edicin. Mxico. Panorama Editorial S.A.
(Cesar Montalvn Garcs, 1999, p. 25) los recursos humanos para la pequea y mediana
empresa. Primera edicin. Mxico. Universidad iberoamericana.
(Gilberto Gonzlez Snchez, 2004) Comisin estatal de derechos humanos. Nuevo len
Mxico.
Pginas web.
36
6. ANEXOS
ANEXO A.
Manual de Funciones del rea Contable
MANUAL DE FUNCIONES
CARGO
AREA
JEFE INMEDIATO
CONTADOR PUBLICO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
GERENTE PROPIETARIO
PERFIL REQUERIDO
37
EDUCACION
FORMACION
HABILIDADES
Privadas.
Calidad de Trabajo, comunicacin laboral, buenas relaciones
EXPERIENCIA
interpersonales, liderazgo.
Dos Aos de experiencia comprobada en Ips pblica o privada.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES
38
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
222222
MANUAL DE FUNCIONES
CARGO
SECRETARIA - RECEPCIONISTA
AREA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
JEFE INMEDIATO
GERENTE - PROPIETARIO
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION
FORMACION
HABILIDADES
planeacin
organizacin,
Calidad de Trabajo, comunicacin efectiva, tanto oral como
escrita., buenas relaciones interpersonales, liderazgo, tomas
decisiones, creatividad, manejo de
conflictos, sentido de
perteneca.
39
EXPERIENCIA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES
recibidos.
Correspondencia con los bancos.
Recepcionar llamadas.
Programar Citas con especialistas.
Ingresar al Software los datos bsicos de los clientes.
Llamar a los clientes para confirmar los las citas mdicas.
Hacer control de las Historias Clnicas.
Cotizar Procedimientos Odontolgicos en diferentes especialidades.
Mantener en orden y actualizado el archivo de documentos contables (notas,
Recibos de caja, Declaraciones, etc.)
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
40
CARGO
AREA
JEFE INMEDIATO
TESORERA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
GERENTE, CONTADOR.
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION
Profesional
en
las
reas
de
Contadura,
Economa,
ciencias econmicas.
La persona que aspire a desempear el cargo deber ostentar
HABILIDADES
EXPERIENCIA
ELABORADO POR:
conflictos, sentido de
perteneca.
Tres Aos de experiencia en un cargo a fin.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
41
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES
CARGO
AREA
AUXILIAR CONTABLE
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
42
JEFE INMEDIATO
CONTADOR.
PERFIL REQUERIDO
EDUCACION
Profesional
en
las
reas
de
Contadura,
Economa,
ciencias econmicas.
La persona que aspire a desempear el cargo deber ostentar
HABILIDADES
EXPERIENCIA
ELABORADO POR:
conflictos, sentido de
perteneca.
Tres Aos de experiencia en un cargo a fin.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES
43
reas.
Auxiliar en la depuracin de cuentas.
Archivar toda la documentacin que se genere y reciba en el rea.
Auxiliar en la elaboracin del presupuesto anual de egresos.
Llevar el control de auxiliares al da.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
ANEXO B.
Manual De Procedimiento y Flujogramas.
Para Elaboracin De Factura De Compra Y Comprobante De Egreso.
1. Recepcionista.
1.1 Recibe la factura de proveedor para codificacin,
1.2. Firma la autorizacin y recibido de la factura.
1.3. Pasa a Contabilidad.
2. Auxiliar Contable.
2.1. Recibe la Factura autorizada.
44
2.2. Revisa la codificacin y determina las cuentas contables que debern afectarse para la
respectiva captura en el Sistema de Contabilidad.
2.3. Imprime la factura y la valida a fin de detectar errores en contabilizacin.
2.4. Si la Factura contiene errores, regresa al Sistema Contable, corrige en pantalla e
imprime nuevamente.
2.5. Si la Factura es correcta, imprime la Factura, recauda firmas de Elaborado, Revisado y
Autorizado.
LA DOCUMENTACIN ESTA INTEGRADA CORRECTAMENTE Y EN SU
TOTALIDAD
2.6. La factura pasa a Tesorera.
3. Tesorera.
3.1. Una vez contabilizadas y verificadas todas las facturas, procede a realizar el
comprobante de egreso.
3.2 Revisa que la informacin haya sido aplicada correctamente y en su totalidad en el
comprobante.
3.3. Notifica a al proveedor del pago (Lo Cita).
3.4. Paga.
3.5. Entrega a auxiliar contable el comprobante ya firmado.
4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes firmados.
4.2. Archiva el Comprobante.
45
46
47
Manual De Procedimiento.
Elaboracin De Cotizacin, Factura De Venta Y Comprobante De Ingreso.
1. Recepcionista.
1.1 Recibe amablemente al cliente.
1.2. Despus de la valoracin se procede a cotizar el procedimiento.
1.3. El cliente acepta la Cotizacin.
1.4. Se pasa el comprobante de Cotizacin a Auxiliar Contable.
2. Auxiliar Contable.
2.1. Recibe la Cotizacin con los datos personales del Cliente.
2.2. Registra al cliente si es nuevo, si no lo es y ya est registrado en software lo busca.
2.3. Se genera la factura de Venta.
2.4. Si la Factura contiene errores, regresa al Sistema Contable, corrige en pantalla e
imprime nuevamente.
2.5. Si la Factura es correcta, imprime la Factura, recauda firmas de Elaborado, Revisado y
Autorizado.
LA DOCUMENTACIN ESTA INTEGRADA CORRECTAMENTE Y EN SU
TOTALIDAD
2.6. La factura pasa a Tesorera.
3. Tesorera.
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4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes firmados.
4.2. Archiva el Comprobante.
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51
Manual De Procedimiento
Elaboracin De Declaracin De Retencin En La Fuente.
1. Auxiliar Contable.
1.1. Se consulta mensualmente el calendario tributario del ao gravable en curso.
1.2. Una semana antes del vencimiento de la Declaracin de Retencin en la fuente se
genera un Anexo o Auxiliar de la respectiva cuenta.
2.3. Se le hace entrega en medio fsico o electrnico al Contador.
2. Contador Pblico.
2.1. Recibe la Informacin.
2.2. Se encarga de Revisar la Informacin, debe estar aritmticamente correcta y los
conceptos bien aplicados.
2.3. Si no est correcta, regresa a Auxiliar Contable.
2.4. Si esta Correcta se procede a ingresar al Portal Muisca de la Dian.
2.5. Se efecta la declaracin.
2.6. Se firma digitalmente.
2.7. Pasa a Tesorera.
3. Tesorera.
3.1. Recibe declaracin en debida forma, con el recibo de pago generado en el portal con la
fecha de pago.
3.2. Se genera en el software el recibo de pago.
3.3. Se efecta el pago ante la entidad bancaria.
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3.4. Se adjunta el recibo de pago oficial de la Dian con el comprobante de pago emitido por
el software.
4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes.
4.2. Archiva el Comprobante.
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Anexo C.
Registro Fotogrfico del Software.
Panel Principal World Office.
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Factura de Venta.
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Recibo de Caja.
57
Consignacin Bancaria.
Factura de Compra.
Comprobante de Egreso.
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Informes Generales.
59
Informe de Impuestos.
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