CAPITULO III PLAN DE FORMAS CONTABLES

Los formularios estn conformados por toda la documentacin de ndole comercial, e interno y constituyen todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan; estos documentos son utilizados
tambin por entes pblicos; tal es, el caso de FUNDACITE Mrida que de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones emitidas por las diferentes leyes que rigen esta Fundacin le permiten mantener un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en la misma.
Los formularios contables son todas las formas impresas que se elaboran o estn prediseadas con la finalidad de recaudar
informacin en las diferentes operaciones que lleva acabo la Fundacin para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnologa del Estado Mrida.
Constituyndose en un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una
operacin
Su misin es importante, ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende, son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones. De todo lo anteriormente dicho deducimos que su utilidad esta definida; por constituirse en una
constancia de las operaciones realizadas por la Fundacin o la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Cabe destacar que el reglamento N 04 de la LOAFSP en su articulo N 15 Seala la obligacin que tienen los funcionarios responsables
de las unidades administradoras de los rganos de la Repblica y de sus Entes Descentralizados de utilizar los formularios y registros
prescritos en los manuales que forman parte del sistema para la ejecucin y registro contable. El articulo 18 del presente reglamento dice
textualmente as: Las Transacciones de carcter financiero y la de los dems hechos econm icos que afecten o la puedan llegar afectar
el patrimonio publico deben estar suficientemente documentadas.
Los documentos deben contener informacin completa y exacta de tales transacciones de acuerdo como fueron incorporados al sistema y
ser archivados de manera tal que estn disponibles para su examen y permitan el seguimiento de las referidas operaciones. Lo anterior
guarda relacin con el articulo 20 de este mismo Reglamento el cual establece lo siguiente: Cada transaccin ejecutada en la
Administracin Publica estar justificada por comprobantes y documentos los cuales sern identificados mediante un numero de
Expediente con indicacin de los ejecutores responsables y el proceso especifico que le dio origen con el objeto de facilitar el ejercicio del
control y la auditoria.
En la presente gua se puede observar los diferentes formatos los cuales sirven de soporte para la contabilizacin, registro y control de las
transacciones que realiza FUNDACITE Mrida.
NDICE DE FORMATOS USADOS POR LA COORDINACIN DE FINANZAS Y
CONTABILIDAD
Formato Descripcin Pg.
001 Formato para Asiento Contable 70
002 Comprobante de Egreso (Vaucher) 71
003 Comprobante de Egreso 72
004 Recibo de Ingreso 73
005 Nota de Pedido 74
006 Orden de Compra 75
007 Solicitud de Viticos 76
008 Solicitud de Pasajes 77
009 Solicitud de Vacaciones 78
010 Solicitud de Permiso 79
011 Nomina 80
012 Formato para el calculo de los Aportes 81
013 Auxiliar de Caja de Ahorro- CONICIT Deducciones y Aportes 82
014 Auxiliar de Ley de Poltica Habitacional 83
015 Auxiliar de Fondos de Pensiones y Jubilaciones 84
016 Auxiliar de Antigedad 85
017 Comprobante de Retencin del IVA 86
018 ARC Comprobante de Retencin de I.S.L.R 87
019 ARC-V Comprobante de Retencin de I.S.L.R por concepto de sueldos, salarios y dems remuneracin similar a personas Residentes
88
020 Conciliacin Bancaria 89
021 Factura 90
DESCRIPCIN DE LAS FORMAS UTILIZADAS POR LA COORDINACIN DE
FINANZAS Y CONTABLIDAD
001 FORMATO PARA EL ASIENTO CONTABLE
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mrida, para registrar las operaciones y transacciones
efectuadas administrativamente por la Fundacin
002 COMPROBANTE DE EGRESO(VAUCHER)
Formato prediseado el cual sirve como soporte de pago especificando la cuenta, el beneficiario, banco, cheque emitiendo la asignacin
presupuestaria, as como el asiento contable que emite el Programa o software o sistema administrativo que maneja la respectiva
Coordinacin de la Fundacin.
003 COMPROBANTE DE EGRESO
Documento elaborado por FUNDACITE Mrida para las personas naturales que no emiten facturas y sirve de comprobante donde se
especifica que reconocen haber recibido una determinada suma de dinero mediante cheque, por diferentes conceptos tales como:
Viticos, subvenciones, y/o servicios prestados por honorarios profesionales.
004 RECIBO DE INGRESO
Documento elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE

Mrida en el cual se deja constancia, el haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo y/o cheque por la prestacin de un
servicio. Los recibos de Ingreso se extienden por triplicado. El original se le da a la persona que realiza el pago y la copia es para la
contabilidad y la tercera copia es conservada en el talonario respectivo
005 NOTA DE PEDIDO
Documento elaborado por la Unidad de Servicios Generales mediante la cual, formula un pedido de compra de un bien o la prestacin de
un servicio a un organizacin o empresa
Este documento comercial no obliga a realizar la operacin. Debern extenderse cmo mnimo tres copias: uno que queda en poder de la
Unidad o la Coordinacin que solicita el bien o servicio, otra para la Unidad de Servicios Generales y la Original para el proveedor.
006 ORDEN DE COMPRAS
Formulario elaborado por la unidad de Servicios Generales mediante la cual se identifica la mercancas y/o productos que desea comprar
a una determinada empresa u compaa especificando la descripcin del producto, el servicio y las condiciones de pago.
007 SOLICITUD DE VITICOS
Formulario elaborado por la Unidad de Servicios Generales que sirve como soporte para justificar el dinero solicitado por el personal
administrativo de FUNDACITE Mrida para viajes dentro y fuera del pas
008 SOLICITUD DE PASAJES
Formulario elaborado por el pool de secretarias de la Fundacin, para ser enviado a las Agencias de Viajes con la finalidad de solicitar los
pasajes para viajes estrictamente necesarios y de carcter laboral dentro y fuera del pas para el personal de FUNDACITE Mrida.
Establecindose las condiciones de pago y una serie de requerimientos mnimos para su autorizacin.
009 SOLICITUD DE VACACIONES
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MRID A, mediante el cual solicita al jefe el disfrute de este derecho, se
especifican los das correspondientes a disfrutar y los das pendientes por disfrutar.
Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestin
Interna, la Consultora Jurdica, y la Presidencia Respectivamente.
010 SOLICITUD DE PERMISO
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MRIDA, mediante el cual solicita al jefe la autorizacin para ausentarse de la
Fundacin Por motivos justificados durante un tiempo determinado
Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestin
Interna y la Coordinacin respectiva.
011 NOMINA
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE MERIDA, la cual sirve para calcular lo correspondiente
a las remuneraciones del personal que labora dentro de la Fundacin., con sus respectivas deducciones
012 APORTES
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de soporte del calculo y posterior registro contable de las
aportes segn la Ley
013 AUXILIAR DE CAJA DE AHORRO- CONICIT DEDUCCIONES Y
APORTES
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de soporte para el clculo de las deducciones y aportes
por concepto de Caja de Ahorro
014 AUXILIAR DE LEY DE POLTICA HABITACIONAL
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de soporte para el clculo de los aportes y retenciones
por concepto de Ley de Poltica
Habitacional
015 AUXILIAR DE FONDOS DE PENSIONES Y JUBILACIONES
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de soporte para el clculo de las deducciones y aportes
por concepto del Fondo de
Pensiones y Jubilaciones del Personal de FUNDACITE Mrida.
016 AUXILIAR DE ANTIGEDAD
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de soporte para el clculo de lo correspondiente a
prestacin de antigedad del personal de
FUNDACITE Mrida.
017 COMPROBANTE DE RETENCIN DEL IVA.
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad cumpliendo con las disposiciones emitidas por la Ley del Impuesto al
Valor Agregado, en el cual la Fundacin como Agente de Retencin del Impuesto deber emitir este documento al respectivo proveedor
del bien o servicios
018 ARC COMPROBANTE DE RETENCIN DE I.S.L.R POR
CONCEPTO DE SUELDOS, SALARIOS Y DEMS
REMUNERACIONES SIMILARES A PERSONAS RESIDENTES
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mrida, el cual sirve como soporte de las retenciones
en materia de Impuesto sobre la Renta realice la Fundacin por concepto de cantidades pagadas a personas naturales, naturales o
jurdicas objeto de las tarifas establecidas para tal fin por la Ley y sus respectivos reglamentos.
019 ARC V COMPROBANTE DE RETENCIN DE I.S.L.R
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mrida, el cual sirve como soporte de las retenciones
en materia de Impuesto sobre la Renta realice la Fundacin por concepto de gravamen anual o cese de actividades para personas
residentes o perceptoras de sueldos y salarios y dems remuneraciones similares
020 CONCILIACIN BANCARIA
Formato elaborado por la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mrida, mediante la cual se cotejan los registros que
figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliacin consiste en
verificar la igualdad entre los Registros contables y los bancarios, efectuando el cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en
la oposicin de intereses entre la empresa y el banco. La Conciliacin Bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

021 FACTURA
Documento con el que se registra la adquisicin de bienes o la prestacin de servicios ofrecidos por los proveedores. En l se hacen
constar los artculos, productos o servicios en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. Para efectos de la Coordinacin de
Contabilidad y Finanzas el original estar en su poder para realizar el registro contable de la operacin.
Estos documentos son validos mientras se rijan para su elaboracin mediante las Disposiciones relacionadas con la Impresin y Emisin
de Facturas y Otros Documentos segn la resolucin N 320 del 29 de Diciembre de 1999 en la Gaceta Oficial 36.859