Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en

Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

LA ORGANIZACIN. COMO FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN

La Administracin de Empresas es una disciplina que estudia la forma en que las empresas u
organizaciones obtienen y utilizan los recursos que tienen a disposicin para el logro de determinados
fines y objetivos.
Desde finales del siglo XIX se estableci la definicin de administracin en trminos de cuatro funciones
bsicas que realizan los directivos con independencia de su posicin en las organizaciones: planificacin,
organizacin, direccin y control.
El presente trabajo sobre la organizacin como funcin en el proceso administrativo.
Palabra Clave: Administracin. Organizacin
DESARROLLO:
Fundamentacin terica.
La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister (subordinacin u
obediencia) y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un
servicio a otro. Sin embargo, en la actualidad, la palabra administracin tiene un significado distinto y
mucho ms complejo porque incluye (dependiendo de la definicin ) trminos como proceso,
recursos, logros de objetivos, eficiencia, eficacia, entre otros, que han cambiado radicalmente su
significado original. Adems entender este trmino se ha vuelto dificultoso por las diversas definiciones
existentes hoy en da, las cuales varan segn la escuela administrativa y el autor.
La administracin no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los
mbitos geogrficos y por su carcter universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el
mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.
No seria suficiente con decir que sin una buena administracin ninguna organizacin tendra xito; por lo
cual mencionamos algunos hechos para mencionar su importancia:
No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor
ubicacin, si todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las
actividades, o sea, que la administracin es importante para alcanzar objetivos de la organizacin, tanto
en las pequeas como en las grandes empresas.
Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede elevar la productividad y los
niveles de vida en los pases en vas de desarrollo.
La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo,
materiales, dinero y relaciones humanas.
Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad.

Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en
Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

Tambin suele definirse como la disciplina que estudia a la Organizacin, y la manera como se gestionan
los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
La Administracin de Empresas consiste en el proceso de dirigir y conducir toda o parte de una
organizacin, a travs del aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros, fsicos, etctera),
destinados al logro de una serie de objetivos.
Para administrar se debe contar con algunos elementos bsicos que determinan poder emprender el
camino movilizador hacia la eficiencia y la eficacia, esto es:
Primero: Se debe poseer una determinada autoridad que nos permita mandar, no slo tomar la decisin,
sino tambin instrumentar su cumplimiento y ejercer el control. Hay que delegar autoridad a los jefes en
todos los niveles, con la finalidad de lograr esa mezcla oportuna entre centralizacin y delegacin. Lo
mejor es que todos en la organizacin compartan responsabilidades.
Segundo: Se debe contar con los recursos necesarios que nos permitan encauzar los esfuerzos hacia la
meta trazada. Buenas intenciones, excelentes ideas, pero sin recursos materiales y financieros, ms el
personal capaz, no se pueden llevar a la prctica los propsitos de la organizacin. Lo ms fcil es
criticar, lo difcil es tener la responsabilidad y lograr mejor decisin con los recursos disponibles.
Tercero: Es imprescindible dominar la misin de la Organizacin y las polticas que enmarcan su
actuacin. Si desconocemos adonde se quiere llegar de nada vale tener autoridad y recursos, pues
sern mal empleados y no se lograr la eficiencia.
Cuarto: Debemos contar con una estrategia que nos ayude a desandar el camino que enlaza la situacin
actual y el futuro al que se quiere llegar.
ORGANIZACIN
La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de una estructura
intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. La estructura es
intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los
cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para
realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la
finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia, considerando como sus elementos
esenciales:
1.- Meta o finalidad
2.- Programa o mtodo para alcanzar las metas
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social)

Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en
Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

5.- Administradores (lideres)

Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen
para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de la
organizacin asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.
Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cuales tareas y quien ser
responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la confusin e
incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayora de los directivos el trmino organizacin implica una estructura intencional formalizada
de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles organizacionales y, en
segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que desempeen deben estar diseados
intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y que stas se acoplen de
modo que las personas puedan trabajar de forma interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De
manera general, el propsito de organizar es hacer efectiva la cooperacin humana.
Caractersticas a tener en cuenta al estructurar la organizacin
1. Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la organizacin de que se trate, en
funcin de sus caractersticas especificas.
2. Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla permanentemente cambia. Por eso la
estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirn en el futuro.
3. Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se debe tener en cuenta las aptitudes
de las personas que la integran o que la integrarn en el futuro. No es bueno esquematizar primero el
organigrama y recin despus fijarse quien ocupara cada posicin del mismo. De obrar as, se estara
cayendo en organizaciones formales y rgidas, constituidas por seres rectangulares.
4. El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano, llevan a un tpico problema
organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerrquico a otro. Un hombre puede estar
preparado para desempear su cargo actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si un excelente
mdico clnico asciende a director del hospital, es altamente probable que sea un mal administrador
(cambiarn significativamente los requerimientos que se harn en l). El hombre siempre busca
ascender, sin advertir que as llegara a un terreno que no domina. All fracasar, y en lo sucesivo, no
ascender ms.
5. Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organizacin sea efectivo,
los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
6. Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente
autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.
7. Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en consecuencia recibir
todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en
Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

Muchos autores utilizan los trminos: Organizacin formal que atribuyen a la estructura intencional de
roles y organizacin informal cuando se refiere a la red de relaciones personales y sociales que ni estn
establecidas ni son requeridas por la autoridad formal, sino que se producen en forma espontnea.
Existe una lgica fundamental en la organizacin, de manera que:
1. Establecer los objetivos de la Organizacin
2. Formular objetivos, polticas y planes de respaldo
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para cumplirlos
4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y la mejor
forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de
informacin.
Uno de los aspectos bsicos en la organizacin, estn dados por la delegacin de autoridad.
Se ha comprobado que constituye uno de los sntomas ms graves de una organizacin deficiente y que
afecta la amplitud de la direccin, una delegacin de autoridad inadecuada o poco clara; cuando un
directivo delega con toda claridad la autoridad para llevar a cabo una tarea bien definida, el subordinado
podr realizarla con efectividad y el directivo evitar dedicarse de forma desproporcionada a supervisar y
guiar los esfuerzos del subordinado.
Es importante conceptualizar la autoridad en la organizacin, como el derecho en un puesto (y a travs
de ella el derecho de la persona que ocupa el puesto) para ejercer discrecin al tomar decisiones que
afectan a otros. Por supuesto, es un tipo de poder, pero un poder dentro del ambiente de la organizacin;
ya que el poder es un concepto mucho ms amplio que autoridad, entendindose como la capacidad de
las personas o grupos para inducir o influir en las creencias o las acciones de otras personas o grupos.
El proceso de delegacin implica:
1) La determinacin de los resultados esperados de un puesto
2) La asignacin de tareas a un puesto
3) La delegacin de autoridad para cumplir con estas tareas
4) Responsabilizar a la persona en ese puesto del cumplimiento de las tareas.
Por lo general, en la prctica, resulta imposible dividir este proceso pues es injusto esperar que una
persona cumpla metas sin darle la autoridad para lograrlo, al igual que delegar autoridad sin conocer los
resultados finales para los que se usar. Ms an, puesto que no se puede delegar la responsabilidad de

Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en
Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

los superiores, un jefe no tiene otra alternativa prctica ms que responsabilizar a los subordinados por
la terminacin de sus deberes.
Delegar, en definitiva, es un arte y los fracasos en una delegacin efectiva ocurren no porque los
directivos no comprendan la naturaleza y los principios de la delegacin, sino porque no estn en
posibilidad, o no desean aplicarlos y gran parte de la razn esta dada en las actitudes personales hacia
la delegacin, tanto en la receptividad para dar oportunidad a las ideas de otros y disposicin para
delegar, en el sentido de ceder a los subordinados el derecho de tomar decisiones y, adems, porque
puede ser permisible que otros cometan errores, siempre que no arriesguen o pongan en peligro a la
Organizacin y cuando el error pueda asumirse como una inversin en el desarrollo personal. Lo ms
importante es que no habr otra alternativa en el directivo que confiar en sus subordinados, puesto que
la delegacin implica una actitud de confianza entre ellos.
Como los superiores no pueden delegar responsabilidad por el desempeo, no deben delegar autoridad
a menos que estn dispuestos a encontrar medios de obtener retroalimentacin de asegurarse de que la
autoridad est siendo usada para respaldar las metas y planes.
Una descentralizacin organizacional apropiada favorece en buena medida a dispersar la autoridad de
toma de decisiones; la direccin participativa puede propiciar en buena medida la confianza entre jefes y
subordinados y ser un elemento que posibilite hacer de la delegacin de autoridad una va eficiente en la
estructura organizacional.
Los principios de organizacin ms esenciales son:
Segn el propsito de la organizacin, o sea, ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuir a
la eficiencia organizacional:
Principio de unidad de objetivos: La estructura de una organizacin es efectiva si permite a las personas
contribuir a los objetivos de la empresa.
Principio de eficiencia organizacional: Una organizacin es eficiente si est estructurada para ayudar al
logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.
De acuerdo a la causa de la organizacin, esto es, teniendo en cuenta que la causa bsica de la
estructura organizacional es la limitacin de la amplitud de la gerencia:
Principio de la amplitud de la gerencia: En cada puesto gerencial existe un lmite al nmero de personas
que puede manejar con efectividad una persona, pero el nmero exacto depender de la repercusin de
las variables fundamentales.
Segn la estructura organizacional considerando a la autoridad como el cemento de esa estructura, lo
que hace posible los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo un
gerente y se puede fomentar la coordinacin de las unidades organizacionales, de manera que el
gerente est en posibilidad de ejercer a discrecin y crear un ambiente para el desempeo individual, se
tiene que:
Principio escalar: Mientras ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto gerencial mximo en una
empresa hasta cada puesto subordinado, ser ms clara la responsabilidad por la toma de decisiones y
ms efectiva la comunicacin en la organizacin.

Romn Prez y Pablos Sols: "La Organizacin.

Como funcin de la administracin" en
Contribuciones a la Economa,
Junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

3 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

Principio de delegacin por los resultados esperados: La autoridad delegada a todos los gerentes
individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Principio de carcter absoluto de la responsabilidad: La responsabilidad de los subordinados ante sus
superiores por el desempeo es absoluta y los superiores no pueden evadir la responsabilidad por las
actividades de organizacin de sus superiores.
Principio de paridad de la autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de las acciones no puede ser
mayor de la que est implicada por la autoridad delegada, ni debe ser menor.
Principio de unidad de mando: Mientras ms completas sean las relaciones de dependencia de una
persona con un solo superior, ser menor el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin
de responsabilidad personal por los resultados.
Principio del nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegacin deseada exige que las decisiones que
se encuentran dentro de la autoridad de los gerentes individuales deban ser tomadas por ellos y no
hacerlas ascender por la estructura organizacional.
Segn la estructura organizacional considerando el diseo de sta segn las funciones:
Principio de la definicin funcional: Mientras ms claramente estn definidos los puestos de trabajo o las
actividades a llevar a cabo, de la autoridad de la organizacin delegada y la comprensin de las
relaciones de autoridad e informacin con otros puestos, la persona responsable podr contribuir en
forma ms adecuada al logro de los objetivos de la empresa.
Segn las caractersticas propias del proceso de organizacin, teniendo en cuenta el sentido de
proporcin o la medida del proceso total de organizacin, se consideran:
Principio de equilibrio: En cada estructura existe la necesidad de equilibrio para asegurar la efectividad
global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa, considerando la necesaria uniformidad
funcional, la especializacin, los intereses econmicos, las lneas de comunicacin y otros.
Principio de flexibilidad: Para que en cada estructura se incorporen dispositivos y tcnicas para anticipar
y reaccionar al cambio, tanto desde lo interno como desde lo externo, que haga frente a los retos de los
cambios polticos, sociales, econmicos, tecnolgicos y culturales.
Principio de facilitacin del liderazgo: Mientras ms permitan a los gerentes una estructura
organizacional, sus delegaciones de autoridad, disear y mantener un ambiente para el desempeo, ms
ayudarn a las habilidades de liderazgo de esos gerentes.