LA NECESIDAD DE COMPRAR Toda actividad empresarial exige materiales suministros para su funcionamiento Para mantener una posicin vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio ms bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtencin de estos materiales y el de almacenamiento debern mantenerse tambin a un nivel econmico Estas funciones contribuyen la necesidad de comprar. PLANEACIN Y PRONSTICO DE COMPRAS La planeacin comprende los pronsticos, objetivos, polticas, programas, procedimientos y presupuesto, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier rea de la misma LOS PRONSTICOS La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia futuro en forma sistemtica y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros. Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirn en el futuro, es decir, el gerente de compras deber pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las de ms etapas de adquisicin de materiales.1 2.1.1. ANLISIS DE LAS NECESIDADES POR REA DE LA EMPRESA Recibe de los distintos usuarios internos (fabricacin, almacn, ventas, etc.) los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento, para mantener una posicin favorable para poder enfrentar su competencia y
1 (compras principios y aplicaciones, 2003)
rendir beneficios satisfactorios, considerando el material de calidad y servicio con
el precio ms bajo. 2 2.1.2. OBJETIVOS Obtener las partes necesarias para la integracin de la produccin al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Mejor precio Este elemento requiere de una atencin principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricacin aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integracin del precio de compra podemos citar los siguientes factores: o Costo de materiales, o Costo de mano de obra, o Costo de indirectos, o Costo de operacin, o Volumen de compra, o Facilidades de produccin, o Condiciones del mercado, o Situacin geogrfica, o Transportacin, o Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.). Es necesario llevar un control de los factores mencionados debido a que en esta poca inflacionaria son elementos variables en la estructuracin de un precio de venta o de compra. Es necesario mantener en estudio constante los probables cambios que puedan afectar dichos precios y limitar o reducir a un mnimo los riesgos que puedan originar un incremento en el precio. Mejor calidad La obtencin de la mejor calidad es una de las metas bsicas de Compras. Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el ms bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepcin del material debe ser atendida tambin en cuanto a tipo de empaque y envase que salvaguarden la calidad e integridad de la mercanca. Mejores condiciones de pago y entrega La negociacin de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las polticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador. Se justifica la atencin en este punto si consideramos que la empresa est obligada a lograr las condiciones de pago que favorezcan sus planes de financiamiento. VOLUMEN DE COMPRAS 2 https://books.google.com.mx/books? id=EW_gBAAAQBAJ&pg=PA148&dq=determinacion+del+presupuesto+restricci ones+y+limitaciones+compras&hl=es419&sa=X&ved=0CBoQ6AEwAGoVChMIz6y2pvuEyAIVlhKSCh2KLAF5#v=onepa ge&q=determinacion%20del%20presupuesto%20restricciones%20y %20limitaciones%20compras&f=false consulta 19/09/2015
Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas
previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la produccin con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de produccin, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversin ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc. CONTROL DE INVENTARIOS El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias fsicas de materiales en los almacenes, y de stos en curso de fabricacin. Es necesario para saber cundo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la produccin y para facilitar la valuacin pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas. Sistema de control de inventarios Existen tres mtodos de control de inventarios. El primero es aqul en que se usa alguna forma de mximos y mnimos. El segundo, es en el que se aplican controles a mercancas y equipo que se produce por rdenes especiales ms que para stock. Una tercera y distinta situacin ocurre en el caso de materias primas cuyos precios varan ampliamente, y que por ello se consideran de carcter especulativo. El mtodo de mximos y mnimos se adapta sobre todo a aquellos materiales de carcter comparativamente estndar cuyos precios no varan mucho y que se usan en cantidades sustanciales. El establecimiento de mximos y mnimos, as como de puntos de reordena, comprende varias consideraciones. Primero, el mnimo prctico difiere del terico, ya que tericamente el stock antiguo debera estar agotado en el momento que el nuevo embarque llegue, por lo tanto el mnimo terico ser cero. Sin embargo, en la prctica no es aconsejable planear en forma tan ajustada, sino que es necesario establecer un mnimo prctico en el punto que nos permita contar con un stock de reserva, del que puedan efectuarse retiros como en el caso de demoras en los nuevos embarques. Esto depender del consumo, de la importancia del material en produccin, de la disponibilidad de sustitutos y del tiempo requerido para ordenar y recibir la mercanca. Este mnimo debe ser conservado tan bajo como sea posible pero en forma que nos ofrezca seguridad. Una segunda consideracin es que el sistema de mximos y mnimos presume que cada orden de compra representar la cantidad ms econmica. Una vez que la cantidad que ha sido fijada se usa en forma ms o menos automtica para colocar la orden estndar, se realiza un balance del tiempo necesario para recibir la mercanca, el costo de ordenar, los gastos de transportacin, la posible obsolescencia en contra de las concesiones de precio obtenidas por compras en grandes cantidades. En tercer lugar, la orden ser colocada en el momento en que el stock sea aun suficientemente elevado sobre la cantidad mnima para permitir el probable consumo del material en el perodo
entre la colocacin de la orden y la entrega del material. Este punto se conoce
como el "punto de reorden". En otras palabras, para que la fecha en que la orden colocada se reciba del proveedor, la cantidad en existencia presumiblemente se habr reducido al mnimo. En cuarto lugar, el punto mximo de inventario se obtiene sumando al mnimo el monto de la orden estndar. Entregas oportunas en tiempo y lugar Estos factores, como los anteriores, revisten gran importancia para la empresa, ya que es imprescindible que todos los materiales se compren con la anticipacin establecida de acuerdo al programa y sean entregados en el lugar requerido por la produccin 2.1.3. POLTICAS Las polticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de la accin administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de polticas como medios de soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y emisin de las polticas no debe ser esttica, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes, lo que provoca continuos ajustes o acoplamientos. Esto no significa que las polticas deban cambiar ininterrumpidamente pues esto originara consecuencias catastrficas. Como guas del pensamiento en la toma de decisiones, las polticas deben dejar margen para juzgar flexiblemente, de lo contrario seran reglas que no permitiran desviaciones. El gerente de Compras como responsable de la direccin de su rea, es el encargado de emitir las polticas de compras que deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: Deben estar claramente expuestas. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica. Indicar los factores limitativos y determinantes. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. Niveles que deben abarcar. El principal objetivo de Compras ser el del abastecimiento de materiales que satisfagan las necesidades de produccin. Para lograrlo, es necesario contar con
las siguientes polticas: Fuentes de abastecimiento Para el desarrollo de polticas
a este respecto es necesario atender los siguientes pasos: Tipo de materiales que requiere la integracin de los insumos y disponibilidad de los mismos en el mercado. Competencia existente. Deber desarrollarse dentro de las fuentes de abastecimiento existentes o el fomento de nuevas. Condiciones prevalecientes entre los diferentes proveedores. Ubicacin de las fuentes que permita tener disponibilidad de material en el momento y lugar oportunos. Solidez y solvencia financiera de los proveedores potenciales de acuerdo al anlisis financiero. Aseguramiento de corriente ininterrumpida de materiales requeridos. Situacin, prestigio y honradez del proveedor. Investigacin de la actuacin tenida con los proveedores de acuerdo a los antecedentes histricos y actuales. Especificaciones Sealan las caractersticas y tolerancias establecidas y aceptadas para las mercancas. Estas polticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de Produccin, por lo que el gerente de Compras deber hacerlo del conocimiento de su personal. Precio y calidad Establecen lineamientos que equilibren la obtencin del precio y calidad deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando en cuenta los diferentes factores que integran el costo. Investigacin y desarrollo Tienden a orientar la bsqueda de nuevos artculos o mejoras a los existentes, a ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer clculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre proveedores, etc. Compras recprocas Establecen los lineamientos que deben regir las transacciones para la compra de partes o materiales a cambio de los productos que fabrica la empresa. tica Se define como los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operar los compradores en sus relaciones comerciales. Compras anticipadas Previenen la incertidumbre en la obtencin de volmenes que hagan peligrar la produccin en el futuro. Venta de material excedente y desperdicio Material excedente. Son aquellas partidas de materiales y herramientas especiales que han sobrado y que carecen de aplicacin econmica inmediata a las operaciones normales de la compaa. Desperdicios. Son los materiales residuales que no pueden ser aprovechados nuevamente por el proceso que los origin. Venta a compradores externos. 2.1.4. ESTRATEGIA DE COMPRAS Una estrategia de compras es un conjunto de directrices y protocolos que utiliza una empresa para establecer las relaciones con sus proveedores. El desarrollo de la misma involucra la toma de decisiones financieras evaluando los precios, las condiciones de pago y los mnimos montos por orden. Tambin implica calcular los
beneficios intangibles al trabajar con proveedores determinados, como elegir a
aquellos proveedores cuya meta es consistente con la tuya. Proponer una estrategia para las compras de una empresa involucra a los propietarios convencindolos de que se debe mantener un enfoque especial para las compras que sea la mejor manera disponible para implementar una medida prctica para la empresa y que tambin aborde una perspectiva de polticas ms amplias. El proceso de compras involucra la adquisicin de materias primas, suministros y componentes para la organizacin. Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente: Seleccionar y clasificar proveedores Evaluar el desempeo del proveedor Negociar contratos Comparar precio, calidad y servicio Contratar bienes y servicios Programar compras Establecer las condiciones de venta Evaluar el valor recibido Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad del control del control de la calidad Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de la demanda Especificar la forma en la que se recibirn los bienes. El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de suministros fsico, aunque no todas las actividades de adquisicin son de inters directo del responsable de la logstica. Las decisiones relacionadas con la seleccin de los puntos de envi del proveedor, la determinacin de las cantidades de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la seleccin de la forma, y los mtodos de transportacin del producto son algunas de las decisiones importantes que afectan los costos de logstica. El proceso de compras ocupa una posicin importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeas obtenidas en la adquisicin de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras reas de costos-ventas de la organizacin. Esto se conoce como: Principio de apalancamiento.