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MEMORANDO DE PLANEAMIENTO DEL GOBIERNO REGIONAL DE LAMBAYEQUE

Entidad: Gobierno Regional Lambayeque

Fecha: 25/05/2015

Gobernador: Humberto Acua Peralta

Fecha: 25/05/2015

Preparado por: Wilhelm Bustamante Coronel


Supervisor: Sal Hernndez

Iniciales: WBC
Fecha:

El presente examen a ejecutar es del tipo especial segn requerimiento de la Contralora General
de la Republica mediante Oficio N 0145 del 11 de mayo de 2015 por existir denuncias
efectuadas al Gobierno Regional de Lambayeque.
I-

OBJETIVO GENERAL
Determinar el cumplimiento de la normatividad vigente de manera eficaz y eficiente en el rea
de abastecimiento.
OBJETIVO ESPECIFICO
Comprobar si los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes y servicios, custodia y
distribucin de los bienes del Gobierno Regional Lambayeque son manejados adecuadamente
y en cumplimiento con las normatividad vigente.
Verificar si en el rea de abastecimiento cumple con los procesos de previsin, compra,
almacenamiento y distribucin de bienes de manera correcta de acuerdo a las normas
vigentes.

II-

ALCANCE
El presente examen especial de auditoria realizado al Gobierno Regional Lambayeque para el
ejercicio econmico enero diciembre 2012 se realiz en concordancia con las Normas
Internacionales de la Auditoria (NIAS) Normas De Auditoria Generalmente Aceptados
(NAGAS) Y Normas De Auditoria Gubernamentales (NAGU), Normas de Contabilidad,
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

III-

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD


El Gobierno Regional de Lambayeque es un organismo Pblico creado por la ley N 27867 Ley
orgnica de los gobiernos regionales cuyo objetivo es promover el desarrollo social de las
ciudades en
forma descentralizada.

IV-

NORMATIVIDAD VIGENTE
Las normas legales aplicables son las siguientes:
1. Ley N27867, Orgnica de los gobiernos regionales, publicada el 18 noviembre del 2002.
2. Ley Marco de Administracin Financiera del Sector Pblico y modificaciones Ley 28112,
publicada el 18 de noviembre del 2003.
3. Ley del Presupuesto del Sector pblico para el Periodo 2012. Ley 29812 de 09 de
diciembre del 2011.
4. Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica y
sus modificaciones, Ley N 27785 publicada el 13 de julio del 2002.
5. Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica Ley N 27815 del 13 de agosto del 2002.
6. Ley N 22056, Ley General del Sistema de Abastecimiento.
7. Texto nico ordenado de la Ley N 28267 de Contrataciones y Adquisiciones del ESTADO
Decreto Supremo N 083 2004 PCM vigente a partir del 19 de diciembre del 2004.
8. Reglamento de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias, D.S
N 084-2004-PCM del 29 diciembre del 2004.
9. Ley de Bases de la Carrera Administrativas y Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto
Legislativo N 276, del 24 maro de 1984.
10. Ley N 28112 Ley Marco de Administracin Financiera del Sector Pblico.
11. Normas de Control Interno.
12. Manual de Organizacin y funciones (MOF)
13. Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF).

V-

INFORME A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA


El periodo de nuestro examen corresponde de enero a diciembre 2012 tendr una duracin de
45 das hbiles se emitir los siguientes informes.
N das

Fecha de entrega

Memorando de control Interno

12

20/05/15

Borrado del Informe Final

30

05/06/15

Informe Final

03

10/07/15

45

VI-

IDENTIFICACIN DE LAS REAS CRTICAS

reas Crticas

Riesgo

Abastecimiento

alto

reas Significativas
Contabilidad
Administracin
Recursos Humanos
Tesorera

VII-

PUNTOS DE ATENCIN

Proceso de Adquisicin y Licitacin de Bienes y Servicios (A)

VIII- FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXAMINAR


N

APELLIDO Y NOMBRE

CARGO

DOCUMENTACION
ASIGNACIN

VIGENCIA

HUMBERTO ACUA
PERALTA
FRANCISCO CARDOSO
ROMERO

Presidente

Resolucin Jurado
Nac. Elec.
RER N 085

A partir - 01.01.2011CONTINUA
A partir 01.01.2011CONTINUA

VICTOR
MIRANDA
MONTEZA
WALTHER
COELLO
INOPE
NORA ROJAS BONILLA

Administrador

RER N 079

Abastecimient
o
Jefe de
Contabilidad

RER N 097

A partir 01.01.2011CONTINUA
A partir 01.01.2011CONTINUA
A partir 01.01.2011CONTINUA

2
3
4
5

Gerente
General

RER N 107

OBSERVACIONES

IX-

CRONOGRAMA DE ACTVIDADES

DETALLA
ACTIVIDADES

MAYO

DE
1
semana

2
semana

3
semana

Entrevista general
X
Aplicacin
del
cuestionario de control
interno
Presentacin
del
X
memorndum de control
interno
Revisin y verificacin de
la
documentacin
sustentatoria del rea
Cruce de informacin
registrado
con
documentacin
sustentatoria
Formulacin de hallazgos
Comunicacin
de
hallazgos
Evaluacin
de
los
descargos recibidos
Formulacin
de
observaciones
Formulacin del informe
final (borrador)
Presentacin
y
sustentacin del informa
final

X-

JUNIO
4
semana

1
semana

2
semana

JULIO

3
semana

4
semana

OBSER
NE

1
semana

2
semana

X
X
X

X
X

PRESUPUESTO

Se utilizara un total de 630 horas con un costo de S/11,550 tal como se detalla a continuacin
APELLIDOS Y NOMBRES
Oscar Zea Santa Mara
Guerrero Oliva Oscar
Falla Daz Cesar
TOTAL

CARGO

C/H

HORAS

COSTO
TOTAL

Jefe de
Comisin
Auditor
Seior
Auditor
Seior

30

210

6,300

15

210

3,150

10

210

2,100

630

11,550

PROGRAMA DE AUDITORA
CLIENTE: GOBIERNO REGIONAL LAMBAYEQUE
PERODO: 2015
REA: DE ABASTECIMIENTO
OBJETIVO
Verificar si el rea de abastecimiento cumple con los procesos de previsin, compra,
almacenamiento y distribucin de bienes de manera correcta de acuerdo a las normas vigentes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

1 Verificar si se coordina y se realiza de acuerdo con


las normas del Reglamento de Adquisiciones, las
compras materiales, insumos, equipos y suministros
diversos, verificando su provisin en la cantidad y
calidad necesaria y oportuna.
2 Verificar si se realizan el informe la orden de compra
de cada rea indicando la cantidad de producto
entregado.
3 verificar en qu condiciones se entrega el producto,
la forma de presentacin y la calidad.
4 Revisar la documentacin sustentatoria en cuanto a
la aprobacin debida por el funcionario competente,
precios unitarios
y costo total, condiciones de
compra, cumplimiento de disposiciones legales
pertinentes, evidencia de haber recibido el bien,
codificacin y contabilizacin, en que se hayan
recibido correctamente de acuerdo al periodo y orden
de compra respetiva.
5 verificar si se controla de forma oportuna la
distribucin y adecuadamente el almacenamiento de
existencias en los distintos almacenes contando con
los documentos fsicos y tcnicos apropiados.
6 Verificar si se formulan
presupuesto anual del rea.

oportunamente el

7 Evaluar las licitaciones, concurso de precios por


compras y verificar si cuentan con la programacin de
compras.

HECHO
POR
FECHA

REF.
P/T

OBSERVACIONES

8 Verificar si las compras se realizan de acuerdo a


normas legales y montos establecidos.
9 Verificar si los activos fijos se encuentran
debidamente controlados y si existe fsicamente al
final de cada periodo.
10 Verificar si el rea cuenta con Manual de
organizaciones
y funciones, manual especfico
organigrama estructural.
11 Determinar si se Elaboran y mantienen actualizado
el inventario de los bienes y equipos asignados a la
ODEI.
12 Verificar si se supervisa y controla la previsin de
bienes y servicios para el Gobierno Regional.
13 Determinar si se califica las solicitudes y cuadros
comparativos de cotizaciones, con sujecin a La Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
Reglamento.
14 Verificar si se Coordinar con Asesora Jurdica en la
formulacin de contratos para la adquisicin de
bienes y servicios.
15 Proyectar y proponer normas y directivas internas,
que cautelen los procesos tcnicos de abastecimiento;

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO


CLIENTE: GOBIERNO REGIONAL LAMBAYEQUE
PERODO: 2015
REA: DE ABASTECIMIENTO
OBJETIVO
Evaluar el grado de solidez en el control y eficiencia administrativa en el rea de abastecimiento si
cumple con los procesos respectivos.
PREGUNTAS
SI
1 Elaboran la orden de compra, se le remite al proveedor
indicando la cantidad de producto a entregar, monto y fecha de
la transparencia, segn contrato firmado.
2 Tiene la persona a cargo del almacn conocimientos
experiencia sobre el proceso de almacenamiento.

y/o

3 Son selladas las facturas y documentacin comprobatoria, al


comprobarse el pago de forma tal que eviten la posibilidad de
una segundad orden de compra?
4 Est prohibido al almacenero atender pedidos verbales con su
cargo ya sea para su uso personal cuando realicen las
operaciones?
5 Existe comit de compras de adquisiciones sujetas a
Licitaciones Pblicas y concurso de precios?
6 Son controladas las existencias mediante inventarios fsicos,
por lo menos una vez al ao las existencias del almacn?
7 con frecuencia se efectan inventarios fsicos generales de los
bienes en uso semestral o anual?
8 Existe un control de los bienes entregados al personal de uso,
con encargo a devolucin?
9 Se mantiene actualizada el registro de proveedores y precios
en relacin con compras frecuentes?

RESPUESTA
NO
N/A

REF.
P.T.

10 Cuenta el rea de abastecimiento con:


a) Organigrama funcional
b) Manual de Organizaciones y Funciones
c) Plan Operativo
11 Existe un adecuado control para las existencias devueltas?
12 existe el adecuado servicio de mantenimiento y reparacin
que se brinde a las unidades vehiculares y maquinaria pesada del
Gobierno Regional?
13 Revisar y aprobar las rdenes de compra, guas de
internamiento, ordenes de servicio y pedido de comprobantes de
salida (pecosa)?
14 Seleccionan las adquisiciones ms representativas y revisar
las actas de compras observando que estn debidamente
aprobadas y firmadas?
15 Llevan un control al detalle del consumo de combustible por
parte de las diferentes unidades mviles del Gobierno Regional
Lambayeque?

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