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Estos elementos son funcionales y a travs de los cuales se pueden alcanzar los
objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos,
Control,
Retroalimentacin.
1. Insumos:
Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Informacin.
En el marco de la teora de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la
unidad de procesamiento.
Recursos Humanos: Constituyen un insumo bsico de un sistema de informacin,
porque permite adecuar el diseo de un sistema de informacin a las necesidades o
carencias de informacin que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecucin el sistema diseado, adems de permitir un seguimiento de la implantacin
del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Adems permite realizar los
ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
Recursos Materiales: Estn representados por bienes de carcter material, a travs
de los cuales se disea y pone en prctica el sistema. Esto se refiere a la instalacin,
los equipos y el local.
Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los dems
elementos para poder disear, hacer la implantacin del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
Informacin: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elaboracin puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que an no estn elaborados y ah se
transforman en materia prima. Con esta informacin previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basndose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La informacin
como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas,
producidas, o tambin informes sobre las actividades cumplidas (Boletn estadstico o
Balance anual). Los canales y portadores de informacin, son los que ponen en
comunicacin a las distintas unidades administrativas y all es donde se manifiestan
los distintos niveles y relaciones jerrquicas dentro de la empresa. Los portadores de
esa comunicacin son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes,
balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener
el
producto esperado. La estructura administrativa est formada por las unidades
primarias
(Oficinas) en segundo nivel estaran las unidades de administracin intermedias y luego
las
unidades jerrquicas.
Estas unidades en los distintos niveles tienen asignadas funciones especficas, y para
poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recoleccin de datos, la clasificacin, anlisis,
sistematizacin y elaboracin y distribucin de la informacin. Teniendo siempre
presente los
requerimientos o necesidades de la institucin. Es decir, esta unidad en el nivel
primario
procesa datos, luego se elabora una informacin primaria con los datos
obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estara la informacin consolidada que se llega a partir de
informaciones
parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la informacin como
cronolgica.
rea 8 Unidad III Archivo.
Funciones:
Guardar los documentos que deban archivarse por nmero y por ao.
Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisin superior.
Dar vista autorizada de documentos archivados.
Desglosar previa autorizacin los documentos agregados a expedientes ya archivados.
Mantener los archivos actualizados y ordenados.
Efectuar depuraciones peridicas de acuerdo a los criterios impartidos.
Unidad I (Sistema computarizado).
Recepcin y orientacin.
Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega cartula y hoja de
tramitacin en forma unificada.
Clasificacin y trmite.
Es igual al sistema manual. (rea 2). Esta unidad tiene tres reas menos con respecto a
la manual.
rea 3. Registro y reguladora de trmite.
Pasa a ser el rea principal porque aqu se pasa toda la informacin necesaria para
formar una base de datos. Es un rea clave y centralizadora de toda la tarea de la
unidad.
Funciones:
Ingresar al computador los datos de cada documento (Ao, unidad ejecutora, o cdigo
de identificacin del organismo si no pertenece a la administracin pblica).
Tipo de documento.
Nmero de expediente.
Anexos, fecha.
Organismo o usuario solicitante.
Asunto.
Indicacin de la unidad hacia dnde va a ser remitido.
Imprimir la cartula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
Imprimir la relacin de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos
Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relacin de los asuntos
remitidos de la seccin.
Informar sobre la ubicacin del documento.
rea IV. Unidad 2.
Distribucin.
dem sistema manual.
rea V. Unidad 3.
Archivo.
dem sistema manual.
El sistema computarizado implica la impresin de cartulas, relacin de expedientes
remitidos en forma interna, relacin de asuntos entrados, movimiento de los
expedientes y
dar informacin a los usuarios y a la propia organizacin.
En la hoja de tramitacin se indica la secuencia de las unidades administrativas que
participan en la substanciacin del documento permitiendo remitir el mismo de una
unidad a
otra sin pasar por la Unidad de Administracin Documental.
Las unidades administrativas van enviando la relacin de expedientes remitidos a la
U.A.D.
Esta es la forma de comunicacin que permite actualizar el destino del documento en la
base de datos y es en esta instancia que acta como reguladora de trmite.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Comprende la concepcin, gestacin, el nacimiento, la vida, la destruccin o la
transferencia a un archivo para su conservacin permanente. Cul es el objetivo? Dar
el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso
que van a requerir de l.
Tres fases:
Pre - Archivstica.
Administra.
Histrica.
Fase Pre - Archivstica
Se llama as porque el documento est dentro de las oficinas y es donde los papeles se
van acumulando para formar una pieza documental.
- Gestacin: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier
documento deber pasar por un momento en que es planificado en su diagramacin
para su utilizacin en el proceso del trmite. Se debe sealar que es donde se hace
imprescindible la normalizacin de los formularios para lograr economa y eficiencia en
las distintas unidades administrativas.
- Momento de Trmite: Es cuando se inicia una accin administrativa o judicial.
Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La
tramitacin se inicia con la primera gestin o trmite. Dura todo el tiempo en el que se
van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da
inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas
en la administracin y tambin por parte del interesado para poder llegar a un negocio
administrativo.
Fase Administrativa
Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a
la administracin de la institucin que lo cre, y tambin al iniciador. Los documentos
se crean para que sirvan a la institucin y al interesado. Desde este punto de vista esta
es la fase ms importante del documento.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento acta cumpliendo lo que
expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender
derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el
que fue creado. Concluye cuando el documento perdi su capacidad de certificar, de
intimar o de obligar.
- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que
se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los
documentos se indica en su texto el trmino de la vigencia. Ejemplo: Contratos.
Concluyen su vigencia por la creacin de otro documento (Contradocumento).
- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al
peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algn aspecto o parte del
documento sirviendo tambin como un antecedente directo de otro documento. Es el
tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al
documento para saber los asuntos que contiene.
Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripcin del
documento.
La prescripcin es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicacin o
accin administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede
adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripcin el documento
no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la
institucin lo desafecta o lo retira pero no implica la destruccin del documento.
Fase Histrica
Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de
finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no
llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de
finalizacin.
Ejemplos
- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.
(Gestacin)
- Trmite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del
cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los clculos y la Intendencia los
aprueba. (Gestacin)
- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras est en pie.
- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.
- Documentos sobre lmites de estados: Tramitacin extensa. (Gestacin)
- Vigencia: Mientras no se modifiquen los lmites.
- Plazo precautorio.
- Fase Histrica: Todos los documentos sobre lmites de estados pasa por la fase
histrica; son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERSTICAS FASES
Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivstica. (1)
Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
Documentos no corrientes. Fase Histrica. (3)
LUGAR DE CUSTODIA
1. Oficina o archivo de gestin.
2. Archivo administrativo.
3. Archivo histrico o gral.
FUNCIONES
Documentos corrientes o activos.
1. Documentacin en trmite, producto de las actividades de la institucin.
2. Utilizacin documental constante.
3. Seleccin documental espordica.
Documentos semiactivos o semicorrientes.
1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o
sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver
a ver algn aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripcin misma.
Documentos no corrientes.
1. Se custodian los documentos de valor permanente. (rea cientfica, cultural,
histrica, etc.)
COMUNICACIN - INFORMACIN - DOCUMENTO.
La comunicacin y la informacin concreta porque toda relacin humana junto
con sus actividades su pone una forma de comunicacin.
El conocimiento comienza con una informacin sobre lo que se piensa y se hace,
permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa informacin se registra
en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo as el carcter de
documento).
Las actas documentales estn referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar
la informacin que contienen los documentos.
Hay diversas formas de comunicacin, pero en todas ellas se encuentran partes:
- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institucin, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.
- Receptor: Recibe el mensaje.
- Canal: El mensaje es trasmitido a travs de este. Es el medio o soporte.
- Cdigo: Conjunto de signos a travs del cual el emisor y receptor lo conocen y
utilizan el mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen mtodos de transmisin que posibilitan llevar
ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la
comunicacin.
Se da a nivel de toda organizacin, o grupo de trabajo.
La comunicacin escrita posee informacin que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institucin, as como la toma de decisiones a nivel gerencia o
presidencial de las organizaciones.
d.el r. de depsitos
25. la accin de aadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen
originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separacin se denomina:
a. ingreso de fondos
b.archivo
c. incorporacin de documentos
d. transferencia
26. los fondos deben de ingresar siempre en el archivo acompaados de
a. la relacin de contenido
b. el inventario cuantitativo
c. la relacin de entrega
d. el registro de fondos
27. segn la isad(g) la forma de ingreso se consigna en
a. rea de mencin de identidad
b. a de contexto
c a de contenido y estructura
d. a de condiciones de acceso y utilizacin
28que es la transferencia?
la instalacin de documentos en el archivo histrico
. el cambio de ubicacin de los documentos en el archivo tras su ordenacin
. el ingreso ordinario de fondos en un archivo
ninguna de las tres anteriores
29. la estructura jerrquica y lgica de una organizacin que refleja las funciones y las actividades
que generan la creacin o la recepcin de documentos, se denomina
a. inventario.
b. cuadro de seleccin
c. cuadro de clasificacin
d. catalogo
30. Cmo se denomina la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores
inherentes a los documentos y su gradacin?
a. valoracin
b. seleccin
c. conservacin
d eliminacin
31.la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor se denomina.
a. valoracin
b. seleccin
c conservacin
d. eliminacin
32.el resultado final de los trabajos de valoracin y conservacin es
a. expurgo
b. ordenacin
c. calendario de conservacin
clasificacin
33. las actas de asambleas, reuniones, escrutinio y Asuncin de cargos son
20B; 21C; 22B; 23D; 24D; 25C; 26C; 27B; 28C; 29C; 30A; 31B; 32C; 33D; 34B; 35D; 36C; 37B
38A; 39C; 40B