PROCEDIMIENTO DE GESTION HUMANA

Versin: 17
Implementacin: 12 de Junio de 2015
Cdigo: GH-P-1
Tipo Documento: Procedimiento

OBJETIVO:
Optimizar La Gestin del Capital Humano en la Organizacin buscando el
cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Alta Direccin.
Este procedimiento estar enfocado a concretar el Objetivo principal del Proceso y
cumplir lo definido en las actividades de Establecimiento de Competencias,
Reclutamiento, Seleccin, Contratacin, Evaluacin y Capacitacin para Montecz
S.A, Obras en Consorcio y Uniones Temporales (UT) en las que la empresa
administre el Proyecto.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable en toda la organizacin MONTECZ S.A. tanto en
oficina central como en las obras y en particular a todo el personal que realice
trabajos que afecten la calidad de los proyectos, la salud de los trabajadores y que
realicen tareas que potencialmente puedan causar uno o varios impactos
ambientales.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
1. Establecimiento de Competencias

OBJETIVO: Establecer las competencias del personal que vaya a realizar labores
en la organizacin que incidan con la calidad de los proyectos, teniendo en cuenta
criterios de educacin, formacin, habilidades, experiencia, responsabilidades y
funciones de su cargo y HSEQ (cargos que potencialmente puedan causar uno o
varios impactos ambientales y/o impacten los objetivos trazados en SISO). Para
obras se tendrn en cuenta las competencias establecidas por los clientes.
DESCRIPCIN: Las Competencias de cada cargo se encuentran
estandarizadas
en el MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Si surge la necesidad
de un nuevo cargo por requisito del cliente, restructuracin o necesidad interna de
los procesos ser establecido en conjunto con el Jefe Inmediato, el Lder de
Calidad y el Lder HSE y ser incluido el Manual de Funciones y
Responsabilidades GH-M-3 (el cual ser actualizado al finalizar cada semestre del
ao si se requiere) y en la Matriz de Cargos GH-F-60 que ser actualizada

trimestralmente.
HOMOLOGACIONES: Los perfiles de cargo establecern homologaciones en
cargos dependiendo de los proyectos y requisitos del cliente cuando estos as lo
requieran.
RESPONSABLE: Lder de Gestin Humana / Lder de Proceso / Lder de
Calidad
/ Lder HSE
DOCUMENTACIN RELACIONADA:
GH-M-3 Manual De Funciones Y
Responsabilidades
GH-F-60 Matriz De Cargos
GH-F-55 Perfil de Cargo
2. Reclutamiento de Personal (INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y

SELECCIN DE PERSONAL) GH-I-6

OBJETIVO: Realizar la consecucin de hojas de vida que cumplan con el perfil
solicitado.
DESCRIPCION: El reclutamiento y la seleccin de personal en la oficina central
y
en Proyectos se realizarn de acuerdo al INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIN DE PERSONAL GH-I-6.
El reclutamiento y seleccin de personal podr diferir en su aplicacin de acuerdo
al lugar, la formacin y competencia del personal a reclutar, segn requisitos del
cliente.
RESPONSABLE: Lder Gestin Humana, Psiclogo, Administrador de Obra.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: (INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO
Y
SELECCIN DE PERSONAL GH-I-6)
Requisitos del Cliente (Pliego de Condiciones de
Contratacin)
Requisicin de Personal GH-F-47
Hojas de Vida

OBSERVACIONES: Teniendo en cuenta el mercado natural del personal que ha

laborado anteriormente con Montecz S. A. y por las caractersticas del perfil
requerido, se podr omitir el proceso de Reclutamiento, Preseleccin y Seleccin.
En este caso se requiere que en la Solicitud de Vinculacin de personal se deje
constancia de tal omisin.
3. Preseleccin de Personal (INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y

SELECCIN DE PERSONAL)
OBJETIVO: Formar un grupo de mnimo DOS (2) opcionados, que cumplan con
el
perfil requerido, se verifique su pertinencia, disponibilidad e inters.
DESCRIPCIN: Entrevistar y evaluar la competencia para la preseleccin de
personal de acuerdo al INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL.
Se realiza una verificacin de las ltimas dos empresas reportadas en sus hojas
de vida, para asegurar que el profesional o trabajador es una persona que a nivel
personal puede adaptarse con facilidad a los propsitos de la compaa, al rea
de influencia donde se va a contratar y asegurarnos de la experiencia que lista en
su currculo.
RESPONSABLE: Lder Gestin Humana, Psiclogo, Analista de Gestin
Humana.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: Hoja de Vida del candidato
Pliego de Condiciones (Si Aplica)
Evaluacin de la competencia GH-F-18
OBSERVACIONES: La relacin en seleccin es de 1 de cada 2 reclutamientos.
En caso de no lograrse est proporcin deber documentarse la justificacin en la
REQUISICIN DE PERSONAL GH-F-47
4. Seleccin de Personal (INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y

SELECCIN DE PERSONAL) GH-I-6

OBJETIVO: Escoger de los finalistas el candidato que mejor se acople a las

necesidades y caractersticas del cargo para el cual aplica, segn el concepto del
jefe inmediato y dems entrevistas realizadas, resultados de las evaluaciones,
pruebas psicotcnicas y referenciacin.
DESCRIPCIN: Validar referencias personales y laborales, revisando la
veracidad
de las certificaciones presentadas como soporte; registrando los resultados en el
ITEM 2. REFERENCIACION 10% del Formato INFORMACIN DEL PROCESO
DE SELECCIN.GH-F-57
Realizacin de pruebas psicotcnicas, pruebas tcnicas y entrevistas que apliquen
segn el cargo.
RESPONSABLE: Lder Gestin Humana / Lderes de Proceso y/o Gerentes y
Administrador de Obra segn aplique.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: Hoja de Vida de los preseleccionados.
Certificaciones de Educacin, Formacin y
Experiencia.
Registro de Resultados de Entrevista GH-F-46
Informacin del Proceso de Seleccin.GH-F-57
Visita Domiciliaria GH-F-53 (Si aplica)
OBSERVACIONES:
Si por alguna razn del grupo de seleccionados se define que ninguno
cumple completamente con el perfil requerido, se da por terminado el
proceso y vuelve a comenzar con un grupo de preseleccionados nuevos.
Para los cargos que disponga las Gerencias, se les realizar visita
domiciliaria o estudio de seguridad. Est solicitud se realizar por correo
electrnico al Lder de Gestin Humana. (Aplica para oficina central).
5. Remisin Exmenes Mdicos de Ingreso

OBJETIVO: Evaluar la condicin mdica del aspirante al momento de su ingreso

y
validacin de la aptitud fsica frente al cargo.
DESCRIPCIN: El aspirante al cargo ser remitido a la IPS avalada y sealada
por HSE para que se realice los exmenes mdicos, revisando los exmenes
mdicos de ingreso de la MATRIZ DE EXMENES OCUPACIONALES DE
INGRESO HSE MT-4 La cual debe ser remitida por el Lder HSE antes de iniciar
la contratacin para ese centro de costo.

La realizacin de los exmenes mdicos son parte del proceso de Seleccin y su

apto es condicin para su contratacin.
OBSERVACIONES: El proveedor de este servicio, debe cumplir con lo
establecido en el procedimiento GESTION DE COMPRAS Y SUMINISTROS AL
CLIENTE COM-P-1 y el mdico que realice los exmenes debe contar con su
Licencia de Salud Ocupacional Vigente.
Antes de realizar el convenio con el proveedor, es necesario que un representante
de HSE visite las instalaciones verificando como mnimo, que sean ptimas para
la labor y se debe establecer una reunin con el personal de salud, donde se
divulguen las actividades que genera el proyecto, la necesidad del personal que se
requiere y las lecciones aprendidas, explicar al mdico las caractersticas de las
labores que requieren nuevo personal, para ser ms riguroso con los exmenes
fsicos.
RESPONSABLE: Lder HSE / Responsable HSE en Obra / Analista Gestin
Humana.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: HSE-MT-4 Matriz de Exmenes de
Ingreso
Documento Externo Matriz de Exmenes
Mdicos de Ingreso y Egreso (Si aplica)
Carta Remisin Exmenes Mdicos
Observaciones: Cuando el cliente tenga determinada Matriz de Exmenes
Mdicos de Ingreso y Egreso, est primar sobre la establecida por MONTECZ
S.A.
Se debe tener en cuenta que en la matriz de exmenes de ingreso se describen
los criterios de exclusin para cada cargo, cuando se aplique la matriz del cliente
de igual forma este documento HSE debe divulgar al centro mdico donde se
realicen los exmenes para asegurar que se conozcan los riesgos de cada cargo y
nfasis mdico que se requiere.
6. Induccin

OBJETIVO: Realizar la induccin del nuevo personal antes de iniciar la labor

contratada, segn lo establecido en el programa de induccin en los siguientes
temas: Sistemas de Gestin Integral, responsabilidad social, Aspectos Generales
y Legales en Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente, Derechos y Deberes del

Sistema de Riesgos Profesionales, Polticas de No Drogas y Alcohol, Poltica

Integral HSEQ, COPASST, Plan de Emergencias, Factores de Riesgo inherentes
al cargo y sus controles, Aspectos e Impactos ambientales inherentes a su
actividad y los procedimientos seguros para el desarrollo de la misma, Manual de
Funciones y Responsabilidades, Reglamento Interno de Trabajo. Si en dado caso
la induccin de HSE o Ambiental la realizarn en obra, este soporte reposar en
dicho lugar.
DESCRIPCIN: Programar con el seleccionado la induccin segn aplique:
GESTN HUMANA: Quin tratar temas Generales /Presentacin de la
Compaa, Organigrama, Manual de Funciones y Responsabilidades, Reglamento
Interno de Trabajo y Acoso Laboral, (Perfil de Cargo).
CALIDAD: Poltica integral HSEQ, Procesos de la Organizacin, Principios de
Calidad, Objetivos de Calidad, Visin y Valores Corporativos, Indicadores de
Gestin y Mejora Continua.
HSE: Poltica de Responsabilidad Social, aspectos generales y legales en
Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente, Derechos y Deberes del Sistema de
Riesgos Profesionales, Polticas de No Drogas y Alcohol, Poltica Responsabilidad
Social Empresarial, COPASST, Plan de Emergencias, Factores de Riesgo
inherentes al cargo y sus controles, Aspectos e impactos ambientales inherentes a
su actividad y los procedimientos seguros para el desarrollo de la misma.
ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE CMPUTO: Donde se realizar cuando
aplique: Induccin y asignacin de correo electrnico, asignacin acceso a ADCI,
asignacin clave usuario a KAWAK y asignacin equipo de cmputo.
JEFE DIRECTO: Objetivo especfico del Cargo, Funciones y Responsabilidades,
Objetivos y Metas y entrega general del cargo.
RESPONSABLE: Lder de Gestin Humana / Lder de Proceso / Lder de
Calidad
/ Lder HSE / Personal HSEQ Obra /Lder de Administracin de Sistemas de
Cmputo.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: GH-F-3 Control De Induccin

GH-M-3 Manual de Funciones y

Responsabilidades
GH-F-45 Evaluacin de la Induccin
OBSERVACIONES: Toda induccin debe ser evaluada para garantizar su
efectividad.
En proyectos con ECOPETROL SA, se debe cumplir adicionalmente el
procedimiento del cliente, donde es necesario facilitar documentacin en HSE
para la evaluacin que est a cargo de un tercero. Cada ao en Abril deber
programarse una reinduccin de las tres reas genricas al personal en general.
7. Contratacin
OBJETIVO: Formalizar el vnculo laboral entre el nuevo colaborador y la
empresa.
habilitndolo para el inicio de sus labores.
DESCRIPCIN: Afiliar al personal a la seguridad social. Entregar al personal los
soportes de la afiliacin a la seguridad social. Ningn trabajador, sin
excepcin,
podr iniciar labores sin tener sus afiliaciones efectivamente
radicadas (EPS,
AFP, CCF Y ARL). Elaborar el contrato de trabajo, para la revisin y firma del
Representante Legal y/o Administrador de Obra o a quien el Representante Legal
autorice.
RESPONSABLE: Lder de Gestin Humana / Administradores de Obra /
Analistas
y Auxiliares de Gestin Humana y/o Nomina / Coordinador de Nomina
DOCUMENTACIN RELACIONADA: Copias de afiliaciones (Pensiones, Caja
de
Compensacin, Salud, ARL)
Documentacin Externa Requerida
Contrato de Trabajo (Firmado por las Partes)
GH-F-20 Solicitud De Vinculacin y Entrega de
Documentos al Trabajador
GH-F-17 Control de Documentos de Personal
OBSERVACIONES: Exclusivamente el Dpto. de Gestin Humana
da aval para

inicio de labores de un trabajador.

Fondo de Pensiones: Las Administradoras Fondo de Pensiones no manejan
novedad por cambio de empleador, luego el documento aplicable en estos casos
ser nicamente la Certificacin emitida por el respectivo fondo con vigencia no
mayor a treinta (30) das, para el caso de Pensiones.
Cesantas. El trabajador Certificar su Fondo de Cesantas, al firmar como
aceptada la informacin descrita en la solicitud de vinculacin de Personal GH-F20.
Salud. Cuando por haber terminado labores en un contrato anterior antes de
cumplir 30 das el nuevo trabajador no este habilitado para afiliaciones al SSSS,
se adjuntar constancia de lo mismo y se proceder a hacer la afiliacin fsica o
con asesor, despus del pago de seguridad social; sin embargo el pago se
realizar desde el mismo da que inicia labores. (Esto se realiza en el pago de
seguridad social, ya que el operador permite pagar con doble lnea) reportando el
ingreso y el retiro.
8. Entrega de Dotacin

OBJETIVO: Entregar la dotacin inicial a los colaboradores que se contraten por

Bogot solicitando al momento de la contratacin (Pantaln, Camisa y Botas) al
rea encargada.
DESCRIPCIN: Al momento de la contratacin, Gestin Humana o sus veces
en
obra, dar aval para la entrega de dotacin al Almacenista o persona responsable
en obra.
RESPONSABLE: Analista de Gestin Humana y/o Auxiliar de Gestin Humana
DOCUMENTACIN RELACIONADA: HSE-F-3 ENTREGA DE ELEMENTOS
DE
PROTECCION PERSONAL
OBSERVACIONES: El uso y seguimiento de los elementos de proteccin
personal estn a cargo del rea de HSE.
9. Evaluacin de Clima Organizacional

OBJETIVO: Obtener un Diagnstico del Clima Organizacional con el fin de

identificar fortalezas, debilidades y factores potenciales de xito.

DESCRIPCIN: Una vez cada dos (02) aos, se llevar a cabo Evaluacin de
Clima Organizacional preferiblemente con entidad externa, analizar resultados
obtenidos y generar Plan de Accin identificando oportunidades de mejora.
Teniendo en cuenta las caractersticas de los Proyectos y la alta rotacin de
personal de la comunidad, en Bogot, la aplicacin de la evaluacin de Clima
Organizacional ser para el personal que lleve ms de 10 meses laborados
continuamente. En proyectos la aplicacin ser para cuyas obras tengan un plazo
contractual mayor a 240 das y ser para el personal que en la aplicacin lleven
ms de 6 meses laborados continuamente.
RESPONSABLE: Departamento de Gestin Humana
DOCUMENTACIN RELACIONADA: Resultados Clima organizacional
10. Pago de Nominas

OBJETIVO: Realizar el pago de la nmina cumpliendo con las obligaciones

contractuales laborales y las respectivas de ley.
DESCRIPCIN: Garantizar que los pagos a los trabajadores se realicen de
forma
acertada y dentro de los tiempos estimados.
RESPONSABLE: Departamento de Gestin Humana /
DOCUMENTACIN RELACIONADA: INSTRUCTIVO DE NOMINA
GH-F-58 Control Trmite de Nminas y Pagos
11. Evaluacin de Desempeo y Habilidades

OBJETIVO: Evaluar el Desempeo y las Habilidades a todo el personal de la

empresa que incida sobre la Calidad de los proyectos y pueda causar impacto
sobre la Seguridad y Salud Ocupacional de los trabajadores y/o Impactos
Ambientales significativos.
DESCRIPCIN: Evaluar al personal una vez en el ao en el cuarto trimestre..
Analizar y consolidar los resultados obtenidos identificando cargos y reas
funcionales crticas; con el fin de generar un Plan de Accin identificando

oportunidades de mejora, as mismo identificar opciones de capacitacin

especfica por cargo que estn generando falencias en el desempeo de la tarea.
Aplicables en el ao inmediatamente posterior.
RESPONSABLE: Departamento de Gestin Humana / Psiclogo / Lideres de
Proceso / Gerencias.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: GH-F-5 Evaluacin de Desempeo Y
Habilidades Personal Proyectos.
GH-F-4 Evaluacin de Desempeo y
Competencias.
GH-I-7 Instructivo para Aplicacin de la
Evaluacin de Desempeo y Habilidades
Personal Proyectos
GH-I-8 Instructivo para Aplicacin de la
Evaluacin de Desempeo
OBSERVACIONES: En Obra se aplicar la Evaluacin de desempeo una vez
al
ao, a partir de la firma del Acta de Inicio. Teniendo en cuenta la envergadura del
proyecto la aplicacin de la evaluacin podr desarrollarse para trabajadores que
se encuentren activos y que tengan de 6 meses a un ao de antigedad, segn
aplique; con proyectos cuyo plazo contractual sea mayor a 240 das.
La calificacin obtenida por el trabajador deber ser 80% mnimo, de lo contrario
se identificar el cargo como Crtico y se implementaran acciones correctivas, las
cuales debern soportarse por escrito y con el trabajador.
12. Capacitacin y Formacin

OBJETIVO: Proporcionar a los empleados oportunidades para mejorar sus

habilidades, competencias, prevencin de riesgos y promocin de conductas
seguras continuamente y que estas se reflejen en un mejor desempeo de sus
labores.
DESCRIPCIN: Planificar la capacitacin teniendo en cuenta las necesidades
por
proceso, cargo y riesgo, tambin se tendr en cuenta los resultados de las
Evaluaciones de Desempeo, Habilidades, Clima y Riesgo Psicosocial. De
acuerdo al tema, el instructor (personal interno o entidad de capacitacin), la

logstica para realizar la formacin, lugar, hora, etc. Se debe registrar la formacin
en el reporte de asistencia a la formacin (Capacitacin interna).
Para la Capacitacin Externa se tendr de soporte el Diploma o la Certificacin de
Asistencia. Evaluar y registrar la eficacia de la formacin interna (Depende del
tema de la formacin y si se prefiere, se puede realizar una evaluacin escrita). Si
no es posible, evaluar el grado de aprovechamiento de la formacin interna por
medio de preguntas del tema, se puede medir la eficacia de la capacitacin interna
y externa cuando se aplique la evaluacin del desempeo y habilidades. Se debe
contar con el material de la capacitacin y la hoja de vida del formador, para
garantizar su competencia.
La eficacia de la formacin del personal que se lleven a cabo en instituciones,
universidades o centros de aprendizaje, se miden con las certificaciones que
emitan estas organizaciones.
RESPONSABLE: Lder Gestin Humana / Lder de Proceso. Coordinador
Formacin y Capacitacin
DOCUMENTACIN RELACIONADA: GH-F-36 Matriz de Capacitacin
GH-F-7 Evaluacin de la Capacitacin
(Si aplica)
GH-F-40 Formato de Planeacin de la
Capacitacin
GH -F-6 Reporte de Asistencia a Capacitacin
y/o Formacin (Si aplica)
OBSERVACIONES: Toda capacitacin queda registrada y archivada en la AZ de
Capacitacin con todos los soportes pertinentes.
13. Terminacin de Contrato

OBJETIVO: Hacer efectivos los retiros de empleados cuando aplique,

controlando
los cumplimientos para con la empresa y con el empleado en los tiempos
estipulados para tal fin.
DESCRIPCIN: Informar al trabajador el trmino del contrato de trabajo. Remitir
al
trabajador al examen mdico de retiro, segn lo establecido en la matriz de
exmenes de retiro. Se tramita Paz y Salvo por dependencias para garantizar que

el empleado ha subsanado todo pendiente en todas las reas de la compaa. Se

tramita Paz y Salvo personal en donde el ex trabajador certifica que la empresa se
encuentra a Paz y Salvo por todo concepto. Proceder al retiro de la ARL y emitir
Certificado Laboral.
Una vez realizado todo el trmite de terminacin de contrato, contabilidad emitir
el Paz y Salvo Contable, documento arrojado por el sistema ADCI que evidencia
que el trabajador est libre de deudas contablemente. Se adjuntar a la liquidacin
que se archiva en la hoja de vida del trabajador.
RESPONSABLE: Departamento de Gestin Humana / /.
DOCUMENTACIN RELACIONADA: HSE-MT-6 Matriz de Exmenes de
Retiro
GH-F-8 Paz y Salvo Dependencias
Paz y Salvo Contable
GH-F-22 Paz y Salvo Laboral
LIQUIDACIN
Certificacin Laboral
Novedad ARL
OBSERVACIONES: El Paz y Salvo por Dependencias debe diligenciarse
nicamente por las reas que apliquen segn el cargo, cuando algn rea no deba
firmar el paz y salvo el Administrador de Obra o el Departamento de Gestin
Humana (retiros por Bogot), deber marcar la casilla como N/A. El Departamento
de Contabilidad generar un Paz y Salvo independiente.
14. Plan Carrera

Debido a la estructura y naturaleza de la organizacin, el plan carrera no aplica en

Montecz S. A.. Para el personal Administrativo y Staff se realizarn
capacitaciones y formaciones, consolidadas en la MATRIZ DE CAPACITACIN,
permitiendo el desarrollo del potencial de los cargos claves de la organizacin y
teniendo como objetivo mejorar el desempeo en las funciones de los
trabajadores.
RESPONSABLE: Lderes de proceso / Jefes Directos / Coordinador de
Formacin
y Capacitacin
DOCUMENTACIN RELACIONADA: GH-F-36 MATRIZ DE CAPACITACIN.

OBSERVACIN: El presente procedimiento se revisar trimestralmente y se

actualizar cada vez que sea necesario.
ELABORACIN REVISIN APROBACIN
Responsable(s):
Lder de Gestin Humana
Fecha Elaboracin:
12-06-2015
Responsable(s):
Lder de Calidad
Fecha Revisin:
12-06-2015
Responsable(s):
Gerencia Administrativa y
Financiera
Fecha Aprobacin:
12-06-2015