TEMA 4. EL PROCESO DOCUMENTAL Y EL ANLISIS DOCUMENTAL.

4.1. El proceso documental.

En el proceso documental se da un sujeto emisor (documentalista); un
mensaje enviado a travs de un medio determinado (documento) y un
sujeto activo (investigador/usuario). El proceso documental es el medio que
hace posible la transferencia de informacin, su objetivo final es la
recuperacin y la utilizacin de la informacin, que es lo que le diferencia de
otro proceso informativo.
Operaciones de entrada: se entiende el conjunto de aquellas destinadas a
constituir el fondo documental que est constituido por una biblioteca. En
primer lugar existe una seleccin de los documentos que llegan al centro.
En cuanto al tratamiento documental, el centro de documentacin tiene una
funcin transformadora ya que el documento es analizado por el
especialista para extraer los elementos informativos que contiene y
comprende el anlisis documental y la recuperacin o bsqueda.
Amat dice que existe un tratamiento documental que exige (1) entrada en el
sistema de los documentos y/o la informacin, los cuales se identifican por
una serie de caractersticas formales y de contenido que de una manera
adecuada representan la va de recuperacin y (2) la salida del documento,
en el cual se producir su recuperacin.
De esta manera, los centros hacen seleccin de la informacin disponible
ante la imposibilidad de analizar todo lo que hay y adquieren lo
seleccionado y lo someten a anlisis ponindole unos identificadores y unos
descriptores; los usuarios al hacer la bsqueda parten de unos
identificadores y descriptores para localizar la informacin deseada.
El proceso e tratamiento documental se concreta en el anlisis de los
documentos, el proceso de recuperacin consiste en extraer informacin de
un fondo documental comparando las necesidades de informacin de los
usuarios con los documentos existentes y puede generar dos vertientes: (1)
la realizada a peticin del usuario, (2) la realizada a iniciativa del propio
centro documental interesado en dar a conocer la informacin que controla.
4.2. El Anlisis Documental
La finalidad el anlisis documental es satisfacer las demandas de la
informacin de los usuarios, de esta manera el anlisis se convierte en un
proceso intermedio entre el documento original y el usuario, imprescindible
para hacer posible el acceso de estos a la informacin.
El grado de coincidencia entre los trminos en que formula la bsqueda y el
anlisis es la pertinencia, as, la valoracin de un centro depender en gran
medida de la calidad del anlisis que se realice en l.

En cuanto a la informacin cientfica, el analista que procesa informacin en

un centro interpreta el mensaje que ha producido el autor-investigador,
interpretando la pregunta del usuario-investigador que acude al centro a
hacer su bsqueda.
(1)La lingstica es una fuente terica imprescindible para el desarrollo
prctico del anlisis documental, ya que interpreta textos como unidad
gramatical superior obligado en toda tarea analtica. (2) La psicologa
cognitiva supone la identificacin de conocimiento en informacin como
requisito que sustenta la ciencia moderna.
4.2.1. Formulacin terica.

Paul Otlet: habla dela creacin de nuevos libros por extracto, fusin o
asimilacin de otros libros.
Vickery: lo define como la operacin por la cual se extrae de un
documento un conjunto de palabras que constituyen su
representacin condensara y puede servir para
identificar al
documento, para facilitar su recuperacin y para informar de su
contenido, por tanto el anlisis de la informacin comprende adems
tcnicas nuevas que caracterizaran a los centros de documentacin
como son el anlisis o la clasificacin.
Mikhailov: distingue entre anlisis formal y anlisis de contenido
afirmando que los datos recogidos en un documento cientfico deben
ser analizados desde el punto de vista cientfico de su contenido,
mientras el documento ser analizado desde el punto de vista de su
forma.
Escuela francesa.
- Chaumier: la operacin enfocada a representar el contenido de un
documento bajo una forma diferente de su forma original con la
finalidad de facilitar su consulta en una fase posterior.
Autores espaoles:
- Lpez Yepes: proceso documental que tiene por objeto dar a
conocer al investigador de los documentos primarios, se producen
una representacin de estos que hacen posible su mejor
aprovechamiento.
- Coll Vinent: operacin de extraer los elementos caractersticos de
un documento a fin de expresar su contenido de una forma
abreviada.
- Nuria Amat: conjunto de operaciones realizadas para representar
el contenido de un documento de forma diferente al original, su
objetivo es facilitar su consulta.
- Garca Gutirrez: tcnica que permite la identificacin y la
trasformacin de los documentos en productos que faciliten la
consulta de los originales en aras del control documental y con el
objetivo ltimo de servicio a la comunidad cientfica.
- Pinto Molina: est constituido por un conjunto de operaciones que
afectan al contenido y a la forma de los documentos originales,

transformndolos en otros secundarios que faciliten al usuario su

identificacin.
En resumen, el anlisis documental es (1) un proceso de comunicacin, (2)
de transformacin, (3) analtico-sinttico;(4) identificacin formal y de
contenido;(5) esencia del proceso documental y de la Documentacin; (6)
diferencia la documentacin de ciencias afines.

4.2.2. Del Anlisis Documental a la Organizacin del Conocimiento.

Desde que existen centros de informacin, archivos y bibliotecas, han
existido las labores de Catalogacin y Clasificacin, pero a partir del siglo
XIX surgen nuevos documentos y ya se empieza a hablar del trmino
Anlisis documental o Tratamiento documental acorde con el objeto a
describir e identificar. A partir del siglo XX los centros de documentacin,
son capaces de procesar y difundir la informacin que se produce en
cualquier parte del mundo a travs de revistas cientficas que son su
objetivo prioritario, tambin surge las bases de datos especializadas en las
que se difunde solo la informacin y no el soporte y se empieza a hablar de
la Gestin de la Informacin, diciendo que la funcin de los documentalistas
se encargan de procesar y difundir la informacin, a finales del siglo XX se
habla de Sociedad de la Informacin que el motor del progreso de os
pueblos. En los 90 se empiezan a valorar otros factores como la calidad y
utilidad de la informacin, se impone la teora de que es validad la
informacin que es til, de calidad y que genera conocimiento y as aparece
la Organizacin del conocimiento y paralelamente se habla de Sociedad del
Conocimiento como aquella en que todo el conjunto de los procesos de
generacin de riqueza se ha centrado alrededor de los mecanismo y
dispositivos gestores de la circulacin social del saber. Surge entonces el
concepto, la Gestin del conocimiento como un modelo de gestin cuyo
objetivo es convertir los activos intelectuales de trabajadores en miembros
del personal de las organizaciones en fuerzas productivas.
En este marco la biblioteca se convierte en el tesoro del conocimiento
humano, participa y es un eslabn importante en la innovacin del
conocimiento. En el siglo XXI las bibliotecas tienen que hacer frente al
nuevo tema de la gestin del conocimiento ya que coleccionan, procesan,
graban y distribuyen conocimientos e informacin.

Diferencias entre gestin de la informacin y gestin del conocimiento: la

gestin de informacin es un aspecto importante en la gestin del
conocimiento, y esta se incluye en las escuelas de negocios como en
estudios de informtica y biblioteconoma.
4.3. Fases y operaciones del Anlisis Documental.
Los niveles de anlisis estn en relacin a la forma y el contenido del
documento por tanto se divide en anlisis formal o externo y anlisis de
contenido o interno.
El anlisis formal se realiza mediante dos operaciones; la primera acta
sobre los aspectos formales del documento y consiste en la descripcin
sistematizada de este mediante una amplia normativa, su finalidad es la
identificacin y localizacin de los documentos cientficos para la
investigacin, aqu la descripcin documental consiste en extraer de un
documento los elementos informativos que lo identifican formalmente y lo
diferencias de otros parecidos en el contexto de una coleccin. La finalidad
del anlisis formal es identificar la informacin y localizarla en un catlogo
(Catalogacin).
El anlisis de contenido engloba tres operaciones: clasificacin, indizacin y
resumen. Constituye un doble proceso de identificaron y representacin del
contenido de un documento cuyo resultado es un documento original. Su
finalidad es hacer visibles las ideas, mostrando su estructura y relaciones
entre ellas para que los usuarios puedan utilizarlas. La operacin de
indizacin tiene su origen en los sistemas de clasificacin utilizados en las
bibliotecas y consiste en la descripcin del contenido de un documento por
medio de una serie de palabras que representan los conceptos recogidos en
el. Por otra parte, el resumen supone la reduccin del contenido de un
documento para facilitar su conocimiento profundo y difusin. En relacin a
las operaciones del anlisis documental, Chaumier opina que la descripcin
bibliogrfica es esencial, porque identifica los documentos, la indizacin es
necesaria para su recuperacin, y el resumen es opcional, segn el criterio
del centro.
4.4 Normalizacin documental
Normalizar es establecer procedimientos y regular procesos para realizar
trabajos con un criterio unificado que garantiza su efectividad. La
normalizacin es una actividad colectiva por lo que se establecen normas a
todos los mbitos de la actividad humana que necesitan regulacin. La
normalizacin afecta a los mtodos de trabajo a la manera de realizar
determinados procesos no necesariamente industriales, como puede ser la
investigacin cientfica. En relacin a la Documentacin, la normalizacin ha
servido para establecer mtodos unificados para realizar las operaciones
documentales, requisito necesario para los programas de control e

intercambio de informacin. El programa IFLA cuya denominacin y objetivo

ha sido el control bibliogrfico universal requera para su realizacin la
normalizacin de los instrumentos descriptivos necesarios para el control e
intercambio de informacin.
Ms tarde, los catlogos automatizados han hecho necesaria la completa
normalizacin de su estructura, reglas, soportes y formatos. Esta ha
facilitado la rpida automatizacin. Se puede decir que la normalizacin es
una ciencia auxiliar de la Documentacin, a que es necesario para la
cooperacin internacional en materia de informacin.
Las operaciones del anlisis documental son las ms afectadas por la
normalizacin aunque en un grado distinto cada uno de sus niveles. La
normalizacin y las normas contribuyen a la calidad del anlisis documental.
En el anlisis formal la normalizacin afecta tanto a las operaciones como a
los resultados. El objeto a analizar es el documento en su inmensa variedad
ya que presenta datos normalizados que facilitan su identificacin tales
como ISBN ISSN NIPO etc
El soporte de catalogacin esta normalizado desde finales del siglo XIX
cuando Otlet para hacer posible el Repertorio Internacional de Bibliografa
que haba planeado con los mismos objetivos que el posterior programa
CBU estableci que las fichas calcogrficas deban tener un formato y
tamao normalizado.
No existe grado de normalizacin en relacin a las operaciones del anlisis
del contenido, indizacin y resumen, debido a que tienen un marcado
carcter intelectual que dificulta el establecimiento de reglas fijas. Existen
recomendaciones sobre cmo realizar estas operaciones establecidas por
instituciones o por investigadores.
La mayor contribucin de la normalizacin en realicen al anlisis
documental radica en que ha puesto base cientfica a lo que hasta ahora
haba sido una prctica profesional diferente en cada pas.
4.1. Normas
documental.

organismo

implicados

en

la

normalizacin

Una norma es un punto de referencia, resultado de un trabajo colectivo que

sirve d gua para realizar trabajos semejantes. Toda norma tiene unas
caractersticas que la hacen aceptada por la comunidad:

Una norma es siempre fruto de un consenso de especialistas

tiene aspecto unificador
regula la metodologa de los trabajos a los que se aplica

la eficacia de una norma se mide por el porcentaje de xito de su

aplicacin
evoluciona a la vez que la ciencia a la que pertenece.

La documentacin normativa es la rama de la documentacin que se ocupa

de recoger, almacenar y poner al servicio del usuario las normas que se
producen en cualquier campo de la ciencia. Las normas documentales son el
resultado de la actividad de normalizacin documental que se materializa en
la publicacin de normas que regulan derivados procesos y resultados
documentales. Establecen reglas que aseguran la interconexin de sistemas
y facilitan el tratamiento y la transferencia de informacin. Una norma
documental sirve para establecer las caractersticas que configuran un
objetivo o un producto documental, su origen es la necesidad detectada por
expertos en una determinada actividad de regular su realizacin.
Ms centrada en el campo de la documentacin surge en Holanda la
Federacin Internacional de Documentacin que es una organizacin
internacional cuyo objetivo es fomentar la cooperacin internacional en
materia de documentacin, incentivar los estudios e investigacin sobre
documentacin as como extender la prctica de la documentacin a todos
los campos del saber. Muy efectivo en la difusin de normas documentales
ha sido UNISIST que canaliza a travs de la UNESCO la cooperacin en
materia de informacin cientfica y tecnolgica. UNISIST se ocupa de
difundir los mtodos y normas necesarias para la creacin de sistemas y
centros de informacin compatibles que hagan posible su conexin en un
sistema mundial de informacin cientfica por esta razn, ha sido el medio
de difusin de la utilizacin de las normas documentales en los pases en
vas de desarrollo.
Tambin se ha de destacar por la importancia que han sus proyectos en el
campo de la normalizacin a la FIAB, una federacin de bibliotecarios
internacional, independiente y profesional cuyo objetivo es promover el
entendimiento universal, la cooperacin, discusin, investigacin y
desarrollo en todos los campos de la actividad bibliotecaria, incluyendo la
bibliografa, servicios de informacin, acceso al documento y formacin de
personal. Para alcanzar dichos objetivos IFLA se apoya en la declaracin
Universal de los Derechos Humanos cuando dice que todo el mundo tiene
derecho a participar libremente en la cultura de la comunidad; es tambin
un foro de discusin de los problemas bibliotecarios a nivel internacional
aunque estar controlado por los Estados Unidos. Sus objetivos son
desarrollar, promover y mantener directrices para los diversos tipos de
actividad bibliotecaria incluyendo la compilacin de estadsticas, y registr y
comunicacin de datos bibliotecarios, adems se ocupa de la actualizacin
de la norma ISBD.

Ha promovido el CBU (Control Bibliogrfico Universal), con la finalidad de

controlar la produccin bibliogrfica de cada pas de manera que se
produzca una sola referencia de cada documentos, una vez controlada la
produccin bibliogrfica el siguiente paso era que las publicaciones fueran
accesibles a los usuarios con carcter universal a travs de los sistemas de
acceso al documento original o al prstamo interbibliotecaria, este proceso
se ha simplificado gracias a Internet.
La normalizacin es desde hace tiempo un instrumento imprescindible en
los programas de cooperacin y globalizacin en materia de la informacin
cientfica. Es, adems, un factor asociado CIAD en materia de la
Documentacin.