Validacin de datos

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los

valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo,
puede usar la validacin de datos para restringir la entrada de datos a
un intervalo de fechas determinado, para limitar las opciones usando
una lista o para asegurarse de que solo se escriben nmeros enteros
positivos.

Procedimiento:

1- Seleccione una o ms celdas

para validar y luego, en la ficha
Datos en el grupo Herramientas
de datos, haga clic en
Validacin de datos.

2- En el cuadro de dilogo Validacin

de datos, haga clic en la pestaa
Configuracin y luego seleccione el
tipo de validacin de datos que
desee.

Por ejemplo, si desea que los usuarios especifiquen un nmero de

cuenta de 5 dgitos, en el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto,
en el cuadro Datos seleccione igual a y en el cuadro Longitud escriba 5.
Siga uno o ambos procedimientos:
Para mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la
celda, haga clic en la pestaa Mensaje de entrada, active la casilla
de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda
y luego escriba las opciones de mensaje de entrada que desee.
Para especificar una respuesta cuando los usuarios escriben datos
no vlidos en la celda, haga clic en la pestaa Mensaje de error,
active la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos y luego especifique las opciones de
alerta que desee.

Ordenacin de datos
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que
desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista
de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas
por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms
fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.

Procedimiento:
Seleccionar los datos que desea ordenar
Seleccione un rango de datos,
como A1:L5 (varias filas y
columnas) o C1:C80 (una sola
columna). El rango puede incluir
ttulos creados para identificar las
filas o las columnas.
Ordenacin rpida
1- Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.
2- Haga clic en
para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del
nmero menor al mayor).

3- Haga clic en
para clasificar en orden descendente (de Z a A o
del nmero mayor al menor).
Especificar criterios para ordenar
Puede elegir las columnas en las que se ordenar haciendo clic en el
comando Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
1- Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee
ordenar.
2- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en
Ordenar.

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.

3- En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que
desea ordenar.
4- En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color
de fuente o Icono de celda.
5- En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la
operacin de ordenacin: de forma alfabtica o numrica,
ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A
para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los
nmeros).

Filtros
Al filtrar informacin en una hoja de clculo, puede encontrar valores
rpidamente. Puede filtrar una o ms columnas de datos. Con el filtrado,
no solo puede controlar lo que desea ver, sino que adems puede
controlar qu desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones
elegidas en una lista o crear filtros especficos para centrarse
exactamente en los datos que desea ver.
Al filtrar, puede buscar texto y nmeros mediante el Cuadro de
bsqueda en la interfaz del filtro.
Cuando se filtran datos y los valores en una o ms columnas no renen
los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar segn
valores numricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de
las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el
texto.

Procedimiento:
Seleccione los datos que desea filtrar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Inicio, haga clic en

Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para

mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros.
Nota Segn el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel
muestra en la lista Filtros de nmero o Filtros de texto
Seleccione valores o realice bsquedas para filtrar.
Seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas son los mtodos
ms rpidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna
que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna
aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de bsqueda para escribir el texto o los nmeros que

desea usar para realizar la bsqueda.
2. Active y desactive las casillas de verificacin para mostrar los valores
que se encuentran en la columna de datos.
3. Use criterios avanzados para buscar valores que renen condiciones
especficas.
Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de verificacin
(Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta accin se desactivan todas
las casillas de verificacin. Luego seleccione nicamente los valores
que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.
Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los nmeros en el
Cuadro de bsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodn,
como el asterisco (*) o el signo de interrogacin (?). Presione ENTRAR
para ver los resultados.
Filtre los datos mediante la especificacin de condiciones.
Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que
limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se
crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos,
esto le resultar familiar.
1. Seleccione Filtros de nmero o Filtros de texto en la lista. Aparece
un men que le permite filtrar segn diferentes condiciones.
2. Elija una condicin y luego seleccione o especifique los criterios.
Haga clic en el botn Y para combinar criterios (es decir, dos o
ms criterios que se deben cumplir), o en el botn O para requerir
que se cumpla solo una de varias condiciones.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados
que espera.