Aud Del Ciclo de Adquisiones y Pagos

OBJETIVOS DE
APRENDIZAJE
El estudio a profundidad de este capitulo le
permitira:
1. Describir el cicio de adquisiciones y pagos, y
los documentos y registros pertinentes, funciones y controles internos
(pags. 627-631).
2. Disenar y desarrollar
pruebas de controles y
pruebas sustantivas de
transacciones para el cicio de adquisiciones y
pagos, y evaluar el riesgo de control relacionado (pags. 631-636).
3. Analizar la naturaleza
de las cuentas por pagar, y describir los controles relacionados
(pags. 636-639).
procedimientos de analisis para cuentas por pagar (pags. 639-640 ).
pruebas de detalles para cuentas por pagar
(pags. 640-641).
S. Conocer la importancia de las pruebas de pasivosfuera del periodo
para las cuentas por pagar y pruebas comunes
(pags. 641-645).
7. Conocer la confiabilidad relativa de las facturas y estados de cuenta
de los proveedores, y
ias conf irmaciones de
:as cuentas por pagar
(pags. 645-647).
17
AUDITORIA DEL
CICLO DE
ADQUISICIONES Y
PAGOS
l tercer cicio principal de transacciones que se analiza en este libro de texto

es la adquisicion y pago de mercancfa y servicios de fuentes externas. La
adquisicion de mercanci'as y servicios incluye partidas como la adquisicion
de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigacion y desarrollo. El cicio no incluye la adquisicion y pago de
servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribucion de costos
dentro de la organizacion. Lo primero forma parte del cicio de nominas y personal,
y lo segundo pasa a auditon'a como parte de la verificacion de activos o pasivos
individuales. El cicio de adquisiciones y pagos tambien excluye la adquisicion y
reembolso de capital (deuda que genera intereses y capital social), que se
consideran en forma separada en el capitulo 20.
Se estudia la auditon'a del cicio de adquisiciones y pagos en loscapitulos 17 y 18.
En este capitulo se repite el formato para analizar el control interno introducido
en capftulos anteriores. La primera parte del capitulo trata de la naturaleza del
cicio de adquisiciones y pagos, incluyendo documentos y registros, asf como sus
funciones primarias y controles internos. La segunda parte analiza pruebas de
controles y pruebas sustantivas de transacciones para el cicio relacionadas con
los controles internos clave. La ultima parte cubre detalles de cuentas por pagar,
que es la cuenta principal del balance en el cicio. Enfatiza las relaciones entre
pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones, y pruebas de detalles
625
de los saldos. En el capftulo 18, se examinan otras cuentas importantes del

balance, que forman parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Estas son equipo
de fabrication, gastos anticipados, y pasivos acumulados. El capftulo tambien toca
las pruebas de detalles de las cuentas del estado de resultados incluidas en el
ciclo de adquisiciones y pagos.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones:

Adquisiciones de mercancias y servicios y desembolsos de efectivo para estas
adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambien son una clase de
transaccion, pero, para la mayoria de las companias, las cantidades son insignificantes.
Existe un numero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones
y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa tipica. Examine la balanza
de comprobacion para Hillsburg Hardware Co., en la pagina 152. Se identifica
a las cuentas afectadas por el ciclo de adquisiciones y pagos con la letra " A " en
la columna a la izquierda. Observe primero que las cuentas afectadas por el ciclo
incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos miscelaneos y, en segundo lugar, el gran numero de cuentas que resultan afectadas. Por tanto, no es
FIGURA17-1
Cuentas en el ciclo
de adquisiciones y
pagos
626
PARTE 5
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
sorprendente que por lo general, se lleve mas tiempo auditar el ciclo de adquisiciones y pagos que cualquier otro.
Las cuentas T en la figura 17-1 ilustran la forma en que la informacion
contable fluye a traves de las diversas cuentas en el ciclo de adquisiciones y
pagos. Para mantener manejable la ilustracion solo se muestran los controles de
cuenta para las tres categorias principales de gastos utilizados por la mayoria
de las organizaciones. Para cada cuenta de control tambien se dan ejemplos de
las cuentas auxiliares de gastos.
La figura 17-1 muestra que toda transaccion se carga o acredita a las cuentas
por pagar. Puesto que muchas companias efectuan algunas adquisiciones en
directo por cheque o por caja chica, la figura es una sobresimplificacion. Suponemos que las transacciones de desembolsos en efectivo se procesan en la misma
forma que todas las demas.
NATURALEZA
DEL CICLO
OBJETIVO 1
Describir el ciclo de
adquisiciones y
p a g o s , y los
documentos y
registros, funciones
y controles internos.
El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios

para obtener las mercancias y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza
por lo general con la preparacion de una requisicion de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancias o servicios y termina con el pago por
los beneficios recibidos. Aunque el analisis que sigue trata de una pequefia
empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras
personas, los mismos principios se aplican a una compania de servicios, a una
unidad gubernamental, o a cualquier otro tipo de organizacion.
La columna 3 de la tabla 17-1 identifica las cuatro funciones del negocio en
un ciclo tipico de adquisicion y pago. La tabla muestra las relaciones entre las
clases de transacciones, cuentas, funciones de la empresa y documentos y
T A B L A 17-1
CLASES DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES DE NEGOCIOS, Y DOCUMENTOS Y REGISTROS
RELACIONADOS PARA EL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
CLASES DE
TRANSACCIONES
Adquisiciones
Salidas de
efectivo
CUENTAS
Inventario
Propiedades, planta y e q u i p o
Gastos anticipados
Mejoras a instalaciones rentadas
Cuentas por pagar
Gastos de m a n u f a c t u r a
Gastos de ventas
Gastos administrativos
Efectivo en el banco (de

salidas de efectivo)
Cuentas por pagar
Descuentos en compras
CAPiTULCU7
FUNCIONES DE
NEGOCIOS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Procesamiento de
ordenes de c o m p r a
Requisicion de compras
Orden de compra
Recepcion de
bienes y servicios
Reconocimiento
del a d e u d o
Reporte de recepcion
Procesamiento y
registro de
desembolsos de
efectivo
Diario de adquisiciones
Reporte resumido de adquisiciones
Factura del proveedor
M e m o r a n a u m de adeudo
Comprobante
Archivo maestro de cuentas por pagar
Balanza de c o m p r o b a c i o n de cuentas
por pagar
Estado de cuenta del proveedor
Cheques
Diario de desemboisos de efectivo
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
6 2 7
registros. En esta seccion se analizan las funciones del negocio y sus documentos
relacionados. Ademas, hay un analisis de los controles internos clave para evitar
errores o irregularidades y para afianzar la seguridad de los activos.
PROCESAMIENTO
DE LAS ORDENES
DE COMPRA
El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancias o servicios por el

personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobacion necesaria
dependen de la naturaleza de las mercancias y servicios, y de la politica de la empresa.
Requisition de compra Solicitud de mercancias y servicios que presenta un
empleado autorizado. Puede tomar la forma de una peticion de adquisicion de
materiales por un superintendente o el supervisor del almacen, reparaciones
externas por personal de oficina o de fabrica, o de una poliza de seguro por el
vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo.
Orden de compra Documento que identifica la descripcion, cantidad e informacion relacionada con las mercancias y servicios que la empresa piensa
comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacion
para la adquisicion de mercancias y servicios.
Controles internos La autorizacion correcta de las adquisiciones es una parte
esencial de esta funcion, porque asegura q u e las mercancias y servicios se
adquieran para propositos autorizados de la organizacion y evita la adquisicion
de partidas excesivas o innecesarias. La mayoria de las companias permiten la
autorizacion general para la adquisicion de necesidades regulares de operation,
como inventario, en un nivel, y para la adquisicion de activo fijo o partidas
similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un limite especifico en dinero necesitan la intervention del consejo de administration; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como polizas de
seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados
funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de u n a cantidad
senalada son aprobados por los supervisores y jefes de departamento; y algunos
tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automatica
siempre que bajan a un nivel predeterminado.
Despues de haberse aprobado una adquisicion, se inicia u n a orden para
adquirir las mercancias o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una
partida especifica a determinado precio, que se entregara en determinado lugar
o en un tiempo designado. Por lo general, la orden esta por escrito, y es un
documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la mayoria de las
partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta.
Es comun que las companias cuenten con departamentos de compra para
asegurar una calidad adecuada de mercancias y servicios a un precio minimo.
Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable
de autorizar la adquisicion o reception de mercancias. Todas las ordenes de
compra estan foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios
para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma
cuando se ordenan las mercancias.
RECEPCION DE
MERCANCIAS Y
SERVICIOS
628
PARTE 5
La recepcion de mercancias o servicios del proveedor es un p u n t o critico en el

ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoria de las companias
reconocen por primera vez la adquisicion y pasivo relacionado en sus registros.

Cuando se reciben las mercancias, un control adecuado exige que se examine
su descripcion, cantidad, arribo oportuno y condicion.
Reporte de recepcion Documento que se prepara en el momento que se reciben
las mercancias tangibles, que indica la descripcion de las mercancias, cantidades
recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepcion de mercancias
y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes
reconocen normalmente la constitucion de un pasivo por la adquisicion.
Controles internos La mayoria de las empresas hacen que el departamento de
recepcion inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las
mercancias. Por lo regular se envia u n a copia al almacen y otra al departamento
de cuentas por pagar para sus necesidades de informacion. Para evitar el robo
y el mal uso, es importante que se controlen fisicamente las mercancias desde el
momento de su recepcion hasta su salida. El personal en el departamento de
recepcion debe ser independiente del personal de almacen y del departamento
de contabilidad. Por ultimo, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancias conforme pasan de la recepcion al almacen, y del almacen
a fabricacion.
RECONOCIMIENTO
DE LA
RESPONSABILIDAD
El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcion de mercancias

y servicios requiere registros rdpidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto
significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de
efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir solo las adquisiciones
validas de la compania en las cantidades correctas.
Diario de adquisiciones Diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transaccion por concepto
de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos mas
significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones
y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los debitos y
creditos miscelaneos. El diario de adquisiciones tambien p u e d e incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por
separado. El diario de adquisiciones se genera para cualquier periodo a partir
de las transacciones de adquisiciones que se incluyen en los archivos de la
computadora. Se asientan los detalles del diario en el archivo maestro de las
cuentas por pagar y se asientan los totales del diario en el mayor general por
medio de la computadora.
Reporte resumido de adquisiciones Documento generado por computadora
que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye
informacion analizada por componentes claves, como clasificacion de cuentas,
tipo de inventario y division.
Factura del proveedor Documento que indica conceptos como la descripcion
y cantidad de mercancias y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete,
terminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacion. Es un documento
esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por
una adquisicion.
CAPI'TULO 17
629
Poliza de cargo Documento que indica una reduccion en la cantidad que se le

debe a un proveedor por mercancia devuelta o por una rebaja concedida. A
m e n u d o toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero
apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.
Poliza Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las polizas
incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un
paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta
de empaque, reporte de recepcion, y factura del proveedor. Despues del pago,
se agrega una copia del cheque al paquete de polizas.
Archivo maestro de cuentas por pagar Archivo para registrar las adquisiciones
individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos
de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de
transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora. El total de los
saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual al saldo total
de las cuentas por pagar en el mayor general. Una impresion del archivo
maestro de cuentas por pagar muestra, por proveedor, el saldo inicial en las
cuentas por pagar, cada adquisicion, devoluciones y rebajas en las adquisiciones, desembolsos en efectivo, y el saldo final. Muchas compahias no mantienen
un archivo maestro de cuentas por pagar por proveedor. Estas empresas pagan
sobre la base de facturas del proveedor individual. Por tanto, el total de facturas
no pagadas de proveedores en el archivo maestro es igual al total de las cuentas
por pagar.
Relacion de cuentas por pagar Listado de la cantidad que se debe a cada
proveedor, o por cada factura o poliza en un momento determinado. Se prepara
directamente del archivo maestro de cuentas por pagar.
Estado de cuenta del proveedor Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades
representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del
cliente. Excepto por las cantidades que no se h a n conciliado y las diferencias
causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe
ser igual que el estado de cuenta del proveedor.
Controles internos En algunas companias, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepcion de mercancias y servicios, y en
otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En
cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la
responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efectua esto
comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepcion
y la factura del proveedor para determinar q u e las descripciones, precios,
cantidades, terminos y flete en la factura del proveedor estan correctas. Por lo
general, tambien se verifican las extensiones, totales y distribucion de cuentas.
Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y de PED
es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al
efectivo, valores negociables, y otros activos. Los documentos y registros adeAPLICACION DEL PROCESO DE AUDITOR!A A OTROS CICLOS
cuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones

independientes sobre el desempeno tambien son controles necesarios en la
funcion de cuentas por pagar.
PROCESAMIENTO
Para la mayoria de las organizaciones, el pago se efecttia por cheques preparaY REG 15TRO DE dos por computadora a partir de la inf ormacion que se incluye en el archivo de
DESEMBOLSOS EN
transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancias y
EFECTIVO
servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato de copias
multiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura
del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada numericamente. En la mayoria de los casos, los cheques individuaies se registran en un archivo
de transacciones de desembolsos de efectivo.
Cheque Medio de pago de la adquisicion cuando se vence el pago. Despues,
una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un active Cuando
el proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque
cancelado.
Diario de desembolsos en efectivo Diario para, registrar las transacciones de
desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para
cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se
incluyen en los archivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan
en el archivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario
al mayor general por medio de la computadora.
Controles internos Los controles mas importantes en la funcion de las salidas
de efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad
necesaria, separacion de responsabilidades para firmar los cheques y desempehar la funcion de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos
de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma.
Los cheques estan foliados previamente e impresos en papel especial que
dificulte la alteracion del nombre del receptor o la cantidad. Tambien es importante tener un metodo de cancelacion de los documentos de respaldo, para
evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un momento
posterior. Un metodo comun es escribir el numero del cheque en los documentos de respaldo.
PRUEBAS DE
CONTROLY
PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE
TRANSACCIONES
En una auditoria comun, las cuentas que mas tiempo se llevan para su verificacion en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario,
activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estan
relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser
extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de
las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para
verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de
efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos
reciban atencion considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando
el cliente tiene una estructura efectiva de control interno.
CAI'iTUL017
AUDITORI'A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
63 1
OBJETIVO 2
Disenar y desarrollar
pruebas de
controles y pruebas
sustantivas de
transacciones para
el ciclo de
adquisiciones y
pagos, y evaluar el
riesgo de control
relacionado.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo

de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias areas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las
cuatro funciones senaladas con anterioridad en este capitulo: procesamiento de
las ordenes de compra, recepcion de mercancias y servicios, y el reconocimiento
del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcion, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.
De nuevo se utilizan los seis objetivos de auditoria relacionados con las
transacciones desarrolladas en los capitulos 5 y 6 como marco de referenda para
disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, para las
transacciones de adquisicion y de desembolsos de efectivo. Para cada objetivo,
el auditor sigue el mismo proceso logico q u e se ha analizado en capitulos
anteriores. En primer lugar, el auditor necesita comprender la estructura de
control interne para determinar cuales son los controles que existen. Despues
que el auditor identifica los controles existentes y las debilidades de cada
objetivo, realiza una evaluacion inicial del riesgo de control para cada objetivo.
En este momento, el auditor decide cuales van a ser los controles que planea
comprobar para satisfacer la evaluacion inicial del riesgo del control. Las
pruebas sustantivas para errores monetarios son irregularidades reiacionadas
con los objetivos, y p u e d e n determinarse en gran parte sobre la base de esta
evaluacion y pruebas planeadas. Despues q u e el auditor desarrolla los procedimientos de auditoria para cada objetivo, se combina los procedimientos en
un programa de auditoria que se realiza con eficiencia. La figura 17-2 resume
esa metodologia. Es la misma que se utilizo en el capitulo 11 p a r a ventas y
entradas de efectivo. De nuevo, el enfasis en la metodologia esta en determinar
los procedimientos apropiados de auditoria, tamano de la muestra, partidas a
seleccionar, y momento oportuno.
FIGURA 17-2
Metodologia para
disenar pruebas de
controles y pruebas
sustantivas de
transacciones para
el ciclo de
adquisiciones y
pagos
Comprension de la estructura de control interne

adquisiciones y desembolsos de efectivo
Evaluacion de riesgo de control pianeado

adquisiciones y desembolsos de efectivo ;
Evaluacion de
costo-beneficio de
controles de pruebas
I
Diseno'de pruobas de controles
y pruebas sustantivas de
transacciones reiacionadas con
las adquisiciones y
desembolsos rie efectivo, para
satisfacer los objetivos de
auditoria relacionados con las
transacciones
632
PARTE 5
Procedimientos de
auditoria
Tamano de la muestra
Partidas que seleccionar
Momento oportuno
VERIFICACION
DE LAS
ADQUISICIONES
En la tabla 17-2 se resumen los controles internos clave, las pruebas comunes
de controles, y pruebas comunes sustantivas de transacciones para cada objetivo relacionado con las transacciones. Un supuesto subyacente a los controles
internos y a los procedimientos de auditoria es la existencia de un diario
separado para registrar las adquisiciones.
Al estudiar la tabla 17-2, es importante relacionar los controles internos con
los objetivos, las pruebas de controles con los controles internos, y las pruebas
sustantivas de transacciones con los errores e irregularidades en dinero que
estarian ausentes o presentes por los controles y debilidades en el sistema. Se
toma en cuenta que una serie de procedimientos de auditoria para un trabajo
de auditoria variara con los controles internos y otras circunstancias.
Cuatro de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones
merecen una atencion especial. A continuacion sigue un analisis de cada uno
de estos objetivos.
Las adquisiciones registradas son de mercancias y servicios recibidos, consistentes con los mejores intereses del cliente (existencia) Si el auditor queda
satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce
mucho las pruebas para transacciones incorrectas e invalidas. Es probable que
los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o
activos aquellas transacciones que benefician principalmente a la administracion u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria.
En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisicion
de articulos personates no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de
efectivo al registrar una adquisicion fraudulenta en el diario de adquisiciones.
En otros casos, es mas dificil evaluar la correccion de una transaccion, como el
pago de la membresia de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con
gastos pagados a paises extranjeros para los miembros de la administracion y
sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administracion a funcionarios
de paises extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o invalidas
son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documentacion comprobatoria.
Se registran las adquisiciones existentes (completas)
La falta del registro de la
adquisicion de mercancias y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo
en las cuentas por pagar y resulta en una valuacion excesiva de la utilidad neta
y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho
con el objetivo de que este completa. En algunos casos, puede ser dificil
desarrollar pruebas de detalles para determinar la existencia o inexistencia de
transacciones no registradas, y el auditor confia en los controles para este
proposito. Ademas, puesto que la auditoria de cuentas por pagar requiere un
tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comprobada, reduce de manera considerable los costos de auditoria.
Se registran las adquisiciones con precision (precision)
Puesto que la precision
de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de
transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluacion que el
auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precision
del registro de las transacciones de adquisiciones. Por ejemplo, si el auditor cree
CAPITULO17
633
TABLA17-2
RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE,
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA
ADQUISICIONES
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
OBJETIVOS DE
AUDITORIA
RELACIONADOS CON
TRANSACCIONES
CONTROL INTERNO
CLAVE
PRUEBACOMUNDE
CONTROL
Las adquisiciones
registradas son por
mercancfa y servicios
recibidos, consistentes
con los mejores intereses
del cliente (existencia).
Existencia de requisicion
de compra, orden de
c o m p r a , reportes de
recepcion y factura del
proveedor adjunto al
comprobante.+
Examen de d o c u m e n t o s
en el paquete del
c o m p r o b a n t e para
verificar su existencia.
Revisar el diario de
adquisiciones, mayor
general, y archivo
maestro de cuentas por
pagar en busca de
cantidades grandes o
desusadas.*
A p r o b a c i o n de
adquisiciones en el nivel
correcto.
Cancelacion de
d o c u m e n t o s para evitar
que se vuelvan a usar.
Verificacion interna de las
facturas de proveedores,
reportes de recepcion,
ordenes de compra y
requisiciones de compra.
Verificar la indicacion de
aprobacion.
Examen d e d o c u m e n t o s
de respaldo para
determinar su
razonabilidad y
autenticidad (facturas de
proveedores, reportes de
recepcion, ordenes de
c o m p r a y requisiciones de
compra).
Se registran las
transaccionesde
adquisicion existentes
(terminados).
Se folian y contabilizan las

ordenes de compra.
Las transacciones de
adquisiciones estan
clasificadas correctamente
(clasificacion).
634
PARTE 5
Examen de la indicacion
de verificacion interna.
Rastreo de las
adquisiciones de
inventario en el archivo
maestro de inventarios.
Examen de activos fijos
adquiridos
Se contabiliza una
secuencia de ordenes
de compra.
Se contabiliza una
secuencia de reportes
de recepcion.
Se contabiliza una
secuencia de
comprobantes.
Se rastrea desde un
archivo de reportes de
recepcion hasta el diario
de adquisiciones.'
Se rastrea desde un
archivo de facturas de
proveedores hasta el
diario de adquisiciones.
Verificacion interna de
cantidades y calculos.
Los totales de lotes se
c o m p a r a n c o n los
reportes resumidos de
computadora.
Examen de las
indicacionesde
verificacion interna.
Examen del archivo de los
totaies de lotes para
identificar las iniciales del
empleado de c o n t r o l de
datos; comparacion de los
totales c o n los reportes
resumidos.*
A p r o b a c i o n de precios y
descuentosen
adquisiciones.
de aprobacion.
Comparacion de
transacciones registradas
en el diario de
adquisiciones c o n la
factura del proveedor,
reportes de recepcion y
otra d o c u m e n t a c i o n de
respaldo. +
Recalcular para verificar la
correccion de los calculos
del empleado en la
factura del proveedor,
incluyendo los
descuentos y f letes.
Catalogo de cuentas
adecuado.
Examen del manual de

procedimientos y del
catalogo de cuentas.
Las ordenes de recepcion

se folian y contabilizan.
Los comprobantes se
folian y contabilizan.
adquisiciones registradas
son precisas (precision).
Verificar la indicacion de
cancelacion.
Verificacion interna de la
clasificacion.
Comparacion de la
clasificacion c o n el
catalogo de cuentas
haciendo referenda a las
facturas de los
proveedores.
T A B L A 17-2
(Continuacion)
OBJETIVOS DE
AUDITORIA
RELACIONADOSCON
TRANSACCIONES
adquisiciones estan
registradas en las fechas
correctas (tiempo
oportuno).
adquisiciones estan
incluidas correctamente
en los archivos maestros
de cuentas por pagar e
inventarios, y estan
resumidas debidamente
(asientos y resumenes).
CONTROL INTERNO
CLAVE
PRUEBA COMUN DE
CONTROL
Los procedimientos
exigen el registro de las
transacciones tan pronto
como sea posible
despues de haberse
recibido la mercancfa y
servicios.
Verificacion interna.
Examen del manual de

procedimientos y
observar si hay facturas
no registradas de
proveedores.
Verificacion interna del

contenido del archivo
pagar.
Comparacion del archivo
pagar o totales de la
balanza de
comprobacion con los
saldos en el mayor
general.
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Comparacion de fechas
de los reportes de
recepcion y las facturas
de los proveedores con
las fechas del diario de
adquisiciones.4"
Examen de indicacion de
la verificacion interna.
Examinar las iniciales en

las cuentas en el mayor
general que indiquen
una comparacion.
Comprobacion de la
precision del empleado
al sumar los diarios y
rastrear los asientos en el
mayor general y en los
archivos maestros de
cuentas por pagar e
inventarios.
* Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el estado de terminacion, precision y momento oportuno.
Los reportes de recepcion se utilizan solo para articulos tangibles, y, por tanto, no se utilizan para servicios, como servicios publicos y reparaciones y
mantenimiento. Frecuentemente, las facturas de los proveedores son la unica documentacion disponible.
J Este control se probaria en muchas auditorias por medio de la computadora.
que e\ activo ii)0 esta debidamente asentado enloslibros de ingreso original, es

aceptable verificar menos adquisiciones del periodo actual que si los controles
son inadecuados.
Cuando un cliente utiliza registros de inventario perpetuo, tambien reduce
considerablemente las pruebas de detalles del inventario, si el auditor cree que
los registros perpetuos son precisos. Los controles sobre las adquisiciones
incluidos en los inventarios perpetuos se verif ican normalmente como parte de
las pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones de adquisiciones,
y los controles sobre este objetivo tienen un papel clave en la auditoria. La
inclusion tanto de cantidad como de costos unitarios en los registros perpetuos
de inventarios permiten una reduccion en las pruebas de conteo fisico y los
costos unitarios del inventario si los controles estan operando efectivamente.
Las adquisiciones estdn clasificadas correctamente (clasificacion)
El auditor
reduce las pruebas de detalles de determinadas cuentas individuales si cree que
la estructura de control interno es adecuada para proporcionar u n a seguridad
razonable de su clasificacion correcta en el diario de adquisiciones. Aunque
todas las cuentas resultan afectadas hasta cierto grado por los controles efectivos
sobre la clasificacion, las dos areas mas afectadas son las adquisiciones del
periodo actual de activos fijos y todas las cuentas de gastos, como reparaciones
y mantenimiento, s e n Icios, y publicidad. Puesto que el desarrollo de pruebas
de documentacion de adquisiciones de activo fijo y cuentas de gastos del
CAPI'IULO 17
AUDITORIA DHL CICLO DE ADQUISICIONI-S Y PAGOS
635
periodo actual para cerciorarse de su precision y clasificacion son procedimientos de auditoria que se llevan cierto tiempo, el ahorro en el tiempo de auditor;
p u e d e ser significativo.
VERIFICACION DE
DESEMBOLSOS
DE EFECTIVO
El mismo formato de la tabla 17-2, que se usa para las adquisiciones se utilizi
tambien para los desembolsos en efectivo. El supuesto subyacente a estos cor.troles y procedimientos de auditoria es la existencia de diarios separados para
desembolsos de efectivo y adquisiciones. Los comentarios asentados acerca de 1=
metodologia y procesos para desarrollar procedimientos de auditoria se aplicar.
de igual forma para los desembolsos de efectivo.
Una vez que el auditor ha fijado sus procedimientos, por lo general, se
desarrollan de manera concurrente las pruebas de adquisiciones y desembolsos
de efectivo. Por ejemplo, para una transaccion que ha sido seleccionada para su
examen del diario de adquisiciones, se examinan la factura del proveedor y el
reporte de recepcion al mismo tiempo que el cheque cancelado relacionado con
la adquisicion. De esta manera, la verificacion se efectua con eficiencia, sir.
reducir la efectividad de las pruebas.
MUESTREO DE
ATRIBUTOS PARA
PRUEBAS DE
CONTROLESY
PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE
TRANSACCIONES
En virtud de la importancia de las pruebas de controles y pruebas sustantivas

de transacciones por adquisiciones y salidas de efectivo, es comun el uso de
muestreo de atributos en esta area de auditoria. Este enfoque es similar al que
se utilizo para las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones
por ventas que se analizo en el capitulo 12. Sin embargo, se denota, con
referenda a los objetivos de auditoria mas esenciales relacionados con transacciones, que se presentaron con anterioridad, que la mayoria de los atributos
importantes en el ciclo de adquisiciones y pagos tienen un efecto monetario
directo sobre las cuentas. Ademas, muchos de los tipos de errores e irregularidades que se encuentran representan una falacia de dinero devengado y son
u n a preocupacion considerable para el auditor. Por ejemplo, existen errores en
el corte del inventario o un asiento incorrecto de una cuenta de gastos. Por esto.,
es relativamente baja la tasa de exception tolerable seleccionada por el auditor
en pruebas de muchos de los atributos en este ciclo. Ya que las cantidades en dinero
de las transacciones i n d i v i d u a l s en el ciclo tienen una gran variation, tambien
es comun separar las partidas grandes y desusadas y probarlas en un 100%.
CUENTAS POR
PAGAR
Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancias y servicios recibidos
en el curso comun del negocio. En ocasiones es dificil distinguir entre cuentas
por pagar y pasivos acumulados, pero es util definir un pasivo como cuenta por
pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en lafecha del balance. Por
tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicion de
materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancias y servicios que se recibieron antes del fin del ano. La gran mayoria de
cuentas por pagar tambien se identifican por la existencia de facturas del
proveedor para la deuda. Tambien se distinguen las cuentas por pagar de las
obligaciones que generan intereses. Si u n a obligation incluye el pago de intereses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por
pagar, o bono por pagar.
OBJETIVO 3
Analizar la
naturaleza de las
cuentas por pagar, y
describir los
controles
relacionados.
636
PARTE 5
TABLA17-3
RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE,
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA DESEMBOLSOS DE
EFECTIVO
OBJETIVOS DE
AUDITORIA
RELACIONADOS CON
TRANSACCIONES
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
CONTROL INTERNO
CLAVE
PRUEBA COMUN DE
CONTROL
Adecuada separacion de
funciones entre cuentas
por pagar y custodia de
cheques firmados.
Examen de la
documentacionde
respaldo antes de la firma
de cheques por una
persona autorizada.
Aprobacion del pago
sobre los documentos de
respaldo en el momento
en que los cheques se
firman.
Analizar las actividades

con el personal y
observarlas.
Se registran las
transacciones de
desembolsos de efectivo
existentes (estado de
terminacion).
Los cheques se folian y

contabilizan.
Se prepara cada mes una
conciliacion bancaria por
una persona
independiente.
Se contabiliza una
secuencia de cheques.
Examen de las
conciliaciones bancarias y
observar su preparacion.
Conciliar los desembolsos

de efectivo registrados
con los desembolsos de
efectivo en el estado
bancario (prueba de
los desembolsos
de efectivo).
registradas son correctas
(precision).
Verificacion interna de
calculos y cantidades.
Preparacion de una
conciliacion bancaria
mensual por una persona
independiente.
Examinar la indicacion de
Examinar las
conciliaciones bancarias y
observar su preparacion.
Comparacion de los
cheques cancelados con
los registros en el diario
relacionado de
adquisiciones y diario de
desembolsos de efectivo.
Recalcular los descuentos
en efectivo.
Preparar una
comprobacion de
los desembolsos
de efectivo.
desembolsos en efectivo
se han clasificado
correctamente
(clasificacion)
Adecuado catalogo de
cuentas.
Examinar el manual de
procedimientosy el
catalogo de cuentas.
Comparacion de la
clasificacion con el
catalogo de cuentas
haciendo referencia a
las facturas de los
proveedores y al diario
de adquisiciones.
Los registros de
son por bienes y servicios
realmente recibidos
(existencia).
Verificacion interna de la
clasificacion.
CAPiTULO 17
Analizar las actividades

con el personal y
observarlas.
aprobacion.
Revisar el diario de
desembolsos de efectivo,
mayor general, y archivo
pagar para detectar
cantidades grandes o
desusadas.*
Rastrear el cheque
cancelado hasta el
asiento relacionado en el
diario de adquisiciones y
examinar el nombre del
receptor y cantidad.
Examinar los cheques
cancelados para buscar la
firma autorizada, endoso
correcto y cancelacion por
el banco.
Examinar los documentos
de respaldo como parte
de las pruebas de
adquisiciones.
637
TABLA17-3
(Continuacion)
'
OBJETIVOS DE
AUDITORIA
RELACIONADOS CON
TRANSACCIONES
se registrar! en las fechas
correctas (momento
oportuno).
desembolso de efectivo
estan incluidas
correctamente en el
archivo maestro de
cuentas por pagar y estan
resumidas debidamente
(asientos y resumenes).
CONTROL INTERNO
CLAVE
PRUEBA COMUN DE
CONTROL
Los procedimientos
requieren el registro de
las transacciones tan
pronto como sea posible
despues de haberse
firmado el cheque.
Verificacion interna.
Examinar el manual de
procedimientos y observar
si existen cheques no
registrados.
Verificacion interna del

contenido del archivo
pagar.
Comparacion de los
totales del archivo
pagar o de la balanza de
comprobacion con los
saldos en el mayor
general.
Examinar indicacion de
Examen de las iniciales en

las cuentas del mayor
general que indican la
comparacion.
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
COMUNES DE
TRANSACCIONES
Comparar las fechas de
los cheques cancelados
con el diario de
desembolsos de efectivc
Comparar las fechas de
los cheques cancelados
con la fecha de
cancelacion del banco.
Comprobar la precision
del personal sumando los
diarios y rastreando los
registros en el mayor
general y en el archivo
pagar.
Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el hecho de su terminacion, precision y momento oportuno.
FIGURA17-3
Metodologia para
disenar pruebas de
detalles de saldos de
cuentas por pagar
Fijar ia importancia y evaluar el 4

riesgo acepiable de auditorfa y
riesgo inherente de las cuentas
por pagar
Evaluar el riesgo de control de las

cuentas por pagar
Disenar y desarrollar pruebas de

control y pruebas sustantivas de
transacciones del ciclo de
adquisiciones y pagos
procedimientos analiticos para ei
ciclo de adquisiciones y pagos
Disenar pruebas de detalles de

saldos de las cuentas por pagar
para satisfacer los objetivos de
auditoria relacionados con los
Procedimientos de auditoria
Tamafio de la muestra
Pallidas a selecciorar
Momento oportuno
638
PARTE 5
En la figura 17-3 se resume la metodologia para disenar pruebas de detalles

de las cuentas por pagar. Esta metodologia es la misma que se utilize para las
cuentas por cobrar en el capitulo 13. Es c o m u n q u e las cuentas por pagar sean
de magnitud importante, y asi existen varios riesgos inherentes. A m e n u d o los
controles internos para las cuentas por pagar son inefectivos porque muchas
companias dependen de los proveedores para que estos les facturen y les
recuerden de deudas no pagadas. Por tanto, a m e n u d o se necesita que las
pruebas de detalles para las cuentas por pagar sean extensas.
CONTROLES
INTERNOS
Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de
las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el
cliente tiene una estructura de control interno m u y efectiva sobre los registros
y pago de las adquisiciones. Se documenta con la recepcion de mercancias por
reportes foliados de recepcion; se preparan con rapidez y eficiencia, y se
registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. Tambien se efectuan las
desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les
registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo
y en el archivo maestro de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos
individuales de las cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de
cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una
persona independiente. En estas circunstancias, la verificacion de las cuentas
por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez que este llega a la conclusion
de que la estructura de control interno esta operando de forma efectiva.
En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes de recepcion,
el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efectuan los
desembolsos de efectivo, y, a causa de una debil posicion de efectivo, con
frecuencia se pagan las facturas varios meses despues de su vencimientd.
Cuando un auditor se enfrenta a esta situacion, existe gran probabilidad de
subestimar las cuentas por pagar; por tanto, en estas circunstancias se necesitan
extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las
cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance.
Ya se han analizado los controles mas importantes de las cuentas por pagar
como parte del control y registro de las adquisiciones y desembolsos de efectivo.
Ademas de esos controles, es importante efectuar una conciliacion mensual de
los estados de cuenta de los proveedores con los pasivos registrados y el archivo
maestro de las cuentas por pagar con el mayor general. Esto lo debe llevar al
cabo una persona independiente.
PROCEDIMIENTOS
DE ANALISIS
El uso de procedimientos analiticos es tan importante en el ciclo de adquisiciones y pagos como lo es en cualquier otro ciclo. La tabla 17-4 ilustra los procedimientos analiticos para las cuentas de balance y de estados de resultados en el
ciclo de adquisiciones y pagos, que son utiles para descubrir areas en d o n d e es
deseable que se efectue una investigacion adicional.
Uno de los procedimientos de analisis mas importantes para descubrir
errores en las cuentas por pagar es la comparacion de los totales de gastos del
aho actual con los de anos anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por
servicios con los del ano anterior, el auditor p u e d e determinar que no se registro
el ultimo recibo del ano. La comparacion de gastos con los anos anteriores es un
OBJETIVO 4
procedimientos de
analisis para cuentas
por pagar.
CAPITULO 17
639
procedimiento analitico efectivo para las cuentas por pagar porque los gast:
ano tras ano, son mas o menos estables relativamente.
TABLA17-4
PROCEDIMIENTOS
DE ANALISIS PARA
ELCICLODE
ADQUISICIONESY
PAGOS
OBJETIVOS DE
AUDITOR! A
RELACIONADOS
CON LOS SALDOS
PARA PRUEBAS DE
DETALLES
OBJETIVO 5
pruebas de detalles
para cuentas por
pagar.
640
PARTE 5
PROCEDIMIENTO ANALITICO
POSIBLE ERROR
Comparacion de los saldos en la cuenta de

gastos relacionados con adquisiciones con
los arios anteriores.
Errores en las cuentas por pagar y gastcs
Revisar la lista de cuentas por pagar para

buscar cuentas por pagar desusaclas, sin
proveedores, y que generan intereses.
Errores de clasificacion por deudas que ni

son del giro comercial.
Comparacion de las cuentas por pagar

individuales con los anos anteriores.
Cuentas no registradas o nulas, o errores
Calcular las relaciones, como compras

divididas entre cuentas por pagar, y
cuentas por pagar divididas entre pasivos
circulantes.
Cuentas no registradas o nulas o errores.
El objetivo global en la auditoria de cuentas por pagar es determinar si se ham

asentado de manera correcta y se han revelado debidamente. Ocho de los nuevi
objetivos de auditoria relacionados con los saldos que se analizaron en d
capitulo 5 son aplicables a las cuentas por pagar. El valor realizable no es
aplicable a las deudas.
El auditor reconoce la diferencia en el enfasis entre la auditoria de pasivos I
la de activos. Al verificarse los activos, se enfoca la atencion en cerciorarse qui
el saldo de la cuenta no tenga una valuacion excesiva. De forma constante s-i
cuestiona la existencia de los activos asentados, y se les verifica por medio df
confirmacion, examen fisico, y examen de los documentos de apoyo. Es verdaz
que el auditor no debe pasar por alto la posibilidad de que se subvaloren lr-=
activos, pero el hecho importante esta en que el auditor esta mas preocupad:
por la posibilidad de una sobreestimacion que de una subestimacion. Cuando
se verifican los saldos deudores se toma el enfoque opuesto, es decir, el enfoqui
principal esta en el descubrimiento de deudas subestimadas u omitidas.
La diferencia en enfasis en la auditoria de activos y pasivos proviene dire:tamente de la responsabilidad legal de los auditores. Si los inversionistas, accioru_;
tas, acreedores y otros usuarios determinan despues de la emision de los estadr-f
financieros auditados, que se sobrevaluo de manera considerable el capita.
existe una probabilidad real de que se demande al bufete de auditoria. Pues::
que una sobrevaluacion del capital puede resultar de la sobreestimacion de
activos o de la subestimacion de pasivos, es natural que los auditores enfaticer
esos dos tipos de errores. Es menos probable que tenga exito u n a demandi
contra un auditor por no descubrir una subvaluacion de capital.
No obstante, los auditores no ponen demasiado enfasis en la proteccion m
usuarios mediante un dispositivo para detectar la sobrevaluacion del capital i
costa de pasar por alto la subvaluacion. Si los activos se subestiman y los pasivos se sobreestiman de manera constante para grandes numeros de empresaauditadas, es probable que decline el valor de la informacion de los estadzf
financieros para la toma de decisiones. Por tanto, a u n c u a n d o es natural qui
los auditores enfaticen la posibilidad de sobreestimar los activos y subestimar I:-;
pasivos, el descubrimiento de los tipos opuestos de errores tambien constituvi
una responsabilidad importante.
APLICACION DEL PKOCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
PRUEBAS DE
DETALLES DE LAS
CUENTAS POR
PAGAR
Los mismos objetivos de auditoria relacionados con saldos que se utilizaron

como marco de referenda para verificar las cuentas por cobrar en el capitulo 13,
tambien son aplicables a los pasivos, con tres modificaciones menores. La
diferencia mas obvia en la verificacion de pasivos es que no se aplica el objetivo
de valor realizable. La segunda diferencia radica en el objetivo de los derechos y
obligaciones. En el caso de los activos, el auditor se preocupa de los derechos
del cliente al uso y disposicion de los activos. En los pasivos, el auditor se
preocupa de las obligaciones del cliente por el pago de deudas. Si el cliente no
tiene obligacion de pagar un pasivo, no se incluye como tal. Se hablo de la tercera
diferencia: en la auditoria de pasivos, el enfasis esta en la busqueda de subestimaciones mas que de sobreestimaciones.
La tabla 17-5 incluye los objetivos de auditoria relacionados con saldos y
pruebas comunes de detalles de procedimientos de saldos para las cuentas por
pagar. Los procedimientos reales de auditoria varian considerablemente, de
acuerdo con la naturaleza de la entidad, la importancia de las cuentas por pagar,
la naturaleza y efectividad de la estructura de control interno, y el riesgo
inherente.
PRUEBAS DE
PASIVOS FUERA
DELPERIODO
Debido al enfasis en la posibilidad de subestimacion de las cuentas de pasivo,

las pruebas de pasivos fuera del periodo son importantes para las cuentas por
pagar. El alcance de las pruebas para descubrir cuentas por pagar no registradas, al q u e a m e n u d o se le llama la busqueda de cuentas por pagar no registradas,
depende mucho del riesgo de control evaluado y la importancia del saldo
potencial en la cuenta. Los mismos procedimientos de auditoria utilizados para
descubrir cuentas por pagar no registradas son aplicables al objetivo de precision. Los procedimientos de auditoria que siguen son pruebas tipicas.
OBJETIVO 6
Conocer la
importancia de las
pruebas de pasivos
fuera del periodo
para las cuentas por
pagar y pruebas
comunes.
Examine la documentacion subyacente para los desembolsos subseaientes de

efectivo El proposito de este procedimiento de auditoria es revelar aquellos
desembolsos de efectivo realizados en el periodo de contabilidad subsecuente,
que representan responsabilidades en la fecha del balance. La documentacion
de respaldo se examina para determinar si un desembolso de efectivo se realizo
para cubrir u n a obligacion del periodo actual. Por ejemplo, si el inventario se
recibio antes de la fecha del balance, se indicara asi en el reporte de recepcion.
Es frecuente que la documentacion para los desembolsos de efectivo realizados
en el periodo subsecuente se examine durante varias semanas, en especial
cuando el cliente no paga sus cuentas con oportunidad. Cualquier desembolso
de efectivo que se haga para cubrir una obligacion del periodo actual debe
rastrearse en la balanza de comprobaci6n de las cuentas por pagar, para tener
la seguridad que se ha incluido como responsabilidad.
Examine la documentacion subyacente defacturas que no se han pagado varias
semanas despues del final del ano Este procedimiento se realiza de la misma
manera que el anterior, y sirve para el mismo proposito. La diferencia unica es
que se realiza para obligaciones no pagadas cerca del final del periodo que
constituye el campo de trabajo del auditor, mas que para obligaciones que ya
se h a n pagado. Por ejemplo, en una auditoria en que el ano finaliza el 31 de
marzo, si el auditor examina la documentacion de respaldo de los cheques que
se pagaron hasta el 28 de junio, las cuentas que todavia estan sin pagar en esa
CAPITULO 17
64 1
TABLA17-5
0BJETIV05 DE
AUDITORIA
RELACIONADOS
CON BALANCES Y
PRUEBAS DE
DETALLES DE
SALDOS DE
CUENTASPOR
PAGAR
642
PARTE 5
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADO CON EL
SALDO
PRUEBAS COMUNES DE
DETALLES DE
PROCEDIMIENTOS DE
SALDOS
Las cuentas por pagar en la

lista de cuentas por pagar
concuerdan con el archivo
maestro relacionado, y el
total se ha sumado
correctamente y concuerda
con el mayor general
(enlace de detalles).
Sume la lista de cuentas

por pagar.
Rastree el total al mayor
general.
Rastree las facturas
individualesde los
vendedores en el archivo
maestro para verificar
nombres y cantidades.
No es necesario q u e se
sumen todas las paginas.
A menos que los controles
sean debiles, el rastreo en
el archivo maestro debe
ser limitado.
Las cuentas por pagar

existen en la lista de
cuentas por pagar
(existencia).
Rastree de la lista de
cuentas por pagar hasta
las facturas y estados de
cuenta de los proveedores.
Confirme las cuentas por
pagar, d a n d o mayor
atencion a cantidades
g r a n d e s y desusadas.
Por lo general recibe poca

atencion p o r q u e la
preocupacion primordial
es c o n las
subestimaciones.

existentes estan incluidas
en la lista de cuentas por
pagar (terminadas).
Realizar p r u e b a s d e
adeudos fuera de periodo
(vease el texto).
Estas son pruebas

esenciales de la auditoria
de las cuentas por pagar.

incluidas en la lista de
cuentas por pagar estan
correctas (precision).
Desarrollar los mismos

procedimientos q u e los q u e
se utilizaron para objetivos
de existencia y pruebas de
deudas fuera de periodo.
Por lo general el enfasis en

estos procedimientos para
detectar la precision es la
subestimacion en lugar de
la omision.
Las cuentas por pagar en la

lista de cuentas por pagar
estan clasificadas
correctamente
(clasificacion).
Revisar la lista y el archivo

maestro para detectar
partes relacionadas,
pagares u otros
d o c u m e n t o s que generan
intereses, cuentas por
pagar a largo plazo, y
saldos en contra.
El c o n o c i m i e n t o del
negocio del cliente es
esencial para estas
pruebas.
Las transacciones en el
ciclo de adquisicionesy
pagos estan registradas
en el periodo correcto
(corte).
Desarrollar pruebas de
deudas fuera de periodo
(vease el texto).
Desarrollar pruebas
detalladas c o m o parte de
la observacion fi'sica del
inventario (vease el texto).
Haga pruebas para
inventario en transito
(vease el texto).
Estas son pruebas

esenciales de auditoria
para las cuentas por
pagar. Se les llama
pruebas de corte.
La compahi'a tiene una

obligacion de pagar las
deudas incluidas en las
cuentas por pagar
(obligaciones).
Examinar los estados de

cuenta de los proveedores
y confirmar las cuentas
por pagar.
Por lo regular no es una

preocupacion en la
auditoria de las cuentas
por pagar, p o r q u e todas
las cuentas por pagar son
obligaciones.
Las cuentas en el ciclo de

adquisiciones y pagos
estan presentadasy
reveladas d e b i d a m e n t e
(presentaciony
revelacion).
Revise los estados

financieros para
asegurarseque estan
separadas las partes
relacionadas, los pasivos
de largo plazo, y que
generan intereses, que
son importantes.
Por lo general no es un
problema.
AFLICACION DLL PROCLSO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
COMENTARIOS
fecha se examinan para determinar si son obligaciones que corresponden al ano

terminado el 31 de marzo.
Rastree los reportes de recepcion emitidos antes del fin de ano en las facturas
relacionadas de proveedores Toda la mercancia antes del final del ano del
periodo contable indicado por la emision de un reporte de recepcion, se incluye
como cuentas por pagar. Cuando el auditor rastrea los reportes de recepcion
emitidos a fin de ano y antes del mismo hasta las facturas de proveedores y
verifica que se incluyen en las cuentas por pagar, el auditor esta verificando la
existencia de obligaciones no registradas.
Rastree los estados de cuenta de los proveedores que mnestran un saldo deudor
en la balanza de comprobacion de cuentas por pagar Si el cliente conserva un
archivo de estados de cuenta de los proveedores, cualquier estado que indique
un saldo deudor puede ser rastreado hasta el listado para tener la seguridad
que se incluye como cuenta por pagar.
Envie confirmaciones a los proveedores con los cuales el cliente realiza operaciones Aunque el uso de confirmaciones para cuentas por pagar es menos
comun que para las cuentas por cobrar, se utiliza con frecuencia para la
verificacion de omisiones de proveedores en la lista de cuentas por pagar,
transacciones omitidas y errores en los saldos de las cuentas. El envio de
confirmaciones a proveedores activos para los cuales no se ha incluido un saldo
en la relacion de cuentas por pagar, es un medio util de busqueda de montos
omitidos. Este tipo de confirmacion se conoce comunmente como confirmation
de saldo cero. Al final de este capitulo se presenta mayor informacion sobre la
confirmacion de las cuentas por pagar.
Las pruebas de corte para las cuentas por pagar determinan si las transacciones
registradas durante unos cuantos dias antes y despues de la fecha del balance
se incluyen en el periodo correcto. Los cinco procedimientos de auditoria
presentados en la section anterior se relacionan en directo con el corte para
adquisiciones, pero enfatizan la subestimacion de los saldos. En el caso de los
primeros tres procedimientos tambien es apropiado examinar la documentation de apoyo como prueba de la sobreestimacion de las cuentas por pagar. Por
ejemplo, el tercer procedimiento rastrea los reportes de recepcion emitidos antes
de fin de ano de las facturas de proveedores relacionadas, con el fin de verificar
la existencia de cuentas por pagar no registradas. Para verificar los montos de
corte sobreestimados, el auditor rastrea los reportes de recepcion emitidos
despues del final de ano hasta las facturas relacionadas para tener seguridad de
que no estan registradas como cuentas por pagar (a menos que haya inventario
en transito, lo que se analiza mas adelante).
En vista de que la mayor parte de las pruebas de corte ya se han presentado,
aqui solo ampliaremos dos aspectos: El examen de los reportes de recepcion y
la determinacion del monto del inventario en transito.
Relacion del corte con la observacionfisica del inventario
En la determinacion
de que es correcto el corte de cuentas por pagar, es esencial que las pruebas de corte
esten coordinadas con la observacionfisica del inventario. Por ejemplo, supongamos
que una adquisicion de inventario por 40,000 dolares se recibe al final de la tarde
CAPITULO 17
643
del 31 de diciembre, despues de que se ha completado la toma del inventario

fisico. Si la adquisicion se incluye en las cuentas por pagar y en compras, pero
se excluye del inventario, el resultado es una subestimacion de las utilidades
netas de 40,000 dolares. En sentido contrario, si la adquisicion se excluye tanto
del inventario como de las cuentas por pagar hay subestimacion en el balance,
pero el estado de resultados es correcto. La unica forma en que el auditor
conozca que tipo de subestimacion ha ocurrido, es coordinar las pruebas de
corte con la observacion del inventario.
La informacion de corte para las adquisiciones se obtiene durante la observation fisica del inventario. En este momento el auditor revisa los procedimientos
en el departamento de recepcion para determinar que se conto todo el inventario
recibido, y el auditor debe registrar en sus papeles de trabajo el ultimo numero
de reporte de recepcion del inventario incluido en el conteo fisico. Durante el
trabajo de campo de fin de ano, el auditor prueba despues los registros de
contabilidad para el corte. El auditor rastrea los numeros de reportes de recepcion hasta los registros de cuentas por pagar, para verificar que se han incluido
o excluido de forma correcta.
Por ejemplo, supongamos que el ultimo numero de reporte de recepcion que
representaba inventario incluido en el conteo fisico fue el 3167. El auditor
registra este n u m e r o de documento y lo rastrea posteriormente a este y a varios
numeros anteriores con sus facturas relacionadas de los proveedores y con la
lista de cuentas por pagar o el archivo maestro de cuentas por pagar, para
determinar que todos estan incluidos. De manera similar, las cuentas por pagar
para adquisiciones registradas en los reportes de recepcion con numeros mayores a 3167, q u e d a n excluidas de las cuentas por pagar.
Cuando el inventario fisico del cliente tiene lugar antes del ultimo dia del
ano, es necesario realizar un corte de cuentas por pagar al momento del conteo
fisico en la forma descrita en el parrafo anterior. Ademas, el auditor verifica si
todas las adquisiciones que tienen lugar entre el conteo fisico y el final del ano
se agregaron al inventario fisico y a las cuentas por pagar. Por ejemplo, si el
cliente lleva a efecto el conteo fisico un 27 de diciembre para un fin de ano de
31 de diciembre, la informacion de corte se toma al 27 de diciembre. Durante el
trabajo de campo del fin de ano, el auditor hace pruebas primero para determinar si el corte al 27 de diciembre fue correcto. Despues de determinar que el corte de 27 de diciembre fue correcto, el auditor debe verificar si todo el inventario
recibido despues del conteo fisico, pero antes de la fecha de balance, se agrego
al inventario y a las cuentas por pagar por el cliente.
Mercancia en trdnsito Se hace distincion en las cuentas por pagar entre las
adquisiciones de mercancias que estan con base de destino LAB y aquellas que
estan hechas con base de origen LAB. En la primera modalidad, la propiedad
pasa al comprador cuando la mercancia se recibe para inventario. Por tanto, solo
el inventario recibido antes de la fecha de balance se incluye en el inventario y
cuentas por pagar al final del ano. Cuando una adquisicion se hace sobre una
base de origen LAB, las mercancias y las cuentas por pagar relacionadas deben
registrarse en el periodo actual si el embarque ocurrio antes de la fecha de
balance.
Si las mercancias se han adquirido sobre base de origen o destino LAB la
determinacion se realiza examinando las facturas de los proveedores. El auditor
debe examinar las facturas relacionadas con mercancia recibida poco despues de
fin de ano para determinar si se encontraban con base de origen LAB. Para las
que si lo estuvieron, y siempre que las fechas de embarque sean anteriores a la

fecha de balance, las mercancias y las cuentas por pagar relacionadas deben
quedar registradas en el periodo actual si los montos son importantes.
CONFIABILIDAD
DE LA EVIDENCIA
OBJETIVO 7
Conocer la
confiabilidad relativa
de las facturas y
estados de cuenta
de los proveedores,
y las confirmaciones
de las cuentas por
pagar.
Al decidir cual es la evidencia apropiada que hay que reunir para verificar las
cuentas por pagar, es esencial que el auditor comprenda la confiabilidad relativa
de los tres tipos primarios de evidencia que se usan generalmente: facturas de
los proveedores, estados de cuenta de los proveedores, y confirmaciones.
Distincion entre las facturas de los proveedores y los estados de cuenta de los
proveedores Al verificar el monto que se debe a un proveedor, el auditor
establece distincion entre las facturas y los estados de cuenta de los proveedores.
Al examinar las facturas de los proveedores y los documentos de apoyo o
respaldo relacionados, como son los reportes de recepcion y las ordenes de
compra, el auditor tiene a su disposicion una evidencia sobre las transacciones
individuales altamente confiable. El estado de cuentas de un proveedor no es tan
deseable como las facturas para verificar las transacciones individuales, porque
un estado de cuenta incluye solo el importe total de la transaccion. Las unidades
adquiridas, precio, flete y otros datos, no q u e d a n incluidos. Sin embargo, un
estado de cuenta tiene la ventaja de incluir el saldo final de acuerdo con los
registros del proveedor. ^Cual de estos dos documentos es mejor para verificar
el saldo correcto en las cuentas por pagar? El estado de cuenta del proveedor es
superior para verificar las cuentas por pagar porque incluye el saldo final. El auditor
compara las facturas existentes de los proveedores con la lista del cliente, y a
pesar de ello p u e d e no descubrir las que faltan, que es la preocupacion primaria
en las cuentas por pagar. ^Cual de estos dos documentos es mejor para verificar
las adquisiciones en las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones? La factura del proveedor es superior para verificar las transacciones,
porque el auditor esta verificando transacciones individuales y la factura muestra los detalles de las adquisiciones.
Diferencia entre los estados de cuenta y las confirmaciones de los proveedores
La diferencia mas importante entre el estado de cuenta de un proveedor y una
confirmacion de cuentas por pagar, es la fuente de la informacion. Un estado
de cuenta de un proveedor ha sido preparado por un tercero independiente,
pero esta en las manos del cliente en el momento en que el auditor la examina.
Esto proporciona al cliente la oportunidad de modificar un estado de cuenta del
proveedor o no poner algunos estados de cuenta en manos del auditor. La
confirmacion de cuentas por pagar que por lo regular es u n a solicitud de un
estado de cuenta desglosado enviado directamente a la oficina del auditor,
proporciona la misma informacion, pero puede ser considerada mas confiable.
Ademas, las confirmaciones de cuentas por pagar a m e n u d o incluyen u n a
solicitud de informacion sobre documentos y aceptaciones por pagar, asi como
el inventario consignado que es propiedad del proveedor, pero esta almacenado en las instalaciones del cliente. En la figura 17-4, se muestra una ilustracion de
una tipica solicitud de confirmacion de cuentas por pagar.
A causa de la disponibilidad de estados de cuenta y facturas de los proveedores, documentos que constituyen una evidencia relativa confiable porque se
originan en un tercero, la confirmacion de cuentas por pagar es menos comun
que la de cuentas por cobrar. Si el cliente tiene una estructura de control interno
CAP1TULO17
645
adecuada y los estados de cuenta de los proveedores estan disponibles para su

examen, por lo general no se envian confirmaciones. Sin embargo, cuando la
estructura de control interno del cliente es debil, cuando no estan disponibles
los estado de cuenta, o el auditor cuestiona la integridad del cliente, es deseable
enviar solicitudes de confirmacion a los proveedores. A causa del enfasis en la
subestimacion de las cuentas de pasivo, las cuentas confirmadas incluyen
cuentas grandes, cuentas activas, cuentas con saldo cero, y una muestra representativa de todas las demas.
En la mayor parte de los casos en que se confirman las cuentas por pagar,
esto se realiza despues de la fecha de balance. Sin embargo, si el riesgo de control
es bajo, se confirman las cuentas por pagar en una fecha intermedia como
prueba de la efectividad de la estructura de control interno. Entonces, si las
confirmaciones indican que los controles internos son inefectivos, es posible
disenar otros procedimientos de auditoria para comprobar las cuentas por
pagar al final del afio.
FIGURA 17-4
Solicitud de
confirmacion de
cuentas por pagar
ROGER MEAD, INC.
1 5 d e enero, 1995
Jones Sales, Inc.

Calle
Stewart #2116
Waynesville,
Kentucky 36021
Muy senores nuestros:

Nuestros auditores, Murray y Rogers, estan realizando una auditoria de nuestros estados
financieros. Para este proposito, les rogamos proporcionarles la siguiente informacion al 31 de
diciembrede 1994:
(1)
Estados pormenorizados de nuestras cuentas por pagar con ustedes, mostrando todas las
partidas sin pagar;
(2)
Una lista completa de todos los pagares y aceptaciones pagaderas a ustedes (incluyendo
cualquiera que haya sido descontada), mostrando la fecha original, fecha de vencimiento,
cantidad original, saldos sin pagar, colaterales y avales; y
(3)
Una lista pormenorizada de la mercancfa que ustedes consignaron a nosotros.
Agradeceremos su rapida atencion a esta solicitud. Se incluye un sobre para su respuesta.

Atentamente.
Pkil Qetiauini
Phil Geriovini, Presidente
Cuando los estados de cuenta de los proveedores se examinan o se reciben

las confirmaciones, existe una conciliation del estado de cuenta o de la confirmacion con la lista de cuentas por pagar. Es frecuente que las diferencias sean
causadas por inventario en transito, cheques puestos en el correo por el cliente
pero no recibidos todavia por el proveedor a la fecha del estado de cuenta, y
646
PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
rezagos en el procesamiento de los registros de contabilidad. La conciliacion es

de la misma naturaleza general que se vio en el capltulo 13, para las cuentas per
cobrar. Los documentos que se utilizan por lo general para conciliar los saldos
de la lista de cuentas por pagar con las confirmaciones o los estados de cuenta
de los proveedores, incluyen los reportes de recepcion, facturas de los proveedores y cheques cancelados.
TAMANO DE LA
MUESTRA
El tamano de la muestra para las pruebas de cuentas por pagar varian de manera
considerable, de acuerdo con factores como la importancia de las cuentas por
pagar, numero de cuentas vigentes, riesgo de control evaluado, y resultados del
ano anterior. Cuando es debil la estructura de control interno de un cliente, lo
que no es raro en las cuentas por pagar, deben verif icarse casi todas las partidas
del universo. En otras situaciones se necesitan pruebas minimas.
El muestreo estadistico se utiliza menos para la auditoria de cuentas por
pagar que para las cuentas por cobrar. Es mas dificil definir el universo y
determinar su tamano en las cuentas por pagar. Ya que el enfasis se pone en las
cuentas por pagar omitidas, es esencial que el universo incluya todo aquello pendiente de pago. Definir el universo de manera que se incluya todo aquello que
esta pendiente de pago, frecuentemente hace que el tamano del universo se
vuelva inmanejable. Dos ejemplos en q u e se p o d r i a utilizar en forma practica
el muestreo de variables para comprobar las cuentas por pagar son:
El auditor se considera satisfecho cuando los nombres de todos los proveedores se incluyen en la lista de cuentas por pagar, aun cuando algunos
p u e d a n tener un importe erroneo. El universo se define como todos los
proveedores de la lista. El enfasis de las pruebas son la existencia, correction y clasif icacion.
El auditor se considera satisfecho de que todas las cuentas por pagar a la
fecha de balance hay an sido pagadas despues del fin de ano. El universo
se define como todos los desembolsos de efectivo posteriores al final del ano.
TERMINOSIMPORTANTES
Archivo maestro de cuentas por pagar. Archivo
de computadora para mantener un registro para
cada proveedor de adquisiciones individuates,
desembolsos de efectivo, devolution y rebajas
de adquisiciones y saldos de proveedores.
Ciclo de adquisiciones y pagos. Ciclo de transacciones que incluye la adquisicion y pago de
mercancia y servicios de proveedores externos
a la organization.
Destino LAB. Contrato de embarque en que la
propiedad de la mercancia pasa al comprador
cuando la mercancia se recibe.
Estado de cuenta del proveedor. Estado de cuenta
preparado cada mes por el proveedor que indica el saldo inicial, adquisiciones, pagos, y saldo
final del cliente.
CAPITUL017
Fachira del proveedor. Documento que especifica

los detalles de una transaction de adquisicion y
el importe de dinero q u e se debe al proveedor
por la adquisicion.
Memo de de'bito. D o c u m e n t o que indica una
reduction en el monto debido a un proveedor
por mercancia devuelta o por una rebaja obtenida.
Orden de compra. Documento preparado por el
departamento de compra indicando la description, cantidad e information relacionada de
mercanclas y servicios q u e la compania pretende comprar.
Origen LAB. Contrato de embarque en que la
propiedad de la mercancia pasa al comprador
en el momento en que esta se embarca.
647
Relacidn de cuentas por pagar. Listado del monto

que se debe a cada proveedor en un punto dado
en el tiempo; se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar.
Reporte de recepcidn. Documento preparado por
el departamento de recepcion en el momento en
que se reciben articulos tangibles, la cantidad
recibida, la fecha de recepcion y otros datos

relevantes; es parte de la documentacion necesaria para que el pago se realice.
Requisicidn de compra. Solicitud de un empleado
autorizado al departamento de compra para
colocar una orden de suministro de inventario
y otros articulos que utiliza una entidad.
CUESTIONARIO DE REPASO
17-1 Enliste cinco cuentas de activo, tres cuentas
de pasivo y cinco cuentas de gastos incluidas en el
ciclo de adquisiciones y pagos de una compafiia
manufacturera tipica.
17-2 Enliste un posible control interno para cada
uno de los seis objetivos de auditoria relacionados
con las transacciones de desembolso de efectivo.
Para cada control, enliste una prueba de procedimiento de control para verificar su efectividad.
17-3 Enliste un posible control para cada uno de
los seis objetivos de auditoria relacionados con las
transacciones de adquisiciones. Para cada control,
enliste u n a prueba de procedimiento de control
para verificar su efectividad.
17-4 Evalue la siguiente declaracion de un auditor en relacion con las pruebas de adquisiciones y
desembolsos de efectivo: "Al seleccionar la muestra de adquisiciones y desembolso de efectivo para
su verificacion, el mejor enfoque es seleccionar un
mes al azar y comprobar todas las transacciones
del periodo. Este enfoque me permite plena comprensidn de la estructura de control interno, porque examino todo lo que sucedio durante el periodo. Como parte de la prueba mensual, tambien
pruebo la conciliacion bancaria inicial y final y
preparo una prueba de efectivo para el mes. Cuando termino estas pruebas, creo que estoy en condiciones de evaluar la efectividad de la estructura de
control interno/'
17-5 ^Cual es la importancia de los descuentos de
efectivo para el cliente, y como puede verificar el
auditor si se estan tomando de acuerdo con la
politica de la compafiia?
17-6 ^Cual son las similitudes y diferencias en los
objetivos de los siguientes dos procedimientos? (1)
seleccione una muestra al azar de los reportes de
recepcion y rastreelos en los asientos del diario
relacionados con las facturas y adquisiciones de los
648
PARTE 5
proveedores, comparando el nombre del proveedor, tipo de material y cantidad adquirida, y el

importe total de la adquisicion. (2) Seleccione una
muestra al azar de los asientos del diario de las
adquisiciones y rastreelos en las facturas y reportes de recepcion del proveedor, comparando el
nombre del proveedor, tipo de material y cantidad
adquirida e importe total de la adquisicion.
17-7 Si un cliente de auditoria no tiene cheques
foliados, ^cual tipo de error tiene mayores probabilidades de ocurrir? En esas circunstancias,
^cuales procedimientos de auditoria p u e d e utilizar el auditor para compensar esta falla?
17-8 <-,Que se quiere decir con "comprobante"?
Explique como su uso mejora los controles internos de una organizacion.
17-9 Explique la razon por la cual la mayoria de
los auditores consideran q u e la recepcion de mercancias y servicios es el punto mas importante en
el ciclo de adquisiciones y pagos.
17-10 Explique la relacion entre las pruebas del
ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de
inventarios. Proporcione ejemplos especificos de como estos dos tipos de pruebas se afectan unas a otras.
17-11 Explique la relacion entre las pruebas del
ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de
cuentas por pagar. Proporcione ejemplos especificos de como estos dos tipos de pruebas se afectan
unas a otras.
17-12 El auditor examina todas las facturas no
registradas a mano el 28 de febrero de 1995, el
ultimo dia de trabajo en el campo. ^Cual de los
siguientes errores es el mas factible de encontrar
por este procedimiento? Expliquese.
a. Las cuentas por pagar se sobreestiman al 31 de
diciembre de 1994.
b. Las cuentas por pagar se subestiman al 31 de
diciembre de 1994.
APLICACI6N DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
c. Los gastos de operacion se sobreestiman para

los doce meses que terminaron el 31 de diciembre de 1994.
d. Los gastos de operacion se sobreestiman para los
dos meses que terminaron el 2 de febrero de 1995.*
17-13 Explique por que es comun que los auditores envien solicitudes de confirmacion a los proveedores con "saldos cero" en la lista de las cuentas
por pagar del clients, pero es algo fuera de lo
comun que sigan el mismo enfoque al verificar las
cuentas por cobrar.
17-14 Distinga entre la factura de un proveedor y
su estado de cuenta. ^Cual es el documento que
idealmente se utiliza como evidencia en la auditoria de transacciones de adquisiciones y cual para
verificar los saldos en las cuentas p o r pagar?

^Por que?
17-15 Es todavia menos comun confirmar las cuentas por pagar en una fecha intermedia que las
cuentas por cobrar. Explique por que es esto.
17-16 Al comprobar el corte de las cuentas por
pagar en la fecha del balance, explique por que es
importante que los auditores coordinen sus pruebas con la observacion fisica del inventario. ^Que
puede hacer el auditor durante el inventario fisico
para destacar la probabilidad de un corte preciso?
17-17 Distinga entre el destino LAB y el origen
LAB. ^Cuales procedimientos debe seguir el auditor respecto de adquisiciones de inventario con
base de origen LAB cerca del fin de afio?
*AdaptadodeAICPA.
PREGUNTAS DE OPCION MULTIPLE DE LOS EXAMENES PARA CP

17-18 Las siguientes preguntas se relacionan con
los controles internos en el ciclo de adquisiciones
y pagos. Escoja la mejor respuesta.
a. Un control interno efectivo sobre la compra de
materias primas por lo general debe incluir los
siguientes procedimientos, excepto
(1) reportes sistematicos de los cambios en el producto que afectaran a las materias primas.
(2) determinar la necesidad de las materias primas con antelacion a la preparacion de la
orden de compra.
(3) obtener reportes por escrito de calidad y
cantidad de terceros, antes del pago de las
materias primas.
(4) obtener aprobacion financiera antes de hacer un compromiso.
b. Budd, agente de compras de Lake Hardware
Wholesalers, tiene un pariente que es propietario de u n a tienda que vende ferreteria al menudeo. Budd hizo arreglos para que los fabricantes entregaran ferreteria a la tienda sobre una
base COD, permitiendo que su pariente compre a los precios de mayoreo de Lake. Budd
probablemente p u d o lograr esto debido al pobre control interno de Lake sobre
(1) las requisiciones de compra
(2) recepcion de efectivo
(3) registros de inventario perpetuo
(4) ordenes de compra
c. ^Cual de los siguientes es un procedimiento de
control interno que evitaria que se presentaran
documentos de desembolsos de efectivo, ya
pagados, por segunda vez para su pago?
CAPITULO 17
(1) Las personas responsables de firmar cheques

deben preparar los cheques no firmados.
(2) Los documentos de desembolso de efectivo deben ser aprobados por lo menos por
dos funcionarios administrativos responsables.
(3) La fecha en los documentos de desembolso
de efectivo debe ser dentro de unos cuantos
dias de la fecha en que se presenta el documento para su pago.
(4) El funcionario que firma el cheque debe
comparar el cheque con los documentos y
debe cancelar los documentos.
17-19 Las siguientes preguntas estan relacionadas con la acumulacion de evidencia en el ciclo
de adquisiciones y pagos. Escoja la mejor respuesta.
a. En la confirmacion de las cuentas por pagar con
los provedores y la confirmacion, de cuentas
por cobrar con los clientes deudores, la declaracion verdadera es que
(1) la confirmacion de las cuentas por pagar con
los proveedores es un procedimiento de auditoria mas ampliamente aceptado que la
confirmacion de cuentas por cobrar con los
deudores.
(2) las tecnicas de muestreo estadistico se aceptan mas ampliamente en la confirmacion de
cuentas por pagar que en la confirmacion
de cuentas por cobrar.
(3) en comparacion con la confirmacion de
cuentas por pagar, la confirmacion de cuen-
6 4 9
(3) facturas recibidas durante el ultimo dia de

trabajo en el campo (sea que se hayan preparado o no comprobantes de cuentas p c :
pagar), pero que es necesario incluir todas
las facturas de cualquier cantidad recibic a
durante este periodo.
(4) un periodo razonable despues de la fechi
del balance, normalmente el mismo perioc:
utilizado para el estado bancario de corte.
tas por cobrar tiende a enf atizar cuentas con

saldos cero en la fecha del balance.
(4) es menos factible que la solicitud de confirmacion enviada al proveedor muestre la
cantidad que se le debe, que el hecho de que
la solicitud enviada al deudor muestre la
cantidad que el debe.
b. Como parte de su busqueda de deudas no registrada, un auditor examina las facturas y
comprobantes de cuentas por pagar. Por lo general, este examen puede limitarse a
(1) comprobantes de cuentas por pagar no pagadas y facturas sin comprobantes a mano
en la fecha del balance.
(2) comprobantes de cuentas por pagar preparadas durante el periodo subsecuente y facturas sin comprobantes recibidas durante el
ultimo dia de trabajo en el campo, cuyos
valores en dinero excedan cantidades razonables.
c.
A fin de establecer eficazmente lo correcto de.

corte de cuentas por pagar, es mas probab.e
que un auditor
(1) coordine los reportes de corte con las ordenes de compra.
(2) compare los reportes de corte con las ordenes de compra.
(3) compare las facturas de los proveedores cor.
sus estados.
(4) coordine el envio por correo de las confirmaciones con las pruebas de corte.
PUNTOS DE DEBATE Y PROBLEMAS

17-20 Por lo general, se encuentran las preguntas
1 a la 8 en cuestionarios utilizados por los auditores
para comprender la estructura de control interno
en el ciclo de adquisiciones y pagos. Al utilizar el
cuestionario para un cliente, una respuesta "si" a
una pregunta indica un probable control interno,
mientras un " n o " indica una debilidad potencial.
1. ^Se desarrolla la funcion de compras por
personal que es independiente de las funciones de recepcion y embarque y de las
funciones de cuentas por pagar y desembolsos?
2. ^Envia la seccion de correspondencia todas
las facturas de los proveedores directamente a contabilidad?
3. ^Estan foliados todos los reportes de recepcion, y revisa su secuencia numerica una
persona ajena a la preparation de cheques?
4. ^Se revisan todas las extensiones, sumas,
descuentos, y terminos de flete en las facturas de los proveedores para cerciorar su
precision?
5. ^Revisa y aprueba la distribution de cuentas
de facturas un empleado responsable antes
q u e se registre en el diario de adquisiciones?
650
PARTE 5
6. i Se asientan los cheques en el diario de desembolsos de efectivo conforme se les prepara?

7. ^Se cancelan correctamente todos los documentos de apoyo en el momento en que se
firman los cheques?
8. ^Se hace cargo un empleado independiente
de todas las funciones de cuentas por pagar
desembolsos, efectivo, y mayor general, de
la custodia de los cheques despues de su
firma y antes de su envio por correo?
Tarea
a. Para cada una de las preguntas anteriores, indique los objetivos de auditoria relacionados
con la transaction que se estan cumpliendo si
el control esta en vigor.
b. Para cada control interno, enliste una prueba
de procedimientos de control para comprobar
su efectividad.
c. Para cada u n a de las preguntas anteriores
identifique la naturaleza de lo(s) error(es) potenciales en la parte c, enliste un procedimientc
sustantivo de auditoria que se p u e d a utilizar
para determinar si existe un error considerable.
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORiA A OTROS CICLOS
17-21 A continuacion encontramos algunas de las

rruebas de controles y pruebas sustantivas de procedimientos de transacciones que se desarrollan a
menudo en el ciclo de adquisiciones y pagos. Dere desarrollarse cada u n a sobre una base de
muestreo.
1. Rastree las transacciones registradas en el
diario de adquisiciones con la documentacion de apoyo, comparando el nombre del
proveedor, el total de los montos en dinero,
y la autorizacion para su adquisicion.
2. Explique una secuencia de reportes de recepcion y rastree algunos reportes escogidos en
las facturas relacionadas de los proveedores
y los asientos en el diario de adquisiciones.
3. Repase los documentos de apoyo para comprobar la precision de los oficinistas, correction de la distribution de las cuentas, y la
razonabilidad del gasto en funcion de la
naturaleza de las operaciones del cliente.
4. Examine los documentos de apoyo de las
transacciones de adquisicion, para asegurarse que cada transaction incluye la factura
de un proveedor aprobado, reporte de reception, y orden de compra.
5. Sume el diario de desembolsos en efectivo,
rastree los asientos del total hasta el mayor
general, y rastree los asientos de desembolsos individuales de efectivo del archivo
maestro de cuentas por pagar.
6. Explique la secuencia numerica de los cheques en el diario de desembolsos de efectivo
y examine todos los cheques cancelados o
inutilizados para cerciorarse de su cancelation correcta.
7. Prepare una comprobacion de los desembolsos de efectivo para un mes intermedio.
8. Compare las fechas de los cheques cancelados con las fechas en el diario de desembolsos
de efectivo y la fecha de cancelation del banco.
Tarea
a. Indique si cada procedimiento anterior es principalmente u n a prueba de control o u n a prueba
sustantiva de transacciones.
b. Indique el proposito de cada procedimiento.
17-22 Se incluyen los siguientes errores en los
registros contables de Westgate Manufacturing
Company:
CAPITULO17
1. Los gastos telefonicos (cuenta 2112) se cargaron sin mala intention a reparaciones y
mantenimiento (cuenta 2121).
2. Con frecuencia, no se registran las adquisiciones de materias primas sino hasta varias
semanas despues de haberse recibido los
mercancias, porque el personal de recepcion
falla en remitir los reportes de recepcion a
contabilidad. Cuando el departamento de
credito de un proveedor presiona al departamento de contabilidad de Westgate, busca
el reporte de recepcion, registra las transacciones en el diario de adquisiciones, y paga
la factura.
3. La empleada de cuentas por pagar prepara
un cheque mensual para Story Supply Company por la cantidad de una factura que se
debe, y presenta el cheque sin firmar al tesorero para su pago, junto con los documentos de apoyo relacionados y que ya han sido
aprobados. Cuando recibe el cheque firmado del tesorero, lo registra como cargo a
cuentas por pagar y deposita el cheque en
una cuenta bancaria personal para una compania que se llama Story Company. Pocos
dias despues, ella asienta la factura de nuevo en el diario de adquisiciones, presenta de
nuevo los documentos y cheque nuevo al
tesorero, y envia el cheque al vendedor despues de que ha sido firmado.
4. La cantidad de un cheque en el diario de
desembolsos de efectivo se registra como
4,612.87 dolares en lugar de 6,412.87 dolares.
5. La empleada de cuentas por pagar excluye
intencionalmente del diario de desembolsos
de efectivo, 7 cheques mayores escritos y
enviados por correo el 26 de diciembre, para
evitar que el efectivo en el banco tenga un
saldo negativo en el mayor general. Se les
registro el 2 de enero del aho siguiente.
6. Cada mes un empleado del departamento
de recepcion presenta un reporte de recepcion ficticio al departamento de contabilidad. Unos cuantos dias despues, envia a
Westgate u n a factura por la cantidad de
mercancia ordenada a una pequena empresa propiedad suya y que opera por las noches. Se prepara un cheque, y se paga la
cantidad cuando la empleada de cuentas
por pagar compara el reporte de recepcion
y la factura del proveedor.
AUDITOR!A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
65 1
Tarea
a. Para cada procedimiento, identifique el tipo de
evidencia de auditoria que se utilizo.
b. Para cada procedimiento, utilice la siguiente
matriz para identificar cuales fueron los objeti652
PARTE 5
Presentacion y
descubrimiento
Obligaciones
Corte
Clasificacion
Precision
OBJETIVO DE AUDITORIA
RELACIONADO CON EL SALDO
Terminacion
17-23 Se desarrollaron los siguientes procedimientos de auditoria en la auditoria de cuentas por

pagar:
1. Examinar los documentos de apoyo para los
desembolsos de efectivo varios dias antes y
despues del fin de ano.
2. Examinar los diarios de adquisiciones y desembolsos de efectivo durante los ultimos
dias del periodo actual y los primeros dias
del periodo subsecuente, buscando transacciones grandes o desusadas.
3. Rastrear desde la balanza de comprobacion
del mayor general y documentos de respaldo, para determinar si las cuentas por pagar,
las partes relacionadas, y otros activos y
pasivos relacionados estan incluidos correctamente en los estados financieros,
4. Para los pasivos pagaderos en divisas extranjeras, determinar el tipo de cambio y
revisar los calculos.
5. Analice con el contador si algunas cantidades incluidas en la lista de cuentas por pagar
se deben a personas relacionadas, saldos
deudores, o documentos por pagar.
6. La obtencion de los estados de los vendedores del contralor y conciliarlos con la lista de
cuentas por pagar.
7. Obtener los estados de los proveedores directamente de ellos y conciliarlos con la lista
de cuentas por pagar.
8. Obtener una lista de las cuentas por pagar.
Vuelva a sumarla y comparela con el mayor
general.
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIA
Existencia
a. Para cada error identifique el objetivo de auditoria relacionado con las transacciones que no
se satisfizo.
b. Para cada error, indique un control que podia
haber evitado su ocurrencia continua.
c. Para cada error, indique un procedimiento sustantivo de auditoria que podria descubrirlo.
vos de auditoria relacionados con el saldo que

quedaron satisfechos. (Se termina el procedimiento 1 como ilustracion.)
c. Evaliie la necesidad de tener ciertos objetivos
satisfechos por mas de un procedimiento de
auditoria.
Enlace de detalles
Tarea
2
3
4
5
6
7
8
17-24 Al comprobar los desembolsos de efectivo

para la Jay Klein Company, usted ya ha comprendido la estructura de control interno. Los controles
son razonablemente buenos, y no han surgido problemas desusados de auditoria en anos anteriores.
Aunque no hay muchas personas en el departamento de contabilidad, existe u n a separacion razonable de funciones en la organizacion. H a y un
agente de compras separado que tiene la responsabilidad de ordenar mercancias, y un departamento de recepcion separado para contar las mercancias cuando se reciben y para preparar reportes
de recepcion. Existe una separacion de funciones
entre el registro de adquisiciones y los desembolsos en efectivo, y se registra toda la informacion en
los dos libros en forma independiente. El contralor
revisa todos los documentos de apoyo antes de
firmar los cheques, y los envia de inmediato por
correo al proveedor. Se utilizan copias de los cheques para los registros subsecuentes.
Todos los aspectos de la estructura de control

interno le parecen satisfactorios, y usted desarro11a un minimo de pruebas de 75 transacciones
como medio p a r a evaluar el riesgo de control. En
sus pruebas usted descubre las siguientes excepciones:
1. Se han clasificado en forma erronea dos partidas en el diario de adquisiciones.
2. Tres facturas no habian sido rubricadas por
el contralor, pero no habia declaraciones
equivocadas evidentes en dinero en las
transacciones.
3. Se registraron cinco reportes de recepcion
en el diario de adquisiciones por lo menos
dos semanas posteriores a la f echa en que se
registraron en el reporte de recepcion.
4. Una factura se pago dos veces. El segundo
pago estaba apoyado por una copia duplicada de la factura. Ambas copias de la factura habian sido marcadas "pagado".
5. La cantidad de un cheque en el diario de
desembolsos de efectivo era de 100 dolares
menos que la cantidad senalada en la factura del proveedor.
6. Faltaba un cheque cancelado.
7. Faltaban dos reportes de recepcion para las
facturas de los proveedores de los paquetes
de transaccion. La factura de un proveedor
tenia un error de extension, y se habia rubricado la factura como indicacion de que la
cantidad habia sido revisada.
Tarea
a. Identifique si cada uno de los numeros 1 al 7,
fue una desviacion de la prueba de control, un
error o irregularidad monetaria, o ambos.
b. Para cada excepcion identifique cual fue el objetivo de auditoria relacionado con transacciones que no se satisfizo.
c. ^Cual es la importancia en auditoria de cada
una de estas excepciones?
d. <j,Que procedimientos de seguimiento utilizaria
usted para determinar con mas exactitud la
naturaleza de cada excepcion?
e. ^Como afectarian cada una de estas excepciones el saldo de su auditoria? Sea especifico.
f. Identifique los controles internos que deberian
haber evitado cada error.
CAITIUL017
17-25 Usted es el contador que comprueba el diario combinado de adquisiciones y desembolsos de

efectivo para un pequeno cliente de auditoria.
Considera la estructura de control interno como
razonablemente efectiva, tomando en cuenta el
numero del personal.
El auditor encargado ha decidido q u e u n a
muestra de 80 partidas sera suficiente para esta
auditoria, toda vez que los controles que existen
son excelentes. Le da a usted las siguientes instrucciones:
1. Todas las transacciones escogidas deben sobrepasar los 100 dolares.
2. Por lo menos 50 de las transacciones deben
estar relacionadas con adquisiciones de materias primas, puesto que estas transacciones suelen ser importantes.
3. Es inaceptable incluir mas de una vez a un
mismo proveedor en la muestra.
4. Todas las facturas de los proveedores que
no se p u e d a n localizar deben ser reemplazadas con u n a nueva muestra.
5. Tanto los cheques como los documentos de
verificacion deben revisarse para las mismas transacciones.
6. La muestra debe ser aleatoria, despues de
las modificaciones para las instrucciones 1
al 5.
Tarea
a. Evalue cada una de estas instrucciones para
comprobar las transacciones de adquisiciones
y desembolsos de efectivo.
b. Explique las dificultades que se encuentran para aplicar cada una de estas instrucciones al
muestreo de atributos.
17-26 Cada aho, cerca de la fecha del balance, la
presidenta de Bargon Construction, Inc., toma unas
vacaciones de tres semanas en Hawaii, y f irma varios
cheques para pagar las deudas principales durante
el periodo en que esta ausente. Jack Morgan, contador en jefe de la compania, utiliza esta practica para
su beneficio. Morgan llena un cheque a su nombre
por la cantidad de una factura de un vendedor grande y, puesto que no existe un diario de adquisiciones,
registra la cantidad en el diario de desembolsos de
efectivo como una adquisicion del proveedor en-
AUDITORIA DELCICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
653
listado en la factura. Guarda el cheque cancelado

para que los auditores no tengan oportunidad de
examinarlo. Poco despues del primero del ano,
cuando regresa la presidenta, Morgan presenta de
nuevo la factura para su pago y registra otra vez el
cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En
ese momento, marca la factura "pagada" y la archiva con todas las demas facturas pagadas. Morgan ha seguido esta practica con exito durante
varios anos, y siente confianza que ha desarrollado
un metodo seguro.
Tarea
a. ^Cual es la responsabilidad del auditor para
descubrir este tipo de desfalco?
b. ^Cuales debilidades existen en la estructura de
control interno del cliente?
c. ^Cuales procedimientos de auditoria probablemente descubran el desfalco?
17-27 Usted estaba en la etapa final de su auditoria de los estados financieros de Ozine Corporation
para el ano que termino el 31 de diciembre de 1994,
cuando lo consulto el presidente de la empresa,
que cree que no tiene caso que usted examine el
diario de adquisiciones de 1995 y compruebe los
datos de apoyo de los asientos de 1995. El le indico
que: (a) las facturas del ano de 1994 y que se
recibieron demasiado tarde para su inclusion en el
diario de adquisiciones de diciembre, la corporacion las registro como de fin de ano por asientos en
el diario; (b) el auditor interno efectuo pruebas
despues del fin de ano; y (c) que el le proporcionara
una carta que certifique que no hubo pasivos sin
registrar.
Tarea
c. ^Debe eliminarse o reducirse la verificacion de

pasivos no registrados del auditor por las pruebas de auditoria interna? Expliquese.
d. Supongamos que la corporacion, que manejc
algunos contratos gubernamentales, no tenia
auditor interno, sino que un auditor de una
dependencia gubernamental paso tres semanas auditando los registros y apenas estaba
terminando su trabajo en estos dias. ^Como se
veria afectada la verificacion de pasivos no registrados del auditor por el trabajo del auditor
de una dependencia federal?
e. ^Cuales fuentes, ademas del diario de adquisiciones para 1995 debe tomar en cuenta el auditor para localizar posibles pasivos no registrados?*
17-28 Por el tamaho pequeno de la compania y el
numero limitado del personal de contabilidad, la
Dry Goods Wholesale Company registra inicialmente todas las adquisiciones de mercancias f
servicios en el momento en que se efectuan los
desembolsos de efectivo. Al final de cada trimestre, cuando se preparan los estados financieros
para propositus internos, se registran las cuentas
por pagar ajustando los asientos en el diario. Se
invierten los asientos al principio del periodo subsecuente. Con excepcion de la carencia de un diaric
para adquisiciones, los controles sobre las adquisiciones son excelentes para una compania pequefia. (Existen documentos foliados adecuados para
todas las adquisiciones, las autorizaciones son correctas, y existe una verificacion interna adecuada
donde es posible.)
Antes del arribo del auditor para la auditoria de
fin de ano, el contador prepara los asientos de
ajuste para registrar las cuentas por pagar con
fecha del balance. Se prepara una lista de todos los
saldos pendientes por proveedor, en una lista de
cuentas por pagar y se le proporciona al auditor.
Todas las facturas de los proveedores que respaldan la lista se guardan en un archivo separadc
para uso del auditor.
Durante el presente ano, el saldo de cuentas per
pagar ha aumentado drasticamente por una fuerte
escasez de efectivo (aparentemente la escasez de
efectivo surgio de la expansion de inventarios e
instalaciones y no por falta de ventas.) Muchas
cuentas se han q u e d a d o sin pagar durante varios
a. ^Debe una prueba de pasivos no registrados del

auditor verse afectada por el hecho de que el
cliente hizo un asiento en el diario para registrar las facturas de 1994 que se recibieron demasiado tarde? Expliquese.
b. ^Debe una prueba de pasivos no registrados del
auditor verse afectada por el hecho de que se
obtiene una carta en la que un funcionario administrative responsable certifica que, segun su
mejor leal saber y entender, se han registrado
todos los pasivos? Expliquese.
* Adaptado de AICPA.
654
PARTE 5
meses, y el cliente esta siendo presionado por varios proveedores para que pague las facturas.
Puesto que la empresa tuvo un ano relativamente
bueno, la administracion esta ansiosa de terminar
la auditoria tan pronto como sea posible, para que
se p u e d a n utilizar sus resultados para obtener un
gran credito bancario.
Tarea
a. Explique como la falta de un diario de adquisiciones afectara las p r u e b a s de controles y
las pruebas sustantivas de transacciones por
adquisiciones y desembolsos de efectivo del
auditor.
b. <-,Que debe utilizar el auditor como unidad de
muestra cuando desarrolla las pruebas de adquisiciones?
c. En el supuesto de que no se descubren errores
en las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo realizadas por el auditor,
^como puede afectar ese resultado la verificacion de las cuentas por pagar?
d. Analice la razonabilidad de la solicitud del
cliente para que se termine pronto la auditoria
y las implicaciones de la solicitud desde el punto de vista del auditor.
e. Enliste todos los procedimientos de auditoria
que deben tener lugar en la auditoria de fin de
ano de las cuentas por pagar, para satisfacer el
objetivo de corte.
f. Indique su opinion acerca de si es posible llevar
al cabo u n a auditoria adecuada en estas circunstancias.
17-29 Mincin es el auditor de The Raleigh Corporation. Mincin esta pensando en el trabajo de auditoria que se debe desarrollar en el area de cuentas
por pagar para el trabajo del ano en curso.
Los papeles de trabajo del ano anterior muestran que se enviaron solicitudes de confirmacion a
100 de los 1,000 proveedores de Raleigh. Los proveedores seleccionados se basaron en la muestra
de Mincin, que estaba disenada para escoger cuentas con grandes saldos en dinero. Raleigh y Mincin
pasaron un n u m e r o considerable de horas resolviendo diferencias relativamente menores entre
las respuestas de confirmacion y los registros de
contabilidad de Raleigh. Se utilizaron procedimientos alternos de auditoria para aquellos proCAPITULO17
veedores que no contestaron las solicitudes de

confirmacion.
Tarea
a. Identifique los objetivos de auditoria relacionados con el saldo en cuentas por pagar, que
Mincin tiene que tomar en cuenta para determinar los procedimientos de auditoria que se
deben seguir.
b. Identifique las situaciones en que Mincin debe
utilizar las confirmaciones de cuentas por pagar y analice si Mincin esta obligado a utilizarlas.
c. Analice porque el uso de grandes saldos en
dinero como criterio para seleccionar las cuentas por pagar para sujetarlas a confirmacion
pudiera no ser el enfoque mas efectivo, e indicar cuales procedimientos mas efectivos podrian seguirse al escoger cuentas por pagar
para su confirmacion.*
17-30 Como parte de la auditoria de cuentas por
pagar de Milner Products Company al 30 de junio
de 1995, el auditor envio 22 confirmaciones de
cuentas por pagar a proveedores en forma de solicitudes de estado de cuenta. Cuatro de los vendedores no devolvieron los estados de cuenta, y cinco
vendedores reportaron saldos diferentes de las
cantidades registradas en el archivo maestro de
cuentas por pagar de Milner. El auditor saco copias
de los cinco estados de cuenta de los proveedores
para controlar esta informacion independiente, y
paso los originales al empleado de cuentas por
pagar del cliente para conciliar las diferencias. Dos
dias despues, el empleado devolvio los cinco estados al auditor con la informacion en los siguientes
papeles de trabajo.
Tarea
a. Determine si es aceptable permitir al cliente
desarrollar las conciliaciones, suponiendo que
el auditor tiene la intencion de llevar al cabo
pruebas adecuadas adicionales.
b. Describa las pruebas adicionales que se deben
desarrollar para cada uno de los cinco estados
de cuenta que tienen diferencias.
c. ^Cuales procedimientos de auditoria deben desarrollarse para las empresas que no respondieron a las solicitudes de confirmacion?
* A d a p t a d o de AICPA.
DITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
6 5 5
CASOS
17-32 PARTE 1
A usted se le proporciona la siguiente informacion acerca de la estructura de controles internos
para la adquisicion de materiales de Johnson Machinery Company, empresa de tamano mediano
que construye maquinaria especial a la orden.
Las requisiciones de compra de materiales se
aprueban primero por el sobrestante de la planta,
que las envia al departamento de compras. Se
prepara una orden de compra foliada por triplicado por alguno de los empleados del departamento. Los empleados contabilizan todos los numeros en las ordenes de compra. El original se
envia al proveedor. Se manda una copia al departamento de recepcion para que la use en un reporte de recepcion. La tercera copia se guarda en
el archivo del departamento de compras, junto
con la requisicion.
Los materiales entregados se envian de inmediato al almacen. El reporte de recepcion, que es
una copia de la orden de compra, se envia al
departamento de compras. Se envia al almacen
una copia del reporte de recepcion. Los materiales se entregan a los trabajadores de la fabrica
despues de que se presenta una solicitud verbal
de uno de los supervisores.
Cuando el empleado de correspondencia recibe las facturas de los proveedores, las envia al
empleado del departamento de compras que finco la orden. Se compara la orden de compra
archivada con la factura, para ver que precios y
terminos indico el empleado. Se compara la cantidad en la factura con el reporte del departamento de recepcion. Despues de revisar las surnas,
extensiones y descuentos, el empleado indica que
aprueba el pago rubricando la factura. Entonces
envia la factura al departamento de contabilidad.
Se ingresan el nombre del proveedor, la fecha,
montos brutos y netos de la factura y la distribucion en las cuentas en el sistema de computacion,
para actualizar el diario de adquisiciones y el
archivo maestro de cuentas por pagar, y se archiva por fecha de vencimiento de pago. La factura del
proveedor se archiva en el departamento de contabilidad. La orden de compra y el reporte de recepcion se archivan en el departamento de compras.
El departamento de contabilidad obtiene cheques foliados del cajero. Se preparan manual-
mente y luego los regresa al cajero, que los inserta

en la maquina firmadora de cheques. Despues de
revisar la secuencia de los numeros, el cajero
envia los cheques al departamento de contabilidad, donde se asienta en los registros de desembolso de efectivo y se actualizan las cuentas por
pagar. Se colocan los cheques en sobres y se
m a n d a n a correspondencia. Al final de cada mes
se imprime una lista del archivo maestro de cuentas por pagar y se compara con el saldo en el
mayor general. Se investiga cualquier diferencia
que surja.
Tarea
a. Prepare una grafica de flujos para el ciclo de
adquisiciones y pagos de Johnson Machinery
Company.
b. Enliste los controles en existencia para cada
uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con transacciones para las adquisiciones.
c. Para cada control en la parte b, enliste una
prueba de control de procedimientos de auditoria para verificar su efectividad.
d. Enliste las debilidades mas importantes en el
control interno de adquisiciones y desembolsos de efectivo.
e. Disene un programa de auditoria para verificar la estructura de control interno. El programa debe incluir las pruebas de control de la
parte c y los procedimientos para compensar
las debilidades en la parte d, pero no limitarse
a ellos.
PARTE 2
Al confirmar las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 1995, se sugiere a usted que utilice los
siguientes procedimientos para Johnson Machinery Company.
1. Obtener del cliente una lista de cuentas por
pagar al 31 de diciembre de 1995 y
(a) Sumar la lista
(b) Comparar el total con el saldo q u e muestra
el mayor general
(c) Comparar las cantidades que se muestran
en la lista con los saldos en el archivo maestro de cuentas por pagar.
CAPITULO17 AUDITORIA DEL. CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
657
2. Seleccionar cuentas para confirmar.

(a) Seleccionar todas las cuentas con un saldo
pagadero por arriba de 2,000 dolares
(b) Seleccionar una muestra aleatoria de otras
cincuenta cuentas mayores de 100 dolares
(c) Indicar las cantidades a confirmarse en la
lista de cuentas por pagar, copiar la lista, y
darsela al empleado de cuentas por pagar,
junto con instrucciones para que escriba en
las confirmaciones el nombre del proveedor, su direction y el saldo que se debe.
3. Comparar las confirmaciones con el archivo
maestro de cuentas por pagar.
4. Obtener la firma del contralor en cada confirmation.
5. Indicar al empleado de cuentas por pagar que
inserte las confirmaciones y sobres de contestation dirigidos al bufete de auditoria en los
sobres del cliente. El empleado tambien debe
poner timbres y sellar los sobres. Todo esto
debe efectuarse bajo control del auditor.
6. Enviar por correo las confirmaciones.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tarea
Supongamos que los resultados de las pruebas de
controles en la primera parte apoyan su evalua- 9.
tion preliminar del riesgo de control en el ciclo de
adquisiciones y pagos. Evalue los procedimientos para confirmar las cuentas por pagar.
10.
17-33 & PARTE 1
Se utilizan las siguientes pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditoria de adquisiciones y desembolsos de efectivo en la auditoria que se realiza a Ward
Publishing Company. Usted ha llegado a la conclusion que la estructura de control interno parece
efectiva, y que es probable que una reduction en el
riesgo de control evaluado pueda ser conveniente en
terminos de costo. La participation activa de Ward
en el negotio, una buena separation de funciones, y
el competente trabajo del contralor y otros empleados, son factores que afectan su opinion.
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES EN
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA
ADQUISICIONES Y DESEMBOLSOS DE EFECTIVO
658
PARTE 5
Sume y haga verificaciones cruzadas de los

diarios de adquisiciones y desembolso de
efectivo durante dos meses, y rastree los
totales hasta los asientos en el mayor general.
Revise los diarios de adquisiciones y desembolsos de efectivo para todos los meses e
investigue cualquier asiento desusado.
Concilie los desembolsos de efectivo segun
los libros con los desembolsos de efectivo
segun los estado de cuenta bancario, para un
mes.
Examine las evidencias de que el contralor
prepara la conciliation bancaria.
Determine por medio de la observacion directa, que se utiliza un protector de cheques.
Indague y observe si el contralor concilia
periodicamente los saldos en el archivo
maestro de cuentas por pagar con los estados de cuenta de los proveedores.
Examine la bitacora como evidencia de que
se ha contabilizado la secuencia numerica de
cheques por alguna persona que es independiente de la funcion de su preparation.
Pregunte y observe que los cheques se envian por correo por D. Ward o alguien bajo
su supervision, despues de que el firma los
cheques.
Examine las rubricas que indican que el contralor salda cada mes el archivo maestro de
cuentas por pagar con el mayor general.
Seleccione una muestra de asientos en el
diario de desembolsos de efectivo, y
a. Obtenga u n a relation de cheques cancelados y comparelos con los asientos para
el receptor, fecha y cantidad, y examine
los endosos firmados.
b. Obtenga las facturas de los proveedores,
los reportes de reception y ordenes de
compra, y
(1) examine las facturas de los proveedores para determinar que se adjuntan
todos los documentos de apoyo.
(2) determinar que los documentos concuerdan con el diario de desembolsos
de efectivo.
(3) compare los nombres de los proveedores, las cantidades y fechas con los
asientos.
(4) determine si se aprovecho un descuento cuando era apropiado.
(5) examine las facturas de los proveedores en busca de rubricas que indiquen
u n a revision independiente de la codificacion del catalogo de cuentas.
(6) examine la razonabilidad de los desembolsos de efectivo y las codificaciones de cuentas.
(7) revise las facturas para verificar la
a p r o b a c i o n de a d q u i s i c i o n e s por
Ward.
(8) revise las ordenes de compra y / o requisiciones de compra para la aprobacion debida.
(9) Verifique los precios y vuelva a calcular las sumas y extensiones en las
facturas.
(10) Compare montos y descripciones en
las ordenes de compra, reportes de
recepcion y facturas de proveedores
hasta el grado mayor posible.
(11) Examine las facturas de proveedores
y reportes de recepcion, para determinar que se incluyen los numeros de
cheque, y que se marcan los documentos " p a g a d o " en el momento de
la firma del cheque.
c. Rastree los asientos hasta el archivo maestro de cuentas por pagar para verificar
nombre, cantidad y fecha.
11. Seleccione una muestra de los reportes de
recepcion formulados durante el ano y rastreelos en las facturas de los proveedores y en
los asientos en el diario de adquisiciones.
a. Compare el tipo de mercancia, nombre del
proveedor, fecha recibida, cantidades y
sumas.
b. Si en el libro de adquisiciones se indica que
la transaccion esta pagada, rastree el numero del cheque en los asientos en el diario
de salidas de efectivo. Si no esta pagada,
investigue las razones para ello.
c. Rastree las transacciones en el archivo
maestro de cuentas por pagar, comparando nombre, cantidad y fecha.
Tarea
Preparar todas las partes de una hoja de datos
de muestreo de atributos mediante el tamaho de
CAP1TULO17
muestra planeado para el programa de auditoria

anterior, en el supuesto de que se utiliza u n a
partida de linea en el diario de desembolso de
efectivo para la unidad de muestreo. Para todos
los procedimientos para los cuales la partida de
linea en el diario de desembolsos de efectivo no
es una unidad de muestreo apropiada, suponga
que se desarrollaron los procedimientos de auditoria sobre una base no estadistica. Para todas las
pruebas de controles, utilice una tasa de excepcion tolerable de 5%, y para todas las pruebas
sustantivas de transacciones utilice una tasa de
6%. Use un riesgo aceptable de sobreconfiabilidad del 10%. Planee una tasa de excepcion del
universo calculado de 1% para las pruebas de control y de 0% para las pruebas sustantivas de
transacciones.
Prepare la hoja de datos utilizando la microcomputadora (opcion del instructor tambien se
aplica a la parte 2).
PARTE 2
Supongamos una muestra de 50 partidas para
todos los procedimientos en la primera parte, sin
importar cuales hayan sido sus respuestas en la
primera parte. Para los demas procedimientos,
supongamos que se selecciono una muestra de
tamano adecuado para las circunstancias. Las
unicas excepciones en sus pruebas de auditoria
para todas las pruebas de controles y pruebas
sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditoria son las siguientes:
1. Procedimiento 2 se identificaron dos grandes transacciones como desusadas. La investigacion determino que eran adquisiciones
autorizadas de activos fijos. Se registraron
ambas correctamente.
2. Procedimiento 10 b (1) no se habia adjuntado una orden de compra a la factura del proveedor. Se encontro la orden de compra en un
archivo por separado y se determino que fuera aprobada, puesto que era apropiada.
3. Procedimiento 10 b (5) no se habian rubricado seis facturas de proveedores como verificadas internamente. Existian tres malas clasificaciones reales. El contralor explico que
frecuentemente no revisaba las codificaciones
porque el empleado de contabilidad que efectuaba las codificaciones era competente, y se
sorprendio de los errores.
659
Tare a
a. Termine la hoja de datos de muestreo de los
atributos de la parte 1.
b. Explique el efecto de las excepciones de las
pruebas de detalles de las cuentas por pagar.
^Cuales objetivos de auditoria relacionados
con el saldo se ven afectados, y como afectan,
a su vez, estos objetivos la auditoria de cuentas por pagar?
c. Dadas sus pruebas de controles y pruebas
sustantivas de resultados de las transacciones, escriba un programa de auditoria para
pruebas de detalles de saldos para las cuentas

por pagar. Supongamos:
(1) El cliente proporciono una lista de cuentas
por pagar, preparadas del archivo maestro.
(2) Es alto el riesgo aceptable de auditoria
para las cuentas por pagar.
(3) Es bajo el riesgo inherente para las cuentas
por pagar.
(4) Los resultados del procedimiento de analisis f ueron excelentes.
Nota: Este caso se continiia en el caso 18-31.
PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

Aud Del Ciclo de Adquisiones y Pagos

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OBJETIVOS DE

l tercer cicio principal de transacciones que se analiza en este libro de texto

de los saldos. En el capftulo 18, se examinan otras cuentas importantes del

El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones:

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios

Efectivo en el banco (de

Diario de desemboisos de efectivo

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancias o servicios por el

La recepcion de mercancias o servicios del proveedor es un p u n t o critico en el

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

reconocen por primera vez la adquisicion y pasivo relacionado en sus registros.

El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcion de mercancias

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Poliza de cargo Documento que indica una reduccion en la cantidad que se le

cuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones

AUDITORI'A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo

Comprension de la estructura de control interne

Evaluacion de riesgo de control pianeado

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Se folian y contabilizan las

Examen del manual de

Las ordenes de recepcion

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

Examen del manual de

Verificacion interna del

Examinar las iniciales en

que e\ activo ii)0 esta debidamente asentado enloslibros de ingreso original, es

AUDITORIA DHL CICLO DE ADQUISICIONI-S Y PAGOS

En virtud de la importancia de las pruebas de controles y pruebas sustantivas

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

Analizar las actividades

Los cheques se folian y

Conciliar los desembolsos

Analizar las actividades

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Verificacion interna del

Examen de las iniciales en

Fijar ia importancia y evaluar el 4

Evaluar el riesgo de control de las

Disenar y desarrollar pruebas de

Disenar pruebas de detalles de

APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

En la figura 17-3 se resume la metodologia para disenar pruebas de detalles

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Comparacion de los saldos en la cuenta de

Errores en las cuentas por pagar y gastcs

Revisar la lista de cuentas por pagar para

Errores de clasificacion por deudas que ni

Comparacion de las cuentas por pagar

Cuentas no registradas o nulas, o errores

Calcular las relaciones, como compras

Cuentas no registradas o nulas o errores.

El objetivo global en la auditoria de cuentas por pagar es determinar si se ham

APLICACION DEL PKOCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS

Los mismos objetivos de auditoria relacionados con saldos que se utilizaron

Debido al enfasis en la posibilidad de subestimacion de las cuentas de pasivo,

Examine la documentacion subyacente para los desembolsos subseaientes de

AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS

Las cuentas por pagar en la