14/10/2015

Funcionesdeunasistenteadministrativo

8thFebruary2013

Funcionesdeunasistenteadministrativo

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administrativa%25255B1%25255D.jpg&container=blogger&gadget=a&rewriteMime=image%2F*]

Ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborandodocumentacinnecesaria,revisandoyrealizandoclculos,afindedarcumplimientoacada
unodeesosprocesos,lograrresultadosoportunosygarantizarlaprestacinefectivadelservicio.
FUNCIONES,ACTIVIDADESY/OTAREAS

Asisteeneldesarrollodelosprogramasyactividadesdelaunidad.
Participaenlaelaboracindelanteproyectodepresupuestodelaunidad.
Participaenelestudioyanlisisdenuevosprocedimientosymtodosdetrabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignacionesalaFederacindeCentrosUniversitarios,CentrodeEstudiantesyotrasasignaciones
varias.
Realizalosdescargosopagoscontracadaproyectodecompromiso.
Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores,
pagosdeservicios,subvenciones,aportes,asignaciones,ayudas,avancesajustificar,incrementoo
creacindefondosfijos,fondosespecialesydefuncionamiento,alquileres,cuentasdecursosyotras
asignacionesespeciales.
Realizaseguimientoalospagosparasucancelacinoportuna.
Controlalospagosefectuadosalpersonaladministrativouobreropordiversosbeneficios.
Realizasolicitudesdedotacindeequiposymaterialesparaladependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a
justificar,cajachica,etc.
Realizaregistrocontable.
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Controlalosavancesajustificar,otorgadosalasdependenciasparacubrirgastosdeurgencias.
Recibeyrevisalasfacturasycomprobantesdelosgastosefectuadosconlosavancesajustificar.
Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los factores de justificacin de los
avancesajustificarydelosfondosfijosycajachica.
Elaboraytramitasolicitudesdeautorizacindemodificacinpresupuestaria.
Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la Unidad de Planificacin y
ProgramacinPresupuestaria.
Controlalosincrementosycreacionesdelosfondosfijosdefuncionamiento,fondosespecialesycaja
chica.
Entregachequescorrespondientesalanminayrevisalosrecibosyenvaalarchivogeneral.
Tramitalosdepsitosbancariosymantieneregistrodelosmismos.
Suministramaterialesyequiposdetrabajoalpersonaldeladependenciaycontrolalaexistenciade
losmismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
mquinasy/oequiposdeladependencia.
Redactaytranscribecorrespondenciaydocumentosdiversos.
Llevacontroldelacajachica.
Brindaapoyologsticoenactividadesespeciales.
Recopila,clasificayanalizainformacinparalosplanesyprogramas.
Coordinayhaceseguimientoalasaccionesadministrativasemanadasporlaunidad.
Llevaymantieneactualizadoarchivodelaunidad.
Mantieneactualizadosregistros,libroscontables,entreotros.
Atiendeeinformaalpblicoengeneral.
Recibe,verificayregistralasrequisicionesdecomprasdeunidadessolicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el
supervisor.
Llenaformatosdiversosrelacionadosconelprocesodecompras.
Verificaladisponibilidadpresupuestariadelasunidadessolicitantes.
Recibelicitacionesy/olicitacindelosproveedores.
Recibeexpedientesdelasunidadessolicitantesyllevaregistrodelasrdenesdecompras.
Transcribeymantieneactualizadosenelsistematodalainformacinrelacionadaconelprocesode
compras.
Haceseguimientoalasrdenesdecomprasylarecepcindemercancas.
Calculalosdatosparalasrdenesdecomprasyrdenesdepago.
Desglosaydistribuyelasrdenesdecompraalasunidadesinvolucradas.
Informaalosproveedoressobrelacancelacindelasfacturas.
Llevaregistrosyelarchivodeexpedientesdeproveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad
presentada.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la
RentaefectuadasporelpersonaldelaInstitucin.
Revisay/oliquidaplanillasdeImpuestoSobrelaRenta.
EnvaplanillasderecaudacindeimpuestoalMinisteriodeHacienda.
Realizaclculosderdenesdepagosdelasplanillascorrespondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorera
nacional.
Elaboralarelacindelresumendelasplanillascorrespondientes.
Calculaelmontodelimpuestoareteneralosdocentesqueestndisfrutandodelbeneficiodebeca.
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Controlaquesehagaefectivalaretencindeimpuestos.
Elabora relacin mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de
Hacienda.
Elaboralarelacindelostimbresfiscales,locanceladoporlaInstitucinaproveedores,contratistay
personasnaturales.
Realizaclculosyajustesnecesariosrelativosaladeclaracinderentasdelpersonaljubilado.
Verificayajustalacorrespondenciaentrelosmontosdescontadosyloscancelados.
Recibeyconformaloslistadosaenviarporladeclaracindefinitiva.
Recibeoficios,formatosyotrosdocumentosdesolicituddeviticos.
Realizaclculosdelosviticossegnreglamentodeviticos.
Solicitareposicindechequeraantelaunidadresponsable.
Elaborayentregaloschequesparaviticos.alaunidadresponsable.
Elaboralasrdenesdepagoysolicitasuautorizacinantelaunidadresponsable.
Mantienerelacindelospagosrealizadosenelreadeviticos.
Solicita ante la unidad responsable la autorizacin para la reposicin de los fondos para pagos por
conceptodeviticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el
saldodelachequeradeviticos.
Archivayllevaelcontroldelosdocumentosdelrea.
Solicitayverificalossoportesdemostrativosdelosgastosrealizados.
Llevaelcontrolpresupuestariodelgastoydisponibilidaddelapartidadeviticos.
RealizalostrmitesdepasajesytrasladoapersonaldelaInstitucincomoainvitados.
Transcribeyaccesainformacinoperandounmicrocomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.
Mantieneenordenequipoysitiodetrabajo,reportandocualquieranomala.
Elaborainformesperidicosdelasactividadesrealizadas.
Realizacualquierotratareaafnqueleseaasignada.

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Publicado8thFebruary2013porYRojas
Etiquetas:Programa
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BEATRIZADRIANA 4deoctubrede2014,20:12
....
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