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PROCESO ADMINISTRATIVO

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Control Interno Efectivo


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Organizacin.

Ejecucin.

Control.-

Interrelacin entre las funciones

Definicin e importancia de los objetivos

Principales tipos de planeacion administrativa.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como


una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo nico. Este proceso administrativo formado por
4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el
proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la
admn.. es:
1.

LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a
seguirse.

2.

LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.

3.

LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.

4.

EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION.para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con
los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas
de que trabajo necesita hacerse? Cundo y como se har? Cuales sern los necesarios
componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o
un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere lafacultad de
prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a.

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b.

Pronosticar.

c.

Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.

d.

Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e.

Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para


encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.

f.

Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.

g.

Anticipar los posibles problemas futuros.

h.

Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIN.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el
paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades
de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo.
Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como
la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo
de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance
algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los
miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados
a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con
otrosgrupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN.
a.

Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

b.

Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

c.

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d.

Aclarar los requisitos del puesto.

e.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

f.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn..

g.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

h.

Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

EJECUCIN.
- Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y
organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen
las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas
comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los
gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN.
a.

Poner en practica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin.

b.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c.

Motivar a los miembros.

d.

Comunicar con efectividad.

e.

Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

f.

Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

g.

Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.

h.

Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

CONTROL.Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas
para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn
de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a.

Comparar los resultados con los planes generales.

b.

Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.

c.

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

d.

Comunicar cuales son los medios de medicin.

e.

Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las


variaciones.

f.

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g.

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

h.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES


En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina)
antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular,
sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las
funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente
puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego
planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico. Tpicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente
esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente
talvez esta actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor
nfasis en ciertas funciones mas que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como
algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control
no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De
igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con
efectividad. Cada funcin fundamental de la admn.. afecta a las otras y todas estn
relacionadas para formar el proceso admvo.
PLANEACION.- Un comn denominador de todos los individuos y organizaciones de xito es
que establecen metas identificables, realista pero retadoras y luego formulan planes para
alcanzarlas.
La esencia de la admn. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propsito o
resultado final, no hay justificacin para la planeacin administrativa. Siglos atrs el filosofo
romano Sneca expreso "Si un hombre no sabe a que puerto se dirige ningn viento le es
favorable".

Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que esta tratando de alcanzar. Por
supuesto, pero desde el punto de vista practico, los objetivos tienden a perderse en el trafico de
la actividad admva. Sus identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el
nfasis sobre que hacer obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente
siempre debe estar haciendo la pregunta Que estoy tratando de lograr? Porque?
DEFINICIN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y
sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Esta definicin incluye 4
conceptos, desde el punto de vista del gerente son:
1.

META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en trminos claros y


precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de actividades deseadas,
el hacerlo as pone en nfasis en los medios, no en la mira.

2.

AMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la declaracin de los limites o


restricciones presitos que debern observarse.

3.

As mismo un objetivo connota un carcter definitivo. Los propsitos declarados en


trminos vagos o de doble significado tienen poco o ningnvalor administrativo porque
estn sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusin y
disturbio.

4.

La direccin esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y
aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podran
buscarse. Esta direccin proporciona los cimientos para los planes estratgicos
apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.

Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la administracin y


sofocar las operaciones en cualquier organizacin. Una sugerencia provechosa para todo
gerente es concentrarse peridicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si
la accin que en la actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal
practica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la admn.. y sus
subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales, identificndolos tanto para ellos
como para sus asociados, ponindolos al da y usndolos con eficiencia en su trabajo
administrativo.
TIPOS Y CLASIFICACION DE OBJETIVOS
En toda organizacin hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las
organizaciones incluyen los que siguen:
1.

Proporcionar varios productos y servicios.

2.

Estar delante de la competencia.

3.

Crecer.

4.

Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos.

5.

Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.

6.

Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.

7.

Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.

8.

Desarrollar el comercio internacional.

Estas categoras, a su vez pueden sugerir reas claves especificas para las cuales son capaces de
derivarse sub ojetivos, evaluando el grado de su realizacin. Por ejemplo los gerentes de la
compaa General Electric identifican 8 reas, que son vitales en el mantenimiento y progreso
de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compaa. Estas reas clave de resultado son:
1.

Rentabilidad (grado de utilidad)

2.

Posicin en el mercado

3.

Productividad

4.

Liderazgo del producto

5.

Desarrollo del personal

6.

Actividades de los empleados

7.

Responsabilidad publica

8.

Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo

Establecer metas para cada una de estas reas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados
son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compaa.
CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGN EL TIEMPO
1.

Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un ao o menos. Por ejemplo el


objetivo de la compaa es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el ao 2003 y un
objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el mes de marzo.

2.

Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 aos por ejemplo
crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.

3.

Objetivos a largo plazo: se extienden mas all de 5 aos. Por ejemplo buscar
establecerse en 10 pases extranjeros para el ao 2016.

Esta divisin de las metas es una de las ms antiguas clasificaciones y la mas ampliamente
aceptada.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS

1.

Objetivos primarios: por lo general estn relacionados con una compaa no con
un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando
una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que
desean y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compaa.

2.

Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las


miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economa en el
desempeo del trabajo de los miembros organizacionales.

3.

Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de


los miembros individuales de una organizacin sobre una base diaria, semanal, mensual
o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a
los objetivos primarios o secundarios de la organizacin o haciendo que tales objetivos
apoyen en forma realista la realizacin de los objetivos individuales. Las necesidades que
un individuo intenta satisfacer trabajando en una organizacin en las relaciones entre el
incentivo de una organizacin y las contribuciones individuales son interdependientes.

4.

Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organizacin para la sociedad, se


incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por
la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a
la salud, seguridad, practicas laborales, reglamentacin de precios y contaminacin
ambiental. Adems se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social,
fsico y cultural de la comunidad.

OBJETIVOS EFECTIVOS POR ESCRITO.


La redaccin de un objetivo efectivo puede ser ms difcil que el solo escribir unas cuantas
palabras que deban ser entendidas por todos. Considrese el siguiente objetivo de
una universidad.
"El objetivo bsico de la universidad es proporcionar oportunidades en la educacin superior
en los campos de las artes liberales y aplicadas,enseanza, comercio y estudio profesional"
y el siguiente para un fabricante:
"El objetivo de esta empresa comercial es producir, mediante los mtodos de la produccin en
masa, acondicionadores de aire en unidades de bajocosto en reas selectas a precio de
menudeo en gran manera competitivos con el fin de que la compaa realice un rendimiento
razonable sobre lainversin"
A primera vista ambos enunciados parecen s objetivos razonablemente buenos. Pero un
estudio mas de cerca ofrece algunas dudas respecto a su calidad y conveniencia para los
propsitos administrativos.
1.

proporcionar oportunidades, estudio profesional

2.

Producir, mtodos de la produccin, reas selectas, rendimiento razonable.

Todo esto quiere decir que todo objetivo admvo. Esta sujeto a cierta interpretacin la prueba de
la claridad y comprensin es lo que entienda el receptor del enunciado del objetivo. En

consecuencia, los objetivos deben ser redactados tan cuantitativamente como sea posible sin
detallar en exceso de manera que el receptor sea incapaz de usar su creatividad e iniciativa
personal en la realizacin del objetivo.
MEDICION DE OBJETIVOS
Una expresin tal como " haga tanto como pueda" o " haga lo mejor que pueda" tiene un valor
admvo. Mnimo porque su significado difiere para distintas personas es preferible usar una
expresin que se pueda medir como "haga 200 unidades para las 5:00 p.m. de hoy". Esto es
definitivo y facilita el entendimiento mutuo de los objetivos en todos los niveles de la
organizacin. La determinacin de lo que deba medirse y como debe medirse presenta
dificultades en especial en las reas en donde los objetivos son un tanto abstractos como la
lealtad a los empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo tales
reas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios.
Hablando en trminos generales los gerentes comerciales estn mejor capacitados para medir
sus metas que los gerentes de organizaciones no comerciales, tales como hospitales, agencias
gubernamentales y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con
muchas fuentes de informacin que miden logros en varios factores en toda la organizacin.
Tpicas son las medidas de los medios fsicos y financieros para adquirir y manejar recursos
suficientes como las razones de tazas de rendimientos, de rotacin o las relaciones
pasivo capital.
Las medidas de la produccin que incluye la utilizacin de maquinas y
la productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas demercadotecnia que se
refieren a la penetracin de las ventas y la efectividad de la publicidad.
En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que proporciona el
hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los factores que contribuyen a
la atencin hospitalaria son medibles como el costo de la habitacin por da, numero de visitas
de servicio y das paciente por tipo de enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el
enfoque puede utilizarse para dar medidas tiles para los objetivos de la atencin hospitalaria.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Para toda empresa existe una jerarqua de objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se
refieren a las empresas en general como las que se relacionan con los deseos de los clientes al
igual que con l publico y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarqua contiene mas comnmente solo los objetivos dentro de la empresa. En
el nivel superior de la organizacin y proporcionando el objetivo para todos los esfuerzos
organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos principales subordinados, pero
definitivamente relacionados con los objetivos principales se encuentran los objetivos
derivados incluyendo los objetivos departamentales que fijan la recta de segmentos
particulares de las unidades organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a
su vez tienen objetivos de grupo subordinados que en subsecuencia se dividen en objetivos de
la unidad y por ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los diferentes niveles de los
objetivos en forma diagramatica.
La realizacin de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realizacin de su respectivo
objetivo inmediato superior, proporcionando as un patrn de objetivos totalmente integrado y
armonioso para todos los miembros de la empresa. Para una mxima efectividad un objetivo
debe ser significativo y oportuno para el individuo.

GUIAS PARA LOS OBJETIVOS


Los objetivos admvos. Deben instituirse con gran cuidado, tienen una mejor oportunidad de ser
realizados cuando se toman en cuenta las siguientes orientaciones:
1.

Los objetivos deben ser el resultado de la participacin de los responsables de su


realizacin. Los que estn cerca de la situacin probablemente conocen mejor lo que
puede realizarse. Las personas que ayudan a formular los objetivos tienen un fuerte
compromiso por alcanzarlos. Adems ganan la sensacin de pertenecer y de importancia.
Cuando los objetivos son impuestos por la alta gerencia cuando se enfrenta
una crisis seria, habr de explicarse la razn para esto y el subordinado debe tener
oportunidad de ayudar a determinar el objetivo expresado.

2.

Todos los objetivos en una empresa deben apoyar los objetivos generales de la empresa.
Dicho de otra manera los objetivos han de ser mutuamente congruentes en una
organizacin. Por ejemplo, el departamento de ventas no habr de tener una variedad de
productos como su objetivo en tanto que el departamento de produccin posee dos o tres
productos como su objetivo. La congruencia de los objetivos ayuda a lograr la unidad de
esfuerzos.

3.

Los objetivos deben tener cierto alcance. La mayora de las personas se sientes mas
satisfechas y trabajan mucho mejor cuando existe un reto razonable. La gente desea
esforzarse y disfrutar de una sensacin de logro. Los objetivos adecuados pueden ayudar
en estos esfuerzos.

4.

Los objetivos deben ser realistas. El objetivo no solo necesita ser razonable para
la persona responsable de su realizacin sino tambin realista a la vista tanto de las
restricciones del entorno interno como del externo en un caso dado. Conviene tener
cuidado respecto a tratar de lograr demasiado en un tiempo muy corto. Por lo general un
objetivo sencillamente expresado puede recordarse, mientras que una descripcin larga y
detallada pronto se olvida.

5.

Los objetivos deben ser contemporneos al igual que innovadores. El gerente de xito
mantiene los objetivos al da, los revisa peridicamente y hace revisiones cuando se cree
que es ventajoso hacerlo. En varios casos, la decisin ser continuar con el mismo
objetivo, sin embargo en estos tiempos de cambios rpidos el no ponernos al da o la falta
de innovacin al establecer los objetivos quizs sea una posible seal de peligro par la
admn..

6.

l numero de objetivos establecidos para cada miembro de la admn. debe ser limitada.
Muchos causan confusin y negligencia y muy pocos permiten desperdicio y deficiencia.
Cuatro o cinco objetivos para cada miembro de la admn.. es el mximo. Si existen mas
objetivos, habrn de consolidarse en alguna forma. Demasiados objetivos disminuyen la
importancia de los que son en realidad importantes y enfatizan indebidamente los de
menos condicin.

7.

Los objetivos deben ser jerarquizados de acuerdo con su importancia relativa. Esto
coloca el nfasis necesario en los principales objetivos y dando a todo miembro de la

admn.. un valor para cada objetivo que le interese ayudar a distribuir con efectividad los
esfuerzos. En esta forma se mejora todo el esfuerzo admvo. Esta en la naturaleza
humana mejorar el trabajo sobre los objetivos ms difciles y de sentir satisfaccin
realizando los menores pero fijando prioridades en los objetivos y revisndolos
peridicamente se puede combatir esta tendencia.
8.

Los objetivos deben estar en equilibrio con una empresa dada, los varios objetivos no
habrn de apuntar en conjunto al exceso de cualquier condicin.

PRINCIPALES TIPOS DE PLANEACION ADMINISTRATIVA.


Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos se refieren a
una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo un depto. O a toda la
compaa. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes encontrados por los gerentes con
regularidad.
1.

Poltica

2.

Procedimientos

3.

Mtodo

4.

Estndar

5.

Presupuesto

6.

Programa

Poltica. Las polticas revelan las intenciones del gerente para los periodos futuros y se
determinan antes de la necesidad de tales intenciones. Estas son guas generales en su uso.
La poltica define el rea en los cuales se van a tomar decisiones, pero no indica la decisin. Las
polticas sealan la direccin general sancionada que se debe seguir y las reas. Mantenindose
dentro de esos limites predeterminados, pero con libertad para decidir dentro de las reas
estipuladas, el trabajo del gerente se ejecuta de acuerdo con la planeacin general de la
empresa. Y se define de la siguiente manera. "Una poltica es una gua general verbal o escrita
que establecen los limites que proporcionan la direccin y los limites generales dentro de los
cuales tendr lugar la accin administrativa."

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina,
correctamente.

En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la


administracin en accin, o tambin como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de
uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan
todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin.
A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la
mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe
hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social.
ADMINISTRACION
Dinmica
Planeacin
- Qu es lo que se
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?

Organizacin

Direccin

Control

- Cmo se va a hacer?

- Verificar que se haga

- Cmo se ha hecho?

Metas establecidas de la organizacin

La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras disciplinas.


Administracin:
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que: en el ejrcito, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin resulta
ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: mediante sta se busca obtener
determinados resultados.
Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso
administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso
dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal.
Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene
caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede confundirse
con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera
industrial.
Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas
con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante.
Su Importancia.

1. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible par el


2.
3.

adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea ms


necesaria en los grupos ms grandes.
Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad.
La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la
aplicacin de una buena administracin.

4. A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya


que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples
connotaciones en diversas actividades del hombre.

CIENCIAS TCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIN


La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y
tcnicas.
Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y mtodo no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos
sociales. La administracin, cuyo carcter es eminentemente social, relaciona y utiliza
conocimientos de ciencias sociales, tales como:
Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus estructuras.
Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la sociologa
industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administracin son: estudio sobre la estructura
social de la empresa, sociogramas, etc.
Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y
operaciones. La psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el
trabajo. Aporta bases tcnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas
dentro de la empresa, en reas tales como: seleccin de personal, pruebas psicomtricas, recursos
humanos, tcnicas de motivacin, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de
orientacin, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina
delimita la accin de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La
estructura organizacional de la empresa as como los principios de la administracin, deben
respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos
vigentes en las reas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder
manejar adecuadamente la empresa.
Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la produccin,
distribucin y consumo, de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la
administracin: disponibilidad de la materia prima, situacin del mercado, mercado de trabajo,
problemas de exportacin e importacin, balanza de pagos, etc.
Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad. La antropologa social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento
humano. Los intereses de grupo: religiosos, tnicos, etc., influyen sobre la actuacin del hombre en
su trabajo; de ah la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al
elemento humano dentro de las organizaciones.
Ciencias exactas
Ciencias exactas son aqullas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables:
Matemticas. No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido
grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y
control. sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de matemticas aplicadas,
especficamente en: modelos probabilsticos, simulacin, investigacin de operaciones, estadstica,
etc.

Derecho
CIENCIAS EXACTAS
Matemticas

Economa

CIENCIAS SOCIALES
Psicologa
Sociologa

Antropologa

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el
propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como
un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o
habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de
alcanzar las metas que desean.

PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y
que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para
coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el
desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben a donde va
la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.

Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos encontrados e
impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos aptos
para alcanzarlos. Adems son gua para:
- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus
objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas
correctivas en caso de ser insatisfactorio.
El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A continuacin se
establecen metas para cada una de las subunidades de la organizacin. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La
planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la
organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.
Planes estratgicos y operativos
Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes generales
de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en trminos de su entorno son
llamados planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo sern logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guas
generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes
continuos para actividades repetidas)
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan
direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser
medidos.
Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.


Crear normas para rastrear el desempeo.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la compaa.

Objetivos estratgicos

Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de negocios a largo


plazo.
ORGANIZACIN
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o identico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las dems a construirse y
ordenarse conforme a una teologa especfica.
Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones
estructuradas servirn para realizar los planes futuros.
a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tipica de los elementos que
corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el sentido de qu
puesto y no cul persona.
Su importancia
1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y llega hasta
sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han hecho perder de
vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a que la
contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo
prctico y emprico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos tericos
que Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el mismo autor conoce
bajo la denominacin de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
DIRECCIN
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por
medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen
dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer "ejecutar",
"llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.

b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo es,
se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten.
Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La
direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.
CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los gerentes deben
participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se
proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido
hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con
la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de
manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina
la efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms
ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la conduzcan
hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeo.
2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques diferentes par disear sistemas de control: de mercado, burocrtico y de
clan.
El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos
de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin relativa en el mercado,
para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea
generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn claramente
especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y depende de normas,
reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organizacin que son
compartidos.
El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de
administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se estn
cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se desve de
sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo no
incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

Qu es el proceso administrativo?

Otros
03-2003

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El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo
para aprovechar los recurso humanos, tcnicos, materiales, etc, con los que cuenta la
empresa.
El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones:
PLANEACIN:
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, polticas, reglas,
procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es
decir, consiste con determina lo que va a hacerse.
ORGANIZACIN:
La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos,
creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin que entre dichas
unidades debe existir para hacer optima la cooperacin humana, en esta etapa se
establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la responsabilidad y la
comunicacin para coordinar las diferentes funciones.

INTEGRACIN:
Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, tcnicos y
humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social., la integracin agrupa la comunicacin y la reunin armnica de los
elementos humanos y materiales, seleccin entrenamiento y compensacin del
personal.
DIRECCIN:
Es la accin e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones,
la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la direccin contiene:
ordenes, relaciones personales jerrquicas y toma de decisiones.
CONTROL:
Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se
presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.
Consiste en establecimiento de estndares, medicin de ejecucin, interpretacin y
acciones correctivas.

El Proceso Administrativo
Conozca cules son los elementos, las etapas y el ciclo delProceso
Administrativo, como principal fuente de xito del Administrador...
Por: J. Mnica Thompson B.
Jonathan Antezana I.

La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin


embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con
tcnicas, se denomina Ciencia.
Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la
funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar,
Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores
Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora;
con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuacin:
1. Investigacin
2. Planificacin
3. Coordinacin
4. Control
5. Previsin
6. Organizacin
7. Comando
Koontz y ODonnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
1. Planificacin
2. Designacin de Personal
3. Control
4. Organizacin
5. Direccin
Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
1. Planificacin

2. Organizacin
3. Direccin
4. Coordinacin
5. Control
La Administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las
Organizaciones le sirven a las personas que afectan.
El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al
satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los
gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin alcance sus
metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de acuerdo al
grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo,
logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza elProceso
Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la


siguiente manera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se


observa a continuacin:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo


conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin
dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo,
como se muestra en el siguiente grfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso


administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin,
Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.

Fuente: Introduccin a la Teora General de la Administracin. Autor: I. Chiavenato.

Segn el libro Administracin una perspectiva global de los autores Harold Koontz y
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificacin, Organizacin,
Direccin y Control que conforman el Proceso Administrativocuando se las considera
desde el punto de vista sistmico. Fayol seala que estos elementos se aplican en
negocios, organizaciones polticas, religiosas, filantrpicas y militares.