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Indicadores de gestin
Elaborado por:
Ing. Nadia Brusa
Introduccin
La evaluacin cualitativa y cuantitativa del desempeo, conlleva el
compromiso de todos los involucrados en la generacin del servicio o
"producto" que ofrece su respectiva organizacin o unidad, y permite
detectar inconsistencias entre el quehacer de la institucin y sus objetivos
prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor
transparencia a la gestin. Lograr una gestin ms eficiente y
comprometida con los resultados implica transformaciones importantes
en el funcionamiento de las organizaciones. Requiere, entre otras cosas,
desarrollar liderazgos que impulsen el cambio, incorporar tcnicas
modernas de gestin, establecer metas cuantificables de desempeo,
todo ello dentro de un marco de participacin y compromiso de los
distintos integrantes en una gestin de mejor calidad. Una herramientas
til para el desarrollo de una gestin de calidad, es la medicin y
evaluacin del servicio o producto que provee cada unidad u
organizacin, a travs de un conjunto de indicadores claves. Un sistema
que entregue informacin regular sobre la calidad de la gestin
posibilitar mayor eficiencia en la asignacin de recursos fsicos,
humanos y financieros, proporcionar una base de seguridad y confianza
en su desempeo.
Marco conceptual
Responsabilidad
dela Direccin
Gestin delos
Recursos
Entradas
Produccin
Prestacin servicio
Medicin,
anlisis y mejora
Salidas
Producto
Servicio
1) Enfoque al Cliente
Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto
deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes,
satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas de los clientes.
2) Liderazgo
Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la
organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el
cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organizacin.
3) Participacin del Personal
Procesos de Soporte
Procesos Gerenciales
Ejercicio
Por equipos
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Diagrama de la Tortuga
Con qu?
Con quin?
(Equipos / Instalaciones)
REQUISITOS
REQUISITOS
ENTRADA
Qudebemos
recibir?
Recursos
requeridos.
Ponga especial atencin en los
criterios de competencia y habilidades
requeridas.
PROCESO
Nombre del proceso.
Actividades del proceso.
SALIDA
Qudebemos
entregar?
Qu quiere el cliente?
Detalles de salidas reales.
Por ejemplo: producto,
documento, etc.
Cunto?Cuntos?
Cmo?
(Indicadores de Desempeo)
Ejercicio
Por equipos
organizacin
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Qu es un Indicador?
Indicadores cualitativos
Logrado o no logrado?
para ser
Competitivos
La
Ejemplos de indicadores:
Cobranza / Facturacin.
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/consumo estndar)
Ejemplos de indicadores
Ejemplos de indicadores:
Inspecciones
tcnicas
instalaciones
nuevas
total
de
instalaciones nuevas.
interurbanos.
servicio
hbiles.
Tipos de Indicadores
INDICADOR DE RESULTADO: DEBE MEDIR LA SATISFACCION
DE LAS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE.
INDICADOR
DE
PROCESO:
DEBE
PREDECIR
EL
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de
Proceso
que
representen
las
operaciones
Indicadores de efectividad:
tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o
una tarea con el mnimo gasto de recursos, los indicadores de efectividad
estn relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la
consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: piezas producidas / hora,
rotacin del material, pedidos atendidos/da, etc.
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consecucin
de
tareas
y/o
trabajos.
Ejemplo:
pedidos
realizados/pedidos programados
ver con llenar las expectativas del cliente, los indicadores relacionados se
refieren a grado de satisfaccin de los clientes con relacin a los pedidos,
en todas las variables involucradas
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Necesidad de indicadores
Una organizacin se plantea por lo tanto la necesidad de definir
indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
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Qu debemos medir?
de obtencin de datos?
PRODUCCION
mquina trabajadas
MERCADEO Y VENTAS
PERSONAL
cargos
trabajadas
FINANZAS
ALTA GERENCIA
activo total
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Estrategia de implantacin
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Miembros
Lderes
Coordinador
Responsabilidades
Responsabilidad de los Miembros:
Asistir a las reuniones
Liderizar al menos un indicador
Responsabilidad del Lder:
Presentar los indicadores
Presentar los documentos de soporte
Presentar los planes de accin
Responsabilidad del Coordinador:
Logstica
Preparar la agenda
Recibir y revisar la informacin
Elaborar y distribuir la minuta de la reunin
Agenda de la Reunin
Revisar las acciones asignadas en la reunin anterior.
Presentar un resumen de los indicadores.
Presentar los indicadores:
Monitorear su progreso
Autorizar acciones de mejora
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Asignar recursos
Eliminar inhibidores
Revalidar indicadores y cuantificadores
Indicar lecciones aprendidas
Emitir la minuta de la reunin indicando los planes de accin,
responsables, fechas y estatus.
Actualizar la documentacin
Orientacin del Equipo
Asegurar que todos los miembros entienden el proceso.
Asegurar que el equipo est alineado en el sentido de tener un
conjunto de metas comunes.
Definir Misin, Visin y Valores de la Organizacin.
Recolectar informacin sobre Expectativas de los Clientes.
Misin, Visin y Valores
Misin
de la empresa?
Qu es lo que hacemos?
Por qu lo hacemos?
Cmo lo
hacemos?
Quienes somos?
Qu es lo caracterstico de nuestra
organizacin?
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Cules son los procesos que nos hacen nicos como empresa?
Visin
Valores
Quin es el Cliente?
Compradores / Usuarios del Producto / Servicio
Usuario Final
Trabajadores
Accionistas
Proveedores
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Comunidad
Enfoque al Cliente
Las necesidades y expectativas de los clientes afectarn tanto a la
empresa como al producto.
del
producto,
tolerancias,
confiabilidad
funcionamiento.
Evaluacin de las Expectativas
Investigaciones de Mercado:
Enfoque de Grupos
Entrevistas
Encuestas de Satisfaccin
Clnicas de Productos
Retroalimentacin de los Clientes:
Experiencias en Campo
Reclamos
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Devoluciones
Visitas a los Clientes
Reportadas por el Cliente:
Representantes de los Clientes
Reportes de Problemas
Contratos y Ordenes de Compra
Reportes de Satisfaccin del Cliente
Otros:
Informacin de Ventas
Sugerencias de Planta
Diarios y Revistas
Contactos informales con los Clientes
Costo
Entregas
Relacionar las expectativas ocultas
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Crucial
4)
Muy Importante
3)
Importante
2)
Algo Importante
1)
Irrelevante
Agrupe las
Expectativas
Expectativas
de los clientes
Entregas
Calidad del
producto
Servicio al
cliente
Embarques
a tiempo
Eliminar
inspeccin
en recepcin
Respuesta
rpida en
cotizaciones
Embarques
completos
Reducir el
scrap
interno
Etiquetas
con cdigo
de barras
Benchmarking
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Estableciendo objetivos
Revisar Bechmarking
Preguntas Claves: Qu nivel de desempeo nos permitir ...
mantenernos competitivos?
satisfacer las expectativas de los clientes?
ser los mejores?
Establecer el Desempeo y los Objetivos:
Corto Plazo: Ser competitivos
Largo Plazo: Ser los mejores
Establecer Prioridades:
Debilidades / Oportunidades
Fortalezas / Amenazas
Anlisis DOFA
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Anlisis DOFA
Objetivos
estrat
estratgicos
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Enumerar las de
mayor impacto
Enumerar las de
mayor impacto
FORTALEZAS
ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
Enumerar las de
mayor impacto
FO
FA
DEBILIDADES
ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
Enumerar las de
mayor impacto
DO
DA
Indicadores y procesos
Metodologa para seleccionar:
Indicadores de Resultado
Procesos Claves
Indicadores de Proceso
Procesos Claves
Son las actividades de trabajo que afectan las expectativas de los
clientes.
Es lo que nosotros hacemos, no quienes somos.
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Cuantificadores
Proporcionan la Unidad de Medida del Indicador
Utilizados en los Grficos de Tendencia
Rastrean su Desempeo en el Tiempo
CARACTERISTICAS DE LOS BUENOS CUANTIFICADORES:
ADVERTENCIA ANTICIPADA
SEALAN LOS PROBLEMAS
EXACTOS Y REPETIBLES
FACILES DE MEDIR Y MANTENER
CONTINUOS EN EL TIEMPO
PROMUEVEN EL TRABAJO EN EQUIPO
USADOS EN BENCHMARKING
Qu es una correlacin?
Se afirma que dos cuantificadores estn correlacionados cuando
ambos tienden a moverse siempre en la misma direccin en
direcciones opuestas, a lo largo del tiempo
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estructura
su
organizacin
y de sus
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INDICADOR
PROMEDIO
DIFERENCIA
RESPECTO A
LA META
META
TIEMPO
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Herramientas de Control
Grficas de Pareto
Histogramas
Cartas de Control
Diagramas de Causa y Efecto
Diagramas de Flujo
Diagramas de Dispersin
Hojas de Verificacin
Tablas Paynter
Problemas
de Causa Comn
Para reducir eliminar Problemas de Causa Comn se requiere de
una buena metodologa para el Mejoramiento del Proceso. Adems,
podra requerir el apoyo y los recursos de la Direccin para su
resolucin.
Herramientas Preventivas
Anlisis del Modo y Efecto de la Falla Potencial
Ingeniera de Calidad Avanzada
Control Estadstico del Proceso
Anlisis de Partes por Milln (PPM)
Diseo de Experimentos
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A Prueba de Errores
Anlisis de Valor
Metodologas para el Mejoramiento del Proceso
Programa de Entrenamiento
Cronograma de entrenamiento
Documentacin
Miembros del equipo
Poltica de la Calidad
Calendario de Reuniones
Minutas de Reunin
Matriz de Indicadores
Datos de Soporte de los Indicadores:
Grficas de Tendencia
Diagrama de Pareto
Plan de Accin
Verificacin de Acciones en el Tiempo
Resumen de Solucin de Problemas
Lecciones aprendidas
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Benchmarking
Sistemas de evaluacin
Comunicacin
Trabajo en Equipo
Revisin Gerencial
Indicadores
Herramientas cuantificadoras
Mejora Continua
Proceso Dinmico
Ejercicios
Casos
los sustentan?
1)
Recientemente
lo
han
nombrado
Superintendente
del
Rendimientos promedio:
Primer turno:
seis meses
(ordenes colocadas y
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