You are on page 1of 33

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT.

Primer ciclo.

Mdulo 1
Gestin de proyectos

Autor: Mtodo Estudios Consultores, S.L.U.


Edita: Mtodo Estudios Consultores, S.L.U.
Queda rigurosamente prohibida, sin la autorizacin escrita del editor, la reproduccin parcial o
total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografa y el
tratamiento informtico, y la distribucin de ejemplares mediante alquiler o prstamo pblicos.

2013 Mtodo Estudios Consultores, S.L.U.

Mdulo 1.Gestin de proyectos

ndice
1.
2.

Objetivos............................................................................................................................................ 3
Concepto de Proyecto. .................................................................................................................... 3
2.1.
2.2.

Caractersticas bsicas de un proyecto. ............................................................................. 3


La triple restriccin. ............................................................................................................... 4

2.3.
Proyectos versus operaciones. .............................................................................................7
2.3.1.
Caractersticas comunes. ..............................................................................................7
2.3.2.
2.4.
2.5.

Plan de Proyecto. .................................................................................................................... 9


Gestin de Proyectos. .......................................................................................................... 10

2.5.1.
2.5.2.
3.

Beneficios de la gestin de proyectos. .................................................................... 11


Conclusiones. ................................................................................................................ 12

Organizacin y Ciclo de Vida del Proyecto ................................................................................. 13


3.1.
3.2.

Fases ....................................................................................................................................... 13
Actividades. ........................................................................................................................... 14

3.3.
3.4.

Entregables. .......................................................................................................................... 15
Procesos. ................................................................................................................................ 16

3.5.
3.6.

Ejemplo. .................................................................................................................................. 17
Organizacin de los proyectos. .......................................................................................... 20

3.6.1.
4.

Diferencias. ..................................................................................................................... 8

Ciclo de vida tcnico. ................................................................................................... 20

3.6.2.
Ciclo de vida de gestin............................................................................................... 21
Procesos de la Gestin de Proyectos ..................................................................................... 22
4.1.
4.2.

En funcin de su rea de conocimiento ............................................................................ 22


En funcin del propsito al que atienden......................................................................... 24

4.3.

Nivel de actividad en funcin de los grupos de procesos .............................................. 27

4.4. Clasificacin de los procesos de gestin de proyectos en reas de conocimiento y


grupos de procesos ........................................................................................................................... 28
5.
6.

Resumen .......................................................................................................................................... 31
Glosario ............................................................................................................................................ 33

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

MDULO 1. GESTIN DE PROYECTOS


1. OBJETIVOS.

Aprender qu es un proyecto, as como sus caractersticas, teniendo clara la


diferencia entre proyecto y operacin.

Adquirir el concepto de ciclo de vida de los proyectos y conocer los elementos que lo
forman.

Tener un primer contacto con los Procesos de Gestin de Proyectos y su organizacin


en grupos en funcin de su propsito y segn su rea de conocimiento.

2. CONCEPTO DE PROYECTO.

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y


fin definidas, encaminado a la creacin de un producto o servicio nico y conforme a unos
requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.

2.1. Caractersticas bsicas de un proyecto.


Los proyectos tienen una serie de caractersticas que los definen:
Temporalidad:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico; es decir, un proyecto debe tener fijado con anterior al
comienzo del mismo, tanto su fecha de inicio como su fecha de fin. El mantenimiento
de un sistema, el abastecimiento de algn bien o cualquier otra actividad que se
realiza sin un horizonte temporal claro para su realizacin, no es un proyecto, es un
servicio o una operacin.
Que un proyecto sea temporal, no significa que la duracin del mismo no pueda
cambiar, es decir, la fecha de fin, una vez iniciado el proyecto puede desplazarse en el
tiempo por diferentes motivos (cambios en el alcance a desarrollar, errores en las
hiptesis de partida, modificaciones en el entorno en el que se desarrolla el proyecto,
etc.), pero siempre se sustituye por otra que fije claramente el final del proyecto.

Sin embargo, este concepto de temporal no se aplica a los productos o servicios que se
deriven del proyecto, ya que el objetivo de la organizacin es conseguir resultados estables y
duraderos en el tiempo.

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Productos, servicios o resultados nicos: Un proyecto crea productos


entregables nicos; entendiendo por productos entregables los productos,
servicios o resultados generados.
Aunque determinadas actividades se repiten de un proyecto a otro, el proyecto
entero no se repite, por lo que se puede decir que el producto, servicio o resultado
obtenido en cada caso es nico.

Elaboracin progresiva: Cuando se concibe el proyecto, se define de forma


general. No se conocen perfectamente las caractersticas del producto o servicio que
se quiere conseguir. A medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y ms
completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables, el proyecto
se hace ms explcito y detallado. Es decir, los proyectos se desarrollan en pasos y
de manera incremental.
Esta elaboracin progresiva de los proyectos hace que muchos de los procesos que se
ejecutan en gestin de proyectos sean iterativos.

2.2. La triple restriccin.


Ligado a la propia definicin de proyecto, nos encontramos con lo que se conoce como la
triple restriccin, es decir, el hecho de que en todo proyecto estamos condicionados por
tres factores: tiempo, coste y alcance, de manera que la modificacin de cualquiera de
ellos tiene un claro impacto en los otros dos.

De esta manera, por ejemplo, siendo el tringulo amarillo la situacin original del proyecto:
Una disminucin en el alcance del proyecto puede hacer que disminuyan los costes y el
tiempo necesario del proyecto.

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Si el tiempo permanece constante y el alcance disminuye, el coste debiera disminuir.

Si se quiere mantener el alcance y disminuir el tiempo probablemente se producir un


aumento de costes.

Para ilustrar de forma ms clara la triple restriccin y su importancia, supongamos un


proyecto en el que debemos pintar una valla de 10 metros en 10 das y para ello contamos con
un nico pintor que cobra 100 por realizar el trabajo. Si una vez iniciado el proyecto, el
dueo de la valla nos pide que le pintemos tambin una pared de su casa aprovechando que
ya estamos en su finca, pero que tenemos que hacerlo igualmente en los 10 das que
tenamos planificados para pintar nicamente la valla, porque l no vive en la ciudad y slo
5

Mdulo 1.Gestin de proyectos

estar durante esos das por ser vacaciones, nos enfrentamos ante una ampliacin del
alcance, en el que no podemos cambiar la restriccin temporal, por lo que una alternativa es
pedirle al pintor que haga horas extras o incorporar a otro pintor que refuerce el equipo, lo
que de una forma u otra aumentar el irremediablemente el coste para el cliente. Otra
situacin posible sera que tras consultar el parte meteorolgico nos hubisemos llevado la
mala noticia de que va a llover de forma torrencial dentro de una semana, lo que nos facilita
nicamente 7 das de trabajo en vez de 10 das. En esta segunda situacin, el alcance
permanece inalterable, porque el dueo quiere su valla pintada y no un trozo de la misma,
pero debemos pintarla en menos tiempo, por lo que vamos a tener que pedirle al pintor horas
adicionales de su tiempo o reforzar el equipo con ms personas cualificadas, lo que volvera,
como en el caso anterior a aumentar los costes, aunque en este caso no podramos
repercutrselos al cliente, sino que constituiran una prdida del margen que pudisemos
estar gestionando.
En los proyectos, las situaciones son similares, ya que cuando se modifica alguna de las
dimensiones de la triple restriccin, le corresponde al jefe de proyecto, gestionar ambas o
alguna de las otras 2 dimensiones.
Actualmente hay teoras que incluyen otras tres variables: calidad, riesgo y satisfaccin del
cliente.

Sin embargo, el concepto de triple restriccin sigue utilizndose en todo el mundo, porque
ofrece una imagen mental que nos ayuda a recordar fcilmente que un proyecto est
enmarcado por una serie de factores que lo delimitan y establecen su contexto: las
restricciones.
Estas restricciones dependen de cada proyecto, y es el Gestor de Proyecto quien debe
identificarlas y gestionarlas para velar porque el proyecto llegue a buen fin.

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

2.3. Proyectos versus operaciones.


Todas las organizaciones buscan alcanzar sus objetivos. Para ello realizan trabajos que
podemos clasificar en proyectos y operaciones.
Para obtener unos resultados adecuados necesitamos gestionar tanto las operaciones como
los proyectos.
Es importante entender las similitudes y diferencias entre estos dos tipos de trabajos.

2.3.1. Caractersticas comunes.


Ambos trabajos tienen en comn que:

Son capaces de producir un resultado, producto o servicio (salida) al aplicar unas


herramientas y tcnicas a una informacin o producto preelaborado (entrada).

Los realizan personas.

Estn condicionados por la limitacin de recursos.

Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.

Son procesos, es decir, pueden consistir en una serie de tareas o actividades


enlazadas de forma que la actividad sucesora se comporta como cliente de la
actividad predecesora.

Mdulo 1.Gestin de proyectos

2.3.2. Diferencias.

La diferencia bsica estriba en que una operacin

es un conjunto de actividades

continuas y repetitivas, mientras que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva


a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Un ejemplo sencillo de ver sera en la industria del automvil, el diseo de un nuevo vehculo
y la construccin de un prototipo es un proyecto, mientras que la produccin en serie de dicho
vehculo en una planta de ensamblaje es una operacin, ya que es un conjunto de actividades
continuas y repetitivas sin un horizonte temporal establecido para su finalizacin, y del que
no se establece la creacin de un entregable nico.
Otras diferencias a tener en cuenta seran:

Desde el punto de vista del equipo de trabajo:

En un proyecto se variar la composicin del equipo de trabajo a lo largo de la


ejecucin del mismo y, una vez terminado, el equipo humano ser reasignado a
otros proyectos o funciones.

En las operaciones, el equipo de trabajo es al menos semipermanente. Adems, el


equipo humano es ms homogneo que en los proyectos.

Por su origen o su relevancia.

Los proyectos son el medio para ejecutar las polticas de las organizaciones y los
planes correspondientes siendo su meta alcanzar los objetivos y luego concluir.

Las operaciones continuas pretenden dar respaldo al negocio.

Por su eficacia y eficiencia.

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Las operaciones tienen que ser eficientes, es decir, utilizar de forma ptima los
recursos disponibles para obtener los resultados deseados.

Los proyectos primero tienen que ser eficaces (es decir, lograr el efecto que se
desea o espera) y despus intentar ser lo ms eficientes posibles.

Vamos a ver dos situaciones que se pueden dar en una empresa para entender mejor estos
dos conceptos:
Supongamos que en una empresa surge un problema, como por ejemplo una avera, que
paraliza la produccin. Lo que se busca en estos casos es eficacia. Es decir, resolver el
problema como sea, sin tener en cuenta los medios que se tengan que utilizar.
Sin embargo, para un mantenimiento preventivo lo que se buscar es optimizar los medios a
emplear. Es decir, eficiencia.

2.4. Plan de Proyecto.

Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el
proyecto y obtener el producto o servicio comprometido.

Normalmente ser un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que quedar claro es
que no es el cronograma de las actividades del proyecto.
Por ejemplo se puede componer, entre otros, de los siguientes documentos:

Plan de Gestin de Proyecto.


Plan de comunicaciones.

Plan de gestin de riesgos.


Plan de escalacin / crisis.

Plan de seguridad.

Plan de calidad.
Plan de formacin.

Plan de transicin.
Plan de control de cambios / control de configuracin.

Plan de gestin del ciclo de vida.


Plan Financiero.

Plan de despliegue.

Plan de documentacin.
Plan de hardware.

Plan de software.
Plan de instalacin.

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Plan de subcontratacin.
Plan de integracin.

Plan de pruebas y aceptacin.

Plan de formacin del cliente.


Plan de relaciones con el cliente.

...

2.5. Gestin de Proyectos.


Una vez definido el proyecto, se puede abordar qu es la Gestin de Proyectos.

La definicin ms formal de Gestin de Proyectos es: la aplicacin de un conjunto de


conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para
satisfacer los requisitos del mismo.

Esta definicin engloba distintos conceptos:


Una herramienta es algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado
al realizar una actividad para producir un producto o resultado.
Una tcnica es un procedimiento sistemtico definido y utilizado por una persona para
realizar una actividad, para producir un producto o un resultado, o para prestar un servicio, y
que puede emplear una o ms herramientas.
En ambos casos hablamos de elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar.
Por otro lado, tenemos los conceptos de conocimientos y habilidades, que implican un
mayor proceso de aprendizaje y capacitacin personal.
Un requisito es una condicin o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o
componente debe satisfacer o poseer para cumplir con un contrato, norma, especificacin u
otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros
interesados.
Al final se trata de conseguir la mxima satisfaccin del cliente, lo cual no siempre
significa darle lo que l, en un principio, expres que quera. Frecuentemente, es preciso
conducir al cliente hacia las soluciones que los profesionales, gracias a su experiencia,
consideran ms eficientes y de mayor valor.

10

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Desde un punto de vista menos formal, la gestin de proyectos puede contemplarse como
un arte que se basa en conocimientos cientficos.

Hay que ser conscientes de que la gestin de proyectos no es un proceso perfectamente


definido. Es ms, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus
proyectos: unos valoran ms el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los
aspectos de liderazgo y gestin de personas, sin que un mtodo sea mejor que otro.

La gestin de proyectos es un arte en cuanto requiere flexibilidad y creatividad,


especialmente en lo que a gestin de los recursos humanos se refiere, pero debe huir de la
subjetividad y aprovechar el know-how basado en conocimientos cientficos probados y
repetibles, generalmente plasmados en tcnicas y herramientas que han facilitado alcanzar
el xito o fracaso en proyectos anteriores.
Debido a esto no puede existir una garanta de xito, si bien es innegable que una
gestin de proyectos, con unos esquemas de trabajo, unos procesos, normas y tcnicas para
gestionar a la gente y el trabajo asociado, incrementar las probabilidades de xito, es decir,
de que el proyecto finalice a tiempo, dentro de presupuesto y con un nivel de calidad
aceptable.
Por otro lado, pese a que la profesin de Gestin de Proyectos es independiente del sector
empresarial donde se desarrolle, s es cierto que mejora su eficacia en la medida que el Jefe
de Proyecto adquiere los conocimientos suficientes del rea particular de aplicacin que le
permitirn optimizar su comunicacin con los interesados. Esto se debe a que el Gestor del
Proyecto es el que tiene que defender los intereses del mismo, as que, cuanto ms
informado est de lo que tiene entre manos, mayor probabilidad tendr de una mejor defensa
de su proyecto.

2.5.1. Beneficios de la gestin de proyectos.


Los beneficios que aporta una eficaz gestin de proyectos son:
1. Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una
metodologa comn es el valor de la reutilizacin. Una vez que los procesos,
procedimientos y plantillas son creados, stos pueden utilizarse en proyectos
futuros. El resultado es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de
aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo, as como ahorros de tiempo al
no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.

11

Mdulo 1.Gestin de proyectos

2. Ms rapidez en la resolucin de problemas: el tener un proceso de gestin


anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas se resuelven tan rpido
como sea posible.
3. Optimizacin en la resolucin de riesgos: todas las metodologas de gestin de
proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.
4. Mayor efectividad en la comunicacin y gestin de expectativas: muchos de
los problemas que se presentan en un proyecto pueden evitarse a travs de una
comunicacin anticipada y multifactica.
5. Mayor calidad de productos y servicios, como resultado de implementar
controles de calidad y tcnicas de aseguramiento de calidad.
6. Optimizacin de la gestin financiera: esto es consecuencia de una mejor
definicin del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboracin del
presupuesto ms formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.
7. Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologas proporcionan una
gua para hacer ms fcil la recoleccin de mtricas e indicadores que aportan
informacin sobre el desempeo del equipo y el nivel de calidad de los entregables.
8.

Aumento de la motivacin y colaboracin: si los proyectos son ms exitosos, se


encontrarn beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto, como clientes
con mayor implicacin, equipos con ms sentido de propiedad y mayor motivacin,
etc.

2.5.2. Conclusiones.
De forma resumida podemos decir que gestionar un proyecto incluye:

Identificar requerimientos.
Establecer objetivos claros y alcanzables.

Determinar qu procesos son apropiados y con qu nivel de detalle se tienen que

implementar para alcanzar los objetivos de proyecto.


Balancear demandas de alcance, coste, tiempo y calidad (triple restriccin).

12

Adaptar las especificaciones, planes y soluciones a los diferentes intereses y


expectativas de los interesados identificados.

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

3. ORGANIZACIN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el


objetivo del proyecto (la creacin de un producto o servicio nico).

A lo largo de este curso, nos referiremos en todo momento al ciclo de vida de un proyecto.
Debemos saber que existe tambin el ciclo de vida del producto para no confundirlos. En el
ciclo de vida de un producto las fases se determinan en funcin de las necesidades de
fabricacin y control de la organizacin; y la ltima fase del ciclo de vida del producto es,
generalmente, el deterioro y muerte del producto.
El ciclo de vida de un proyecto se compone de los siguientes elementos: fases, actividades,
entregables y procesos.
3.1. Fases
Una fase es un subconjunto lgico que se emplea para facilitar la gestin,
planificacin y control de un proyecto.
Los proyectos se dividen en fases y todas ellas tienen los siguientes rasgos:

Al terminar una fase se entrega o se transfiere un entregable.

El trabajo tiene un enfoque nico que difiere de cualquier otra fase.


Permiten una mejor gestin de las actividades.

Enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales.


Permiten un mejor control.

Crean una mejor relacin con la organizacin.

Disminuyen la complejidad.
Reducen la incertidumbre y, por tanto, el riesgo.

La suma de las fases determina el ciclo de vida del proyecto.

Como con el propio proyecto, se debern definir los objetivos de cada fase o entregable(s),
fijar quin debe hacer qu y determinar el nivel de control necesario para detectar de forma
inmediata cualquier desviacin.
Para ello se llevarn a cabo una serie de revisiones de fase, en las que se comprueba si el
entregable est listo y el rendimiento del proyecto, se determina si el proyecto debe
continuar a la fase siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen.
Cada fase termina al completar un entregable, que sirve como entrada a la fase
siguiente.

13

Mdulo 1.Gestin de proyectos

El objetivo del proyecto se consigue de forma progresiva a travs de la ejecucin de las


diferentes fases.
3.2. Actividades.

Una actividad es un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto o de


una fase del proyecto.

Como con el propio proyecto y las fases, se debern definir los objetivos de cada actividad o
entregable(s), fijar quin debe hacer qu, y determinar el nivel de control necesario para
detectar de forma inmediata cualquier desviacin.

En las revisiones de la actividad se comprueba si el entregable est listo y el rendimiento


del proyecto (cmo vamos), se determina si el proyecto debe continuar a la actividad
siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen.

Los objetivos de la fase y del proyecto se consiguen de forma progresiva a travs de la


ejecucin de las diferentes actividades.

14

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

3.3. Entregables.

Un entregable es un elemento fsico documentable o un documento. Esta definicin es


fundamental para una gestin eficaz de nuestros proyectos.

Los entregables son los resultados u objetivos de las actividades, de las fases y/o del
proyecto.

15

Mdulo 1.Gestin de proyectos

3.4. Procesos.

Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para


obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

Podemos ver las interrelaciones con el ciclo de vida y sus distintos elementos en la siguiente
imagen:

Para cada uno de estos niveles (proyecto, fase y actividad), se puede aplicar individualmente
el concepto de proceso (entrada, ejecucin de acuerdo a unas tcnicas y herramientas, y
salida).
Los procesos son otra forma de agrupar a las actividades para aplicarles medidas de
control y producir los entregables requeridos. Sus actividades pueden estar en fases
distintas. En la imagen anterior se puede ver que los procesos son transversales a las
fases.
Todo proceso ha de ser controlado para poder producir lo que realmente queremos. El
proyecto, puesto que es un proceso, necesitar tambin una medida relacionada para su
control. Usaremos los costes de las actividades (o una medida similar como horas/hombre)
para llevar a cabo un control del rendimiento del proyecto.

16

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

3.5. Ejemplo.
A continuacin vamos a aplicar los conceptos vistos en un ejemplo:
Supongamos que tenemos una casa con una parcela extensa y necesitamos regarla, de
cuando en cuando, para conservar los rboles frutales y el jardn que tenemos.
Debido a las ltimas restricciones para regar por sequas y subidas en la tarifa del agua, nos
hemos planteado crear en una zona baja y balda de la parcela una instalacin para almacenar
el agua de lluvia y aprovecharla cuando consideremos oportuno.
Vamos a definir el conjunto de actividades, fases y procesos que podramos tener en este
pequeo proyecto:
Actividades:
1.

Toma de requisitos.

2.
3.

Diseo de la instalacin.
Firma del contrato.

4.

Replanteo.

5.
6.

Excavacin.
Construccin

depsito

Construccin

sistema

almacenaje.
7.
8.

recoleccin lluvia.
Instalacin elctrica.

9.

Instalacin de la motobomba.

10.

Instalacin

programador

de

Instalacin

sistema

de

riego.
11.
recoleccin.
12.

Instalacin caeras de riego.

13.
14.

Probar la instalacin.
Aceptacin de la obra.

Fases:
1.
2.

Inicio.
Albailera.

3.

Electricidad.

4.
5.

Riego.
Cierre.

Procesos:
1.

Crear estudio de viabilidad.

2.
3.

Crear contrato.
Preparacin del terreno.

4.

Ejecutar obra civil.

17

Mdulo 1.Gestin de proyectos

5.

Instalar la red elctrica.

6.
7.

Instalar los equipos.


Hacer las pruebas.

8.

Aceptar el contrato.

Como las fases enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales, tendremos las
siguientes relaciones entre fases y departamentos implicados (de forma implcita, ya
estaramos asignando responsables, esto es, a los jefes de departamento correspondientes):
Fase

Departamento

Inicio

Arquitectura

Albailera

Construccin

Electricidad

Electricidad

Riego

Agua

Cierre

Arquitectura

En base a esto tenemos la siguiente distribucin de las actividades en fases y los


entregables correspondientes a cada fase:
Fase

Actividad

Entregable

Inicio

Toma de requisitos

Contrato firmado

Diseo de la instalacin
Firma del contrato
Albailera

Replanteo

Alberca construida

Excavacin
Construccin depsito almacenaje
Construccin sistema recoleccin lluvia
Electricidad

Instalacin elctrica
Instalacin de la motobomba

Aparataje elctrico
en funcionamiento

Instalacin programador riego


Riego
Cierre

Instalacin caeras de riego

Recoleccin y riego

Instalacin sistema de recoleccin

en funcionamiento

Probar la instalacin

Obra aceptada

Aceptacin de la obra

18

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

La distribucin de actividades en procesos y los entregables correspondientes a cada


proceso quedarn de la siguiente manera:
Proceso

Actividades

Entregables

Crear estudio de
viabilidad.

Toma de requisitos.

Acta del proyecto con:

Criterios de xito del proyecto.

Diseo de la instalacin.

Requisitos.

Restricciones e hiptesis.
Expectativas y necesidades.

Interesados.
Riesgos.

Objetivos.
Planos preliminares.
Crear contrato.

Firma del contrato.

Contrato estndar con los trminos


negociados en anexos

Preparacin
terreno.
Ejecutar

del

obra

civil.

Instalar

la

red

Replanteo.

Terreno marcado y preparado

Excavacin.

Excavado todo lo necesario y apuntalado


si fuera necesario.

Construccin

depsito

alberca,

recubrimiento y remates acabados

Construccin
sistema
recoleccin lluvia.

Sistema de canalizacin acabado.

Instalacin elctrica.

Puntos

los

Instalacin

de

la

de

luz

instalados

segn

Motobomba instalada y probada

motobomba.
Instalacin
riego.

programador

Programador instalado y probado

Instalacin

caeras

Puntos

de

riego.
Instalacin sistema
recoleccin.
las

Probar la instalacin.

de

goteo

y/o

aspersores,

instalados y probados
de

Canalones instalados y probados.


Prefiltro instalado y probado.
Prueba general con aspersores externo
simulando lluvia.

pruebas.
Aceptar
contrato.

la

normativa vigente y en funcionamiento.


Pruebas de sobrecarga hechas

equipos.

Hacer

de

almacenaje.

elctrica.
Instalar

Cementacin

el

Aceptacin de la obra.

Firmada su aceptacin y factura firmada

19

Mdulo 1.Gestin de proyectos

3.6. Organizacin de los proyectos.


Existen distintos ciclos de vida del proyecto: el ciclo de vida tcnico y el ciclo de vida de
gestin.
3.6.1. Ciclo de vida tcnico.
Consta de las actividades que tenemos que ejecutar para producir el resultado del
proyecto dependiendo de la industria o de la tecnologa empleada.
Ejemplo: para el caso de un proyecto TIC, se podra utilizar un ciclo de vida tcnico con las
siguientes fases: Anlisis, Diseo, Codificacin, Pruebas e Implantacin.
El ciclo de vida tcnico define generalmente:

qu trabajo tcnico hay que hacer en cada fase,

cundo se generarn los entregables de cada fase,


cmo se va a revisar, verificar y validar cada entregable,

quin est involucrado en cada fase, y


cmo controlar y aprobar cada fase.

Como podemos ver en la siguiente grfica, en numerosas ocasiones la relacin entre las
fases es secuencial:

20

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Otra forma de representar el ciclo de vida tcnico de un proyecto es en forma de espiral,


como podemos ver en el ejemplo que aparece a continuacin:

Esta tcnica se utiliza en proyectos en los que se llega al producto o servicio final a travs de
aproximaciones sucesivas, como por ejemplo en proyectos de desarrollo software.
3.6.2. Ciclo de vida de gestin.
En este curso vamos a ver en profundidad el ciclo de vida de gestin (inicio, planifico, ejecuto,
controlo y cierro), donde llevaremos a cabo las actividades necesarias para producir una
buena gestin del proyecto.
Profundizaremos en este ciclo de ahora en adelante.

21

Mdulo 1.Gestin de proyectos

4. PROCESOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS


En la 5 versin del PMBOK, el enfoque seguido para abordar la gestin de proyectos se basa
en un conjunto de 47 procesos reconocidos como buenas prcticas, entendiendo por
buenas prcticas que existe un acuerdo general en que la aplicacin de esos procesos de
gestin de proyectos aumenta las posibilidades de xito en una amplia variedad de
proyectos.
Estos procesos se pueden clasificar en funcin de su rea de conocimiento, o en funcin del
propsito al que atienden.
4.1. En funcin de su rea de conocimiento
Los procesos de gestin de proyectos se ordenan en categoras segn el concepto del que se
ocupan.
Las diez reas de conocimiento que aqu se desarrollan son las necesarias para una
aplicacin exitosa de la Gestin de Proyectos, e incluyen parte de las habilidades generales
de gestin.
Integracin
El rea de integracin es la armonizacin de todas las reas de conocimiento:

Las reas ncleo o principales: alcance, calidad, tiempo y coste.

Las reas soporte: riesgo, recursos humanos, adquisiciones, interesados y


comunicacin.

La misin de la integracin es satisfacer los objetivos del proyecto y las necesidades de


todos los grupos implicados / afectados por el.
A esta rea pertenecen los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos de
un proyecto estn coordinados apropiadamente.
Tendremos por tanto los siguientes procesos:
1.

Desarrollar el Acta del Proyecto.

2. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto.


3. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto.
4. Monitorizar y controlar la ejecucin del proyecto.
5. Realizar el control integrado de cambios.
6. Cerrar el proyecto o fase.
Alcance
Son procesos que garantizan que el proyecto incluye todo el trabajo y solo el trabajo
requerido para completarse con xito:
7. Planificar la Gestin del Alcance.
8. Recopilar Requerimientos.
9. Definir el Alcance.
10. Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT).
11. Verificar el Alcance.
12. Controlar el Alcance.
Tiempo

22

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Aquellos procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto:
13. Planificar la Gestin del Cronograma.
14. Definir las Actividades.
15. Secuenciar las Actividades.
16. Estimar los Recursos de las Actividades.
17. Estimar la Duracin de las Actividades.
18. Desarrollar el Cronograma.
19. Controlar el Cronograma.
Costes
Incluye todos los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los
costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado:
20. Planificar la Gestin de Costes.
21. Estimar los Costes.
22. Determinar el Presupuesto.
23. Controlar los Costes.
Calidad
Son los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se
cumpla con los requisitos de calidad del proyecto:
24. Planificar la Gestin de la Calidad.
25. Realizar el Aseguramiento de la Calidad.
26. Controlar la Calidad.
Recursos humanos
Aquellos procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del
equipo del proyecto:
27. Planificar la Gestin de los Recursos Humanos.
28. Adquirir el Equipo del Proyecto.
29. Desarrollar el Equipo del Proyecto.
30. Gestionar el Equipo del Proyecto.
Comunicaciones
Todos los procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin,
almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos:
31. Planificar la Gestin de las Comunicaciones.
32. Gestionar las Comunicaciones.
33. Controlar las Comunicaciones.
Riesgos
Incluye todos los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos
para el proyecto:
34. Planificar la Gestin de los Riesgos.
35. Identificar los Riesgos.
36. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos.
37. Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos.
38. Planificacin las Respuestas a los Riesgos.
39. Controlar los Riesgos.
Adquisiciones

23

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Son aquellos procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o


resultados para el proyecto:
40. Planificar la Gestin de las Adquisiciones.
41. Realizar las Adquisiciones.
42. Controlar las Adquisiciones.
43. Cerrar las Adquisiciones.
Interesados
Todos los procesos involucrados en la gestin de los Interesados:
44. Identificar a los Interesados.
45. Planificar la Gestin de los interesados.
46. Gestionar la Participacin de los interesados.
47. Controlar el Compromiso de los Interesados.

4.2. En funcin del propsito al que atienden


Los procesos de gestin de proyectos se pueden agrupar en funcin del propsito al que
atienden, que puede ser: iniciar, planificar, ejecutar, controlar o cerrar el proyecto o una fase
del mismo. De esta forma, se establecen los cinco grupos de procesos, cuyas
interrelaciones se muestran en la siguiente figura:

No se debe confundir una fase del proyecto con un grupo de procesos de gestin de
proyectos. Como se indicaba en el apartado 3.1, las fases del proyecto pueden cambiar en
base a la naturaleza del mismo, pero los grupos de procesos estn siempre presentes. Por
ejemplo, en un proyecto para construir una casa, podramos establecer como fases algunas
de las siguientes: trabajos de albailera, electricidad, pintura y carpintera, de tal manera que
cada una de ellas se fuese ejecutando dentro del ciclo de los cinco grupos de procesos de los
que consta el ciclo de vida de un proyecto.
Una vez que hemos acordado los objetivos del proyecto en la fase de inicio, hemos
analizado las ventajas que para nuestra organizacin supone el proyecto y hemos decidido
emprender el esfuerzo que conlleva su ejecucin, se emite una autorizacin formal por parte
de la organizacin (procesos de iniciacin) que nos permitir acometer la planificacin
para obtener un Plan de Gestin del Proyecto, que ser la gua de la ejecucin.

24

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide)
5 Edition, Project Management Institute, Inc., 2013

No es necesario que tengamos todo planificado para poder empezar con la ejecucin del
proyecto, lo que nos llevara a una parlisis por el anlisis, de hecho existen numerosas
tcnicas de planificacin que permiten establecer una planificacin gradual o continua con
incremento de detalle a medida que avanza el proyecto (suelen denominarte tcnicas Rolling
Wave Planning), de tal manera que se planifique con mayor detalle aquello que es ms
inmediato, dejando en un nivel superior de especificacin los trabajos ms lejanos en el
tiempo
Sin lugar a dudas podemos afirmar que el mayor esfuerzo realizado, desde un punto de vista
de gestin, es en los procesos de planificacin, de los que depender el xito o fracaso del
proyecto.
La ejecucin se monitorizar regularmente, con el intervalo que el gestor del proyecto
indique. As obtendremos informes de estado del proyecto para ver si se est siguiendo el
plan diseado y/o cuales son las desviaciones (y tendencias) para reorientar esta ejecucin
con acciones correctoras.
En algunos casos ser necesario inducir cambios en la planificacin segn se vaya ejecutando
el proyecto. Nosotros debemos controlar plenamente el proceso.
Cuando mediante el control confirmemos que hemos conseguido el producto o servicio
objetivo del proyecto, se darn las instrucciones para proceder al cierre formal del proyecto,
que supondr el cierre financiero del proyecto y en su caso el cambio de propiedad o derecho
de uso sobre el producto o servicio a los clientes y / o usuarios.

25

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Vamos ahora a fijarnos en ms detalle en la finalidad de cada uno de los 5 grupos de procesos.
Procesos de Iniciacin:
Definen y autorizan el proyecto o una fase del mismo.
Con ello se pretende:
Comprometer a la organizacin con un proyecto o una fase. Fijar la orientacin de la
solucin global.

Definir los objetivos de alto nivel.


Confirmar la alineacin con los objetivos estratgicos.

Asegurar las aprobaciones y recursos necesarios. Identificar las localizaciones


geogrficas involucradas.

Identificar las responsabilidades de gestin. Asignar a un Gestor de Proyectos.


Identificar y asignar otras posiciones clave.

Identificar y documentar limitaciones y asunciones. Tomar las decisiones


estratgicas sobre aprovisionamiento (hacer, comprar, etc., identificar a los
suministradores cualificados).
Identificar, negociar, escribir y refinar el plan
del proyecto

Procesos de Planificacin:
Definen y refinan los objetivos, y planifican el curso de accin requerido para lograr
dichos objetivos. Son los procesos necesarios para establecer el alcance del proyecto.
Simplistamente, en el proceso de planificacin estamos definiendo:
cmo vamos a llegar al objetivo del proyecto,

cunto tiempo nos va a llevar realizarlo,

cuntos recursos humanos, materiales y econmicos vamos a consumir, y


durante cunto tiempo, y qu riesgos asociados hay.

A lo largo del ciclo de vida del proyecto la gestin se enfoca principalmente en la calidad, el
tiempo y el coste. Desde un punto de vista de control estos parmetros se traducirn en:
Alcance/Calidad = Especificaciones
Tiempo = Cronograma
Coste = Presupuesto
Cuando desarrollamos con el equipo de proyecto un Plan de Proyecto, lo que queremos es:
Facilitar el cumplimiento de lo que hay que hacer.

Asegurar la integracin del proyecto.


Vigilar los cambios de forma efectiva.

Asegurar un entendimiento comn de todos los interesados sobre los objetivos del

proyecto y su correcta traslacin al alcance.


Proporcionar informacin a los interesados para la toma de decisiones adecuada.

Poder actualizar de forma iterativa las actividades de planificacin.


Proporcionar una descripcin general de la suma de los productos o servicios que

deben ser suministrados por el proyecto.


Identificar las herramientas y tcnicas utilizadas en el proceso de planificacin.

Identificar quin debe hacer qu, cundo debe hacerlo, con qu calidad, y con qu

coste.
Ser la base del proceso de control: especificaciones, cronograma y presupuesto.

Procesos de Ejecucin:
Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo lo planificado por el grupo de

26

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

procesos de planificacin.
Pretende coordinar, integrar y gestionar todos los recursos:
Para qu?: Para lograr los objetivos del Proyecto.

Cmo?: Llevando a cabo el Plan de Proyecto, Project Plan.


Mientras se responde a cambios y se mitigan los riesgos.

Procesos de Seguimiento y Control:


Mide y supervisa el avance, identificando variaciones respecto a lo planificado, y
tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
Busca mantener el proyecto segn los planes para conseguir sus objetivos tal y como se
expresan en el Plan de Proyecto:

Vigilando e informando de variaciones.


Controlando los cambios de alcance.

Controlando cambios del planificacin.


Controlando costes.

Controlando la calidad.

Respondiendo a los riesgos.


Midiendo tendencias y analizando su impacto final sobre el objetivo.

Procesos de Cierre:
Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente
el proyecto o una fase del mismo.
Esto se lleva a cabo mediante:

El cierre del contrato.


El cierre administrativo y archivo.

Asegurndose que quedan registradas las lecciones aprendidas del proyecto (cosas
positivas para repetirlas, cosas negativas para evitarlas) para poderlas utilizar en
otros proyectos futuros. Las mejores prcticas en Gestin de Proyectos vienen de la
experiencia histrica registrada de otros Gestores de Proyectos.

4.3. Nivel de actividad en funcin de los grupos de procesos


Los procesos de iniciacin y cierre marcan los extremos del ciclo de vida.
El proceso de planificacin tiene un mximo en la parte inicial del proyecto, mientras que
el proceso de ejecucin tiene su mximo de ejecucin se localiza en la fase final del
proyecto.
El proceso de control tiene sentido a lo largo de todo el proyecto

27

Mdulo 1.Gestin de proyectos

4.4. Clasificacin de los procesos de gestin de proyectos en reas de conocimiento


y grupos de procesos
AREAS DE
CONOCIMIENTO
INTEGRACIN

INICIO

PLANIFICACIN

Desarrollar Desarrollar el Plan


el Acta del de Gestin del
proyecto
proyecto

Dirigir y
gestionar la
ejecucin del
proyecto

CONTROL

CIERRE

Monitorizar y
controlar la
ejecucin del
proyecto.
Realizar el
control
integrado de
cambios.

Cerrar el
proyecto o
fase

ALCANCE

Planificar la
gestin del
alcance. Recopilar
requerimientos.
Definir el alcance.
Crear la EDT

Validar el
alcance
Controlar el
alcance

TIEMPO

Planificar la
Gestin del
Cronograma
Definir actividades
Secuenciar las
Actividades

Controlar el
cronograma

Estimar los
recursos
Estimar Duracin
de las Actividades
Desarrollar el
cronograma

28

EJECUCIN

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

COSTE

Planificar la
Gestin de los
costes
Estimar costes
Determinar el
presupuesto

CALIDAD

RRHH

COMUNICACIN

RIESGOS

Controlar
costes

Planificar la
Gestin de calidad

Realizar
aseguramiento
de la Calidad

Planificar la
Gestin de los

Adquirir equipo
Desarrollar

recursos humanos

equipo
Gestionar el
equipo

Planificar la
Gestin de las
comunicaciones

Gestionar las
Controlar las
comunicaciones comunicaciones

Planificar la
Gestin de riesgos
Identificar los
riesgos
Realizar el anlisis
cualitativo
Realizar el anlisis

Controlar la
calidad

Controlar los
riesgos

cuantitativo
Planificar la
respuesta a riesgos
ADQUISICIONES

INTERESADOS

Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Identificar Planificar la
interesado Gestin de los
interesados
s

Realizar las
adquisiciones

Controlar las
adquisiciones

Gestionar el
compromiso de
los interesados

Controlar el
compromiso de
los interesados

Cerrar las
adquisicione
s

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide)
5 Ediccin, Project Management Institute, Inc., 2013

Es conveniente saberse este mapa de memoria, y saber utilizar los procesos dependiendo del
tipo de proyecto y del nivel de nuestra organizacin. Una vez entendida la lgica del esquema
ser muy fcil mantener un mapa mental que permitir avanzar rpidamente a travs de la
Gestin de Proyectos sin que suponga ningn esfuerzo excesivo de memorizacin.
Como hemos comentado anteriormente, es decisin del Gestor de Proyectos y de su equipo
elegir cuales de estos 47 procesos son necesarios, obligatorios o suficientes para conseguir el
objetivo del proyecto.

29

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Cada uno de estos procesos tendr, de acuerdo a la teora general de procesos, una
informacin de entrada que mediante las tcnicas y herramientas adecuadas
producirn las salidas o resultados esperados.

Cuando los procesos son consecutivos, las salidas de un proceso suelen ser entradas del
siguiente proceso.

Toda esta informacin ser analizada en detalle cuando se estudie en profundidad cada una
de las reas del conocimiento, en posteriores mdulos.
Mediante las actividades habr oportunidad para poner en prctica las tcnicas y
herramientas de Gestin de Proyectos.
Las que aqu sern analizadas y evaluadas son las mejores prcticas a da de hoy.

30

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

RESUMEN
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y
fin definidas (temporal), encaminado a la creacin de un producto o servicio nico y
conforme a unos requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y
recursos.
Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el
proyecto y obtener el producto o servicio comprometido.
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el
objetivo del proyecto.
Son elementos del ciclo de vida las fases, actividades, entregables y procesos que lo
forman.
Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para
obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
El ciclo de vida tcnico de un proyecto consta de las actividades que tenemos que ejecutar
para producir el resultado del proyecto dependiendo de la industria o de la tecnologa
empleada.
El ciclo de vida de gestin de un proyecto es en el que llevaremos a cabo las actividades
necesarias para producir una buena gestin del proyecto.
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de un conjunto de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del
mismo.
El Plan de Gestin del Proyecto es un documento que forma parte del Plan de Proyecto
que ser la gua de la ejecucin de la Gestin del Proyecto.
El enfoque seguido para abordar la gestin de proyectos se basa en un conjunto de 47
procesos reconocidos como buenas prcticas.
Cada uno de estos procesos tendr una informacin de entrada que mediante las tcnicas
y herramientas adecuadas producirn las salidas o resultados esperados.
Dichos procesos se organizan en grupos en funcin de su propsito y segn el concepto del
que se ocupan en reas de conocimiento.
Los 5 grupos de procesos de gestin de proyectos son iniciacin, planificacin,
ejecucin, control y cierre.

31

Mdulo 1.Gestin de proyectos

Las 10 reas de conocimiento a las que pueden pertenecer los procesos de gestin de
proyectos son integracin, alcance, tiempo, costes, calidad, recursos humanos,
comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.

32

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo

GLOSARIO
reas de conocimiento: clasificacin de los procesos de gestin de proyectos segn el
concepto del que se ocupan.
Ciclo de vida de un proyecto: conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo
del proyecto.
Gestin de Proyectos: aplicacin de un conjunto de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del
mismo.
Grupos de procesos de gestin: clasificacin de los procesos de gestin de proyectos en
funcin de su propsito.
Plan de Gestin del Proyecto: documento que forma parte del Plan de Proyecto que ser
la gua de la ejecucin de la Gestin del Proyecto.
Plan de Proyecto: todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el
producto o servicio comprometido.
Proceso: conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un
producto, resultado o servicio predefinido.
Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin
definidas, encaminado a la creacin de un producto o servicio nico y conforme a unos
requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.

33

You might also like