4guia Metodológica Auditoria de Matricula 2015 MEN

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GUA METODOLGICA PROCESO DE AUDITORA

Auditora censal de matrcula (oficial y oficial-contratada),
Directorio nico de Establecimientos Educativos DUE, docentes, directivos docentes y administrativos.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y FINANZAS
VIGENCIA 2015
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Tabla de contenido
1.
PRESENTACIN .................................................................................................................................. 5
2.
CONTEXTO NORMATIVO .................................................................................................................... 7
3.
OBJETO GENERAL DE LA AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 9

3.1.
4.
ETAPA INICIAL ................................................................................................................................... 10

4.1.
5.
OBJETIVOS AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 ......... 9

INSUMOS ENTREGADOS POR EL MEN.............................................................................. 10
ETAPA DE PLANEACIN................................................................................................................... 11
5.1.
DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN. ........................................................ 11

1. 5.1.1. Modelo de arquitectura de informacin ........................................................................ 11
2. 5.1.2. Diccionario de Datos y Reglas de validacin de Datos ................................................ 11
3. 5.1.3. Esquema de clasificacin de datos .............................................................................. 11
4. 5.1.4. Administracin de integridad ........................................................................................ 11
5.2.
ADMINISTRAR LA CALIDAD ................................................................................................. 12

5. 5.2.1. Sistema de Administracin de Calidad ......................................................................... 12
6. 5.2.2. Estndares y prcticas de calidad ................................................................................ 12
7. 5.2.3. Mejora continua............................................................................................................ 12
8. 5.2.4. Medicin, Monitoreo y Revisin de la calidad .............................................................. 12
5.3.
GESTIN DEL RIESGO ANALIZAR, DISEAR, EVALUAR, CONTROLAR Y TOMAR
ACCIONES FRENTE A LOS RIESGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA ............................................ 12
9. 5.3.1. Marco de trabajo de administracin de riesgos ............................................................ 12
10. 5.3.2. Establecimiento del Contexto del Riesgo ..................................................................... 12
11. 5.3.3. Identificacin de eventos .............................................................................................. 12
12. 5.3.4. Evaluacin de riesgos del proceso de auditorias ......................................................... 12
13. 5.3.5. Mantenimiento y monitoreo de un plan de accin de riesgos....................................... 13
5.4.
ANLISIS DE LA INFORMACIN ENTREGADA POR EL MEN ........................................... 13

14. 5.4.1. ANLISIS DE REGISTROS REPETIDOS DE MATRCULA ........................................ 14
15. 5.4.2. ANALISIS DE PLANTA DOCENTE .............................................................................. 15
5.5.
CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BSICAS ........................................... 16

16. 5.5.1. MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA ANEXO 6A. ................................................. 16
Evidencias documentales ............................................................................................................................ 18

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17. 5.5.2. NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES ............................................................ 19

18. 5.5.3. ACTUALIZACIN
DE VARIABLES BSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS

ENCONTRADOS EN CAMPO. .............................................................................................. 20
19. 5.5.4. VERIFICACIN Y CONSOLIDACIN DE MATRCULA CONTRATADA .................... 20

20. 5.5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BSICAS DE DOCENTES,
DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS ............................................................... 22
21. 5.5.6. HALLAZGOS DE AUDITORA ..................................................................................... 26

22. 5.5.7. ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS DEL DIRECTORIO NICO DE
ESTABLECIMIENTOS DUE ............................................................................................. 26
23. La trama capturada debe corresponder al protocolo NMEA, con estndar $GPRMC (mnima
recomendada) que contiene la informacin bsica de rastreo; posicin, velocidad, direccin

de desplazamiento, hora UTC, posicin de los satlites, intensidad de la seal que se recibe
y datos de control. .................................................................................................................. 28
6.
7.
EQUIPO DE TRABAJO SUGERIDO ................................................................................................... 29

6.1.
COMIT DE INFORMACIN ................................................................................................. 33
6.2.
GESTIN DOCUMENTAL, ESCANEO DE DOCUMENTOS ................................................. 34
CAPACITACIN ................................................................................................................................. 36
7.1.
CAPACITACIN A LAS FIRMAS ........................................................................................... 36
7.2.
CAPACITACIN DE LOS GRUPOS DE AUDITORA POR PARTE DE LA FIRMA............... 36
7.3.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ...................................................................................... 37
8.
DESARROLLO DE LOS INSTRUMENTOS DE VERIFICACIN ........................................................ 38
9.
VISITAS EN CAMPO .......................................................................................................................... 42

9.1.
VISITAS SECRETARA DE EDUCACIN ............................................................................. 42
9.2.
TRABAJO DE CAMPO EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Y SEDES ............... 48

24. 9.2.1. Visita de apertura en el establecimiento educativo (sede principal) ............................. 48
25. 9.2.2. Visita de auditora en la sede educativa ....................................................................... 49
26. 9.2.3. Visita de cierre de auditora en el establecimiento educativo (sede principal) ............. 51
10. VALIDACIN Y CONSOLIDACIN DE BASE DE DATOS DE MATRICULA OFICIAL Y

CONTRATADA DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS ................................................. 52
11. VALIDACIN Y CONSOLIDACIN DE BASE DE DATOS DE DOCENTES, DIRECTIVOS
DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................ 54
12. BIOMETRIZACIN ............................................................................................................................. 55
13. PRODUCTOS ..................................................................................................................................... 56
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Todos los informes resultantes del proceso auditor debern ser presentados de manera individual para
cada una de las entidades territoriales objeto de auditora. ..................................................................... 56
13.1.
PRIMER PRODUCTO ............................................................................................................ 56
13.2.
SEGUNDO PRODUCTO ........................................................................................................ 56
13.3.
TERCER PRODUCTO ........................................................................................................... 56
13.4.
CUARTO PRODUCTO ........................................................................................................... 57
13.5.
QUINTO PRODUCTO ............................................................................................................ 57
14. ETAPA DE ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO Y

RESULTADOS FINALES ............................................................................................................................. 59
14.1.
ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO ............................ 59
15. DEFINICIONES BSICAS .................................................................................................................. 62

16. PLANES DE CONTINGENCIA ............................................................................................................ 63
17. REGLAS PARA LA VALIDACIN Y COMPRENSIN DE LOS DATOS ............................................ 66

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1. PRESENTACIN
En cumplimiento de la Ley 715 de 2001, el Ministerio de Educacin Nacional MEN implement el
sistema de informacin del sector, reglamentado mediante Decreto 1526 de 2002, y posteriormente con la
Resolucin 166 de 2003, donde se establece que el MEN contratar auditorias para verificar la calidad de
la informacin de matrcula reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretaras de
educacin y a las instituciones educativas de las entidades. Para la vigencia 2012, el MEN teniendo en
cuenta la experiencia y resultados alcanzados en las vigencias anteriores, requiere adelantar un proceso
de auditora que permita optimizar la cantidad, calidad y anlisis de la informacin reportada por las
entidades territoriales. Para efectos contractuales la a Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas (OAPF)
ser la unidad que realice procesos de coordinacin, seguimiento y supervisin a la ejecucin de las
auditoras a travs de una firma interventora. Para facilitar este proceso el MEN oficiar a las Secretaras
de Educacin informando el calendario en que se llevar a cabo la auditora, y solicitando que los
documentos requeridos del estudiante, docente y de la institucin para este proceso se encuentren
disponibles.
Hasta el 2008, el ejercicio de auditora se realizaba solamente con un grupo de estudiantes seleccionados
mediante muestra focalizada y el objetivo principal del proceso de auditora se centraba exclusivamente en
la verificacin presencial y/o documental de la existencia de los estudiantes reportados por las entidades
territoriales a travs del Sistema de Informacin de Matrcula. Por lo tanto, los resultados que arrojaba este
proceso permitan solamente tener una idea del volumen de hallazgos (nios no vlidos con respecto a lo
reportado) encontrados en la muestra verificada en campo, que deban ser descontados tanto para efectos
estadsticos como para la asignacin de los recursos del Sistema General de Participaciones.
Teniendo en cuenta lo anterior, en aras de fortalecer el proceso y garantizar los resultados esperados para
el MEN, a partir del ao 2009 se solicit ajustar la metodologa de auditora, pasando de una verificacin
mediante muestras focalizadas a una auditora de tipo censal donde se garantice la verificacin y
levantamiento de la informacin del ciento por ciento de los estudiantes atendidos en cada entidad
territorial objeto de auditora.
La metodologa censal que se propuso para el proceso de auditora 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013 que se
expande a los 94 entes territoriales, implic la ejecucin de actividades adicionales por parte de las firmas
auditoras y tuvo como objetivo, adems de garantizar una asignacin eficiente de los recursos del SGP,
fortalecer los procesos de recoleccin de informacin. Esta metodologa propuso adems de la simple
verificacin de la existencia o no de los estudiantes, de la planta docente (docente, directiva y
administrativa) y el directorio nico de establecimientos educativos DUE, la verificacin, depuracin,
correccin y/o levantamiento de un conjunto de variables bsicas en el sistema educativo para cada una de
las 95 entidades. As como tambin el registro de los alumnos, docentes y sedes educativas nuevas
encontradas en campo y que no se encuentran reportados en los sistemas de informacin que administra
el MEN. Seguidamente para la vigencia 2014, se contina con esta metodologa de carcter censal en
cada una de las sedes educativas, verificando en ellas la matrcula, georreferenciacin del DUE y
verificacin de la informacin financiera, presupuestal, contable y de contratacin reportada por los Fondos
de Servicios Educativos de los Establecimientos Educativos de las entidades territoriales certificadas de
Buenaventura o Santa Marta.
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Para la vigencia 2015 la auditora se debe realizar a la matrcula, georreferenciacin del DUE, docentes,
directivos docentes y administrativos. De acuerdo con lo anterior, las firmas externas de auditora
contratadas por el MEN deben propender por desarrollar un proceso confiable, oportuno y veraz, acerca
del nmero de estudiantes matriculados financiados con recursos del Estado, es decir, a la matrcula
oficial y oficial contratada, la planta docente (docentes, directivos y administrativos) con el fin de permitir
una adecuada toma de decisiones y una correcta distribucin de los recursos del sector.
A partir de los resultados del proceso auditor, el MEN realiza los ajustes estadsticos pertinentes y ajusta la
asignacin de recursos del Sistema General de Participaciones a los Entes Territoriales que presentaron
hallazgos, situacin que se refleja en el documento CONPES elaborado en la siguiente vigencia.
Dadas las implicaciones de tipo legal y fiscal que tiene el alcance de las auditorias, el MEN, contrata firmas
interventoras, cuyo objeto es verificar que los procedimientos de la auditora se hayan realizado con total
transparencia y en los tiempos indicados, a la vez que certifica la realidad encontrada en el anlisis y
verificacin de informacin.
Con el objetivo de clarificar y especificar el proceso que debe adelantar la firma auditora en cada de las
entidades territoriales seleccionadas, el MEN dise un protocolo de levantamiento, verificacin y anlisis
de la informacin encontrada.
El presente protocolo tiene por objeto presentar la metodologa propuesta por el MEN, y dems aspectos
institucionales, normativos, tcnicos y contractuales en los cuales se inscribe el trabajo de la firma auditora.
Se espera que este se convierta en el insumo principal para la definicin y diseo de todas y cada una de
las actividades desarrolladas por la firma auditora.

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2. CONTEXTO NORMATIVO
Las Auditoras, enmarcadas dentro del control fiscal micro, se traducen en la vigilancia sistemtica y
permanente sobre las diversas entidades del Estado y aquellos particulares que manejan recursos
pblicos, cuyo objetivo ltimo es disponer de informacin actualizada para permitir una adecuada toma de
decisiones y una correcta distribucin de los recursos del sector.
En el caso de la auditora al reporte de matrcula, planta docente (administrativos, directivos docentes y
docentes) y Directorio nico de Establecimientos Educativos DUE, sta se propone como un mecanismo
que permite al Ministerio y a las entidades territoriales verificar, depurar, corregir y actualizar la informacin
que se reporta en el Sistema de Informacin de Matrcula de Educacin Bsica y Media. El resultado de
este proceso permite garantizar la eficiencia en la asignacin de los recursos transferidos por concepto del
Sistema General de Participaciones SGP . La auditora a la matrcula, planta docente y establecimientos
educativos reportados por las secretarias de educacin se enmarca en la siguiente legislacin:
Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin
Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y
salud, entre otros
Artculo 19. Informacin obligatoria. En la oportunidad que seale el reglamento en cada ao, los
departamentos, distritos y Municipios suministrarn al Ministerio de Educacin la informacin del respectivo
ao relativa a los factores indispensables para el clculo de los costos y de los incentivos del ao siguiente.
En caso de requerirse informacin financiera, sta deber ser refrendada por el Contador General o por el
contador departamental previa delegacin.
Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que no proporcionen la informacin en los
plazos establecidos por el Ministerio de Educacin incurrirn en falta disciplinaria y sern objeto de las
sanciones correspondientes, establecidas en el Rgimen Disciplinario nico.
En caso que la entidad territorial no proporcione la informacin, para el clculo de la distribucin de los
recursos se tomar la informacin estimada por el Ministerio de Educacin y la respectiva entidad no
participar en la distribucin de recursos por poblacin por atender en condiciones de eficiencia y por
equidad.
Decreto 1526 de 2002. Por el cual se reglamenta la administracin del sistema de informacin del
sector educativo
Artculo 4. Calidad de la informacin. Para efectos de garantizar la calidad de la informacin, la Nacin
realizar peridicamente la validacin y verificacin de la informacin reportada por los departamentos,
distritos y municipios certificados.
Igualmente, ser responsabilidad de cada entidad territorial, una vez al ao, efectuar las auditoras que
considere necesarias a la misma y la informacin de la poblacin matriculada y del personal docente y
administrativo y contrastarla con la informacin de la Registradura Nacional del Estado Civil.
Pargrafo. Se considera informacin de mala calidad o inexacta, aquella que, se aparta en ms o menos
un 5% de la informacin que representa en forma exacta la realidad cuando esta es de naturaleza
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cuantitativa; cuando ha sido elaborada sin tener en cuenta y verificar los hechos a los que ella se refiere, ya
sea que coincida o no con la realidad a describir y ha sido elaborada con el propsito de obtener efectos
distintos a los que se buscan con las leyes y reglamentos que se refieren a ella, tal como puede deducirse
de las normas que regulan la materia.
Artculo 5. Reporte de la informacin. Los departamentos, distritos y los municipios certificados deben
reportar la informacin de manera sistemtica al Ministerio de Educacin Nacional, en los formatos y
estructuras que para tal fin se expidan. Los municipios no certificados reportarn la informacin bsica a
los departamentos. Las informaciones financieras debern ser refrendadas por el contador departamental,
distrital o municipal. La veracidad de los datos que se suministren ser responsabilidad del funcionario
competente, as mismo, constituye responsabilidad el no proporcionar informacin o proporcionarla de
manera inexacta.
Resolucin 166 de 2003. Por medio de la cual se establecen las condiciones del reporte de
informacin para la implementacin de la primera etapa del Sistema de Informacin del Sector
Educativo
Artculo 3. Calidad de la Informacin. Para efectos de garantizar la calidad de la informacin se
implementarn los siguientes mecanismos:
b) La Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas contratar auditorias para verificar la calidad de la
informacin reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretaras de educacin y a las
instituciones educativas de las entidades territoriales. Las secretaras de Educacin tendrn la obligacin
de facilitar el trabajo de las auditorias contratadas por el Ministerio, as como de suministrar a sus
representantes la informacin necesaria para el cumplimiento de sus funciones.
c) De acuerdo con lo establecido en el Captulo IV, Artculo 16, numeral 16.1.2 de la Ley 715 de 2001,
cuando la Nacin constate que debido a deficiencias de la informacin, una entidad territorial recibi ms
recursos de los que le correspondera de conformidad con la poblacin atendida y la asignacin por alumno
que defina el Ministerio de Educacin, su participacin deber reducirse hasta el monto que efectivamente
le corresponda. Cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirn de la
asignacin del ao siguiente.

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3. OBJETO GENERAL DE LA AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE

VIGENCIA 2015
Realizar auditora censal a la informacin de matrcula (oficialcontratada), planta de personal docente,
directivo docente, administrativos y el Directorio nico de Establecimientos Educativos, DUE, reportada a
travs de los sistemas de informacin que el Ministerio de Educacin Nacional ha dispuesto para tal fin, en
las entidades territoriales establecidas para la vigencia 2015.
3.1. OBJETIVOS AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015
Propiciar en las entidades territoriales la gestin que conlleve el mejoramiento de la calidad de la

informacin reportada en el Sistema de Informacin de Matrcula, SIMAT.
Verificar en campo la informacin de matrcula oficial, directa, contratada, planta docente y

administrativo y DUE en los establecimientos educativos y dems informacin que genere dudas
sobre su validez y/o consistencia.
Analizar y consolidar la informacin obtenida en el operativo de campo.

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4. ETAPA INICIAL
En esta etapa se realizar el proceso de contratacin de las firmas auditoras y el MEN le entregar los
insumos con los cuales empezarn el proceso.
4.1. INSUMOS ENTREGADOS POR EL MEN
A la firma del acta de inicio la OAPF entregar a las firmas auditoras los siguientes insumos necesarios
para el desarrollo del objeto contractual:
DUE Establecimiento: Archivo que contiene la informacin de los establecimientos educativos del
pas.
DUE Sede: Archivo que contiene la informacin de las sedes educativas del pas.
FUC: Formato nico de estadsticas de contratacin del servicio educativo FUC
Anexo 6A: Archivo que contiene la informacin de los estudiantes oficiales y contratados
matriculados en el sistema.
Anexo 31: Informacin de nmina de los docentes, directivos docentes (escalafn docente), y
administrativos.
Anexo 3A - Archivo 1: Reporte planta oficial de los docentes y directivos docentes.
Anexo 3A - Archivo 2: Reporte planta oficial de personal administrativo.
Inventario de evidencias: cuadro explicativo de las evidencias que se debern recolectar como
soporte de la visita.
Causales de No realizacin de auditora.
Reglas de validacin: criterios que se deben tener en cuenta al momento de realizar la verificacin
de la informacin con el fin de establecer: una accin a seguir, la calificacin de un incidente o
hallazgo o un reproceso.

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5. ETAPA DE PLANEACIN
Comprende las actividades de anlisis preliminar detallado del 100% de la informacin reportada por las
entidades objeto de auditora y el establecimiento de una lnea base que servir como referente para la
cualificacin de posteriores hallazgos, adems de la planificacin del proceso de levantamiento de
informacin, metodologas de investigacin, anlisis de datos y procedimientos logsticos propuestos para
el desarrollo del trabajo en campo.
Se realizar un anlisis de la base de datos entregada por el MEN y las resultantes de cada uno de los
anlisis estructurales que se harn por parte de la firma y documentos adicionales que resulten del proceso
de verificacin en campo.
Se realizar un anlisis detallado del ciento por ciento de la informacin de las unidades de anlisis objeto
de auditora en las entidades territoriales certificadas seleccionadas para verificacin en campo de la
informacin que genere mayores dudas sobre su validez e inconsistencia.
5.1. DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN.
5.1.1.
Modelo de arquitectura de informacin
La firma auditora deber establecer y mantener un modelo de informacin que facilite el desarrollo de
aplicaciones y las actividades de soporte a la toma de decisiones, consistente con los planes y objetivos
del proceso de auditoras de matrcula, planta docente, directorio nico de establecimientos educativos
DUE.
5.1.2.
Diccionario de Datos y Reglas de validacin de Datos
La firma deber mantener un diccionario de datos (entregado por el MEN) que incluya las reglas de
validacin de datos de matrcula, planta docente, directorio nico de establecimientos educativos DUE. Con
lo cual se facilite el diseo de las aplicaciones y el entendimiento comn de datos entre los integrantes de
la firma auditora, previniendo la creacin de datos e informacin errnea.
5.1.3.
Esquema de clasificacin de datos
La firma deber establecer un esquema de clasificacin que aplique a todo el personal, basado en que tan
crtica y sensible es la informacin entregada por el Ministerio de Educacin Nacional. Este esquema
incluir la definicin de niveles apropiados de seguridad y de controles de proteccin, con el fin de aplicar
controles de acceso, archivo o cifrado.
NOTA: Los datos resultantes del proceso de auditoras debern entregarse con esquema apropiado de
seguridad.
5.1.4.
Administracin de integridad
La firma definir e implementar procedimientos para garantizar la integridad y consistencia de todos los
datos almacenados en las bases de datos (almacenes de datos y archivos) tanto en las entregadas por el
Ministerio de Educacin Nacional como las resultantes del proceso de auditoras.
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5.2. ADMINISTRAR LA CALIDAD

5.2.1.
Sistema de Administracin de Calidad
La firma auditora deber establecer y mantener un sistema de administracin de calidad que proporcione
un enfoque estndar, formal y continuo, que est alineado con los requerimientos planteados en la gua
metodolgica por el Ministerio de Educacin Nacional. El sistema de administracin de la calidad
identificar los requerimientos y los criterios de calidad, los procesos claves de la auditoria, las polticas,
criterios y mtodos para definir, detectar, corregir y prever las inconsistencias o no conformidades.
5.2.2.
Estndares y prcticas de calidad
La firma deber identificar y mantener estndares, procedimientos y prcticas para los procesos claves de
la auditoria, para cumplir con lo establecido en el sistema de administracin de la calidad.
5.2.3.
Mejora continua
La firma mantendr y comunicar regularmente un plan global de calidad que promueva la mejora continua
(por ejemplo en el caso de incidentes no contemplados en la gua metodolgica).
5.2.4.
Medicin, Monitoreo y Revisin de la calidad
La firma deber definir, planear e implementar mediciones para monitorear el cumplimiento continuo del
sistema de administracin de la calidad, as como el valor que este proporciona. La medicin, el monitoreo
y el registro de la informacin deben ser usados por la firma para tomar las medidas correctivas y
preventivas.
5.3. GESTIN DEL RIESGO ANALIZAR, DISEAR, EVALUAR, CONTROLAR Y TOMAR
ACCIONES FRENTE A LOS RIESGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA
5.3.1.
Marco de trabajo de administracin de riesgos
La firma deber establecer un marco de trabajo de administracin de riesgos para el proceso de auditoras
que est alineado al marco de trabajo definido en la gua metodolgica entregada por el MEN.
5.3.2.
Establecimiento del Contexto del Riesgo
La firma establecer el contexto en el cual el marco de trabajo de evaluacin de riesgos se aplica para
garantizar resultados apropiados. Esto incluye la determinacin del contexto interno y externo de cada
evaluacin de riesgos, la meta de la evaluacin y los criterios contra los cuales se evalan los riesgos.
5.3.3.
Identificacin de eventos
La firma identificar eventos (una amenaza importante y realista que activa una vulnerabilidad aplicable y
significativa) con un impacto potencial negativo sobre las metas o las operaciones del proceso auditor,
incluyendo aspectos regulatorios, legales, tecnolgicos, de recursos humanos y operativos. Determinando
la naturaleza del impacto y tener en cuenta esta informacin. Se deber registrar y mantener los riesgos
relevantes en un registro de riesgos.
5.3.4.
Evaluacin de riesgos del proceso de auditorias

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La firma evaluar de forma recurrente la probabilidad e impacto de todos los riesgos identificados, usando
mtodos cualitativos y cuantitativos. La probabilidad e impacto asociados a los riesgos debe identificar
estrategias tales como evitar, reducir, compartir o aceptar riesgos; determinando responsabilidades y
considerando los niveles de tolerancia a riesgos.
5.3.5.
Mantenimiento y monitoreo de un plan de accin de riesgos.
La firma priorizar y planear las actividades de control a todos los niveles para implementar las
respuestas a los riesgos, identificadas como necesarias, incluyendo la identificacin de costos, beneficios y
la responsabilidad de la ejecucin. Deber obtener la aprobacin previa concertacin con la interventora
del Ministerio de Educacin Nacional de las acciones recomendadas y la aceptacin de cualquier riesgo
residual, y se asegurar de que las acciones comprometidas estn en lnea con las especificaciones dadas
en la gua metodolgica.
5.4. ANLISIS DE LA INFORMACIN ENTREGADA POR EL MEN
En el proceso de anlisis de informacin, la firma auditora utilizar la informacin y los datos entregados
por el Ministerio de Educacin Nacional (MEN), con los cuales los analistas de informacin organizarn y
sintetizarn la esencia de los contenidos, obteniendo diagnsticos que generen conocimiento enfocados a
las necesidades del proceso auditor, incentivando una oportuna y confiable toma de decisiones.
Este paso comprender la entrega del valor agregado, donde el analista generar nuevo conocimiento
justo a la medida de las exigencias del proceso de auditoras de matrcula, planta docente y Directorio
nico de Establecimientos Educativos DUE, toda vez, que garantice el continuo perfeccionamiento de las
estrategias y planes de contingencias que aplicar la firma auditora para el buen desarrollo del proceso,
cuyos principales objetivos son: separar actividades principales, disear el plan logstico para abordar
operativo de campo, minimizar tiempos de ejecucin y garantizar la efectividad y eficiencia en el proceso.
El anlisis que se exige deber pasar de la simple recopilacin y lectura de la informacin entregada por el
MEN (Bases de Datos, Diccionario de Datos y Gua Metodolgica) a una interpretacin que interrelacione
conceptos. Por eso se propone un anlisis tanto cuantitativo como cualitativo que inicie desde la
recopilacin, procesamiento y anlisis de datos de informacin, sobre variables o interrogantes
previamente determinadas con base en capacitacin impartida por el MEN, estudiando la asociacin o
relacin que se pueda presentar entre las variables de las Bases de Datos de matrcula y as determinar la
asociacin o relacin entre ellas, as como la generalizacin de los resultados esperados del proceso
auditor.
La firma con este anlisis deber garantizar corregir los sesgos propios del proceso, incrementar la calidad
y la confiabilidad de los resultados esperados.

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Investigacin
cualitativa
Investigacin
cuantitativa
Descripcin y comprensin gua

metodolgica que genere valor
agregado.
Anlisis de
informacin
14
Diseo de plan operativo y ajuste de

cronograma basado en tcnicas de
anlisis de datos a Bases
(matrcula, DUE, planta docente)
entregadas por el MEN
Los pasos a seguir por parte de la firma auditora sern los descritos en la siguiente grfica:
Compilacin de la informacin entregada por el MEN
Procesamiento primario estandarizacin y homogenizacin de la

informacin entregada por el MEN
Generacin de conocimiento
Representacin e interpretacin de resultados
5.4.1.
ANLISIS DE REGISTROS REPETIDOS DE MATRCULA
El Ministerio de Educacin Nacional entregar la base de datos total de matrcula Anexo 6A, con lo que
las entidades territoriales certificadas reportaron a un determinado corte. Con esta informacin se debe
realizar un anlisis previo en donde se identifiquen los registros duplicados, con el fin de que al momento
de la visita sean identificados y se logre hacer el seguimiento para establecer si realmente es un registro
duplicado.
IMPORTANTE! Cmo se puede identificar un registro duplicado en la base de datos?
Hay varias formas, sin embargo es importante tener en cuenta que la base entregada contiene la totalidad
de los registros de los estudiantes durante la vigencia determinada, estos registros contienen el campo
[ESTADO_DEFINITIVO] que indica tres estados: 1 MATRICULADO, 2 RETIRADO y 3 DEPURADO.
Uno de los primeros agregados a tener en cuenta es el que da cuenta de dichos estados por entidad
territorial Certificada y posteriormente en la tipificacin de los repetidos de acuerdo a la informacin de
base de datos.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Existe adems una variable [PER_ID] que es un nmero que se genera a travs de ciertas combinaciones
y que da un nico nmero a cada estudiante presente en la base de datos, sin embargo pueden existir
registros con el mismo [PER_ID], lo cual debe tenerse en cuenta.
Para encontrar los registros duplicados la firma debe realizar los algoritmos que se establezcan, mediante
combinaciones. La metodologa depender de la firma, no obstante un registro repetido se establece
mediante las siguientes combinaciones que se harn escalonadas y las cuales debern procesarse:
Variables a tener en cuenta para las diferentes combinaciones
Combinacin
NUMERO DE
APELLIDO1 APELLIDO2
DOCUMENTO
1
NOMBRE1
NOMBRE2
FECHA DE
NACIMIENTO
Los registros repetidos como resultado de dichas combinaciones debern registrarse en la tabla
DUPLICADOS_CORTE_INICIAL_2015 indicando el tipo de combinacin con la cual cruz y las dems
variables definidas en la estructura de datos.
Estos registros deben tener un tratamiento de confrontacin especial en el operativo de campo, de tal
forma, que el listado de los estudiantes genere una alerta para que el auditor en campo verifique con
especial cuidado.
5.4.2.
ANALISIS DE PLANTA DOCENTE
El Ministerio de Educacin Nacional entregar la base de datos de planta docente y administrativos (Anexo
31, Anexo 3A1 y Anexo 3A2) reportada por las entidades territoriales certificadas a un determinado corte.
Con esta informacin se debe realizar un anlisis previo, con el fin de determinar posibles duplicidades e
inconsistencias en el reporte de la informacin y que en el momento de la visita sean verificados. As
mismo, se deber tener en cuenta la base de datos de la matriz de identificacin de necesidades de
directivos y docentes en las instituciones educativas, entregada por el MEN.
Para encontrar los registros duplicados la firma debe realizar los algoritmos que se establezcan, mediante
combinaciones. La metodologa depender de la firma, no obstante un registro repetido se establece
mediante las siguientes combinaciones que se harn escalonadas y las cuales debern procesarse:
Variables a tener en cuenta para las diferentes combinaciones
Combinacin
A
B
NUMERO DE
APELLIDO1 APELLIDO2
DOCUMENTO
1
NOMBRE1
NOMBRE2
FECHA DE
NACIMIENTO
Estos registros deben tener un tratamiento de confrontacin especial en el operativo de campo, de tal
forma, que el listado de los funcionarios a verificar genere una alerta para que el auditor en campo
verifique con especial cuidado la informacin.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
15
5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BSICAS

5.5.1.
5.5.1.1.
MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA ANEXO 6A.

Registro de lo encontrado en campo (sedes educativas) respecto a la matrcula.
Con el propsito de actualizar la base de matrcula del anexo 6A para todos los estudiantes considerados
en la auditora, la firma auditora deber validar la informacin bsica de las variables que sern enunciadas
a continuacin.
El auditor en campo debe realizar contraste de las variables entregadas al corte de informacin frente a lo
que encuentra en campo. En caso de encontrar diferencias debe registrarlas en el sistema de informacin
del proceso auditor (provisto por la firma auditora), aquellas variables que no muestren diferencias no debe
registrarlas, slo aquellas que tengan diferencia entre lo reportado al corte y lo encontrado en campo, esto
permite optimizar los tiempos del trabajo de campo.
Tabla 1. Variables validacin Matrcula
Variables bsicas de validacin por parte de la firma auditora Variable mnima
Cdigo DANE del establecimiento educativo
SI
Cdigo DANE de la sede educativa
SI
Tipo de documento
SI
Nmero de documento
SI
Lugar de expedicin documento (Departamento)
SI
Lugar de expedicin documento (Municipio)
SI
Apellido 1
SI
Apellido 2
SI
Nombre 1
SI
Nombre 2
SI
Fecha de nacimiento
SI
Lugar de nacimiento departamento
SI
Lugar de nacimiento municipio
SI
Gnero
SI
Tipo de discapacidad
Capacidades excepcionales
Jornada
SI
Grado
SI
Grupo
SI
Subsidiado
SI

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
16
Los auditores en campo deben validar las variables enunciadas para cada estudiante, y cuando se
encuentren inconsistencias, se realice el registro a que haya lugar en el sistema. La definicin de las
variables y sus respectivos dominios, se encuentran en el anexo 6A y se presentan en el diccionario de
datos que se anexa a este documento.
5.5.1.2.
Variable de verificacin del estado del estudiante
Para establecer el estado de los estudiantes se deber realizar la verificacin de la presencialidad y de las
evidencias documentales relacionadas en la siguiente tabla. As mismo debe quedar registro en el sistema
de informacin provisto por la firma auditora cuales fueron las evidencias documentales verificadas para
actualizar las variables.
Tabla 2. Variable de verificacin de estado en campo - Matrcula
Cdigo Nombre
Descripcin
Evidencias Documentales para

verificar, capturar y actualizar
Se entiende como PRESENTE, aquel estudiante

relacionado en el corte de informacin
[(i) Documento de identidad vlido]
entregado por el MEN y que se encuentra en el En caso de no contarse con el documento
aula de clase en el momento que el auditor de identidad vlido ver relacin en la tabla
realiza la visita de campo y del cual es posible
Evidencias documentales en campo
realizar la validacin de las variables del 6A de
Matrcula
manera directa.
Presente
Ausente
Se entiende como AUSENTE aquel estudiante

[(i) Documento de identidad vlido],
relacionado en el corte de informacin En caso de no contarse con el documento
entregado por el MEN y que no se encuentra de identidad vlido ver relacin en la tabla
en la sede educativa, pero se encuentran
soportes documentales de su vinculacin y
Matrcula
permanencia en la misma.
Nuevo
Un estudiante es NUEVO cuando el auditor lo

encuentra en la sede educativa, no est en el
listado del anexo 6A reportado al Ministerio de
En caso de no contarse con el documento
Educacin Nacional por la secretara de
de identidad vlido ver relacin en la tabla
educacin y adems verifica documentalmente
su matrcula en el establecimiento educativo.
Matrcula
Para este estudiante se har la recoleccin de
informacin de las variables mnimas.
No vlido
Un alumno es NO VLIDO cuando est El acta de la sede educativa debidamente

reportado en la base de datos que entreg el firmada por el rector, director o delegado
Ministerio de Educacin Nacional a la firma (debidamente autorizado), con el listado de
auditora y al realizar la visita en la sede
los no vlidos.
educativa el auditor no encuentra al
Dicha acta es la nica evidencia
estudiante ni documentos que demuestren su
documental y legal para el estado no
existencia.
vlido.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
17
La variable de verificacin se codificar con

cdigo 7 NO VERIFICADO, en el caso en que
se refiera a los estudiantes atendidos en sedes
No
educativas que por razones de fuerza mayor
verificado los auditores no pudieron desplazarse a ellas.
Para que sea catalogado este estado tiene que
existir documento emitido por la autoridad
competente que sustente esta situacin.
Documento emitido, con datos bsicos para

la corroboracin y debidamente firmado
por la autoridad competente en que se
establezca que el auditor no se pudo
desplazar a dicha sede educativa.
El listado de eventos por esta causa se
encuentran en el anexo a la presente gua
Causas posibles para la NO realizacin de
las auditoras.
Un estudiante es SUBSANADO cuando en la

[(i) Documento de identidad vlido]
visita de cierre en la sede principal el auditor
Para este estado no se aceptarn
Subsanado verifique su documento de identidad valido
documentos diferentes al documento de
Nota: Este estado solo ser determinado en la
identidad vlido.
visita de cierre a la sede principal.
Evidencias documentales
Como evidencia nica se establece el documento de identidad vlido, en caso de no contar con este, se requieren uno (1) de los siguientes
documentos.
Tabla 3 Evidencias documentales en campo Matrcula

SI
NO
Se verifican los datos bsicos de identificacin1,

los que no correspondan se actualizarn en el
sistema de informacin provisto por la firma
auditora.
Entonces se requiere la evidencia documental
de al menos uno (1) de los siguientes
documentos:
Folio de matrcula debidamente diligenciado
y firmado por el acudiente
Documento de identidad vlido (RC, NUIP, TI,

CC, CE, Cabildo, Doc. Sria)
Captura completa del documento
Carn EPS vigente

Carn Seguro estudiantil
Boletn de calificaciones periodo de la
vigencia
Licencia de conduccin
Acta de grado para los estudiantes de ciclos
Boletn de calificaciones periodo de la
vigencia
En datos bsicos se requiere como mnimo: nombres, apellidos y, nmero de identificacin y/o fecha de nacimiento. En caso de no cumplir con
estas variables mnimas la evidencia no tendr validez.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
18
5.5.2.
NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES
La Direccin de Cobertura y Equidad del Ministerio de Educacin Nacional, requiere validar en campo y
contrastar las condiciones de Necesidades Educativas Especiales (NEE); estas son: Tipo de Discapacidad
y Capacidades excepcionales.
19
5.5.2.1.
Verificacin variable discapacidad
Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor valide la informacin de todos los estudiantes (no
solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia de alguna limitacin. El
auditor debe apoyarse en el docente que est presente al momento de realizar la auditora en el aula para
saber si existen estudiantes con algn tipo de discapacidad, igualmente debe solicitar y escanear en el
sistema la certificacin mdica de aquellos estudiantes que estn registrados en la base de datos inicial
como discapacitados.
Una persona con discapacidad, es aquella que tiene limitaciones para realizar ciertas actividades de la vida
cotidiana y restricciones en la participacin social, por causa de una condicin de salud, y de barreras
fsicas, ambientales, culturales, sociales de su entorno.
En ese sentido, se entiende por estudiante con discapacidad, aquel que presenta un dficit que se refleja
en su desempeo dentro del contexto escolar, lo cual le representa una clara desventaja frente a los
dems, debido a las barreras fsicas, ambientales, culturales, comunicativas, lingsticas y sociales que se
encuentran en dicho entorno.
La discapacidad puede ser de tipo sensorial como sordera, hipoacusia, ceguera, baja visin y sordo
ceguera, de tipo motor o fsico, de tipo cognitivo como sndrome de Down u otras discapacidades
caracterizadas por limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa, o por
presentar caractersticas que afectan su capacidad de comunicarse y de relacionarse como el sndrome de
Asperger, el autismo y la discapacidad mltiple.
Tipo de discapacidad: las discapacidades se clasifican como evidentes y no evidentes.
Las discapacidades evidentes como la ceguera, la sordo ceguera y las alteraciones motrices, no requieren
certificacin documental en el establecimiento educativo y a simple vista pueden ser identificadas por el
auditor o certificadas por el profesional de apoyo.
En los casos de discapacidad no evidente, la verificacin se realizar sobre los soportes documentales
que deben reposar en la institucin educativa. En dichas situaciones, el auditor debe contrastar con el
personal de apoyo del establecimiento educativo o en su defecto con el docente de cada grado (o con
quien est representando a la institucin educativa), el soporte documental que certifique el tipo de
discapacidad de cada estudiante que est registrado con discapacidad.
5.5.2.2.
Verificacin de la variable capacidades excepcionales
Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor valide la informacin de todos los estudiantes (no
solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia de alguna capacidad
excepcional. El auditor debe apoyarse en el docente que est presente al momento de realizar la auditora
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
en el aula para saber si existen estudiantes con algn tipo de capacidad excepcional, igualmente debe
solicitar y escanear en el sistema alguna documentacin que evidencie esta situacin.
La capacidad o talento excepcional, hace referencia a un alto potencial, general o restringido a un campo
especfico de la actividad humana, para aprender y desarrollar competencias, que supera con creces al
que se espera para personas de su edad y en su medio. En ese sentido, se entiende por estudiante con
capacidades excepcionales, aquel que presenta una capacidad global que le permite obtener resultados
sobresalientes en pruebas que miden la capacidad intelectual (mayor a 145 puntos) y los conocimientos
generales.
Se entiende por estudiante con talentos excepcionales aquel que tiene un desempeo superior y precoz en
un rea especfica, es decir, un estudiante cuyo potencial se dirige a un rea especfica de la actividad
humana, como las ciencias, las matemticas, las artes o la tecnologa, entre otras.
Algunas personas con discapacidad pueden poseer capacidades o talentos excepcionales, en estos casos
se debe levantar la informacin de las dos variables.
5.5.3.
ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS ENCONTRADOS EN
CAMPO.
Con el propsito de incluir en el sistema de informacin a todos los estudiantes que efectivamente estn
siendo atendidos, el MEN requiere que se recolecte en campo la informacin bsica de los estudiantes
nuevos as como los documentos soportes para dichos estudiantes.
Para ello, se solicita que se realice el levantamiento de informacin de las variables bsicas del Anexo 6A
(ver 5.5.1.), para cada nio nuevo encontrado en cada sede educativa. Para reportar estas variables se
debe diligenciar cada una de ellas en el sistema de informacin del proceso auditor (provisto por la firma
auditora).
Es importante tener en cuenta que el listado de los estudiantes nuevos encontrados en cada sede hace
parte integral del acta de visita de auditora para cada sede.
5.5.4.
VERIFICACIN Y CONSOLIDACIN DE MATRCULA CONTRATADA
El decreto 2355 de 2009 y el 2500 de 2010 establecen las modalidades de contratacin del servicio
educativo. El inters del MEN en esta materia consiste en verificar que la oferta de servicio educativo
efectivamente est siendo provista en los trminos de la contratacin establecidos para tal fin.
Para ello, es necesario que la firma auditora realice la validacin de matrcula en campo, en el mismo
esquema presentado en los apartes anteriores y que solicite copia de la documentacin de cada contrato
suscrito, con cualquier fuente de financiacin, en las secretaras de educacin, garantizando la obtencin
de dicha informacin.
Existen dos tipos de matrcula oficial: (i) Matrcula (estudiantes) que se atiende con recursos propios del
estado (infraestructura, docentes, directivos, administrativos) y (ii) Matrcula oficial que se atiende a travs
de la contratacin de la prestacin del servicio educativo. sta ltima se da una vez la entidad territorial
certificada cumpla con las condiciones de ley que habilitan este proceso y que para el aval se elabora un
documento denominado [Estudio de insuficiencia].

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
20
Para la atencin a travs de la contratacin de la prestacin del servicio educativo media un contrato, el
cual contiene un anexo en que se listan los estudiantes que van a ser atendidos mediante dicho contrato,
es decir en los contratos los estudiantes son identificados claramente y hacen parte integral del contrato.
El listado de los estudiantes debe contener la informacin necesaria y suficiente para la identificacin de
dichos estudiantes, es funcin de la firma auditora tabular, en el sistema de informacin provisto por la
firma auditora, los datos que presente el contrato y el anexo, lo cual deber verificar con lo reportado en el
SIMAT:
Tabla 4 Variables validacin Contratada
Variables bsicas de validacin por parte de la firma auditora
Entidad territorial certificada
Nmero de contrato
Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Contratista
Nit del contratista
Tipo de contrato
Monto
Tipo de documento de identificacin del estudiante
Nmero de documento de identificacin del estudiante
Primer nombre del estudiante
Segundo nombre del estudiante
Primer apellido del estudiante
Segundo apellido del estudiante
Grado del estudiante
Es importante tener en cuenta que el contrato puede tener modificaciones, y en stas pueden estar
cambios de estudiantes, adiciones o retiros de los mismos. Por otra parte si el (los) contrato(s) no
dispone(n) del anexo con el listado de estudiantes debidamente identificados, debe registrarse este evento
(en el sistema de informacin del proceso auditor) y quedar expresado muy claramente en el acta que
realiza la firma auditora en la secretaria de educacin. El contrato debe ser escaneado, con el
correspondiente anexo de estudiantes, como parte de las evidencias documentales del proceso auditor.
La informacin de los estudiantes que forman parte del contrato debe ser tabulada por la firma auditora y
se debe cruzar con los estudiantes del corte de matrcula entregado por el MEN, este cruce da como
resultado situaciones como:
(i)
Estudiantes que cruzan en el anexo del contrato contra la informacin en el corte entregado
por el MEN.
(ii)
Estudiantes presentes en el anexo del contrato y que no figuran en el corte entregado por el
MEN.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
21
(iii)
Estudiantes presentes en el corte entregado por el MEN y que no figuran en el anexo del
contrato.
Es importante anotar que, al final se debe tambin realizar un contraste de informacin con la auditora de
los estudiantes realizada en las sedes educativas.
La firma auditora deber cargar en el sistema de informacin provisto, la informacin actualizada del FUC,
en la estructura MEN, contratos, sedes, anexo 1 consolidado, dicha informacin deber estar disponible
para los actores del proceso auditor (interventora y Ministerio de Educacin Nacional).
5.5.5.
CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BSICAS DE DOCENTES, DIRECTIVOS
DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
5.5.5.1.
Registro de lo encontrado en campo (sedes educativas) respecto a la planta docente.
Con el propsito de verificar la base de planta docente del anexo 31 de nmina, la firma auditora deber
validar la informacin bsica de las variables que sern enunciadas a continuacin.
El auditor en campo debe realizar contraste de las variables entregadas al corte de informacin frente a lo
que encuentra en campo. En caso de encontrar diferencias debe registrarlas en el sistema de informacin
del proceso auditor (provisto por la firma auditora), aquellas variables que no muestren diferencias no debe
registrarlas, slo aquellas que tengan diferencia entre lo reportado al corte y lo encontrado en campo, esto
permite optimizar los tiempos del trabajo de campo.
Tabla 5 Variables de verificacin, contraste, validacin y levantamiento de cada docente, directivo-docente y
administrativo
Variables bsicas
Variable
mnima
Cdigo DANE del establecimiento educativo
SI
SI
Tipo de documento
SI
Nmero de documento
SI
Lugar de expedicin documento (Departamento)
SI
Lugar de expedicin documento (Municipio)
SI
Apellido 1
SI
Apellido 2
SI
Nombre 1
SI
Nombre 2
SI
Fecha de nacimiento
SI
Lugar de nacimiento departamento
SI
Lugar de nacimiento municipio
SI
Nmero de Telfono
SI
Nmero de Celular
SI

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
22
Correo electrnico
SI
Nivel educativo de enseanza
SI
rea de enseanza para la que fue nombrado
SI
rea de enseanza tcnica
SI
Otra enseanza tcnica

Estado visita en sede educativa
23
Estado del docente en la visita de auditora
SI
Tipo de ausencia
SI
Biometrizacin
Estndar de biometrizacin utilizado en el enrolamiento

Patrn registro biomtrico electrnico (minucia) ndice derecho o el
indicado en la cdula
Patrn registro biomtrico electrnico (minucia) ndice izquierdo
Imagen grfica del registro biomtrico electrnico ndice derecho o el
indicado en la cdula
Imagen grfica del registro biomtrico electrnico ndice izquierdo
SI
SI
SI
SI
SI
Evidencia documental
Evidencia(s) documental(es) capturada(s)
SI
Los auditores en campo deben validar las variables enunciadas para cada registro, y cuando se encuentren
inconsistencias, realizar la actualizacin a que haya lugar en el sistema. La definicin de las variables y sus
respectivos dominios, que se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento.
5.5.5.1.
Variable de verificacin del estado del docente, directivo-docente y administrativos en la sede
educativa (primera visita)
As mismo, se deber registrar la informacin de la variable de verificacin, que dar cuenta del estado del
docente, directivo-docente y administrativo de acuerdo a la siguiente clasificacin, teniendo en cuenta la
validacin de la informacin en el documento de identidad vlido:
Tabla 6 Variable de verificacin de estado en campo Planta docente y administrativa
Cdigo
Nombre
Presente
Evidencias Documentales para

verificar, capturar y actualizar
Descripcin
Se entiende como PRESENTE, aquel docente,
directivo-docente
o
administrativo
relacionado en el corte de informacin
entregado por el MEN y que se encuentra en
la sede educativa en el momento que el
auditor realiza la visita de campo con su
documento de identidad vlido y del cual es
posible realizar la validacin de las variables
bsicas requeridas de manera directa.

Planta docente y administrativa

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ausente
Un
docente,
directivo-docente
o
administrativo es AUSENTE cuando en la visita
a la sede educativa fue catalogado como NO
VALIDO y que en la visita a la sede principal el
rector o director allega el documento de
identidad valido y el soporte que justifica su
ausencia (tabla de situacin administrativa por
ausencia en el establecimiento educativo).
Nota: Este estado solo ser determinado en
la visita de cierre a la sede principal.
Un
docente,
directivo-docente
o
administrativo es NUEVO cuando el auditor lo
encuentra en la sede educativa, no est en el
listado relacionado en el corte de informacin
entregado por el MEN y que en el momento
que el auditor realiza la visita de campo, se
encuentra en la sede educativa con su
documento de identidad vlido y del cual es
posible realizar la validacin de las variables
bsicas requeridas de manera directa.
Nuevo
No vlido
No
verificado
Para este docente, directivo-docente o

administrativo se har la recoleccin de
informacin de las variables mnimas.
Un
docente,
directivo-docente
o
administrativo es NO VLIDO cuando est
reportado en la base de datos que entreg el
Ministerio de Educacin Nacional a la firma
auditora y al realizar la visita en la sede
educativa el auditor no evidencia la
documentacin requerida del docente,
directivo-docente o administrativo, en las que
pueda contrastar las variables bsicas.
Igualmente, ser NO VLIDO aquel que a
pesar de estar presente al momento de la
visita de auditora no cuenta con su
documento de identidad vlido.
La variable de verificacin se codificar con
cdigo 7 NO VERIFICADO, en el caso en que
se refiera a los docentes, directivos-docentes
o administrativos asignados a sedes
educativas que por razones de fuerza mayor
los auditores no pudieron desplazarse a ellas.
Para que sea catalogado este estado tiene
que existir documento emitido por la
autoridad competente que sustente esta
situacin.
[(i) Documento de identidad vlido y (ii)

Documento
soporte
de
ausencia],

El acta de visita de auditora en la sede

educativa debidamente firmada por el
rector, director o delegado (debidamente
autorizado), con el listado de los no vlidos.
Dicha acta es la nica evidencia
documental y legal para los estados no
vlidos.
Documento emitido, con datos bsicos

para la corroboracin y debidamente
firmado por la autoridad competente en
que se establezca que el auditor no se
pudo desplazar a dicha sede educativa.
El listado de eventos por esta causa se
encuentra en el anexo a la presente gua
Causas posibles para la NO realizacin de
las auditoras.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
24
Un
docente,
directivo-docente
o
administrativo es SUBSANADO cuando en la
visita de cierre en la sede principal el auditor
Subsanado verifique su presencialidad frente al En caso de no contarse con el documento
documento de identidad valido.
Nota: Este estado solo ser determinado en
la visita de cierre a la sede principal.
Tabla 7 Evidencias documentales en campo Planta docente y administrativa

SI
Se verifican los datos bsicos de identificacin.
NO
Entonces se requiere la evidencia documental

de al menos uno (1) de los siguientes
documentos:
Carn del establecimiento educativo en el

que se evidencia las variables necesarias
para
establecer
plenamente
su
identificacin
Documento de identidad vlido (CC, CE,

Contrasea)
Carn de la EPS en el que se evidencia las

variables necesarias para establecer
plenamente su identificacin
Como evidencia nica se establece el documento de identidad vlido, en caso de no contar con este, se requiere al menos un (1)
documento.
Para el caso de los docentes, directivos-docentes y administrativos determinados como ausentes en la

visita de cierre a la sede principal, las ausencias relacionadas en la tabla, se debern soportar mediante un
documento que evidencie dicha ausencia, la cual deber ser capturada y registrada en el sistema de
informacin provisto por la firma auditora.
Tabla 8. Situacin administrativa por ausencia en la Sede Educativa
Tipo de ausencia
Ausencia no justificada
En Comisin o encargo
Trasladado
Lic. por incapacidad
Suspensin
Retirado
Jubilado
Fallecido
Permiso escrito por el rector o
director
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
25
5.5.6.
HALLAZGOS DE AUDITORA
Para efectos de los hallazgos (matrcula, planta docente y administrativos), la firma auditora deber realizar
un anlisis de la informacin del trabajo de campo frente al corte final que entregar el Ministerio de
Educacin Nacional, de acuerdo a lo reportado por las entidades territoriales certificadas.
Es importante tener en cuenta que las reglas de validacin de estos hallazgos se establecern en el
COMIT DE INFORMACIN conformado para este proceso auditor.
5.5.7.
ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS DEL DIRECTORIO NICO DE
ESTABLECIMIENTOS DUE
Con el fin de actualizar el directorio de establecimientos educativos para las entidades territoriales
seleccionadas, se solicita a la firma validar la informacin de las variables bsicas del DUE. En ese
sentido, es responsabilidad de la firma auditora, validar en campo, la consistencia de los datos de los
establecimientos educativos respecto a la informacin contenida en el DUE actual (provista por la Oficina
de Tecnologa del Ministerio de Educacin Nacional) y levantar los datos faltantes.
Para lograr la actualizacin del DUE, se seguir el mismo procedimiento utilizado con el anexo 6A, por lo
que, se solicita a la firma auditora validar la siguiente informacin:
5.5.7.1.
VERIFICACIN DEL DUE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO
Cdigo DANE Institucin Educativa: deber ser la llave primaria de este anexo y solo debe existir
un registro por cada institucin educativa. El cdigo DANE de la Institucin Educativa debe ser de
doce (12) posiciones.
Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se
encuentra en el documento Divisin Poltica de Colombia.
Cdigo municipio o distrito: debe ser un cdigo de tres dgitos asignado por el DANE, el cual se
encuentra en el documento Divisin poltica de Colombia; el cdigo del municipio debe
corresponder al departamento antes relacionado.
Nombre de la Institucin educativa: este campo debe ser diligenciado con los nombres completos
de las Instituciones Educativas sin utilizar ningn tipo de abreviatura, dejando un espacio entre
cada palabra y sin permitir caracteres distintos a los del alfabeto o numricos.
5.5.7.2.
VERIFICACIN DEL DUE SEDE EDUCATIVA
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
26
Cdigo DANE institucin educativa: se debe encontrar registrada en el anexo 1 archivo 1. Se

recuerda que este cdigo DANE debe tener doce (12) posiciones.
Cdigo DANE antiguo de la sede: se debe registrar el cdigo DANE que posea la sede antes de la
fusin establecida por la Ley 715 de 2001, su inclusin en el reporte tiene como fin permitir el
anlisis de la serie histrica. En este caso no deben existir cdigos DANE mayores a 12 dgitos.
Nombre sede: se debe registrar el nombre de la sede con la nomenclatura designada por la
secretara de educacin. En el caso de las asociaciones escriba el nombre del centro educativo.
Direccin sede: registre la direccin de la sede.
Telfono de la sede: Registre el nmero de la sede, en caso de no tener, no registre informacin

en este campo.
Zona de la sede: ubique la referencia geogrfica a la cual corresponde la sede

independientemente a la que corresponde la institucin educativa. Esta variable solo puede tener
dos valores 1 en el caso de que se localice en la zona urbana y 2 si se ubica en la zona rural que
se asimila como resto incluyendo rural disperso.
Internado sede: indica si la sede educativa presta el servicio de internado, esta variable debe ser
de especial cuidado, as como la verificacin de los estudiantes. Debe tenerse en cuenta que no
todos los estudiantes que estn en una sede que presta el servicio de internado son internos.
5.5.7.2.1 INFORMACIN GEORREFERENCIADA DE LAS SEDES EDUCATIVAS
La firma auditora deber entregar Georreferenciadas las sedes educativas auditadas al Ministerio de
Educacin Nacional. Para esto DEBE utilizar dispositivos GPS autnomos.
De igual manera, deber georreferenciar las sedes educativas en cada una las visitas de auditora
contempladas en el presente documento.
IMPORTANTE: No se aceptar Georreferenciacin con Cartografa impresa ni levantamiento de
informacin con software geogrfico.
Los dispositivos debern configurarse con los parmetros requeridos para hacer el levantamiento de
coordenadas, segn los sistemas de referencia utilizados por el Ministerio, a saber:
Datum: magna / wgs84
Unidades: DD / m
Huso Horario: UTC -5
La Precisin en la captura de coordenadas debe estar alrededor de 40m en rea rural y a 10 m

para el rea urbana.
Para este caso la firma auditora debe recoger esta informacin en el sistema de informacin del proceso
auditor (provisto por la firma auditora) de donde el Ministerio podr generar la informacin recogida en
archivos planos o Excel, con la siguiente informacin para cada sede:

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
27
Tabla 9 Georreferenciacin
CODIGO_DANE_SEDE
Tipo de
Dato
Numrico
GEOREF_MECANISMO
Carcter
GEOREF_LATITUD_SEDE_DECIMAL
Float
GEOREF_LONGITUD_SEDE_DECIMAL
Float
GEOREF_ALTIITUD_SEDE_DECIMAL
Numrico
GEOREF_LATITUD_SEDE_N_S
Carcter
7
8
9
GEOREF_LATITUD_SEDE_GRADO
GEOREF_LATITUD_SEDE_MINUTOS
GEOREF_LATITUD_SEDE_SEGUNDOS
Numrico
Numrico
Numrico
3
2
3
10
GEOREF_LONGITUD_SEDE_E_O
Carcter
11
12
13
GEOREF_LONGITUD_SEDE_GRADO
GEOREF_LONGITUD_SEDE_MINUTOS
GEOREF_LONGITUD_SEDE_SEGUNDOS
Numrico
Numrico
Numrico
3
2
3
14
GEOREF_TRAMA
Carcter
100
Ord
Nombre del Campo/Variable
#
Detalle
Caracteres
12
Cdigo DANE de la Sede
1
1 Dispositivos GPS
Valor decimal de la latitud en donde se
encuentra la sede
Valor decimal de la longitud en donde se
encuentra la sede
Valor expresado en metros de la altitud en que
se encuentra la sede
N Norte
S Sur
E Este
U oeste
Trama (GPRMC) arrojada por el dispositivo en

la captura.
La trama capturada debe corresponder al protocolo NMEA, con estndar $GPRMC (mnima recomendada)
que contiene la informacin bsica de rastreo; posicin, velocidad, direccin de desplazamiento, hora UTC,
posicin de los satlites, intensidad de la seal que se recibe y datos de control.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
28
6. EQUIPO DE TRABAJO SUGERIDO

Con el objetivo de contar con personal idneo de la ms alta calidad para la ejecucin de la auditora
vigencia 2015 se requiere la siguiente estructura organizacional del equipo de trabajo:
Imagen 1 Equipo trabajo
29
A continuacin se describen las principales funciones del equipo de trabajo:

Tabla 10 Funciones equipo de trabajo
INTEGRANTE
EQUIPO DE
TRABAJO
OBLIGACIONES
-
GERENTE DEL
PROYECTO
Servir de Interlocutor ante el Ministerio de Educacin Nacional y la firma

interventora
Realizar la planeacin, el seguimiento y control al proceso de auditora,
verificando el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Tener la coordinacin en las tareas especficas entre el coordinador de
operaciones, analistas de informacin, coordinadores de campo e ingenieros de
sistemas.
Disear el plan de trabajo junto al coordinador de operaciones, analistas,
coordinadores de campo e ingenieros de sistemas para el buen desarrollo del
operativo de campo.
Acompaar y asesorar los procesos de seleccin de los auditores en campo.
Asistir los procesos de capacitaciones de todos los actores del proceso auditor.
Disear el seguimiento a las actividades requeridas de la responsabilidad
contractual.
Implementar la coordinacin tcnica de la auditora.
Asistir la revisin de los informes sobre los productos para el cumplimiento
contractual.
Presentar documentos de evaluacin de ejecucin.
Representar la ejecucin del contrato en todos sus componentes.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
INTEGRANTE
EQUIPO DE
TRABAJO
OBLIGACIONES
-
COORDINADOR DE
OPERACIONES
ANALISTAS DE
INFORMACIN
Presentar los resultados del proceso auditor ante el MEN.

Coordinar la apertura, socializacin y cierre del proceso auditor ante las
Entidades Territoriales de la responsabilidad contractual.
Ser el interlocutor en la parte tcnica ante la Interventora del contrato y el
Ministerio de Educacin Nacional junto con el Gerente del Proyecto.
Elaborar los cronogramas de ejecucin del contrato.
Elaborar los planes de trabajo para el desarrollo del proceso operativo, en
coordinacin con el gerente del proyecto.
Implementar y articular las actividades administrativas de los coordinadores y
auditores frente a los entes territoriales, secretarias de educacin, instituciones
educativas.
Supervisar las actividades inherentes al desarrollo del operativo.
Realizar el seguimiento de la informacin capturada a travs del sistema de
informacin utilizado en el operativo, con el fin de garantizar la calidad y
consistencia de la informacin.
Hacer seguimiento al avance de la cobertura, con el fin de cumplir con los
cronogramas establecidos.
Responder por el seguimiento de la informacin solicitada por el MEN.
Prestar la asistencia que requiera el personal que labora en el proyecto.
Coordinar y dar respuestas a los requerimientos de los coordinadores de campo.
Elaborar los informes correspondientes a los productos solicitados por el MEN,
con el nivel tcnico de anlisis cuantitativo, cualitativo y de indicadores que
permitan a la Entidad una lnea base para la toma de decisiones.
Participar en los comits tcnicos y de seguimiento del contrato, convocados por
la interventora y el MEN.
Responsable de los procesos y procedimientos en la auditoria de campo
articulando las actividades con coordinadores de campo y auditores, con
respecto a la recoleccin y verificacin de los documentos objeto de auditora
(contratacin del servicio educativo).
Revisar y verificar la aplicacin de los formatos propuestos por el MEN en el
levantamiento de la informacin.
Elaborar los informes sobre la ejecucin contractual y la gestin de cada contrato,
asegurando el cumplimiento contractual segn formatos propuestos por el MEN.
Apoyar la labor del Gerente del proyecto en la elaboracin de actas de reuniones,
comits, convocatorias de reuniones.
Realizar los anlisis requeridos a la informacin entregada por el MEN de los
componentes de la auditora.
Implementar la metodologa propuesta por el MEN para el anlisis y validacin de
informacin.
Realizar las validaciones de la informacin en los procedimientos requeridos por
el MEN, para la correcta ejecucin del contrato.
Efectuar el anlisis de los riesgos asociados al proceso de auditora identificando
las soluciones durante la etapa de planeacin, ejecucin y de resultados.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
30
INTEGRANTE
EQUIPO DE
TRABAJO
OBLIGACIONES
-
INGENIEROS DE
SISTEMAS
COORDINADORES
DE CAMPO
Apoyar la elaboracin de los cronogramas de ejecucin del contrato.

Hacer seguimiento y presentar documentos que evidencien la ejecucin tcnica
del proceso auditor.
Apoyar la elaboracin de los informes correspondientes a los productos
solicitados por el MEN, con el nivel tcnico de anlisis cuantitativo, cualitativo y
de indicadores que permitan a la Entidad una lnea base para la toma de
decisiones.
Participar en los comits tcnicos convocados por la interventora y el MEN.
Consolidar las bases finales en coordinacin con la interventora del contrato con
el fin de entregar insumo final requerido por el MEN.
Ser el responsable de las validaciones en lnea de modo que los auditores de
campo tengan la informacin disponible en cada etapa de avance del proceso.
Apoyar el trabajo de los coordinadores en levantamiento de informacin y
anlisis de la informacin.
Apoyar el seguimiento de la ejecucin de los cronogramas con el fin de realizar
tiempos y movimientos en el periodo establecido por el MEN y la interventora del
contrato.
Apoyar las validaciones primarias y en coordinacin con los analistas de
informacin y de proceso entregar informacin confiable y de calidad para los
informes parciales y definitivos requeridos dentro de la responsabilidad
contractual.
Verificar que el grupo auditor realice permanentemente las copias de seguridad
de la informacin recolectada en campo.
Ser el interlocutor entre los auditores de campo y los ingenieros de sistemas para
la gestin de los sistemas de informacin involucrados en el proceso.
Distribuir los instrumentos necesarios a cada auditor para el desarrollo del
operativo, de acuerdo a las rutas establecidas en el plan de trabajo y hacer el
respectivo seguimiento al proceso.
Velar por la realizacin en campo de las copias de seguridad de la informacin
recolectada y por la calidad de misma.
Coordinar el levantamiento de informacin primaria en campo.
Programar las visitas de los auditores de campo.
Elaborar el cronograma de visitas para los establecimientos y sedes educativas,
con el acompaamiento del personal de la secretara.
Realizar el seguimiento y control de las visitas de los establecimientos y sedes
educativas.
Velar por el cumplimiento del cronograma de visitas en campo realizadas por los
auditores.
Realizar el proceso de capacitacin a los auditores de campo.
Establecer jornadas de retroalimentacin con los auditores, con el objeto de
identificar dificultades, y establecer estrategias para superarlas.
Responder por el seguimiento de la informacin solicitada por el MEN.
Hacer seguimiento y presentar documentos que evidencien la ejecucin tcnica
del proceso de auditora.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
31
INTEGRANTE
EQUIPO DE
TRABAJO
OBLIGACIONES
-
AUDITORES DE
CAMPO
Realizar los reportes la informacin en los formatos establecidos por el MEN.

Asumir la responsabilidad del grupo de trabajo.
Recibir y administrar todos los elementos de trabajo, tales como Dispositivos
Mviles de Captura, etc., y responder por ellos.
Revisar la informacin recolectada (imgenes capturadas), constatando que sea
consistente y clara.
Revisar los desplazamientos, de acuerdo con la distribucin de rutas enviada por
la coordinacin del proyecto.
Realizar la trasmisin diaria de la informacin recolectada por cada uno de los
auditores a su cargo.
Velar por la realizacin en campo de las copias de seguridad de la informacin
recolectada y por la calidad de misma.
Realizar la verificacin de la totalidad de informacin recolectada por los auditores
de campo.
Recibir los reportes de verificacin de los responsables del grupo de auditores.
Coordinar la apertura y cierre del proceso auditor en cada ETC, articulados con
los ingenieros de sistemas, coordinador de operaciones y gerente del proyecto.
Acompaar a los auditores de campo en las visitas a las sedes de los
establecimientos educativos, con el fin de verificar el cumplimiento de los
procesos establecidos en la gua metodolgica.
Estar en contacto permanente con el coordinador de operaciones.
Informar al coordinador de operaciones de cualquier retraso o inconveniente que
se ocasione durante el desarrollo de la auditoria.
Durante las visitas a las sedes educativas, debe solicitar la presencia del rector o
delegado, con el fin de que se cuente con acompaamiento permanente.
Realizar la revisin de los informes finales de cada una de las entidades
territoriales a su cargo.
Asistir y aprobar la capacitacin del proceso auditor, impartida por el responsable
de la misma.
Ser el responsable de la recoleccin de informacin primaria en establecimientos
educativos y sedes.
Realizar de manera correcta la captura de la informacin de las variables
solicitadas en el operativo de campo.
Capturar la informacin de todos los alumnos, planta docente y administrativos
que se encuentren en las aulas de las sedes educativas asignadas, dando
cumplimiento al cronograma establecido con la secretaria de educacin.
Realizar el correcto diligenciamiento de la informacin verificada
Levantar y capturar la informacin de la totalidad de estudiantes, planta docente y
administrativos encontrados con el estado nuevo en campo.
Informar al coordinador los problemas presentados en las sedes e instituciones
educativas y secretarias de educacin.
Implementar los planes de contingencia proyectados para cada uno de los
problemas presentados.
Entregar diariamente la informacin recolectada en campo al coordinador, sobre

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
32
INTEGRANTE
EQUIPO DE
TRABAJO
OBLIGACIONES
COORDINADOR
OPERATIVO DE
PLANTAS
(DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS)
AUDITOR DE
RECURSOS
HUMANOS EN
SECRETARA DE
EDUCACIN
los avances realizados.

Llevar el control diario de las sedes y establecimientos educativos auditados.
Realizar los respectivos controles de calidad a la informacin recolectada en
campo.
Participar en las reuniones operativas y de seguimiento convocadas por el equipo
operativo de la auditora.
Coordinar la distribucin de la carga de trabajo del equipo.
Generar reportes de avance semanales del trabajo de campo.
Determinar con la direccin del proyecto una metodologa para seleccionar una
muestra a fin de verificar el trabajo recibido por parte de los auditores.
Establecer jornadas de retroalimentacin con los auditores, con el objeto de
identificar dificultades, y establecer estrategias para superarlas.
Realizar el Control de avances en la cobertura y en la calidad del trabajo en los
sectores seleccionados.
Ser canal de comunicacin permanente entre el equipo y la direccin.
Estar en permanente comunicacin con la persona designada por la secretara de
educacin para el proceso.
Asistir y aprobar la capacitacin del proceso auditor, impartida por el responsable
de la misma.
Ser el responsable de la recoleccin de informacin primaria en secretarias de
educacin.
Realizar de manera correcta la captura de la informacin de las variables
solicitadas en el operativo de campo.
Capturar la informacin de la planta docente y administrativos que se encuentren
en la secretara de educacin, de acuerdo con los lineamientos dados en la gua
metodolgica y dando cumplimiento al cronograma establecido.
Capturar el registro biomtrico (huella dactilar) de los funcionarios que laboran en
las secretaras de educacin.
Realizar el correcto diligenciamiento de la informacin verificada.
Informar al coordinador las situaciones e inconvenientes presentados en las
secretarias de educacin.
Implementar los planes de contingencia proyectados para cada uno de los
problemas presentados.
Entregar diariamente la informacin recolectada en campo al coordinador, sobre
los avances realizados.
Llevar el control diario de los registros auditados en la secretara.
Realizar los respectivos controles de calidad a la informacin recolectada en
campo.
Participar en las reuniones operativas y de seguimiento convocadas por el equipo
operativo de la auditora.
6.1. COMIT DE INFORMACIN

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Conformar un comit orientado a tratar y dar solucin a los inconvenientes que tienen que ver con los
aspectos que afectan de manera positiva o negativa la informacin a validar, contrastada, producida,
recolectada en el proceso auditor.
El comit de informacin se conforma con uno o ms representantes del MEN, por los siguientes roles de
las firmas (auditoras e interventoras): los analistas de informacin, los ingenieros de sistemas y el gerente
del proyecto. Se programan sesiones peridicas, o cuando el MEN, la interventora o las firmas auditoras lo
soliciten y el tema amerite sesin extraordinaria.
En este comit slo se tratarn temas que tengan que ver con aspectos funcionales, con procesos,
aspectos tecnolgicos, casustica del desarrollo que afecte la informacin que se obtiene en campo. Sobre
este aspecto es muy importante la comprensin y claridad que se tenga para no desdibujar el objetivo y los
resultados de mejora que se persiguen con dicho comit.
Los roles que integren dicho comit sern:
Firma auditora
Supervisin o interventora
Ministerio de Educacin
Analista de informacin.
Ingeniero de sistemas
Analista de informacin
Ingeniero de sistemas
Profesionales del equipo de auditora
6.2. GESTIN DOCUMENTAL, ESCANEO DE DOCUMENTOS

El Ministerio de Educacin Nacional, con el objetivo de contar con evidencias documentales del proceso
auditor, requiere implementar un sistema documental que permita incluir los documentos especificados en
las variables a verificar por unidad de anlisis y fuente de informacin FI, el cual deber incluirse como un
campo adicional en la base de datos a entregar.
Cada firma auditora deber contar con tecnologas de informacin que le permitan garantizar este soporte
documental a nivel de bases de datos al Ministerio de Educacin Nacional.
Organizacin de documentacin para entrega al Ministerio de Educacin Nacional
Para ello se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:
La informacin debe ser incluida en forma ascendente, es decir en forma de libro.
Las hojas que contiene cada carpeta deber ser foliadas en la parte superior derecha con lpiz color
negro, NO se acepta marcador, lapicero, fechador y enumerador, etc, ya que dificulta corregir una
foliacin mal ejecutada. Si el texto del folio se lee horizontalmente la foliacin siempre va a ir en la
parte superior derecha.
Cada carpeta debe iniciar la foliacin con el nmero 1 hasta el nmero 200 y como mximo 220.
No se deben agrupar los folios con ganchos de cosedora ni clips.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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No se acepta papel FAX, estos deben ser fotocopiados

Las fechas extremas se toman de la documentacin que se organiz por carpeta, esto quiere decir
la ms antigua y la ms reciente (no se tienen en cuenta fechas de anexos, ejemplo: fotocopias de
cedula, de certificaciones bancarias, resoluciones, etc.)
No utilizar resaltador, en los documentos a entregar.
Las hojas que se encuentren en papel reciclado, se les debe trazar la respectiva lnea anulando la
parte del documento, que no tiene validez.
En la parte superior del lado derecho de la carpeta, donde se encuentra el recuadro verde de doble
lnea, debe ubicarse el sticker, segn muestra enviada va e-mail. Se solicita no modificar el tipo
de letra, el color, ni el tamao de la fuente de la muestra.
Las carpetas deben ser allegadas al Ministerio de Educacin Nacional en forma organizada, en
cajas referencia X-200.
No se reciben cajas, ni carpetas rotas, o con cinta. Por lo anterior, se solicita tener cuidado en el
transporte y manipulacin de las mismas.
El consecutivo de las carpetas lo manejan por caja. Ejem: 1 al 6
En cuanto a la numeracin de las carpetas en el espacio carpetas, se enumera de 1 a 6.
Para el nmero de tomos a los cuales se seleccionan por tema se enumera consecutivo ejemplo
de 1/ 16 - 2/16
En cada caja debe venir en la parte derecha superior de la tapa un sticker, segn muestra enviada
va e-mail.
Se debe realizar entrega del Inventario, segn formato adjunto, lo ms especfico posible, ya que
esto facilita la posterior consulta de la documentacin.
Segn instrucciones establecidas en el contrato: Debe remitirse de manera digitalizada en CD, la
documentacin entregada en fsico, segn la organizacin de las carpetas, despus de foliada y revisada
en su totalidad el 100% por el Grupo Gestin Documental. Adicionalmente, remitir CD con el Formato
nico de Inventario Documental, FUID.
Nota: Las especificaciones de cajas, carpetas, ganchos y sticker, se entregaran una vez se adjudique el
contrato, adems en los procesos de capacitacin por parte del Ministerio se incluir el componente de
gestin documental.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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7. CAPACITACIN
7.1. CAPACITACIN A LAS FIRMAS
La OAPF impartir una capacitacin a los integrantes del grupo, gerentes, analistas de informacin,
coordinadores e ingenieros de sistemas, la cual tendr el siguiente alcance:
Objetivos de la auditora.
Contexto normativo.
Protocolo de visitas de auditora en campo.
Estructura organizacional de las entidades territoriales en lo pertinente al sector educativo.
Validaciones para garantizar la calidad de los productos.
Entrega de productos.
Finalizada la capacitacin, las firmas auditoras estarn en capacidad de multiplicar la informacin recibida
a los integrantes del equipo que la requieran, la cual deber estar acompaada por la firma interventora.
Cada vez que la firma auditora realice una jornada de capacitacin, la interventora deber certificar el
contenido y la asistencia del equipo de trabajo.
7.2. CAPACITACIN DE LOS GRUPOS DE AUDITORA POR PARTE DE LA FIRMA
Los miembros del equipo auditor se capacitan acerca del objeto de la auditora, conceptos y trminos
propios de la labor a desarrollar y el plan de contingencia diseado. La estrategia de capacitacin a
emplear debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Registrar en el sistema de informacin provisto por la firma auditora, los datos bsicos de cada uno
de los asistentes indicando: Tipo de documento de identidad, documento de identidad, primer
nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, nivel de formacin, rol2, registro
biomtrico de los capacitados con su timestamp3.
Importante: Tener en cuenta el lineamiento de BIOMETRIZACIN para el desarrollo de
las capacitaciones.
La capacitacin se realizar mediante talleres, en los cuales se realizarn ejercicios prcticos del
procedimiento de visita, diligenciamiento de formatos, manejo del sistema de informacin para el
proceso auditor provisto por la firma auditora, con intervencin activa de los participantes por
medio de ciclos de preguntas y respuestas orales, ejercicios de prueba, entrevistas y trabajo de
De acuerdo a los roles establecidos para el proceso auditor.
Trama con ID individuo, fecha, hora y punto de georreferenciacin de la sede educativa o de la Secretara de Educacin segn
sea el caso.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
36
campo simulado. Para este efecto se deben tener materiales estandarizados y se realizarn
presentaciones utilizando para ello medios magnticos.
La metodologa aplicada en la capacitacin se realiza siguiendo los parmetros establecidos por el

MEN para la verificacin en campo y de acuerdo a los sistemas de control establecidos para el
proceso de validacin de consolidacin de los resultados de informacin.
El programa que desarrollar la firma auditora durante la jornada de capacitacin tendr en cuenta
los siguientes temas:
a) Presentacin de la firma.
b) Marco jurdico que soporta el proyecto: Ley 715 de 2001, Decreto 1526 de 2002, Decreto 5360
de 2006, Resolucin 166 de 2003, Decreto 1850 de 2002, Decreto 510 de 2010 y Decreto 2277
de 1979 y Decreto 1278 de 2002.
c) Presentacin del Proyecto.
d) Definiciones Bsicas (documento de protocolo).
e) Metodologa utilizada para la ejecucin del proyecto, teniendo como base los lineamientos
metodolgicos del proceso de auditora con las especificaciones de los requerimientos de
validacin, recoleccin y anlisis de informacin para cada estudiante, docente, directivodocente y administrativo o sede educativa verificada o nuevos encontrados en campo, su grupo,
docente que lo atiende, capacidades excepcionales, metodologa y establecimiento educativo.
f) Obligaciones de los auditores.
g) La firma debe producir una encuesta para establecer el grado de apropiacin del proceso
auditor por parte de los auditores. Dichos resultados debern quedar registrados en el sistema
del proceso auditor.
h) Con base en los resultados de la encuesta antes mencionada, la firma auditora deber
identificar los puntos dbiles de los capacitados y con ello reforzar y profundizar dichos
aspectos, a fin de mitigar riesgos operativos en campo.
7.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El cronograma debe contemplar el detalle de las actividades a realizar en cada entidad territorial, si sta es
departamental deber llegar al detalle de municipio; dicho cronograma incluir las fechas exactas de la
totalidad de las actividades por cada componente, previa concertacin y aval de la Interventora del
contrato, de tal manera que el Ministerio y la firma interventora conozcan el desarrollo del proceso auditor
en la vigencia 2015.

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8. DESARROLLO DE LOS INSTRUMENTOS DE VERIFICACIN

Para la vigencia 2015, la firma seleccionada debe contar con un sistema de informacin (software) el cual
implementar desde el inicio del proceso auditor. Dicho sistema debe permitir realizar validaciones en el
momento del levantamiento y verificacin de la informacin, es decir in situ; de modo que los
inconvenientes o inconsistencias se resuelvan de manera inmediata, garantizando el 100% de la calidad de
la informacin.
As mismo, este sistema debe proveer la generacin de consolidados y dems informacin requerida para
diligenciar las actas de visita (Secretara de Educacin, Establecimiento Educativo y Sede Educativa).
A las firmas se entregarn las fuentes de informacin para cada unidad de anlisis ver Anexo Fuentes de
informacin tabulada (bases de datos) por unidad de anlisis . Cada una de estas fuentes de informacin
lleva un nmero consecutivo (cuyo mximo corresponder a la totalidad de registros), el ao y el mes de
corte de dicha informacin. A todas las firmas se les entregar la misma informacin en archivos planos
con su correspondiente firma digital (cadena de caracteres nica), lo cual garantizar homogeneidad en la
informacin y establecer parte del protocolo de seguridad en la integridad de la informacin.
Las firmas auditoras debern realizar procesos de alistamiento de la informacin entregada por el
Ministerio, dentro de los ms importantes:
Generar una estructura espejo que contenga las variables a auditar de las unidades de anlisis.
Estas estructuras deben mantener el mismo consecutivo, que ser la llave de relacin entre la
informacin inicial entregada por el MEN y la informacin que se levante en campo para los
posteriores anlisis. Ver Anexo Estructura de fuentes de informacin, las tablas y campos, a
entregar a las firmas auditoras. La estrategia sugerida para el diligenciamiento en la estructura
espejo, de la informacin levantada en campo, es que los campos auditados frente a las
evidencias que cambien se registren, sino tiene cambios se mantengan vacos.
Las firmas como parte de sus entregables al MEN, diligenciarn adems unos campos de auditora
(Ord del 3 10), ver Anexo Estructura de fuentes de informacin, las tablas y campos, que
entregarn diligenciadas las firmas auditoras al MEN, con lo que se establecer si las visitas se
realizaron, y si no se realizaron el por qu (causa), si se realiz la auditora, la fecha, la firma y
quien la realiz. En el mismo sentido, se validar el ausentismo (Ord 11-12) del personal docente y
administrativo. Para el trabajo de campo, as como para el procesamiento y posterior anlisis, se
debern tener en cuenta los dominios asociados a las variables y las reglas o validaciones que se
entregarn a las firmas seleccionadas.
Las bases de datos que se entreguen al MEN, debern estar en archivos planos (el formato se
definir en el comit de informacin) los cuales se entregarn en medio magntico, firmados
digitalmente (cadena de caracteres nica), as como el descriptivo de frecuencias por cada campo
de cada archivo.
Por otro lado, el MEN propone unos Flujogramas para el desarrollo del operativo de campo con el fin de
garantizar que las variables a auditar tengan un alto nivel de calidad (QoA) y eficiencia en el proceso. No
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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obstante, las firmas podrn mejorarlos sin que se pierda el propsito del alcance de la auditora establecido
en los contratos.
Los instrumentos de verificacin son producto de la planificacin y control del proceso de auditora para la
recoleccin de las evidencias y los soportes verificables en el desarrollo de cada una de las fases del
proyecto.
Formato 01: Acta de apertura ETC (fsico): En este documento se evidencia la presentacin a la
secretara de educacin del alcance, caractersticas, finalidad del proceso auditor y se definen los
compromisos y responsables de las partes para el desarrollo adecuado del mismo.
Una vez diligenciada el Acta se procede a cumplir con requisitos formales como la firma y huella del
secretario de educacin o su delegado autorizado y entrega de una copia a la secretara.
Formato 02: Ficha tcnica de anlisis de ETC previo (Digital): En este documento se puede evidenciar
el panorama general de la entidad territorial objeto de auditora, en el cul se identifica un resumen general
de la ETC; municipios, sedes, matrcula, el total de la matrcula a auditar por municipio, nivel educativo,
jornada, y zona, poblacin a auditar oficial, contratada y discapacitada, planta docente y administrativos a
auditar; tomando como base la informacin entregada por el Ministerio de Educacin Nacional al corte de
inicio del trabajo de campo.
Formato 03: Ficha tcnica de anlisis de establecimiento educativo previo (Digital y Fsico): En este
documento se puede evidenciar el panorama general del establecimiento educativo objeto de auditora, en
el cul se identifica un resumen general de sedes, matrcula, nivel educativo, jornada, y zona, poblacin a
auditar oficial, contratada y discapacitada, planta docente y administrativos a auditar; tomando como base
la informacin entregada por el Ministerio de Educacin Nacional al corte de inicio del trabajo de campo.
Este formato har parte integral del acta de visita de apertura en el establecimiento educativo.
Formato 04: Acta de visita de apertura en el establecimiento educativo: En este documento se podr
evidenciar el panorama completo del establecimiento con sus respectivas sedes educativas, en el cual
deber quedar registrado la presentacin del proceso auditor, ficha de anlisis previo del establecimiento,
matrcula, nivel educativo, jornada, y zona, poblacin a auditar oficial, contratada y discapacitada, planta
docente y administrativos a auditar; relacin y asociacin de docentes y administrativos por sede, de
acuerdo con el documento rectoral de distribucin docente; as como, relacin de docentes itinerantes del
establecimiento. As como los resultados de la captura del punto de georreferenciacin.
Una vez diligenciada el Acta de visita se procede a cumplir con requisitos formales como la firma Rector y
entrega de copia al establecimiento.
Formato 05: Acta de visita de auditora en la sede educativa (fsico y digital): Este formato constituye
el documento que comprueba la visita de auditora a cada una de las sedes del establecimiento educativo,
en el cual se identifican los responsables del proceso de verificacin, se realiza la presentacin del proceso
de auditora, y la solicitud formal de la informacin a verificar, por ltimo se diligencia la consolidacin de
los resultados de la verificacin, los cuales quedan consignadas en el Acta con los resultados de la visita:
Estudiantes Presentes (1), Ausentes (2), Nuevos (5), No vlidos (6), Docentes, directivos docentes y
administrativos Presentes (1), Nuevos (5) y No vlidos (6). As como los resultados de la captura del punto
de georreferenciacin.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Estos resultados se consignarn por sede educativa y jornadas que tengan reportadas, el acta consigna las
indagaciones sobre el origen y la razn de la diferencia que corresponde a la totalidad de los hallazgos;
posteriormente se consignan las observaciones generales del proceso de verificacin, en especial las que
tienen que ver con las evidencias de los hallazgos encontrados. Adicionalmente el acta debe estar
acompaada del listado de hallazgos de auditora (estudiantes, docentes, directivos-docentes y
administrativos No vlidos).
Una vez diligenciada el Acta de Auditoria se procede a cumplir con requisitos formales como la firma
Rector y entrega de copia al establecimiento auditado con sus respectivos listados.
Formato 04: Acta de visita de cierre de auditora en sede principal (fsico y digital): Este formato
constituye el documento que comprueba la visita concluyente de auditora a cada una de las sedes del
establecimiento educativo, en el cual se identifican los responsables del proceso de verificacin, se realiza
la presentacin de los hallazgos de matrcula a verificar (no vlidos) encontrados en la primera visita, y la
solicitud formal de la informacin a verificar de los docentes, directivos-docentes y administrativos, por
ltimo se diligencia la consolidacin de los resultados de la verificacin, los cuales quedan consignadas en
el Acta con los resultados en un balance final: Estudiantes Presentes (1), Ausentes (2), Nuevos (5), No
vlidos (6) y Subsanados (8), Docentes, directivos docentes y administrativos Presentes (1), Ausentes
(2), No vlidos (6), Subsanados (8). As como los resultados de la captura del punto de georreferenciacin.
Estos resultados se consignarn por sede educativa y jornadas que tengan reportadas, el acta consigna las
indagaciones sobre el origen y la razn de la diferencia que corresponde a la totalidad de los hallazgos;
posteriormente se consignan las observaciones generales del proceso de verificacin, en especial las que
tienen que ver con las evidencias de los hallazgos encontrados. Adicionalmente el acta debe estar
acompaada del listado de hallazgos de auditora (estudiantes, docentes, directivos-docentes y
administrativos No vlidos).
Una vez diligenciada el Acta definitiva de Auditoria se procede a cumplir con requisitos formales como la
firma Rector y entrega de copia al establecimiento auditado con sus respectivos listados.
Formato 05: Acta de visita sin auditora (Fsico): Instrumento utilizado en aquellos casos en los que por
razones de fuerza mayor, no se pueda ejecutar el proceso de Auditoria. Para este caso, se firmar un acta
de visita sin auditoria, la cual adems servir como constancia que se hizo presencia en la sede, institucin
o ente territorial certificado; antes de realizar este procedimiento se agotar cada uno de los
procedimientos establecidos con la firma auditoria como son consultas previas con Entes territoriales,
Rectores o entidades que tengan que ver directamente con el problema presentado. Adicionalmente al acta
de visita se anexar el documento que sustente el porqu de la no realizacin de la auditora por parte de
la entidad competente (anexo Causas posibles para la NO realizacin de las auditoras).
Formato 06: Acta de visita de evidencias documentales de la planta docente y administrativa en la
secretara de educacin (fsico): Este formato constituye el documento que comprueba la visita de
auditora en la secretara de educacin, en el cual se identifican los responsables del proceso de
verificacin, se realiza la presentacin del proceso de auditora, y la solicitud formal de la informacin a
verificar, por ltimo se diligencia la consolidacin de los resultados de la verificacin, los cuales quedan
consignadas en el Acta con los resultados de la visita: Listado de docentes, directivos-docentes y
administrativos verificados y evidencias capturadas.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
40
Una vez diligenciada el Acta de Auditoria se procede a cumplir con requisitos formales como la firma del
secretario de educacin o delegado y entrega de copia al mismo.
As mismo, los auditores de campo utilizarn un escner con reconocimiento de caracteres OCR para
recopilar la evidencia digital de los documentos solicitados (ver Cuadro de evidencias).
41

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
9. VISITAS EN CAMPO
9.1. VISITAS SECRETARA DE EDUCACIN
La firma auditora realizar como mnimo cuatro visitas a la Secretara de Educacin.
La primera visita debe ser concertada entre la firma auditora y el secretario de educacin. Por parte de la
firma auditora debe asistir algn integrante del equipo base (gerente de proyecto o coordinador de
operaciones o analista de informacin o coordinadores de campo o ingenieros de sistemas). En esta
reunin se deben tratar los siguientes aspectos:
La firma auditora debe realizar la presentacin del proceso auditor que se adelantar en la vigencia
2015, es decir explicar de forma breve y clara el objetivo y alcance de la misma. En esta
presentacin el secretario de educacin debe convocar al personal de la secretara que considere
deben ser parte activa en el proceso.
La firma auditora debe presentar el anlisis realizado a la informacin entregada por el MEN, en el
formato dispuesto por el Ministerio.
Informar qu documentos se van a revisar y capturar de alumnos y de docentes, directivos

docentes y administrativos, estos ltimos, tanto en secretara de educacin como en las sedes
educativas.
Informar la metodologa a aplicar en las visitas a las sedes educativas, tanto de estudiantes como
de docentes, directivos docentes y administrativos.
Solicitar copia digital o fsico de los contratos de la prestacin del servicio educativo, con sus
respectivos anexos y modificaciones.
El secretario de educacin debe designar un grupo o funcionario que participe junto con las firmas
auditoras e interventoras en la elaboracin del cronograma, adems este delegado debe ser el
enlace para canalizar las comunicaciones entre los actores del proceso.
Se debe establecer la fecha en que se realizar el cronograma.
Recordar a la secretaria de educacin la responsabilidad en la difusin de informacin presentada

en esta reunin a los rectores de su jurisdiccin; con el fin de que al momento de la visita, los
establecimientos educativos tengan conocimiento del proceso y preparen la logstica que requiere
el correcto desarrollo de la visita. Teniendo en cuenta la logstica y recursos de las secretaras, se
deber realizar la reunin con los rectores posterior a la concertacin del cronograma de visitas, en
la cual se les deber entregar la ficha de anlisis previo por establecimiento educativo.
Se deber registrar en el sistema de informacin provisto por la firma auditora, los datos bsicos
de cada uno de los asistentes indicando: Tipo de documento de identidad, documento de
identidad, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, nivel de formacin,
cargo, registro biomtrico con fecha y hora.
Importante: Tener en cuenta el lineamiento de BIOMETRIZACIN para el desarrollo de la
reunin.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
42
La segunda visita tiene por objetivo la presentacin y concertacin del cronograma de visitas a los
establecimientos educativos y sedes objeto de auditora. Dicho cronograma deber estar disponible en el
sistema de informacin provisto por la firma auditora, cualquier modificacin deber ser actualizada en este
sistema e informada de manera inmediata, mediante correo electrnico o mensaje de texto al rector o
director o delegado, interventora o supervisin y secretaria de educacin.
La tercera visita tiene por objetivo la verificacin, captura de evidencias (escaneados e ingresados al
sistema de informacin provisto por la firma auditora) y tabulacin de la informacin correspondiente a
cada uno de los docentes y directivos docentes en funcin de: (i) Identificacin, (ii) Ttulos de formacin
acadmica formal, (iii) Resolucin del ltimo escalafn y (iv) Soportes de las situaciones administrativas por
ausencia, y respecto de los administrativos en funcin de: (i) Identificacin, (ii) Ttulos de formacin
acadmica formal y (iii) Soportes de las situaciones administrativas por ausencia, de este ltimo conforme
a lo definido en la tabla de ausencias administrativas del presente documento.
43
As mismo, la firma auditora deber verificar la presencialidad del personal administrativo y/o docente que
se encuentre ejerciendo sus funciones en la secretara de educacin objeto de auditora; esta verificacin
incluye validacin de documento de identidad, y biometrizacin (enrolamiento) de huella dactilar, de
acuerdo a lo definido en el numeral 5.5.5 del presente documento.
Una vez realizado el proceso de verificacin de la documentacin de cada uno de los docentes, directivosdocentes y administrativos, se deber establecer su estado de completitud de documentos, de acuerdo a lo
definido en la siguiente tabla:
Tabla 11 Agregado Doc. Identidad
Documento de identidad vlido
Si
No
Docentes
Directivos Docentes
Administrativos
Total
Tabla 12 Agregado Ttulos de educacin formal

Ttulos de
educacin
formal
Perito
Bachiller Normalista
Tcnico Tecnlogo Licenciado Profesional Especializacin Maestra Doctorado
pedaggico superior
Docentes
Directivos
Docentes
Administrativos
Total

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Tabla 13 Agregado Escalafn

Situacin de la Planta docente
frente a escalafn
Sin
Resolucin
Resolucin
corresponde a lo
reportado al MEN
Resolucin no
corresponde a lo
reportado al MEN
Docentes
Directivos Docentes
44
Total
Los auditores en campo deben validar las variables definidas para cada registro, y cuando se encuentren
inconsistencias, realizar la actualizacin a que haya lugar en el sistema. La definicin de las variables y sus
respectivos dominios se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento.
Se precisa que en el caso que no se encuentre en la secretaria de educacin el acto administrativo o
resolucin del escalafn de los docentes y directivos docentes reportado en el sistema de informacin del
Ministerio, la firma auditora deber capturar y tabular la informacin del documento existente, indicando la
observacin en el sistema provisto por la firma.
Luego de capturar las evidencias documentales (identificacin, ttulos de educacin formal y actos
administrativos o resoluciones de escalafn) el auditor en campo debe marcar en la plataforma tecnolgica
la opcin SI/NO de los componentes de dichos documentos, los cuales se relacionan a continuacin:
Tabla 14 Componentes de validacin Docentes y Dir. Docentes
Rgimen
Decreto
2277 de
1979
Decreto
1278 de
2002
Componentes de validacin por parte de la firma auditora

Ttulo de educacin Formal (deber seleccionarse del sistema de
informacin de acuerdo al documento capturado previamente)
Publicaciones
Crditos
Notas
Capacitaciones no formales
Ttulo de educacin Formal (deber seleccionarse del sistema de
informacin de acuerdo al documento capturado previamente)
Concurso de mritos
Evaluacin de competencias
SI/NO Observacin
SI/NO
SI/NO
SI/NO
SI/NO
SI
SI/NO
Cul?
Cuantos?
Cul?
SI/NO
SI/NO
Posteriormente, en el acta de visita a la secretara de educacin generada del sistema de informacin

provisto por la firma auditora, se deber indicar el total de docentes y directivos docentes por grado de
escalafn y ttulo de educacin formal verificado, de acuerdo a las tablas de Decretos que se relacionan a
continuacin:

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Tabla 15 Decreto 2277 de 1979

Ttulo
Escalafn
Total Docentes
01
02
03
Bachiller o experto en educacin

Requisito ingreso: Tcnico en educacin; Ttulo mnimo:
Bachiller
Requisito ingreso: Tecnlogo en educacin; Ttulo
mnimo: Bachiller
Requisito ingreso: Profesional universitario; Ttulo
mnimo: Bachiller
Requisito ingreso: Licenciado en educacin; Ttulo
mnimo: Bachiller
Ttulo mximo: Licenciado en educacin; Ttulo mnimo:
Tcnico
Ttulo mximo: Licenciado en educacin; Ttulo mnimo:
Tecnlogo
45
04
05
06
07
08
09
10
11
Profesional
12
13
Profesional con ttulo de posgrado en educacin o autora

de una obra de carcter cientfico, pedaggico o tcnico
14
Bachiller
Tcnico profesional o
tecnlogo
Profesional universitario
Instructor I-II-A
Instructor III-B
Instructor IV-C
A
B
Educadores no escalafonados
Instructores del INEM o ITA no escalafonados

No escalafonados
Sin Escalafn (se debe capturar el acto de administrativo
de asignacin salarial, debido a que no se encuentra
escalafonado)
N.A.
Total
Tabla 16 Decreto 1278 de 2002

Ttulo
Normalista
Superior o
Tecnlogo en
Educacin
Licenciado o
Profesional no
Grado de
Escalafn
Nivel Salarial
A
B
C
D
Total Docentes
Total
Directivos
Docentes
Sin
Especializacin

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Licenciado
A
Licenciado o
Profesional no
Licenciado
con Maestra
o con
Doctorado
B
3
C
D
Con
Especializacin
Maestra
Doctorado
Sin
Especializacin
Con
Especializacin
Maestra
Doctorado
Sin
Especializacin
Con
Especializacin
Maestra
Doctorado
Sin
Especializacin
Con
Especializacin
Maestra
Doctorado
Maestra
Doctorado
Maestra
Doctorado
Maestra
Doctorado
Maestra
Doctorado
46
TOTAL
Tabla 17 Etnoeducadores
Etneducadores (Ley 115 de 1994)
Total
Bachiller u otro tipo de formacin

Normalista superior o tecnlogo en educacin
Licenciado o profesional no licenciado
Licenciado o profesional no licenciado con
posgrado
Total
Una vez finalizado el proceso de verificacin y captura de la documentacin de la planta docente y

administrativa, se configuran los hallazgos y observaciones los cuales se deben relacionar en el acta de
visita.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Hallazgos: Funcionarios con documentos faltantes, es decir, sin documento de identidad, sin ttulo formal,
sin acto administrativo de escalafn o sin soporte de ausencia.
Observaciones
-
El grado relacionado en la resolucin de escalafn no corresponde al reportado al MEN.

El ttulo relacionado en la resolucin de escalafn no corresponde al documento de educacin
formal verificado o no se encuentra.
El nmero de documento de identidad presentado no corresponde al reportado al MEN.
La firma auditora deber generar del sistema de informacin provisto, el reporte semanal del avance del
proceso auditor en la secretara (mnimo dos das a la semana) con el fin de que se tenga conocimiento del
estado de la documentacin verificada de docentes, directivos-docentes y administrativos, permitiendo de
esta manera que el secretario o su delegado haga entrega de los documentos faltantes relacionados en
dicho reporte.
El sistema de informacin debe arrojar los resultados por estado de la documentacin de los docentes,
directivos-docentes y administrativos verificados, as como los estados de presencialidad para los
administrativos, con los cuales se generar el acta al finalizar la visita en la Secretara
[ActaVisitaSecretaria_Aud2015]. Es importante resaltar, que al momento de terminar la visita en la
secretara, el sistema de informacin generara el acta de visita para su correspondiente firma y
socializacin con el secretario o delegado.
Al finalizar la visita en la secretaria de educacin objeto de auditoria, se le concede traslado al auditado
por un trmino de cinco (5) das hbiles, contados a partir del da siguiente de la notificacin del envo del
correo certificado del acta suscrita; con el fin de presentar los soportes correspondientes a los hallazgos y
a las observaciones relacionados en dichas actas, de manera que la entidad sustente las observaciones
relacionadas en dicha acta, se precisa que la remisin de los soportes por parte de la secretara de
educacin se debe realizar va correo, es importante aclarar que estas evidencias se adjuntan al acta de
cierre de la visita, acorde a los lineamientos establecidos en gua metodolgica del proceso auditor
vigencia 2015.
La cuarta visita tiene por objetivo realizar la socializacin de los resultados obtenidos en el trabajo de
campo del proceso de auditora; el mecanismo utilizado para ello ser la entrega de los informes en fsico y
magntico (incluido detalle nio a nio de los hallazgos encontrados en el operativo de campo, al igual que
los hallazgos de docentes, directivos docentes y administrativos) a las secretaras de educacin
previamente avalados por la firma interventora del contrato, con el fin de que la secretara analice la
informacin entregada y realice los ajustes correspondientes en el reporte de la informacin en los
sistemas oficiales del MEN con criterios de calidad y consistencia.
En esta visita participarn el secretario de educacin (o su delegado), un integrante del equipo base de la
firma auditora y un integrante de la firma interventora.
Para cada una de las visitas descritas, como documento soporte, la firma auditora debe diligenciar las
actas correspondientes (formato entregado por el Ministerio) donde se evidencien los participantes, los
temas tratados y los resultados obtenidos. Estas actas deben ir firmadas por los participantes.
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Posteriormente, con los resultados del ltimo cruce de informacin (realizado por la firma auditora) entre el
corte final de matrcula entregada por el Ministerio y los resultados del trabajo de campo, la firma auditora
debe entregar por medio electrnico y correo certificado el informe final del proceso de auditora y la
socializacin de los mismos.
9.2. TRABAJO DE CAMPO EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Y SEDES
En las visitas, el auditor debe realizar las actividades teniendo en cuenta el flujograma de proceso, algunas
de ellas son:
Verificar la presencialidad de los alumnos, docentes, directivos-docentes y administrativos en las

sedes y establecimientos educativos.
Verificar variables bsicas de DUE, matrcula, planta docente y administrativos.
Escanear los documentos de soporte requeridos en el cuadro de evidencias.
Levantar actas de visitas, estas actas debern reunir los protocolos definidos de los componentes
de matrcula, DUE, docentes, directivos-docentes y administrativos [ActaAperturaEed_Aud2015,
ActaVisitaSede_Aud2015, ActaVisitaCierre_Aud2015].
Levantar en campo los puntos de georreferenciacin en cada una de las visitas a las sedes
educativas.
Recomendaciones que debe tener en cuenta el equipo de trabajo de campo en el desarrollo del
operativo:
Puntualidad (respetar la hora pactada, esto facilitara el tiempo de rectores, docentes y
estudiantes).
Solicitar la atencin del responsable de la sede o de la persona designada para la visita.
Adecuada presentacin personal.
Identificacin visible (carn).
Ser amable, corts y respetuoso al momento de solicitar la informacin.
Mantener buena presentacin personal.
La firma auditora deber habilitar en el sistema de informacin provisto, las actas del proceso auditor, con
el fin de que sean consultables por los actores del proceso (firma interventora, secretaras de educacin y
Ministerio de Educacin).
A continuacin se detallan las actividades a desarrollar por la firma auditora en las visitas que se realizarn
en las sedes educativas, para los componentes de matrcula y docentes, directivos docentes y
administrativos, es decir, existir una visita de auditora a la sede educativa, en la cual se verificar la
totalidad de la matrcula (oficial y contratada) as como la planta docente y administrativa, y una visita de
cierre de auditora en la sede principal en la que se verificarn los hallazgos de matrcula y, planta docente
y administrativos, en estados no vlido.
9.2.1.
Visita de apertura en el establecimiento educativo (sede principal)
De acuerdo con el cronograma concertado con la secretara de educacin, la firma auditora realizar
reunin con el rector/director o delegado, los coordinadores de las sedes adscritas a su establecimiento
educativo, persona (s) responsable del sistema de informacin, secretaria acadmica y/o quien considere
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necesarios, con el fin de presentar el proceso y concertar entre otros los siguientes aspectos requeridos en
el desarrollo de las visitas de auditora:
Presentar al equipo de la firma auditora que realizar el proceso en el establecimiento (se deben
entregar los datos de contacto del responsable del establecimiento).
Ficha de anlisis previo del establecimiento educativo, con el objetivo de establecer concordancia
entre la informacin consignada en los instrumentos de recoleccin y las sedes, jornadas y grados
atendidos por la institucin educativa4.
Desarrollo de la encuesta de gestin documental
Validacin de los datos bsicos de las sedes educativas (DUE)
Relacin y asociacin de docentes y administrativos por sede, de acuerdo con el documento

rectoral de distribucin docente; as como, relacin de docentes itinerantes del establecimiento.
Informar qu documentos se van a revisar de los alumnos, docentes, directivos-docentes y
administrativos e indagar sobre la ubicacin de los mismos (sede principal o sedes) con el fin de
preparar el ruteo y logstica correspondiente.
Dar a conocer el cronograma de visitas del establecimiento educativo, con el fin de que el rector o
su delegado realice el seguimiento correspondiente y se tenga conocimiento del avance de visitas
en las sedes.
Solicitar al rector un delegado que acompae el desplazamiento de los auditores en el
establecimiento educativo.
En el caso que el rector o director no pueda atender las visitas de auditora en las sedes
educativas, deber asignar mediante carta de delegacin a un encargado adjuntando copia del
documento de identificacin de las partes, los cuales harn parte integral del acta de visita.
Se deber indicar al rector/director o delegado que finalizadas las visitas en la totalidad de las
sedes educativas del establecimiento educativo, se allegarn copia de las actas de visita a dichas
sedes (original en cada sede). Posteriormente, se realizar la visita de cierre de auditora en la
sede principal de cada establecimiento educativo, el quinto (5) da hbil contado a partir del da
siguiente de la notificacin del envo del correo certificado; se precisa que la visita de cierre se
realizar con el fin, de socializar y subsanar los hallazgos (no vlidos) relacionados en dichas actas
9.2.2.
Visita de auditora en la sede educativa
Al finalizar las visitas en la totalidad de las sedes educativas del establecimiento educativo, la firma
auditora deber enviar, por correo certificado (fsico o electrnico), copia de las actas de la auditora
desarrollada en cada una de las sedes, al rector, director o delegado. Posteriormente, se realizar la visita
de cierre de auditora en la sede principal de cada establecimiento educativo, el quinto (5) da hbil
contado a partir del da siguiente de la notificacin del envo del correo certificado; se precisa que la visita
de cierre se realizar con el fin, de socializar y subsanar los hallazgos (no vlidos) relacionados en dichas
actas, acorde a los lineamientos establecidos en la presente gua.
En caso de que se presenten diferencias entre la ficha de anlisis de informacin del establecimiento educativo y la manifestada por el rector
en el momento de la visita, como por ejemplo la existencia de un mayor o menor nmero de sedes, el responsable del establecimiento debe
comunicarse con el coordinador de campo para ajustar el cronograma de visitas.

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49
9.2.2.1.
Verificacin de presencialidad de estudiante por estudiante y levantamiento de datos
Para la verificacin de presencialidad de los estudiantes de las sedes educativas, la firma auditora deber
tener en cuenta lo siguiente:
En cada uno de los salones de los grados reportados se realiza un llamado a lista de los estudiantes,
identificando los alumnos presentes, los faltantes y los que se encontraron presentes que no estaban
reportados en la base de datos entregada por el MEN; esta verificacin debe realizarse al momento de la
visita en los Dispositivos Mviles de Captura.
Una vez realizado el proceso de verificacin en cada uno de los salones de clase, se solicitan los soportes
documentales, estos documentos debern confirmar el estado de los estudiantes, dichos documentos
deben ser escaneados e ingresados al sistema de informacin correspondiente.
Los estudiantes que no fueron identificados en el conteo presencial ni en la verificacin documental, son
marcados en el sistema de informacin como no vlidos y por su parte los estudiantes que se encontraron
presentes y con la documentacin respectiva en la auditora y que no estaban reportados en la base de
datos entregada por el MEN, son marcados en su respetiva columna del sistema de informacin como
nuevos. Estos registros son catalogados como hallazgos de auditora.
Luego de la verificacin presencial y de evidencias documentales, el sistema de informacin debe arrojar
los resultados por estado de los alumnos verificados, con los cuales se generar el acta al finalizar la visita
en la sede educativa [ActaVisitaSede_Aud2015]. Es importante resaltar, que al momento de terminar la
visita en la sede educativa, el sistema de informacin generara el acta de visita para su correspondiente
firma y socializacin con el rector/director o delegado.
9.2.2.2. Verificacin de presencialidad de docentes, directivos, docentes, administrativos y
levantamiento de datos
Aunado a la verificacin de estudiantes en las aulas de las sedes educativas se deber realizar la
verificacin de los docentes presentes en las aulas con su respectiva captura de documento de identidad
vlido, identificando los docentes presentes, los faltantes y los que se encontraron presentes que no
estaban reportados en la base de datos entregada por el MEN; esta verificacin debe realizarse al
momento de la visita en los Dispositivos Mviles de Captura.
Seguidamente, se verificar la presencialidad en la sede educativa del personal administrativo y directivo
con su respectiva captura de documento de identidad vlido, identificando el personal presente, faltante y
los presentes que no estaban reportados en la base de datos entregada por el MEN, esta verificacin debe
realizarse al momento de la visita en los Dispositivos Mviles de Captura.
Luego de la verificacin presencial y de evidencias documentales, el sistema de informacin debe arrojar
los resultados por estado de los hallazgos definitivos del trabajo de campo, con los cuales se generar el
acta de visita para su correspondiente firma y socializacin con el rector o delegado.
Los docentes, directivos docentes y administrativos que no fueron identificados en el conteo presencial ni
en la verificacin documental, son marcados en el sistema de informacin como no vlidos y por su parte
los docentes, directivos docentes y administrativos que se encontraron presentes y con la documentacin
requerida en la auditora y que no estaban reportados en la base de datos entregada por el MEN, son
marcados en su respectiva columna del sistema de informacin como nuevos. Estos registros son
catalogados como hallazgos de auditora.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
50
En el caso, en que el rector o delegado se niegue a firmar el acta de visita con los resultados del proceso,
la firma auditora deber enviarla por correo certificado y adjuntar el comprobante de recibido dentro de los
documentos que soportan la visita, con la respectiva justificacin. De esta manera el Ministerio da por
realizada la entrega de resultados de la visita al establecimiento educativo y sus sedes.
9.2.3.
Visita de cierre de auditora en el establecimiento educativo (sede principal)
La firma auditora deber realizar la verificacin de los hallazgos en estado no vlido relacionados en las
actas de visita a las sedes educativas. Para el caso del componente de matrcula se solicitan los soportes
documentales que subsanan el estado de dichos estudiantes, estos documentos deben ser escaneados e
ingresados al sistema de informacin correspondiente, y respecto de la planta docente y administrativa se
deber verificar la presencialidad de los mismos frente al documento de identidad valido; en el caso de
inasistencia del docente, directivo-docente y administrativo, el rector o delegado deber entregar el
documento de identidad vlido acompaado del documento legal que justifique la ausencia (acto
administrativo emitido por la secretara de educacin y/o permiso emitido por el rector).
Por tanto, los hallazgos relacionados en el acta de visita a la sede educativa que no fueron debidamente
soportados en la verificacin de esta visita, son marcados en el sistema de informacin como no vlidos
(hallazgo de auditora).
Luego de la verificacin de esta visita, el sistema de informacin debe arrojar los resultados del trabajo de
campo por estado y el listado de hallazgos definitivos por sede educativa, con los cuales se generar el
acta de cierre de auditora en la sede principal para su correspondiente firma y socializacin con el rector o
delegado.
En el caso, en que el rector o delegado se niegue a firmar el acta de visita con los resultados del proceso,
la firma auditora deber enviarla por correo certificado y adjuntar el comprobante de recibido dentro de los
documentos que soportan la visita, con la respectiva justificacin. De esta manera el Ministerio da por
realizada la entrega de resultados de la visita al establecimiento educativo y sus sedes.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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10. VALIDACIN Y CONSOLIDACIN DE BASE DE DATOS DE MATRICULA OFICIAL

Y CONTRATADA DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS
Al finalizar el proceso de actualizacin de la base de matrcula oficial y contratada correspondiente al grupo
adjudicado, las firmas auditoras debern formar un comit, en el cual participar el analista de informacin
y un ingeniero de sistemas por cada grupo, con el objetivo de consolidar una base de datos que d cuenta
del proceso de auditoras a nivel nacional. Para esta actividad se debern tener en cuenta las siguientes
precisiones:
1. No deber existir estudiantes nuevos identificados en el proceso auditor que presenten duplicidad
con los otros grupos de auditoras.
2. No podrn existir estudiantes duplicados entre los grupos de auditoras con la novedad o estado de
presente.
3. No podrn existir estudiantes identificados en un grupo auditor como nuevos y en otro tener un
estado de presente.
La base de datos resultante se deber cruzar con el consolidado definitivo de matrcula que entregar el
MEN, con el fin de identificar:
1. Hallazgos que permanezcan en el corte final de matrcula.
2. Estudiantes nuevos que falten por reportar en el consolidado final de matrcula.
3. Estudiantes nuevos encontrados en campo que son reportados por otra entidad territorial
(Atrapados).
4. Registros que presentan inconsistencias en el reporte de informacin.
5. FUC Relacin de contratos de reportados (Consolidado ETC objeto de auditora)
6. FUC Relacin de sedes educativas que atienden la matrcula contratada (Consolidado ETC
objeto de auditora).
7. FUC Consolidacin del listado de estudiantes (Anexo 1) atendidos mediante esta modalidad
(Consolidado ETC objeto de auditora).
Este comit deber entregar tres bases de datos para las unidades de anlisis de matrcula, los detalles de
estas bases se precisarn en el comit de informacin del proceso auditor, en trminos generales se
debe considerar:
1. Base de datos con el resultado del proceso auditor para cada grupo.
2. Base de datos consolidada para obtener el total nacional.
3. Base de datos resultante del cruce generado entre la base del punto 2 y el consolidado nacional
que entregara el MEN con el corte final que se defina en el comit de informacin.
4. Base de datos con el resultado de la verificacin del FUC, contratos, sedes y anexo 1 consolidado
por ETC.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Este proceso deber ser validado y concertado con la firma interventora a travs de los representantes que
estn en dicho comit.
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PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
11. VALIDACIN Y CONSOLIDACIN DE BASE DE DATOS DE DOCENTES,

DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
Al finalizar el proceso de actualizacin de la base de planta docente, y administrativos correspondiente al
grupo adjudicado, las firmas auditoras debern formar un comit, en el cual participar el analista de
informacin y un ingeniero de sistemas por cada grupo, con el objetivo de consolidar una base de datos
que d cuenta del proceso de auditoras a nivel nacional. Para esta actividad se debern tener en cuenta
las siguientes precisiones:
1. No deber existir docentes, directivos docentes y administrativos nuevos identificados en el
proceso auditor que presenten duplicidad con los otros grupos de auditoras.
2. No podrn existir docentes, directivos docentes y administrativos duplicados entre los grupos de
auditoras con la novedad o estado de presente.
3. No podrn existir docentes, directivos docentes y administrativos identificados en un grupo auditor
como nuevos y en otro tener un estado de presente.
La base de datos resultante de la verificacin en las sedes educativas se deber cruzar con el consolidado
de la informacin verificada en las secretaras, con el fin de identificar:
1. Personal que no se encuentra reportado en el anexo 31.
2. Personal que se encuentra en campo que no presenta documentacin en la secretara.
3. Registros que presentan inconsistencias en el reporte de informacin.
4. Personal que se encuentra en campo en una entidad territorial y se encuentra en la verificacin
documental de otra entidad territorial.
Este comit deber entregar tres bases de datos para las unidades de anlisis de planta docente y
administrativos, los detalles de estas bases se precisarn en el comit de informacin del proceso
auditor, en trminos generales se debe considerar:
1. Base de datos con el resultado del proceso auditor en las sedes educativas para cada grupo.
2. Base de datos consolidada de las sedes educativas para obtener el total nacional.
3. Base de datos con el resultado del proceso auditor en secretara para cada grupo
4. Base de datos consolidada de las secretarias para obtener el total nacional.
5. Base de datos resultante del cruce generado entre la base del punto 2 y el punto 4
Este proceso deber ser validado y concertado con la firma interventora a travs de los representantes que
estn en dicho comit.

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12. BIOMETRIZACIN
Este proceso ser desarrollado por la firma auditora, en el componente de planta docente y administrativa
en la verificacin presencial en cada una de las sedes educativas objeto de auditora y las secretarias de
educacin. As mismo, es importante anotar que las actas que se generen dentro del proceso auditor,
tanto en secretarias de educacin como las de las sedes educativas llevarn impresa la huella dactilar de
los firmantes (el auditor o personal del equipo clave es obligatorio en el acta, segn sea el caso),
igualmente todas las actas en mencin irn con la firma digital de la firma auditora y llevarn firma
electrnica, para esta ltima se indicara en el acta los componentes de generacin, siendo obligatorio el
registro biomtrico de los firmantes.
De acuerdo con lo definido en el numeral 9.2, el contratista deber verificar en las sedes educativas y
secretarias de educacin, la presencialidad mediante el levantamiento de la huella biomtrica digital y la
captura del documento de identidad vlido definido para cada uno de los docentes, directivos docentes y
administrativos, relacionados en la base de datos suministrada por el MEN y verificados previamente con el
rector del establecimiento educativo lo cual implica el registro de los que no se encuentren relacionados en
dicha base.
Es importante resaltar que el software de captura biomtrica deber estar integrado con el sistema de
informacin provisto por la firma auditora, de manera que la validacin de la informacin del docente,
directivo-docente y administrativo frente al documento de identidad, la captura del mismo y de la huella
digital, quede articulado en un solo sistema de informacin (provisto por la firma auditora) y alimente las
bases de datos en la estructura definida por el MEN.
Los registros biomtricos se deben enrolar con alguno de los estndares de biometrizacin soportados por
la Registradura Nacional del Estado Civil, y con los cuales se han adelantado algunas de las pruebas
tcnicas ante este ente, como son: ISO (19794, 27001) / ANSI / NIST / MINEX o cualquier otro que utilice
la Registradura Nacional del Estado Civil. Es importante para este Ministerio que el algoritmo5 de
enrolamiento de huella se realice conforme a tales estndares ya que con la informacin biomtrica y
posterior al proceso auditor, se podran cotejar dichos registros biomtricos contra la huella grfica
contenida en el documento de identidad. En las estructuras de datos concernientes a biometrizacin se
debe indicar el estndar utilizado (ver aparte 5.5.5.1. del presente documento).
Los estndares precitados darn el lineamiento sobre el software a utilizar para la toma de los patrones
(minucias), el cotejo de los mismos de ser requerido y la generacin de la representacin grfica, la
certificacin presentada debe soportarse sobre las especificaciones tcnicas de los dispositivos y software
a utilizar en el proceso auditor.
As mismo, deben (hardware / software) cumplir con el estndar de FIPS 201 para la comprobacin de
Identificacin Personal (PIV). Patrn matemtico de 500 X 500 DPI. La imagen deber ser plana y de un
tamao mnimo de 12.8 mm ancho x 16.5 mm alto.
Se entiende por algoritmo el sistema, software, Software Developer Kit SDK (Software de desarrollo provisto por
proveedores de hardware/software de la industria), libreras para la integracin en soluciones y dems desarrollos para lograr el
enrolamiento de la huella biomtrica dactilar.
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13.
PRODUCTOS
Todos los informes resultantes del proceso auditor debern ser presentados de manera individual para
cada una de las entidades territoriales objeto de auditora.
13.1. PRIMER PRODUCTO
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Al finalizar la segunda (2) semana despus de haber firmado el acta de inicio, el contratista debe entregar un
documento que contenga:
1. Anlisis detallado de las bases de datos entregadas por el Ministerio de Educacin Nacional, que permitan
realizar un diagnstico de la matrcula, planta docente y administrativos a auditar, Directorio nico de
Establecimientos Educativos (DUE), por entidad territorial certificada, municipio, establecimiento, sector y
zona. Este anlisis debe ser presentado en la ficha de anlisis de informacin (formato entregado por el
Ministerio de Educacin Nacional).
2. Plan de trabajo general del proceso auditor, con el fin de tener claridad acerca de las estrategias, tiempos y
movimientos para el desarrollo del operativo de campo.
3. Cronograma donde se detalle por municipio las actividades que se realizarn en las entidades territoriales a
su cargo, donde se especifiquen las fechas de inicio y fechas de terminacin, dicho cronograma debe
cumplir con las especificaciones establecidas en la Gua Metodolgica.
13.2. SEGUNDO PRODUCTO

Al finalizar la semana sexta (6) despus de haber firmado el acta de inicio, el contratista debe entregar un documento
que contenga:
1. Los resultados de la apertura del proceso de auditoras de matrcula, planta docente y administrativos,
Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) para la vigencia 2015 en las entidades territoriales
certificadas a su cargo, incluida la copia magntica de las actas soporte de este proceso, dichos resultados
deben cumplir con las especificaciones establecidas en la Gua Metodolgica.
2. Cronograma de visitas a los establecimientos educativos y sedes, realizado en compaa de las Secretarias
de Educacin y cargado (que permita ser consultado por el MEN y las ETC a travs de la web) en el
sistema de informacin, con el que cuenta el contratista para el proceso auditor.
3. Resultados de la finalizacin del operativo de campo en al menos una (1) entidad territorial certificada
(municipio) para cada grupo, utilizando el sistema de informacin que est soportado por la plataforma
tecnolgica ofrecida por el contratista en la propuesta, dichos resultados deben estar de acuerdo a las
especificaciones tcnicas contenidas en la gua metodolgica. As mismo deben contener: (i). Las bases de
datos finales del trabajo de campo, de acuerdo a lo estipulado en la gua metodolgica, (ii). Evidencias
documentales organizadas segn la estructura definida por el MEN en la gua metodolgica, (iii). Informe de
resultados cualitativos y cuantitativos del trabajo de campo y, (iv). Actas de socializacin y entrega de los
resultados del trabajo de campo en cada entidad territorial certificada.
13.3. TERCER PRODUCTO

Al finalizar la semana once (11) despus de haber firmado el acta de inicio, el contratista debe entregar un
1. Resultados de la finalizacin del operativo de campo en otras dos (2) entidades territoriales certificadas para
los grupos 1 y 2, y tres (3) entidades territoriales certificadas para los grupos 3 y 4, utilizando el sistema de
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informacin que est soportado por la plataforma tecnolgica ofrecida por el contratista en la propuesta,
dichos resultados deben estar de acuerdo a las especificaciones tcnicas contenidas en la gua
metodolgica. As mismo deben contener: (i). Las bases de datos finales del trabajo de campo, de acuerdo
a lo estipulado en la gua metodolgica, (ii). Evidencias documentales organizadas segn la estructura
definida por el MEN en la gua metodolgica, (iii). Informe de resultados cualitativos y cuantitativos del
trabajo de campo y, (iv). Actas de socializacin y entrega de los resultados del trabajo de campo en cada
entidad territorial certificada.
13.4. CUARTO PRODUCTO

Al finalizar la semana quince (15) despus de haber firmado el acta de inicio, el contratista debe entregar un
1. Resultados de la finalizacin del operativo de campo en otras dos (2) entidades territoriales certificadas para
el grupo 2 y tres (3) entidades territoriales certificadas para los grupos 1, 3 y 4, utilizando el sistema de
13.5. QUINTO PRODUCTO

Al finalizar la semana diecisiete (17) despus de haber firmado el acta de inicio, el contratista debe entregar un
1. Resultados de la finalizacin del operativo de campo en dos (2) entidades territoriales certificadas para el
grupo 2 y tres (3) entidades territoriales certificadas para los grupos 1, 3 y 4, utilizando el sistema de
2. Entregar por cada una de las entidades territoriales a su cargo un informe que contenga los resultados
definitivos del proceso auditor, previo cruce con el corte de matrcula definitivo y entregado a la firma
auditora, de acuerdo a los lineamientos impartidos en la Gua Metodolgica y en los formatos establecidos
por el Ministerio de Educacin Nacional. En el anexo [Audit_2015_AnexoDefinitivo_ETC] se detalla el
contenido de dicho informe.
As mismo deben contener: Con el acompaamiento de la Interventora, tener la certificacin de la entrega
de las actas y soportes del proceso auditor en campo a Gestin Documental del Ministerio de Educacin
Nacional con el nivel requerido en la norma de Archivo General de la Nacin, en medio fsico y digital
(escaneado-PDF), levantando un acta de recibido a satisfaccin por parte de la Coordinacin en Gestin
Documental y la Unidad de Atencin al Ciudadano del Ministerio de Educacin Nacional y dejando una
copia digital para consulta en la Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas del Ministerio de Educacin
Nacional.
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No realizar modificaciones a los formatos (frmulas, pies de pgina, nombres de columnas, entre otros).
Modificar el nombre de la entidad territorial, municipios, instituciones educativas, en los casos que se requiera.
Tener presente desde el inicio del proceso la diferenciacin entre la matricula oficial, contratada oficial y
contratada privada, para clasificarla de la misma forma en los respectivos anexos.
Todos los anexos deben contener: Nombre completo del profesional que diligenci el anexo por parte de la firma
auditora, sello o logo de la firma auditora con el visto bueno de la firma interventora. As mismo, se debe
especificar el nombre completo de la persona que realiz la interventora y el sello o logo de la firma
interventora.

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14. ETAPA DE ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO

Y RESULTADOS FINALES
14.1. ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO
Con la informacin recolectada, validada y procesada, la firma auditora realizar anlisis de los resultados
del trabajo de campo, realizar contrastes por cada una de las unidades de anlisis y anlisis estadsticos
descriptivos por unidad de anlisis. Con estos resultados generar conclusiones y recomendaciones por
cada una de las entidades territoriales.
Detalle por entidad territorial auditada
Para responder a este numeral la firma auditora entregar la informacin final y consolidada obtenida en la
ejecucin del contrato, manteniendo el esquema presentado en el anexo [Audit_2015_AnexoDefinitivo
_ETC].
Bases de datos relacionadas con la informacin resultante del proceso auditor
A continuacin se relacionan cada una de las bases de datos que la firma auditora entregar como
resultado final y despus de haber surtido las etapas de control de calidad implementadas, con las cuales
se garantiza la veracidad y calidad de la informacin.
Actualizacin de variables bsicas anexo 6-A
El proceso final es actualizar las variables bsicas del anexo 6A, para los estudiantes considerados en la
presente verificacin en campo, teniendo en cuenta las siguientes: (Departamento, municipio, nombre del
establecimiento educativo, cdigo DANE Institucin educativa, direccin de la institucin educativa, nombre
de la sede, DANE sede, consecutivo sede, tipo de documento, numero de documento, lugar de expedicin
documento (departamento), Lugar de expedicin documento (municipio), Genero, jornada, carcter,
especialidad, grado, grupo, metodologa y necesidades educativas especiales).
Las variables de verificacin del anexo 6A, quedarn de la siguiente forma: Presente (1), Ausente (2),
Nuevo (5), No vlido (6).
Las variables de verificacin del anexo 6A, en Hallazgos de matrcula quedarn as: Duplicado que no
existe (61), No vlido (62), No Vlido por contratacin privada (63).
Actualizacin de variables bsicas de estudiantes nuevos encontrados en campo
Se entiende por alumno nuevo el estudiante que no se encuentra identificado en la base de datos del
anexo 6A reportado por el MEN, para lo cual el auditor deber llevar cada uno de los campos del formato
establecido para tal fin. Las siguientes son variables a tener en cuenta en el desarrollo de la verificacin en
campo (Departamento, municipio, nombre del establecimiento educativo, DANE Institucin educativa,
direccin de la institucin educativa, nombre de la sede, DANE sede, consecutivo sede, tipo de documento,
numero de documento, lugar de expedicin documento (departamento), Lugar de expedicin documento
(municipio), Genero, jornada, carcter, especialidad, grado, grupo, metodologa y necesidades educativas
especiales.
Actualizacin y consolidacin de matrcula contratada
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Se tendr en cuenta el decreto 2355 de 2009 el cual establece las modalidades de contratacin del servicio
educativo, para esto la firma auditora solicitar copia de la documentacin de cada contrato suscrito y su
respectivo anexo 1 (Listado de estudiantes). La firma auditora deber verificar lo siguiente:
a) Que el estudiante que aparece en el contrato, efectivamente se encuentra matriculado y asiste a
un establecimiento educativo oficial.
b) Que el establecimiento educativo al que asiste el estudiante tiene marcada la opcin "S" en la
variable subsidiado.
Se entregar por parte de la firma auditora la relacin de cada una las entidades territoriales auditadas con
los respectivos datos faltantes y correcciones que sean del caso, de la siguiente forma:
1.
Relacin por ETC de los contratos: Contratista, Nmero de identificacin tributaria, Representante
Legal, Cupos contratados, Valor del contrato, Objeto del contrato, Fecha de suscripcin del contrato,
Modalidad contractual, Nombre Establecimiento Educativo, Cdigo DANE establecimiento educativo,
Entidad Territorial Certificada ETC, Municipio, Fuente de financiacin de la Prestacin del servicio
Educativo, Interventora, Nios atendidos.
2.
Listado por ETC de las sedes educativas asociadas a dichos contratos: Nmero de contrato,
Nombre de la sede, Cdigo DANE de la sede, Municipios que atiende, Estudiantes que atiende.
3.
Listado por ETC de los estudiantes de cada contrato: Cdigo_etc, Nombre_etc, Cdigo del
municipio, Nombre del municipio, Cdigo DANE de la sede, Nombre sede, Tipo documento estudiante,
Nmero documento estudiante, Nombre 1, Nombre 2, Apellido 1, Apellido 2, Fecha de nacimiento.
Actualizacin de variables bsicas del directorio nico de establecimientos del DUE
Se entregar un directorio actualizado de establecimientos educativos para las entidades territoriales
seleccionadas, con los respectivos datos faltantes y correcciones que sean del caso, validando la
siguiente informacin:
Variables actualizacin DUE
Cdigo DANE departamento, Cdigo DANE municipio, Cdigo DANE institucin educativa, DANE_IE,
Direccin, Telfono, E-mail, Nombre rector, Tipo identificacin rector, Nmero documento rector,
Calendario, Sector, Novedad.
Variable de verificacin para sedes educativas
El procedimiento a seguir es el mismo utilizado con las instituciones, las variables bsicas a validar son:
Cdigo DANE del departamento de la sede, Cdigo DANE del municipio de la sede, DANE institucin
educativa, DANE sede educativa, Nombre sede, Direccin, Telfono, Zona de la sede, Jornadas, Grados,
Novedad.
Entrega informacin fsica y digital
La firma auditora har entrega de las actas y soportes del proceso auditor en campo a Gestin
Documental, con el nivel requerido en la norma de Archivo General de la Nacin, en medio fsico y digital
(escaneado-PDF), levantando un acta de recibido a satisfaccin por parte de la Coordinacin en Gestin
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Documental y la Unidad de Atencin al Ciudadano y dejando una copia digital para consulta en la Oficina
Asesora de Planeacin y Finanzas del Ministerio de Educacin Nacional.
Entrega de bases de datos resultantes del comit final realizado entre las firmas auditoras y las
firmas de interventora
Componente matrcula
Base de datos con el resultado del proceso auditor para cada grupo.
Base de datos consolidada para obtener el total nacional.
Base de datos resultante del cruce generado entre la base del punto 2 y el consolidado
nacional que entregara el MEN con el corte definido en el comit de informacin.
Componente planta docente y administrativos
Base de datos con el resultado del proceso auditor para cada grupo.
Base de datos consolidada para obtener el total nacional.

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15. DEFINICIONES BSICAS

Institucin Educativa: De acuerdo con el Artculo 9 de la Ley 715 de 2001: es un conjunto de personas y
bienes promovidos por las autoridades pblicas o por particulares, cuya finalidad ser prestar un ao de
educacin preescolar y nueve grados de educacin bsica como mnimo, y la media.
Auditora-MEN: Auditora es el proceso de examinar la gestin de una entidad a fin de comprobar si se
ajusta a lo establecido por ley o costumbre (RAE). Para nuestro caso es el proceso de comparar la
informacin consignada por la institucin educativa en las bases de datos del Ministerio de Educacin
contra la que realmente existe en la Institucin Educativa. Consiste en encontrar evidencia en el registro
documental (Listado de notas o asistencia, Observador del alumno, Planillas de calificacin y Folios de
matrcula, actos administrativos e historial laboral) de la existencia de cada alumno, docente o Sede
educativa reportada en base de datos, mediante la comparacin de los datos de identificacin de la base y
la de los documentos.
Alumno verificado: Se refiere al alumno que es constatado en campo a travs del registro documental.
Alumno repetido (duplicado): Alumno que en la base de datos reportada por el municipio al Ministerio de
Educacin, se encuentra ms de una vez.
Planillas de calificacin: Debe tener como mnimo: Nombre de la Institucin, grado, periodo, rea o
asignatura y firma del docente. Planillas o formatos donde los docentes de cada rea registran las notas de
cada estudiante durante cada periodo acadmico.
Hoja de vida del estudiante (Historia escolar, carpeta del alumno): Debe reposar en la secretara
(acadmica) de la institucin educativa y contiene registro civil de nacimiento, certificados de estudio no
cursados en la institucin, fotocopia del documento de identificacin, entre otros.
Registro de notas (Libro de calificaciones): Libro debidamente empastado y foliado, con la respectiva
apertura y cierre en la que se consigan el nmero de folios utilizados y vacos, que contiene las
evaluaciones o calificaciones (valoracin definitiva y/o por perodo acadmico) consolidadas por grado nio
a nio.
Libro de matrcula: Libro que contiene los folios secuenciales nio a nio con la informacin del proceso
formal de matrcula del alumno, entre otros contiene informacin bsica como, Apellidos, Nombres,
Documento de identificacin, grado en que se matricula el estudiante, edad, Datos de los padres o
acudientes, Direccin, Telfono y firma de los padres, alumno y rector, e incluso foto del alumno.
Observador del alumno: Se utiliza para hacer un seguimiento Acadmico y Disciplinario permanente del
comportamiento acadmico y disciplinario del estudiante, y el acompaamiento de los padres de familia.
Hallazgo: Surge cuando luego del proceso de auditora se detecta alguna inconsistencia en la informacin
verificada, es decir se encuentra que el estudiante o docente reportado en la base de datos no pudo ser
justificado o encontrado en el registro documental que posee el colegio o la entidad territorial.
Evidencia documental: Es el documento soporte para justificar el hallazgo encontrado, en otras palabras,
es la fotocopia del documento en el cual debera estar registrado el estudiante que est en base de datos.
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16. PLANES DE CONTINGENCIA

Durante el proceso de auditora la firma contratada deber contemplar los riesgos descritos en los pliegos
de condiciones y, prever acciones y contingencias para los problemas que se describen a continuacin.
63
Tabla 18 Planes de Contingencia
PROBLEMAS ASOCIADOS
CONTIGENCIA
A LA FIRMA AUDITORA
1. Inconvenientes relacionados con

miembros del equipo de trabajo.
La firma deber contar con un equipo de trabajo

provisional para poder realizar remplazos en campo,
ajustes y refuerzos necesarios para el desarrollo del
los proceso de auditora.
El perfil y experiencia de este grupo de personas
deber ser igual o superior al presentado en el
proceso.
La firma auditora deber contar con los recursos

suficientes de comunicacin e informacin para el
equipo de trabajo: internet, telefona celular,
2. Inconvenientes relacionados con los
telefona fija, entre otros. En caso de fallas tcnicas
medios de comunicacin e informacin.
asociadas la firma deber alternar los mecanismos
de forma inmediata para no afectar el desarrollo del
proceso de auditora.
AL TRABAJO DE CAMPO
La firma deber prever que el archivo fsico en
algunas instituciones educativas no se encuentra
disponible para el da de la visita de auditora. De tal
forma en la programacin del trabajo de campo
3. Disponibilidad de informacin, ausencia de
deber acordar con las directivas de la institucin la
archivo fsico.
disponibilidad de la informacin. Una vez surtido
este paso, si an se contina con la ausencia de
archivo, la firma deber informar a la coordinacin
del proceso de auditora en el MEN.
Riesgo en recopilacin de la informacin
4. Calendario escolar, actividades curriculares En la programacin de las visitas, la firma deber
y extracurriculares de las instituciones prever el calendario escolar de las instituciones
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educativas.
educativas, teniendo en cuenta el desarrollo de

actividades curriculares y extracurriculares de los
estudiantes. En tal caso ajustar la organizacin
del trabajo de campo, sin afectar el desarrollo del
proceso de auditora.
5. Ausencia de recursos y materiales
La firma deber prever que algunas instituciones

educativas no cuentan con recursos de
fotocopiados e impresin. De tal manera la firma
deber asegura estos recursos desde la
organizacin del trabajo de campo.
En algunos casos la instituciones educativas no

cuentan con servicio contino de servicios pblicos
6. Problemas de infraestructura: servicios
como energa y agua. La firma deber indagar
pblicos
sobre este aspecto al momento de programa la
visita de campo.
La firmar deber elaborar el plan de visitas en
7. Problemas de acceso a terreno por campo de acuerdo a las condiciones de acceso y
ausencia de medios de transporte
transporte a la zona de auditora. Esto con el fin de
no causar retrasos en campo.
AL ORDEN PBLICO DE LA ZONA
En la organizacin del trabajo de campo la firma
deber prever las condiciones de seguridad y
violencia de las zonas de auditora. De acuerdo con
el anlisis la firma proceder a:
8. Orden pblico
a) Solicitar el acompaamiento de autoridades

durante las visitas de campo
b) En los casos donde no se pueda acceder
por condiciones de seguridad, los
documentos se trasladarn a las sedes
principales en la cabecera municipal para
llevar a cabo la auditora.
A LAS CONDICIONES AMBIENTALES
c) Ola invernal
En la organizacin del trabajo de campo la firma

deber prever cierres temporales o definitivos por
condiciones de ola invernal de las zonas de
auditora.

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De acuerdo con el anlisis la firma proceder a:

a) Reprogramar las visitas de campo
b) En los casos donde no se pueda acceder
por condiciones de seguridad, los
documentos se trasladarn a las sedes
principales en la cabecera municipal para
llevar a cabo la auditora.

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17. REGLAS PARA LA VALIDACIN Y COMPRENSIN DE LOS DATOS

A continuacin se describen las validaciones mnimas que debe tener en cuenta la firma auditora para
levantar, procesar y entregar la informacin al MEN. Se presenta lo relacionado con la informacin de
matrcula (Anexo 6A), con el Directorio nico de Establecimientos y se enuncian los requerimientos de
sedes educativas
Anexo 6A Matrcula alumno por alumno del sector oficial y contratos de prestacin del
servicio.
Para comenzar, se debe garantizar que cada establecimiento educativo relacionado en el anexo 6A est
reportado en el DUE establecimiento y debe existir correspondencia con una institucin oficial o en el caso
de privados con contratos de prestacin del servicio.
As mismo, cada sede oficial relacionada en el anexo 6A debe estar reportada en el anexo 1 archivo 3;
cada establecimiento educativo oficial o privado con subsidio que est relacionado en el anexo 1 archivo 1,
debe estar reportado en el anexo 6A.
a) Caractersticas bsicas de las variables del 6A
Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en
el documento Divisin Poltica de Colombia.
Cdigo DANE institucin educativa: se debe encontrar registrado en el anexo 1 archivo 1. Este
cdigo DANE debe tener doce (12) dgitos.
Cdigo DANE antiguo de la sede: debe encontrarse reportado en el anexo 1 archivo 3, todo cdigo
DANE antiguo de la sede reportado en el anexo 6A debe estar relacionado en el anexo 1 archivo 3.
Este cdigo debe contar con doce (12) dgitos.
Consecutivo de la sede: El consecutivo para las instituciones y sedes educativas corresponde al

cdigo DANE de la Institucin educativa seguido de dos dgitos de 01 en adelante dependiendo del
nmero de sedes que tenga cada institucin.
Tipo de documento: Se debern digitar los siguientes valores de acuerdo a lo establecido en el

diccionario de datos.
Nmero de documento: cuando el alumno no tenga nmero de documento (comprobado), se

deber asignar un nmero de identificacin en el cual, los primeros 5 dgitos correspondern al
cdigo DANE del departamento y del municipio donde nace el alumno y los dgitos restantes
correspondern a un consecutivo. Este campo es de vital importancia para los procesos de
verificacin de la calidad de la informacin establecidos en el Decreto 1526 de julio 24 de 2002 y la
Resolucin 166.

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Cdigo DANE del departamento donde se realiza la expedicin de documento: se debe digitar el
cdigo de dos dgitos del departamento (debe coincidir con las especificaciones establecidas por el
DANE) donde fue expedido el documento. La longitud del campo debe ser de dos posiciones.
Cdigo DANE del municipio donde se realiza la expedicin del documento: deber digitarse el
cdigo de tres dgitos del municipio (debe coincidir con las especificaciones establecidas por el
DANE) donde fue expedido el documento. La longitud del campo debe ser de tres posiciones.
Apellido 1: se deber digitar el primer apellido del estudiante, evitando caracteres distintos a los del
alfabeto y espacios en la variable.
Apellido 2: se deber digitar el segundo apellido del estudiante, evitando caracteres distintos a los
del alfabeto y espacios en la variable.
Nombre 1: se deber digitar el primer nombre del estudiante, evitando caracteres distintos a los del
Nombre 2: se deber digitar el primer nombre del estudiante, evitando caracteres distintos a los del
Fecha de nacimiento: Se debe digitar con el formato dd/mm/yyyy. Al momento de calcular la edad
se debe garantizar que no existan valores negativos ni edades por fuera de los rangos
establecidos para cada grado.
Departamento de nacimiento del alumno: Se debe digitar el cdigo DANE del departamento donde
naci el alumno. Este campo debe contar con dos posiciones.
Municipio de nacimiento del alumno: se debe digitar el cdigo DANE del municipio donde naci el
alumno. Este campo debe contar con tres posiciones.
Gnero: deber tener valor F: en el caso femenino y M: masculino. Debe ser una variable tipo texto
de longitud 1, no se aceptan espacios dentro de la variable.
Jornada: est variable tomar valores entre los nmeros del 1 al 5. Esta informacin debe coincidir
con la informacin reportada a nivel de jornadas en el directorio nico de establecimientos
educativos.
Metodologa: Se debern digitar los valores del 1 al 23 y 99. La variable metodologa se refiere a
aquel (las) ofrecidas por la Institucin o centro educativo (para ms detalle ver diccionario de
datos). Entre las metodologas ms importantes se encuentran las siguientes:
-
Educacin Tradicional que es la comn en la zona urbana y se refiere a la escuela graduada.
Escuela nueva: modelo / metodologa educativa para zonas de baja densidad de poblacin.
Permite atender la primaria completa en escuela multigrado, en la cual ofrecen los cinco
grados de la primaria con uno, dos y hasta tres docentes.
Post-Primaria: brinda a los nios, nias y jvenes de la zona rural un sistema de organizacin
escolar y pedaggica que ampla la educacin bsica de sexto a noveno grado. Es un proceso
activo, flexible y participativo, uno o dos maestros se encargan de cada grado
independientemente del rea.
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Telesecundaria: busca atender a la poblacin rural con bsica secundaria. Utiliza la televisin
con videos pregrabados como herramienta para el aprendizaje. A travs de secciones
desarrolla cinco estrategias que consolidan el aprendizaje.
Etnoeducacin: se entiende por educacin para grupos tnicos, la que se ofrece a grupos o
comunidades que integran la nacionalidad y que poseen una cultura, una lengua, unas
tradiciones y unos fueros propios y autctonos. Esta educacin debe estar ligada al ambiente,
al proceso productivo, al proceso social y cultural, con el debido respeto de sus creencias.
Programa de Aceleracin: Es conocido como aulas de aceleracin en donde alumnos con

edad superior a la adecuada para cada grado son reunidos y tratados con una metodologa
que les permite nivelarse en muy poco tiempo. Modelo educativo originado en Brasil y
adaptado en Colombia entre 1999 y el 2000 para atender a nios y nias que han desertado
del sistema educativo sin culminar la bsica primaria o que se encuentran con tres o ms aos
de extraedad en este ciclo educativo. A travs de metodologas pedaggicas activas,
personalizadas y que favorecen la autoestima, se busca que los estudiantes en un ao puedan
ampliar su potencial de aprendizaje, permanezcan en la escuela y se nivelen para continuar
exitosamente sus estudios de la educacin bsica completa.
Est basado en la concepcin del estudiante, su capacidad de aprendizaje y autoestima como

el centro de la educacin. En lo pedaggico, desarrolla competencias bsicas, afianza
capacidades para trabajar individualmente y en equipo, trabaja con proyectos pedaggicos,
enfatiza en la importancia de la lectura y realiza una evaluacin permanente de los avances de
los estudiantes.
Entorno Familiar: esta modalidad brinda atencin integral en cuidado, nutricin y educacin
inicial a nios y nias menores de 5 aos, prioritariamente aquellos pertenecientes a los
niveles I, II y III del SISBEN o en condicin de desplazamiento, ubicados en zonas rurales
dispersas o urbano marginales que por dificultades geogrficas o de otro tipo no acceden a
ningn servicio de Atencin Integral. Tambin atiende a los padres, madres o adultos
responsables a travs de un acompaamiento para fortalecer su rol educativo en el hogar. Es
por esto que el nio y la nia son el centro de atencin dentro de la familia. En los encuentros
se atienden adems madres gestantes y madres lactantes que no pertenecen a los programas
FAMI y materno infantil del ICBF
Entorno Comunitario: esta modalidad brinda atencin integral a los nios y nias menores de 5
aos atendidos actualmente por los Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB- del ICBF,
complementando los servicios de cuidado y nutricin con un componente educativo.
Entorno Institucional: esta modalidad va dirigida a nios y nias menores de 5 aos ubicados
en zonas urbanas, que no acceden a ningn servicio de atencin integral por falta de oferta.
En esta se ofrecern los componentes de cuidado, nutricin y educacin inicial durante 5 das
de la semana, en jornadas de 8 horas diarias.
Para la educacin de adultos que es aquella que se ofrece a personas mayores de 13 aos y
que cursan grados de bsica primaria o bsica secundaria los cuales no han finalizado,
teniendo una edad superior en ms de cuatro aos a la aceptada regularmente y cuya funcin
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
68
es permitir la validacin de stos. (Ley 115 de Educacin), existen las siguientes metodologas
en la zona rural y urbana con baja cobertura en educacin de adultos:
-
Servicio Educativo Rural (SER): programa de educacin formal, semipresencial, para jvenes
y adultos campesinos. Estructura el currculo con base en Ciclos Lectivos Especiales
Integrados, de un ao de duracin.
Programa de educacin continuada de la Caja de compensacin familiar CAFAM, es un

programa de educacin orientado a alfabetizar y brindar educacin bsica y media a los
adultos, con base en metodologas flexibles y ldicas presenta las temticas de formacin en
los CLEI 1 AL 6, exigidos por el decreto 3011 de 1997. Representa un cambio del paradigma
tradicional de la educacin de jvenes y adultos en Colombia; Este programa propone la
educacin como una estrategia para el desarrollo humano, el cual es la base para el desarrollo
social y econmico; Su metodologa se fundamenta en las caractersticas, intereses y
necesidades de las personas adultas; Es de carcter semipresencial. Sus currculos son
flexibles.
Sistema de Aprendizaje Tutorial (SAT): ofrece educacin formal en las veredas: cualquier
joven o adulto de remotas regiones campesinas puede tener acceso a una educacin
secundaria y media. Su organizacin y horarios son flexibles. Consta de tres ciclos: (CLEI 3, 4
y 5) Impulsor rural, prctico rural y bachiller en bienestar rural.
Virtualidad Asistida UCN: la propuesta pedaggica, tiene que ver con la formacin de
estudiante en edad extraescolar, de la Educacin de Adultos, como una alternativa para
acceder al sistema educativo. Su viabilidad se sustenta en un modelo pedaggico autnomo,
innovador, flexible, sin fronteras, donde existen espacio de aprendizaje y socializacin,
utilizando, en un momento determinado del proceso, las tecnologas de informacin y
comunicacin como herramientas de interaccin pedaggica y social; en donde el estudiante
desarrolla capacidades de autoaprendizaje, convirtindose en gestor de su propio
conocimiento con la orientacin de un facilitador. Ofrece los CLEI 1 al 6.
El programa 'A Crecer": Es un modelo del MEN. cumple con las especificaciones pedaggicas,
curriculares requeridas por el Ministerio de Educacin Nacional para ser implementado, toda
vez que, es elaborado a partir de las caractersticas, necesidades de formacin y condiciones
socio culturales de los habitantes de la zona. Esta formulada de acuerdo con los estndares de
competencias bsicas promulgados por el MEN y por integrar en la formacin de los
estudiantes los conocimientos y destrezas necesarias para mejores desempeos laborales,
sociales y ciudadanos. Ofrece los CLEI 1 y 2.
Nombre de la metodologa: Este caso solo se diligenciara en el momento de que la variable

metodologa tenga una valor de 99, en la cual se especificar el nombre del nuevo modelo
educativo.
Ciclos Lectivos Especiales Integrados: se debe registrar el cdigo del ciclo educativo en el cual
est registrado el adulto, estos se identifican como: ciclo 1, cdigo 21; ciclo 2, cdigo 22; ciclo 3,
cdigo 23; ciclo 4, cdigo 24, ciclo 5, cdigo 25 y ciclo 6, cdigo 26.
Subsidiado: Esta variable se deber diligenciar con dos valores N en el caso de que el alumno no
se encuentre beneficiado por un contrato de prestacin del servicio y S en caso contrario. La firma
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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auditora deber verificar esta informacin con los contratos o convenios que reposen en la
secretara de educacin respectiva.
No se debern asumir como subsidiados las ayudas que dan los gobiernos locales como becas,
tiles a los nios en instituciones educativas o centros educativos oficiales.
Tipo de discapacidad: Se debe digitar 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,99.
Tipo de discapacidad estandarizada: Esta variable se diligenciar en caso que tipo de

discapacidad sea 10 y asumir solamente dos valores 10 u 11.
Capacidad excepcional: Se debe digitar 1,2,3,4,9.
Capacidad excepcional estandarizada: Se debe digitar 1 en caso de que la variable capacidad

excepcional tenga un valor de 1; y 2 en el caso de que la variable capacidad excepcional tenga
valores entre 2 y 4; y 9 cuando capacidad excepcional tenga un valor de 9.
Grado: Debe diligenciarse con valores comprendidos entre (-2 a 18), (21 a 26) y 99.
Carcter: solo deben digitarse los siguientes valores 0, 1, 2.
Especialidad: solo se deben digitar los siguientes valores 05,06,08,09,10,16,07,00. Los

cuales aplicarn para los grados 10, 11, 12 y 13.
Si se seleccion carcter acadmico la especialidad solo puede ser acadmica "05". Si se

seleccion carcter 0 "No Aplica", la especialidad debe ser "00" no aplica. Si carcter es tcnico,
las especialidades deben ser diferentes a "05" y a "00".
-
Carcter acadmico: Especialidad Acadmica: Busca capacitar al estudiante para realizar

estudios intermedios, superiores o universitarios y/o desempear ms eficientemente una
determinada funcin en su comunidad. Integrada por las reas de ciencias naturales,
ciencias sociales, educacin artstica, tica, fsica, religiosa, humanidades, matemticas,
entre otras y adems comprende como mnimo doce grados.
Carcter tcnico:
Especialidad Agropecuaria: Integrada por las reas de Produccin Agropecuaria
(pecuaria y agrcola), Desarrollo Rural (organizaciones juveniles y administracin
rural) y Taller y Construcciones Rurales (taller, maquinaria y construcciones).
Especialidad Comercial: Integrada por las reas de secretariado (Mecanografa.
Taquigrafa, etc), contable (contabilidad) y legislacin (de tipo laboral, comercial y
poltica)
Especialidad Industrial: Integrada por las reas de Teora, Prctica y
Administracin Industrial.
Especialidad Pedaggica: Atender las reas propias de la Especialidad
normalista conformada por las reas de fundamentacin pedaggica
(vocacionales y tcnicas) y la de prctica docente. Busca capacitar al estudiante
para el ejercicio del magisterio en el nivel elemental.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
70
Especialidad Promocin Social: Busca capacitar personal que ejecute tareas

adecuadas tendientes a mejorar los servicios de la comunidad, a elevar el nivel de
vida del individuo y a desarrollar el espritu de cooperacin social, a fin de
estimular cambios en la mentalidad de los miembros componentes de la sociedad
y lograr su desarrollo integral. Se fundamenta en las reas de trabajo de ayuda y
servicio a la comunidad.
Grupo: Se debe ubicar al alumno de acuerdo al curso en el cual est asignado por grado. De esta
forma en esta variable indique el grupo en el cual se encuentra teniendo en cuenta la nomenclatura
utilizada por la institucin educativa.
Grupo estandarizado. Se realizar la recodificacin de la variable grupo reemplazado la

nomenclatura establecida por la institucin educativa con los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Educacin Nacional. En este caso se utilizaran valores numricos ejemplo. Cuando la
variable grupo aparezca con los valores 501 A o 6B el grupo aparecer recodificado con los
valores 1 y 2 respectivamente.
Repitente: debe ser S N.
b) DUE Establecimientos Educativos
Cdigo DANE Institucin Educativa: deber ser la llave primaria de este anexo y solo debe existir
un registro por cada institucin educativa. El cdigo DANE de la Institucin Educativa debe ser de
doce (12) posiciones.
Nombre de la Institucin educativa: este campo debe ser diligenciado con los nombres completos
de las Instituciones Educativas sin utilizar ningn tipo de abreviatura, dejando un espacio entre
cada palabra y sin permitir caracteres distintos a los del alfabeto o numricos. El nombre de la
institucin educativa o centro educativo el cual consta de prenombre y nombre. El prenombre hace
referencia a la denominacin comn que tiene el establecimiento educativo con el que aparece
registrado en la Secretara de Educacin, y se identificar como prefijo. Por ejemplo: Colegio,
Concentracin, Jardn Infantil, Liceo, etc. El nombre corresponde a la denominacin particular del
establecimiento, que para motivos de estndar tambin se conocer como sufijo. Ej: Mi Bella
Genio. Para esto maneje los siguientes estndares en el prenombre:
-
Tanto prenombre como nombre se escriben siempre en mayscula, sin usar tildes, sin
colocar puntos luego del prenombre y dejando un espacio entre palabras.
El criterio para adjudicar un prenombre consiste en que debe ser claro al momento de
leerlo de tal forma que cualquier persona entienda qu significa sin tener que recurrir a la
documentacin; sin embargo, en aquellos casos en los cuales no figure el prenombre en la
siguiente lista y que tampoco resulten de su combinacin deben ser enviados a la Oficina
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
71
Asesora de Planeacin del Ministerio de Educacin Nacional, de tal forma que slo all se
diga cul va a ser el prenombre a seguir. Los prenombres de identificacin ms usuales se
abrevian de acuerdo a la siguiente lista.
Prenombre
Abreviatura
prenombre
Acadmico/a
ACAD
Agrcola
AGRIC
Agropecuario/a
AGROP
Anexo/a
ANEXO
Bachillerato
BTO
Bsico/a
BAS
Bsica
BAS
Bilinge
BILING
Campestre
CAMP
Capacitacin
CAPAC
Centro
CENT
Centro
Distrital
Educativo
del
CED
Centro
Educativo
Distrital de Educacin CEDID
Diversificada
Centro
Educativo
Distrital de Educacin CEDIT
Tcnica
Colegio
COL
Comercial
CIAL
Comunitario
COMUNIT

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
72
Prenombre
Abreviatura
prenombre
Concentracin
CONC
Cooperativo
COOP
Corporacin
CORP
Cultural
CULT
Departamental
DPTAL
Distrital
DIST
Docente
DOC
Educativo/a
EDUC
Escolar
ESCOL
Escuela
ESC
Externado
EXTERN
Femenino
FEM
Filial
FILIAL
Fundacin
FUND
Gimnasio
GIMN
Granja
GRANJA
Guardera
GUARD
Hogar
HOG
Indgena
INDIG
del
73
Instituto Nacional de
INEM
Educacin Media
Infantil
INF

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Prenombre
Abreviatura
prenombre
Instituto / Institucin
INST
Institucin Educativa
INST EDUC
Integrado
INTEGD
Integral
INTEGL
Internado
INTERN
Interamericano
INTERAM
Jardn
JARD
Liceo
LIC
Masculino
MASC
Media
MEDIA
Militar
MILIT
Mixto
MIX
Municipal
MPAL
Nacional
NAL
Nacionalizado
NZADO
Nocturno
NOCT
Normal
NORMAL
Oficial
OFIC
Pedaggico
PEDAG
Preescolar
PREESC
del
74
Presbiteriano/Presbtero PBRO

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Prenombre
Abreviatura
prenombre
Promocin Social
PROM SOC
Psicopedaggico
PSICOPEDAG
Rural
RUR
Seminario
SEM
Tcnico
TEC
Tecnolgico
TECNOLG
Unidad
UNID
Urbano/a
URB
del
75
Ejemplos:
COL TEC AGROP LA HERRADURA
FUND INST TECNOLG DEL SUR
CORP EDUC NUESTRA SEORA DE LA VALVANERA
Si alguna de las palabras contenidas en la columna prenombre de la anterior lista no es prenombre sino
una caracterizacin propia del nombre de la institucin o centro educativo, esta palabra no se debe
abreviar porque se pierde el nombre.
Ejemplo: INST ACADEMIA CULTURAL
Algunas palabras que se pueden estandarizar del nombre son:
Prenombre
Abreviatura del prenombre
Nuestra
NSTRA
Nuevo
NVO
Nueva
NVA
Seora
SRA
Sagrado
SGDO
Parroquial
PARROQ

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Direccin de la Institucin Educativa o sede principal: hace referencia a la nomenclatura que

aparece en la placa de la entrada principal de la institucin educativa.
Direccin: direccin correspondiente a la entrada principal del plantel en la cual se encuentran las
reas administrativas. Se debe utilizar para el diligenciamiento las siguientes abreviaturas: Es
importante especificar Sur, Norte, Este y/o Este donde aplique. No escribir sufijos como por
ejemplo 1. a cambio de 1, para no confundirlo con 1A.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Nombre de la direccin Abreviatura

direccin
de
Apartado Areo
AA
Apartamento
APTO
Autopista
AUTOP
Avenida
AV
Avenida Calle
AV CLL
Barrio
BARRIO
Bis
BIS
Bloque
BLQ
Calle
CLL
Carrera
CR
Carretera
CARRET
Carretera Central
CARRET CTRAL
Casa
CASA
Casco Urbano
CASCO URBANO
Casero
CASER
Clula
CELULA
Central
CTRAL
Ciudad
CIUD
Ciudadela
CIUDELA
la

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Comunal
COMUNAL
Comunidad
COMUNID
Corregimiento
CORREG
Departamental
DEPTAL
Diagonal
DG
Entrada
ENTRADA
Esquina
ESQ
Estacin
ESTAC
Este
ESTE
Finca
FINCA
Hacienda
HDA
Indgena
INDIG
Inspeccin
INSP
Inspeccin de Polica
IDP
Interior
INT
Kilmetro
KM
Local
LOCAL
Lote
LOTE
Manzana
MZ
Municipal
MPAL

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
78
Norte
NTE
Nmero # No. Etc
NO
Occidente
OCC
Oeste
OESTE
Parcela
PARC
Plaza principal
PLAZA PPAL
Plazuela
PLAZ
Piso
PS
Puerto
PTO
Resguardo
RESG
Rural
RUR
Sector
SECT
Sur
SUR
Supermanzana
SUPERMZ
Transversal
TR
Troncal
TRONCAL
Urbanizacin
URB
Vereda
VDA
Va
VIA

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Telfono institucin educativa o sede principal: se debe registrar el nmero telefnico de la sede
principal. En caso de no tener, dejar el campo vaco o nulo.
Correo electrnico: Registrar la direccin del correo electrnico de la sede principal. En caso de no
tener, dejar el campo vaco o nulo.
Nombre rector: Registrar el nombre del rector de la institucin educativa. No se deben ingresar
caracteres distintos a los del alfabeto.
Tipo de documento del rector: Se debe registrar 1: en el caso de que sea cdula de ciudadana, 2:
cdula de extranjera y 3: en el caso de certificado de cabildo.
Nmero de documento del rector: se debe digitar el nmero de documento teniendo en cuenta los
lineamientos definidos por la Registradura Nacional del Estado Civil.
Calendario Escolar: se digitar 1 en el caso de Calendario A, 2 calendario B 3 si es fin de semana, de

acuerdo al calendario que posea la institucin educativa.
Sector: se deber digitar 1 en caso de que la institucin educativa o sede principal sea oficial para lo
cual la propiedad jurdica debe ser oficial, Educacin misional contratada u oficial rgimen especial y 2
en el caso de instituciones privadas las cuales tendrn propiedad jurdica Persona natural o sociedad,
Comunidad religiosa, Cooperativo, Comunidad, Fundacin, Caja de compensacin y Federaciones o
Corporaciones
Novedad institucin: slo pueden registrarse los cdigos 0, 1 y 2.

0 cuando el establecimiento educativo no presenta novedades (rinde informacin vigencia actual y
vigencia anterior); 1 cuando el establecimiento este cerrado (no rinde informacin de la matrcula
actual); 2 cuando sea una institucin nueva (no rinde informacin de la vigencia anterior) este caso
difiere del establecimiento nuevo encontrado por la firma auditora ya que este no debe aparecer
reportado en el Directorio nico de Establecimientos Educativos al momento de realizar la visita en
campo.
Carcter:
Se entender por establecimientos acadmicos: aquellos que busquen capacitar al estudiante para
realizar estudios intermedios, superiores o universitarios y/o desempear ms eficientemente una
determinada funcin en su comunidad. Integrada por las reas de ciencias naturales, ciencias sociales,
educacin artstica, tica, fsica, religiosa, humanidades, matemticas, entre otras y adems comprende
como mnimo doce grados.
Y establecimientos con carcter tcnico aquellos que ofrezcan:

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Especialidad Agropecuaria: Integrada por las reas de Produccin Agropecuaria (pecuaria y agrcola),
Desarrollo Rural (organizaciones juveniles y administracin rural) y Taller y Construcciones Rurales
(taller, maquinaria y construcciones)
Especialidad Comercial: Integrada por las reas de secretariado (Mecanografa. Taquigrafa, etc),
contable (contabilidad) y legislacin (de tipo laboral, comercial y poltica)
Especialidad Industrial: Integrada por las reas de Teora, Prctica y Administracin Industrial,
Especialidad Pedaggica: Atender las reas propias de la Especialidad normalista conformada por las
reas de fundamentacin pedaggica (vocacionales y tcnicas) y la de prctica docente. Busca
capacitar al estudiante para el ejercicio del magisterio en el nivel elemental
Especialidad Promocin Social: Busca capacitar personal que ejecute tareas adecuadas tendientes a
mejorar los servicios de la comunidad, a elevar el nivel de vida del individuo y a desarrollar el espritu de
cooperacin social, a fin de estimular cambios en la mentalidad de los miembros componentes de la
sociedad y lograr su desarrollo integral. Se fundamenta en las reas de trabajo de ayuda y servicio a la
comunidad.
c) DUE sedes informacin de sedes educativas
Llave primaria: Cdigo DANE Institucin Educativa ms Cdigo DANE antiguo de la sede.
Los cdigos DANE de la sede deben ser nicos, tanto en la Institucin como en el pas. Lo anterior ya
que cada sede corresponde a un establecimiento educativo el cual tiene asociado un cdigo DANE y
ste es nico en todo el pas. Este archivo debe relacionar todas las sedes involucradas en el proceso
de la reorganizacin del sector educativo, por lo cual se constituyen instituciones educativas mediante
la fusin y los centros educativos mediante la asociacin. Art . 9 Ley 715. Se deben generar tantos
registros como sedes posea la institucin educativa; para el caso de las asociaciones debe generarse
un registro por cada centro educativo.
Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra
en el documento Divisin Poltica de Colombia.
encuentra en el documento Divisin poltica de Colombia; el cdigo del municipio debe corresponder al
departamento antes relacionado.
Cdigo DANE institucin educativa: se debe encontrar registrada en el anexo 1 archivo 1. Se recuerda
que este cdigo DANE debe tener doce (12) posiciones.
Cdigo DANE antiguo de la sede: se debe registrar el cdigo DANE que posea la sede antes de la
fusin establecida por la Ley 715 de 2001, su inclusin en el reporte tiene como fin permitir el anlisis
de la serie histrica. En este caso no deben existir cdigos DANE mayores a 12 dgitos.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
81
Consecutivo de la sede: es un cdigo generado para identificar los establecimientos educativos

involucrados en las fusiones. Para lo cual se debe asignar el cdigo DANE de la Institucin educativa
seguido del nmero consecutivo de dos dgitos de cada una de las sedes que conforman la institucin
educativa. La sede principal o donde labora la parte administrativa codifquela como 01, la segunda 02,
etc. Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institucin, codificando la
nica sede como 01.
No pueden existir consecutivos de sedes mayores ni menores de 14 dgitos.
Nombre sede: se debe registrar el nombre de la sede con la nomenclatura designada por la secretara
de educacin. En el caso de las asociaciones escriba el nombre del centro educativo.
Direccin sede: registre la direccin de la sede.
Telfono de la sede: Registre el nmero de la sede, en caso de no tener, no registre informacin en

este campo.
Zona de la sede: ubique la referencia geogrfica a la cual corresponde la sede independientemente a la

que corresponde la institucin educativa. Esta variable solo puede tener dos valores 1 en el caso de
que se localice en la zona urbana y 2 si se ubica en la zona rural que se asimila como resto incluyendo
rural disperso.
Cruces de informacin con otras tablas
Cruce de informacin A1A1 DANE_IE VS. A1A3 DANE_IE
Validaciones DUE sede

VERIFICACIN DIVIPOLA CDIGOS DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO
Verificacin nmero de caracteres cdigo DANE IE
Verificacin nmero de caracteres cdigo DANE sede
Verificacin de dominios variable zona
Validacin dominios de la variable grado (el anlisis de informacin se tendrn dos niveles)
PRIMER NIVEL. Son los que se encuentran con un alto impacto y alta probabilidad de que las inconsistencias
sean evidentes y con mayor importancia, siendo las priorizadas para verificar.
SEGUNDO. No requieren acciones inmediatas, que corresponden a bajo impacto y baja probabilidad de
existencia de errores por corresponder a errores de forma en la presentacin de los datos
Validaciones 6A
VARIABLES ACTUALIZADAS EN CAMPO
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
82
Verificacin de registros duplicados
Verificacin DIVIPOLA Departamento y municipio
Verificacin variable DANE Establecimiento Educativo igual 12 caracteres
Verificacin variable DANE de la sede educativa igual a 12 caracteres
Verificacin variable consecutivo de la sede igual a 14 caracteres
Verificacin dominios variable tipo de documento
Validacin tipo y nmero de documento
Validacin Divipola departamento y municipio de expedicin del documento
Validacin nombres y apellidos no aceptar caracteres distintos a los del alfabeto
Validacin formato de la fecha DD/MM/AAAA

Validacin con Divipola departamento y municipio de nacimiento
Validacin de dominios en la variable genero
Validacin de dominios en la variable jornada
Validacin de dominios en la variable metodologa
Validacin de dominios variable subsidiado
Validacin de dominios en la variable grado
Validacin de dominios en la variable carcter
Validacin de dominios en la variable especialidad
Validacin de dominios en la variable tipo de discapacidad
Validacin de dominios en la variable capacidad excepcional
Validacin dominios variable repitente
Correlacin de variables 6A
Validacin variable carcter vs especialidad
Validacin variable grado vs carcter
Validacin variable grado vs edad
Cruces de informacin con otras tablas 6A con DUE
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
83
Cruce de establecimientos educativos vs matrcula A1A1.DANE_ie vs a1a6a.DANE_ie
2.11.2 Cruce de sedes educativas A1A3.DANE_IE Y A1A3.DANE_SEDE VS Anexo 6ADANE IE y

Anexo 6A.DANE_SEDE
Lineamientos para revisin y hallazgos de posibles alumnos repetidos 6A
Numero de documento de Identidad, Primer Apellido y Primer Nombre

Primer apellido, primer nombre y fecha de Nacimiento
Primer apellido, Segundo Apellido, Nombre 1, Nombre 2
Validaciones A1A16
Variables de control de auditorias
Validacin variable de verificacin
Validacin variable de modificacin VS. variables modificadas
Verificacin de dominios variable novedad
No deben existir valores nulos en la variable discapacidad. grupo estandarizado y capacidades

excepcionales
Correlacin de variables
Nuevas variables digitadas deben ser distintas a las variables reportadas por los entes territoriales.
Cruce de informacin A1A1 entregado por el MEN VS A1A1 entregado por firmas auditoras
Validar variable de verificacin
Validar variable de modificacin vs. Variables modificadas
Verificacin DIVIPOLA cdigos departamento y municipio
Nuevas variables digitadas deben ser distintas a las variables reportadas por los entes territoriales
A partir de este numeral el anlisis se realiza con base en los resultados del operativo de campo

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
84
Cruce de informacin A1A3 DANE sede VS Anexo 6 A DANE sede
Dominios de la variable de verificacin
Variable modificacin vs variables modificadas
Verificacin dominios variable hallazgo
Verificacin ID repetido apariciones igual a 1
Validaciones 6 A
Validacin de dominios en la variable nuevo tipo de discapacidad estandarizada
Validacin de dominios en la variable de capacidad excepcional estandarizada
Correlacin de variables
Validacin variable verificacin vs variable hallazgos de matrcula
Validacin variable verificacin =6 y variable hallazgos de matrcula = 61 id repetido diferente de vaco
Validacin variable grado vs metodologa reportada cuando variable de verificacin = 5
Validacin variable tipo de discapacidad vs tipo de discapacidad estandarizada
Validacin variable tipo capacidad excepcional vs capacidad excepcional estandarizada
Validacin alumnos nuevos sin nombres y apellidos
Validacin alumnos nuevos sin variables mnimas
Cruce de establecimientos educativos vs matrcula DUE establecimiento.DANE_ie vs 6A.DANE_ie para

alumnos nuevos
Cruce de informacin alumnos nuevos vs antiguos
Duplicados dentro del grupo de alumnos nuevos

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
85

4guia Metodológica Auditoria de Matricula 2015 MEN

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GUA METODOLGICA PROCESO DE AUDITORA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y FINANZAS

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

CONTEXTO NORMATIVO .................................................................................................................... 7

OBJETO GENERAL DE LA AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 9

ETAPA INICIAL ................................................................................................................................... 10

OBJETIVOS AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 ......... 9

DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN. ........................................................ 11

ADMINISTRAR LA CALIDAD ................................................................................................. 12

ANLISIS DE LA INFORMACIN ENTREGADA POR EL MEN ........................................... 13

CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BSICAS ........................................... 16

Evidencias documentales ............................................................................................................................ 18

17. 5.5.2. NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES ............................................................ 19

DE VARIABLES BSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS

19. 5.5.4. VERIFICACIN Y CONSOLIDACIN DE MATRCULA CONTRATADA .................... 20

DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS ............................................................... 22

21. 5.5.6. HALLAZGOS DE AUDITORA ..................................................................................... 26

ESTABLECIMIENTOS DUE ............................................................................................. 26

recomendada) que contiene la informacin bsica de rastreo; posicin, velocidad, direccin

EQUIPO DE TRABAJO SUGERIDO ................................................................................................... 29

COMIT DE INFORMACIN ................................................................................................. 33

GESTIN DOCUMENTAL, ESCANEO DE DOCUMENTOS ................................................. 34

CAPACITACIN A LAS FIRMAS ........................................................................................... 36

CAPACITACIN DE LOS GRUPOS DE AUDITORA POR PARTE DE LA FIRMA............... 36

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ...................................................................................... 37

DESARROLLO DE LOS INSTRUMENTOS DE VERIFICACIN ........................................................ 38

VISITAS EN CAMPO .......................................................................................................................... 42

VISITAS SECRETARA DE EDUCACIN ............................................................................. 42

TRABAJO DE CAMPO EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Y SEDES ............... 48

10. VALIDACIN Y CONSOLIDACIN DE BASE DE DATOS DE MATRICULA OFICIAL Y

PRIMER PRODUCTO ............................................................................................................ 56

SEGUNDO PRODUCTO ........................................................................................................ 56

TERCER PRODUCTO ........................................................................................................... 56

CUARTO PRODUCTO ........................................................................................................... 57

QUINTO PRODUCTO ............................................................................................................ 57

14. ETAPA DE ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO Y

ANLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO ............................ 59

15. DEFINICIONES BSICAS .................................................................................................................. 62

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3. OBJETO GENERAL DE LA AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE

Propiciar en las entidades territoriales la gestin que conlleve el mejoramiento de la calidad de la

Verificar en campo la informacin de matrcula oficial, directa, contratada, planta docente y

Analizar y consolidar la informacin obtenida en el operativo de campo.

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

FUC: Formato nico de estadsticas de contratacin del servicio educativo FUC

Causales de No realizacin de auditora.

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Modelo de arquitectura de informacin

Diccionario de Datos y Reglas de validacin de Datos

Esquema de clasificacin de datos

5.2. ADMINISTRAR LA CALIDAD

Sistema de Administracin de Calidad

Estndares y prcticas de calidad

Medicin, Monitoreo y Revisin de la calidad

Marco de trabajo de administracin de riesgos

Establecimiento del Contexto del Riesgo

Evaluacin de riesgos del proceso de auditorias

Mantenimiento y monitoreo de un plan de accin de riesgos.

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Descripcin y comprensin gua