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SOMMARIO
1. IL CONCETTO DI ARCHIVISTICA
2. IL CONCETTO DI ARCHIVIO
3. IL CONCETTO DI DOCUMENTO
4. LA STORIA DELLARCHIVISTICA
5. IL VINCOLO ARCHIVISTICO
6. LA SITUAZIONE DEGLI ARCHIVI ITALIANI NEL XIX SECOLO
7. LORGANIZZAZIONE ARCHIVISTICA NAZIONALE ITALIANA
8. GLI ARCHIVI E I SINGOLI DOCUMENTI CONSERVATI NEGLI
ARCHIVI DI STATO
9. GLI ARCHIVI NON STATALI
10. LE TRE FASI DI VITA DELLARCHIVIO
11. LARCHIVIO CORRENTE E IL PROTOCOLLO
12. LARCHIVIO DI DEPOSITO
13. LARCHIVIO STORICO
14. I MEZZI DI CORREDO ARCHIVISTICI
15. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: GLI ELENCHI
16. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: LE GUIDE
17. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: LINVENTARIO
18. GLI STANDARD INTERNAZIONALI DI DESCRIZIONE: ISAD (G)
19. GLI STANDARD INTERNAZIONALI DI DESCRIZIONE: ISAAR (CPF)
CORSO DI ARCHIVISTICA
Prof.ssa Cecilia Tasca
Tutor: Dott.ssa Eleonora Todde
a.a. 2013-2014
IL CONCETTO DI ARCHIVISTICA
Disciplina che si occupa della individuazione e della definizione della natura degli
archivi, delle procedure di formazione, di organizzazione e di conservazione della
documentazione prodotta dai vari soggetti produttori; inoltre si occupa della
realizzazione dei mezzi di corredo e degli strumenti di ricerca utili per la fruizione del
patrimonio documentario. Quindi oggetto della materia sono i complessi documentari
formati da testimonianze, prevalentemente scritte, originariamente connesse fra loro e
prodotte spontaneamente durante lespletamento di una attivit amministrativa.
La disciplina viene generalmente suddivisa in:
- teorica (o archivologia) che affronta le tematiche di base, quali il concetto di
documento, le diverse tipologie documentarie, i caratteri costitutivi di un archivio, le
fasi di esistenza e le funzioni principali;
- tecnica (o archiveconomia) studia gli strumenti, i mezzi, i sistemi di conservazione e
di tutela del materiale documentario;
- archivografia affronta il tema dellinventariazione e produce i mezzi di corredo
(inventari, repertori e indici);
- archiveuristica si occupa dei procedimenti da adottare nella fase di ricerca;
- legislazione archivistica che analizza le leggi e gli enti preposti alla conservazione e
alla tutela.
Sin dallepoca romana gli studiosi hanno cercato di identificare e classificare la
disciplina archivistica.
Le discussioni teoriche e metodologiche, a partire dal Cinquecento, si basano
principalmente sullindividuazione degli elementi distintivi dellarchivio, con
particolare attenzione alle divergenze tra gli archivi in formazione (aventi quindi delle
necessit pratiche e amministrative) e gli archivi ormai gi formati (utili ai fini della
ricerca).
Tra Seicento e Settecento la disciplina viene identificata come scienza ausiliaria della
storia, assieme alla paleografia, che studia le antiche scritture, e alla diplomatica che
invece si occupa delle forme dei documenti. Il Settecento lepoca dellEncyclopdie
e della concezione ordinatoria del sapere, quindi anche nella gestione della
documentazione viene introdotto linventariazione per materia. Poich la ricerca
archivistica segue le amministrazioni e la documentazione prodotta durante la loro
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IL CONCETTO DI ARCHIVIO
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consultabilit
metodi di riordinamento che mettono in crisi il criterio della pertinenza a
favore di quello della provenienza questi cambiamenti interessarono in
prevalenza la documentazione riconosciuta storica.
Alla fine del secolo un sostanziale contributo alla disciplina viene dagli archivisti
olandesi, che mutarono radicalmente la dottrina tedesca allora preminente.
Larchivio lintero complesso degli scritti, disegni e stampe, ricevuti o redatti in
qualit di ufficiale da qualunque autorit o amministrazione, purch conformemente
alla loro funzione, rimanessero presso la stessa autorit o amministrazione.
Analizzando la definizione si arriva a questi cambiamenti:
- la natura dellarchivio individuabile negli atti in via ufficiale redatti o
ricevuti da un ufficio o da un suo funzionario;
- non ci sono limitazioni formali del contenuto;
- per laspetto organizzativo la definizione si adatta solamente alle registrature
costituite secondo il principio della provenienza;
- non si fa menzione di alcuna determinazione del fine.
In questo modo il metodo storico, portato avanti dai teorici italiani, trova un riscontro
nellopera degli archivisti olandesi.
La svolta decisiva nel corso del Novecento viene dagli studi di Giorgio Cencetti e la
sua definizione di vincolo archivistico e dalla pubblicazione del manuale di
Brenneke.
Cencetti definisce larchivio come il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente
o individuo per il conseguimento dei propri fini o per lesercizio delle proprie
funzioni. Ritorna quindi il concetto di complesso, definisce il vincolo necessario
(cio che le carte siano prodotte o ricevute dal medesimo soggetto) e determina la
finalit, non in funzione conservativa, ma in correlazione al momento formativo
dellarchivio.
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IL CONCETTO DI DOCUMENTO
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Riepilogando
Cosa un archivio?
- Nel linguaggio archivistico larchivio individuabile in ogni complesso di
scritture, realizzate dai singoli soggetti produttori, a seguito e come diretta
conseguenza della sua attivit. Il materiale prodotto si differenzia per la
necessaria presenza di uno specifico vincolo naturale che contribuisce a creare un
collegamento organico tra tutti i suoi elementi.
- Oltre a questa definizione prettamente tecnica e specialistica della materia, esiste
una definizione di archivio attinente a discipline affini. In questo linguaggio
larchivio viene individuato come linsieme di documenti che sono stati riuniti
occasionalmente o per finalit prestabilite, nella quale il vincolo, se presente,
non ha un carattere naturale/originario ma direttamente collegato alla volont
del soggetto. Se prendessimo come punto di riferimento la nozione di archivio
elaborata dal linguaggio archivistico, noteremo che questa accezione manca del
carattere fondante per la nascita di un archivio, ossia il legame che lega le carte
originariamente, poich appunto questo viene creato successivamente e per
volont del soggetto.
- Nel linguaggio informatico il termine archivio corrisponde un insieme di dati che
sono raccolti in contenitori virtuali: principalmente sono utilizzati in
predeterminate esigenze. Nellambito dellarchivio tecnologico si distinguono
due diverse tipologie:
Nelluso corrente archivio viene anche utilizzato per indicare il luogo, ledificio
dove si conserva la documentazione. Questa accezione si rif alla concezione
romana, alla definizione giustiniana dellarchivio quale locus in quo acta
publica asservantur e al principio della sacralit, della giuridicit, della fides e
del carattere pubblico della documentazione. Inoltre questa concezione si lega
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perfettamente allo jus archivi, ossia lautorit sovrana o chi ne avesse ricevuto
linvestitura.
Larchivio viene anche identificato con listituzione che ha prodotto la
documentazione o con listituzione che ha il compito di conservazione del
materiale. In questo modo larchivio ha un legame diretto con chi lo ha prodotto.
Non esistono solamente archivi in cui la corrispondenza reciproca tra istituzione
produttrice e archivio cos immediata: esistono archivi provenienti da vari
soggetti produttori e per questo vengono chiamati archivi aggregati. Solitamente
gli archivi aggregati hanno la caratteristica di essere morti, in quanto il soggetto
produttore che gli ha posti in essere ha cessato la propria attivit, non quindi pi
attivo.
Larchivio viene anche riconosciuto come bene culturale. Il primo
riconoscimento nella normativa internazionale la troviamo nella convenzione
dellAja del 14 maggio 1954 che in Italia viene confermata con la legge del 7
febbraio 1958. Questa prima normativa viene introdotta per la salvaguardia dei
beni culturali successivamente a conflitti bellici, secondo il principio che
stabilisce che lattacco verso un bene culturale di qualunque popolo sia
comunque una violenza al patrimonio dellintera comunit internazionale. In
Italia si formano diverse commissioni con il compito di definire il bene
culturale, fino alla costituzione nel 1974 del Ministero per i Beni culturali e
ambientali. In un primo momento gli archivi, che dallepoca della Commissione
Cibrario erano sotto le direttive del Ministero dellInterno ed erano separati dai
beni artistici, archeologici, librari, non erano stati presi in considerazione. A
seguito di una presa di posizione della maggior parte degli archivisti degli
Archivi di Stato, lanno seguente, vennero riconosciuti appunto come bene
culturale.
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LA STORIA DELLARCHIVISTICA
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In questo periodo gli archivi erano utilizzati non solo per funzioni pratiche e
giuridiche, ma venivano utilizzati anche dagli storici come ad esempio Tacito,
Svetonio. accertato anche che non esisteva ancora una differenziazione tra la
gestione dei documenti presso gli uffici e la conservazione degli atti antichi. Oltre
agli archivi pubblici si affiancavano anche quelli familiari. Gli atti privati erano
redatti dai tabelliones e per godere di pubblica fede dovevano essere depositati presso
gli uffici, attraverso una procedura chiamata insinuatio.
Inoltre esisteva larchivio della Chiesa romana e dal II secolo anche archivi delle
chiese locali.
Per quanto riguarda il modo in cui veniva identificato troviamo due termini:
1. Tabularium che deriva da tabula, ossia il documento scritto su tavolette di
legno, e poi documento in genere
2. Archivum a partire dal II secolo, rimanendo inalterato per tutto il periodo
medievale e moderno indicava anche il luogo di conservazione dei documenti.
Nel Medioevo ci si occupa principalmente proprio della pubblica fede dei documenti
conservati negli archivi: si parte dalla definizione giustiniana dellarchivio quale
locus in quo acta publica asservantur con laggiunta di ut fidem faciant.
Si sviluppa quel concetto in cui larchivio solamente quello costituito da chi gode
dello jus archivi questo concetto strettamente legato alla sovranit, poich lo jus
archivi spettava solo allimperatore e al pontefice, e a chi aveva ricevuto da essi la
facolt. Da questo principio nasce la pubblica fede per gli atti redatti dai notai e la
costituzione degli archivi comunali.
Il Comune nasce come organismo di fatto e la documentazione gode di pubblica fede
solo perch redatta da una persona dotata di pubblica fede, ossia il notaio che tale
per volont dellimperatore o del papa.
Nel XIII secolo questo poter viene esteso ai re che allinterno dei propri territori
godevano di un potere uguale a quello degli imperatori, e poi ai Comuni liberi.
Durante levoluzione dellistituto comunale anche larchivio subisce un graduale
mutamento fino a quando si arriva alla costituzione di un archivio in ciascun
Comune.
I documenti venivano custoditi in una cassa o in un armadio chiuso, talvolta con pi
chiavi affidate a magistrati diversi. Per quanto riguarda la conservazione, i documenti
erano ordinati, suddivisi in caselle allinterno degli armadi o in sacchi, corredati da
elenchi-inventari da redigere annualmente.
Il fine della conservazione ancora essenzialmente giuridico.
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Ancora nellet moderna il concetto di archivio rimane legato allo jus archivi, alla
sovranit e alle maggiori autorit religiose quali arcivescovi, vescovi ma anche
monasteri, conventi e chiese. I comuni italiani decretano la libera consultabilit degli
atti da parte dei cittadini, le signorie e le monarchie invece ne stabiliscono la
segretezza: ad esempio lArchivio di Cagliari viene dichiarato segreto con un
provvedimento del 13 maggio 1334. Inizia quella blanda consultazione a fini culturali
da parte di chi custodiva larchivio e da studiosi.
Alla met del 500 un mutamento nella metodologia storica ad opera di Francesco
Patrizi da Cherso che afferma la centralit del documento nella ricerca, pone sotto una
nuova luce larchivio, dotandogli appunto di un valore scientifico che fino ad allora
risultava trascurato o comunque marginale rispetto alla valenza giuridica.
Il 600 il secolo in cui vengono pubblicati i primi scritti dedicati esclusivamente al
mondo degli archivi: ricordiamo quello di Baldassarre Bonifacio e di Nicol
Giussani, e una storia degli archivi in epoca romana di Albertino Barisone. In
entrambi gli scritti viene affermata la doppia valenza giuridica e culturale degli
archivi.
Il pi famoso archivista italiano di epoca moderna Ludovico Antonio Muratori che
fu per 50 anni archivista del duca di Modena. Non port nessun contributo teorico
alla disciplina, ma si occup principalmente della tecnologia archivistica: si occup
della qualit della carta e dellinchiostro.
Il XVIII secolo caratterizzato da una serie di riforme che vedono nascere il principio
di separazione della gestione dei documenti presso gli uffici produttori
dallordinamento in senso stretto degli archivi. Si diffondono due criteri di
ordinamento che stravolsero completamente i fondi e le serie originarie:
1. lordinamento per materia sostenuto da Le Moine
2. lordinamento cronologico sostenuto da Chevrires.
In Italia prevalse
lordinamento
per materia.
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delle grandi masse documentarie non solo non si era pi in grado di riconoscere le
carte prodotte da un ufficio piuttosto che da un altro, ma vennero suddivise per
argomento al di l della provenienza.
Lordinamento per materia per chi non ha nessuna conoscenza archivistica il pi
semplice, inoltre riprende la mentalit razionalistica e classificatoria del Settecento
(enciclopedismo). Inoltre si pensava che lordinamento per materia facilitasse le
ricerche, sia per scopi amministrativi che per scopi di studio, comparando il fondo
documentario al libro e alle biblioteche. Lapplicazione di questo metodo di
ordinamento trova la sua applicazione ben oltre lUnit dItalia.
Nel XIX secolo si contrappone un nuovo metodo di ordinamento, completamente in
antitesi con il precedente: ossia secondo il principio di provenienza o metodo
storico. Questo metodo presenta pi livelli:
- il primo prevede che fondi diversi non devono essere frammisti fra loro;
- il secondo prevede la ricostituzione dellordine originario. Non solo non bisogna
unire fra loro documenti prodotti da uffici differenti, ma bisogna mantenere lordine
dato allatto della produzione dallufficio, o cercare di ricreare quellordine qualora
sia stato modificato. questa concezione ad opera di Francesco Bonaini,
allistituzione dellArchivio di Stato di Firenze e della Soprintendenza degli Archivi
del granducato di Toscana.
Il principio storico quindi si basa su questi aspetti fondamentali:
- principio di provenienza;
- unit e inscindibilit dei fondi;
- unico orientamento per la storia degli Istituti.
Gli archivi si aprono ulteriormente alla consultazione, moltiplicando di fatto gli studi
e le ricerche di carattere scientifico.
Successivamente allUnit si dibatte sulla natura degli archivi: sulla possibilit di
distinguere le carte recenti utili per fini amministrativi da quelle pi antiche utili per
fini storici. Da qui nasce anche la contesa tra lattribuzione degli Archivi di Stato alle
dipendenze del Ministero dellInterno o di quello della Pubblica Istruzione.
Nel 1870 viene istituita una Commissione dai ministri dellInterno e dellIstruzione,
nota come Commissione Cibrario. Diede delle direttive in merito agli ordinamenti,
alla natura degli archivi e alla loro dipendenza sotto un unico Ministero, quello
dellInterno.
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D. TAMBLE', La teoria archivistica italiana contemporanea. Profilo storicocritico (1950-1990), Nuova Italia Scientifica, Roma 1993
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IL VINCOLO ARCHIVISTICO
Il vincolo crea un sistema di relazioni tra tutte le unit archivistiche che costituiscono
la sedimentazione documentaria dellattivit dellente che genera larchivio. Il
vincolo deve essere naturale ossia originario, spontaneo e determinato non pu
non esserci. tipico dellarchivio e non si trova in altri beni culturali (quando
presente il vincolo sempre volontario).
-
Originario tutte le carte sono generate dal medesimo ente, quindi hanno
una origine archivistica comune. Il vincolo nasce quando il singolo
documento entra in relazione con lente generatore.
Spontaneo non si istituisce per volont dellente generatore, ma come
risultato naturale della sedimentazione documentaria che si forma nel corso
dellattivit dellente.
Determinato generato dallamministrazione nellesercizio delle sue
funzioni ed perci determinato dalla natura e dalle competenze dellente
generatore e dalle modalit utilizzate per attuarle.
vincolo istituzionale interno, che si sviluppa nel rapporto tra entit produttrice
e le altre realt sociali che si pongono in collegamento con essa: questo
vincolo altrettanto importante in fase di riordinamento perch permette la
valutazione di un contesto istituzionale complesso;
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Periodo preunitario
Alla fine del Settecento dalla concezione di archivio come memoria auto
documentazione, ossia a disposizione di chi lha prodotto (produzione-conservazioneuso) si arriva ad una rottura dei tre momenti di vita. La documentazione non viene pi
considerata come memoria per lesercizio delle pratiche politico-amministrative, ma
fonte per chi, estraneo al processo di produzione, poteva avere interesse ad utilizzarla
e conoscerla.
Si afferma luso pubblico degli archivi, contrapposto alla precedente segretezza.
In questo periodo iniziano le formazioni di Archivi generali, necessari per la
conservazione celle carte delle antiche magistrature. Tappe principali:
-
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archivi statali sotto un unico ministero, appunto quello dellInterno, per poter
garantire il pieno controllo da parte dello Stato sia degli istituti che si occupavano di
studi storici (come le Deputazioni di Storia patria) sia quelli che conservavano il
materiale documentario.
Viene inoltre creato un organo tecnico-culturale, il Consiglio superiore per gli
Archivi, con competenza di esprimere pareri su problemi legislativi, tecnicoscientifici e amministrativi.
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1861
1870
1871
1874
1874
1875
1887
1892
1926
1928
1930
1932
1939
1953
1963
15 archivi di Stato
Commissione Cibrario
Archivio di Stato di Roma
Archivio di Stato di Bologna
Consiglio Superiore degli Archivi
Istituzione di 10 Sovrintendenze archivistiche (organi di
decentramento amministrativo)
Archivi sotto il Ministero dellInterno
Archivio di Stato di Massa
Archivio di Stato di Reggio Emilia
Soppressione delle Sovrintendenze archivistiche
Archivio di Stato di Trento e Trieste
Archivio di Stato di Zara
Archivio si Stato di Bolzano
Archivi Provinciali Statali
Legge che stabilisce listituzione di un Archivio di Stato in ogni
capoluogo di provincia: 23 Archivi di Stato + 19 Archivi Provinciali
Statali
Nuova istituzione delle Sovrintendenze archivistiche (organi di
decentramento amministrativo ma senza funzioni di controllo e
coordinamento sullattivit svolta dagli Archivi di Stato; si occupano
di documentazione appartenente a enti territoriali, non territoriali e a
privati)
Archivio Centrale dello Stato
Le Sovrintendenze archivistiche diventano 18 e la loro circoscrizione
ricalca quella delle attuali regioni
passano sotto
lamministrazione statale 19
istituti: Agrigento, Bari,
Caltanisetta, Campobasso,
Catania, Catanzaro, Chieti,
Cosenza, Foggia, LAquila,
Lecce, Messina, Potenza,
Reggio Calabria, Salerno,
Siracusa, Teramo, Trapani.
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previsto che la Santa Sede e lo Stato italiano possano concludere degli accordi
per migliorare la conservazione e la consultazione degli archivi che
appartengono alla Chiesa. Con lintesa conosciuta come intesa MelandriRuini del 2000 si giunti allaccordo in cui si stabilisce che lo Stato,
attraverso le Soprintendenze archivistiche, collabori con le organizzazioni
ecclesiastiche per la tutela e la valorizzazione del loro patrimonio
documentario.
Per gli approfondimenti sulle vicende che dalla formazione dello stato unitario hanno
portato alla vigente organizzazione archivistica:
- A. DADDARIO, Lorganizzazione archivistica italiana, Roma 1960;
- E. LODOLINI, Organizzazione e legislazione archivistica italiana dallunit
dItalia alla costituzione del ministero per i beni culturali e ambientali,
Bologna 1980
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Archivio centrale
dello Stato
Archivio di Stato + 36 sezioni di
Archivio di Stato in citt non
capoluogo di provincia (dipendono
gerarchicamente dallArchivio di
Stato competente per territorio) che
conservano fondi di particolare
pregio
Soprintendenze
archivistiche
Archivi delle
Regioni
Archivi privati
(famiglie,
associazioni,
sindacati, partiti
politici, imprese)
Archivi delle
Province
Archivi dei Comuni
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- Soprintendenze archivistiche
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Archivi di Stato conservano gli archivi degli Stati preunitari, gli archivi degli
organi centrali e periferici italiani, gli archivi notarili e tutti gli altri archivi e singoli
documenti che lo stato abbia in propriet o in deposito per disposizione di legge o per
altro titolo.
La Guida generale degli Archivi di Stato italiani articolata in cinque volumi: quattro
sono dedicati allArchivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato posti in ordine
alfabetico (di seguito troviamo anche le Sezioni di Archivio di Stato), lultimo
volume a repertori delle magistrature periferiche degli Stati preunitari e dello Stato
italiano e agli indici.
Struttura dellArchivio centrale dello Stato:
- serie originali delle leggi e dei decreti e originale della Costituzione italiana;
- inchieste parlamentari, pareri e decisioni del Consiglio di Stato;
- atti di governo e decreti registrati dalla Corte dei Conti;
- Real casa;
- le memorie difensive dei senatori colpiti da epurazione:
- il complesso dei ministeri collocati in ordine alfabetico;
- archivi della segreteria particolare di Mussolini e quelli del partito nazionale
fascista;
- archivi della Corte suprema di cassazione e dei tribunali militari;
- archivi eterogenei relativi alla seconda guerra mondiale;
- archivi di enti pubblici (tra cui lOpera nazionale per gli invalidi di guerra e
lIstituto per la ricostruzione industriale);
- archivi privati di personalit politiche;
- microfilm di archivi italiani e di archivi stranieri, acquistati a Londra e a
Washington.
Voci per gli Archivi di Stato articolate in tre parti:
1. gli archivi degli archivi degli organi e uffici statali preunitari distinti in archivi
degli antichi regimi, archivi del periodo napoleonico (manca per la Sicilia e la
Sardegna), archivi della Restaurazione;
2. archivi degli uffici periferici italiani;
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3. gli archivi non statali che lo Stato ha in propriet o in deposito, o quelli statali
non periodizzabili cronologicamente (feudi, Comuni, Province, archivi
fascisti, comitati di liberazione nazionale, archivi notarili, catasti, atti
demaniali, stato civile, universit, arti e collegi e ordini professionali, camere
di commercio, opere pie istituzionali di assistenza e beneficienza e ospedali,
enti ecclesiastici, corporazioni religiose, archivi di famiglie e persone, archivi
diversi, raccolte e miscellanee).
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Archivi non statali (archivi di enti pubblici e archivi privati) sono affidati agli enti
stessi e ai privati che li pongono in essere, mentre lo Stato, attraverso le
Soprintendenze archivistiche, esercita solo compiti di vigilanza.
ENTI PUBBLICI
Obblighi degli enti pubblici:
- procedere alla conservazione e allordinamento dei propri archivi;
- istituire sezioni separate di archivio per la conservazione dei documenti
relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni;
- eseguire le operazioni di scarto prima di trasferire i documenti dallarchivio
corrente alla separata sezione darchivio;
- di consentire la consultazione dei documenti a chi ne faccia richiesta.
Per quanto riguarda la consultabilit dei documenti riservati valgono le stesse norme
per i documenti conservati negli Archivi di Stato. Lo stesso vale per gli archivi
privati, solamente nel caso in cui siano stati dichiarati di notevole interesse storico
dalla soprintendenza archivistica di competenza territoriale.
I principali problemi che bisogna affrontare negli archivi pubblici non statali sono
essenzialmente due:
1. eterogeneit nellorganizzazione e nella tenuta degli archivi correnti;
2. estrema variet di situazioni per lordinamento, linventariazione e la
consultabilit della documentazione anteriore di 40 anni.
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Enti pubblici:
- territoriali Comune, Provincia e Regione (godono di autonomia garantita
dalla Costituzione e di poteri per certi aspetti analoghi a quelli dello Stato;
operano in un determinato territorio che indica lambito in cui si dispiega la
potest dellente)
- non territoriali caratterizzati da fini determinati e quindi hanno un
patrimonio documentario destinato ad un preciso scopo, sono costituiti da un
complesso di persone accomunate da una stessa professione o attivit; alcune
enti hanno competenze nazionali e altri hanno competenze locali (in numero
uguale agli enti che hanno fini sociali, economici, culturali, etc.)
ARCHIVI DEI COMUNI il d.p.r. 1963/1409 ha stabilito che gli archivi di questi
enti (compresi quelli delle Province e delle Regioni) sono soggetti al regime del
demanio pubblico, e prescrive la conservazione e ordinamento dei propri archivi.
Inoltre prescrive la vigilanza su questi archivi da parte della soprintendenza
archivistica competente per territorio; e la creazione di una sezione separata per gli
atti esauriti da oltre 40 anni. Chi gestisce questi archivi deve possedere il diploma
della Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica.
Conservano sia documenti del periodo preunitario sia del periodo postunitario.
L'archivio preunitario conserva gli atti delle magistrature delle comunit e degli
organi che operavano nella stessa comunit. Fino al 1897 il materiale stato ordinato
e classificato in base alle particolarit locali. Con la circolare del 1 marzo 1897 del
Ministero dell'Interno viene stabilito un sistema di classificazione (titolario), basato
su un numero di 15 categorie corrispondenti ai principali settori delle attivit
comunali:
-
Amministrazione;
Assistenza e beneficienza;
Polizia urbana e rurale;
Sanit e igiene;
Finanze;
Governo;
Grazia, giustizia e culto;
Leva e truppa;
Istruzione pubblica;
Lavori pubblici;
Agricoltura, industria e commercio;
Stato civile, censimento, statistica;
Esteri;
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Varie;
Sicurezza pubblica.
Con il d.p.r. 445 del 2000 per la gestione degli archivi comunali correnti, al posto del
precedente titolario, viene creato un nuovo Piano di Classificazione con 14 titoli
adattati alle nuove competenze del Comune:
-
Amministrazione generale;
Organi di governo, gestione, controllo;
Risorse umane;
Risorse finanziarie e patrimonio;
Affari legali;
Pianificazione e gestione del territorio;
Servizi alla persona;
Attivit economiche;
Polizia locale e sicurezza pubblica;
Tutela della salute;
Servizi demografici;
Elezioni ed iniziative popolari;
Affari militari;
Oggetti diversi.
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Enti pubblici non territoriali sono chiamati anche parastatali, possono avere
competenza locale o nazionale, sono caratterizzati dal perseguire finalit pubbliche e
sono legati con lo Stato da un rapporto di controllo.
A seguito dellUnit avevamo istituzioni di assistenza e di beneficienza, istituti
bancari, universit e ordini professionali. Allinizio del secolo si sviluppano in diversi
settori quali le opere pubbliche, lindustria e le assicurazioni. Con il fascismo si
sviluppano principalmente enti a carattere assistenziale, propagandistico, con finalit
sociali e nel settore creditizio-economico. Nel dopoguerra spiccano gli enti per lo
sviluppo dellartigianato, della piccola industria e dellassistenza mutualistica. Con
listituzione delle Regioni e il conseguente trasferimento di determinate funzioni a
questi enti, il panorama degli enti non territoriali si ridimensionato e si provveduto
alla progressiva soppressione degli enti inutili.
ARCHIVI PRIVATI
Sono regolamentati dal d.p.r del 1973 e dal decreto legge del 1999 e del 2004
stabiliscono che chi in possesso di un archivio privato riconosciuto di notevole
interesse dalla soprintendenza archivistica competente per territorio ha lobbligo di
ordinarlo, inventariarlo e renderlo fruibile. In questa categoria rientrano gli archivi:
-
familiari;
di persone fisiche;
di partiti;
di sindacati;
di associazioni;
di societ e imprese;
di banche;
di giornali.
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-gestione economica;
- materiale prodotto durante rapporti sociali.
Archivi delle persone fisiche sono di recente istituzione, XIX-XX secolo. Solitamente
sono molto disordinati e per riordinarlo bisogna ricercare delle caratteristiche
costanti, ossia:
- professione dellindividuo;
- attivit svolta nel corso della sua vita;
- metodo di lavoro o di studio.
Allinterno di questa tipologia possiamo trovare archivi propri (in cui il vincolo
naturale, scritture di carattere giuridico) e archivi impropri (in cui il vincolo
volontario, come nelle raccolte di lettere).
Gli Archivi societari (di aziende, partiti, sindacati, banche) sono di estrema
importanza per la storia economica e finanziaria di un paese.
Luoghi pii;
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Beni ecclesiastici;
Anagrafe;
Indulgenze;
Altari-campane-cimiteri;
Monasteri femminili;
Foro ecclesiastico;
Archivio della fabbrica del Duomo e del Seminario;
Visite pastorali;
Ordinanze sacre.
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Per archivi stranieri si intendono tutti gli archivi delle ambasciate, dei consolati e
delle rappresentanze straniere presenti nel territorio italiano. Questi archivi
appartengono allo Stato di appartenenza e vige il principio di extraterritorialit.
Gli archivi delle rappresentanze italiane allestero vengono periodicamente versati
nellarchivio del Ministero per gli Affari Esteri (che non versa la propria
documentazione nellArchivio centrale dello Stato, ma mantiene un proprio archivio
storico).
LItalia ospita anche diverse tipologie di archivi (quelli dellUnione Europea)
conservati in un unico archivio centrale, fondamentale per la ricerca sulla storia delle
comunit europee. I fondi presenti sono:
- Parlamento europeo (unico per le tre comunit europee a partire dal 1958)
- Consiglio dei Ministri (a partire dal 1977)
- Commissione delle comunit europee (dellAlta autorit della CECA dal 1952 al
1967, e delle commissioni della CEE e della CECA dal 1958 al 1973)
- Corte dei conti (istituita nel 1975, minute di verbali di incontri e di rapporti annuali
dal 1958 al 1977)
- materiale prodotto dallOECE (Organizzazione Europea di cooperazione
economica), dallOCSE (Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo
economico) e lASE (Agenzia Spaziale Europea).
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Attivit
- produzione,
acquisizione,
distribuzione dei
documenti
- organizzazione,
classificazione dei
documenti
- tenuta e uso dei
documenti
Concezione
italiana
Concezione
tedesca
Concezione
anglo-americana
Archivio di deposito
Documenti
semiattivi, non
consultati
frequentemente
dallente
- trasferimento dei
documenti al
deposito
- identificazione e
organizzazione dei
documenti
- gestione
dellaccesso e della
consultazione
- distruzione
periodica, secondo le
norme di
conservazione e di
scarto
Prima fase
Archivio corrente
Seconda fase
Archivio di Selezione
deposito
o scarto
Registratura
Registratura
corrente
di deposito
Records management
Archivio storico
Documenti
inattivi, che
hanno esaurito
lutilit legale e
amministrativa
- acquisizione dei
documenti destinati
a conservazione
permanente
- inventariazione
dei documenti
acquisiti
- conservazione dei
documenti
- gestione
dellaccesso e della
consultazione
Terza fase
Archivio Storico
Archivio
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Conservazione:
1. prima fase, archivio corrente le procedure di conservazione competono al
soggetto produttore il quale interviene pi o meno autonomamente la scelta di
come, dove, quanto e fino a quanto mantenere la propria memoria scritta
2. seconda fase, archivio di deposito un periodo di 40 anni in cui viene
operata una prima verifica e riorganizzazione del materiale da parte del
soggetto produttore, nellintento di conservare le carte essenziali e di
eliminare quelle che sono ritenute inutili e superflue.
3. terza fase, archivio storico conservazione definitiva.
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deve includere tutti i documenti prodotti dallente nel corso della sua attivit;
deve basarsi sulle funzioni dellente produttore: una funzione linsieme di
attivit aventi uno scopo comune, ad ogni funzione deve corrispondere una
categoria;
deve conservare laggregazione documentaria (deve tener conto delle relazioni
con gli altri documenti dello stesso gruppo).
esistenza dellatto;
certifica le date di acquisizione e produzione dei documenti;
offre elementi di veridicit dellesistenza, della data, del contenuto di un
documento andato smarrito;
elemento probante (oltre allesistenza ne sancisce lautenticit).
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DOCUMENTI IN USCITA
numero di registrazione
data del documento posto in spedizione
nome e indirizzo del destinatario
oggetto del documento
ufficio che tratta laffare
modo di trasmissione del documento
eventuali allegati
codice di classificazione
numero di registrazione dei documenti
immediatamente precedente e successivo
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LARCHIVIO DI DEPOSITO
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Lodolini
compromesso fra lesigenza teorica di
conservare per intero la documentazione
prodotta e limpossibilit pratica di
soddisfare tale esigenza tutte le carte
andrebbero conservate ma impossibile per
la mancanza di spazio
Carucci
operazione qualificante dellattivit
archivistica esigenza di scegliere
per la conservazione quei documenti
che ai contemporanei sembrano
essenziali per la comprensione della
propria epoca
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Per gli archivi pubblici non statali (es. quelli comunali) e quelli privati di notevole
interesse storico lelenco di scarto viene inviato alla Soprintendenza archivistica
competente per territorio, che rilascer il relativo nulla osta.
Lesecuzione dello scarto consiste nellinvio al macero del materiale, un tempo
questo era ritirato dalla Croce Rossa Italiana. In caso di carte riservate vengono
distrutte direttamente nellarchivio con apposite apparecchiature.
La commissione pu non essere daccordo sulla scelta del materiale da scartare:
nascono cos gli archivi intermedi nel quale il materiale predisposto per lo scarto resta
in sospeso per un periodo e la decisione definitiva viene rinviata ad un momento
successivo.
Scarti arbitrari effettuati principalmente negli archivi societari di enti economici,
ecclesiastici e politici. Sono archivi difficilmente controllabili da parte degli enti di
sorveglianza.
Approfondimenti:
- A. ROMITI, Alcune considerazioni sugli archivi di deposito, in Per la
storiografia italiana del XXI secolo. Seminario sul progetto di censimento
sistematico degli archivi di deposito dei ministeri realizzato dallArchivio
centrale dello Stato (Roma, 20 aprile 1995), Roma 1998 (Pubblicazione
degli Archivi di Stato. Saggi, 46), pp. 18-22
- P. CARUCCI, Lo scarto come elemento qualificante delle fonti per la
storiografia, Rassegna degli Archivi di Stato, XXXV (1975)
- P. CARUCCI, Dallarchivio corrente allarchivio di deposito: la selezione
come momento essenziale per la salvaguardia della memoria storica in Per
la storiografia italiana del XXI secolo. Seminario sul progetto di censimento
sistematico degli archivi di deposito dei ministeri realizzato dallArchivio
centrale dello Stato (Roma, 20 aprile 1995), Roma 1998 (Pubblicazione
degli Archivi di Stato. Saggi, 46), pp. 23-29
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LARCHIVIO STORICO
numero progressivo
titolo
numero dei pezzi
tipologia del materiale
estremi cronologici.
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Per approfondimenti:
P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma
1983
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Tipologie di elenchi:
1. elenco analitico le unit archivistiche sono descritte singolarmente, ad
ognuna di esse viene assegnato un unico ed autonomo numero progressivo
2. elenco sommario le unit archivistiche sono descritte seguendo il criterio
della serie, quindi per raggruppamenti di pi pezzi, a cui viene assegnato un
unico numero progressivo, pur avendo pi numeri di corda
3. elenco misto unisce il modo analitico e quello sommario allinterno dello
stesso elenco e sono usati alternativamente.
Struttura degli elenchi (elementi basilari):
- numero progressivo (pu essere dellelenco e di corda);
- tipologia delle unit archivistiche carte sciolte (buste, filze, faldoni) e carte
legate (registri, libri);
- consistenza;
- denominazione;
- estremi cronologici.
Struttura degli elenchi (elementi aggiuntivi degli elenchi di scarto):
- peso parziale e complessivo della documentazione;
- motivi.
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ELENCO ANALITICO
n. progressivo
di Elenco
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Tipologia
dellunita
Registro
Registro
Registro
Busta
Busta
Registro
Registro
Registro
Registro
Busta
Consistenza
11
Busta
12
Busta
13
14
Busta
Busta
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Denominazione
Estremi
cronologici
Delibere Consiglio 1871-1874
Delibere Consiglio 1875-1876
Delibere Consiglio 1877-1878
Atti deliberazioni
1871
Atti deliberazioni
1872-1875
Delibere Giunta
1871-1873
Delibere Giunta
1874-1875
Contabilit Mastro 1871-1874
Contabilit Mastro 1875-1878
Contabilit
1871-1874
carteggio
Contabilit
1875-1876
carteggio
Contabilit
1877-1878
carteggio
c.s.
1875-1877
c.s.
1878-1885
ELENCO SOMMARIO
n.
progressivo
di Elenco
1
2
3
4
5
Estremi
cronologici
Registro
Busta
Registro
Registro
Busta
1-3
4-5
6-7
8-9
10-12
3
3
2
2
4
1871-1878
1871-1875
1871-1875
1871-1878
1871-1878
Busta
13-14
Delibere Consiglio
Atti deliberazioni
Delibere Giunta
Contabilit Mastro
Contabilit
carteggio
c.s.
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1878-1885
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ELENCO MISTO
n.
progressivo
di Elenco
1
2
3
4
5
Tipologia
N. di
corda
Consistenza Denominazione
Estremi
cronologici
Registro
Busta
Registro
Registro
Busta
1-3
4
5-6
7-8
9
3
1
2
2
1
1871-1878
1871
1871-1875
1871-1878
1871-1872
Busta
10
Delibere Consiglio
Atti deliberazioni
Delibere Giunta
Contabilit Mastro
Contabilit
carteggio
c.s.
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1873-1875
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Definizione del Lodolini: la guida descrive larchivio sulla base della storia delle
istituzioni che hanno prodotto la documentazione.
Definizione della Carucci: uno strumento per la ricerca che descrive
sistematicamente, in maniera pi o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o
diversi istituti archivistici.
Tipologie di guide archivistiche:
- guide generali internazionali, nazionali e locali
- guide speciali
- guide singolari
- guide tematiche
- guide topografiche.
Guide generali
Descrivono in un unico contesto logico e uniforme pi archivi che sono conservati
presso istituzioni o enti. Questi enti possono essere qualificati sia come archivi di
concentrazione sia come soggetti con il compito di custodire permanentemente la
propria documentazione.
Solitamente gli archivi sono censiti, analizzati e infine descritti nella loro complessit.
Guide generali internazionali quanto di pi ampio possa esistere nella
descrizione del panorama archivistico. I principali problemi derivano dalle differenti
impostazioni teoriche, metodologiche e pratiche esistenti tra i vari stai. Non solo:
esistono anche differenze terminologiche allinterno delle varie discipline.
ESEMPIO: la Guide International des Archives viene strutturata sulla base di un
questionario con quattro tematiche principali, a loro volta articolate in 21 domande:
1. la natura, i luoghi di conservazione e le strutture concernenti lorganizzazione
delle differenti categorie di archivi (pubblici, privati, ecclesiastici);
2. i regolamenti relativi alle forme di conservazione, con particolare riferimento
alle modalit previste per leliminazione della documentazione (limiti
cronologici e tipologie documentaria);
3. facilitazioni per la consultazione e la fruizione degli archivi (riproduzioni
fotografico, valore giuridico e procedure usate);
4. aspetti tecnici riguardanti la sicurezza degli archivi (restauro, autorit
scientifiche preposte e stato dei risultati scientifici raggiunti).
Guide locali hanno una dimensione territoriale pi delimitata rispetto a quella
nazionale.
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Guide speciali
Sono quei mezzi di corredo che hanno ad oggetto lillustrazione di archivi che
possono essere conservati da un lato presso gli istituti di concentrazione, che
comunque devono essere considerati nella loro autonomia, sia presso la sezione
separata degli stessi soggetti produttori.
Guide singolari
Sono quei mezzi di corredo che illustrano la documentazione realizzata dai singoli
soggetti produttori, siano o no gli attuali conservatori del materiale. Sono concepite
per la descrizione di singoli archivi, ossia di documentazione organica realizzata da
singoli soggetti produttori.
Guide tematiche
Pu essere assimilata alla categoria degli strumenti di ricerca: il materiale viene
organizzato secondo il principio della pertinenza e non della provenienza. La
documentazione viene quindi riunita secondo un ordine che corrisponde alle materie.
Il vincolo naturale presente solo a livello settoriale.
Guide topografiche
La finalit diretta alla conoscenza della collocazione fisica del materiale e non alle
caratteristiche della documentazione. Pu seguire principalmente due direttive:
1. descrizione del materiale stanza per stanza, realizzando la numerazione
progressiva delle stanze, il numero dello scaffale, il numero del palchetto, il
titolo della serie, gli estremi cronologici e il numero complessivo dei pezzi
collocati;
2. titolo della serie, estremi cronologici, consistenza, stanza, scaffale, palchetto.
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Sezione descrittiva
- introduzione (finalit della Guida Generale, evoluzione degli Archivi di Stato, guida
ai fondi);
- illustrazione degli archivi italiani
- elementi descrittivi (sede dellarchivio, consistenza totale del materiale, laboratorio
di fotoriproduzione, curatori delle voci, indici sommari dei fondi, notizie storiche ed
istituzionali relative allarchivio preso in esame, descrizione dei singoli fondi
archivistici)
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Linventario il mezzo di corredo per eccellenza perch comprende tutti gli aspetti
conoscitivi dellarchivio (da quelli introduttivi, a quelli descrittivi, con indicazioni
bibliografiche e indicizzazioni).
La stesura dellinventario una operazione che inevitabilmente legata al
riordinamento del materiale.
Definizioni di inventario
Archivisti olandesi Mller, Feith e Fruin paragonano linventario ad una
guida compilata a fini pratici che dia un prospetto generale del contenuto
dellarchivio.
Alla fine dellOttocento la maggior parte della documentazione proveniente
dagli antichi regimi non era conosciuta per cui era pi utile una panoramica
generale del materiale, piuttosto che la singola descrizione di tutto quello che
era contenuto allinterno di un archivio.
Virgilio Giordano sostiene che linventario consista nella rilevazione
ordinata e completa di tutte le serie di documenti costituenti larchivio; serve
per trovare ogni singolo documento ma anche a garantire lintegrit delle serie
archivistiche conservate.
Leopoldo Cassese linventario una scrittura nella quale vengono elencati
gli atti nella loro entit (non si considera la qualit ma solo la quantit).
Elio Lodolini linventario il mezzo di corredo necessario per trovare la
documentazione che interessa, indica le competenze, la struttura, levoluzione
dellistituzione che ha prodotto il materiale.
Paola Carucci linventario lo strumento fondamentale per eseguire le
ricerche: descrive tutte le unit che compongono un archivio ordinato.
Giorgetta Bonfiglio Dosio per inventario si intende il mezzo di corredo
redatto al termine di un processo critico di riordinamento di un archivio, in cui
gli elementi essenziali sono lintroduzione, la descrizione e gli indici.
Le finalit di un inventario sono:
- quelle di rappresentare in forma organica la documentazione in vista di una
sua fruizione;
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Deve possedere una struttura molto articolata con alla base il principio della
oggettivit. I settori essenziali, trascurando gli indici di corredo, sono individuati
nelle introduzioni e nelle descrizioni.
In base alla dottrina casanoviana lelemento fondante la sezione descrittiva proprio
perche per trovare la documentazione necessaria una precisa ed esauriente
descrizione dei pezzi. Secondo la dottrina cencettiana il valore principale viene dato
alle introduzioni, che permettono di conoscere la struttura profonda dellarchivio.
Sia le note introduttive, che le sezioni descrittive, che gli indici devono essere
bilanciate perch tutte contribuiscono a rappresentare larchivio come ununica realt
organica.
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Preliminarmente bisogna acquisire tutte gli elementi che hanno contribuito alla
formazione, gestione e conservazione dellarchivio:
-
conoscenza del soggetto produttore in relazione alla sua origine, alla sua
struttura e alle sue competenze;
conoscenza delle funzioni svolte dal soggetto produttore in relazione alla sua
struttura amministrativa, burocratica e istituzionale;
conoscenza del contesto storico generale in cui ha operato il soggetto
produttore;
conoscenza del contesto istituzionale, giuridico e amministrativo generale in
cui ha operato il soggetto produttore;
conoscenza dei rapporti pratici, giuridici e amministrativi intercorsi tra il
soggetto produttore e la realt esterna;
conoscenza delle vicende formative e gestionali dellarchivio in ogni sua
parte.
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LINVENTARIO: LE DESCRIZIONI
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intitolazioni
elementi estrinseci
vecchie segnature
elementi intrinseci
datazioni.
Nelle prime tre sezioni e nella quinta larchivista svolge unattivit essenzialmente
descrittiva (segnalazioni di tipologie con caratteristiche tecniche e di sintesi
statistica); la quarta sezione affronta elementi contenutistici ed entrano in merito
anche le capacit dellarchivista.
Ogni sezione ha una propria autonomia anche se tra le diverse sezioni esistono strette
correlazioni.
1. LE INTITOLAZIONI
Il primo momento di riconoscimento nella descrizione delle singole unit
rappresentato dallapposizione dei titoli. Il titolo se stato apposto contestualmente
alla nascita, alla formazione o alla confezione del pezzo, ha caratteristiche di
originalit e naturalezza: in questo caso rappresenta fedelmente la realt oggettiva.
La prima distinzione da fare tra le:
- intitolazioni reali immediatezza nei confronti del contenuto
- intitolazioni apparenti rappresentano aspetti troppo specifici o troppo generici del
contenuto.
Le intitolazioni si distinguono in base alla loro collocazione:
-
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I titoli incompleti o deteriorati devono essere riportati nella loro condizione reale
attuale, solo sciogliendo le abbreviazioni segnalate, senza proporre integrazioni o
modificazioni.
I titoli vanno identificati anche in base allindividuazione del momento in cui sono
stati prodotti:
- coeve quando si accertato che la produzione del pezzo e lapposizione del titolo
sia avvenuta nello stesso tempo;
- moderne quando rappresentano il risultato di unattivit posteriore alla redazione
archivistica.
Tit. est. frontespizio esterno
Tit. int. frontespizio interno
Tit. est. cost. titolo esterno in costola
Tit. est. post. titolo esterno posteriore
Tit. int. post. titolo interno posteriore
Tit. est. mod. titolo esterno moderno
Tit. int. mod. titolo interno moderno
Tit. est. cost. mod. titolo esterno in costola moderno
Tit. est. post. mod. titolo esterno posteriore moderno
Tit. int. post. mod. titolo interno posteriore moderno
La trascrizione dei titoli deve essere integrale e fedele, deve rispettare laltezza delle
lettere riproducendo le maiuscole e le minuscole (anche se assegnate erroneamente o
irregolarmente), deve tenere conto dellandamento delle scritture (landata a capo va
segnalato con linserimento del segno /), qualora esistano dei dubbi di attribuzione in
presenza di errori di scrittura va segnalato con (sic).
Quando si davanti a raggruppamenti di documentazione non sempre facile
predisporre ununica intitolazione ed agevole solo in caso di intitolazioni simili dei
vari pezzi. In questo caso si trova ununica indicazione valida per tutti (registrazione
sommaria):
(Tit. est. e mod.) Riformagioni pubbliche tutte le unit hanno la stessa intitolazione
Riformagioni pubbliche
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papiraceo (papir.)
microfilm (m.film d./s. duplicazione/sostituzione)
copie fotografiche (cop. fotogr.)
fotocopie (foto.c)
videocassette e audiocassette (cass. vid. e cass. aud.)
cd e dvd
Dimensioni
I pezzi archivistici sono individuabili in base a tre aspetti: la base del piatto, laltezza
del piatto e la larghezza della costola.
Il primo metodo (di plurisecolare tradizione) di esprimere le dimensioni parte dalle
misure del folio che aveva delle particolari dimensioni, solitamente 70x50. Quando si
voleva realizzare un registro in folio, i fogli venivano piegati una sola volta nel lato
pi lungo. Si poteva ulteriormente piegare per avere fogli pi piccoli: in questo modo
si aveva un pezzo di circa 25x35 e veniva chiamato e indicato con la dicitura in 4.
Con una ulteriore piegatura si otteneva in 8.
Attualmente si utilizza la misurazione millimetrica e centimetrica.
Cartolazione
La cartolazione consiste nellapposizione nellunit archivistica di un numero
progressivo in ogni carta (in alto a destra). Il numero viene assegnato solo alla parte
anteriiore, quindi nel recto, mentre in quella posteriore, o verso, non compare nulla.
La paginazione invece prevede un numero in ogni pagina.
Hanno lo scopo di fornire lesatta conoscenza della consistenza dellunit archivistica
e consentire anche una corretta fruizione.
Nelle carte legate:
- tutte le pagine vanno numerate ad esclusione di quelle di guardia o di
risguardo (quelle dove non sono presenti ambiti destinati alla scrittura);
- se non sono state numerate le carte iniziali vanno numerate integrando
elementi diversi;
- se non risultano numerate quelle finali si procede con la numerazione
originale segnalando le carte con numerazione moderna (cc 148-158 n.m.);
- se sono presenti due numerazioni originarie vanno mantenute entrambe e
distinte;
- lindicazione in scheda deve sempre riportare gli estremi (cc. 1-160).
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- carta
- pergamena
- notarile
- mezza pergamena
- pelle
- mezza pelle
- cuoio
- tela
- mezza tela
- seta, legno o altri materiali.
In caso la legatura non esista si scrive leg. non esiste oppure leg. senza cop.,
lasciando intuire che il pezzo ancora legato ma si persa la coperta.
3. VECCHIE SEGNATURE
La segnatura una sequenza di simboli numerici o alfabetici, posta sulla costola
dellunit archivistica che ha la funzione di individuare lunit e di determinarne la
classificazione e la collocazione nellambito dellorganizzazione dellarchivio.
Con il termine vecchia si indica quella segnatura posta prima (non per forza originale)
della nuova che viene assegnata a seguito dellinventariazione.
Possibili soluzioni di assegnazione:
- criterio numerico realizza numerazioni a catena e una linea omogenea di
comportamento (grandi archivi in cui non si deve tener conto della suddivisione in
serie)
- criterio alfabetico in archivi di medie e piccole dimensioni oppure per la
descrizione di singole serie archivistiche.
4. ELEMENTI INTRINSECI
Organizzazione in tre sezioni della parte descrittiva degli elementi intrinseci:
- il primo settore destinato ad ospitare le registrazioni relative al contenuto
principale;
- il secondo settore destinato alla descrizione degli elementi concernenti il
contenuto secondario;
- il terzo settore destinato a riportare tutte quelle indicazioni che attengono ai
contenuti accessori.
5. DATAZIONI
La datazione topica pu essere semplice (indica il solo nome del paese o della citt)
oppure complessa (se comprende ulteriori annotazioni):
- Roma
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Gli indici appartengono ai mezzi archivistici sussidiari che, assieme ai repertori e alle
rubriche, hanno la funzione di integrare e di completare gli elenchi, le guide e gli
inventari (i mezzi di corredo primari).
Abbiamo tre tipologie:
- Indici generali;
- Indici speciali;
- Indici analitici.
Indici generali ha lo scopo di indicare sinteticamente le ripartizioni interne e la
corrispondente pagina.
Ad esempio si indicano i titoli generali dei capitoli (si dice di tipo sommario) oppure
si arriva alla descrizione anche dei livello inferiori (di tipo analitico).
Nella Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani abbiamo un sommario del
volume dove compaiono la citazione dei nomi degli Archivi di Stato in ordine
alfabetico e la rispettiva pagina allinterno del volume.
Indici speciali sono forme si schematizzazione che riguardano la struttura interna
del materiale analizzato, non prendendolo comunque in considerazione nella sua
particolarit.
Nella Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani si hanno due modalit descrittive
di indici speciali:
- abbiamo un sommario che precede la descrizione di ogni Archivio di Stato;
comprende, tra titolo e pagina di riferimento, le introduzioni e la descrizione
dei singoli fondi (sempre seguendo le periodizzazioni e le suddivisioni interne
in cui il materiale stato ripartito);
- abbiamo un indice dei fondi posto a conclusione delle informazioni su ogni
Archivio di Stato, che comprende sia lelenco dei fondi in ordine alfabetico
sia per raggruppamenti tematici, sia riportando i fondi singoli.
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Indici analitici solitamente elenca, in ordine alfabetico, i nomi delle persone, dei
luoghi e delle istituzioni o delle cose notevoli. Nel settore archivistico si predilige la
realizzazione di un indice unico comprendente pi categorie.
indici semi ragionati tra il lemma e il dato abbiamo 1-3 parole che hanno
una funzione illustrativa del lemma;
esempio:
Corsano, paese di, 456
indici ragionati tra il lemma e il dato, contengono delle parole (in numero
maggiore di tre) che forniscono sinteticamente una chiara illustrazione del
contenuto della documentazione
esempio:
Corsano, organi deliberativi ed esecutivi di governo, 456
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ISAD (G)
Nel 1994 la Commissione ad hoc per gli standard di descrizione del Consiglio
internazionale degli archivi elabora la prima edizione delle ISAD (G), ossia gli
standard di descrizione per gli archivi e la documentazione. Nel 2000 viene elaborata
e pubblicata la seconda edizione.
Lo scopo della descrizione archivistica di identificare ed illustrare il contesto e il
contenuto della documentazione archivistica per promuoverne laccessibilit. Il
presente standard consiste in regole generali per la descrizione archivistica che
possono essere applicate ad ogni tipo di documentazione.
Le ISAD (G) si propongono di:
- assicurare lelaborazione di descrizioni coerenti ed auto esplicative;
- facilitare il recupero e lo scambio delle informazioni sulla documentazione
archivistica;
- permettere la condivisione dinformazione dautorit;
- rendere possibile lintegrazione di descrizioni provenienti da differenti
istituzioni archivistiche in un unico sistema informativo unificato.
Le regole sono organizzate in 7 aree:
1. Area dellidentificazione comprende le informazioni essenziali per identificare
lunit di descrizioni
1.1. Segnatura o codice identificativo: identificare univocamente lunit di
descrizione e stabilire un collegamento con la descrizione che la rappresenta
(codice del paese, codice dellistituzione archivistica, specifica segnatura
locale)
1.2. Denominazione o titolo: riportare il titolo originale (conciso) in conformit
alle regole della descrizione in pi livelli al livello pi elevato il nome del
soggetto produttore, a livelli inferiori lautore del documento
1.3. Data/e: data dellunit di descrizione
1.4. Livello di descrizione: livello dellunit di descrizione allinterno
dellordinamento del fondo
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4.5. Strumenti di ricerca: segnalare tutti gli strumenti esistenti presso listituto
archivistico o presso il soggetto produttore
5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata comprende le
informazioni relative allesistenza di altra documentazione che ha relazioni
significative con lunit di descrizione
5.1. Esistenza e localizzazioni degli originali: qualora lunit di descrizione sia una
copia indicare lesistenza, la localizzazione, la disponibilit o la distruzione
delloriginale
5.2. Esistenza e localizzazioni di copie: indicare lesistenza, la localizzazione, la
disponibilit o la distruzione delle copie delloriginale
5.3. Unit di descrizione collegate: segnalare lesistenza di unit di descrizione
collegate
5.4. Bibliografia: indicare tutte le pubblicazioni che si riferiscono allunit di
descrizione
6. Area delle note comprende informazioni particolari e informazioni che non
possono essere inserite in nessuna delle altre aree
6.1. Note
7. Area di controllo della descrizione comprende le informazioni relative a come,
quando e da chi la descrizione archivistica stata redatta.
7.1. Nota dellarchivista: indicare lautore della descrizione e le fonti consultate
7.2. Norme o convenzioni: indicare le regole e le convenzioni internazionali,
nazionali o lacali sulle quali basata la descrizione
7.3. Data/e della descrizione: indicare quando la descrizione stata elaborata e
modificata
A livello internazionale sono considerate essenziali solo un numero ridotto di
informazioni:
- segnatura o codice identificativo;
- denominazione o titolo;
- soggetto produttore;
- data/e;
- consistenza dellunit di descrizione;
- livello di descrizione.
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ISAAR (CPF)
Le ISAAR (CPF) sono gli standard internazionali per i record dautorit archivistici
di enti, persone, famiglie.
La prima edizione fu elaborata dalla Commissione ad hoc per gli standard descrittivi
del Consiglio internazionale degli archivi tra il 1993 e il 1995, e fu pubblicato nel
1996. La seconda edizione delle ISAAR viene pubblicata nel 2004.
La prima edizione conteneva tre aree (Area del controllo dautorit, Area delle
informazioni e Area delle note), mentre la seconda edizione contiene quattro aree
(Area dellidentificazione, Area della descrizione, Area delle relazioni e Area di
controllo).
Area dellidentificazione = Area del controllo dautorit
Area della descrizione = Area delle informazioni
Area di controllo = Area delle note
I record di autorit archivistici posso essere utilizzati per:
- descrivere enti, persone o famiglie come elementi di un sistema di descrizione
archivistico;
- sottoporre a controllo dautorit lelaborazione e luso di chiavi daccesso alle
descrizioni archivistiche;
- documentare le relazioni fra differenti soggetti produttori e fra questi e la
documentazione da essi prodotta e/o altre risorse ad essi relative o ascrivibili.
Lo scopo primario di questo standard di fornire regole generali per la
normalizzazione delle descrizioni archivistiche dei soggetti produttori di archivio e
del contesto di produzione della documentazione archivistica. In questo modo
possibile:
-
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2.4.
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BIBLIOGRAFIA
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