COMPRAR

Tradicionalmente se dice que comprar es la funcin responsable de efectuar todas las

compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.
Asimismo, las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una
determinada necesidad. Esto sin hacer definicin de necesidad.
Segn Mercado, la compra se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios
de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor apropiado.
Michel Calimeri define as las compras: la operacin que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias
primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, mquinas, servicios, entre
otros) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin de la misma a
definido.
Tambin se considera que comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artculo,
con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una empresa, es decir, precio,
calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, as como la negociacin de los servicios
de postventa.
En toda organizacin o empresa, cualquiera sea su importancia, debe existir la FUNCIN
O

SISTEMA DE

COMPRAS

SUMINISTROS

o lo

que

podramos llamar

tambin

ADMINISTRACIN DE MATERIALES. Esta funcin implica las gestiones de: adquisicin y

entrega de los materiales, los suministros, la maquinaria, las herramientas y los servicios
requeridos para la instalacin, la conversacin y la operatividad de la empresa.
La efectividad del sistema de compras y suministros, contribuye directamente a la
organizacin de la misma. Esto implica que se debe lograr una perfecta INTERACCIN entre el
sistema de compras y suministros y los dems elementos (unidades) o subsistemas.
As mismo, es conveniente sealar, que un adecuado sistema de compras y suministros,
tambin contribuye a obtener beneficios financieros, ya que si logramos optimizar los costos
de los materiales y de las existencias, se podr incrementar el capital de trabajo y orientarlo
hacia otras reas de inters comercial.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

En la actualidad las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de
cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Para tal fin, las empresas que
se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mnimo un
Departamento de Compras sobre el que recaigan precisamente sus funciones.

OBJETIVO DE LAS COMPRAS

Adquirir las materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin de los
bienes a
que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios
adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo (datos
estadsticos para evaluar a los proveedores, sistemas de informacin y concertacin de
acuerdos y negociaciones con sus proveedores).
Desde el punto de vista econmico, es el rea de Compras la que debe utilizar de la
mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad
obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y
pago, as como los servicios de postventa para lograr el objetivo mencionado.
Las compras tienen, entre otros, los siguientes objetivos:
Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, en virtud de que las
compras representan una inversin.
Servir eficazmente en la consecucin de materias primas y artculos indispensables para
la fabricacin, comercializacin de productos o servicios, a fin de mantener a la empresa
competitivamente en operacin, es decir, interpretar de manera efectiva las metas de la
empresa.
Sin embargo, tambin tiene otros propsitos.
Mantener la continuidad de abastecimiento de las materias primas para el departamento
de produccin.
Realizar las compras con la inversin mnima en existencias de materiales, y que sea
compatible con la seguridad y el beneficio econmico.
Evitar desperdicios de las materias primas.
Adquirir materias primas a los precios ms bajos posibles y con la calidad requerida.
Mantener en posicin competitiva a su empresa en lo que refiere a costos de materiales.
Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la comercializacin de
productos terminados sera compararlos y desplazarlos en periodos similares a los plazos de
pago, para evitar aumentos en el costo financiero, lo que evitara excedentes en los inventarios
al operar al ritmo de las ventas.

OBJETIVO DEL SISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Proveer en cantidad, calidad, costo y oportunidad, los bienes indispensables que
garantice el flujo de la alimentacin del proceso productivo, para el cumplimiento cabal del
objetivo de la empresa, as como del funcionamiento de las unidades que la integran.

OBJETIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Esta unidad tiene como responsabilidad la administracin del sistema de compras y
suministros. Su objetivo es el de procurar los materiales, los suministros, la maquinaria, las
herramientas y los servicios a un costo final compatible, con el funcionamiento de la empresa
y salvaguardando el estndar de calidad y la continuidad del servicio.
La unidad de compras, tambin materializa la poltica de compras y suministros en la
empresa. La existencia de esta poltica es de importancia, ya que orienta a los usuarios del
sistema al ambiente interno de la organizacin y sobre las decisiones que se deben tomar en
relacin a la materia de compras.
En vista de que hemos venido mencionando que la funcin de compras y suministros es
un sistema, el desarrollo de la asignatura tendr este enfoque: se estudiar

el Sistema

Estructural y el Sistema Funcional.

SISTEMA ESTRUCTURAL: est referido a identificar a quien corresponde la administracin del

sistema de compras y suministros en la empresa. Se llama estructura de una organizacin, al
conjunto de rganos (unidades) que lo constituyen, es decir nos referimos a todas las
unidades organizativas, segn lo estipulado en el organigrama de la empresa.

SISTEMA FUNCIONAL
FUNCIONES ESPECFICAS
Clasificacin: funcin responsable de la identificacin, codificacin y catalogacin de
datos referentes a los materiales y a los proveedores.
Normalizacin y establecimiento de patrones para los materiales: se caracteriza por la
definicin de instrumentos y la especificacin de los materiales y su empleo en el sistema.
Gestin de la existencia: su funcin es responsable de la programacin de las
necesidades de materiales, vigilancia del volumen de las existencias, plazos de entrega de los
proveedores y el control de los niveles de existencias.
Valoracin de las existencias: determinacin econmica de las existencias, as como de
las entradas y salidas.
Compra de materiales: determinan cuales deben ser los proveedores y los materiales
sobre los datos suministrados por la normalizacin y establecimiento de patrones y es la
funcin ms relacionada con el mercado.
Eliminacin de materiales: se caracteriza por la venta en el mercado de bienes
inservibles, obsoletos, en desuso, existencias excesivas.

Control de calidad: es la responsable de la verificacin de la calidad y especificaciones

definidas en las rdenes de compras y de acuerdo con la normalizacin y establecimientos de
patrones para los materiales.
Movimientos y trasporte de materiales: desempea la funcin de enlace entre el sistema
de administracin de materiales y los proveedores
Almacenamiento: es responsable de la guarda y conservacin de los materiales.

FUNCIONES GENERALES
Funcin de normalizacin: se refiere a los instrumentos necesarios para la perfecta
especificacin

de

los

materiales

utilizados

por

las

empresas,

indica

tambin

los

procedimientos para la utilizacin de los materiales (clasificacin).

Funcin de control: es la responsable de aplicar las normas contables y la fijacin de
objetivos para la direccin de organizacin.
Funcin de compras: es la que tiene a su cargo la compra de materiales, atendiendo a
los requisitos de calidad exigidos por los usuarios, con el menor gasto posible y con miras a
maximizar la eficacia.
Funcin de almacenamiento: est vinculado a la recepcin, almacenamiento y
distribucin de los materiales para los usuarios de la empresa.

INTERESES QUE CONCURREN EN LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES

EL USUARIO: su inters primordial es obtener bienes de buena calidad y buscar fines
para que la entrega sea lo ms rpido posible.
FINANCIERO: su inters es el precio, lo ms bajo posible. El nivel de inversin sea
menor y los pagos a plazos largos.
PROVEEDOR: su inters es suministrar la mayor cantidad de material, al precio que ms
lo beneficie y con la menor responsabilidad posible en el futuro.
Estos intereses pueden originar conflictos, como por ejemplo; la calidad requerida por el
usuario, el precio aceptable por las partes financieras y el precio que impone el vendedor. El
sistema de compras y suministros, trata de conciliar estos intereses para alcanzar su objetivo.

RELACIONES EXISTENTES CON OTROS SISTEMAS DE LA EMPRESA

Ambiente Interno
Planificacin: es el rgano tcnico y asesor en la direccin y coordinacin de los
programas surgidos del plan de desarrollo de los planes operativos y asesora la formulacin
del presupuesto anual.

Presupuesto: coordina las funciones de formulacin, ejecucin y control del

presupuesto.
Administracin: constituye el nivel logstico de la estructura y tiene como objetivo
realizar todas las actividades tendientes a la sana administracin de los recursos financieros;
es guarda y custodia de los bienes, coordina el mantenimiento de bienes y equipos; y realiza la
administracin de personal, de manera tal que los niveles polticos, estratgicos y operativos
puedan cumplir a cabalidad su objetivo.
Contralora: se encarga de vigilar que todas las operaciones se realicen de acuerdo al
presupuesto aprobado, al plan de actividades planificadas y a los principios legales
establecidos. La actividad administrativa ser controlada a travs de los sistemas de control
previo, posterior y perceptivo.
Legal: se encarga de verificar la legalidad de los registros de los proveedores y de
cualquier problema que se presente en la realizacin de las compras.

Ambiente Externo (Proveedores)

Mercado Real: es aquel segmento de mercado que la empresa considera como real por
ser en donde realiza sus adquisiciones en la actualidad.
Mercado Potencial: es aquella porcin del mercado donde la empresa aun no compra,
pero podra a futuro hacerlo por reunir condiciones para ello.
Mercado Total: es el formado por el conjunto de fabricantes del producto que se desea
adquirir, naturalmente se trata de un mercado ideal.

CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Normalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes grupos:
BIENES
Materias Primas o Materiales. Pueden ser de procedencia agrcola, minera o de otras
industrias, por medio de las cuales tendrn su primer grado de transformacin.
Mercancas. Productos terminados que se destinan a la venta de quienes los necesitan.
Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma peridica o continua a una
empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn,
papelera, energa elctrica, gas, diesel, telfono, agua entre otros).
Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, tambin son materias primas o
materiales que sirven para abastecer al Departamento de Produccin de una empresa. Al
respecto, el Diccionario de la Real Academia Espaola seala: suministro es accin y efecto
de suministrar.

Suministrar, del latn subministrare, del verbo transitivo proveer a uno de algo que
necesita.

SERVICIOS
Los servicios pueden ser.
Personales o Profesionales
Financieros (bancos, seguros)
Transportes (terrestres, areos y martimos)
Tursticos
Por su mbito territorial tambin pueden clasificarse en:

COMPRAS NACIONALES. Son aquellas que se efectan dentro de las fronteras de un pas, con
apego a las leyes del mismo, que a su vez pueden ser locales (aquellas que se realizan en la
misma plaza) o forneas (las que se realizan en plazas distintas, pero dentro del mismo pas. Y
pueden realizarse en:
Sector Privado
Sector Pblico (gobierno)

COMPRAS INTERNACIONALES. Son aquellas que se efectan entre dos o ms pases, y se

rigen por las leyes de los que las realizan, o bien de los acuerdos, convenios o tratados.
Asimismo, puede considerarse otra clasificacin para las compras.
Compra por Acervo
Compra sobre Muestras
Compra de Esperanza
Igualmente, pueden sealarse otros tipos de compras.
Compras ajustadas a necesidades inmediatas (materias primas)
Compras para fines especficos (maquinaria y equipo).
Compras especulativas (para almacenarse con propsito de lucro)
Compras segn las necesidades del mercado (oferta y demanda)
Compras sobre contrato (compras fijas, a travs de la orden de compras).

PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS

El funcionario ejecutivo bien preparado que tiene a su cargo la labor de compras
buscar siempre utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la
empresa, y para ello deber observar con toda atencin los siguientes principios:

Las prcticas en el mundo de las compras debern sujetarse a las necesidades

particulares de la empresa, sea sta comercial, industrial o de servicios; por ejemplo, en la
industria hotelera se tiene necesidades muy propias para bebidas y alimentos, y exigencias
muy distintas de las que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo estos principios
aplican para cualquiera de ellas.
Las compras debern hacerse basndose en un examen minucioso de las caractersticas
de las mercancas y los servicios ofrecidos por los proveedores.
El acuerdo de lo que se haya de comprar y cul sea el momento de hacerlo lo toma el
comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, as como del
estado de la oferta y la demanda.
Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms
ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y
servicios de postventa.
El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado.
Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales.
Fijar claramente lo que la empresa necesita
Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita, dentro y fuera del
pas.
Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad,
cantidad, condiciones de entrega y de pago as como servicios de postventa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN APLICADOS AL SERVICIO DE COMPRAS

En organizacin deben de ser considerados algunos principios fundamentales, que se
aplican plenamente a Compras.
Principio del Objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue
este departamento.
Principio de la Ubicacin: consiste en definir la posicin del departamento de Compras
dentro de la estructura organizacional de la empresa, as como sus relaciones con los dems
sectores de la misma.
Principio de la Centralizacin y Descentralizacin: consiste en fijar qu actividades
pueden ser centralizadas y cules descentralizadas.
Principio de la Sencillez: la organizacin del departamento de Compras debe de ser lo
ms sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo.
Principio de la Armona: la estructura de la organizacin debe de funcionar de tal manera
que las relaciones que tenga con los dems departamentos de la empresa sean positivas.

Principio de la Flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de Compras

deber adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.
Principio de la eficiencia: es el resultado de todos los principios indicados
anteriormente.
RELACIONES DIRECTAS CON OTRAS REAS
El rea de compras como parte integral de una empresa tiene relacin con todas las
reas de la misma, sin embargo, la vinculacin directa por razn obvia de sus actividades es
con los siguientes departamentos:
Almacn. Esta relacin existe debido a que precisamente este departamento mantiene a
Compras en constante informacin sobre las existencias reales de materias primas,
mercancas o materiales a travs de controles minuciosos (control de inventarios), adems de
ser el rea donde se originan las requisiciones y pone en movimiento a Compras para su
debido resurgimiento o reaprovisionamiento, y de esa manera estar en posibilidades de
proveer oportunamente a Produccin o alguna otra rea de la empresa.
Produccin. Es de considerable importancia que Compras obtenga las materias primas
requeridas en el tiempo adecuado, al precio ms bajo posible, pero sin menoscabo de la
calidad,

para

que

Produccin

pueda

transformarlas

en

artculos

que

coloquen

competitivamente a su empresa con otras de su misma especie, de ah la importancia de la

coordinacin con el Departamento de Compras.
Trfico. En las grandes empresas, Trfico es el responsable de la recepcin de los
materiales que ingresan la compaa, al verificar que renan los requisitos de calidad,
cantidad, oportunidad, que no haya mermas significativas o faltantes de los artculos
amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el rea de Compras. Esto justifica el
vnculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos.
Contabilidad. Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma
sistemtica las operaciones comerciales que realiza una empresa. As, las compras de
materias primas u otros materiales deben registrarse oportunamente por Contabilidad para
evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al mximo todos los descuentos que
stos ofrezcan a la empresa.
En conclusin, para que una empresa funcione correctamente debe vigilar sus compras
de materias primas o materiales; que la recepcin de las mismas las realice trfico; que se les
resguarde adecuadamente en almacn y suministre a produccin segn sus requerimientos;
que produccin le manifieste el uso de dichas materias primas o materiales; y por ltimo, que
todas estas operaciones sean debidamente registradas por Contabilidad para ordenar el pago
correspondiente.