Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad

Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad

conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento la
compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo
tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.
Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar
el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la
siguiente informacin:
La empresa:
Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el ao
2000.
No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos.
Tiene 3 sedes institucionales.
Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos
humanos.
Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas.
Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta
mdica general.
De acuerdo a lo anterior usted debe:
Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin
suministrada.
La empresa no ha apropiado un sistema de gestin ni una poltica de calidad,
no cuenta con definicin de los procesos, le faltan la mayora de los
procedimientos. No se han determinado los procedimientos con el personal de
contratistas. Debe identificar las necesidades del cliente. La formulacin
estratgica (misin, visin, objetivos organizacionales) no ha sido actualizada
teniendo en cuenta la dinmica y contexto del momento.
Por lo anterior se requiere un modelo de calidad con procesos y procedimientos
comprensibles aplicables a todos los involucrados, desde las etapas de diseo,
consecucin de materias primas, as como la fabricacin, distribucin y entrega
hasta la medicin de la satisfaccin del cliente.
Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado proceso
de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior certificacin del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Actividades:
1. Conformacin de equipos de implementadores. El personal seleccionado
deber contar con el conocimiento, entrenamiento y dems competencias
requeridas para direccionar adecuadamente la implementacin y el

aseguramiento del S.G.C., dando cumplimiento a los lineamientos y objetivos

estratgicos de la organizacin o empresa.
La implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, requiere no solo el
conocimiento y habilidades de los funcionarios para dinamizar los procesos
funcionales, sino principalmente una actitud positiva y voluntad de servicio
indeclinable para promover los procesos de cambio que se requieren en un
entorno de permanente superacin de la empresa.
Las personas con actitud positiva creen en s mismas, ven oportunidades en
todas partes y estn dispuestas a ver lo mejor de los dems, facilitan el proceso
teniendo en cuenta que parte de la misin de los equipos de implementacin
es ayudar a descubrir las extraordinarias capacidades de todos y cada uno de
los integrantes de la empresa, y ponerlos al servicio de la mejora continua,
fortaleciendo los instrumentos de gestin para el control de los resultados y el
logro conjunto de las metas propuestas, en cumplimiento de la misionalidad.
Los equipos de implementacin deben tener presente que la implementacin y
madurez del S.G.C. en la empresa Saludable, tendr su mxima expresin en
una real mejora de las condiciones del servicio prestado y producto elaborado,
as como en la satisfaccin de las necesidades de sus clientes.
Dentro de los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de seleccionar
el o los diversos equipos de trabajo, se encuentran la procedencia de los
integrantes, el tipo y tiempo de participacin, la capacidad de decisin y los
vnculos del equipo con la estructura orgnica de la empresa, considerando si
est inmerso en ella, o por el contrario el equipo acta frente a la estructura
dando lugar a una organizacin paralela.
Es importante contar con personal dedicado exclusivamente para las fases de
implementacin y aseguramiento del S.G.C, siendo de gran importancia el
conocimiento previo de los fundamentos del Sistema de Gestin de la Calidad;
aspectos a tener en cuenta para realizar una seleccin apropiada del personal
y que a su vez permita el fortalecimiento del conocimiento en toda la
organizacin.
Una vez escogido el personal, es necesario comunicar la conformacin del
equipo de trabajo sin olvidar que se debe reportar cualquier cambio que ocurra
durante el proceso.
Con el fin de incentivar el compromiso y responsabilidad de la Alta Direccin,
este debe convocar a una reunin inicial (coordinada segn el cronograma
propuesto), en esta reunin cada integrante del equipo de implementacin
deber firmar un acta de compromiso para el cumplimiento de los objetivos de
la empresa.

Teniendo en cuenta que el proceso de implementacin no se concreta en una

semana o un mes, se deben programar las actividades de tal manera que ni se
tomen decisiones apresuradas ni se dilaten tanto en el tiempo que se olviden.
2. Efectuar diagnstico. El diagnstico es un estudio previo a toda planificacin o
proyecto, o forma de evaluacin que consiste en la recopilacin de
informacin, su ordenamiento, su interpretacin y la obtencin de conclusiones
e hiptesis. Consiste en analizar un sistema y comprender su funcionamiento, de
tal manera que permita proponer cambios en el mismo para alcanzar resultados
previsibles. En esta etapa se determina el nivel de cumplimiento de los requisitos
del S.G.C, con base en una lista de verificacin, aplicada a los diferentes
procesos. Dentro del informe de diagnstico se registra la informacin general
de cada rea o grupo estructural, incluyendo datos del gerente, las oficinas
adscritas, la direccin y telfono de las instalaciones, el personal asignado (N
personal de planta, contratistas) y dems informacin general que permita la
planificacin de actividades del proyecto de implementacin del Sistema de
Gestin de la empresa.
3. Planificacin. El equipo de trabajo realizar la planificacin de la
implementacin o aseguramiento del S.G.C, con base en la matriz de
actividades y plan de trabajo general, en donde se registran las principales
actividades, estableciendo responsables, fechas de ejecucin y recursos
necesarios. Este plan debe cumplirse de manera muy fiel, pues en medida de lo
posible. Se determinarn las fechas en las cuales debern realizarse las
actividades que se describen a continuacin:
a. Fecha de la reunin de inicio del proyecto.
b. Fechas de las actividades para la implementacin de los requisitos, segn los
resultados del diagnstico de la unidad, para dar cumplimiento al modelo ISO
9001.
c. Fechas de las capacitaciones para el manejo de los factores crtico de xito,
segn el plan general de formacin de la empresa (en simultnea, para todas
las sedes)
d. Fechas del plan general de capacitacin de la unidad, basado en el perfil y
en el anlisis de necesidades del personal.
e. Fechas del plan de induccin, re-induccin, entrenamiento o
reentrenamiento del personal (de todas las sedes).
f. Fechas de las evaluaciones de desempeo del personal (al final de cada
vigencia)
g. Fechas de entrega de los informes de autoevaluacin del control y la gestin.
(Que se debe realizar trimestralmente, los primeros 15 das de los meses de abril,
julio, octubre y enero).
h. Fechas de realizacin del Comit de Mejoramiento Gerencial para analizar la
gestin. (Cada 3 meses de acuerdo con los lineamientos de la empresa)
i. Primera Auditora Interna de Calidad.
j. Fecha de la primera verificacin del cumplimiento de requisitos, bien sea a
nivel interno o con el ente certificador (Icontec, Bur Veritas, etc.)

4. Implementacin del S.G.C.

La implementacin del S.G.C, inicia con la formacin del personal (dueos,
responsables y ejecutores de los procesos), en los temas y fechas establecidos,
de acuerdo con el plan de formacin. La formacin se imparte
secuencialmente, de manera virtual o presencial, con base en la evolucin de
la implementacin.
En la parte prctica, el proyecto se desarrolla a partir de los siguientes pasos, que
tiene como finalidad cumplir los requisitos de la Norma ISO 9001, identificando y
enfatizando, aquellos considerados Factores Crticos de xito:
A. Reconocimiento de los procesos de la empresa, y el estudio por cada dueo,
responsable o ejecutor del mismo, de la caracterizacin respectiva y de los
indicadores, procedimientos, normas y dems documentos asociados.
B. Anlisis del Direccionamiento Estratgico de la unidad, apropiacin de la
poltica y objetivos de la calidad. Anlisis de la alineacin de los objetivos de los
procesos con los objetivos estratgicos, revisin de los indicadores y metas.
C. Revisin de los procesos gerenciales y sus interacciones, con el fin de asegurar
que estn alineados en trminos de entradas y salidas, de acuerdo con los
objetivos. (Anlisis estratgico y funcional).
D. Anlisis y Revisin del Proceso de Talento Humano de la empresa, Implica la
revisin de responsabilidades y autoridades en el Manual de Funciones, la
revisin y evaluacin de las competencias del personal en trminos de
educacin, formacin, experiencia y habilidades. La planificacin de la
formacin en sus modalidades induccin/re-induccin, entrenamiento / reentrenamiento y capacitacin, as como la planificacin de la evaluacin del
impacto de dicha formacin para el buen desempeo de la unidad y el logro
de sus objetivos.
E. Anlisis de los procesos de Realizacin del Producto y Servicio. En esta fase se
realiza el anlisis de los criterios y especificaciones de los productos y servicios
que presta la empresa, de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales y los
de la organizacin, para asegurar que se pueden prestar adecuadamente,
teniendo en cuenta las capacidades y recursos de la empresa con base en un
anlisis de la oferta y demanda de productos y servicios de forma que se puedan
entregar ofertas diferenciadas.
Se analiza la cadena de valor, estableciendo los objetivos de cada proceso y
los resultados esperados definidos a partir del anlisis mencionado de oferta y
demanda, determinando los mecanismos para evaluar la gestin, de forma
coherente con los objetivos estratgicos de la empresa y para tomar las
acciones de mejora, en caso necesario.

Se analizan las actividades que se deben desarrollar en cada proceso a la luz

del ciclo PHVA y se establecen los controles sobre los riesgos identificados y
valorados que puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los
objetivos de la organizacin.
F. Anlisis de los procesos de Soporte. Se analizan los procesos de Gestin
Documental, Actuacin Jurdica, Direccionamiento Tecnolgico, Logstica y
Abastecimiento y Administracin de Recursos Financieros en trminos de los
objetivos de cada uno, segn los servicios que ofrece, las actividades que realiza
del ciclo PHVA, los indicadores para medir la gestin y de los acuerdos de nivel
de servicio.
G. Anlisis de los procesos de Evaluacin y Mejora. Se analizan los procesos de
Control Interno y Mejora Continua e Innovacin, en trminos de los objetivos DE
cada uno, y de los mecanismos para propiciar la bsqueda de oportunidades
de mejora, de manera sistemtica y documentada. Ajustar o solicitar el ajuste
de documentos, cuando se requiera.
H. Implementacin de todos los procesos de la unidad, (estratgicos, misionales,
de soporte y de evaluacin y mejora); se aplican todos los procedimientos en la
marcha de las operaciones, dejando evidencia en los registros respectivos.
I.

Seguimiento y medicin de: los servicios, los procesos y la satisfaccin de los

clientes, mediante el mecanismo de autoevaluacin.

J. Evaluacin de la conformidad del sistema de gestin, con los requisitos

establecidos, mediante auditora interna de calidad.
K. Desarrollo de acciones correctivas y preventivas, para la mejora continua del
desempeo de la empresa, a partir del anlisis de los resultados del seguimiento
y medicin.
L. Revisin por la direccin, para evaluar el grado de implementacin y
cumplimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y ajustar o tomar otras
medidas necesarias para mejorar el desempeo de la empresa.
M. Auditora de otorgamiento (con entidad externa) o mecanismo de verificacin
de cumplimiento de requisitos- VCR (certificacin interna), segn sea
establecido por la Alta Direccin.

Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada

actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecucin, tiempo
estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el desarrollo de
la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y supervisin.
Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe consultar el
documento que se encuentra en el botn Documentos de apoyo/
Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del
men del programa de formacin. (Se adjunta en archivo anexo)

Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro1 Calidad
de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el Sistema
de Gestin de la Calidad despus de su certificacin. (Anexo en el diagrama
de Gantt pestaa Costeo)

Conclusiones:
Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente
actividad.

El ejercicio me permiti identificar todas las fases que se

deben desarrollar para implementar un sistema de calidad
en una empresa, el cual es un compromiso de la Alta
Direccin y debe contar con el concurso de todos los
integrantes de la misma en todos los niveles.

Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber
dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros.
Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.