METODOLOGA DE IMPLANTACIN EN

PROYECTOS ERP
01/10/2012 by Carlos Pesquera in ERP

Toda implantacin que se precie de un sistema de

estas caractersticas, debe sustentarse de una metodologa de implantacin probada para el xito del
proyecto.

La Metodologa de Implantacin gil (MIA) es una metodologa de trabajo probada para resolver el
problema que surge a la hora de implantar cualquier sistema empresarial ERP.

Esta metodologa de trabajo detecta las posibles mejoras a realizar en los actuales procesos de negocio y
aquellas organizaciones que deseen una implantacin estndar del sistema, pueden hacerlo rpidamente y
con total eficacia en un tiempo record.

Finalmente, es capaz de adaptarse y ayudar a nuestro cliente a que el sistema quede finalmente operativo
poniendo a su disposicin todos los recursos necesarios.

El aconsejar es un oficio tan comn que lo usan muchos, pero lo saben

hacer muy pocos.
Fray Antonio de Guevara, filsofo espaol. (1480-1545)

Tenemos que tener claro desde el primer momento que todos los proyectos de implantacin de sistemas
ERP tienen un comienzo y un fin y la Metodologa de Implantacin gil expuesta a continuacin consta
de tres fases para llevar a buen trmino la implantacin del sistema en una compaia.

Primera Fase: Pre-consultora

La finalidad de esta fase es recoger por parte de los consultores un conocimiento general de la actividad y
procesos bsicos de la empresa.

Cuestionario de pre-consultora

Actividad de la empresa

Procesos generales

Segunda Fase: Consultora

El objetivo de esta fase es la creacin del Documento de Requerimientos del Proyecto (DRP) que se
realiza en constante interaccin con el cliente, ya que se necesita una participacin intensa del mismo que
al final es quien quiere implantar el sistema y conoce su negocio.

Definicin del alcance y objetivos del proyecto

Estructura empresarial

Parametrizacin y configuracin inicial del sistema

Traspasos de datos

Task Review: Identificacin y revisin de las tareas departamentales

A nivel de usuario
Procesos complejos. Realizacin del flujo de trabajo

Anlisis de las tareas identificadas en el sistema

Anlisis, diseo y descripcin de adaptaciones y nuevas funcionalidades

Diseo del despliegue del proyecto

Hitos

Planificacin de recursos

Calendario

Tercera fase: Despliegue

El objetivo en esta fase es la consecucin de los hitos establecidos en el Documento de Requerimientos

del Proyecyo. Se realiza un seguimiento exhaustivo del proceso de implantacin por parte del Director de

proyecto para alcanzar la consecucin de los hitos. En general, la implantacin de un sistema informtico
consta a grosso modo de los siguientes hitos:

Formacin Usuarios Clave

Firma y visto bueno del Documento de Requerimientos del Proyecto

Instalacin del hardware, sistemas y licencias

Instalar DB, Crear empresa/s y Configurar mdulos

Importaciones

Documentos

Desarrollos

Implantacin

Formacin Usuarios Finales

Puesta en marcha y soporte IN-SITU

Cierre Proyecto

La formulacin correcta de un problema es ms importante que la

solucin.
Albert Einstein, matemtico, fsico y filsofo alemn. (1879-1955)

METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE

SISTEMAS ERP
1. Introduccin

En los ltimos aos han habido una serie de avances en las diferentes tecnologas de informacin, esto ha permitido crear sistemas
de informacin mas sofisticados y por supuesto mas integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes reas
de informacin de una empresa en un solo sistema. Sin embargo se han establecido varios sabores de sistemas ERPs, cada uno con
sus respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas
tengan varios opciones a seleccionar.

2. Qu son los ERP?

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de
la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional
de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.

Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir
el aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la informacin
que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se
detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna
para la toma de decisiones.

3. Historia
Debido a la necesidad de automatizar las funciones de produccin comenzaron a nacer sistemas como:
Definicin de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronsticos
para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronsticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero
el control en si de la produccin comenz a aparecer cuando se defini lo que se le llam MRP, que
significa en espaol Planeacin a partir de la capacidad de materiales, que no era otra cosa mas que la
definicin de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas

determinar cuanta materia prima se requera para producir lo que se demandaba en un pronstico de
ventas dado y tambin cunto costara esa produccin.
La automatizacin de las funciones productivas fue evolucionando a algo que se le llam MRPII, o sea
otra vezMRP, pero ahora considerando tambin las capacidades de las lneas de produccin; a partir de
las necesidades de reducir costos de inventarios apareci el concepto JIT, que significa justo a tiempo
(Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la produccin en demandas directas de
los clientes, en vez de (o adems de) en pronsticos, a fin de reducir los niveles de almacn y los costos
involucrados en tales inventarios, adems de brindar un mejor servicio a los clientes.
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas
progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologas que fueron apareciendo, hasta que de ah salieron los primeros proveedores
de software empresarial, que inclua todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias
de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el trmino de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que
significa: Planeacin de la empresa a partir de sus recursos.

Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos,
casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.

4. Qu permite el Sistema ERP?

Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:

Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.

Tener datos y practicas comunes a lo largo de toda la empresa.

Acceso a la informacin en tiempo real.

5. Objetivo fundamental de los Sistemas ERP

El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes.
Adems se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin circule por las diferentes reas de la
empresa como lo son produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.

6. Cmo funcionan los Sistemas ERP

El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual alimenta a los nodos de los
diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede
ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una computadora en la
cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede
ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando.

7. Implementacin de los Sistemas ERP

a.

Organizar el proyecto:
Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya
que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la
infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el
primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los
recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa.

b.

Definir las medidas de desempeo:

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe
tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP.

c.

Crear un plan inicial detallado del proyecto:

Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados,
funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a
cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.

d.

Capacitar al equipo para el proyecto:

Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que
posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer
diario del talento humano.

Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a algunos empleados hasta como
prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas
no son muy conocidas por las personas.

e.

Revisar la integridad de la base de datos:

La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de
informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada
de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin.

f.

Instalar el nuevo hardware:

El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa
utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

g.

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):

El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de
instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula
espinal del sistema.

h.

Capacitar masa crtica:

La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que se refiere al personal que va a estar
directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la
manipulacin del mismo.

i.

Entrenamiento sala piloto:

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le
dar en ella.

j.

Integracin de datos:
La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de diferentes fuentes o reas
organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

k.

Ejecucin:
Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o
fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.

l.

Mejoramiento continuo:
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento
continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas.

8. Por qu es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP

Hay muchas empresas que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita nicamente a la implementacin de ste.
Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe tener una constante retroalimentacin, ya que la tecnologa y el
mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones

Mejoramiento Continuo

Algunas compaas declaran victoria

Se dedican a otros proyectos

Compaas exitosas

Motivan a los participantes

Descuidan el sistema

Mejoramiento continuo

El nuevo sistema es exitoso

El sistema falla

9. Ventajas Sistemas ERP

Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso administrativo.

Creacin de una base de datos comn.

Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos.

Reduccin de costos.
Agilizacin en las operaciones del Negocio.
Mejor administracin de la informacin.
Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.
Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.

El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta
que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE de informacin
para otros sistemas crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para
implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada informacin que un ERP administre.

Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio
electrnico. Entre los sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar:

Datawarehouses
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Informacin Ejecutivos
Otros

Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas pueden conocer la
situacin en la planta de produccin, en el almacn de productos terminados y de materias primas, por
mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo.

Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser ms competitivas adems de
tomar ventaja con respecto a su competencia si sta no cuenta con un sistema como este

El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que incrementa las utilidades de la
compaa por medio de la reduccin de inventarios, ms rpida recoleccin de efectivo y entrega de
pedidos en el tiempo establecido.
10. Ventajas Sistemas ERP para cada rea de la Empresa
Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son:

Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de
costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques
electrnicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta,
analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido.

Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a reducir los niveles de

inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote.

Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin en cualquier ambiente

estandarizando la produccin de altos volmenes con gran control de la planta de produccin, el
sistema tambin ayuda a crear pronsticos de produccin y una mejor calendarizacin para la
produccin.

Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los instrumentos de medicin
ms importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a
corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten
monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo.

Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de produccin, un programa

ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores
correctos en el tiempo correcto y al precio correcto.

Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los
embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los
clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente.

11. Desventajas Sistemas ERP

Una desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistema como este, es el alto costo de estos programas ya
que por ser tan complejos se necesita de capacitacin para los empleados, adems de que este tipo de programas deben ser
especficos para cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.

Otras desventajas son:

La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.

Es tan complejo que muchas compaas no pueden ajustarse a l.

Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementacin puede nunca ser completada.

En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la
contratacin.

12. Costo de implementacin Sistemas ERP

La primera pregunta es econmica y se refiere a la capacidad de la empresa para adquirir un paquete de

este tipo, adems del costo en si del paquete, se debe considerar el o los equipos en que debe instalarse
el paquete y los equipos para todos los que van a ser participes en la operacin del sistema o sea las
estaciones (usuarios); el tercero y a veces ms costoso factor econmico de la compra de una solucin de
estas es lo que se llama la "implantacin" del sistema, que va desde la instalacin de los equipos de
cmputo, hasta el cambio de cultura operativa de la empresa, pasando por capacitacin, adecuacin de
procedimientos, cambios estructurales, eliminacin de personal que no se adapta a los cambios y
contratacin de otros, que seguro tendrn menos experiencia en la operacin y mercados.

13. Cmo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERP

Con el acelerado desarrollo de la tecnologa de informacin en el ambiente empresarial este recurso se ha
vuelto estratgico al grado de marcar diferencias y preferencias en el mercado por quienes se mantienen
al da. En estas condiciones los empresarios y ejecutivos se preocupan por mantenerse al da en materia
de sistemas de informacin. Las empresas tienen en los ERP las herramientas ms modernas para la
administracin de la informacin y la consolidacin de todos los datos pero tienen un gran problema y ese
es su elevado costo. Ante el deseo de contar con uno de estos sistemas quien tomar la decisin debe
conocer primero cmo est su empresa y si est preparada para un ERP.
Se debe tener en cuenta las 5 etapas por las que las empresas deben pasar normalmente hasta un
desarrollo pleno en materia de ERP:
* Etapa inicial: En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que estn iniciando sus
actividades y por ende no tienen recursos de tecnologa de informacin. Las actividades que llevan a
cabo las controlan con sistemas de oficina como procesadores de texto o hojas de clculo. La constante
en esta etapa es la bsqueda de herramientas adecuadas para sus funciones pero el inters por los
sistemas como los ERP es muy bajo o nulo
* Sistemas no integrados: En esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algn software que les
apoya especficamente en las reas en las que son utilizados. Existen por ejemplo:

Sistemas de administracin financiera para las reas contables,

Paquetes de diseo y administracin de materiales para el rea de produccin,

Sistema de administracin de facturas de clientes,

Sistemas de inventarios para los almacenes,

Sistemas de administracin de cuentas de proveedores, etc.

Las empresas en esta etapa se han preocupado por satisfacer las necesidades de tecnologa de
informacin conforme de han presentado y cuentan en su momento con herramientas que dan un buen
apoyo en cada rea pero el problema es que la informacin no est integrada, para conocer el estado
de la empresa respecto a algn factor en particular se deben hacer investigaciones a travs de los
sistemas de los departamentos y luego integrar la informacin de forma que cumpla con el objetivo de
tal investigacin, y esto se repita cada vez que se necesite otro dato similar e incluso el mismo dato
pero actualizado.
La causa de este problema es en manejo de informacin por separado, y en este caso la preocupacin
ser su integracin.
* Funcin limitada de ERP: En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar soluciones
del tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades de negocio, como las oficinas centrales o solo en
las sucursales ms grandes, esto debido al alto costo de la implementacin a lo largo de toda la empresa
principalmente. Es estas condiciones los beneficios de un sistema como estos no se logra apreciar o se
hace en una baja proporcin, pero se puede convertir en las condiciones propicias para seguir
desarrollndose e integrar la empresa por completo, a medida que los recursos lo permitan.
Es comn que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la empresa y que no logren
integrarse al sistema integracin de planeacin de recursos, por ello se pueden presentar algunos

problemas como inconsistencias de informacin o retrazo para las actualizaciones. Adems de requerir
trabajo extra para asegurarse de tener la informacin real en todo momento, es decir trabajar en esta
forma puede dar bueno beneficios pero siempre hay que cuidar que en las partes que no estn integradas
no se pierda el control.
* Unidades de negocios integradas por ERP: A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el ERP a
todas y cada una de las unidades de negocio de la empresa, es decir ya toda la empresa cuenta con la
herramienta de planeacin de recursos y puede usarla plenamente. En esta etapa se eliminan los
procesos de administracin de informacin no integrados y sus funciones pasan al sistema ERP.
La principal caracterstica de esta etapa es la comunicacin entre las unidades de negocios,
particularmente en las empresas dispersas geogrficamente, el uso de las recomunicaciones hace posible
tener los datos como si todo estuviera en un mismo lograr, con ello se pueden tomar las acciones en
menor tiempo y con mayor oportunidad.
* Empresa integrada con ERP: La ltima etapa del desarrollo Empresa-ERP es cuando se logra la
integracin plena, es decir, en las etapas previas pudieran encontrarse detalles de la empresa que no
haban sido contemplados en el software o al contrario, partes del software que no aplique para la
empresa, pero una integracin total se logra cuando todas las funciones de manejo de informacin
administrativa puede llevarse a travs del sistema ERP y aqu cuando los tomadores de decisiones tienen
en sus manos un arma muy efectiva para sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar
la empresa, y darle el dinamismo que se necesita en este ambiente.
Un empresario debe analizar las etapas anteriormente expuestas y ubicar a su empresa segn las
condiciones que guarde en ese momento, luego de revisar como est y a dnde quiere llegar puede
tomar las acciones necesarias para llegar a ello.
Un parte muy importante y tal vez la ms determinante es el costo que involucran estas herramientas
de software y es que de acuerdo al tamao de la empresa y lgicamente a la etapa en que se encuentre
en su desarrollo tecnolgico ser el monto de los costos de llegar a donde se pretende.
14. Conclusin
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la informacin
como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de
informacin adecuados para administrar rpidamente y eficientemente dicha informacin. Las empresas
tienen la opcin de desarrollar sus propios sistemas de informacin o comprarlos a empresas dedicadas al
desarrollo de los mismos. Una opcin viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando
la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW, sino
que adems de hacer cambios en la forma de cmo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a
estos cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen. La implementacin de un ERP no es
tarea fcil y requiere un compromiso de ambas partes. Un ERP puede brindarle a una empresa varios
beneficios, algunos tangibles como reduccin de costos y otros intangibles como satisfaccin de los clientes
siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementacin de un ERP puede
traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un
sistema de informacin que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar
correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que
conforman los actuales negocios electrnicos, y necesitan tener una fuente confiable de informacin,
entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos
mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.