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Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
10. Obligaciones de los aprendices: A partir del momento que los Aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, debern cumplir con las
siguientes obligaciones:
a. Buen rendimiento acadmico durante su formacin.
b. No tener condicionamiento o cancelacin de la matrcula.
c. Reportar oportunamente al Centro de Formacin cualquier novedad de cambio de documento o de cuenta bancaria.
d. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisin de renunciar voluntariamente al Apoyo de Sostenimiento.
e. Informar oportunamente sobre la suscripcin de contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestacin de servicios, o monitoria, o adjudicacin con Apoyos de
Sostenimiento FIC, o cualquier otro tipo de apoyo, al Centro de Formacin.
f. Prestar un servicio de gestor de monitoria programados por el Centro de Formacin durante su etapa lectiva, por un total de 40 horas mensuales relacionadas
con su formacin.
g. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias de gestor de monitoria, entre los das 20 y 23 de cada mes, al encargado de Apoyos de Sostenimiento
en el Centro de Formacin.
h. Realizar entregas mensuales de las evidencias de aprendizaje.
i. Realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento durante su etapa productiva.
j. Suscribir un pagar en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios.
11.Responsabilidad del Centro: El Subdirector del Centro deber designar una persona responsable del seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La
designacin de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control del proceso de desembolsos de
los apoyos de sostenimiento.
La persona designada deber:
a. Apoyar en el proceso de verificacin de cumplimiento de requisitos, calificacin, adjudicacin y seguimiento de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro de
Formacin a traves de SOFIA PLUS.
b. Registrar, en el momento que ocurran, las novedades que para cada caso afecten el pago a los Aprendices (tales como cancelacin del apoyo, cambio de
documento de identidad, fin de formacin, aplazamiento, consecucin del contrato de aprendizaje, registro de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc);
este registro debe hacerse hasta el da 27 de cada mes, considerando que esas novedades afectan el desembolso a realizar mensualmente a cada Aprendiz.
En caso que no se registre la novedad correspondiente a tiempo, se adelantarn las investigaciones y se establecern las responsabilidades a que haya lugar.
Adicional a esto el Centro debe realizar los trmites pertinentes para el reembolso del dinero por parte de los Aprendices, a travs del botn electrnico de pago
que se encuentra en la pgina web del SENA.
c. Hacer seguimiento a los actos acadmicos de condicionamiento o cancelacin de matrcula para reportar oportunamente las novedades.
El Subdirector del Centro de Formacin deber asignar a los asesores de Emprendimiento del Centro de Formacin, el apoyo y seguimiento a los Aprendices
beneficiarios para la formulacin y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los das 20
y 23 de cada mes, a la persona responsable de apoyos de sostenimiento del Centro.
12. Desembolsos no causados: En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se
adelantar el procedimiento de cobro previsto en la Resolucin 00210 del 2007.
13. Aprendices de remplazo: Los Aprendices que queden en lista de elegibles en la convocatoria, debern cumplir con las siguientes condiciones para ser elegidos
como remplazos:
a. Estar inscrito en la convocatoria.
b. Estar registrado como elegible.
c. A la fecha del remplazo el Aprendiz debe cumplir con todos los requisitos, condiciones y obligaciones de la convocatoria.
d. Debe realizarse la debida cancelacin de los Aprendices salientes a travs de la pgina web del SENA, link Apoyos de Sostenimiento.
e. Para aquellos Aprendices de remplazo y de cancelacin, se deber expedir una Resolucin por parte del Subdirector del Centro en la cual se registre la novedad,
y junto con ello se debe enviar el reporte generado de SOFIA PLUS a la Direccin de Formacin Profesional, donde se registre el remplazo.
f. El Aprendiz en remplazo ser beneficiario del apoyo de sostenimiento por el tiempo que reste para finalizar la convocatoria.
14, Causal de suspensin o cancelacin del apoyo de sostenimiento: El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los
siguientes casos:
a. Causales de Suspensin o Aplazamiento: Cundo el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupcin de su formacin. En estos dos eventos se
suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el trmino del aplazamiento o interrupcin de su formacin sin superar la vigencia presupuestal respectiva.
Versin: 01
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
Versin: 01
DESCRIPCIN
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE
REGISTRO
INICIO
1.
Generar matriz de asignacin de cupos
por Centro de Formacin
2.
Aprobar Distribucin de cupos por el
CDN
3.
Generar Resolucin de Apertura de
Convocatoria
4.
Divulgar Convocatoria
5.
Generar y habilitar formulario de
inscripciones
6.
Consolidar y Publicar los registros
de aprendices inscritos
7.
Entregar documentacin soporte
Si
Direccin de
Formacin Profesional
Matriz de analisis
- Grupo de Gestin
Administrativa
Consejo Directivo
Nacional del SENA
Direccin de
Formacin Profesional
Resolucin de Apertura
- Grupo de Gestin
de Convocatoria
Administrativa y
Direccin Juridica
Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa,
Correo
Subdirectores de
Centros y Lideres de
Bienestar
Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa
Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Consolidado con
Administrativa,
registros validos de
Subdirectores de
inscripcin.
Centros, Lideres de
Bienestar.
Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
Documentacin Soporte,
de Sostenimiento en el
F001-P007-GFPI
Centro de Formacin y
Aprendices
cumple los
requistios?
No
8.
Devolver Documentacin
la formacin
9.
Evaluar criterios de priorizacin
FIn
Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
Notificacin al aprendiz
de Sostenimiento en el
Centro de Formacin
Lideres de Bienestar,
Formato de Calificacin
encargados de Apoyos
diligenciado F002-P007de Sostenimiento en el
GFPI
Centro de Formacin
Versin: 01
No
DESCRIPCIN
Fecha: 11/10/2013
Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE
REGISTRO
Empate en la
puntuacin?
Si
Subdirectores de
Centros, Lideres de
En caso de existir empate en las utlimas posiciones de la tabla, el Centro
Bienestar y
de Formacin debe aplicar los criterios de desempate descritos en las
Acta de desempate
Profesionales
generalidades del procedimiento.
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
10.
Realizar sorteo para desempate
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Reporte de Aprendices
Profesionales
Adjudicados
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Resolucin de
Profesionales
Adjudicacin
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
13.
Remitir Resolucin y Reporte de
Adjudicacin
Subdirectores de
Centros
14.
Validar informacin de adjudicacin
recibida
Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa
La informacin
concuerda?
11.
Adjudicar Aprendices
12.
Generar Resolucin de Adjudicacin
Si
Correo Electronico
No
15.
Remitir observaciones a los Centros
de Formacin
16.
Modificar segun obervaciones enviadas y
remitir nuevamente
17.
Consolidar y Publicacin de aprendices
adjudicados
18.
Convocar aprendices adjudicados a
reunion para informacin general
Act.
11
Direccin de
Formacin Profesional
Correo Electronico
- Grupo de Gestin
Administrativa
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Resolucin de
Bienestar y
Adjudicacin y Reporte
Profesionales
de Adjudicados
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Direccin de
Consolidado con
Formacin Profesional
aprendices adjudicados - Grupo de Gestin
Correo Electronico
Administrativa
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Acta de reunion, firma
Bienestar y
de asistencia y pagare
Profesionales
firmado
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Versin: 01
DESCRIPCIN
Cdigo: P007-GFPI
RESPONSABLE
REGISTRO
Persona encargada de
Apoyos de
Reporte SOFIA PLUS
Sostenimiento en el
Centro de Formacin
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
21.
Actualizar consolidado de adjudicados
con novedades reportadas y aprendices
de reemplazo
Direccin de
Consolidado de
Formacin Profesional
aprendices adjudicados
- Grupo de Gestin
actualizado
Administrativa
22.
Generar archivos planos con valor cero
para pre notificacin
Direccin de
Luego de actualizados los estados en la convocatoria de los aprendices,
Formacin Profesional Archivo plano para pre
los cambios de documento, los datos bancarios y demas validaciones, se
- Grupo de Gestin
notificacin.
generan los archivos planos con valor cero.
Administrativa
19.
Reportar Novedades de Aprendices
No
Fecha: 11/10/2013
Si
20.
Reportar aprendices de reemplazo
Act.
11
Los archivos plano permiten la pre notificacin del estado actual de los
datos bancarios para desembolso, estos son remitidos a la Tesoreria de
la Direccin General, el resultado de esta validacin es entregado
nuevamente a la Direccin de Formacin Profesional
Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria
Resultado de la pre
notificacin
24.
Actualizar informacin con resultados
Direccin de
Formacin Profesional
- Grupo de Gestin
Administrativa
25.
Calcular valor total de desembolso
Direccin de
Formacin Profesional CI x Radicar enviado y
- Grupo de Gestin
radicado en fisico.
Administrativa
Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria y Grupo de
Contabilidad
27.
Generar archivos planos con valor para
notificacin de pago
Direccin de
Formacin Profesional Planos de Notificacin
- Grupo de Gestin
para pago.
Administrativa
28.
Remitir a Tesoreria archivos para
desembolso
Direccin
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria
Direccin de
Formacin Profesional Consolidado actualizado,
- Grupo de Gestin
correo electronico
Administrativa
23.
Validar planos y remitir resultados de la
pre notificacin
26.
Solicitar, Radicar y Generar Oden de Pago
29.
Actualizar informacin con resultados de
notificacin y publicacin de resultados
Fin
Orden de Pago
Desembolsos Efectivos