El Coaching como ayuda a la buena gestin del tiempo

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensacin

de todo lo contrario. El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Pasamos la mayor
parte de nuestro tiempo dedicados a muchos problemas relativamente secundarios en
lugar de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia. Un coach le
ayudar a gestionar y a rentabilizar su tiempo.
La Ley de Pareto sobre el tiempo, fijada por el economista italiano Vilfredo Pareto, que
formul realizando investigaciones estadsticas dice que:

El 20% de la entrevista proporciona el 80% de las conclusiones.

El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del xito en el trabajo total.
El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados.
El resto suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, etc.

Esta ley puede aplicarse para conocer lo que da resultado en la empresa y para
decidir correctamente qu hacer en primer lugar, con el objetivo centrado en las tareas
de mayor rentabilidad.
La mayor parte del tiempo y de la energa se malgastan porque faltan objetivos,
planificacin, prioridades y visiones de conjunto.
Una perfecta gestin del tiempo nos abrir caminos para:

Obtener una mejor panormica de las actividades y prioridades.

Tener ms tiempo libre para la creatividad.
Dominar, reducir y evitar el estrs.
Tener ms tiempo libre.
Alcanzar consecuente y sistemticamente los objetivos propuestos.

La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran
cada vez ms en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la
competitividad de la organizacin.
Los ladrones del tiempo son: las interrupciones, el mal uso del telfono, reuniones
no previstas, dejar las cosas para despus, desorden y burocracia, comunicacin
ineficaz, el mal uso del correo electrnico, la escasa disciplina personal.
As, gestin del tiempo es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma ms
eficiente posible. Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer diario
es posible aprender a identificar y eliminar los factores que hacen perder el tiempo y
desarrollar su control con eficacia.
Para gestionar bien el tiempo se puede aplicar una serie de principios bsicos:
Planificar por adelantado.
Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas
importantes, tareas urgentes y tareas minucia.
Agrupar las tareas segn las capacidades requeridas.
Programar actividades de descanso.
Prometer menos y cumplir ms.
Hacer un seguimiento de los procesos.
Delegar todo lo que se pueda.
Establecer parmetros para decir no
Tener en cuenta la curva del rendimiento.

La Agenda, programa diario o conjunto de acciones previstas para el da, es una

excelente forma de recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal
dificultad con la que nos encontramos es su alteracin por imprevistos que surgen.
Como sugerencias se ofrecen las siguientes:
Anotar en primer lugar las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o
reuniones.
Sealar las tareas con fechas/horas lmite establecidas previamente.
Reservar espacios temporales para asuntos con fechas lmite.
Anotar el resto de cuestiones que se consideren importantes a las que
tengamos que dedicarles tiempo.
Su Coach le plantear las siguientes preguntas:
Cmo resuelve cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a
diario a lo largo del da, va pasando tranquilamente de una actividad a
la siguiente?
Cmo determina cunto tiempo le llevar una actividad?
Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el da?
Cmo establece prioridades?
Sabe decir no?
Cmo es ahora mismo un da normal de trabajo?
Cuntas cosas intenta hacer en una sola jornada?
Es realista al respecto?
Qu actividades de su trabajo, son prioritarias?
Cmo puede saber qu actividades son prioritarias?
Qu necesita que ocurra para que determinadas actividades no
acaben en la lista de cosas urgentes o importantes?
Qu le gusta ms hacer de todos los asuntos que son de su
competencia?
Sabe delegar?
Es capaz de darse a Ud. mismo el apoyo que necesita?
Qu va a hacer para alcanzar su objetivo? Cundo, dnde y cmo?

Gestin del tiempo: claves para optimizar el

tiempo de trabajo

La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran
cada vez ms en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la
competitividad de la organizacin.
Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo
siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fcil. El primer paso para
lograrlo consiste en reflexionar sobre cul es nuestra misin en la empresa y
qu objetivos debemos cumplir en ella.

El siguiente es analizar las tareas concretas que habremos de llevar a cabo

para lograr esos objetivos y decidir cules nos corresponde ejecutar
directamente y cules podemos delegar o debemos traspasar a otros
departamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algn motivo
alguien nos las ha asignado.
'Retornar' trabajos es uno de los puntos ms delicados, pero tambin uno de los
ms importantes si realmente queremos centrarnos en el core business de nuestra
actividad.
Una vez delimitada sta, convendr que reflexionemos sobre el tiempo que
requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, y si la suma supera
el total de horas de nuestra jornada estudiaremos la posibilidad de reducir el
tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo.
En ocasiones, la prdida de tiempo est causada por hbitos obsoletos que
sin embargo seguimos utilizando pues hemos fijado en nuestra mente un patrn de
trabajo muy rgido. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y
obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable.
Pero si realmente el volumen nos supera y no es posible realizar todo el trabajo ni
con la mejor de las planificaciones convendr que nos planteemos hablar con
nuestros superiores y exponerles la situacin.

Planificar con criterio

La agenda es una herramienta bsica a la hora de organizar la jornada
laboral, la semana e incluso la previsin de tareas a medio y largo plazo. La
utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenndolas de forma lgica.
Primero las ms urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a
hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes.
Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria.
Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las
empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda
peridicamente para no dejar trabajos pendientes.
A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceirnos a l en la medida de
lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: Se
tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello. Pero hay que
ser flexibles, no podemos prever cmo ir el da: si surgirn imprevistos, si
recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informticos, etc.
Tambin hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar,
algo que no siempre hacemos, abrumados por el da a da. Pensar es indispensable
para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en
definitiva, ser ms eficientes.
Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qu tareas

hemos completado y cules no y ajustaremos la agenda del da siguiente.

Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hbito se
necesita constancia y voluntad.
El tipo de personalidad tambin influye en ello. Los profesionales controladores y
paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no
se fan de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben ms
trabajo del que pueden realizar.

Ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e
incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudar a combatirlos. stos son
los ms destacados:

Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza
se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento.

Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del da y procurar ceirse
a l para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si
algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la
reunin cuando se llegue a ellos.

Papeleo y lectura. Mejor redactar slo lo imprescindible y tener preparado

un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, slo para los
documentos necesarios y hacindola con cierta rapidez.

Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada da a archivar nos

evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.

Comunicacin ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy

posible que los dems realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo
cual supone una enorme prdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y
comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De
la misma forma, hay que escuchar con atencin y preguntar si algo no nos queda
claro.

Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y

uno de los ms difciles de corregir. No hay recetas mgicas. La nica forma de
cambiar es con voluntad.