Introduccin

La funcin de almacenaje es una parte fundamental del sistema de distribucin

total y representa un punto de separacin entre los aspectos de la oferta y la
demanda de cualquier negocio. Tradicionalmente, la naturaleza fsica de la
operacin ha puesto nfasis en su intensivo grado de trabajo, exigiendo un
elevado nivel de gestin y control por parte del hombre. El rpido crecimiento del
soporte tecnolgico ha ofrecido una oportunidad para conseguir una mayor
eficacia y eficiencia. Este soporte tecnolgico va desde la introduccin de mejores
equipos de manipulacin y almacenaje hasta la utilizacin de sistemas de control
computarizados. Al igual que sucede con otros elementos de la funcin de
distribucin, como por ejemplo el transporte y la administracin de inventarios; al
almacn le conciernen dos objetivos principales: costo y servicio. El principal
objetivo es conseguir una posicin ptima en relacin a estos dos factores a travs
de: La minimizacin del costo total de la operacin La provisin de los niveles de
servicio deseados. Para conseguir estos objetivos, la gestin de almacenes
necesita considerar sus tres principales elementos: recursos humanos, espacio y
equipos, los cuales dan lugar al costo total de operacin del almacn. Este costo
total depende del nivel de productividad de cada uno de los elementos y de cmo
stos interactan. Y, el nivel de servicio ofrecido a los clientes viene determinado
por la eficiencia y eficacia de los procesos y procedimientos utilizados para recibir,
almacenar y expedir productos. Al avanzar en el desarrollo del curso veremos
cmo optimizar estos tres elementos ejerciendo una gestin eficiente y eficaz de
almacenaje; aprovechando los avances tecnolgicos para conocer equipos y
desarrollos en manipulacin y almacenamiento que permiten reducir el costo total
y aumentar la productividad. Este mdulo est diseado para proporcionarle una
comprensin sobre cmo los directivos de almacn eficaces cumple sus
principales tareas y responsabilidades.

4.1 Funciones del Almacn.

El almacn se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que

representan una inversin cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y
conocedor de los artculos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los
mismos que puedan perjudicar las operaciones de produccin o de ventas.
El almacn: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional
de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
La manera de organizar o administrar el departamento de almacenes depende de
varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el
grado de descentralizacin deseada, y variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de programacin
de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.

Manejo fsico de Inventarios

Inventario Fsico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha

del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo.
La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores
de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro
fases, a saber:

1.

Manejo de inventarios (preparativos)

2.

Identificacin

3.

Instruccin

4.

Adiestramiento

Recepcin de Inventarios

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La relacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin
y aceptacin.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes(depsitos) u
otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin
indebida de activos.

Organizacin de Inventarios
El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos.
Dado que la informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es
aconsejable utilizar, donde sea posible, tambin las modernas tecnologas con el
fin de realizar una elaboracin de las fichas ms dctil, mucho ms aprovechable y
fcilmente integrable.
En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del
acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a
disposicin de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio
histrico-artstico. Por esta razn, se impone la distincin entre el inventario
completo (en papel o informtico) y el eventual inventario introducido en redes
informticas. Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de
manera diversificada y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso.
El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en
la realizacin de una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias
generales y locales.