PROYECTO PRIMERA ENTREGA

HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS

Profesor:
RUBEN DARIO MARTINEZ AMADO

GRUPO DE TRABAJO:
Gloria Andrea Moran usamag Grupo 001
Willington Yamid Guerrero Mendieta Grupo 001

Politcnico Grancolombiano
Facultad De Ciencias Administrativas Econmicas y contables
Especializacin En Gestin Empresarial
Bogot D.C.
2015

Antes de iniciar con el desarrollo de la primera entrega cabe anotar que nuestro
proyecto escogido es crear un nuevo negocio, nuestro caso especfico el montaje
de un gimnasio, donde el patrocinador ser la ONG Shaquian, quien aportar
econmicamente y con profesionales para el desarrollo del proyecto, adems
habr aportes por parte del resguardo indgena de males .
Acta constitucin del proyecto
Ttulo y descripcin del proyecto
Montaje de un gimnasio en el municipio de Crdoba Nario
En el municipio de Crdoba se ha detectado una alta influencia del alcoholismo y
drogadiccin en la juventud y despus de un estudio estadstico la idea de instalar
un gimnasio como centro de preparacin fsica y de sano esparcimiento ha tenido
gran aceptacin por la comunidad en general del municipio.
Director del proyecto asignado y nivel de autoridad
Andrs Prez ser el director del proyecto quien tendr la autoridad de seleccionar
a los miembros del equipo, determinar el presupuesto para la adquisicin de
equipos e instalaciones y evaluar y aprobar o desaprobar posibles cambios
conjuntamente con los patrocinadores.
Caso de negocio
Este proyecto se est realizando para combatir los problemas sociales que estn
provocando el creciente consumo de alcohol y sustancias alucingenas en la
juventud y abrir un espacio donde se pueda aprovechar de la mejor manera el
tiempo libre, colaborar con las personas que adolecen sobrepeso, diabetes, como
centro de recreacin para la abandonada tercera edad y paralelamente a esto
generar empleos directos e indirectos.
Recursos pre-asignados

El equipo que iniciar a trabajar en el proyecto est conformado por diferentes

profesionales colaboradores: administrador de empresas, contador pblico,
profesionales de la salud, economista y un especialista en proyectos y tambin
colaborar el seor gobernador del resguardo indgena de males.
Interesados
Las personas que se vern influidos por el proyecto son la ONG shaquian, la
comunidad en general del municipio de Crdoba, en especial los jvenes, adultos
mayores, poblacin vulnerable, los empleados, adems de las autoridades locales.
Descripcin/entregables del producto
El resultado del proyecto como su nombre lo sugiere es:

El montaje y puesta en marcha del gimnasio, adems,

Disminucin de los ndices de alcoholismo y drogadiccin en la juventud.
Mejoramiento de la calidad de vida del adulto mayor y las personas que
adolecen enfermedades como diabetes y sobrepeso.

Supuestos

Actualmente se conoce que hay un elevado nmero de consumidores de

alcohol y sustancias psicoactivas pero no hay un censo formal.

El apoyo econmico por parte del gobernador del resguardo indgena esta
indeterminada.

Restricciones
Por el hecho de ser un proyecto encaminado a solucionar un problema social, de
inclusin y de salud y al sumar esta poblacin es muy grande, nuestro proyecto
para cumplir con su objetivo principal en un porcentaje significativo requerir de
varios aos ( de 5 a 7 aos) para cumplir con metas porcentuales considerables,
cabe anotar que el proyecto no tiene un ciclo de vida definido ya que uno de los
objetivos ser la ampliacin a travs de la apertura de nuevas sedes y ms

adelante extenderlo a los municipios que conforman la ex-provincia de Obando

donde se presenta el mismo problema social.
Objetivos medibles del proyecto
El objetivo de este proyecto es reducir progresivamente el consumo de sustancias
nocivas para la salud especialmente en la juventud as: ao 1: 15%, ao 2:30%,
ao 3: 45%, ao 4: 65%, en este ao se espera instalar una nueva sede del
gimnasio y en los aos subsiguientes poder expandir el servicio a los municipios
vecinos de la ex-provincia de Obando. Para fin del ao 1 poder atender a la
totalidad de la poblacin de adulto mayor y personas con sobrepeso del municipio
de Crdoba.
Resumen de presupuesto: $ 250.000.000
Requisitos de aprobacin del proyecto
La financiacin de este proyecto va a estar compuesta por recursos aportados por
la ONG shaquian y por la gobernacin del cabildo indgena del resguardo de
males con esto aclarado, los requisitos para que este proyecto sea aprobado
requerir:

La aprobacin final por parte de la ONG shaquian y el gobernador del

resguardo indgena de males quienes harn los aportes econmicos

La decisin de comprar las mquinas y equipos que se necesitan en el

gimnasio.
La adquisicin o construccin de la infraestructura donde funcionar el

gimnasio.
Plan de creacin de una nueva sede para el ao 4.

Riesgos de alto nivel del proyecto

No tener los equipos y mquinas a tiempo.

Prdida de apoyo por parte de las autoridades locales entrantes, ya que el
gobernador indgena se elige anualmente.

Tener retrasos con la adquisicin o construccin de la infraestructura donde

funcionar el gimnasio.

Plan integrado de cambios

Solicitud de cambios
Fecha:

Cambio solicitado por:

Proyecto No. 001

No. de solicitud

001

Descripcin de la solicitud de cambio: Se solicita incrementar el presupuesto

para la adquisicin de ms equipos y mquinas
Justificacin del cambio: Este incremento presupuestal se hace necesario ya
que el nmero de asistentes por jornada sobrepasa lo calculado y con los equipos
y mquinas que se adquirirn no se podrn cumplir las metas.

Prioridad:

Alta X

Media

Baja

Impacto sobre el proyecto en:

Costo

Tiempo

Alcance

Calidad

Descripcin del impacto: Este cambio es de alto impacto tanto en costo como en
alcance ya que se debe inyectar mayor cantidad de recursos afectando
directamente el presupuesto inicial y el alcance tambin se ver afectado porque
con la cantidad de equipos y maquinaria inicial no se lograr cumplir con las metas
propuestas
Accin preventiva / correctiva para minimizar el impacto:

Frente a la solicitud de este cambio por ser del alto impacto en cuanto a costo
pero tambin de alcance se toma la decisin de adquirir mayor cantidad de
equipos y maquinaria haciendo adicin al presupuesto por parte de la ONG
shaquian, aceptacin que se da ya que con el aumento de usuarios se satisfar
la necesidad, y garantizar lograr alcanzar las metas y objetivos del proyecto.
Revisin comit control de cambios

Fecha revisin comit control de cambios

Solicitud aprobada

Solicitud rechazada

Motivo de aprobacin / rechazo: La razn por la que se aprueba la adicin

presupuestal y es con ella se logra y garantiza cumplir con las metas establecidas.

Actualizaciones a realizar:
Lnea base de tiempo

Responsable:

Fecha:

Lnea base de alcance X

Responsable:

Fecha:

Lnea base costo

Responsable:

Fecha:

Interesados a informar: Estos sern la ONG

shaquian, el gobernador del

resguardo indgena de males y el director del proyecto.

Plan de gerencia del alcance: La gestin del alcance del proyecto consta de
varios procesos a saber: planificacin de la gestin del alcance, recopilacin de
requisitos, definicin del alcance, crear la EDT, validar el alcance y como ltimo
proceso est el control del alcance que debe ser continuo.
A continuacin haremos la EDT.

EDT

Montaje de
gimnasio

Estudio
preliminar

Constitucin
empresa

Deteccin
necesidad

Obtener
certificado
cmara de
comercio

Requirimiento
estudio de
mercado

Expedicin
RUT

Obtencin de
diferentes
licencias

Personal

Instalaciones
infraestructura

Equipo de
proyecto

Financiacin
por ONG
shaquian y
cabildo
indgena

Determinacin
de necesidad

Diseo o
arrendamiento

Seleccin de
director

Reunin
exposicin de
proyecto

Exposicin de
alternativas

Descripcin de
puestos

Contratacin o
compra

Documentos
para inicio del
proyecto

Aceptacin de
apoyo

Escogencia de
alternativa

Reclutamiento

Equipos y
maquinaria

Cotizacin

Adquisicin

Filtro

Contratacin

Adecuacin

Integracin del
equipo de
proyecto

Presentacin
de
presupuesto

Aceptacin de
presupuesto

Apertura
cuenta
bancaria

Consignacin
de recursos

Aprobacin de
inversin

Plan de gerencia de tiempo:

MONTAJE DE GIMNASIO EN EL MUNICIPIO DE CORDOBA
DIAGRAMA DE GANTT
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1
2
3
4
5
6
7
8

ACTIVIDAD
Estudio preliminar
Deteccin necesidad
Requerimiento estudio de
mercado
Constitucin legal empresa
Obtener certificado cmara de
comercio
Expedicin RUT
Obtencin diferentes licencias
Cotizacin equipos y
maquinaria
Exposicin de alternativas
Escogencia de alternativa
Adquisicin equipos y
maquinaria
Personal: determinacin de
necesidades
Descripcin de puestos
Reclutamiento
Filtro
Contratacin
Instalaciones: Construccin o
arrendamiento
Contratacin o compra
Adecuacin

Equipo de proyecto
Seleccin de director
Documentos para inicio de
proyecto
Integracin de equipo de
proyecto
Financiacin
Reunin exposicin de proyecto
Aceptacin de apoyo
Presentacin de presupuesto
Aceptacin presupuesto
Apertura cuenta bancaria
Consignacin de recursos
Aprobacin de inversin
Aprobacin adicin presupuestal

Profesor, esperamos sus recomendaciones para mejorar.