COSTOS DEL

SISTEMA
COMERCIAL
ELISA LEYSSY SILES QUISPE

IMPORTANCIA DEL COSTO DEL

SISTEMA COMERCIAL
Esto resulta ms peculiar, si se considera que se trata de un factor
determinante para la obtencin de resultados financieros adecuados.
Cuando se observa un estado de resultados comn y corriente, uno
encontrar ms conceptos de costo y gasto que de ingreso. Por ello es
fundamental que los sistemas de costos recuperen la consideracin que
tenan antes del auge de los sistemas administrativos conocidos como
ERPs (Enterprise Resource System) cuando tomaron un lugar
secundario; de hecho, una buena configuracin de un ERP debe partir de
un sistema de costos adecuado.
En este artculo revisar la importancia que tienen los costos y su
administracin a travs de un buen sistema, con la finalidad de que los
empresarios aprovechen todas las herramientas que tienen a su alcance,
para maximizar la eficiencia de sus operaciones.

COSTOS Y GASTOS
Se puede definir a los costos y gastos, para fines prcticos, como el
sacrificio de algo para obtener algo. Las empresas incurren en costos y
gastos para lograr sus objetivos. Tradicionalmente, las empresas
relacionan los conceptos costo con la produccin de un artculo y
gasto con la administracin o financiamiento de la empresa o con
incluso con la venta de un artculo. Para efectos de este anlisis, ambos
conceptos los considerar de manera indistinta. Como sistema de
costos, no necesariamente se debe considerar a un programa
informtico; de hecho, antes de poder automatizar la obtencin de
informacin, es necesario poder realizarlo de manera manual.
En ese sentido, me refiero a un sistema de costos como el conjunto de
procedimientos,
documentos,
controles,
registros,
reportes
e
informacin, el cual permite a una empresa conocer el costo unitario de
produccin o de operacin. Estos procedimientos pueden ser realizados

de manera manual o a travs de herramientas informticas como

sistemas de cmputo.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE COSTOS

Son muchas las ventajas que ofrece establecer y manejar un sistema de
costos adecuado en las empresas. No se puede administrar lo que no se
mide. A continuacin comento sobre algunas de ellas.
Costo unitario
ste es tal vez el principal beneficio de tener un sistema de costos
adecuado. Cuando se conoce el costo unitario de un producto o servicio
con precisin, se obtienen muchos beneficios: Con un costo unitario
preciso, la poltica de precios de la empresa para el pblico
adquiere un sentido estratgico y no slo de mercado;
permite a la empresa ser el lder y no reaccionar
nicamente a las polticas de precios de la
competencia. El costo unitario puntual
permitir, a su vez, realizar una correcta
valuacin
de
inventarios
y,
en
consecuencia,
producir
estados
financieros con informacin precisa para
la toma de decisiones. En una empresa
industrial, el costo unitario afecta los
inventarios de: materia prima; de
produccin en proceso; de artculos
terminados y, finalmente, el costo de
ventas. En las empresas de servicios, el
resultado
de
operacin
se
determina
considerando los gastos incurridos para
prestarlos. Sin una buena fuente de informacin, los estados
financieros pierden uno de sus principales objetivos:
informar al usuario para una toma adecuada de decisiones.

Presupuesto
Un sistema de costos robusto aumenta la precisin de la informacin al
determinar, implementar y controlar un presupuesto, con las
consecuentes ventajas de poder anticipar los resultados.
Control
Cuando se tiene un buen sistema de costos, se pueden controlar mejor
las operaciones. Con el monitoreo de los costos incurridos, se promueve
la eficiencia y se corrigen los errores. Asimismo, se aprende de
situaciones negativas, porque ya se conocen; y se disminuyen las
consecuencias negativas, debido a que se conocen oportunamente.
Eficiencia
En sentido opuesto al punto anterior, manejar un sistema de costos
adecuado permite fomentar la mejora continua, reconocer las eficiencias
y
recompensar
a
los
funcionarios
que
las
provocaron.
Independientemente de si se trata del costo de produccin o de los
gastos de administracin, venta o financieros, las empresas los deben
administrar de tal manera que stos se minimicen con las obvias
consecuencias en sus resultados financieros. No se puede administrar lo
que no se mide, un sistema de costos eficiente y adecuado auxiliar en
este sentido

DIFERENTES HERRAMIENTAS
Existen muchas opciones cuando se trata de elegir un sistema de costos
a la medida de esa entidad. La eleccin depender del giro de la
empresa (industrial, distribucin o de servicios), de su experiencia,
infraestructura y recursos. Sin embargo, siempre habr una herramienta

que pueda ayudar en materia de costos. Ahora bien, se deben

considerar varias situaciones al implementar un sistema de costos.
Considerando la experiencia y estabilidad de las operaciones de la
empresa, se puede elegir entre un sistema de costos histricos, y uno de
costos predeterminados. Tradicionalmente, las empresas de reciente
creacin o aquellas que inician operaciones de un producto o mercado
nuevos, deben elegir un sistema de costos histrico, dado que estn
iniciando su curva de aprendizaje: habr muchos cambios en los
elementos del costo de produccin (materia prima, mano de obra y los
cargos indirectos de produccin); se modificarn procesos buscando
mayor eficiencia; cambiarn los volmenes de produccin con la
evolucin del producto en el mercado, y todo lo anterior redundar en la
variacin continua de los costos de produccin. Posteriormente, cuando
se estabilizan los volmenes y medios de produccin varios meses o
incluso aos despus, se puede considerar el establecimiento de un
sistema de costos predeterminado. Estos sistemas, clasificados en
estimados y estndar, permiten anticipar los hechos, facilitando la
planeacin, presupuestacin y control de las operaciones. En mi opinin,
esto deber considerarse como un objetivo ltimo de cualquier empresa.
Desde el punto de vista del producto que se fabrica, se pueden
implementar sistemas de costos por procesos, por rdenes de
produccin o por actividades.
Los sistemas de costos por procesos son recomendables cuando los
productos a fabricar no cambian en sus caractersticas, as como los
medios y procesos de produccin son constantes (por ejemplo, se utiliza
ms maquinaria que mano de obra), y los volmenes de produccin no
fluctan mucho.
Ejemplos de industrias donde se aplican estos sistemas son la
refresquera, la cementera, de produccin de acero, entre muchas otras.
Cuando la produccin se lotifica, porque el producto cambia sus
caractersticas continuamente, se recomienda el uso de un sistema de
costos por rdenes de produccin. La orden de produccin considerar
las variaciones que se debern realizar a ese conjunto de productos. Por
ejemplo, est la industria de impresin, de confeccin de ropa o
produccin de alimentos. Los sistemas de costos por actividades (costos
ABC, por sus siglas en ingls), originalmente diseados para el control
de los cargos indirectos de produccin nicamente, han sido
desarrollados y adaptados para su implementacin integral en los
medios de produccin o en la prestacin de servicios.

Originalmente presentados en la dcada de los aos ochenta, este tipo

de sistema logr ofrecer al analista la informacin que antes no se
obtena: conocer el costo de realizar una actividad especfica. Por
ejemplo: sabe cunto cuesta realizar el control de calidad en un
proceso productivo? Conoce el costo de capacitar a los obreros?
Otorgar un buen servicio a los clientes? Cunto cuesta reclutar a
empleados administrativos? Cul es el costo de procesar unas nminas
o registrar su contabilidad? Ms an, si es el caso: es usted eficiente en
estas actividades? Se pueden mejorar? Alguien los puede hacer mejor
o ms barato? Cuando se emplea un sistema de costos por actividades,
es posible contestar estas preguntas y tomar decisiones adecuadas en
consecuencia.

CONCLUSIN
Inici este anlisis comentando que los sistemas de costos han perdido
importancia para los empresarios. Considero que tambin se ha
disminuido la atencin en los colegios y universidades que imparten la
carrera de Contadura Pblica y, por consecuencia, los egresados no
prestan la atencin que esta informacin requiere. Existen pocos
especialistas en costos en nuestro pas. Prueba de ello es el nmero de
certificaciones en costos que se registraron cuando el Instituto Mexicano
de Contadores Pblicos (IMCP) instituy las certificaciones por
disciplinas, siendo nicamente tres los certificados en esta materia. Sin
duda, esto implica un rea de oportunidad muy atractiva para que la
profesin organizada explore. En este inicio de ao, la Comisin del
Sector Empresarial del Colegio de Contadores Pblicos de Mxico (CCPM)
ha programado varios cursos de capacitacin en el tema de costos.
Recomiendo ampliamente el consultar estos programas para aprovechar
esta capacitacin. Concluyo con una reflexin: Los sistemas de costos

producen informacin tan importante para las empresas, que resulta

lamentable, y hasta imperdonable, no asignarles la atencin necesaria.