2.1.

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

LA ADMINISTRACIN DE UN PROYECTO INCLUYE:

Identificar los requisitos.

Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y
costos.
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas
inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto

es un evento o una condicin incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o
negativo, al menos en uno de los objetivos del proyecto. Las cinco fases de la
administracin de proyectos.

PREMISA DE LA PLANEACIN.
Es la primera y una de las ms decisivas e importantes etapas de un proyecto. En
esta etapa Se evala la situacin de proyecto que vamos a elaborar (problemtica
existente), se definen los objetivos principales a alcanzar y se efecta el anlisis
del entorno del proyecto. Adems se realiza, como parte del proceso de toma de
decisiones inicial y primordial en estas acciones, un estudio de la factibilidad
tcnica y econmica del mercado potencial, los recursos necesarios para su
ejecucin y la seleccin de la alternativa ms apropiada.
Las acciones ms relevantes en esta fase son: (Reconocimiento de que un
proyecto puede llevarse a cabo.) Determinar lo que el proyecto debe lograr.

Definir la meta global del proyecto.

Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de
los interesados a este proyecto.
Precisar el alcance general del proyecto, es decir, el tamao, que
determina cuntos recursos se utilizara y de cunto tiempo se requieren.
Seleccionar a los miembros iniciales del equipo. Una gran parte del xito o
el fracaso del proyecto se compone principalmente en estas etapas
preparatorias destinadas a la preparacin del proyecto que, junto con una
buena etapa de planificacin, son fundamentales para que se obtengan los
resultados esperados. Desafortunadamente, no son pocas las personas
que tienden a menospreciar las fases de inicio y planeacin, pues desean
ver resultados demasiado pronto.

PLANEACIN.
En esta segunda fase se identifican los recursos humanos necesarios para su
ejecucin, se programan los recursos financieros, los resultados a alcanzar, se
elabora el proyecto propiamente dicho, se delinea su estructura formal y se
negocian los recursos financieros estimados.
Por otra parte, se define el alcance general del proyecto; antes, en la etapa de
inicio, solamente se defini de forma muy preliminar y se planificaron las
actividades que se desarrollaran y el cronograma de las mismas.
Las acciones ms relevantes en esta fase son: Perfeccionamiento del alcance
del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas
del proyecto.

Secuencia de actividades.
Desarrollo de un calendario y presupuesto.
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados. Una
planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que
nunca son bien recibidas. Cabe mencionar que, principalmente en la etapa
de planeacin de un proyecto externo, existe un conjunto de acciones que
se relaciona con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la
adjudicacin del contrato en competencia con otras empresas o personas.
Si por la razn que sea el contrato no se consigue, el proyecto se aborta
antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse por cmo
debe ser gestionado.

PROGRAMACIN.
En esta tercera fase, Es una fase vital en la que se ejecuta el proyecto de acuerdo
con el plan de trabajo (conjunto de tareas, actividades, fechas de inicio y trmino,
responsables, dependencias y entregables), empleando los recursos financieros
planificados; se elaboran informes parciales y se revisa la planeacin inicial
mediante la estructura formal de la nueva situacin que comienza a crearse.
Responde, ante todo, a las caractersticas especficas de cada tipo de proyecto y
supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para
desarrollar la actividad en cuestin.
Las acciones ms relevantes de esta etapa son:

Dirigir al equipo.

Reunirse con los miembros del equipo.

Comunicarse con los terceros involucrados.
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

CONTROL DE LA EJECUCIN.
En esta etapa Se trata del monitoreo y la revisin del trabajo realizado; incluye un
anlisis del progreso de las tareas conforme a lo planeado. En caso de alguna
desviacin (en fechas, recursos o calidad) con base en lo planificado, se tomarn
e iniciarn las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el
liderazgo; proporciona directrices a los recursos humanos subordinados (incluso
subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Las acciones ms relevantes para esta etapa incluyen:

Vigilar las desviaciones del plan.

Emprender acciones correctivas.
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados.
Cambiar los calendarios del proyecto.
Adaptar los niveles de recursos.
Cambiar el alcance del proyecto.
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes.

FINIQUITO DE LA PROGRAMACIN.
Esta fase y ultima es tambin muy importante, no slo porque es cuando se
representa la culminacin de las actividades, sino por las dificultades que suele
presentar en la prctica; en ocasiones se alarga excesivamente y provoca retrasos
y costos imprevistos.
En esta etapa se entregan los resultados obtenidos (previa comprobacin de que
todo funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento
aprobadas), se elabora el informe final, se obtienen las firmas de aceptacin del
proyecto por parte de los responsables del mismo y se da seguimiento al proceso
de soporte tcnico y garanta.
Las fases de la administracin de proyectos constituyen divisiones lgicas en el
ciclo de vida de un proyecto; generalmente las divisiones entre ellas se establecen

a partir del cumplimiento de los hitos (entregables) ms importantes en un

proyecto. En ocasiones, es recomendable inclusive el desarrollo de sub-proyectos
por cada fase.
Es importante considerar que las fases de la gestin de proyectos son diferentes a
las fases propias del desarrollo de un producto o servicio; stas ltimas se
concentran nicamente en las acciones necesarias para obtener el resultado
esperado, mientras que las de gestin son mucho ms globales y abarcan todas
las reas que influyen en un proyecto