COMPRA DE ARTCULOS DE OFICINA Y ENSERES

Concepto, importancia y caractersticas.

Los artculos de oficina y enseres, en un concepto amplio, son todos los bienes
que se encuentran dentro de un establecimiento y que sirven de forma directa o
indirecta, para el correcto desempeo de las actividades que se llevan a cabo.
Se entiende por Mobiliario y Equipo de Oficina, a los bienes que amueblan y a los
instrumentos de oficina de uso duradero, que equipan un negocio y que cubren
una necesidad especifica.
Enseres, se refiere a toda clase de artculos, que se van necesitando durante la
operativa misma de la entidad.
Categoras
Para la identificacin de este concepto, el cual no debe considerarse como uno
solo, sino que ms bien, debe analizarse por separado y de acuerdo a las
necesidades que cubre, a cada uno de los elementos que los integran, se ha
diseado la siguiente
Clasificacin:
Muebles
Equipo de oficina
Artculos de papelera.
Muebles
Se incluyen nicamente bienes muebles como son: escritorios, sillas, mesas,
archiveros, armarios. Y dems objetos de los que est provista una oficina,
teniendo como objetivos principales, el mejoramiento subtancial en la eficiencia de
sta, as como la apariencia que de ella se deriva.
Equipo de oficina

Comprende todos aquellos bienes, que independientemente de los muebles,

desempean un papel productivo dentro de la oficina, como lo son, las mquinas
de escribir, las calculadoras, los relojes checadores, las engargoladoras, las
perforadoras, las guillotinas, las engrapadoras, las lmparas de escritorio, entre
otros.
Tambin se incluye el equipo de cmputo, y de fotocopiado, los cuales a travs de
los aos, se han convertido en indispensables para la operacin efectiva de la
oficina.
Artculos de papelera
Este rubro es tan amplio como los dos anteriores y se compone de todos aquellos
documentos previamente impresos, que la Entidad necesita para llevar el control
administrativo y dejar evidencia de las operaciones realizadas. Aqu tambin, se
incluye la papelera necesaria para representacin, propaganda, y publicidad.
Por citar ejemplos de lo anterior, se mencionan los siguientes: plizas de cheque,
hojas membretadas, facturas, tarjetas de presentacin, folletera, catlogos,
etctera.
PLANEACION

DE

NECESIDADES

ESTADISTICAS

DE

CONSUMO.

Planeacin de necesidades
El existo de las actividades que el hombre desarrolla, influyen en mucho de la
adecuada planeacin que se haya diseado, para alcanzar el objetivo trazado.
La planeacin de las actividades a desempear no determinan por s misma
dichas necesidades, sino que ms bien esto se efecta a travs de un proceso
ms analtico, en el cual se identificarn os requerimientos de mobiliario y enseres
para determinado periodo.
Estadsticas de consumo

El control de las existencias y la forma en que estas se utilizan, es importante ya

que adems de ser una medida de control, es un elemento auxiliar en la
administracin de esos recursos, los cuales deben ser ocupados, en forma
econmica y eficiente.
Las estadsticas se obtienen de registros cronolgicos, que deben llevarse por
cada uno de los productos almacenados, sobre todo de aquellos que su uso es
frecuente, como el caso de los enseres, que sirven de base para observar el
comportamiento que guardan en su uso, lo anterior es til, para tomar decisiones
ms seguras, que se respalden no slo en una corazonada, sino en registros
confiables.
Revisin peridica de cotizaciones.
1. Cotizacin.
Es una postura que adopta un proveedor en precio, trminos de venta, tipo de
mercanca o servicios que est ofreciendo y que a peticin del posible
comprobador, le remite.
2. Solicitud de cotizacin
Se piden a los posibles proveedores, capaces de surtir el producto o los servicios
que se requieran.
3. Anlisis de calidad
Consiste en examinar todas y cada una de las cotizaciones presentadas
delimitando parmetros, que ayuden a la exclusin de aquellas que no cumplen
con los requerimientos.
4. Servicio
Dependiendo del tipo de bien que se pretenda adquirir, por citar un ejemplo, en la
adquisicin de equipo de cmputo, este deber ser cuidadosamente seleccionado,
porque la naturaleza misma de los artculos, requiere de constante mantenimiento

ya sea preventivo o hasta correctivo y que la mejor oferta ser aquella

comprometida conel mismo.
5. Precio
Ya que se han seleccionado del total de las cotizaciones recibidas, aquella que
cumple con las especificaciones, se proceder a la revisin del costo, que cada
posible proveedor ofrece, de tal forma que se est en la posibilidad de adquirir los
mejores

productos,

con

el

mejor

servicio,

al

ms

bajo

precio.

Existencia de seguridad
Es conocida como stock y se refiere al aprovisionamiento, que se hace en este
caso de artculos de oficina y enseres, con el objeto de tenerlos a disposicin, en
el momento en que stos sean requeridos.
No es recomendable tener mercancas en exceso, sobre todo las referentes al
mobiliario de oficina, que lejos de representar un beneficio mantenerlas en el
Almacn, se vuelven una carga para la Entidad, con un elevado costo de
mantenimiento y ocasionando en muchos casos que el artculo se vuelva obsoleto;
sin embargo, hay productos que debido a su naturaleza y constante requerimiento,
dentro de las actividades de la Compaa, son indispensables de tener en
existencia, como cintas para mquinas de escribir, lpices, correctores, grapas,
entre otros.
Problemas de sobre-existencias o falta de las mismas.
Tanto la sobre existencia como la falta, son problemas que se presentan a
menudo, ocasionando en ambos casos, que los costos operativos o de
mantenimiento se incrementen, productos de los tiempos muertos que falta de las
mismas pueda ocasionar, adems del costo de mantenimiento en el Almacn, la
inversin improductiva, el costo del local que ocupan, etc