Gua de Referencia de Microsoft Access 2000

GUIA DE REFERENCIA DEL ALUMNO

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CONTENIDO
Sesin I

INTRODUCCION

Objetivos

Introduccin.

Bases de datos.

Diseo de Bases de Datos

Sesin II,

INTRODUCCION AL ACCESS

Objetivos

Introduccin

Elementos de Access

Crear una tabla

Tipo de datos

La clave principal

Sesin III.

BASES DE DATOS EN ACCESS

Objetivos

Creacin de una base de datos

Creacin de tablas

Tipos de datos en Access

Sesin IV.

CREACIN, RELACIONES Y LLENADO DE TABLAS.

Objetivos

Crear de Tablas para el sistema de Matriculas

Crear las relaciones entre las Tablas

Llenar las tablas.

Sesin V.

CONSULTAS

Objetivos

Crear Consultas

criterios de seleccin

Practica

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Sesin VI.

USO DEL GENERADOR DE EXPRESIONES

Objetivos

Utilizacin del Generador de Expresiones

Consultas de Totales

Sesin VII.

CONSULTAS DE ACCIN

Objetivos

Consultas para la creacin de Tablas

Consulta eliminacin

Consulta de datos Anexados

Sesin VIII. FORMULARIOS SIMPLES

Objetivos

Crear Formulario haciendo uso de del asistente

Crear formulario Haciendo uso de vista diseo

Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas

Sesin IX.

FORMULARIOS AVANZADO

Objetivos

Crear Formularios avanzados

Formulario de varias Paginas y Botn de comando

Sesin X.

INFORMES

Objetivos

Crear Informes con el Asistente

Sesin XI.

INFORMES ESPECIALIZADOS:

Objetivos

Crear Informes especializados.

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INTRODUCCIN AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS

Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de

Informacin.

Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos

TEMAS:
Introduccion al Desarrollo de Sistemas de Informacin
Metodo del ciclo de vida clsico de un sistema de
Informacin.
o

Investigacin Preliminar

Determinacin de los requerimientos del sistema.

Diseo del sistema.

Desarrollo de Software.

Prueba de los sistemas.

Implantacin y Evaluacin.

Bases de Datos.
Diseo de Bases de Datos
Elementos de las Bases de Datos

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INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Hoy en DIA buena parte de nuestra sociedad se apoya en la tecnologa de sistemas de informacin
para trabajar con mayor inteligencia, Las computadoras y los sistema de informacin ocupan
ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones hacindolas ms
eficientes (reservacin de aerolneas, archivos clnicos de hospitales, contabilidad, farmacias,
bibliotecas, etc.).
Con un S.I. se busca bsicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores.
El S.I. basado en computadora debe funcionar en forma apropiada, ser fcil de utilizar y adecuarse
a la organizacin para el cual fue diseado.
QU ES EL ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS?
Dentro de las organizaciones, el anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la
situacin de una empresa con el propsito de mejorarlo con mtodos y procedimientos mas
adecuados.
El Diseo de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema
organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilizacin de computadoras.
El Anlisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar problemas y
emplear informacin para recomendar mejoras al sistema.
Ejemplo: en un Almacn (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero
debemos saber como opera el almacn con que documentacin cuenta(pedidos facturas, etc.), para
luego relacionar esta informacin.
El almacenamiento, manipulacin y recuperacin de informacin en forma eficiente, es vital y
estratgico para cualquier organizacin. Las bases de datos juegan un rol crtico en casi todas las
reas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniera, medicina, leyes,
educacin,

etc.

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METODO DEL CICLO DE VIDA CLSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION

Es el conjunto de actividades que los analistas diseadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un S.I. El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de las siguientes
actividades:
1. Investigacin Preliminar
2. Determinacin de los requerimientos del sistema.
3. Diseo del sistema.
4. Desarrollo de Software.
5. Prueba de los sistemas.
6. Implantacin y Evaluacin.
1.- INVESTIGACIN PRELIMINAR
La solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la peticin de una persona,
administrador, empleado o especialista en sistemas.
Cuando se formula esta solicitud comienza la investigacin preliminar, esta actividad consta de 3
partes:
a.- Aclaracin de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser
examinado para determinar con precisin lo que el solicitante desea, y conversar con este
hasta que la peticin sea claramente planteada
b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible.
Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad:
1.- Factibilidad Tcnica.2.- Factibilidad Econmica.3.- Factibilidad Operacional.
c.-

Aprobacin de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o

factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla.

Despus de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para
terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado.
2.- DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los procesos de
la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas:
Qu es lo que se hace?
Cmo se hace?
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Con que frecuencia se presenta?

Qu tan grande es el volumen de transacciones?
Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas?
Existen problemas?
Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea una
serie de herramientas de recoleccin de informacin, como por ejemplo los cuestionarios, o las
entrevistas con los miembros de la organizacin, as como el estudio de manuales, reportes,
documentos, etc. Todo esto con el propsito de comprender el proceso en su totalidad.
3.- DISEO DEL SISTEMA.
El Diseo de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplir con
los requerimientos durante la fase de anlisis. En esta etapa debemos identificar: los reportes y
dems salidas, mostrar un bosquejo de cmo el sistema quedara al finalizarse, identificar que los
datos de entrada que sern calculados y la informacin que ser almacenada, seleccionar los
dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben estar representadas en diagramas,
tablas, smbolos especiales, etc, esta informacin luego debe ser proporcionada a los
programadores para comenzar con la fase de desarrollo de software.
Los diseadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software
completas y claramente delineadas.
Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos para
hacer los bosquejos del Anlisis
4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.
Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el diseo a
un lenguaje de programacin escribiendo lneas de cdigo, y seleccionando a su vez el software
adecuado.
Los programadores tambin son responsables de la documentacin de los programas, la
documentacin es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que
la aplicacin se encuentra instalada.
5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS.
En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es decir
que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo
haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas no
previstas(validacin de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la
organizacin implante el sistema y dependa del.

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6.- IMPLANTACIN Y EVALUACIN.

La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e
instalar la aplicacin
BASES DE DATOS
Una Base de Datos es un conjunto de informacin (un conjunto de datos) relacionada que se
encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o
aplicaciones
Cuando utilizamos una gua de telfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en una
biblioteca o un catlogo de artculos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando son bases
de datos manuales.
Una base de datos manual resulta difcil de gestionar y modificar, ya que los datos se encuentran
clasificados por un nico aspecto en la mayora de los casos. Una gua de telfonos esta
organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo conocer a quien
pertenece un determinado numero telefnico.
En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos),
permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de espacio
de almacenamiento que se miden en trminos de gigabytes, o para bases de datos mas grandes en
trminos de terabytes de datos
BASE DE DATOS EN ACCESS

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de
base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento
independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de
formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar slo los datos que desee por medio de
consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede
permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde
una intranet por medio de pginas de acceso a datos.
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el
seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de
acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

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TABLA: Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o
proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los
datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada
de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).
CLAVE PRIMARIA: es un identificador nico que distingue un registro de otro aadiendo un
campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relacin.
CLAVE FORNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria.

RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa
informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada
esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias
tablas a la vez.

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DISEO DE UNA BASE DE DATOS

Es recomendable que antes de disear una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar
sobre nuestras necesidades en concreto y despus (con ayuda de papel y lpiz) hacer una estructura
previa de nuestra base.
Antes de proceder de crear una base son stas las decisiones que hemos de tomar:
1. Decidir los campos que vamos a necesitar:
Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qu campos va a tener nuestra
base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaramos crear los campos
espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc..
Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitaras como mnimo los campos del Nombre y
Apellido, Cargo, Direccin, Telfono, y uno que otro ms dependiendo de las necesidades de nuestra
empresa.
2. El tipo de informacin para cada campo:
Una vez definidos los campos tenemos que saber qu tipo de datos tendra cada campo: los ms
utilizados son texto, nmero y fecha pero no son los nicos, como lo veremos ms adelante.
3. Disear la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra
tabla.

OBJETIVOS

4. Establecer relaciones entre tablas:

aprender
el entorno
del Access
Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su Conocer
vez debeytener
el campo
de autores
cuyos2000
datos
estn el la tabla de autores, debes establecer una relacin
entrelos
estas
dos tablas.uEste
proceso
se llama
Conocer
componentes
objetos
del Access
normalizacin.

Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.

TEMAS:

5. Designar los campos como claves principales:

Que es el Microsoft Access
La clave principal es muy importante en el diseo de una base de datos que no debemos omitir en el
El Entorno del Access
proceso de la creacin de una base de datos.
Elementos del Access
6. Procedemos a disear la base de datos en un ordenador.
Tablas
En esta etapa nos queda por decidir qu tabla debeser Consultas
la que primero diseamos, por ejemplo, en
nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberan crearse antes de crear la Tabla
Formularios
de Ttulos.
Informes

Paginas

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Macros
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Modulos

Bases de Datos NEPTUNO.

INTRODUCCION AL MICROSOFT ACCESS 2000

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QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?

Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como
un conjunto de informacin organizada sistemticamente. En la terminologa propia de las bases de
datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo es cada uno de
los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro est
formado por el conjunto de informacin en particular. Un dato es la interseccin entre un campo y un
registro.
EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS 2000

ELEMENTOS DEL ACCESS

TABLAS
Las tablas con el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una
base de datos est principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen
datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)
Columnas

Nombres Apellidos

Telfono

Luis

231415

Portugal Daz

Rosa
Tapia Apaza
241315
Fabiola
Zapata Rivas
231452
Donde : Luis, 231452, 27 son Datos

Direccin
Edad
Av. de la cultura
26
421
Av. Los Incas 245 32
Av. Tullumayo 423 27

Filas
Tuplas
o
Registros

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CONSULTAS
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
informacin de varias tablas y con la estructura que ms le interese. Adems, las consultas pueden
archivarse de forma que la prxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendr que
volver a plantearla, ser suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de
las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los
gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
FORMULARIOS
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de stos
redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicacin o de un sistema de informacin
desarrollado con Access.
INFORMES
Los informes permiten presentar la informacin con una apariencia altamente profesional a la hora
de imprimir nuestros datos. Pginas de acceso a datos Una pgina de acceso a datos es una
pgina Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una
base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear pginas que se utilizarn
para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. Tambin se
pueden crear pginas que muestren registros agrupados jerrquicamente, de manera similar a los
informes de Access.
Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar pginas para agregar,
modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft
Access; estas pginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un
mensaje de correo electrnico.
Ver registros agrupados de forma interactiva: En pginas agrupadas, puede ver slo los detalles
que desee mediante la expansin y contraccin de los encabezados de grupo. Tambin se pueden
ordenar y filtrar registros.
Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras
mediante el uso de una lista de tabla dinmica; tambin se pueden realizar proyecciones y clculos
complejos mediante el empleo de un control de hoja de clculo; finalmente, se pueden ver datos
representados en un grfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar cdigo HTML en campos
de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la pgina. Por ejemplo,
si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva,
<I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la pgina para mostrar el valor
en cursiva.
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Utilizar herramientas de diseo conocidas: En la vista Diseo, se pueden crear pginas

utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares
a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.
MACROS
Las macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft Access. Utilizando stas es posible
automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operacin y
liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es ms que
una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automticamente.
MDULOS
Los mdulos son objetos donde se almacena cdigo escrito en lenguaje de programacin
denominado Access Basic.

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BASES DE DATOS NEPTUNO.

Ejecutar la base de Datos Neptuno que es una demostracin gratuita del Microsoft Office 2000.
Cmo ejecutar la bases de Datos Neptuno?
1.- Hacer Clic en el botn Inicio, seleccionar la opcin Buscar Archivos o Carpetas.
2.- En el cuadro de texto Buscar archivos escribir Neptuno*.mdb
3.- Hacer doble clic en el Archivo encontrado.

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CREACIN DE BASES DE DATOS EN ACCESS 2000

OBJETIVOS

Aprender a crear bases de datos con Access.

Aprender a crear tablas

Conocer los Tipos de datos en Access

Aprender a realizar modificaciones en las tablas

TEMAS:
Crear bases de datos sin asistente
Crear tablas.
Tipos de datos
Establecer las claves primarias.
Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas

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CREAR UNA BASE DE DATOS

Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos. Se puede crear una base
de datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; ste es
el mtodo ms flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma
separada.
El segundo mtodo consiste en usar un Asistente que crea en una sola operacin las tablas,
formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; sta es la
forma ms sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, despus de haber
creado su base de datos podr modificarla y extenderla cuando lo desee.
Crear una base de datos sin usar un asistente:
1. Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones para
crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de
dilogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar.

2. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos por ejemplo Sistema de
Matriculas, y haga clic en Crear.
3. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva
base de datos en la barra de herramientas estndar y luego haga doble clic en el icono Base de
datos en blanco en la ficha General, Especifique un nombre y haga clic en Crear.
4. Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo: Haga Clic
en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de dilogo.

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CREAR UNA TABLA:

Para crear una tabla.
1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuacin.
2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseo (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista Diseo).
3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenar en
estos campos de la tabla.
4. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave principal,
Microsoft Access le preguntar si desea crear una clave principal automticamente al guardar
la tabla.
5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuacin,
escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno.
Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones entre
estas en la Sesin3.
LA CLAVE PRINCIPAL
El ltimo paso que hay que dar en el diseo de una tabla consiste en definir lo que se denomina la
clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:
1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.
2. Porque permite definir relaciones entre tablas.
Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de
manera nica. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:
El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener
valores iguales. La manera ms rpida de acceder a un registro de una tabla es a travs de la clave
principal. Haga que los datos de sta sean descriptivos y fciles de recordar. Cuanto ms pequeo
sea el tamao del campo ms rpido funcionar la base de datos.
Establecer o cambiar la clave principal:

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Abra una tabla en la vista Diseo. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave
principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para
seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el
selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.
Crear una tabla con el Asistente para tablas:
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuacin, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente
para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para tablas.
Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos
En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:
Procurar que describa el contenido que tendr ste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden
incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el
punto (.), el signo de admiracin (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar por
un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la
mayora de los ejemplos de la documentacin de Microsoft Access los nombres de los campos y
controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden
producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control u objeto,
es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento
que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento
inesperado en algunas circunstancias.
TIPOS DE DATOS
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo
de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrn
introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se podrn introducir en el campo. El espacio que Access reservar para los
datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese
campo. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.
Valor
Texto

Tipo de datos
Tamao
(Predeterminado) Texto o combinaciones de Hasta 255 caracteres o la
texto y nmeros, as como nmeros que no longitud

que

indique

la

requieran clculos, como los nmeros de propiedad Tamao del campo

Memo

telfono.
(el menor de los dos valores).
Texto extenso, o combinacin extensa de texto y Hasta 65.535 caracteres.

Numrico

nmeros.
Datos numricos

utilizados

en

clculos 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el

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matemticos.

valor de la propiedad Tamao

Fecha/Hora

del campo es Id. de rplica).

Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 8 bytes.

Moneda

9999.
Valores de moneda y datos numricos utilizados 8 bytes.
en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y

Auto numrico

hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) 4 bytes (16 bytes si el valor de
nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access la

propiedad

Tamao

del

asigna cada vez que se agrega un nuevo registro campo es Id. la rplica).
a una tabla. Los campos Auto numrico no se
pueden actualizar.
Valores S y No, y campos que contengan uno de 1 bit.

S/No

entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o

Objeto OLE

Activado/desactivado).
Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo Hasta 1 gigabyte (limitado por
de Excel, un documento de Word, grficos, el espacio disponible en disco)
sonidos u otros datos binarios) vinculado o

Hipervnculo

incrustado en una tabla de Access.

Texto o combinacin de texto y nmeros Cada una de las tres partes del
almacenada como texto y utilizada como tipo de datos hipervnculo
direccin de hipervnculo.

Asistente
bsquedas

puede contener hasta 2048

caracteres.
para Crea un campo que permite elegir un valor de Tamao igual al del campo
otra tabla o de una lista de valores mediante un clave principal utilizado para
cuadro de lista o un cuadro combinado.

realizar

la

bsqueda

(habitualmente 4 bytes).
Descripcin
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin ms amplia del contenido
y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripcin es til tanto
para usted, que es el diseador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde,
ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario,
suministrando as ms informacin al usuario.
Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseo:
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Abra la tabla en la vista Diseo. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para
seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de
campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en
Eliminar filas en la barra de herramientas.
Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que est encima del que quiere
insertar el nuevo. A continuacin pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edicin/Insertar fila.
Access insertar una fila en blanco y ya podr introducir los datos.
Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuacin
haga clic sobre el selector con el ratn y arrstrelo a su nueva posicin.
Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o
muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse
para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible
controlar el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante
el establecimiento de su propiedad Tamao del campo. Las propiedades de un campo se establecen
mediante la visualizacin de una tabla en la vista Diseo.
Cambiar el tamao del campo para campos de Texto y Numricos: Es posible controlar el
nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo
de valores numricos que pueden introducirse en un campo Numrico.
En la vista Diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya
propiedad Tamao del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el
cuadro de la propiedad Tamao del campo. Para un campo de Texto, escriba el nmero mximo de
caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numrico, haga
clic en la flecha y seleccione el tamao del campo que desee.

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Tamao del campo en campos de tipo Numrico

Valor

Descripcin

Posicin

Byte

decimal
Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite Ninguna

Tamao
1 byte

fracciones).
Entero
32.768 y 32.767 (no admite fracciones).
Ninguna
Entero largo 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite Ninguna

2 bytes
4 bytes

fracciones).
Simple
De 3,4 x 1038 a 3,4 x 1038
7
Doble
De 1,79 x 10308 a 1,79 x 10308
15
Id. de rplica Identificador global nico (GUID)
N/D
Decimal
Almacena nmeros entre -1038 y -1 y 1038 28

4 bytes
8 bytes
16 bytes
12 bytes

-1(.ADP)
Almacena nmeros entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)
Formato
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las
horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien
puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato.
Formatos predefinidos
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo
de datos Fecha/Hora.
Valor
Fecha

Descripcin
(Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora;

general

si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93,

Fecha larga

05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de
Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sbado,

Fecha

3 de Abril de 1993.
Ejemplo: 3-Abr-93.

mediana
Fecha corta

Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo

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MISCELANIA DE EJERCICIOS

Historias Clinica

RELACIONES ENTRE TABLAS Y LLENADO

OBJETIVOS

Analizar y disear la bases de datos MatriculasUNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos.
Establecer las relaciones entre tablas, considerando la
multiplicidad y la integridad referencial
Aprender llenar datos en las tablas

TEMAS:
Medicamentos

Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac

Llenar Datos en las tablas.

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TRANSITO

VIDEOTECA

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