Unidad 4.

Actividad: Informe de Auditoria

Nombre aprendiz:
Email:
Fecha:

Descripcin: Con base en los resultados obtenidos en la auditora realizada al proceso

organizacional seleccionado en la actividad de la unidad 3, realice un informe de auditora
teniendo en cuenta los puntos descritos en esta actividad.
Recuerde que es importante la lectura previa del material de estudio y tambin la consulta
de los documentos de apoyo de esta unidad que estn disponibles en el botn del men
principal del programa: Documentos de apoyo / Documentos complementarios /
Documentos complementarios unidad 4.
1. Disee y diligencie un informe de auditora que contenga los siguientes criterios:
a. Objetivos de la auditora.
b. Alcance de la auditora.
c. Identificacin del cliente de auditora.
d. Identificacin del equipo auditor.
e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora.
f. Criterios de auditora.
g. Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada.
h. Conclusiones de la auditora.
i. Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora.
2. Disee el procedimiento mandatorio de auditora interna de calidad, teniendo en
cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral
8.2.2 Auditora interna de la Norma ISO 9001:2008.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

SOLUCION
1. Disee y diligencie un informe de auditora que contenga los siguientes criterios:

REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad
Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
SECTOR

Objetivo.

Alcance:
Identificacin del
cliente de auditora.
Identificacin del
equipo auditor
Fechas y lugares
donde se realizaron
las actividades de
auditora
Criterio
Hallazgos de la
auditora y la
evidencia relacionada
Declaracin sobre el
grado en el cual se
han cumplido los
criterios
de
la
auditora.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

ASPECTOS
RELEVANTES

ASPECTOS POR
MEJORAR

RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCION

CONFIABILIDAD DE
LA AUDITORIA
INTERNA

RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE
LAS ACCIONES
CORRECTIVAS DE LA
AUDITORA
ANTERIOR.
Fecha de ejecucin:
Reunin de apertura:
Reunin de cierre:

2. Disee el procedimiento mandatorio de auditora interna de calidad, teniendo en

cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral
8.2.2 Auditora interna de la Norma ISO 9001:2008.

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Compras
De: MANUAL DE CALIDAD Gerencia de Calidad.
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de Compras
El procedimiento de compras se realiza de acuerdo con las necesidades y el
desarrollo de las distintas actividades de la misma.
La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados. El tipo y grado del control aplicado al
proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto
adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final.
Los proveedores deben ser evaluados y seleccionados en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos. Se deben
establecer los criterios para la seleccin, la evaluacin y reevaluacin. Deben
mantenerse los registros de los resultados y de las acciones necesarias que se
derive de las mismas.

QUE

QUIEN

COMO

Lder de
proceso

Se
identifica
las
necesidades de compra ya
sea de insumos, repuestos
o servicios.

REGISTRO

Lder de
proceso
Necesidad de
insumos o
repuestos
Lder de
proceso
Se cotiza

Gerente
general

Evaluacin de
la propuesta
de
proveedores
Gerente
general

Orden de
compra

Lder de
proceso
N
O

TERMINA

SI

Se realiza la
compra
SI
si cumple con lo
solicitado

Verificar
entrega
del
producto

Procedimiento de Compras
NO

Inspeccin
en
recepcin

Se
selecciona
los
proveedores que suplan
los requerimientos y se Cotizaciones
realiza
una
cotizacin
verbal o escrita.
El
lder
de
proceso
diligencia la evaluacin de Evaluacin
propuesta
de propuesta de
proveedores, el proveedor proveedores
con la mejor calificacin FT-CO-001
ser seleccionado.
El formato de evaluacin
de
propuesta
de
proveedores
debe
adjuntarse con la orden de
compra diligenciada por el
lder de proceso para VoBo
del Gerente general quien
aprobara la orden de
compra de productos o
contratacin de servicios.
Asimismo,
el
Gerente
general
nombrara
al
encargado de la compra.

Orden de
compra
FT-CO-002

Aproba-cin

Una vez aprobada, el

encargado de la compra
del insumo, repuesto o
servicio
realizara
la
compra, ste debe revisar Inspeccin
Encargado
la entrega del producto o en recepcin
de la compra
servicio a conformidad de FT-CO-003
la orden de compra y
enviar la factura a gestin
financiera y contable para
el pago.

Evaluacin Proveedores
QUE

QUIEN

COMO

REGISTRO

Devolucin
del
producto

Evaluacin
proveedores

Encargado
de la
compra

Si no se cumple con los

requisitos de la orden de
compra se hace una devolucin
del
insumo
o
producto
dependiendo del resultado del
encargado de inspeccin en Evaluacin
recepcin.
proveedore
s FT-CO004
Una vez entregada la compra a
conformidad se evala al
proveedor, si no cumple con la
entrega a conformidad tambin
se evaluara.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestin Documental
Lder de Compras
MEMORANDO
FECHA: Septiembre 15 de 2015
DE:
GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL y LIDER DE COMPRAS
REF: AUDITORIA PROCESO DE COMPRAS
La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de
la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y
accin de las COMRAS, al suministrar materiales, insumos y servicios, dentro
de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia
del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de
calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de
calidad implementado en la empresa.
La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Compras, el 30
de septiembre del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en
las instalaciones de la empresa
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de septiembre prximo.

Atentamente,
Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad
Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
SECTOR

Objetivo.

Alcance:
Criterio
Metodologa
Indicadores
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO
Representante de Calidad

FIRMA

Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma
Espaol.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxx Cualquier duda comunicarse
al celualr: xxxxxx. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

Documento revisado

1
Manual de Calidad
2

4
5

Observaciones del documento

Procedimiento
de
Compras
para
garantizar la integridad, autenticidad,
fidelidad y confidencialidad de la
informacin.

Horario de apertura del servicio.

Sealizacin y exhibicin del proceso a
auditar
en
lugar
visible.
Procedimientos
Tiempos de atencin paso a paso
dentro
del
proceso.

Registro
de
cada
servicio
con
Instrucciones de trabajo paso a
observaciones
y/o
hallazgos
paso
Procedimiento de de Compras.

Procedimiento
de
entrega
y
Formatos y registros.
transferencia compras, de insumos y
respuestos.

Se comentan los hallazgos

Documentacin completa
encontrados al Coordinador de Gestin
Documental.

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y

escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:

SI
X

NO

Manual de Calidad
Procedimientos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentacin completa
Horario de apertura del servicio
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.

X
X
X
X
X
X
X
X

Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: Fecha: 30 de Septiembre de 2015
Proceso auditado: compras
N

1
2

Evidencia de
auditora

Evaluacin
proveedores
incompletos

Criterios de la
auditora

de

Nueva
capacitacin

Auditor(es):
Auditado(s): Lider de Compras
Hallazgos de la
auditora

Falta evaluacin de
algunos proveedores

En
algunos
proveedores no se
Formato
de
tiene en cuenta el
Cap. Compras y
Inspeccion, Manual
formato
de
logstica
de procedimientos
inspeccion para el
recibo de mercanca
en el procedimiento
Falta la reevaluacion
Reevaluacin del Cap. Compras y del proveedor ya que
proeveedor
logstica
no esta la evaluacion
primera.
OBSERVACIONES

C NCM

NCm

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.
C: Conformidad NCM: No Conformidad MayorNCm: No Conformidad Menor
INFORME AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

ASPECTOS
RELEVANTES

ASPECTOS POR
MEJORAR

RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCION

CONFIABILIDAD DE
LA AUDITORIA
INTERNA

RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE
LAS ACCIONES
CORRECTIVAS DE LA
AUDITORA
ANTERIOR.
Fecha de ejecucin:
Reunin de apertura:
Reunin de cierre:
REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad
Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:

SECTOR

Objetivo.

Alcance:
Criterio
Metodologa
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO

FIRMA

Representante de Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta
a las No conformidades encontradas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

Auditora interna es fundamental para encontrar ncumplimientos en el SGC de una

compaa y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso
humano, misionales o de mejora continua)
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una comunicacin
entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un clima
en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de las partes, sin
que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en
la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias.
El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a
perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora
sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no
una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.
Para logarlo, cada organizacin e individuo debe perder el temor a ser evaluado,
debe ser autocrtico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria
no debera ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero,
que indica lo positivo que se ha realizado y el camino a seguir.
Con la normalizacin las empresas Colombianas poco a poco han logrado
introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen
internacional. Tambin nos ha servido para ir tomando la cultura de mejoramiento
continuo no solo en los procesos empresariales, sino tambin en nuestro
comportamiento como ciudadanos. Solo as tendremos un mejor pas.
La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as
la calidad de la labor que desempea en su campo econmico.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar elaporte al foro temtico, la actividad interactivay la evaluacin

de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades/ Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin deverificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.