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Directrices
Planes
estratgicos
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)
Versin: 1.0
Fecha: diciembre 2014
G01/D01/G
Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia
y Acceso a la Informacin (RTA)
G01/D01/G
MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
G01/G
G02/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
G07/O
G04/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN
G05/O
VALORACIN
G06/O
CONTROL DE
ACCESO
CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN
G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
3
G01/D04/G. REQUISITOS PARA UN SGD
G01/D01/G
1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Estudio preliminar
2.1. Anlisis del marco legal y normativo
2.2. Contexto organizativo de la institucin
2.3. Anlisis DAFO
2.4. Anlisis de riesgos
3. Metodologa de la Planificacin Estratgica y Direccin por Objetivos
3.1. Definicin operativa de conceptos
3.2. Estructura de la metodologa
3.3. Proceso de elaboracin del Plan Estratgico General (PEG)
3.4. Proceso de elaboracin de un Plan Operativo Anual (POA)
3.5. El Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Plan Operativo Anual
4. Cuadro de compromisos de cumplimiento
5. Trminos y referencias
5.1. Glosario
5.2. Referencias
5.3. Bibliografa
Anexo I. Ficha de indicadores de resultados
Anexo II. Ficha de descripcin de actividades
Anexo III. Ficha de seguimiento de la ejecucin de actividades
Anexo IV. Ficha de seguimiento de indicadores de resultados
Anexo V. Ficha de anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones ms significativas
en la ejecucin de las actividades del proyecto
Anexo VI. Ficha de anlisis global de las causas y consecuencias de las desviaciones ms
importantes en la obtencin de los resultados del proyecto
Anexo VII. Ficha de evaluacin global del proyecto: Conclusiones
G01/D01/G
1.
Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
G01/D01/G
G01/D01/G
La planificacin estratgica por objetivos y resultados pueden aplicarse a cada uno de los
procesos por separado o estableciendo conjuntos, o incluso, conjuntamente. El plan debe
G01/D01/G
definir cada una de las tareas a realizar, el responsable del proyecto y de cada una de las
tareas identificas as como establecer unos plazos de ejecucin claros y concretos que afecten
al cumplimiento de cada proyecto. El Plan Estratgico deber, asimismo, integrar siempre
mecanismos de evaluacin y mejora.
1.3. Documentos relacionados
2.
G01/G
G01/D02/G
G01/D03/G
G01/D04/G
G01/D05/G
Indicadores de Evaluacin
Estudio preliminar
2.1. Anlisis del marco legal y normativo.
G01/D01/G
A partir del estudio del marco legal y normativo de la organizacin o institucin, podremos
elaborar un Repertorio de Fuentes Legales y Normas que actuar como una de las
herramientas estratgicas de incidencia y alcance trasversal en todo el Modelo de gestin de
documentos y archivos.
El Repertorio de Fuentes Legales y Normas (RFLN) se puede categorizar siguiendo diversos
criterios de clasificacin. Por ejemplo, agrupando la legislacin internacional, supranacional,
nacional, o de carcter interno de la organizacin en materia de documentos y archivos, o
bien, por rango normativo, etc. El RFLN podr ser utilizado parcialmente para clarificar y
contextualizar normativamente determinados procesos sectoriales de la gestin de
documentos y archivos del Modelo: legislacin aplicable a la valoracin, eliminacin y
transferencias; legislacin aplicable sobre propiedad intelectual, datos de carcter personal,
documentacin reservada, transparencia y acceso; normas de obligado cumplimiento para
documentos y archivos electrnicos en el entorno de la administracin electrnica, normas
para el control intelectual y la descripcin de los documentos, etc.
El RFLN debe ser articulado de forma flexible para facilitar su actualizacin peridica o en el
caso de producirse un cambio normativo relevante. Asimismo, se debe propiciar su uso y
comprensin diseando estrategias que hagan el repertorio amigable, tales como:
Utilizar hipervnculos a la legislacin consolidada publicada en los respectivos Boletines
Oficiales
Proporcionar vnculos a los organismos que desarrollan la normativa internacional o
supranacional que es de aplicacin a nuestra organizacin y a las propias normas
publicadas por los mismos
Recurrir a enlaces para sentencias relevantes en el mbito de la gestin de documentos
y archivos
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G01/D01/G
Los diferentes tipos de archivo existentes segn las distintas fases del ciclo de vida de los
documentos se pueden categorizar en:
Externo
Negativo
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Los objetivos generales, las estrategias y los proyectos del plan estratgico pueden ser
determinados y sustentados en un anlisis sobre las fortalezas y debilidades en el seno de la
organizacin, as como en la identificacin de oportunidades y riesgos externos que pueden
afectar al mbito de la gestin de documentos y archivos de la citada organizacin. Para que el
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G01/D01/G
anlisis DAFO/FODA sea exitoso debe demostrar que las estrategias y proyectos en materia de
gestin de documentos y archivos:
Pero el anlisis DAFO/FODA puede aplicarse, adems, sobre mltiples mbitos de la gestin de
documentos y archivos convirtindose en una herramienta estratgica transversal a todo el
Modelo, por ejemplo:
Puede ser til agrupar las cuestiones objeto de anlisis DAFO/FODA en categoras, por
ejemplo:
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G01/D01/G
Extrema/catastrfica
Muy alta/importante
Media/moderada
Baja/ menor
Imperceptible/ insignificante
Previsible
Probable
Posible
Improbable
Raro
Adems, se debe tener en cuenta el impacto producido por los eventos adversos en:
El nmero de usuarios y otras partes interesadas
El efecto del dao o la prdida de los documentos en las operaciones en curso de la
organizacin
El tiempo y el esfuerzo para recobrar o reemplazar los documentos afectados
El impacto de la prdida o dao de los documentos en los derechos o propiedad de la
organizacin
El impacto de la prdida o dao de los documentos en la capacidad de la organizacin
para cumplir con sus obligaciones con todas las partes interesadas
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G01/D01/G
Los requisitos legales y regulatorios de informar sobre los daos, prdida o acceso no
autorizado a los documentos
El impacto en la imagen pblica, etc.
Elaborar un Informe, en forma de Mapa o Tabla, de Evaluacin de Riesgos que incluya los
riesgos identificados, sus consecuencias, escala de gravedad y de probabilidad o frecuencia,
impacto, etc., proporcionar a la organizacin una informacin muy til para disear
estrategias de mejora. El estudio de todos estos factores nos permitir tomar las decisiones
adecuadas para establecer prioridades y tomar las decisiones pertinentes para neutralizar o
mitigar los mismos en el seno de la organizacin. El Mapa o Tabla de Evaluacin de Riesgos es
de aplicacin a todo el Modelo siendo una herramienta estratgica transversal de la Poltica de
Gestin de documentos y archivos.
Las estrategias en gestin de riesgos en materia de documentos y archivos deben ser alineadas
con las estrategias generales de gestin de riesgos que contemple la organizacin en su
totalidad. Los riesgos registrados y las medidas propuestas para responder a ellos en materia
de gestin de documentos y archivos debern ser notificados y comunicados al rea de la
organizacin responsable del programa general de gestin de riesgos. Es recomendable
documentar el proceso de evaluacin del impacto de riesgos en materia de gestin de
documentos y archivos con el fin de que sirva de base para la gestin de los mismos. De
inters, adems, lo contenido en la Directriz GO7/D03/O sobre Gestin de contingencias.
Las estrategias para la gestin de riesgos en materia de documentos y archivos deben ser
tenidas en cuenta a la hora de disear el Plan Estratgico General en materia de gestin de
documentos y archivos y los correspondientes Planes Operativos Anuales, a travs de sus
proyectos.
3.
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G01/D01/G
Pero no hay que olvidar que las estrategias relativas a la gestin y tratamiento archivstico de
los documentos deben tener tambin su identidad dentro de la planificacin general de la
organizacin, con el fin de que las necesidades y requisitos de la correcta gestin de los
documentos no queden diluidas. Y, en ese caso, no puedan cubrir las necesidades requeridas
en este mbito de actuacin.
Es necesario establecer fuertes relaciones en la organizacin y abrir lneas de comunicacin
que permitirn que las estrategias en poltica de gestin de documentos sean correctamente
incluidas en las futuras estrategias de negocio de la organizacin.
Un Plan Estratgico General plurianual mejora la cohesin interna en materia de gestin de
documentos y archivos de la organizacin ya que conlleva la mxima implicacin de los
directivos y gestores de los proyectos y requiere el trabajo conjunto de los equipos humanos
implicados en el proceso de elaboracin, ejecucin y evaluacin del plan.
Al incorporar sistemas de autoevaluacin, seguimiento y rendicin de cuentas de los
resultados alcanzados va a permitir el conocimiento cotidiano y permanente de la marcha de
las actividades diseadas para la ejecucin del Plan Estratgico General plurianual (PEG) y de
los correspondientes Planes Operativos Anuales (POAs).
Una organizacin que quiera desarrollar un plan estratgico en materia de documentos y
archivos puede contar con su propio equipo humano o solicitar los servicios de una consultora
externa para desarrollar e implementar el mismo. Una opcin u otra pueden tener un impacto
en los recursos requeridos para el desarrollo del citado plan.
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G01/D01/G
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G01/D01/G
Los resultados son el efecto concreto o logro que se alcanza como consecuencia de la
realizacin del conjunto del proyecto.
Los indicadores son los instrumentos de medicin de los resultados y por los tanto estn
estrechamente relacionados con ste. Deben seleccionarse en el menor nmero posible
(principio de economa), tienen que estar relacionados con los resultados, proporcionar
informacin sencilla y fiable y obtenerse tambin fcilmente. (Vase G01/D05/G. Indicadores
de Evaluacin).
3.2. Estructura de la Metodologa
La metodologa de planificacin estratgica y direccin por objetivos se puede estructurar en
cuatro fases o mdulos:
1. Fase de identificacin de estrategias e incorporacin al objetivo poltico
Incluye los pasos necesarios para que la organizacin analice los objetivos polticos del
rea sectorial relativa a la gestin y tratamiento archivstico de los documentos e
identifique, de acuerdo con su misin y competencia, las posibles estrategias para
asegurar su consecucin proponiendo un posible listado de proyectos.
2. Fase de valoracin y seleccin de proyectos
Comprende el conjunto de actividades que la organizacin y las unidades que la
integran pueden desarrollar con la finalidad de definir los objetivos especficos de los
proyectos propuestos, proceder a su anlisis y valoracin y seleccionar aquellos que se
consideran prioritarios o apropiados para contribuir a la consecucin de las estrategias
establecidas relativas a la gestin y tratamiento archivstico de los documentos.
3. Fase de elaboracin de proyectos
Recoge el conjunto de las actividades que las unidades que integran la organizacin
pueden desarrollar para programar el contenido de los proyectos de su competencia
relativos a gestin y tratamiento archivstico de sus documentos, determinando su
calendario de realizacin y sus actividades, asignando responsabilidades y medios
materiales y estableciendo los resultados esperados y los indicadores que permitirn
su medicin.
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G01/D01/G
Identificacin de
estrategias
Valoracin y
seleccin de
proyectos
Seguimiento y
evaluacin
Elaboracin de
Proyectos
Esquema de la metodologa de planificacin estratgica y direccin por objetivos
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G01/D01/G
Cmo se realizar (que actividades y acciones concretas hay que llevar a cabo
Con qu medios o recursos va a ser realizado
Quin es responsable de su ejecucin
Cundo se va a conseguir, o en su caso, las fases que pueden sucederse para su
consecucin.
Informacin previa
La informacin previa para desarrollar correctamente un plan estratgico en materia de
gestin de documentos y archivos puede obtenerse de las siguientes fuentes:
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G01/D01/G
Ayudarnos a entender que objetivos son importantes para los grupos implicados o de
inters y, por lo tanto, la direccin que debe seguir la estrategia
Orientarnos sobre qu documentos son esenciales o vitales para los grupos implicados
y por qu
Proporcionarnos informacin sobre cmo los grupos implicados crean, capturan,
gestionan y usan los documentos de la organizacin
Ayudarnos a entender los sistemas y procedimientos que usan los grupos implicados y
cmo los mismos pueden incidir en las prcticas de gestin y custodia de los
documentos.
Como hemos visto, los objetivos y proyectos del Plan Estratgico deben inscribirse en el marco
legal de la organizacin y, a su vez, el Plan Estratgico diseado debe fortalecer y sustentar las
normas y jurisprudencia existentes y que le son de aplicacin a la institucin, organizacin o
Sistema Archivstico. En el caso de que el Plan Estratgico se aplique parcialmente sobre uno o
varios procesos operativos relativos a la gestin de documentos y archivos, comprender las
polticas, procedimientos y normas que rijan esos procesos concretos. Por ejemplo, normativa
especfica relativa a los procesos de valoracin y eliminacin reglada de documentos;
planificacin estratgica aplicada a los procesos de administracin electrnica de una
organizacin, en la que se encuentra inserto el mbito documental, etc.
La planificacin estratgica tambin es de aplicacin para varias organizaciones que comparten
procesos por pertenecer, por ejemplo, a un mismo Sistema Archivstico.
El Plan Estratgico, adems, debe sustentar las expectativas identificadas de la sociedad
relativas a buen gobierno, transparencia en la rendicin de cuentas y en la toma de decisiones.
Lista de Estrategias
Las estrategias en materia de gestin de documentos deben relacionarse y alinearse (adems
de con los Objetivos polticos de la organizacin como ya se ha mencionado anteriormente)
con otras estrategias de la misma, tales como, las relativas a normativa y mbito de
jurisdiccin; estrategias relativas a la gestin del conocimiento en el seno de la organizacin;
estrategias relativas a las tecnologas de la informacin y el conocimiento (TICs); estrategias
relativas a gobierno abierto, transparencia y acceso a la informacin; estrategias relativas a la
seguridad y gestin de riesgos (desastres naturales, accesos no autorizados), e incluso, con
estrategias de proteccin del medio ambiente (una gestin de documentos eficaz reduce el
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G01/D01/G
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G01/D01/G
Los objetivos especficos representan el punto focal de cualquier proyecto y debe recordarse
que los objetivos y sus resultados son el elemento de medida bsico del rendimiento de una
organizacin.
Un PEG se suele plantear con un horizonte temporal determinado. Al estar alineado con los
objetivos polticos de la organizacin se puede hacer coincidir con periodos de mandatos
polticos, por ejemplo, una legislatura.
Un PEG de la organizacin debe difundirse al exterior, hacerlo accesible y
comprensible, con el fin de generar un compromiso hacia la ciudadana y hacer
un ejercicio de transparencia.
Comunicar internamente al equipo humano de la organizacin los objetivos a
alcanzar y formar al mismo, para la correcta articulacin, ejecucin y seguimiento
de los posteriores Planes Operativos Anuales (POAs).
3.4. Proceso de elaboracin de un Plan Operativo Anual (POA)
Una vez elaborado un Plan Estratgico General para un periodo de varios aos, debe ser
desagregado en los correspondientes Planes Operativos Anuales, en los que se reflejan, para
cada ejercicio, las actividades que configuran cada proyecto, los resultados que se esperan
alcanzar con su ejecucin, as como los indicadores de medicin en la consecucin de dichos
resultados. Debe constar, adems, la persona responsable de cada proyecto y las personas
responsables de cada actividad. Se sustenta tambin en el principio del trabajo en equipo.
Corresponde con la fase 3 mencionada anteriormente.
Los Planes Operativos concretan y describen los objetivos a corto plazo y establecen las
actividades necesarias para su consecucin.
Si el mtodo en su conjunto es siempre participativo y se sustenta en el trabajo en
equipo, en este punto resulta absolutamente imprescindible la implicacin de los
afectados y, desde su desarrollo inicial, se debe involucrar a las personas que
deban ejecutar posteriormente los proyectos y sus actividades.
Para planificar un proyecto es preciso:
Establecer una secuencia temporal lgica de las actividades que conforman el proyecto
Considerar las posibles reacciones en los agentes afectados
Identificar los productos de cada actividad y los responsables de la misma
Determinar la fecha de inicio y fin del proyecto
Prever los problemas potenciales que puedan dar origen a desviaciones tanto en el
desarrollo del proyecto como en la efectividad de los resultados obtenidos (valorada a
travs de indicadores), con el fin de planificar acciones correctoras.
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G01/D01/G
cada actividad contribuye a la consecucin del proyecto a travs de un producto parcial. Por lo
tanto:
Deben ser tareas especficas con productos finales definidos
Tienen que organizarse en el tiempo de manera realista
Debe haber un responsable de la ejecucin de la actividad con capacidad funcional y
autonoma
Tiene que definirse de manera clara y precisa
Los productos obtenidos deben ser especficos y observables. Hay que identificarlos de
manera breve y sencilla.
La metodologa de identificacin de proyectos se desarrolla en las siguientes etapas:
Identificacin de
proyectos
Determinacin de
Indicadores
Descomposicin en
actividades
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G01/D01/G
constituye una desviacin, pero solo debemos tener en cuenta en el anlisis de aquellas que
sean significativas por su magnitud, origen o impacto. Las desviaciones pueden ser positivas
(beneficiosas) o negativas (perjudiciales). En ambos casos suponen desajustes en la
planificacin.
Los procesos de esta fase de seguimiento y evaluacin se pueden sintetizar en:
Ficha de seguimiento de la ejecucin de actividades (Anexo III)
Ficha de seguimiento de Indicadores de resultados (Anexo IV)
La informacin de seguimiento y evaluacin se concluye con un informe anual de seguimiento
y evaluacin que tambin se puede estructurar en forma de fichas:
Anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones ms significativas en la
ejecucin de las actividades del proyecto (Anexo V)
Anlisis global de las causas y consecuencias de las desviaciones ms importantes en la
obtencin de los resultados del proyecto (Anexo VI)
Evaluacin global del proyecto: Conclusiones con una interpretacin ms detallada de
los proyectos y objetivos alcanzados (Anexo VII)
La filosofa de la planificacin estratgica se fundamenta en el autocontrol de la informacin
sobre el cumplimiento de las metas previamente determinadas. La evaluacin y el seguimiento
aparecen, por lo tanto, como los instrumentos de autorregulacin que cierran el ciclo del
proceso. Para una correcta metodologa de evaluacin mediante indicadores (Vase
G01/D05/G Indicadores de Evaluacin).
Analizar los puntos dbiles y crticos, sus causas y agentes as como su impacto es
una herramienta para corregir posibles desviaciones en el PEG y para
retroalimentar el proceso de toma de decisiones y de mejora continua.
Comunicar internamente y ante el ciudadano los resultados de cada POA puede
ser un ejercicio de transparencia interna y externa de la organizacin en materia
de gestin de documentos y archivos.
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G01/D01/G
4.
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Poltica de Gestin de Documentos y Archivos en materia de
planificacin estratgica y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
2.1
Compromisos
2.2
26
G01/D01/G
2.3
Analizar los riesgos que pueden Elaborar una lista de riesgos identificados
afectar al sistema de gestin de
documentos y archivos de la Agrupar los riesgos identificados en las
categoras previamente establecidas
organizacin
Analizar la escala de gravedad y de
probabilidad de los riesgos mediante criterios
previamente establecidos
Analizar el impacto y las consecuencias de los
riesgos
Elaborar un Informe de Evaluacin de Riesgos
que incluya los riesgos identificados, y por
cada uno de ellos sus consecuencias e
impacto, su escala de gravedad y de
probabilidad o frecuencia y el tratamiento de
los mismos
Opcionalmente, presentar el Informe de
Evaluacin de Riesgos en forma de Mapa o
Tabla
4.1
27
G01/D01/G
4.2
lista
de
las
Estrategias
los
proyectos
28
G01/D01/G
4.4
29
G01/D01/G
5.
Trminos y referencias
5.1. Glosario
30
G01/D01/G
Proyecto: conjunto coordinado de actividades que, discurriendo por una estrategia, pretende
conseguir un objetivo especfico que contribuya a la consecucin de un objetivo poltico
general.
Resultado: efecto concreto o logro que se alcanza como consecuencia de la realizacin del
conjunto del proyecto.
Riesgo: referido a la posibilidad de que algo pueda ocurrir y que tenga un impacto en los
objetivos de la organizacin. Un riesgo suele ser definido como un suceso o circunstancia y las
consecuencias que pueden derivarse de l. Los riesgos suelen medirse por el nivel o escala de
sus consecuencias y su probabilidad.
Sistema de archivos: marco en el que se definen, planifican, implantan, desarrollan y evalan
los principios metodolgicos, tcnicas y herramientas archivsticas que sirven de base a la
definicin de polticas y normas que rigen la gestin y el tratamiento documental de la
organizacin. Por lo tanto, los elementos claves que deben configurar un sistema de archivos
son: una legislacin especfica; unos rganos ejecutivos y/o asesores; unos centros adscritos,
un programa definido de actuacin archivstica y recursos humanos y presupuestarios.
Visin: imagen de la realidad futura, deseable y alcanzable, del centro gestor, organizacin o
institucin.
5.2. Referencias
AUSTRALIA. PUBLIC RECORD OFFICE VICTORIA. 2010a. PROS 10/10 Strategic Management Guideline 5. Record Management Strategy [en lnea]. Version 1.0. Victoria: Public Record Office
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ESPAA. COMUNIDAD DE MADRID. [2006]. Anlisis de Riesgos [en lnea]. Madrid: Comunidad
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G01/D01/G
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p_lifecycle=0&p_p_state=maximized&p_p_mode=view&p_p_col_id=columna1&p_p_col_pos=1&p_p_col_count=2&_contentviewerservice_WAR_alfresco_packportlet_stru
ts_action=%2Fcontentviewer%2Fview&_contentviewerservice_WAR_alfresco_packportlet_no
deName=PRESENTACION_PLAN_ESTRATEGICO_INAP_364143.gcl&contentType=notice
ESPAA. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS. 2000. Libro Blanco para la mejora de
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Ministerio de Administraciones Pblicas.
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e Iberoamrica [sitio web]. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
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ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE. 2012. Plan Estratgico de la
Secretaria de Estado de Cultura 2012-2015 [en lnea]. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura
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ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2014. ISO/TR
18128:2014. Informacin y Documentacin. Identificacin y evaluacin de riesgos para
sistemas de documentos. Madrid: AENOR].
MXICO. INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL. 2002. Metodologa para el anlisis FODA [en
lnea]. Mxico D. F.: Direccin de Planeacin y Organizacin. [Consulta: 15 diciembre 2014].
Disponible en: http://uventas.com/ebooks/Analisis_Foda.pdf
5.3. Bibliografa
ARMIJO, M. 2011. Planificacin estratgica e indicadores de desempeo en el sector pblico
[en lnea]. Santiago de Chile: ILPES. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.cepal.org/ilpes/publicaciones/xml/8/44008/SM_69_MA.pdf
BARROSO ARAHUETES, A. [2014]. Archivo Histrico Eclesistico de Bizkaia. La planificacin
estratgica y el anlisis de costes en los archivos, un servicio de valor aadido. Prxima
publicacin. Len: Fundacin Sierra Pambley. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
https://archivofsierrapambley.wordpress.com/programa/
32
G01/D01/G
33
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECFICO
DEL PROYECTO
Reforzar, desde la
transparencia, los instrumentos
de comunicacin y cooperacin
cultural entre las
administraciones pblicas y
otras instituciones para
promover un uso eficiente y
racional de los recursos
culturales.
2.7.
2.7.1.
ESTRATEGIA
PROYECTO
Impulsar el Sistema Espaol de Archivos para lograr la participacin de las administraciones pblicas, de los archivos universitarios y
de archivos privados
INDICADORES DE RESULTADOS
RESULTADOS DEL PROYECTO
FIABILIDAD
INDICADORES
Baja
Fecha de constitucin
Nmero de reuniones
Media
Alta
PERIODO DE
VERIFICACIN
Abril 2013
Diciembre 2013
FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIN
12 meses
Enero 2013
Diciembre 2013
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
DURACIN
N
Inicio
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
15/02/2013
11/03/2013
01/04/2013
Final
Nombre
Puesto de
trabajo
28/02/2013
Severiano
Hernndez/Bla
nca Desantes
Subdirector
AAEE /Jefe de
rea
27/03/2013
Severiano
Hernndez/Bla
nca Desantes
Subdirector
AAEE /Jefe de
rea
30/04/2013
Severiano
Hernndez
Subdirector
AAEE
PRODUCTOS
Unidad
Subdireccin General
AAEE/rea de
Programacin y
Coordinacin
Archivstica
Subdireccin General
AAEE/rea de
Programacin y
Coordinacin
Archivstica
Subdireccin General
de los Archivos
Estatales
Cartas de peticin de
nombramiento de
representantes
Cartas de convocatoria
Orden del da
Confirmacin de
asistentes
Constitucin del Consejo
Designacin del puesto de
Secretario
Acta de la reunin
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________
DURACIN
N
Inicio
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Difusin del Acta de la reunin , de los
acuerdos adoptados y de la fecha
celebracin siguiente reunin del
Consejo de Cooperacin Archivstica
20/05/2013
Final
14/06/2013
Nombre
Severiano
Hernndez
Puesto de
trabajo
Subdirector
AAEE
PRODUCTOS
Unidad
Subdireccin General
de los Archivos
Estatales
Cartas de envo
Acuerdo de fecha de
celebracin prxima
reunin
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________
OBJETIVO ESPECFICO
DEL PROYECTO
ESTRATEGIA
PROYECTO
2.7.
2.7.1.
Impulsar el Sistema Espaol de Archivos para lograr la participacin de las administraciones pblicas, de los archivos universitarios y
de archivos privados
ACTIVIDAD
FINALIZACIN
D
Motivo-Desviacin
15/02/2013
16/05/2013
3 meses
28/02/2013
20/05/2013
11/03/2013
30/05/2013
3 meses
27/03/2013
31/05/2013
COMIENZO
N
ACTIVIDAD
01/04/2013
20/05/2013
FINALIZACIN
D
Motivo-Desviacin
Problemas de agenda del Gabinete
del Ministro y del Secretario de
Estado de Cultura
04/06/2013
2
meses
30/04/2013
04/06/2013
2
meses
15/09/2013
4 meses
14/06/2013
29/12/2013
FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIN
12 meses
Enero 2013
Diciembre 2013
del
de
INDICADORES
Fecha de constitucin
Nmero de reuniones
SITUACIN INICIAL
Desarrollo y
materializacin de lo
dispuesto en el RD
1708/2011. No existe
precedente de esta
actividad
Causas-consecuencia
De la desviacin
ANEXO V. FICHA DE ANLISIS GLOBAL DE LOS MOTIVOS Y EFECTOS DE LAS DESVIACIONES EN LA EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES
2.7.1.
Nombre
PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.
Anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones
ms significativas en la ejecucin de las actividades del proyecto
Se ha podido ejecutar todas las actividades relativas a la Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, nicamente se ha producido una pequea
desviacin en la fecha estimada de la reunin por motivo de agendas del Sr. Ministro y del Secretario de Estado de Cultura
La reunin del Consejo de Cooperacin Archivstica ha supuesto un hito para la cooperacin que en materia de archivos se debe articular en todo el territorio
nacional:
Desde la promulgacin de la LPHE, quedaba pendiente la estructuracin de un Sistema Espaol de Archivos que s se haba arbitrado para el mbito de
los museos y de las bibliotecas. El RD 1708/2011 supuso una paso importante al crear las bases legales para la articulacin del Sistema Espaol de
Archivos basado en la cooperacin y voluntariedad cuyo rgano de representacin es el Consejo de Cooperacin Archivstica. La constitucin y puesta
en funcionamiento del citado Consejo ha supuesto el cumplimiento del mandato de la Ley y el iniciar una cooperacin estable en materia de archivos
con las diferentes CCAA y otras administraciones pblicas y personas fsicas y jurdicas.
A la reunin celebrada el pasado 4 de junio asistieron representantes de todas las CCAA exceptuando las ciudades autnomas de Ceuta y Melilla y
todos los departamentos ministeriales y otras entidades con representacin en el Consejo.
ANEXO VI. FICHA DEL ANLISIS GLOBAL DE LAS CAUSAS Y LAS CONSECUENCIAS DE LAS DESVIACIONES EN LA OBTENCIN DE RESULTADOS
2.7.1.
Nombre
PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.
2.7.1.
Nombre
PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.
Desarrollado al 100%
Desarrollado al 50%