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G01/D01/G

Directrices
Planes
estratgicos
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)

Versin: 1.0
Fecha: diciembre 2014

Modelo de Gestin Documental y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia


y Acceso a la Informacin (RTA)

G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
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Directrices Planes estratgicos

Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de


relaciones:

MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

G01/G

G02/G

POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS

GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA

G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA

G07/O

G04/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN

G05/O
VALORACIN

G06/O
CONTROL DE
ACCESO

CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN

G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO

G01/D01/G. PLANES ESTRATGICOS

G01/D02/G. NORMALIZACIN Y ANLISIS DE PROCESOS

G01/D03/G. ROLES, RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

3
G01/D04/G. REQUISITOS PARA UN SGD

G01/D05/G. INDICADORES DE EVALUACIN

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Directrices Planes estratgicos

1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Estudio preliminar
2.1. Anlisis del marco legal y normativo
2.2. Contexto organizativo de la institucin
2.3. Anlisis DAFO
2.4. Anlisis de riesgos
3. Metodologa de la Planificacin Estratgica y Direccin por Objetivos
3.1. Definicin operativa de conceptos
3.2. Estructura de la metodologa
3.3. Proceso de elaboracin del Plan Estratgico General (PEG)
3.4. Proceso de elaboracin de un Plan Operativo Anual (POA)
3.5. El Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Plan Operativo Anual
4. Cuadro de compromisos de cumplimiento
5. Trminos y referencias
5.1. Glosario
5.2. Referencias
5.3. Bibliografa
Anexo I. Ficha de indicadores de resultados
Anexo II. Ficha de descripcin de actividades
Anexo III. Ficha de seguimiento de la ejecucin de actividades
Anexo IV. Ficha de seguimiento de indicadores de resultados
Anexo V. Ficha de anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones ms significativas
en la ejecucin de las actividades del proyecto
Anexo VI. Ficha de anlisis global de las causas y consecuencias de las desviaciones ms
importantes en la obtencin de los resultados del proyecto
Anexo VII. Ficha de evaluacin global del proyecto: Conclusiones

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1.

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Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones tcnicas para la


implementacin del Plan Estratgico de una organizacin en el contexto de la poltica de
gestin de documentos y archivos de la misma. Su finalidad es facilitar la puesta en marcha de
sistemas de planificacin y direccin por objetivos y resultados con criterios de eficiencia y de
calidad.
Tambin tiene como finalidad el compromiso e implicacin de todos los miembros de la
organizacin con los objetivos, estrategias, proyectos y actividades acordadas, as como con los
resultados que se esperan obtener en el contexto de una correcta poltica de gestin y
tratamiento archivstico de los documentos.
Pero, previamente al tratamiento de la metodologa de elaboracin de una planificacin
estratgica por objetivos y resultados, esta directriz abordar el cmo realizar un anlisis del
marco legal y normativo y del contexto organizativo de la institucin que nos ayudar a
comprender y conocer mejor la misma. Tambin, la manera de elaborar un diagnstico de las
fortalezas, debilidades, riesgos y oportunidades de la organizacin mediante el mtodo
DAFO/FODA. Finalmente, aportar orientaciones para la correcta realizacin de un Anlisis de
Riesgos en el marco de la gestin de documentos y archivos de la organizacin.
Por ltimo, no se debe olvidar que uno de sus fines fundamentales es proporcionar tambin a
los usuarios externos de la organizacin la consolidacin de una cultura de gestin de los
documentos eficaz y transparente mediante unos objetivos que cumplir y verificar.

1.2. Alcance y contenido


La planificacin estratgica es un mtodo de trabajo con una perspectiva multianual y
participativa que pretende sistematizar el conjunto de actividades de una organizacin para el
logro eficiente de sus objetivos.
Esta metodologa es un mtodo de planificacin integral ya que engloba los niveles
estratgicos, tcticos y operativos, mediante el establecimiento de una serie de actuaciones
sucesivas cuyo desarrollo debe permitir a cualquier organizacin la formulacin de estrategias,
la identificacin de objetivos y proyectos, la programacin de las actividades asociadas a los
mismos y la evaluacin de los resultados.
Un plan estratgico para una correcta poltica de gestin y tratamiento archivstico de los
documentos es una autntica hoja de ruta de la organizacin que cubre un periodo de tiempo
determinado con ciertos objetivos a alcanzar y que puede responder a las siguientes
cuestiones:
Dnde nos encontramos en este momento en materia de poltica de gestin y
tratamiento archivstico de los documentos?
Dnde desearamos encontrarnos en relacin a esta materia?
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Cmo podramos alcanzar esta situacin deseable?


Los beneficios de implementar un plan estratgico en materia de gestin y tratamiento
archivstico de los documentos como mtodo y cultura de trabajo son claros:
Ayuda a sistematizar las actividades para el logro eficiente de sus objetivos en materia
de gestin y tratamiento archivstico de los documentos
Aumenta el grado de cohesin de la organizacin pues requiere el trabajo en equipo
de todos los implicados en crear, mantener, tratar y conservar los documentos de una
organizacin
Al identificar a los responsables de los proyectos, se instala en la organizacin una
presin positiva para utilizar mejor los recursos disponibles y mejorar los procesos de
asignacin de los mismos
Supone un factor de motivacin de los responsables y de los cuadros directivos y
predirectivos mediante su participacin en el proceso de planificacin y su
compromiso o autorresponsabilidad y autoevaluacin en la ejecucin de los proyectos
que integran el Plan Estratgico de gestin y tratamiento archivstico de los
documentos de la organizacin
Implica una cultura de trabajo que facilita poner en prctica el principio de
transparencia en la gestin y la rendicin de cuentas en trminos de resultados
alcanzados, de acuerdo con el proceso de seguimiento y evaluacin que
peridicamente la organizacin deber realizar
Sirve para planificar a medio y largo plazo, evitando la inmediatez
Permite identificar y analizar los problemas de una manera general y disminuir los
riesgos relacionados con la creacin, mantenimiento, tratamiento y conservacin de
los documentos de una organizacin
Su articulacin permite que toda la organizacin tenga un enfoque consistente en
materia de gestin y tratamiento archivstico de los documentos
Promueve una cultura de buenas prcticas sobre poltica de gestin y tratamiento
archivstico de los documentos dentro de la organizacin
Ayuda en la toma de decisiones y en la asignacin ptima de los recursos
Dinamiza los sistemas de gestin y tratamiento archivstico de los documentos,
ayudando a priorizar las decisiones, posibilitando el establecimiento de un sistema
flexible y dinmico de direccin
Proyecta hacia el exterior que la organizacin sabe bien qu es lo que quiere hacer,
qu es lo que puede alcanzar y cmo, dnde y cundo
Mejora la confianza de la sociedad en la capacidad de gestin de los documentos de la
organizacin, en la medida que sta nota una mejora de la eficacia, eficiencia y
responsabilidad de dicha gestin.
Pero no hay que olvidar, que para que un plan estratgico en materia de poltica de gestin y
tratamiento archivstico de los documentos de la organizacin sea efectivo:
Las estrategias en gestin de documentos y archivos deben estar alineadas con otras
estrategias generales de la organizacin
Los objetivos de las estrategias deben ser claros y no ambiguos

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Debe estar basado en las necesidades y requisitos de mantenimiento y tratamiento de


los documentos de la organizacin y de su contexto normativo
Debe estar inserto en las necesidades y el entorno tecnolgico de la organizacin
Debe estar avalado por la ejecutiva de la organizacin
Debe ser implementado en toda la organizacin
Debe contar con los recursos necesarios para que los objetivos puedan ser alcanzados
Debe contar con procedimientos regulares de seguimiento, evaluacin, actualizacin y
mejora.
Un plan estratgico no supone:
Que la aplicacin de un proceso de planificacin estratgica solucione los problemas
de la organizacin en cuanto a la gestin y tratamiento archivstico de sus documentos
No es un simple instrumento de difusin y publicidad hacia el exterior sin vinculacin
con la poltica de gestin de documentos de la institucin.

Para desarrollar un plan estratgico de gestin y tratamiento archivstico de los


documentos en una organizacin se requiere cierto grado de madurez de la
misma en poltica de gestin de documentos y archivos as como partir de un
cierto entrenamiento y formacin inicial para instalar en la cultura de la
organizacin los conceptos bsicos y los procedimientos de la metodologa.
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La planificacin estratgica por objetivos y resultados se puede disear y aplicar antes de
realizar actuaciones decisivas relativas al SGD, para impulsar procesos concretos dentro del
SGD, para desarrollar proyectos normativos y planes de alto valor para la organizacin, etc. Por
ejemplo, se pueden disear estrategias especficas para:

La elaboracin y aplicacin de un Plan de Formacin o Comunicacin


La elaboracin del Mapa de Procesos
La elaboracin del Modelo de Requisitos del SGD
La elaboracin de otros instrumentos estratgicos, operativos o para la transparencia
de la organizacin
El diseo e implementacin del propio SGD
Los procedimientos para mitigar los riesgos y el propio Anlisis de Riesgos
La migracin de los documentos a nuevos SGD y la conversin a nuevos formatos y
procedimientos de control
La elaboracin de normas y la medicin de su grado de cumplimiento y aplicacin
La aplicacin o mejora de procesos relativos al tratamiento archivstico de los
documentos (valoracin, conservacin, acceso, servicios, etc.)
La articulacin en el SGD de requerimientos legales ya aprobados y que afectan a la
organizacin y a la gestin y tratamiento archivstico de los documentos.

La planificacin estratgica por objetivos y resultados pueden aplicarse a cada uno de los
procesos por separado o estableciendo conjuntos, o incluso, conjuntamente. El plan debe

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definir cada una de las tareas a realizar, el responsable del proyecto y de cada una de las
tareas identificas as como establecer unos plazos de ejecucin claros y concretos que afecten
al cumplimiento de cada proyecto. El Plan Estratgico deber, asimismo, integrar siempre
mecanismos de evaluacin y mejora.
1.3. Documentos relacionados

2.

G01/G

Poltica de gestin de documentos y archivos

G01/D02/G

Normalizacin y anlisis de procesos

G01/D03/G

Roles, responsabilidades y competencias

G01/D04/G

Requisitos para un Sistema de Gestin de Documentos

G01/D05/G

Indicadores de Evaluacin

Estudio preliminar
2.1. Anlisis del marco legal y normativo.

El anlisis del marco legal y normativo de la organizacin es un componente de la Poltica de


Gestin de Documentos y Archivos que nos va a permitir entender la organizacin en su
contexto, conocer las normas que le son de aplicacin y las funciones y obligaciones que la
organizacin tiene encomendadas en el ejercicio de sus competencias y, por lo tanto, lo que la
sociedad y la ciudadana le demanda.
El marco reglamentario en el que opera una organizacin incluye toda la legislacin
internacional y nacional que tenga impacto en cualquiera de sus funciones y actividades.
Tambin, las reglas o reglamentos organizativos, las normas obligatorias, los cdigos
voluntarios, los acuerdos, las buenas prcticas, etc. Por lo tanto, se deber realizar un estudio
pormenorizado de:
Leyes y regulaciones del marco organizativo general nacional e internacional
Leyes y reglamentacin relacionada directamente con ciertos sectores en particular:
los documentos, los archivos, la conservacin, defensa y proteccin del
patrimonio
la valoracin y eliminacin reglada del patrimonio documental
el acceso, la transparencia, el derecho a la informacin, la reutilizacin de
la informacin,
el procedimiento administrativo,
la administracin electrnica y su interoperabilidad
los secretos oficiales, la privacidad, la intimidad, la proteccin de los datos
de carcter personal, la propiedad intelectual, comercial, etc.
Jurisprudencia de distintos Tribunales y, especialmente, del Tribunal Constitucional
cuyas sentencias pasan a formar parte del ordenamiento jurdico nacional
En su caso, el Sistema Archivstico en el que la organizacin se encuentra inserta y la
posibilidad de que la organizacin est afectada por ms de una jurisdiccin (ej.
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Directrices Planes estratgicos

Sistema Nacional de Archivos, Sistema de Archivos de la Administracin General del


Estado, Sistema Federales de Archivos, etc.)
rganos colegiados de cooperacin y coordinacin archivstica, as como sus funciones
legales y sus Reglamentos de Funcionamiento Interno en caso de existir. Especial
atencin a las Comisiones de valoracin.
Los estatutos constitutivos de la organizacin
Reglamentos Internos y procedimientos de la organizacin
Tratados, acuerdos, convenios y relaciones contractuales con otras organizaciones o
instituciones, como instrumentos jurdicos que pueden incidir en los compromisos que
debe asumir la organizacin
mbito o directrices polticas de la organizacin
Recomendaciones de organismos internacionales
Normas y recursos profesionales, como Normas ISO, Normas Internacionales o
Nacionales de Descripcin Archivstica, normas tcnicas o guas de implementacin en
materia de administracin electrnica, modelo de requisitos, etc.
Buenas prcticas de aplicacin voluntaria
Cdigos ticos o de conducta.

A partir del estudio del marco legal y normativo de la organizacin o institucin, podremos
elaborar un Repertorio de Fuentes Legales y Normas que actuar como una de las
herramientas estratgicas de incidencia y alcance trasversal en todo el Modelo de gestin de
documentos y archivos.
El Repertorio de Fuentes Legales y Normas (RFLN) se puede categorizar siguiendo diversos
criterios de clasificacin. Por ejemplo, agrupando la legislacin internacional, supranacional,
nacional, o de carcter interno de la organizacin en materia de documentos y archivos, o
bien, por rango normativo, etc. El RFLN podr ser utilizado parcialmente para clarificar y
contextualizar normativamente determinados procesos sectoriales de la gestin de
documentos y archivos del Modelo: legislacin aplicable a la valoracin, eliminacin y
transferencias; legislacin aplicable sobre propiedad intelectual, datos de carcter personal,
documentacin reservada, transparencia y acceso; normas de obligado cumplimiento para
documentos y archivos electrnicos en el entorno de la administracin electrnica, normas
para el control intelectual y la descripcin de los documentos, etc.
El RFLN debe ser articulado de forma flexible para facilitar su actualizacin peridica o en el
caso de producirse un cambio normativo relevante. Asimismo, se debe propiciar su uso y
comprensin diseando estrategias que hagan el repertorio amigable, tales como:
Utilizar hipervnculos a la legislacin consolidada publicada en los respectivos Boletines
Oficiales
Proporcionar vnculos a los organismos que desarrollan la normativa internacional o
supranacional que es de aplicacin a nuestra organizacin y a las propias normas
publicadas por los mismos
Recurrir a enlaces para sentencias relevantes en el mbito de la gestin de documentos
y archivos

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Directrices Planes estratgicos

Facilitar el conocimiento y el acceso a recomendaciones, directrices, cdigos de


conducta, reglamentos de funcionamiento interno, normas tcnicas, guas de aplicacin,
etc.
Elaborar resmenes y/o introducciones que acompaen y faciliten el entendimiento de
las normas del Repertorio
Marcar o identificar los artculos relevantes incluidos en normas generales del
Repertorio que afectan al mbito de la gestin de documentos y archivos, para propiciar
su rpida localizacin.
Contar con un RFLN de la organizacin nos facilitar y permitir abordar otras lneas de
actuacin que se deben contemplar en una gestin de documentos y archivos consistente, ya
que:
La planificacin estratgica debe sustentar y, a su vez, sustentarse en las normas legales.
Los planes estratgicos deben, igualmente, ser herramientas para abordar el impulso y
la elaboracin de normas legales necesarias para la adecuada gestin de documentos y
archivos o para el correcto desarrollo o implementacin de las mismas en el seno de la
organizacin. (Vase en esta Directriz lo relativo a Planes estratgicos)
Las funciones y actividades de la organizacin solo se pueden entender en su contexto
legal y normativo y son reflejo del mismo. Por lo tanto, para poder articular
correctamente el anlisis y normalizacin de los procesos de la organizacin es
necesario contar con un anlisis legal previo y exhaustivo. (Vase G01/D02/G
Normalizacin y anlisis de procesos)
El conocimiento de la legislacin y de las normas debe integrarse en los planes de
formacin del equipo humano que gestiona y trata documentos en el seno de la
organizacin. A su vez, la organizacin debe dar a conocer de forma proactiva, a travs
de su plan de comunicacin, el Repertorio de Fuentes Legales y Normas, fomentar su
comprensin y aplicacin as como sancionar su incumplimiento. (Vase G01/D03/G
Roles, responsabilidades y competencias)
El anlisis legal es, a su vez, relevante para articular los requisitos legales del sistema de
gestin de documentos que deberemos disear, implementar o mejorar. (Vase
G01/D04/G Requisitos para un Sistema de Gestin de Documentos)
La transparencia, el acceso a la informacin y a los documentos, la participacin
ciudadana, la rendicin de cuentas y el buen gobierno no pueden desarrollarse sin
modular un contexto legal favorable y con total respeto al mismo. As mismo, la
transparencia activa conlleva poner a disposicin del ciudadano y de la sociedad en
general las normas externas e internas que rigen el gobierno de la organizacin. (Vase
G02/G Gobierno abierto y transparencia y sus Directrices de desarrollo)
La legislacin y las normas deben ser, tambin, correctamente conocidas y aplicadas
para materializar los dems procesos operativos relativos al tratamiento archivstico de
los documentos como, por ejemplo, la valoracin y eliminacin reglada de los
documentos; la integridad y autenticidad de los documentos en la administracin
electrnica; la conservacin permanente del patrimonio documental; los servicios que
una institucin de archivos debe prestar, etc. (Vanse las Guas y Directrices de los
procesos operativos)

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Directrices Planes estratgicos

El RFLN debe ser comunicado al equipo humano de la organizacin y puesto a


disposicin del mismo en la Intranet de la institucin. El RFLN debe formar parte
de los instrumentos de formacin del personal interno y externo de la
organizacin. El RFLN, o parte del mismo, debe ser puesto a disposicin en la
Web como ejercicio de transparencia activa de la organizacin y como
informacin esencial de la misma ante el ciudadano.
El RFLN es una herramienta estratgica de la organizacin que deber ser tenida en cuenta en
todos los procesos y, por lo tanto, el anlisis del marco legal y normativo es una labor esencial
que servir igualmente para sustentar el diseo de los procesos normalizados de la
organizacin. (Vase G01/D02/G Normalizacin y anlisis de procesos).
2.2. Contexto organizativo de la institucin
El anlisis del contexto legal y normativo nos va permitir, adems, conocer el contexto
organizativo de la institucin y sobre qu tipo de archivo, o archivos va a ser de aplicacin la
Poltica de gestin de documentos y archivos.
Los archivos se pueden clasificar utilizando diferentes criterios, todos ellos vlidos. Por
ejemplo, en diferentes taxonomas est consolidado el criterio de titularidad, el criterio del
ciclo vital o el criterio de tipologa (taxonoma utilizada en la Plataforma del Censo Gua de
Archivos de Espaa e Iberoamrica). Un mismo archivo puede ser un archivo de titularidad
pblica estatal, ser un archivo histrico y ser un archivo general (es el caso, por ejemplo, del
Archivo General de la Nacin de Colombia).
Los archivos pueden formar parte de un organismo pblico o pertenecer a fundaciones del
sector pblico o sociedades pblicas (personas jurdico-privadas, vinculadas a las
Administraciones). Los archivos pueden ser propiedad de personas fsicas o jurdicas de
carcter privado (archivos de la iglesia, archivos de empresas privadas, archivos personales, de
sindicatos, de partidos polticos, etc.).
Los documentos y archivos de titularidad pblica pueden formar parte, a su vez, del poder
judicial, legislativo o ejecutivo y ser archivos estatales, autonmicos/federales o locales. El
archivo o archivos sobre los que implementemos una correcta gestin de documentos pueden
estar inscritos en un Sistema Archivstico determinado o incluso formar parte de varios
Sistemas.
Por ejemplo, en Espaa un archivo universitario se rige por su normativa de autonoma
universitaria pero, tambin, forma parte del Sistema de Archivos de la Comunidad Autnoma
donde la citada Universidad est ubicada y le es de aplicacin la normativa del Sistema
Archivstico Autonmico. A su vez, puede formar parte del Sistema Espaol de Archivos por lo
que, tambin, le es de aplicacin cierta normativa relativa a patrimonio documental y otra
legislacin general de mbito estatal.
Adems, se debe identificar si la Poltica va a ser aplicada sobre todo el ciclo de vida de los
documentos que se pretenden gestionar o si se va a implementar exclusivamente en una etapa
determinada de dicho ciclo.

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Los diferentes tipos de archivo existentes segn las distintas fases del ciclo de vida de los
documentos se pueden categorizar en:

Archivos de oficina o de gestin


Archivos centrales
Archivos intermedios
Archivos histricos

Cada organizacin o Sistema archivstico puede desarrollar, segn su marco normativo


nacional, sus propias categoras de archivos diferenciadas.
Obviamente, las funciones y actividades de un archivo de oficina, intermedio o histrico, caso
este ltimo de un Archivo General de la Nacin que, adems, es cabecera de un Sistema
Archivstico, son diferentes y peculiares. Por lo tanto, sus estrategias, objetivos, procesos y
requisitos deben contemplarse desde aspectos comunes de la gestin del documento y del
archivo pero, igualmente, ser necesario contemplar sus funciones y actividades especficas y
diferenciadas. Tambin, las herramientas estratgicas, operativas y para la transparencia
debern reflejar las particularidades del archivo, archivos o Sistema Archivstico donde se
pretende implementar, o mejorar, un sistema de gestin de documentos y archivos.
Por lo tanto, es necesario conocer el tipo o tipos de archivo(s) sobre los que se va
implementar o mejorar el sistema de gestin de documentos y si el mismo va a
abarcar todo, o parte, del ciclo de vida de los documentos. El tamao y
complejidad de la organizacin, organizaciones o Sistemas Archivsticos
condicionar las decisiones a adoptar en la planificacin del sistema de gestin de
documentos y archivos.

2.3. Anlisis DAFO/FODA


Existen diferentes mtodos de anlisis que pueden ser usados para conocer y diagnosticar la
situacin de nuestra organizacin. El anlisis DAFO sobre el sector relativo a la gestin de
documentos y archivos, es el recomendado en esta directriz.
Positivo
Interno

Externo

Negativo

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

Amenazas

Los objetivos generales, las estrategias y los proyectos del plan estratgico pueden ser
determinados y sustentados en un anlisis sobre las fortalezas y debilidades en el seno de la
organizacin, as como en la identificacin de oportunidades y riesgos externos que pueden
afectar al mbito de la gestin de documentos y archivos de la citada organizacin. Para que el
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Directrices Planes estratgicos

anlisis DAFO/FODA sea exitoso debe demostrar que las estrategias y proyectos en materia de
gestin de documentos y archivos:

Se construyen aprovechando las fortalezas de la organizacin


Corrigen debilidades de la organizacin
Protegen de riesgos o amenazas externas
Proporcionan a la agencia oportunidades de desarrollar servicios hacia el exterior.

Pero el anlisis DAFO/FODA puede aplicarse, adems, sobre mltiples mbitos de la gestin de
documentos y archivos convirtindose en una herramienta estratgica transversal a todo el
Modelo, por ejemplo:

En relacin a la situacin de documentos convencionales y/o documentos electrnicos


Diferentes segmentos o departamentos de la organizacin
Diferentes perspectivas (econmicas, de usuarios o clientes de la organizacin,
negocios internos, innovacin y formacin, etc.).

Puede ser til agrupar las cuestiones objeto de anlisis DAFO/FODA en categoras, por
ejemplo:

Sistemas de custodia de documentos (incluye tecnologa, recursos y operaciones,


potencial innovacin y mejora en este mbito)
Cultura en la custodia de documentos (incluye capacitacin del personal, expertos,
iniciativas, comportamientos)
Rendicin de cuentas en relacin a la custodia de documentos (incluye usuarios,
ciudadanos, auditores, tribunales, etc.)
Procesos relacionados con la custodia de documentos (seguimiento,
responsabilidades, marco legal, etc.).

El anlisis DAFO/FODA, debe tener en cuenta y reflejar la situacin actual en materia de


gestin de documentos y archivos de la organizacin con el fin de:

Sealar los riesgos y limitaciones del programa de gestin de documentos y archivos


en uso y justificar, en su caso, su actualizacin y mejora como parte misma de la
estrategia
Contar con un programa consistente y actualizado en materia de gestin de
documentos y archivos puede ser percibido por los mandos como una oportunidad
para la organizacin de gestionar su informacin de manera ms eficaz
Subrayar las fortalezas del programa de gestin de documentos y archivos en uso y
potenciarlas y hacerlas visibles
El programa de gestin de documentos y archivos (tanto el usado en el momento,
como el que se pretende actualizar y mejorar) puede utilizarse para limitar y situar las
debilidades y amenazas identificadas en el anlisis.

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2.4. Anlisis de Riesgos


El anlisis DAFO/FODA tambin nos va a permitir profundizar en el diagnstico y en los riesgos
y limitaciones del sistema de gestin de documentos y archivos en la organizacin, o en su
caso, de los riesgos derivados de la ausencia de un sistema de gestin de documentos en el
seno de la misma.
Las actividades de captura, control, acceso, almacenamiento o valoracin y eliminacin de
documentos pueden estar sujetas a riesgos. Se pueden incluir, como ejemplo, las siguientes
categoras:
Acceso o divulgacin no autorizada de documentos o informacin contenida en los
mismos
Eliminacin no autorizada de documentos y la prdida de valor probatorio de las
actividades de la organizacin
Modificacin no autorizada de documentos
Prdida accidental
Dao medioambiental (fuego, inundaciones, campos electromagnticos, plagas, etc.)
Fallos en el Hardware del sistema y prdida de informacin en el disco duro.
Dao intencionado (hackers, etc.)
Robo de datos o de documentos por su especial valor patrimonial, econmico o
poltico.
Por cada una de las categoras se listarn los riesgos identificados asociados a la misma, las
consecuencias de cada uno de los riesgos, su escala de gravedad y de probabilidad.

Escalas de gravedad posibles:

Extrema/catastrfica
Muy alta/importante
Media/moderada
Baja/ menor
Imperceptible/ insignificante

Escalas de probabilidad o frecuencia:

Previsible
Probable
Posible
Improbable
Raro

Adems, se debe tener en cuenta el impacto producido por los eventos adversos en:
El nmero de usuarios y otras partes interesadas
El efecto del dao o la prdida de los documentos en las operaciones en curso de la
organizacin
El tiempo y el esfuerzo para recobrar o reemplazar los documentos afectados
El impacto de la prdida o dao de los documentos en los derechos o propiedad de la
organizacin
El impacto de la prdida o dao de los documentos en la capacidad de la organizacin
para cumplir con sus obligaciones con todas las partes interesadas
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Los requisitos legales y regulatorios de informar sobre los daos, prdida o acceso no
autorizado a los documentos
El impacto en la imagen pblica, etc.
Elaborar un Informe, en forma de Mapa o Tabla, de Evaluacin de Riesgos que incluya los
riesgos identificados, sus consecuencias, escala de gravedad y de probabilidad o frecuencia,
impacto, etc., proporcionar a la organizacin una informacin muy til para disear
estrategias de mejora. El estudio de todos estos factores nos permitir tomar las decisiones
adecuadas para establecer prioridades y tomar las decisiones pertinentes para neutralizar o
mitigar los mismos en el seno de la organizacin. El Mapa o Tabla de Evaluacin de Riesgos es
de aplicacin a todo el Modelo siendo una herramienta estratgica transversal de la Poltica de
Gestin de documentos y archivos.
Las estrategias en gestin de riesgos en materia de documentos y archivos deben ser alineadas
con las estrategias generales de gestin de riesgos que contemple la organizacin en su
totalidad. Los riesgos registrados y las medidas propuestas para responder a ellos en materia
de gestin de documentos y archivos debern ser notificados y comunicados al rea de la
organizacin responsable del programa general de gestin de riesgos. Es recomendable
documentar el proceso de evaluacin del impacto de riesgos en materia de gestin de
documentos y archivos con el fin de que sirva de base para la gestin de los mismos. De
inters, adems, lo contenido en la Directriz GO7/D03/O sobre Gestin de contingencias.
Las estrategias para la gestin de riesgos en materia de documentos y archivos deben ser
tenidas en cuenta a la hora de disear el Plan Estratgico General en materia de gestin de
documentos y archivos y los correspondientes Planes Operativos Anuales, a travs de sus
proyectos.

3.

Metodologa de la Planificacin Estratgica y Direccin por Objetivos

Antes de abordar el desarrollo de una planificacin estratgica es necesario identificar el


mbito en el que se quiere aplicar; su marco temporal y si se cuenta con los recursos
necesarios para su implementacin, es decir, el plan estratgico debe ser factible, alcanzable y
realista. Existen diversas metodologas para la elaboracin de planes estratgicos que la
organizacin puede estudiar y evaluar. En estas Directrices se incide sobre la Metodologa de
la Planificacin Estratgica y Direccin por Objetivos.
Una de las caractersticas de esta metodologa seleccionada es la de su flexibilidad para ser
adaptada como se considere oportuno a las caractersticas de cada organizacin sin importar
su dimensin, grande o pequea, ni el contenido de sus funciones y el mbito sectorial de
actuacin. En este sentido, puede ser idnea para una planificacin estratgico en materia de
gestin de documentos y archivos de una determinada organizacin.
Un Plan Estratgico en gestin y tratamiento archivstico de los documentos es un documento
de alto nivel que proporciona relaciones concretas entre la poltica de gestin de documentos
y las directrices estratgicas de la organizacin y de su situacin econmica. Permite que la

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

poltica de gestin de documentos se entienda dentro del contexto de todo el entorno de


negocio de la organizacin.
Una estrategia en poltica de gestin y tratamiento archivstico de los documentos cuenta con
dos documentos esenciales que actan conjuntamente y en relacin:
El Plan Estratgico General (PEG) en poltica de gestin de documentos y archivos.
El Plan Operativo Anual (POA) o de implementacin anual del anterior.
El primero alinea el propsito de la poltica de gestin de documentos con la direccin
estratgica de la organizacin. El segundo proporciona un plan de actuacin para conseguir
este propsito.
La finalidad de toda la metodologa es facilitar a cada organizacin administrativa la tarea de
identificar el mejor modo de asegurar el cumplimiento de sus objetivos en materia de gestin
de documentos y archivos con criterios de eficacia y de calidad.
Por lo tanto, un aspecto clave a la hora de disear un Plan Estratgico en materia
de gestin y tratamiento archivstico de los documentos es que el PEG de gestin
de documentos debe estar correctamente integrado e interrelacionado con el
Plan Estratgico General de la organizacin y actuar en sinergia con la misin,
visin y el objetivo poltico general de la organizacin.

Pero no hay que olvidar que las estrategias relativas a la gestin y tratamiento archivstico de
los documentos deben tener tambin su identidad dentro de la planificacin general de la
organizacin, con el fin de que las necesidades y requisitos de la correcta gestin de los
documentos no queden diluidas. Y, en ese caso, no puedan cubrir las necesidades requeridas
en este mbito de actuacin.
Es necesario establecer fuertes relaciones en la organizacin y abrir lneas de comunicacin
que permitirn que las estrategias en poltica de gestin de documentos sean correctamente
incluidas en las futuras estrategias de negocio de la organizacin.
Un Plan Estratgico General plurianual mejora la cohesin interna en materia de gestin de
documentos y archivos de la organizacin ya que conlleva la mxima implicacin de los
directivos y gestores de los proyectos y requiere el trabajo conjunto de los equipos humanos
implicados en el proceso de elaboracin, ejecucin y evaluacin del plan.
Al incorporar sistemas de autoevaluacin, seguimiento y rendicin de cuentas de los
resultados alcanzados va a permitir el conocimiento cotidiano y permanente de la marcha de
las actividades diseadas para la ejecucin del Plan Estratgico General plurianual (PEG) y de
los correspondientes Planes Operativos Anuales (POAs).
Una organizacin que quiera desarrollar un plan estratgico en materia de documentos y
archivos puede contar con su propio equipo humano o solicitar los servicios de una consultora
externa para desarrollar e implementar el mismo. Una opcin u otra pueden tener un impacto
en los recursos requeridos para el desarrollo del citado plan.
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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

3.1. Definicin operativa de conceptos


Las estrategias son lneas genricas de accin para la consecucin total o parcial de un
objetivo poltico general de la organizacin. Se caracterizan porque:
Deben orientarse al logro total o parcial del objetivo poltico identificado
Han de expresar lneas de accin amplias que permitan a las unidades que integran la
organizacin el diseo y la programacin de varios proyectos
Deben tener en cuenta la informacin procedente de los clientes o usuarios, los grupos
de inters y de los recursos humanos de la organizacin
Deben ser complementarias
Cada estrategia debe dar lugar a uno o varios proyectos
Pueden ser el resultado de un anlisis DAFO/FODA previo (Debilidades, Amenazas,
Fortalezas y Oportunidades)
Deben estar inscritas y en consonancia con el marco legal de la organizacin.
Para disear estrategias de gestin y tratamiento archivstico de documentos en
una organizacin es pertinente alinear estas estrategias con el marco legal y los
objetivos polticos generales de la organizacin como, por ejemplo, los
relacionados con la Transparencia, Buen Gobierno, Derecho a la Informacin,
Reutilizacin de la Informacin, Proteccin de Datos e Intimidad, Seguridad de la
Informacin confidencial o reservada, Propiedad Intelectual, Control y prevencin
de riesgos, Control de Calidad, Rendicin de cuentas, Mejora y Eficacia de la
gestin de documentos, Cumplimiento reglamentario de la normativa de la
organizacin, etc.
Los proyectos son conjuntos de actividades coordinadas que estn asociados a una estrategia
y van encaminados a la consecucin de un objetivo especfico que debe contribuir al logro
parcial del objetivo poltico establecido, se caracterizan por:
Estn asociados a una estrategia determinada y suponen su especificacin o
concrecin tctica en el mbito de las competencias de cada unidad de la organizacin
en materia de gestin y tratamiento archivstico de los documentos
Son conjuntos coordinados de actividades a los que cada unidad o departamento
administrativo de la organizacin asigna los recursos humanos y materiales necesarios
para su ejecucin. Estos recursos deben ser los necesarios para asegurar su desarrollo
con xito
Proporciona resultados o efectos concretos que pueden ser medibles.
Deben prever un calendario preciso de ejecucin, tanto a lo que se refiere a las fechas
de inicio y finalizacin del proyecto como en lo concerniente al comienzo y finalizacin
de cada una de las actividades que lo integran
Deben ser viables y al mismo tiempo deben suponer una mejora para la organizacin,
servir para compartir responsabilidades y ser flexibles y adaptables a los cambios
Cumplen un objetivo especfico (distinto a los objetivos polticos)
Necesita recursos humanos suficientes
Un responsable global del proyecto

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

Exigen un seguimiento y evaluacin mediante indicadores tanto del cumplimiento del


calendario previsto como del grado de consecucin de los objetivos especficos de
cada proyecto.
Las actividades son cada uno de los pasos o conjunto de tareas necesarias para conseguir el
objetivo especfico de cada proyecto. Como consecuencia de la realizacin de cada actividad se
obtendr un producto o elemento material.

Son un conjunto de tareas especficas


Organizadas en el tiempo
Asignadas a un responsable concreto
Proporciona productos especficos.

Los resultados son el efecto concreto o logro que se alcanza como consecuencia de la
realizacin del conjunto del proyecto.
Los indicadores son los instrumentos de medicin de los resultados y por los tanto estn
estrechamente relacionados con ste. Deben seleccionarse en el menor nmero posible
(principio de economa), tienen que estar relacionados con los resultados, proporcionar
informacin sencilla y fiable y obtenerse tambin fcilmente. (Vase G01/D05/G. Indicadores
de Evaluacin).
3.2. Estructura de la Metodologa
La metodologa de planificacin estratgica y direccin por objetivos se puede estructurar en
cuatro fases o mdulos:
1. Fase de identificacin de estrategias e incorporacin al objetivo poltico
Incluye los pasos necesarios para que la organizacin analice los objetivos polticos del
rea sectorial relativa a la gestin y tratamiento archivstico de los documentos e
identifique, de acuerdo con su misin y competencia, las posibles estrategias para
asegurar su consecucin proponiendo un posible listado de proyectos.
2. Fase de valoracin y seleccin de proyectos
Comprende el conjunto de actividades que la organizacin y las unidades que la
integran pueden desarrollar con la finalidad de definir los objetivos especficos de los
proyectos propuestos, proceder a su anlisis y valoracin y seleccionar aquellos que se
consideran prioritarios o apropiados para contribuir a la consecucin de las estrategias
establecidas relativas a la gestin y tratamiento archivstico de los documentos.
3. Fase de elaboracin de proyectos
Recoge el conjunto de las actividades que las unidades que integran la organizacin
pueden desarrollar para programar el contenido de los proyectos de su competencia
relativos a gestin y tratamiento archivstico de sus documentos, determinando su
calendario de realizacin y sus actividades, asignando responsabilidades y medios
materiales y estableciendo los resultados esperados y los indicadores que permitirn
su medicin.

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

4. Fase de seguimiento y evaluacin


Comprende los pasos que los responsables de la coordinacin de cada proyecto, as
como los directivos de la organizacin y los responsables polticos del rea sectorial en
la que sta se integra, pueden desarrollar para evaluar el grado de ejecucin de los
proyectos y el grado de cumplimiento de los objetivos de los mismos.

Identificacin de
estrategias

Valoracin y
seleccin de
proyectos

Seguimiento y
evaluacin

Elaboracin de
Proyectos
Esquema de la metodologa de planificacin estratgica y direccin por objetivos

El seguimiento y evaluacin de los proyectos constituye un instrumento de


autoevaluacin que permite el cierre de los circuitos de informacin y aporta
datos elaborados al equipo directivo y al resto de rganos de decisin, con la
intencin de lograr una mejora continua de la organizacin en el mbito de
actuacin de una gestin y tratamiento archivstico de los documentos.
(Retroalimentacin)

3.3. Proceso de elaboracin del Plan Estratgico General (PEG)


El proceso de elaboracin de la estructura de un PEG se corresponde con la fase 1 y 2
mencionada anteriormente. Para su consecucin son necesarios:
El principio de trabajo en equipo
Proceso de reflexin y anlisis para llegar a optimizar la eleccin de las acciones a
realizar
El proceso de generacin de estrategias es bsicamente creativo y realizado por un equipo de
trabajo, el anlisis de los puntos fuertes y los puntos dbiles como factores que van a
condicionar las estrategias suele dar resultados satisfactorios. Un anlisis de la situacin actual
y de la situacin deseada puede servir para articular las estrategias pertinentes.
Antes de la plasmacin por escrito del PEG en materia de gestin de documentos y archivos, el
equipo de trabajo debe tener una clara percepcin de los siguientes aspectos:
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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

La cultura en materia de gestin de documentos y archivos que tiene la organizacin,


esto es, comprender las prcticas en custodia y gestin de documentos en todos los
mbitos de la misma
El entorno reglamentario de la organizacin. En otras palabras, la legislacin,
normativa, estndares y cdigos de conducta que la organizacin debe cumplir
El entorno tecnolgico de la organizacin (tcnicas de digitalizacin, sistemas
informticos usados para crear y custodiar los documentos y que clase de
funcionalidades en relacin a la gestin documental tienen estos sistemas, etc.)
Cuestiones, limitaciones y/o dificultades de la organizacin en relacin a la custodia y
gestin de sus documentos y archivos
Los objetivos que se quieren alcanzar con el plan estratgico
Los objetivos generales que la organizacin o institucin quiere alcanzar en relacin a
ciertos servicios o productos con el fin de alinear las estrategias en gestin de
documentos y archivos con otras estrategias de la organizacin, as como subrayar el
impacto que las funcionalidades y requisitos en gestin de documentos y archivos
pueden aportar a otras estrategias de la organizacin
Cmo comunicar a los altos mandos de la organizacin los objetivos estratgicos en
materia de gestin de documentos y archivos
Qu medidas de seguimiento y evaluacin se pueden adoptar para identificar el xito
de la planificacin estratgica.

Atenindonos a la metodologa clsica de planificacin, los objetivos deben ser medibles,


alcanzables y coherentes entre s. Adems para cada objetivo debe determinarse:

Cmo se realizar (que actividades y acciones concretas hay que llevar a cabo
Con qu medios o recursos va a ser realizado
Quin es responsable de su ejecucin
Cundo se va a conseguir, o en su caso, las fases que pueden sucederse para su
consecucin.

Informacin previa
La informacin previa para desarrollar correctamente un plan estratgico en materia de
gestin de documentos y archivos puede obtenerse de las siguientes fuentes:

Legislacin de creacin, estructura y competencia de la organizacin (Vase punto 2 de


esta Directriz, Estudio Preliminar)
Informes anuales de la organizacin
Planes de negocio y gestin
Polticas corporativas
Otros documentos corporativos
Encuestas entre los grupos implicados o interesados
Estudios de las diferentes reas de negocio
Observacin de las prcticas de trabajo.

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

El objetivo de las encuestas es comprender que requisitos en materia de gestin de


documentos y archivos son de inters para los equipos de trabajo implicados y llegar a una
comprensin mutua. Las cuestiones a abordar en las encuestas, debern:

Ayudarnos a entender que objetivos son importantes para los grupos implicados o de
inters y, por lo tanto, la direccin que debe seguir la estrategia
Orientarnos sobre qu documentos son esenciales o vitales para los grupos implicados
y por qu
Proporcionarnos informacin sobre cmo los grupos implicados crean, capturan,
gestionan y usan los documentos de la organizacin
Ayudarnos a entender los sistemas y procedimientos que usan los grupos implicados y
cmo los mismos pueden incidir en las prcticas de gestin y custodia de los
documentos.

Como hemos visto, los objetivos y proyectos del Plan Estratgico deben inscribirse en el marco
legal de la organizacin y, a su vez, el Plan Estratgico diseado debe fortalecer y sustentar las
normas y jurisprudencia existentes y que le son de aplicacin a la institucin, organizacin o
Sistema Archivstico. En el caso de que el Plan Estratgico se aplique parcialmente sobre uno o
varios procesos operativos relativos a la gestin de documentos y archivos, comprender las
polticas, procedimientos y normas que rijan esos procesos concretos. Por ejemplo, normativa
especfica relativa a los procesos de valoracin y eliminacin reglada de documentos;
planificacin estratgica aplicada a los procesos de administracin electrnica de una
organizacin, en la que se encuentra inserto el mbito documental, etc.
La planificacin estratgica tambin es de aplicacin para varias organizaciones que comparten
procesos por pertenecer, por ejemplo, a un mismo Sistema Archivstico.
El Plan Estratgico, adems, debe sustentar las expectativas identificadas de la sociedad
relativas a buen gobierno, transparencia en la rendicin de cuentas y en la toma de decisiones.

Cuando una organizacin planifica estratgicamente, los objetivos y proyectos


deben respaldar los requisitos legales y el contexto reglamentarios de la
organizacin.

Lista de Estrategias
Las estrategias en materia de gestin de documentos deben relacionarse y alinearse (adems
de con los Objetivos polticos de la organizacin como ya se ha mencionado anteriormente)
con otras estrategias de la misma, tales como, las relativas a normativa y mbito de
jurisdiccin; estrategias relativas a la gestin del conocimiento en el seno de la organizacin;
estrategias relativas a las tecnologas de la informacin y el conocimiento (TICs); estrategias
relativas a gobierno abierto, transparencia y acceso a la informacin; estrategias relativas a la
seguridad y gestin de riesgos (desastres naturales, accesos no autorizados), e incluso, con
estrategias de proteccin del medio ambiente (una gestin de documentos eficaz reduce el
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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

impacto de la organizacin sobre el medio ambiente mediante la reduccin de copias


innecesarias y el volumen de papel usado, si se promueve una correcta poltica de gestin de
documentos electrnicos donde sea posible).
Se puede sistematizar una Lista de Estrategias de la organizacin que pueden ser relevantes
para las estrategias en materia de gestin de documentos y archivos explicando brevemente,
para cada caso, el motivo de tal relevancia e importancia. El objetivo es dar visibilidad y
demostrar que muchas de las estrategias de la organizacin se alinean con las estrategias de
gestin de documentos y archivos y, por lo tanto, las mismas son un escaln ms para
conseguir una meta comn.
Como hemos visto, la evaluacin de riesgos de la organizacin en materia de gestin de
documentos y archivos tambin permite seleccionar estrategias y proyectos que incidan en la
gestin prioritaria de los citados riesgos.
Lista de Proyectos Propuestos
El resultado de este anlisis es una Lista de estrategias que se materializarn en los proyectos
posibles asociados a cada una de las estrategias. El conjunto de proyectos posibles
encaminados a la consecucin de las estrategias puede contar con el anlisis de la existencia o
inexistencia de proyectos o actuaciones anteriores vinculables a la estrategia, el conocimiento
o desconocimiento de experiencias internacionales o en otros mbitos y la existencia de una
demanda social o de grupos de inters.
El conjunto de proyectos posibles que se depuran y seleccionan mediante criterios
previamente establecidos (por ejemplo, porque se alinean con una estrategia de forma directa
y clara, porque son realistas, hay recursos para hacerlo, se necesita una mejora en ese mbito
de actuacin, hay demanda social o de las partes involucradas, hay riesgos de alto nivel
predecibles, etc.). El resultado final es la Lista de Proyectos Propuestos por la organizacin en
materia de gestin y tratamiento archivstico de los documentos.
Para el diseo de los proyectos y actividades de un Plan Estratgico General en
materia de gestin y tratamiento archivstico de los documentos conviene alinear
o establecer sinergias entre los proyectos seleccionados y los procesos
normalizados en esta matera que conforman el Mapa de Procesos de gestin de
documentos de la organizacin para propiciar su calidad y mejora continua.
Cada uno de los proyectos de este listado final debe contar con un objetivo especfico del
proyecto. El objetivo especfico debe:
Formularse en trminos fundamentalmente cuantitativos o en expresiones cualitativas
susceptibles de medicin
Su redaccin debe comenzar con un verbo en infinitivo
Debe ser tan especfico como sea posible
Debe estar coordinado con los dems elementos del plan (otros proyectos y
estrategias).

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

Los objetivos especficos representan el punto focal de cualquier proyecto y debe recordarse
que los objetivos y sus resultados son el elemento de medida bsico del rendimiento de una
organizacin.
Un PEG se suele plantear con un horizonte temporal determinado. Al estar alineado con los
objetivos polticos de la organizacin se puede hacer coincidir con periodos de mandatos
polticos, por ejemplo, una legislatura.
Un PEG de la organizacin debe difundirse al exterior, hacerlo accesible y
comprensible, con el fin de generar un compromiso hacia la ciudadana y hacer
un ejercicio de transparencia.
Comunicar internamente al equipo humano de la organizacin los objetivos a
alcanzar y formar al mismo, para la correcta articulacin, ejecucin y seguimiento
de los posteriores Planes Operativos Anuales (POAs).
3.4. Proceso de elaboracin de un Plan Operativo Anual (POA)
Una vez elaborado un Plan Estratgico General para un periodo de varios aos, debe ser
desagregado en los correspondientes Planes Operativos Anuales, en los que se reflejan, para
cada ejercicio, las actividades que configuran cada proyecto, los resultados que se esperan
alcanzar con su ejecucin, as como los indicadores de medicin en la consecucin de dichos
resultados. Debe constar, adems, la persona responsable de cada proyecto y las personas
responsables de cada actividad. Se sustenta tambin en el principio del trabajo en equipo.
Corresponde con la fase 3 mencionada anteriormente.
Los Planes Operativos concretan y describen los objetivos a corto plazo y establecen las
actividades necesarias para su consecucin.
Si el mtodo en su conjunto es siempre participativo y se sustenta en el trabajo en
equipo, en este punto resulta absolutamente imprescindible la implicacin de los
afectados y, desde su desarrollo inicial, se debe involucrar a las personas que
deban ejecutar posteriormente los proyectos y sus actividades.
Para planificar un proyecto es preciso:

Establecer una secuencia temporal lgica de las actividades que conforman el proyecto
Considerar las posibles reacciones en los agentes afectados
Identificar los productos de cada actividad y los responsables de la misma
Determinar la fecha de inicio y fin del proyecto
Prever los problemas potenciales que puedan dar origen a desviaciones tanto en el
desarrollo del proyecto como en la efectividad de los resultados obtenidos (valorada a
travs de indicadores), con el fin de planificar acciones correctoras.

Como ya se ha mencionado, el trmino actividad hace referencia a aquellas fases o pasos en


que se articula el desarrollo de un proyecto. Su carcter es bsicamente tcnico-operativo y

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

cada actividad contribuye a la consecucin del proyecto a travs de un producto parcial. Por lo
tanto:
Deben ser tareas especficas con productos finales definidos
Tienen que organizarse en el tiempo de manera realista
Debe haber un responsable de la ejecucin de la actividad con capacidad funcional y
autonoma
Tiene que definirse de manera clara y precisa
Los productos obtenidos deben ser especficos y observables. Hay que identificarlos de
manera breve y sencilla.
La metodologa de identificacin de proyectos se desarrolla en las siguientes etapas:

Identificacin de
proyectos

Determinacin de
Indicadores

Descomposicin en
actividades

Etapas de la metodologa de identificacin de proyectos

3.5. El Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Plan Operativo Anual


Se corresponde a la fase 4 mencionada anteriormente. La propia filosofa de la planificacin
estratgica incorpora como elemento esencial a la misma una fase de seguimiento y
evaluacin peridicos sobre los resultados de la gestin que se van alcanzando por las
diferentes unidades que integran la organizacin. Se debe articular en dos mbitos, el
seguimiento cotidiano de la marcha del proyecto y la valoracin de los resultados.
El sistema de seguimiento del POA tiene que ser:
Participativo
Continuo: el seguimiento debe ejercerse de forma permanente, sin perjuicio de los
informes finales anuales.
Eficaz: el sistema tiene que proporcionar a la organizacin y a cada uno de sus
responsables una informacin de contenido significativa en lo que se refiere a la
gestin y tratamiento archivstico de los documentos de la organizacin. Se trata de
saber para cada proyecto qu ha pasado, por qu y cundo.
Objetivo: la informacin obtenida debe ser mensurable y susceptible de verificacin
objetiva.
Pertinente: la informacin que suministre el sistema ha de proporcionarse en el
momento preciso.
Integrado y coordinado: es necesario contemplar el sistema dentro de la estructura de
la organizacin para ver las repercusiones de cada problema en su conjunto.
El anlisis de las desviaciones es una actividad fundamental del seguimiento y de la
interpretacin de los resultados. Toda diferencia entre el resultado esperado y el real
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24

G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

constituye una desviacin, pero solo debemos tener en cuenta en el anlisis de aquellas que
sean significativas por su magnitud, origen o impacto. Las desviaciones pueden ser positivas
(beneficiosas) o negativas (perjudiciales). En ambos casos suponen desajustes en la
planificacin.
Los procesos de esta fase de seguimiento y evaluacin se pueden sintetizar en:
Ficha de seguimiento de la ejecucin de actividades (Anexo III)
Ficha de seguimiento de Indicadores de resultados (Anexo IV)
La informacin de seguimiento y evaluacin se concluye con un informe anual de seguimiento
y evaluacin que tambin se puede estructurar en forma de fichas:
Anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones ms significativas en la
ejecucin de las actividades del proyecto (Anexo V)
Anlisis global de las causas y consecuencias de las desviaciones ms importantes en la
obtencin de los resultados del proyecto (Anexo VI)
Evaluacin global del proyecto: Conclusiones con una interpretacin ms detallada de
los proyectos y objetivos alcanzados (Anexo VII)
La filosofa de la planificacin estratgica se fundamenta en el autocontrol de la informacin
sobre el cumplimiento de las metas previamente determinadas. La evaluacin y el seguimiento
aparecen, por lo tanto, como los instrumentos de autorregulacin que cierran el ciclo del
proceso. Para una correcta metodologa de evaluacin mediante indicadores (Vase
G01/D05/G Indicadores de Evaluacin).
Analizar los puntos dbiles y crticos, sus causas y agentes as como su impacto es
una herramienta para corregir posibles desviaciones en el PEG y para
retroalimentar el proceso de toma de decisiones y de mejora continua.
Comunicar internamente y ante el ciudadano los resultados de cada POA puede
ser un ejercicio de transparencia interna y externa de la organizacin en materia
de gestin de documentos y archivos.

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25

G01/D01/G
4.

Directrices Planes estratgicos

Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Poltica de Gestin de Documentos y Archivos en materia de
planificacin estratgica y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
2.1

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Realizar un anlisis del marco legal y Elaborar un Repertorio de Fuentes Legales y


normativo
y
del
contexto Normas (RFLN)
organizativo
Categorizar el RFLN
Hacer el RFLN amigable mediante enlaces a
leyes, normas, elaboracin de resmenes
explicativos y localizacin de artculos
relevantes
Identificar el tipo de archivo o archivos donde
se va implementar el sistema de gestin de
documentos y, en su caso, el Sistema
Archivstico donde el/los mismo(s) se
inscribe(n)

2.2

Analizar las fortalezas, debilidades,


oportunidades y amenazas del
sistema de gestin de documentos y
archivos de la organizacin mediante
el mtodo DAFO/FODA

Obtener la informacin previa necesaria a


partir de fuentes determinadas como
informes, planes, legislacin, polticas
corporativas, observacin de las prcticas de
trabajo y encuestas entre los grupos
implicados
Identificar las fortalezas y debilidades internas
de la organizacin o institucin en materia de
poltica de gestin de documentos y archivos
Identificar los riesgos y oportunidades
externos a la organizacin en materia de
poltica de gestin de documentos y archivos
Agrupar los resultados en categoras

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26

G01/D01/G

2.3

Directrices Planes estratgicos

Analizar los riesgos que pueden Elaborar una lista de riesgos identificados
afectar al sistema de gestin de
documentos y archivos de la Agrupar los riesgos identificados en las
categoras previamente establecidas
organizacin
Analizar la escala de gravedad y de
probabilidad de los riesgos mediante criterios
previamente establecidos
Analizar el impacto y las consecuencias de los
riesgos
Elaborar un Informe de Evaluacin de Riesgos
que incluya los riesgos identificados, y por
cada uno de ellos sus consecuencias e
impacto, su escala de gravedad y de
probabilidad o frecuencia y el tratamiento de
los mismos
Opcionalmente, presentar el Informe de
Evaluacin de Riesgos en forma de Mapa o
Tabla

4.1

Integrar el Plan Estratgico de


gestin documental en el Plan
Estratgico General y global de la
organizacin

Establecer lneas de comunicacin que


permitan que las estrategias en gestin de
documentos y archivos sean correctamente
incluidas en las futuras estrategias de negocio
de la organizacin
Alinear las estrategias de gestin y
tratamiento archivstico de los documentos
con los objetivos polticos y las estrategias
generales de la organizacin relativas a:
Transparencia, Buen Gobierno, Derecho a la
Informacin, Reutilizacin de la Informacin,
Proteccin de Datos e Intimidad, Seguridad de
la Informacin confidencial o reservada,
Propiedad Intelectual, Control y prevencin
de riesgos, Control de Calidad, Rendicin de
cuentas, Mejora y Eficacia de la gestin de
documentos, Cumplimiento reglamentario de
la normativa de la organizacin, etc.
Implicar a los altos responsables de la
organizacin

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27

G01/D01/G

4.2

Directrices Planes estratgicos

Elaborar el Plan Estratgico General


plurianual de cumplimiento de
objetivos para la gestin y
tratamiento archivstico de los
documentos

Identificar las estrategias cruciales en materia


de gestin de documentos y archivos
Realizar una
seleccionadas

lista

de

las

Estrategias

Realizar un listado de los proyectos posibles


asociados a las estrategias identificadas
Valorar y seleccionar los proyectos
prioritarios, pertinentes o posibles
Elaborar una lista de
seleccionados y propuestos

los

proyectos

Plantear la duracin del PEG (plurianual)


Implicar a los equipos directivos en la
elaboracin del PEG.
Difundir al exterior, hacer accesible y
comprensible el PEG de la organizacin, con el
fin de generar un compromiso hacia la
ciudadana y hacer un ejercicio de
transparencia
4.3

Elaborar el Plan Operativo Anual de Establecer las pertinentes correspondencias


aplicacin del Plan Estratgico
estructurales y metodolgicas con las
estrategias y objetivos del PEG
Identificar el proyecto
Formular el objetivo especfico de cada
proyecto y el resultado que se espera obtener
Establecer un responsable global del proyecto
Establecer los indicadores adecuados para
evaluar el resultado de cada proyecto
Desagregar los proyectos en las actividades
correspondientes,
su
duracin,
responsabilidad y los productos especficos de
cada actividad
Involucrar a las personas que deban ejecutar
los proyectos y sus actividades

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y Acceso a la Informacin (RTA)

28

G01/D01/G

4.4

Directrices Planes estratgicos

Realizar el seguimiento y evaluacin Hacer un seguimiento cotidiano de los


de los proyectos y actividades
proyectos y de sus actividades
Realizar informes de seguimiento de la
ejecucin de las actividades
Realizar informes de seguimiento de los
indicadores de los resultados
Evaluar los indicadores
Analizar las desviaciones
Valorar los resultados
Realizar informes finales de evaluacin con
los motivos y efectos de las desviaciones ms
significativas en la ejecucin de las
actividades de los proyectos
Realizar un informe final de evaluacin con las
causas y consecuencias de las desviaciones
ms importantes en la obtencin de los
resultados del proyecto
Elaborar una evaluacin final y global del
proyecto
Analizar los puntos dbiles y crticos, sus
causas y agentes as como su impacto para
corregir posibles desviaciones en el PEG y
para retroalimentar el proceso de toma de
decisiones y de mejora continua
Comunicar internamente y ante el ciudadano
los resultados de cada POA como un ejercicio
de transparencia interna y externa de la
organizacin

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29

G01/D01/G

5.

Directrices Planes estratgicos

Trminos y referencias
5.1. Glosario

Anlisis DAFO: metodologa de estudio de la situacin de una organizacin, parte de ella, de


un proceso, proyecto, etc., analizando sus caractersticas internas (Debilidades y Fortalezas) y
su situacin externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. El trmino proviene
de la traduccin de las siglas en ingls SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).
Anlisis FODA: vase Anlisis DAFO.
Anlisis de riesgos: proceso sistemtico que permite entender la naturaleza y deducir el nivel
de los riesgos identificados. Proporciona las bases para una correcta evaluacin de riesgos y
para la toma de decisiones sobre el tratamiento de los mismos.
Ciclo de vida de los documentos: expresin que ilustra el trnsito de los documentos a lo largo
de las fases de actividad, semiactividad e inactividad. Cada una de las fases del ciclo encuentra
su plasmacin en un tipo de archivo.
Estrategia: lnea de actuacin de una organizacin para el logro de un objetivo.
Identificacin de riesgos: el proceso por el que se determina qu, dnde, cundo, por qu y
cmo algo puede suceder.
Indicador: unidad de medida que permite realizar el seguimiento y la evaluacin peridica de
las variables clave de una organizacin.
Informe de evaluacin de riesgos: informacin recogida en forma de tabla o de mapa en el
que se incluir por cada uno de los riesgos identificados, sus consecuencias, escala de
gravedad y de probabilidad o frecuencia, su impacto y posible tratamiento.
Misin: razn de ser de un centro gestor, organizacin o institucin que justifica su existencia
y que est determinada legal o normativamente.
Objetivo poltico: formulacin concisa, de ndole poltica, que expresa una meta o situacin
que la ms alta direccin del centro gestor, organizacin o institucin pretenden conseguir.
Plan Estratgico: en el mbito de la gestin y tratamiento archivstico de los documentos, es el
documento de alto nivel que proporciona relaciones concretas entre la Poltica de gestin de
documentos y las directrices estratgicas de la organizacin y de su situacin econmica.
Tambin puede ser aplicado para cualquier otro proceso de la gestin y tratamiento
archivstico de los documentos que se pretenda abordar.
Producto: elemento material que se origina con la realizacin de una actividad.

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G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

Proyecto: conjunto coordinado de actividades que, discurriendo por una estrategia, pretende
conseguir un objetivo especfico que contribuya a la consecucin de un objetivo poltico
general.
Resultado: efecto concreto o logro que se alcanza como consecuencia de la realizacin del
conjunto del proyecto.
Riesgo: referido a la posibilidad de que algo pueda ocurrir y que tenga un impacto en los
objetivos de la organizacin. Un riesgo suele ser definido como un suceso o circunstancia y las
consecuencias que pueden derivarse de l. Los riesgos suelen medirse por el nivel o escala de
sus consecuencias y su probabilidad.
Sistema de archivos: marco en el que se definen, planifican, implantan, desarrollan y evalan
los principios metodolgicos, tcnicas y herramientas archivsticas que sirven de base a la
definicin de polticas y normas que rigen la gestin y el tratamiento documental de la
organizacin. Por lo tanto, los elementos claves que deben configurar un sistema de archivos
son: una legislacin especfica; unos rganos ejecutivos y/o asesores; unos centros adscritos,
un programa definido de actuacin archivstica y recursos humanos y presupuestarios.
Visin: imagen de la realidad futura, deseable y alcanzable, del centro gestor, organizacin o
institucin.
5.2. Referencias
AUSTRALIA. PUBLIC RECORD OFFICE VICTORIA. 2010a. PROS 10/10 Strategic Management Guideline 5. Record Management Strategy [en lnea]. Version 1.0. Victoria: Public Record Office
Victoria. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en: http://prov.vic.gov.au/wpcontent/uploads/2011/05/1010g5.pdf
AUSTRALIA. PUBLIC RECORD OFFICE VICTORIA. 2010b. PROS 10/10 Strategic Management Guideline 6. Records and Risk Management [en lnea]. Version 1.0. Victoria: Public Record
Office Victoria. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en: http://prov.vic.gov.au/wpcontent/uploads/2011/05/1010g6.pdf
AUSTRALIA. PUBLIC RECORD OFFICE VICTORIA. 2013. PROS 10/10 Strategic Management Specification 1: Strategic Management [en lnea]. Version 1.0. Victoria: Public Record Office
Victoria. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en: http://prov.vic.gov.au/wpcontent/uploads/2011/05/1010s1.pdf
AUSTRALIA. QUEENSLAND STATE ARCHIVES. 2010. Strategic Recordkeeping. Implementation
Plan Workbook [en lnea]. Version 2. Brisbane: Queensland State Archives. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/IS40WorkbookSR
IP.pdf
ESPAA. COMUNIDAD DE MADRID. [2006]. Anlisis de Riesgos [en lnea]. Madrid: Comunidad
de Madrid. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:

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31

G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

http://www.madrid.org/cs/StaticFiles/Emprendedores/Analisis_Riesgos/pages/pdf/metodolog
ia/4AnalisisycuantificaciondelRiesgo%28AR%29_es.pdf
ESPAA. INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIN PBLICA (INAP). 2012. Plan Estratgico
2012-2015 del Instituto Nacional de Administracin Pblica. En: INAP [sitio web]. Madrid:
INAP. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.inap.es/mediateca?p_p_id=contentviewerservice_WAR_alfresco_packportlet&p_
p_lifecycle=0&p_p_state=maximized&p_p_mode=view&p_p_col_id=columna1&p_p_col_pos=1&p_p_col_count=2&_contentviewerservice_WAR_alfresco_packportlet_stru
ts_action=%2Fcontentviewer%2Fview&_contentviewerservice_WAR_alfresco_packportlet_no
deName=PRESENTACION_PLAN_ESTRATEGICO_INAP_364143.gcl&contentType=notice
ESPAA. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS. 2000. Libro Blanco para la mejora de
los Servicios Pblicos. Una nueva administracin al servicio de los ciudadanos. Madrid:
Ministerio de Administraciones Pblicas.
ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE. Censo Gua de Archivos de Espaa
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ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE. 2012. Plan Estratgico de la
Secretaria de Estado de Cultura 2012-2015 [en lnea]. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura
y Deporte [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.cultura.gob.es/principal/docs/novedades/2012/PlanEstrategicoGeneral20122015.pdf
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2014. ISO/TR 18128:2014 Information and documentation Risk assessment for records processes and systems. Ginebra:
ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2014. ISO/TR
18128:2014. Informacin y Documentacin. Identificacin y evaluacin de riesgos para
sistemas de documentos. Madrid: AENOR].
MXICO. INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL. 2002. Metodologa para el anlisis FODA [en
lnea]. Mxico D. F.: Direccin de Planeacin y Organizacin. [Consulta: 15 diciembre 2014].
Disponible en: http://uventas.com/ebooks/Analisis_Foda.pdf
5.3. Bibliografa
ARMIJO, M. 2011. Planificacin estratgica e indicadores de desempeo en el sector pblico
[en lnea]. Santiago de Chile: ILPES. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.cepal.org/ilpes/publicaciones/xml/8/44008/SM_69_MA.pdf
BARROSO ARAHUETES, A. [2014]. Archivo Histrico Eclesistico de Bizkaia. La planificacin
estratgica y el anlisis de costes en los archivos, un servicio de valor aadido. Prxima
publicacin. Len: Fundacin Sierra Pambley. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
https://archivofsierrapambley.wordpress.com/programa/

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32

G01/D01/G

Directrices Planes estratgicos

BAZAGA FERNNDEZ, I. 1997. El planeamiento estratgico en el mbito pblico. En: BAN,


R.; CARRILLO, E. (comp.). La Nueva Administracin Pblica. Madrid: Alianza Editorial.
BUENO C.; CRUZ, I. C.; DURN, J. J. 2001. Economa de la empresa: anlisis de las decisiones
empresariales. Madrid: Pirmide.
CASTILLO URTUBIA, E. 2005. Planificacin Estratgica y Control de Gestin. Documento
elaborado para Ctedra Planificacin. Santiago de Chile: Universidad de Chile.
CROSS K. F.; LYNCH, R. 1993. La mejora continua: patrones de medidas. Bilbao: Ediciones
Deusto.
DAVID, F. R. 2013. Conceptos de Administracin Estratgica. Mxico D. F.: Pearson Education.
DAZ, A.; CULLAR, E. 2007. Administracin Inteligente. Madrid: Ministerio de Administraciones
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FRIEDMAN, J. 2007. Planificacin. Madrid: Ministerio de Administraciones Pblicas.
IGLESIAS ALONSO, . 2010. La planificacin estratgica como instrumento de gestin pblica
en el gobierno local: anlisis de caso [en lnea]. Cuadernos de Gestin, 10 (1), pp. 101-119.
[Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.ehu.es/cuadernosdegestion/documentos/1015.pdf
MACHADO NOA, N. 2006. Direccin Estratgica: matriz DAFO. Santa Clara: UCLV.
RAMOS, B.; SNCHEZ, C. 2013. La planificacin estratgica como mtodo de gestin pblica:
experiencias en la Administracin espaola. Madrid: INAP.
SALLENAVE, J. P. 1994. La gerencia integral. Bogot: Grupo Editorial Norma.
STEINER, G. 1998. Planificacin Estratgica. Lo que Todo Director debe Saber. Mxico D. F.:
Editorial CECSA.
VIEITES RODRIGUEZ, R. (coord.). Cmo elaborar el anlisis DAFO [en lnea]. Santiago de
Compostela: CEEI Galicia, SA. Cuadernos prcticos. Gestin empresarial. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.igape.es/images/crear-unhaempresa/Recursos/ManuaisEmprendedores/6ComoelaborarAnalisisDAFO_cas.pdf

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ANEXO I. FICHA DE INDICADORES DE RESULTADOS

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVO ESPECFICO
DEL PROYECTO

Reforzar, desde la
transparencia, los instrumentos
de comunicacin y cooperacin
cultural entre las
administraciones pblicas y
otras instituciones para
promover un uso eficiente y
racional de los recursos
culturales.

2.7.

Fortalecer los instrumentos orgnicos de cooperacin en materia de


archivos y bibliotecas.

2.7.1.

Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en


el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.

ESTRATEGIA

PROYECTO

Impulsar el Sistema Espaol de Archivos para lograr la participacin de las administraciones pblicas, de los archivos universitarios y
de archivos privados

INDICADORES DE RESULTADOS
RESULTADOS DEL PROYECTO

FIABILIDAD

INDICADORES
Baja

Constitucin del Consejo de Cooperacin Archivstica

Fecha de constitucin

Nmero de reuniones

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Media

Alta

PERIODO DE
VERIFICACIN

Abril 2013

Diciembre 2013

ANEXO II. FICHA DE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES


RESPONSABLE
Severiano Hernndez Vicente. Subdirector General de los Archivos Estatales
DURACIN

FECHA DE INICIO

FECHA DE FINALIZACIN

12 meses

Enero 2013

Diciembre 2013

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
DURACIN
N

Inicio

Peticin de designacin de los


representantes del Consejo de
Cooperacin Archivstica previsto en el
RD 1708/2011

Convocatoria Reunin Constitutiva del


Consejo de Cooperacin Archivstica

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Celebracin reunin del Consejo de


Cooperacin Archivstica

15/02/2013

11/03/2013

01/04/2013

Final

Nombre

Puesto de
trabajo

28/02/2013

Severiano
Hernndez/Bla
nca Desantes

Subdirector
AAEE /Jefe de
rea

27/03/2013

Severiano
Hernndez/Bla
nca Desantes

Subdirector
AAEE /Jefe de
rea

30/04/2013

Severiano
Hernndez

Subdirector
AAEE

PRODUCTOS
Unidad
Subdireccin General
AAEE/rea de
Programacin y
Coordinacin
Archivstica
Subdireccin General
AAEE/rea de
Programacin y
Coordinacin
Archivstica
Subdireccin General
de los Archivos
Estatales

Cartas de peticin de
nombramiento de
representantes
Cartas de convocatoria
Orden del da
Confirmacin de
asistentes
Constitucin del Consejo
Designacin del puesto de
Secretario
Acta de la reunin

_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________

DURACIN
N

Inicio

RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Difusin del Acta de la reunin , de los
acuerdos adoptados y de la fecha
celebracin siguiente reunin del
Consejo de Cooperacin Archivstica

20/05/2013

Final

14/06/2013

Nombre
Severiano
Hernndez

Puesto de
trabajo
Subdirector
AAEE

PRODUCTOS
Unidad
Subdireccin General
de los Archivos
Estatales

Cartas de envo
Acuerdo de fecha de
celebracin prxima
reunin

_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________

ANEXO III. FICHA DE SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIN DE ACTIVIDADES


OBJETIVO
GENERAL

Reforzar, desde la transparencia,


los instrumentos de
comunicacin y cooperacin
cultural entre las
administraciones pblicas y otras
instituciones para promover un
uso eficiente y racional de los
recursos culturales.

OBJETIVO ESPECFICO
DEL PROYECTO

ESTRATEGIA

PROYECTO

2.7.

Fortalecer los instrumentos orgnicos de cooperacin en materia de


archivos y bibliotecas.

2.7.1.

Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en


el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.

Impulsar el Sistema Espaol de Archivos para lograr la participacin de las administraciones pblicas, de los archivos universitarios y
de archivos privados

SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIN DE ACTIVIDADES


COMIENZO
N

ACTIVIDAD

Peticin de designacin de los


representantes del Consejo de
Cooperacin Archivstica previsto
en el RD 1708/2011
Convocatoria Reunin
Constitutiva del Consejo de
Cooperacin Archivstica

FINALIZACIN
D

Motivo-Desviacin

15/02/2013

16/05/2013

3 meses

28/02/2013

20/05/2013

Problemas de agenda del Gabinete


3 meses del Ministro y del Secretario de
Estado de Cultura

11/03/2013

30/05/2013

3 meses

27/03/2013

31/05/2013

Problemas de agenda del Gabinete


3 meses del Ministro y del Secretario de
Estado de Cultura

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COMIENZO
N

ACTIVIDAD

Celebracin reunin del Consejo


de Cooperacin Archivstica

01/04/2013

Difusin del Acta de la reunin ,


de los acuerdos adoptados y de
la fecha celebracin siguiente
reunin del Consejo de
Cooperacin Archivstica

20/05/2013

FINALIZACIN
D

Motivo-Desviacin
Problemas de agenda del Gabinete
del Ministro y del Secretario de
Estado de Cultura

04/06/2013

2
meses

30/04/2013

04/06/2013

2
meses

15/09/2013

4 meses

14/06/2013

29/12/2013

No es prioritaria su difusin hasta la


6 meses siguiente reunin del Consejo
donde deber ser aprobada.

ANEXO IV. FICHA DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE RESULTADOS


RESPONSABLE
Severiano Hernndez Vicente. Subdirector de los Archivos Estatales
DURACIN

FECHA DE INICIO

FECHA DE FINALIZACIN

12 meses

Enero 2013

Diciembre 2013

SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE RESULTADOS


EVALUACIN
RESULTADO PREVISTO
Constitucin
Consejo
Cooperacin
Archivstica

del
de

INDICADORES

Fecha de constitucin

Nmero de reuniones

SITUACIN INICIAL
Desarrollo y
materializacin de lo
dispuesto en el RD
1708/2011. No existe
precedente de esta
actividad

Causas-consecuencia
De la desviacin

ANEXO V. FICHA DE ANLISIS GLOBAL DE LOS MOTIVOS Y EFECTOS DE LAS DESVIACIONES EN LA EJECUCIN DE LAS ACTIVIDADES

INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN 1

2.7.1.

Nombre

PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.
Anlisis global de los motivos y efectos de las desviaciones
ms significativas en la ejecucin de las actividades del proyecto
Se ha podido ejecutar todas las actividades relativas a la Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, nicamente se ha producido una pequea
desviacin en la fecha estimada de la reunin por motivo de agendas del Sr. Ministro y del Secretario de Estado de Cultura
La reunin del Consejo de Cooperacin Archivstica ha supuesto un hito para la cooperacin que en materia de archivos se debe articular en todo el territorio
nacional:
Desde la promulgacin de la LPHE, quedaba pendiente la estructuracin de un Sistema Espaol de Archivos que s se haba arbitrado para el mbito de
los museos y de las bibliotecas. El RD 1708/2011 supuso una paso importante al crear las bases legales para la articulacin del Sistema Espaol de
Archivos basado en la cooperacin y voluntariedad cuyo rgano de representacin es el Consejo de Cooperacin Archivstica. La constitucin y puesta
en funcionamiento del citado Consejo ha supuesto el cumplimiento del mandato de la Ley y el iniciar una cooperacin estable en materia de archivos
con las diferentes CCAA y otras administraciones pblicas y personas fsicas y jurdicas.
A la reunin celebrada el pasado 4 de junio asistieron representantes de todas las CCAA exceptuando las ciudades autnomas de Ceuta y Melilla y
todos los departamentos ministeriales y otras entidades con representacin en el Consejo.

ANEXO VI. FICHA DEL ANLISIS GLOBAL DE LAS CAUSAS Y LAS CONSECUENCIAS DE LAS DESVIACIONES EN LA OBTENCIN DE RESULTADOS

INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN 2

2.7.1.

Nombre

PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.

Anlisis global de las causas y consecuencias de las desviaciones


ms importantes en la obtencin de los resultados del proyecto
Se han obtenido los resultados previstos en este proyecto cuya finalidad era la constitucin del Consejo de Cooperacin Archivstica. Cumplimiento del
mandato de la LPHE y una cooperacin estable en materia de archivos con las diferentes CCAA y otras administraciones pblicas y personas fsicas y jurdicas.

ANEXO VII. FICHA DE EVALUACIN GLOBAL DEL PROYECTO Y CONCLUSIONES

INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN 3

2.7.1.

Nombre

PROYECTO
Creacin del Consejo de Cooperacin Archivstica, segn lo dispuesto en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre.

Evaluacin global del proyecto: Conclusiones


mmmmmmmmmmm
Se han cumplido todos los objetivos relativos al Consejo de Cooperacin Archivstica, como rgano estratgico para la cooperacin con las distintas CCAA y
otras personas fsicas y jurdicas.

Desarrollado al 100%
Desarrollado al 50%

Desarrollado entre el 25 y el 50%


Desarrollado en menos del 25%

Proyecto sin comenzar