CONFIRMACIN DE CONSIGNACIONES

Este procedimiento busca establecer una metodologa y unos

parmetros para confirmar las consignaciones realizadas por
los clientes y proveedores.

Todas las personas que requieran confirmar consignaciones,

incluyendo a todas las reas administrativas de la direccin
general deben sujetarse al procedimiento, es decir no deben
contabilizar ningn tipo de documento de consignacin sin el
respectivo nmero de confirmacin.

RECOMENDACIONES:
Todas las ventas realizadas por medio de consignacin bancaria sern debidamente
confirmadas, para minimizar el riesgo de fraude.
Indicar en la negociacin, las polticas de la empresa con respecto a la cancelacin
de facturas con consignacin (efectivo, cheque, trasferencia).
Analizar el perfil de los clientes, identificando quien se ve con especial premura o
nerviosismo, e informar en el campo de observaciones sobre esta situacin.
En lo posible, solicitar al cliente la consignacin original, para poder minimizar el
riesgo de adulteracin.
Identificar cambios de color, tamaos de letra e incoherencias como fecha, valor o
forma de pago, en las consignaciones.
Diligenciar los campos a plenitud y con informacin veraz, ya que servir para validar
internamente si ya se ha realizado una confirmacin similar anteriormente.

GESTIN DE CAJAS
Los siguientes motivos de rechazo son los que
afectan la gestin de cajas, ya que genera un
reproceso en el rea, cuando se confirman las
consignaciones. Vale la pena aclarar que si la
jefe de sala o el asesor confirma la
consignacin, el error queda automticamente
para la agencia, as la consignacin sea de otra
sala.

ERRORES ASOCIADOS AL DILIGENCIAMIENTO INCORRECTO DE LOS

CAMPOS DE CONFIRMACIN DE CONSIGNACIN, CON RESPECTO
A LA INFORMACIN DEL SOPORTE DE LA CONSIGNACIN.

La fecha, el valor, la cuenta a la que se consign, la forma de pago, la

referencia y el nmero de la consignacin debe ser idntico al soporte, en
los casos de las consignaciones en efectivo debe ser la informacin del
timbre del banco y no la diligenciada manualmente.

ERRORES ASOCIADOS AL TIPO DE ARCHIVO QUE

SE EST ADJUNTANDO EN LA CONFIRMACIN.

El soporte de la consignacin debe ser completamente legible, se

debe revisar que corresponda a la informacin que se est
ingresando, el soporte debe ser en formato pdf, jpg, o gif.

Error asociado a ventas de tipo contado y consignaciones en efectivo o

cheque, y si en la observacin no se coloca ninguna explicacin de porqu
no posee la consignacin original, conociendo que si el cliente consigno
segn timbre del banco en una agencia donde hay sucursal de la empresa
debe hacer llegar la consignacin original para que sea verificada por el jefe
de sala de la sucursal, segn circular N19 de tesorera.

Error asociado a si no hay coherencia en tipo de venta y la explicacin

de la observacin. Por ejemplo: si el tipo de venta dice contado y en la
explicacin de la observacin dice crdito su distribucin.

ERRORES ASOCIADOS A SI LA CONSIGNACIN YA EST

REGISTRADA EN EL SISTEMA EN CARTERA O EN ANTICIPO, Y
ADEMS ESTA REPORTADA POR EL MISMO USUARIO

La persona que est solicitando la confirmacin debe validar antes de

subirla que no est repetida en el sofin, ni descargada en el sistema.

Los pagos a travs de cheques de REMESA u OTRAS PLAZAS estn restringidos no estn
autorizados (cuando la ciudad de origen del cheque es diferente a la ciudad donde se consigna el
cheque). En caso de realizarse una consignacin bajo esta modalidad, quien consigne (cliente o
empleado de Emo), deber asumir el 1.5% de comisin sobre la consignacin: ejemplo, VALOR DEL
CHEQUE $10.000.000, comisin a asumir $150.000, segn circular N 18 de tesorera.

PASOS PARA REPORTAR LA CONSIGNACIN

1. La cuenta a la que se
consign:

4. Forma de pago:

2. Valor:

3. Fecha de la
consignacin: se debe
poner en este formato
AAAA-MM-DD.

5. Referencia:

PASOS PARA REPORTAR LA CONSIGNACIN

6. Numero de
consignacin:

7. Tipo de
venta

9. Posee, o NO
la consignacin
original

8. Adjuntar
consignacin:

10.
Observaciones