GUIA

POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA

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1. OBJETIVO

Administrar, Controlar, Proteger y velar por la calidad y adecuado recaudo de las cuentas por cobrar de
CASAMOTOR S.A con el fin de:
Disminuir el grado de exposicin al riesgo que tiene la compaa en materia de crdito.
Proteger un activo de la compaa que se encuentra en manos de terceros
Concientizar a la fuerza de ventas acerca de la importancia y utilidad de la informacin comercial
suministrada por el cliente, preservando la excelente relacin comercial de los clientes con
CASAMOTOR S.A.

2. ALCANCE
Aplica para todas las agencias de CASAMOTOR S.A.

3. CONTENIDO

3.1. SOLICITUD DE CREDITO

Toda persona Natural o Jurdica que desee tener crdito con CASAMOTOR S.A., deber diligenciar el
formato de creacin de clientes BVE-FOR08, segn el instructivo para el diligenciamiento del mismo
BVE-IN03. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma correcta segn el instructivo, se realiza
el anlisis de riesgo crediticio por parte del Departamento de Crdito y Cartera, de acuerdo al
Instructivo de Anlisis y Estudio Crediticio.

3.2. COBRANZAS
Slo se aceptarn formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido recibir cheques
de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se tramitar como crdito.

3.3. AJUSTES DE CARTERA

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Todo movimiento contable diferente a facturas de venta, devoluciones en ventas y recibos de caja
afecte los saldos de cartera, debern ser autorizados por el gerente financiero.

3.4

CHEQUES POSFECHADOS

CASA MOTOR S.A., recibir cheques posfechados de los clientes que tengan buen manejo comercial y
que adems no posean histrico de tres (3) cheques devueltos en un periodo de un (1) ao.

Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la factura, deber ser
aprobado por el Gerente Financiero, excepto que el cheque sea consecuencia de cobro pre-jurdico o
jurdico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y Devueltos. En caso de las agencias, la caja deber
reportar al administrador sobre el cheque a recibir excediendo el plazo para que este valide e informe a
la gerencia Financiera. Diariamente deber quedar actualizado en SAP cada cheque posfechado que se
posea y al momento de su registro en el campo texto se pondr la fecha en la cual se deber consignar.
Esto podr ser verificado por la tesorera principal a travs de la cuenta contable.

3.5 CHEQUES DEVUELTOS

El cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en efectivo, ningn
cliente puede incurrir en ms de tres devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crdito ser
cerrado definitivamente. Ningn cheque devuelto con causal imputable al cliente ser reconsignado
ms de una vez a menos que sea autorizado por el gerente financiero

3.6 COBROS PREJURIDICOS

Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 50 das, pasar de forma inmediata a
cartera prejurdica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situacin estas pueden pasar directamente
a cobro jurdico.

No pasarn a cobro prejurdico aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado por
el cliente y aprobado por la Gerencia Financiera y en caso de incumplimiento de este acuerdo, las

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facturas pasarn de inmediato a cobro jurdico. Es responsabilidad de cada agencia dar aviso oportuno
a travs de correo electrnico a la Gerencia Financiera de este tipo de situaciones.

3.7. COBROS JURIDICOS

Todas las cuentas mayores a 90 das, o aquellas que estime la Gerencia Financiera sern tratadas bajo
el cobro jurdico, adems de las que vengan de la etapa de prejuridico.

3.8. CIRCULARIZACION DE CARTERA

La circularizacin de cartera se har semanalmente de forma selectiva o total en cada unas de las
agencias a nivel Nacional y a discrecin de la figura administrativa segn recomendaciones de la
gerencia Financiera. Con la circularizacin de cartera CASA MOTOR S.A., buscara que los saldos
contables que aparecen en el sistema de informacin, estn de acuerdo a los saldos de cartera en libros
de los clientes.

3.9. CASTIGOS DE CARTERA

CASAMOTOR S.A., castigar cartera nicamente si lo autoriza la Gerencia Financiera y dando

cumplimiento con las normas de ley.

3.10. ACTUALIZACION DE INFORMACION Y CONDICIONES COMERCIALES

CASA MOTOR S.A., a travs de el rea Comercial en responsabilidad de la gerencia comercial deber
tener actualizada la informacin del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de venta y
registrar las autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales. Para que en el efecto
de realizarse una auditoria soportar debidamente los cambios o condiciones vigentes.

Los cambios de condiciones a efectuar en el catalogo de terceros de cada cliente debern ser
documentado mediante formato cambio de condiciones comerciales. Adicional a lo anterior la

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informacin bsica del cliente deber ser actualizada peridicamente, esta labor ser responsabilidad
del rea comercial en cabeza de la gerencia comercial.

3.11. COMIT DE CREDITO Y CARTERA

CASAMOTOR S.A., contar con un Comit de Crdito y Cartera, que ser el responsable de aprobar
clientes que inicialmente hallan sido rechazados por la gerencia Financiera o de incrementar el cupo
asignado inicialmente por la Gerencia Financiera, este comit estar conformado por el Gerente
Comercial, Administrativo y el Gerente General.

3.12. DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS

Se debe establecer por parte de la Gerencia General, la administrativa y Comercial el descuento

mximo a ofrecer por parte de los asesores por cada lnea y aquel que supere este valor deber venir
autorizado mediante e-mail o firma en la solicitud por parte de de los antes mencionados

3.13. DESCUENTOS FINANCIEROS

CASAMOTOR S.A. tendr establecido como incentivo en trminos de descuento financiero por pronto
pago a aquellos clientes que su condicin de pago es igual o superior a 30 das, un porcentaje
equivalente al 1,5% que se descontara al momento del pago siempre y cuando el pago sea dentro de
los siguientes 8 das a la factura. Este porcentaje podr variar en la medida que cambie el entorno
financiero y se comunicara oportunamente.

Este descuento financiero no es una poltica comercial y como tal su aplicacin requiere la aprobacin
de la Gerencia General y/o Financiera y no es para ofrecerlo a los clientes.

3.14. BLOQUEO DE CLIENTES

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Esta opcin aplicara inmediatamente para los clientes que estn en la etapa de prejuridico y jurdico,
adems de aquellos que en su historial evidencien malos hbitos de pago, o cheques devueltos por
primera vez, que sugieran el retiro del crdito. Esta decisin de bloquear en casos de mal hbito de
pago ser de la Gerencia Financiera.
3.15. PEDIDOS RETENIDOS
Los clientes que vencidos el plazo establecido para el pago no hubiesen cancelado les ser retenido los
pedidos que realicen. Los asesores debern estar validando el status de cada pedido que les ingresen
para realizar la gestin necesaria para la aprobacin en caso de ser retenido el pedido. Los pedidos
podrn ser retenidos por exceder el cupo o simplemente por mora. Para el caso de cupos los asesores
debern estar prestos a conocer los cupos de sus clientes y tramitar con anterioridad el posible
incremento de cupo.
En el caso de clientes que manejan sucursales a partir de junio la mora de una las sucursales afectara
los despachos de las dems. Y para los clientes que compran diferentes lneas y son atendidos por
diferentes asesores, el hecho de estar vencido en una lnea en particular genera retencin en pedidos
de otras lneas por mas que en la primera este al da. El manejo del cupo de crdito ser tambin global,
es decir que si una lnea agota el endeudamiento del cliente no ser posible despacharle otras lneas.
3.16. INCREMENTO DE CUPOS
Para este fin ser necesario validar nuevamente la informacin financiera y/o actualizar la que existe
inicialmente en el formato solicitud de crdito. Para otros caso ser necesario establecer una garanta
real (Hipoteca Pignoracin vehculo). Para esto los costos sern por cuenta del cliente y en el caso de
pignoraciones, se deber anexar pliza del vehculo con endoso a favor de CASAMOTOR S.A.
3.17. INDICADORES
Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos trazados se utilizaran inicialmente
dos indicadores bsicos que son:

Rotacin de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando cada

cuanto das me pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite ver cual es el
asesor que mejor rota su cartera y que en menor N de das consigue cobrar sus facturas.

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Porcentaje de cartera vencida a mas de 60 das: Indica que porcentaje del 100% de mi
cartera tengo vencida a mas de 60 das. Este indicador permite ver claramente los asesores
que afectan directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa.

3.18. GARANTIAS REALES

Para el caso de la Motocicletas a crdito directo con Casamotor esta debern quedar pignoradas a favor
de Casamotor (Ver anexo No. 1). Para el caso de crditos a travs de entidades financieras se debern
proceder con base en la s condiciones establecidas por la entidad financiera.
Para las otras lneas las garantas sern necesarias para cuando los cupos superen los 40.000.000
(Cuarenta millones de Pesos), en caso de no estar dispuesto el cliente a establecer la garanta se deber
solicitar la aprobacin de la gerencia financiera. Todo crdito aprobado debe estar respaldado por un
pagare en blanco y carta de instrucciones, a no ser que la Gerencia Financiera acepte lo contrario. Estos
documentos deben contener nombre, numero de identificacin, firma y huella. En caso de ser el cliente
una empresa estos documentos se deben firmar en los dos costados (derecha e izquierda).
3.19. ACTIVOS RECIBIDOS EN PARTE DE PAGO
Para el caso en que por motivos de un cobro eficaz y oportuno en aras de evitar perdidas, se reciban
activos como equipos u otros, estos debern informarse oportunamente y enviar las especificaciones e
identificacin de este a la gerencia financiera para que este tramite la activacin del activo en SAP. Si la
decisin de la gerencia financiera es vender el activo el precio del mismo ser fijado por este de
acuerdo al valor comercial del mismo.

CARTA DE INSTRUCCIONES
Ciudad
Seores:

Fecha

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CASAMOTOR S.A.
Ibagu- Tolima
Apreciados seores:

Por la presente y de acuerdo con lo previsto en el artculo 622 del cdigo de comercio, los faculto de manera
permanente, expresa e irrevocable para llenar los espacios en blanco que presente el pagare No _____________,
suscrito por nosotros a su favor, el cual se anexa a la presente comunicacin conforme a las siguientes
instrucciones:
En el primer espacio reservado para una cuanta en pesos, se consignar la cantidad insoluta que resulte a cargo
de___________________________________________________________________, por concepto de capital y/o intereses, y a
favor de CASAMOTOR S.A., nit 813.000898-6, cualquiera que sea la fecha de la operacin, antes o despus de
la firma de la presente y hasta el da en que se llene el pagare.
en el segundo espacio reservado para una suma en pesos, se colocara el valor de los intereses causados y no
cancelados, a favor de CASAMOTOR S.A., que no hayan cumplido un ao de vencidos y que se hayan causado
sobre las sumas enumeradas en el numeral 1, de esta carta.
Se acepta expresamente que los intereses que hayan cumplido un ao de vencidos se capitalizaran y devengaran
intereses de mora de acuerdo con el articulo 886 del cdigo de comercio.
El lugar de cumplimiento de la obligacin ser la ciudad de _________________, en las oficinas de CASAMOTOR S.A.
CASAMOTOR S.A., podr llenar el pagare en el evento que incurra en mora o incumplimiento en el pago de los
intereses o del capital de cualquier obligacin que directa, indirecta, conjunto o separadamente, contrada a favor
de CASAMOTOR S.A., podr llenar y hacer efectiva judicial o extrajudicialmente el pagare en el evento en que el
otorgante incurra en mora o incumplimiento en el pago de capital y/o intereses, por obligaciones pasadas o futuras
que haya adquirido a favor de CASAMOTOR S.A. o si los bienes del otorgante y/o de los codeudores, son
embargados o perseguidos por cualquier persona en ejercicio de cualquier de cualquier accin: o el evento de
muerte del otorgante, o de de unos de los otorgantes segn el caso.
Es entendido que las obligaciones del otorgante y a favor de CASAMOTOR S.A., estn originadas en cualquier
obligacin de deber que tenga antes o despus de la firma de la presente y hasta el da en que se llene el pagare.
Como fecha de vencimiento de la obligacin, se colocara la del da en que se llene o complete el pagare.
Declaramos que hemos ledo y aceptado la presente Carta de Instrucciones.

Cordialmente;
NOMBRE

NOMBRE

CC. No

CC. No

FIRMA_______________________________

FIRMA______________________________
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO

SOLIDARIA E
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO
DEL PAGARE.

LOS CODEUDORES

FIRMA_______________________________

FIRMA______________________________

PAGARE No _____
Vence

Por:

Yo,____________________________________________________________________________________________________________mayo
r de edad con numero de cedula _____________________, obrando como aparece el pie de firma quien en adelante me

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llamara EL DEUDOR , declaro que debo y pagare a CASAMOTOR S., NIT 813.000.898-6, o a su orden o a quien
represente sus derechos, solidaria e incondicionalmente, el da _________________________( ) de ____________de
_____________
(
)
en
sus
oficinas
de
___________________
,La
suma
de
________________________________________________________ ($
) moneda legal colombiana.
En caso de mora pagare (mos) durante ella intereses liquidados a la tasa mxima comercial legal autorizada, sin
perjuicio de las acciones legales de CASAMOTOR S.A., para el cobro judicial caso en el cual sern de mi cargo los
gastos y costos de la cobranza. Igualmente declaro que mi obligacin la cumplir en la ciudad de _________________
adems
pagare
la
suma
de
______________________________________________________________
$
________________________, que reconozco adeudarle a CASAMOTOR S.A., a titulo de intereses, suma sobre la cual se
causaran intereses a partir del ao de vencidos, a la misma tasa de mora indicada antes en este pagare. Acepto
desde ahora, cualquier endoso que desde este crdito hiciere CASAMOTOR S.A., a cualquier persona. El mismo
inters estipulado en el presente pagare, se aplicara a las sumas que inviertan CASAMOTOR S.A. ,para hacer
efectivo este documento en caso de incumplimiento de EL DEUDOR ,tal como honorarios de abogado, costos, etc.,.
Expresamente autorizo a CASAMOTOR S.A., en caso de no atender oportunamente las obligaciones a mi cargo,
por concepto tanto de capital como de intereses, para llenar el pagare por una suma igual a la totalidad de las
obligaciones a mi cargo, y de acuerdo con la carta de autorizacin que para tal efecto la he (mos) entregado,
conforme a lo previsto en el articulo 622 del cdigo de comercio.
CASAMOTOR S.A. No esta sujeta a la presentacin para el pago de este titulo valor, ni al aviso de rechazo y queda
expresamente excusado el protesto .Para constancia se firma en la ciudad de ____________________________ a los
________________ ( ) das del mes _______________ de ___________________________ (
).

EL DEUDOR
NOMBRE

NOMBRE

CC. No

C. C. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO

SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO
DEL PAGARE.
________________________________________
FIRMA

__________________________________________________
FIRMA

LOS CODEUDORES

NOMBRE

NOMBRE

CC. No

CC. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO

SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO
DEL PAGARE.

_______________________________________
FIRMA

_________________________________
FIRMA

ANEXO No. 1:
CONDICIONES ESPECIALES PARA CREDITOS DE MOTOCICLETAS CASAMOTOR S.A.
(Todo crdito debe quedar pignorado a favor de CASAMOTOR S.A)

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1. Financiar directamente a empleados directos de empresas estatales que cumplan con lo

siguiente:

Mnimo 1 ao de servicio con contrato a trmino indefinido, para el caso de los profesores
debern tener como mnimo 3 aos de servicios.
Tiempo de financiacin mximo de 24 meses.
Valor cuota no debe exceder el 30% del salario libre.
Datacredito al da y sin reportes.
Para clientes que requieran financiacin mayor a 24 meses tramitar va bancaria.
La tabla de financiacin directa es para los crditos hasta 24 meses o a travs de bancos
para plazos mayores.
Se podran realizar acercamientos para establecer contratos de libranza con estas
entidades ofreciendo por ello un descuento adicional que la empresa podr determinar su
uso, es decir drselo al empleado o dejarlos para la empresa.
Para todo crdito es OBLIGATORIO suscribir un seguro a todo riesgo para la motocicleta.
(averiguar con Carlos A. Perdomo sobre esta figura a bajo costo).
La cuota inicial debe ser minino del 30%, pudiendo generar despus del anlisis la
necesidad de incrementar la misma.
Para empleados pblicos diferentes a los de las fuerzas pblicas, militares y de polica no
ser necesario un codeudor a no ser que el anlisis de la solicitud as lo determine.

Nota: Clientes sugeridos inicialmente, empresa de energa, Acueducto, Telefona, Polica,

Inpec, Fiscalia, Fuerza Area, Alcalda y profesores. Para estos clientes no ser necesario
codeudor excepto los empleados de instituciones de fuerzas militares o de polica.
2. Financiacin a clientes particulares Empleados:

Si han sido clientes nuestros en crditos de moto y tuvieron buen comportamiento no

ser necesario ningn tipo de documentacin siempre y cuando el crdito anterior no
halla sido pagado mas de 1 ao atrs y que se puede verificar clara y fcilmente en el
sistema su historial crediticio. (Sin embargo es necesario que la agencia confirme que la
informacin anteriormente facilitada en la solicitud de crdito aun sea vigente).
Para clientes nuevos con necesidades de financiacin mayores a 12 meses se usara la
financiacin por FENALCO dejando libertad para que si as lo estiman conveniente usen
las otras alternativas como son Caja Social o AV Villas.
La couta inicial deber ser mnimo del 40% pudiendo generar despus del anlisis la
necesidad de incrementar la misma.

Nota: Los requisitos de documentacin y dems son ya conocidos adicional recibirn algunas
instrucciones nuevas y especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociacin
adicionales al Pagare.

3. Financiacin a clientes particulares Independientes:

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Si han sido clientes nuestros en crditos de moto y tuvieron buen comportamiento no

ser necesario ningn tipo de documentacin siempre y cuando el crdito anterior no
halla sido pagado mas de 6 meses atrs y que se puede verificar clara y fcilmente en el
sistema su historial crediticio.
Para clientes nuevos se usara la financiacin bancaria como primera opcin.
Se har necesario ante solicitud del rea de Crditos de Casamotor la visita domiciliaria
para verificar la informacin recibida respecto a la actividad desempaada por el
independiente y su codeudor.
La cuota inicial debe ser mnimo del 50%.

Nota: Los requisitos son ya conocidos, adicional recibirn algunas instrucciones nuevas y
especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociacin adicionales al Pagare.
Financiacin a travs de CASAMOTOR S.A.:

Se utilizara una variacin en la cuota inicial del 5%, siendo esto algo excepcional y no
permanente ni de uso cotidiano

El cobro de las tarjetas por ahora es del 4% NO SE PUEDE RECIBIR DINERS NI AMERICAN
EXPRESS. Estamos negociando buscando bajar este costo, si ocurre les notificaremos
oportunamente.

Aquellas agencias que vayan demostrando manejo adecuado y eficiente de la informacin se les
permitir no pasar informacin va e-mail como pagare y carta de instrucciones.

Para empleados de cooperativas de trabajo asociado se requiere permanencia mnima de 1 ao y

medio en el ltimo trabajo y el codeudor NO puede ser trabajador asociado. (Preferiblemente
alguno de los dos debe tener bien raz)

Para personas pensionadas se requiere de codeudor sin excepcin.