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Para las empresas con trabajadores en movilidad, los gastos de viaje suponen

una partida presupuestaria importante. Puede ocurrir que aparezcan


imprevistos que supongan un aumento del gasto a realizar, te proponemos
unas claves para que los gestiones lo mejor posible.

A la hora de asignar un presupuesto a los viajes de empresa, hay que tener


muchos factores: nmero de trabajadores en movilidad, destino, frecuencia de
los viajes, duracin, poca del ao, proveedores, etc. Una parte importante del
coste de los desplazamientos corresponde a variables que a priori son fciles
de pronosticar.

Los gastos de viaje ms importantes son normalmente las dietas de


manutencin, es decir la comida, el hotel, y el transporte. La mayora puede
preverse con antelacin, pero hay que tener en cuenta que estos tipos de
desplazamientos son bastante sensibles a los cambios y pueden cambiar de
circunstancias en cualquier momento. Un viaje de empresa puede cancelarse a
ltima hora, o alargarse por culpa de una reunin o una visita a un cliente, un
trabajador puede perder un avin, o tener una avera si se desplaza en coche
Los imprevistos que pueden surgir son muchos.

Por esto, aunque la mayora de variables que influyen los gastos de viaje son
previsibles, hay muchas otras, fuera de nuestro control, que harn que a veces
se tenga que cambiar de planes durante el mismo viaje. Aunque es inevitable,
esto genera problemas como un aumento de los costes del desplazamiento o
incluso problemas de gestin. As que hay que estar preparado para estas
adversidades, tanto la propia empresa como el empleado que tiene que
realizar el viaje, y as reducir imprevistos, ahorrar costes y tiempo y ganar en
eficiencia. De esta forma, no conseguiremos solamente un mejor control de los
gastos de viaje y de su gestin, sino que tambin aumentar la seguridad y la
tranquilidad de los viajeros de nuestra empresa que se tendrn que desplazar.

Esta preparacin tiene que ser previa al viaje, y se puede desglosar en los
siguientes puntos:

1 Analizar la situacin

El anlisis previo tiene que incluir el mximo de variables posible, ya que las
que no analicemos pueden generar distorsiones en nuestras previsiones. No es
lo mismo que se desplace un solo trabajador a que se desplacen varios, no
todos los pases tienen los mismos precios medios en cuanto a alimentacin y
restauracin, no todos los hoteles tienen servicios como el desayuno o la
conexin WIFI incluidos, etc.

2 Adecuar el alojamiento a la duracin del viaje

Est claro que para estancias cortas, lo mejor es optar por un hotel: ms
cmodo, con servicio de limpieza, WIFI, y dems. Para estancias ms largas,
puede ser mejor un aparthotel, que ofrece tambin comodidades pero a un
mejor precio, y con ms intimidad para el viajero. En caso de estancias
realmente largas, un ao o ms, lo mejor es optar por alquilar un apartamento.

3 Los gastos adicionales previsibles

A parte de lo tpico como alojamiento, comida y transporte, puede haber otros


gastos de viaje que podemos prever. Por ejemplo, aparcamiento en caso de
utilizar el coche, transporte, ya sea pblico, taxi u otro, desde el alojamiento
hasta el punto de trabajo, servicio de lavandera para viajes ms largos Hay
que intentar pensar en todos estos gastos de viaje, que no son imprevistos
pero que a veces no tenemos en cuenta y generan gastos extra.

4 Suficiente antelacin

No siempre es posible organizar los viajes con tiempo, pero dadas las
fluctuaciones en los precios, que pueden llegar a ser importantes, lo mejor es
comparar precios y reservar el desplazamiento y el alojamiento con antelacin.
El ahorro puede ser considerable, y adems facilitar tambin la previsin de
ciertos gastos extra comentados anteriormente, como por ejemplo la
necesidad de alquilar aparcamiento en el hotel o no.

5 Seguridad ante los imprevistos

Est claro que a veces es imposible evitar imprevistos, pero podemos tomar
medidas para estar preparados en caso de que ocurran. Una buena prctica en
este sentido es hacer reservas, tanto de transporte como de alojamiento, que
permitan cambios de fecha o reembolso. No est de ms tampoco tener un
seguro de viaje, que se ocupe de cubrir cancelaciones de vuelos, prdida o
robo de equipaje y dems circunstancias delicadas.
Una medida que nos puede interesar es contratar un proveedor de viajes
corporativos. Estos profesionales del sector MICE estn especializados en este
tipo de desplazamientos, por lo que pueden tener en cuenta factores que nos
habramos olvidado, conseguir precios ms interesantes, etc. Adems, suelen
disponer de servicios de atencin al cliente 24 horas y asistencia en viajes, de
forma que la gestin de esos problemas ser mucho ms gil e inmediata. As
pues, esto nos permitir evitar gastos de viaje inesperados y en caso de
haberlos, gestionarlos de forma ms eficiente.

Si tienes ms dudas o preguntas sobre los gastos de viaje y de representacin,


consulta esta gua gratuita Gastos de representacin: preguntas frecuentes,
realizada por Captio.

Myriam Zanatta
Departamento de Marketing
Captio