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Unidad I: Introduccion
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Descripcin de la Asignatura:
La asignatura Computacin Aplicada I permite al alumno desarrollar las
habilidades fundamentales para la operacin manual de una planilla electrnica.
Objetivos Generales:
Unidades de Aprendizaje:
UNIDAD
HORAS
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VOLUMENES DE DATOS
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EVALUACIN
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Qu es Excel?
Excel es un programa que nos permite manipular datos numricos. Con este
software podemos crear tablas, realizar clculos y analizar la informacin. A este
tipo de software se le conoce como hoja de clculo.
Excel y Office
Excel es un software creado por la empresa Microsoft y forma parte de un
producto llamado Office el cual incluye otra serie de productos como Word y
PowerPoint. Por esta razn encontrars frecuentemente que Excel tambin es
conocido como Microsoft Office Excel o simplemente Microsoft Excel.
Versiones de Excel
Me he encontrado con que algunas personas no estn seguras de la versin de
Excel que estn utilizando. Esto sucede cuando eres un usuario nuevo de Excel,
pero no te preocupes ya que descubrir la versin es muy sencillo.
En primer lugar tenemos la ventana splash que es la que se muestra justamente
al iniciar Excel pero que en ocasiones desaparece tan rpido que no alcanzamos a
reconocer la versin de Excel que tenemos en nuestro equipo.
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Versin 1 1985. La primera versin de Excel fue creada para ser utilizada
en la plataforma Macintosh de Apple.
Versin 2 1987. En este ao se acababa de lanzar el sistema operativo
Windows por lo tanto fue la primera versin de Excel para Windows sin
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Conceptos Bsicos
Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual
tambin es conocido como libro y aqu es donde viene el concepto ms
importante: Cada libro de Excel est formado por una o ms hojas y cada hoja
a su vez est dividida en mltiples celdas.
Muchos usuarios nuevos de Excel se sienten intimidados al principio por estos
trminos, pero es de mucha importancia que los comprendas y que se
familiaricen con ellos.
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Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea
para moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia
la izquierda. As que no olvides este concepto bsico de Excel: Un libro est
formado por hojas y cada hoja est dividida en celdas.
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LMITE MXIMO
Libros abiertos
Tamao de hoja
Ancho de columna
255 caracteres
Alto de fila
409 puntos
Saltos de pgina
32.767 caracteres
Caracteres en un encabezado o
un pie de pgina
255
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Hojas en un libro
Colores en un libro
64.000
Estilos de relleno
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Formatos de nmero en un
libro
Escala de zoom
del 10 % al 400 %
Funciones personalizadas
Criterios de ordenacin
Niveles de deshacer
100
Campos en un formulario
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LMITE MXIMO
Precisin numrica
15 dgitos
-2,2251E-308
2.2251E-308
9,99999999999999E+307
-9.99999999999999E+307
1.7976931348623158e+308
-1.7976931348623158e+308
8.192 caracteres
16.384 bytes
Iteraciones
32.767
Rangos seleccionados
2.048
255
10
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64
255
341
1.024
Dependencia de reas
32.767
31 de diciembre de 9999
9999:59:59
CARACTERSTICA
LMITE MXIMO
255
255
32.000
4.000
256.000
CARACTERSTICA
LMITE MXIMO
11
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1.048.576
256
256
32.767
32.767
La hoja de clculo
La caracterstica principal de Excel es que la pantalla principal muestra una matriz
de dos dimensiones, es decir, formada por filas y por columnas. De esta manera
se forman pequeos recuadros que conocemos como celdas donde cada una de
ellas tendr una direccin nica que est conformada por la columna y la fila a la
que pertenece. Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la
direccin A1.
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De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numrico y un dato
alfanumrico en cada celda.
La cinta de opciones
A partir de Excel 2007 se introdujo un nuevo elemento a la interfaz de usuario
de Excel y que es conocido como la cinta de opciones la cual nos da una
nueva manera de organizar los comandos dentro del programa.
La cinta de opciones viene a reemplazar a los mens y barras de
herramientas que se utilizaban anteriormente. Dentro de la cinta de opciones
cada uno de los comandos pertenece a un grupo y que a su vez pertenece a
una ficha.
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Qu es la vista Backstage?
La vista Backstage de Excel es el lugar donde se gestionan los archivos y
sus datos, es decir, es el lugar en Excel donde tienes acceso a las
caractersticas del archivo y a las cosas que puedes hacer con l como
guardarlo, cerrarlo, abrir uno nuevo, etctera.
Para los usuarios de Excel 2007 la noticia es que la vista
Backstage reemplaza al botn de Office y para aquellos que an utilizaban la
versin 2003 o anterior, la vista Backstage reemplaza al men Archivo.
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Si en este momento tienes un equipo con Excel 2010 instalado haz la prueba
ahora mismo. Si no tienes acceso en este momento aqu te muestro una
imagen de la vista Backstage.
Operaciones aritmticas
Excel nos permite realizar clculos aritmticos con nuestros datos numricos
como la suma, la resta, la multiplicacin y la divisin. La nica condicin es que
debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la frmula de manera que Excel
efecte el clculo correspondiente.
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Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritmticos para realizar muchos de
nuestros clculos, Excel provee de funciones las cuales son: procedimientos que
nos ayudan a efectuar clculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las
funciones como si fueran nuestras asistentes de Excel a quienes les pasamos
algunos datos numricos y ellas se encargarn de realizar los clculos y
entregarnos el resultado correcto.
Un ejemplo es la funcin PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de nmeros
y me regresar el promedio de todos ellos.
Todos los archivos antes mencionados, a excepcin del formato XLSB, tienen
el formato open XML, el cual permite que otras aplicaciones abran fcilmente
este tipo de archivos.
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Una vez que tienes las ventanas en las posicin adecuada debes ir a la ficha
Vista y dentro del grupo Ventana pulsar el botn Guardar rea de trabajo.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Guardar rea de trabajo y solo debers
proporcionar un nombre antes de pulsar el botn Guardar.
El archivo se guardar con la extensin XLW la cual corresponde a un rea de
trabajo en Excel. Para volver a utilizar el rea de trabajo debes ir a Archivo >
Abrir y dentro del cuadro de dilogo Abrir seleccionar la opcin rea de trabajo.
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Qu es un atajo de teclado?
Un atajo de teclado es una tecla o un grupo de teclas que debe pulsarse al mismo
tiempo para ejecutar un comando especfico. Los atajos de teclado en Excel son
ampliamente utilizados porque ayudan a los usuarios a mejorar su productividad
evitando levantar continuamente la mano para utilizar el ratn ahorrando as
segundos que pueden llegar a convertirse en minutos y horas.
Este atajo de teclado indica que debemos pulsar la tecla Ctrl, y sin soltarla, pulsar
la tecla C. El smbolo + no indica que debemos pulsar la tecla + sino que est
presente para recordarnos que debemos mantener pulsadas ambas teclas. A
continuacin encontrars el listado de atajos de Excel organizados por el tipo de
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Se mostrar un nuevo cuadro de dilogo que tendr una seccin llamada Imagen
donde podrs seleccionar cualquier archivo de imagen que se encuentre en tu
equipo. Al aceptar los cambios tendremos un comentario con una imagen de
fondo:
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Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas,
podremos administrarlos con el Administrador de nombres que se
encuentra dentro del grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas. Al
pulsar el botn Administrador de nombres se mostrar el siguiente
cuadro de dilogo:
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Descripcin
E+ e+ E- e-
+ / () : $
carcter
texto
Representa un texto
[color]
[COLOR n]
El cdigo #
Cuando utilizamos el cdigo # estamos asegurando que ese espacio ser
ocupado por un nmero. Observa el resultado de aplicar diferentes formatos
personalizados utilizando el cdigo #:
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Debemos notar que para cada aparicin del cdigo # despus del punto
decimal significar un solo decimal mientras que con una sola vez que
coloquemos el cdigo # antes del punto decimal ser interpretado como un
nmero de cualquier cantidad de dgitos.
El cdigo ?
Este cdigo tiene el mismo objetivo que el anterior con la nica diferencia de
que muestra un espacio en blanco en caso de que el nmero de dgitos sea
menor. Observa el siguiente ejemplo:
El cdigo 0
El cdigo 0 (cero) se comporta de manera similar que el cdigo ? con la
diferencia de que en lugar de espacios en blanco se mostrar el nmero cero.
Observa el ejemplo:
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un
formato
personalizado.
Utilizar la concatenacin
El mtodo ms simple para combinar texto y nmeros en una celda es
utilizar la concatenacin. Para ello podemos utilizar el carcter & que nos
ayuda a unir tanto el texto como el nmero. Observa el ejemplo que utiliza esta
tcnica en la columna B:
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Una vez que se aplica el formato personalizado a todas las celdas obtenemos
el siguiente resultado:
As que si deseas combinar texto y nmeros en una sola celda, pero sin
dejar de utilizar el valor numrico de una celda, te recomiendo utilizar un
formato personalizado.
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Para ocultar las filas seguiremos un procedimiento similar. Hago clic sobre el
encabezado de la fila 17:
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Comprobador de compatibilidad
Si necesitas guardar un libro para compartirlo con alguien que utiliza una
versin de Excel 2003, o versiones previas, entonces debes guardar el archivo
eligiendo la opcin Libro de Excel 97-2003 dentro del cuadro de
dilogo Guardar como.
Y justamente despus de pulsar el botn Guardar se mostrar la ventana
del Comprobador de compatibilidad el cual identifica problemas potenciales
del libro en caso de ser utilizado por alguien con una versin de Excel 2003 o
versiones previas.
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Es probable que para algunos casos exista alguna alternativa, en cuyo caso se
puede hacer clic sobre la liga de ayuda que se proporciona en el reporte para
conocer alguna solucin alterna. Sin embargo en algunos casos no existir
alternativa ms que modificar el archivo original para poder lograr la
compatibilidad deseada con las versiones anteriores.
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Errores en Excel
Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber
introducido algn dato de manera incorrecta o de utilizar
inapropiadamente alguna frmula. Excel detecta los errores y los clasifica
de manera que se nos facilite su resolucin.
Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos
fcilmente ya que podremos identificar rpidamente la causa.
Error #NOMBRE?
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Error #REF!
Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser
localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces
obtendremos un error del tipo #REF!.
Si obtienes este tipo de error debes revisar que la funcin no est
haciendo referencia a alguna celda que fue eliminada. Este tipo de error
es muy comn cuando eliminamos filas o columnas que contienen datos
que estaban relacionados a una frmula y al desaparecer se ocasiona
que dichas frmulas muestren el error #REF!
Error #DIV/0!
Cuando Excel detecta que se ha hecho una divisin entre cero muestra
el error #DIV/0! Para resolver este error copia el denominador de la
divisin a otra celda e investiga lo que est causando que sea cero.
Error #VALOR!
Error #NUM!
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Error #N/A
Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar
no existe. Por esta razn el error #N/A es muy comn cuando utilizamos
funciones de bsqueda como BUSCARV o BUSCARH. Cuando la
funcin BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa
el error de tipo #N/A
Cuando te familiarizas con los errores en Excel podrs resolver
fcilmente las causas que ocasionan cada uno de ellos.
Error ##########
Si observas una celda llena de smbolos # lo que Excel est tratando de decir
es que el contenido de esa celda no cabe dentro de ella.
Solucin: Ajusta el ancho de la columna y el mensaje desaparecer de
inmediato.
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De esta manera podemos saber cuando una celda contiene un error y en base
a ello tomar una decisin.
La funcin SI.ERROR
La combinacin de frmulas que acabo de mostrar para el manejo de errores
en Excel ha sido muy comn entre los usuarios y es por eso que a partir de la
versin 2007 se incluy la funcin SI.ERROR la cual es un excelente remplazo
para la combinacin de la funcin SI y la funcin ESERROR. Observa cmo
puedo remplazar la frmula del ejemplo anterior:
Opcin 1:
SI(ESERROR(A1), "Error", A1)
Opcin 2:
SI.ERROR(A1, "Error")
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Fichas Contextuales
Ya conoces la cinta de opciones y las fichas que aparecen de manera
predeterminada en Excel: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos,
Revisar y Vista. Es probable que tengas alguna ficha adicional a las
mencionadas y que probablemente se han insertado como consecuencia de
instalar algn software complementario a Excel.
Este tipo de fichas son conocidas como Fichas contextuales. Otro ejemplo de
fichas contextuales son las que aparecen al insertar una forma geomtrica,
como un rectngulo o una elipse. Excel muestra la Ficha contextual
Herramientas de Dibujo, la cual te permite trabajar con este tipo de objetos:
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en
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Excel
se
mostrar
la
ficha
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El indicador de modo
La primera seccin de la barra de estado de Excel es el indicador de modo el
cual nos muestra el estado actual de Excel que puede ser Listo, Introducir,
Modificar, etc.
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La seleccin de vista
La seleccin de vista nos permite cambiar entre tres tipos de vista diferente de
nuestra hoja de Excel: Vista normal, diseo de pgina y vista previa de salto de
pgina. Con solo pulsar cualquier de estos botones cambiaremos de inmediato
la vista de nuestra hoja.
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Pegar vnculo: Excel crea vnculos hacia las celdas origen de manera
que cualquier cambio hecho en ellas se vea reflejado en las celdas
destino.
Imagen: Excel pega solamente una imagen copiada de la celda origen.
Imagen vinculada: Excel paga una imagen que est vinculada a la celda
origen.
Adicionalmente puedes tener acceso a estas opciones de pegado en Excel a
travs del cuadro de dilogo Pegado especial, que puedes abrir desde el
comando Pegar que se encuentra en la ficha Inicio.
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opcin Saltar blancos donde las celdas que tienen el texto un texto en la celdas
destino permanecen igual:
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Referencias en Excel
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de clculo ya que a
travs de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y
de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
El objetivo de este artculo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema
de referencias en Excel y ser til para aquellas personas que comienzan a
utilizar la herramienta pero tambin para aquellos que ya tienen un poco de tiempo
utilizando la hoja de clculo y no han escuchado sobre temas como las referencias
3D o el estilo de referencia F1C1. Los temas de los que hablar en este artculo
son los siguientes:
Ya que todos los valores de una hoja de clculo estn almacenados en las celdas,
es de suma importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que
debern acceder a dichos valores utilizando las referencias. Sin ms prembulo,
comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.
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En esta ocasin la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas
a la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecan a tal
movimiento aadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la frmula
copiada.
Las referencias relativas son muy tiles cuando necesitamos aplicar una misma
frmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver
una hoja donde las columnas A y B tienen valores numricos y ahora necesito
colocar la multiplicacin de ambos valores en la columna C. Para hacerlo
rpidamente, coloco la frmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio
dicha frmula hacia debajo:
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La celda C2 hace el clculo del rea para el primer crculo tomando en cuenta el
valor de Pi que est almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a
la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendr el siguiente
resultado:
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Todas las frmulas harn referencia a la celda F1 porque est establecida como
absoluta, pero Excel modificar correctamente las referencias a las celdas de la
columna B para obtener el resultado correcto.
Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel ms utilizados. Si
quieres ver algunos ejemplos adicionales sobre estos dos tipos de referencias te
recomiendo consultar el siguiente video tutorial: Referencias relativas y absolutas
en Excel.
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Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento
de construir tus frmulas. Recuerda que esta clasificacin se basa en el
comportamiento de la referencia al copiar una frmula.
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En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos
referencias absolutas al crear una referencia a un rango, por ejemplo: $B$2:$D$4.
Todas las reglas que explique anteriormente para las referencias relativas,
absolutas y mixtas tambin aplicarn para las referencias a rangos de celdas.
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Observa que en este ltimo ejemplo el nombre del libro y la hoja, as como la ruta,
estn encerrados entre comillas sencillas lo cual es ampliamente recomendable en
caso de tener espacios en blanco en los nombres de las carpetas de la ruta, o en
el nombre del libro u hoja.
Referencias 3D
Una referencia nos ayuda a identificar una celda o rango de celdas y de esta
manera podemos indicar a Excel el lugar exacto donde buscar los valores o los
datos que deseamos utilizar. Hoy hablar de manera especial de las
referencias 3D en Excel.
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que tengo un libro de Excel con 12 hojas, una para cada mes del ao y dentro
de cada hoja, en la celda B2, tengo el dato del total de ventas del mes.
Ahora deseo crear una nueva hoja que tendr la suma de las celdas B2 de
todas las hojas. Para obtener esta suma podra sumar cada una de las celdas
B2 de todas las hojas de la siguiente manera:
La referencia 3D indica a Excel que debe considerar todas las hojas de Excel
comprendidas entre la hoja ENE y la hoja DIC y tomar el valor de la celda B2
de todas ellas. Al indicar esta referencia como el argumento a la funcin SUMA
obtendremos el resultado deseado:
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En este ejemplo he utilizado una referencia 3D para indicar una sola celda, sin
embargo las referencias 3D tambin se pueden utilizar con rangos de celdas.
Es muy importante mencionar que no es posible utilizar este tipo de referencias
con cualquier funcin de Excel. Las funciones matemticas y estadsticas son las
que permitirn su uso pero no podrs utilizar este tipo de referencias en funciones
de bsqueda como BUSCARV o COINCIDIR.
Adems de acceder una sola celda en varias hojas utilizando las Referencias 3D,
tambin puedes crear una referencia a un rango de celdas de la siguiente manera:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:C25)
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Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones >
Frmulas > Trabajando con frmulas > Estilo de referencia F1C1.
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Conclusin
Es importante que conozcas todos los aspectos de las referencias en Excel ya
que juegan un papel fundamental en el uso de la hoja de clculo y las frmulas. Si
comprendes correctamente su funcionamiento podrs evitar una gran cantidad de
errores, y resultados incorrectos, que se generan en Excel por el uso incorrecto de
las referencias.
Inmovilizar paneles
Estas dos opciones inmovilizan ya sea una fila o una columna, pero si deseas
inmovilizar tanto una fila como una columna al mismo tiempo entonces debers
utilizar la opcin Inmovilizar paneles. La nica condicin importante para esta
opcin es que antes de oprimir el botn Inmovilizar paneles debes seleccionar
la celda adecuada.
La celda que debers elegir ser la celda que se encuentra por debajo de las
filas a inmovilizar y a la derecha de las columnas a inmovilizar. Por ejemplo, si
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quiero inmovilizar las primeras tres filas y las primeras tres columnas de una
hoja entonces debo seleccionar la celda D4 antes de pulsar el
botn Inmovilizar paneles.
Este comando abrir el cuadro de dilogo Ordenar el cual nos permitir ordenar
los datos por mltiples columnas e inclusive ordenarlas por el color de las celdas.
Tambin podremos crear un orden personalizado para cualquiera de las columnas
basndonos en una lista personalizada.
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Observa que al detectar que la columna Fecha orden es de tipo fecha, las
opciones para el Criterio de ordenacin cambian y podemos seleccionar la
opcin De ms antiguos a ms recientes que nos permite ordenar las fechas de
manera ascendente. Para aplicar los dos niveles de ordenacin definidos
debemos pulsar el botn Aceptar y obtendremos un resultado como el siguiente:
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Ahora los datos estn ordenados primero por fecha y luego por ciudad. Puedes
observar que para aquellas filas que tienen la misma fecha, las ciudades aparecen
en orden ascendente (alfabtico) por ejemplo, para el da 01/07/2010 aparece
primero Barcelona y luego Monterrey o para el da 01/08/2010 se muestra Bogot
y despus Monterrey.
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Excel detectar automticamente los posibles colores para una misma columna y
nos permitir elegir entre ellos. Despus de elegir el color deseado y pulsar el
botn Aceptar obtendremos el siguiente resultado:
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Lo miso podemos hacer con el asterisco si hacemos una bsqueda del texto
c*s*a. Esta expresin nos traer todas las palabras que inician con c y que
terminan con a y que adems tengan una s en medio de la palabra.
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Observa que esta bsqueda trae tambin aquellos valores que terminan con
Galindo ya que, como expliqu anteriormente, el asterisco tambin
representa la ausencia de caracteres y por ello tenemos como resultado el
nombre Mara Mendoza Galindo. Ahora observa lo que sucede si remuevo el
ltimo asterisco del criterio de bsqueda:
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Como hemos visto ya tenemos idea de cmo hacer ms cosas con las
condiciones de celdas, hasta ac este ejemplo.
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Una ventaja de utilizar este mtodo es que la celda tendr una pequea flecha roja
en la esquina superior derecha indicando que existe un comentario sobre dicha
celda. Sin embargo, qu pasara si tenemos muchas celdas con un comentario?
En ese caso se volver complicado trabajar con nuestra hoja de Excel porque
cada vez que movamos el cursor de Excel se mostrar un nuevo comentario.
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se
de
de
el
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Puedes notar que Excel trata este elemento como una imagen ya que nos
permite rotarla e inclusive cambiarla de tamao. Tambin podrs observar que
al seleccionarla se mostrar la ficha contextual Herramientas de imagen sin
embargo no es cualquier imagen. Observa cmo al modificar los datos en la
tabla original, se actualiza la informacin dentro de la imagen:
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Una vez que estn seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de
dilogo Formato de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre
cualquier celda y seleccionando la opcin Formato de celdas. Una vez abierto el
cuadro de dilogo debes ir a la seccin Proteger.
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Esto har que solamente se seleccionen las celdas que contienen una frmula.
Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos
abrir de nuevo el cuadro de dilogo Formato de celdas y volver a marcar el cuadro
de seleccin Bloqueada el cual aplicar los cambios solamente a las celdas
seleccionadas. Esto querr decir que solo las celdas que contienen una frmula
sern susceptibles a ser bloqueadas.
Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja que mencion al principio del
artculo de manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen
una frmula. Al abrirse el cuadro de dilogo Proteger hoja debes dejar
seleccionadas las opciones predeterminadas y aceptar los cambios. Despus de
ejecutar el comando podrs hacer una prueba e intentar modificar alguna celda
que contenga una frmula y obtendrs un mensaje similar al siguiente:
Excel no permitir modificar las celdas que contengan una frmula y en cambio
podrs editar el contenido de cualquiera de las otras celdas.
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Recuerda que este cuadro de dilogo lo podemos abrir con el atajo de teclado
Ctrl+1 o haciendo clic derecho sobre la celda y seleccionando la opcin Formato
de celdas.
La verdad es que el nombre de esta propiedad es un poco confuso, porque
pareciera que nos est indicando que la celda est bloqueada aun cuando
estemos hablando de un libro completamente nuevo. Lo que esta propiedad quiere
decir es que la celda es candidata a ser bloqueada por el comando Proteger
hoja.
Si alguna celda no tiene marcada la propiedad Bloqueada, entonces no podremos
proteger su contenido. Esto ser de mucha utilidad para un ejemplo que
realizaremos ms adelante, pero por ahora solo es necesario que sepas que todas
las celdas en Excel tienen esta propiedad.
ser
el
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Una vez desprotegidas las celdas podrs realizar las modificaciones necesarias y
posteriormente volver a proteger la hoja si as lo deseas.
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A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de
archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos ser
la siguiente:
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Una vez aplicada esta frmula a nuestro rango de datos podremos realizar la
exportacin a un archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos ningn
tipo de separador podemos guardar el archivo como Texto Unicode y el resultado
ser el siguiente:
As como en este ltimo ejemplo he dado un tratamiento especial a los datos antes
de exportarlos, es posible hacer diferentes modificaciones para ajustarnos a los
requerimientos del archivo de texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones
que se realizan con cierta frecuencia son las siguientes:
Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera que
coloquemos los datos en una hoja tal como los necesitamos y posteriormente
hacer la exportacin hacia un archivo de texto.
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Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos siempre hace
uso de algn caracter especial para separar la informacin perteneciente a cada
columna. Es precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un
tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de
columna est indicado por el signo de puntuacin , (coma) es conocido como
archivo CSV por sus siglas en ingls (Comma-Separated Values). Observa el
siguiente ejemplo de un archivo CSV:
Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras encontrarte
alguno diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin
embargo cualquier tipo de archivo de texto podr ser importado a Excel sin
importar el caracter separador utilizado.
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De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a
partir de alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en el botn Siguiente,
Excel sugerir el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a
importar y generalmente ser acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo
validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separacin
adecuada de los datos.
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Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn Aceptar y los
datos sern importados por Excel.
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Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una pgina Web, pero
Excel puede ir an ms lejos y permitirnos actualizar los datos sin tener que volver
a visitar el sitio Web original.
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Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una pgina de dominio
pblico, es decir, no deber solicitar usuario ni contrasea, de lo contrario Excel no
podr importar los datos. Y por supuesto, si la pgina de origen elimina los datos
publicados, no habr forma de realizar la actualizacin.
Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podran construir
tableros de mando que actualicen la informacin automticamente al abrir el
archivo. Inclusive se podran implementar consultas web para intercambiar
informacin en una Intranet (LAN) donde alguna aplicacin Web genera
informacin en tablas con lo cual no habr necesidad de copiar y pegar la
informacin manualmente en Excel sino que se refrescar automticamente a
travs de una consulta web.
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De inmediato Excel mostrar otro cuadro de dilogo que enlistar las tablas
contenidas en el archivo Access.
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En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de
datos o tambin como un Informe de tabla dinmica. As mismo podemos
especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o
simplemente especificar que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botn
Aceptar Excel realizar la importacin de los datos.
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Versiones de dBASE
Antes de realizar una importacin de un archivo DBF es recomendable saber la
versin con la que fue creada dicha base de datos. Excel 2010 nos permite
importar archivos dBASE III, dBASE IV y dBASE 5. Para importar los datos
sigue los siguientes pasos.
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En esta pantalla puedes oprimir los botones que se encuentran entre ambas
listas para seleccionar las Tablas y columnas que se importarn a Excel y una
vez que hayas hecho la eleccin oprime el botn Siguiente.
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Esta pantalla nos permite especificar algn orden en los datos de manera que
sean importados a Excel en dicho orden. Pulsa el botn Siguiente para ir a la
ltima pantalla en donde seleccionaremos la opcin Devolver datos a
Microsoft Excel y finalmente pulsaremos el botn Finalizar.
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El ltimo cuadro de dilogo que se muestra ser el que nos permite especificar
la ubicacin de los datos a importar.
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BIBLIOGRAFA:
Manual de instruccin de Microsoft Excel 2010, Prof. Edna Prez Escobar y Prof. Edwin E.
Gonzalez Carril, Universidad de Puerto Rico en Aguadilla.
http://exceltotal.com/libros-hojas-y-celdas/
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/especificaciones-y-limites-de-excelHP010073849.aspx
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ndice:
Descripcin de la Asignatura: .............................................................. 3
Objetivos Generales: ........................................................................ 3
Unidades de Aprendizaje: .................................................................. 3
Unidad 1: Introduccin a la Planilla de Clculo ......................................... 4
Qu es Excel? ................................................................................ 4
Excel y Office................................................................................. 4
Versiones de Excel ........................................................................... 4
Historia de las versiones de Excel ...................................................... 5
Componentes de la hoja de trabajo....................................................... 7
Conceptos Bsicos ........................................................................... 7
Celdas de una hoja ........................................................................ 8
Salto de lnea en una celda de Excel ..................................................... 9
Especificaciones y lmites de las hojas de clculo y de los libros .................. 9
Especificaciones y lmites de los clculos ........................................... 10
Especificaciones y lmites de los grficos ........................................... 11
Especificaciones y lmites de los informes de tablas dinmicas y grficos
dinmicos................................................................................. 11
La hoja de clculo ...................................................................... 12
La cinta de opciones....................................................................... 13
Las fichas de Excel 2010 ............................................................... 13
Indicadores de cuadro de dilogo en Excel ............................................ 14
Ejemplos de indicadores de cuadro de dilogo ..................................... 14
Qu es la vista Backstage? ............................................................... 15
Dnde est la vista Backstage? ....................................................... 15
La ficha Archivo en Excel 2010 ........................................................ 16
Operaciones aritmticas .................................................................. 16
Funciones de Excel ........................................................................ 17
Los formatos de archivo de Excel 2010 .............................................. 17
Explorando el formato open XML ..................................................... 17
El mdulo de compatibilidad de Office .............................................. 18
Guardar un archivo como una versin anterior ..................................... 18
reas de trabajo en Excel ................................................................ 19
Atajos de teclado en Excel ............................................................... 20
Qu es un atajo de teclado? .......................................................... 20
Teclas importantes para los atajos ................................................... 20
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