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INTRODUCCIN
El objetivo es ofrecer una herramienta de fcil acceso que oriente las labores
en los archivos tanto a nivel terico como metodolgico, en instituciones
pblicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e
interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de
ordenacin documental ms adecuados de acuerdo con las caractersticas
propias de las series documentales.
LA ORDENACIN
Acceso a la informacin
Rpida localizacin del documento.
Facilita la comprensin documental
PROCESOS DE ORDENACIN
RESOLUCIONES
ACUERDOS
CONTRATOS
HISTORIAS LABORALES
AUDITORAS
INFORMES
HISTORIAS CLNICAS
LICENCIAS DE CONSTRUCCIN
Sistema Cronolgico
Mtodos
Cronologa Rgida:
Cronologa Circunstancial:
Satisface las necesidades de la documentacin que por ciertas
circunstancias debe estacionarse a travs del tiempo, para que cumpla su
objetivo. Una de sus aplicaciones ms usuales de este mtodo es el
recordatorio de vencimientos.
En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la
unidad de instalacin el mes que cursa y a continuacin los meses
siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalacin y los das vencidos
pasan al mes siguiente.
Onomstico
Temtico
A la clasificacin de los documentos por la seleccin del tema tratado
obedece el sistema alfabtico por asuntos, temtico o ideolgico. El nombre
de la persona o razn social no se considera al organizar los documentos.
En conclusin, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la
esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario
conocer bien el tema central y del documento y comprenderlo, conocer la
organizacin de la empresa y conocer e imaginar las necesidades
potenciales del usuario.
USOS
Gua alfabtica:
Esta gua puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcara
todos los pases que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).
Subgua de ciudades:
Carpetas individuales:
Alfanumrico
Ordinal Cronolgico
Este sistema se basa en la combinacin de dos sistemas numricos: el
ordinal y el cronolgico. Puede aplicarse a series cuyas unidades
documentales son numricas simples y a la vez cronolgicas (Decretos,
Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el nmero
de la unidad documental y despus por la fecha de expedicin.
Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18