14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

PROCEDIMIENTOPARA
ELABORAR,MODIFICARY
CONTROLARDOCUMENTOSY Rigeapartirde:
REGISTROS
20121018
GESTINDOCUMENTAL

Versin:3

PGD15

HistorialdeVersiones
VersinDocumento Rigeapartirde
1
20081022
2
20090615
3
20121018
Descripcindecambiosrealizadosenversionesanteriores
OBJETIVO:
Establecerlametodologaparalaelaboracin,codificacin,presentacin,administracinycontrolde
ladocumentacininternayexternaylaidentificacin,almacenamiento,proteccin,recuperacin,
tiempoderetencinydisposicindelosregistros,paraevidenciarelcumplimientodelosrequisitosdel
SistemaIntegradodeGestinylaconservacindelconocimientodelaUniversidaddeCaldas.
ALCANCE:
EsteprocedimientoaplicaalosprocesosdelaUniversidadyparatodoslosdocumentosyregistros,ya
seaninternosoexternosdelSistemaIntegradodeGestin,einvolucratodaslasactividades
comprendidasdesdeladeteccindelanecesidaddecreacinomodificacindeundocumento,su
revisinyaprobacinhastalaadministracinycontroldelosregistrosqueevidenciansu
implementacin.
RESPONSABILIDAD:
Laresponsabilidaddeelaborary/omodificarlosdocumentos:
Estratgicos:esdelAdministradordelSIG(RepresentantedelaDireccin).
Generales:esdelosusuariosinternosdelSistema,salvolascaracterizaciones,matricesde
comunicacin,mapasderiesgosytablasdeindicadoresdelosprocesos,cuyaresponsabilidades
exclusivadeloslderesdeprocesos.
LaadministracinycontroldelosdocumentosdelSistemaIntegradodeGestinqueinvolucrala
puestaenvigenciadelosdocumentosactualizadosyaprobados,suidentificacin,disposicin,
legibilidad,fcilaccesoylaproteccincontraelusonointencionadodelosdocumentosobsoletos,es
ejercidoporelSoftwareSIG,adoptadocomoherramientaparaestefin,atravsdelAcuerdo011de
2008delConsejoSuperior.
EsresponsabledelcontroldelosregistroselprocesodeGestinDocumental,atravsdelaadpcinde
TablasdeRetencinDocumentalenvirtuddeloestablecidoporlaLey594de2000(LeyGeneralde
Archivo),aligualquelaadministracinycontroldelanormativainternayexternapormediodel
normogramainstitucional.
DEFINICIONESYTRMINOS:
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

1/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

SISTEMAINTEGRADODEGESTION:herramientadeGestinquelepermitealaUniversidadel
adecuadodesempeoorganizacionalylasatisfaccindelcliente,atravsdelaprestacindeservicios
decalidad.
DOCUMENTO:informacinysumediodesoporte.Elmediodesoportepuedeserpapel,disco
magntico,pticooelectrnico,fotografa,muestrapatrnounacombinacindestos.(NTCGP
1000:2009).
POLITICA:orientacindocumentadaencuantoaloscompromisosorganizacionales.
OBJETIVOS:condicionesfuturasdocumentadasquelaUniversidaddeseaalcanzar.
MANUALINTEGRADODEGESTION:documentodescribeelfuncionamientodelSistema
IntegradodeGestindelaUniversidaddeCaldas.
PROCESO:conjuntodeactividadesrelacionadasmutuamenteoqueinteractanparagenerarvalory
lascualestransformanelementosdeentradaenresultados.(NTCGP1000:2009).
CARACTERIZACIONDELOSPROCESOS:esladescripcindocumentadadelfuncionamientode
unprocesoatravsdelcicloP.H.V.A.
P.H.V.A:ciclodeDeming,describelasactividadesrelacionadasconelPlanear,Hacer,Verificary
Actuaryqueseconstituyenenelciclodelmejoramientocontinuo.
PROCEDIMIENTO:formaespecificadaparallevaracabounaactividadounproceso.(NTCGP
1000:2009).Unprocedimientodocumentadoesundocumentointernoenelquesepresentala
secuenciadelasetapasparaeldesarrollodeunoovarioscomponentesdeunprocesodelaUniversidad
eidentificaelresponsableporeldesarrollodecadaactividad,entreotrotipodeinformacin
complementaria.
DIAGRAMADEFLUJO:representacingrficadelospasosdeunprocedimientoquepermitela
observacinsistemticadesuejecucin,mostrandolasecuenciadetrabajodeunaformadinmicay
lgica.
INSTRUCTIVOS:documentoqueproporcionainformacinsobrecmoefectuarunaactividadde
menorcomplejidadfrenteaunprocedimientodocumentado.
GUIA:documentoqueproporcionainformacincomplementariafrentealosprocedimientose
instructivosytieneporobjetivoilustrarunamaneraprecisadedesarrollarunaactividad.
FORMATO:documentoempleadoparaelregistrodeinformacinquedaevidenciadelaejecucinde
unaactividad.
REGISTRO:documentoquepresentaresultadosobtenidosoproporcionaevidenciadeactividades
desempeadas.(NTCGP1000:2009).
CODIGO:Identificacinnumricaoalfanumricaqueseasignaaundocumentoparadiferenciarlode
losdemsdelainstitucin,dndoleuncarcternico.
REVISION:Anlisisobjetivodeldocumento,realizadoporunapersonacompetentepreparadapara
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

2/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

ello.Larevisinesdecarctertcnicoymetodolgico.
APROBACION:manifiestooficialsobrelavalidezdeundocumento.Laaprobacineshechaporuna
autoridaddenivelsuperioralcreadordeldocumentoconlaaprobacin,eldocumentoadquiere
carcteroficialatravsdelsoftwareespecializadoparaadministracindelSIG.
MODIFICACION:eslaactualizacindeundocumentoconelfindeponerloapuntoconrelacinalas
mejorasenlosprocesos.
DOCUMENTOOBSOLETO:documentoquehasidoreemplazadoporlaversininmediatamente
siguiente.
DOCUMENTOSEXTERNOS:sonlosgeneradospororganismosexternosalaUniversidadloscuales
exigencondicionesquedebecumplirlaentidadparaelnormaldesarrollodelSistemaIntegradode
Gestin,incluyelanormatividadyotrosdocumentosdereferenciadeorigenexterno.
DESARROLLO:
"
1.ELABORACIONYMODIFICACIONDEDOCUMENTOS
Paralaejecucindetodaslasactividadesdescritasenesteprocedimiento,esnecesariodisponerdel
SoftwareSIGyconocerlaGuaparaelaborar,modificaryconsultardocumentacinenelsoftwaredel
SistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59)quedescribeelpasoapasoparadesarrollarcualquiera
delasactividadesdescritasenesteprocedimiento.
SeconsideranusuariosdelSoftwareSIG:
Usuariosexternosconstituidosportodalasociedad,quetienenaccesoalmismoparaconsultartoda
suinformacin.
UsuariosinternosconstituidosporelAdministradordelSIG(RepresentantedelaDireccin),Lderes
deProcesosyservidorespblicosincluidoslosdocentesocasionalesycatedrticosquetienenelacceso
alsistematantoparaconsultarlocomoparaoperarlo.
1.1.CLASIFICACINDELOSDOCUMENTOSDELSISTEMAINTEGRADODEGESTIONSIG:
DOCUMENTOSESTRATGICOS:
Polticas
Objetivos
ManualdelSistemaIntegradodeGestin
Cdigos(porejemplo,detica,debuengobierno)
Matrices(porejemplo,decomunicacin
Mapas(porejemploderiesgos)
Tablas(porejemplodeindicadores)
LosdocumentosestratgicossonelaboradosymodificadosporelAdministradordelSIG
(Representantedeladireccin),revisadosporelJefedelaOficinaAsesoradePlaneacinySistemasy
aprobadosporelRectordelaUniversidad.
DOCUMENTOSGENERALES:
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

3/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Caracterizacindeprocesos
Procedimientos
Instructivos
Guas
Trmites
Lascaracterizacionessonelaboradasexclusivamenteporloslderesdeprocesos,revisadasporJefede
laOficinaAsesoradePlaneacinySistemasyaprobadasporelRectordelaUniversidad.Losdems
documentosgenerales(procedimientos,instructivosyguas)sonelaboradosporlosusuariosinternos
delSIG,revisadosporJefedelaOficinaAsesoradePlaneacinySistemasyaprobadosporellderdel
procesorelacionado.Loslderesdeprocesosnopuedenelaborarprocedimientos,instructivosyguas
desupropioproceso,entantonopuedenaprobarlosdocumentosqueelaboraron,perosipueden
hacerloparaotrosprocesos.Lostrmitessonelaboradosporloslderesdeprocesosydadasumenor
complejidadyrelacindirectaconlosprocedimientosquedanautomticamenteaprobadosporellder
delproceso.
1.2.ELABORACINYCODIFICACIONDEDOCUMENTOS:
Laestructuradeesteprocedimiento,eslabaseparalaelaboracindetodoslosprocedimientos,
instructivosy/oguaspertenecientesalSIG.
Elnombredecadadocumentosiempresedebeiniciarconlaspalabraspoltica,objetivo,
caracterizacin,procedimiento,instructivo,gua,formato,etc,segneltipodedocumentoqueseest
elaborando.Paralosltimoscuatrodocumentoscitados,elnombredebeestaracompaadoconla
palabra"para".PorejemploProcedimientopara",Guapara".
Laredaccindelosdocumentosdebeserclara,precisaycoherente,detalmaneraquesefacilitesu
comprensinynopermitafalsasinterpretaciones.
Alolargodeltextosedebegarantizaruniformidadenlaterminologayenlaredaccin,empleandoun
mismotrminoparadesignarcadaconcepto.Eltextodebeestarlibredetrminossubjetivoscomo
suficientemente,generalmente,adecuadamente,apropiadamenteosimilares.
Lostrminosenlenguaextranjera,noconsideradosestndarenelpas,sedebenpresentarenel
numeraldedefinicionesytrminos,ascomocualquiertrminodetipotcnicoquerequieraser
especificado.
LaidentificacinparalosdocumentosdelSistemaIntegradodeGestinloasignaelsoftwareSIG,
utilizandolasdossiguientesconsideraciones:
Lacodificacindelosdocumentos,tienelasiguienteestructura:XYY###,donde:
X:identificacindeltipodeDocumento:
CARparaindicarcaracterizaciones.
Pparaindicarprocedimiento
IparaindicarInstructivo
Gparaindicarlasguas
Rparaindicarformatos.
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

4/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Losdocumentosestratgicoscarecendecdigo,entantosondocumentosnicosparatodoelsistemay
secontrolasolosuvigenciayadministracin.
YY:Identificadordelprocesoasociadoaldocumento,segnelsiguientelistado:
DI:Direccionamiento
PL:Planificacin
IC:InformacinyComunicacin
DC:Docencia
IN:Investigacin
PR:Proyeccin
GH:GestinHumana
BN:Bienestar
RA:RecursosdeApoyoAcadmico
RF:RecursosFsicos
GD:GestinDocumental
GF:GestinFinanciera
CC:Contratacin
GJ:GestinJurdica
MM:Medicin,AnlisisyMejora
CS:ControlySeguimiento

###:Cdigonumrico,asignadoautomticamenteporelsoftwareSIGqueidentificaeldocumentode
maneranica.(Norespondeaunconsecutivo).
Lacodificacindelosformatos,tienelasiguienteestructura:RAAXYY###,donde:
R:Identificaeltipodedocumento(R:Formato)
AA:Cdigonumricodelformato,asignadoautomticamenteporelsoftwarequeidentificael
documentodemaneranica(Norespondeaunconsecutivo).
XYY###:Cdigodeldocumentoalqueperteneceelformato.
1.3.CONTENIDODEUNDOCUMENTO:
1.3.1CONTENIDODEUNAPOLITICA:
Informacin:Presentaelcontenidodelapoltica.
Aprobacin:Presentalosresponsablesdelaaprobacindelapolticadeacuerdoaloestablecidoenel
numeral1.1delpresenteprocedimiento.
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

5/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

1.3.2CONTENIDODELOSOBJETIVOS:
Informacin:Presentaelcontenidodelosobjetivos.
Despliegue:Presentalosobjetivoscorrelacionadosconelprocesoasociado,indicadoresypeso
especficodelobjetivofrentealcumplimientodelapolticadelSIG.
Aprobacin:Presentalosresponsablesdelaaprobacindelosobjetivosdeacuerdoaloestablecidoen
elnumeral1.1delpresenteprocedimiento.
1.3.3CONTENIDODEUNACARACTERIZACIONDEPROCESO:Estesedocumentaenelmarco
delcicloP.H.V.A.
Generalidades:
Objetivo:Presentaelobjetivodelproceso.Elobjetivodelacaracterizacinesconstruidocontanta
claridad,quepermitaallectorconoceraprimeravistaelproceso.
Lder:Presentaelservidorpblicoodocentedesignadocomolderdelprocesoacordealcargoque
ejerce,suautoridadysurelacindirectayresponsablefrentealasactividadesdelproceso.
Entradayrequisitosdeentrada:Elemento(s)deentradaqueactivaodainicioalprocesoysus
correspondientesrequisitos.
ProcesoProveedor:Proceso(s)queaportalasentradasalproceso.
Salidayrequisitosdesalida:Producto(s)resultantedelaejecucindelprocesoysuscorrespondientes
requsitos.
ProcesoCliente:Proceso(s)querecibeelproductoresultantedelproceso.
Requisitosdelasnormasqueleaplicanalproceso:Referencialesnormativosaloscualesdarespuesta
elproceso(estosrequisitosyaseencuentrandocumentadosenelmanualdelsistemayenla
caracterizacinseconstituyensolodeunvnculoataldocumento).
Recursos:Infraestructura,equipos,TalentoHumano.
Normatividaddelproceso:Presentaellistadodenormativainterna,externayotrosdocumentosde
referenciaexternosdocumentosinternosyexternosutilizadosparalaejecucindeactividadesdel
procesoyquehansidoanexadosentodaladocumentacindelprocesocomonormativayson
controladospormediodelnormograma.
PlanearHacer:
Nmero:Presentaelnumeralsecuencialquedesignalaactividad.
Proveedor:Presentaelresponsabledirectodesuministrarlaentradaparalaejecucindelaactividad.
Entrada:Elemento(s)deentradaqueactivaodainicioalaactividad.

file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

6/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Actividad:Presentalaaccinconcretaquetransformalaentrada(s)ensalida(s).
Responsable:Presentaelsujetoqueejecutalaactividad.
Salida:Producto(s)resultantedelaejecucindelaactividad.
Cliente:Presentaelsujetoalqueseleentregalasalida(s)delaactividad.
Verificar:
ParmetrosdeControl:Puntoscrticosdecontrolofactoresderiesgodelasactividadesqueconforman
elproceso.Sonejemplosdeparmetrosdecontrol:Debidoproceso,contenido,pertinencia,vigencia,
competenciadelpersonal,coherencia,soporte,fuente,oportunidad,trminos,clculos,adecuacin,
recursos,alcance,conducencia,conveniencia,difusin,participacin,diligencia,suficiencia,
cumplimiento,efectividad,medicinyseguimiento,caracterizacin,estandarizacin,previsin,
seguridad,operatividad,utilizacin,mtodo,confiabilidad,entreotros.Incluyeademsladefinicinde
losinstrumentosdecontrolotcnicademedicin,documentosnormativosdereferenciaparael
control,responsabledelcontrolyelregistrodelcontrol.
Mediciones:Relacionalosindicadoresendicesasociadosalproceso.Seconstituyendeunvnculoala
tabladeindicadoresdelmismo.
Riesgos:Eventospotencialesqueponenenriesgoellogrodelobjetivodelproceso.Condicinanormal
odesviacinsobreelparmetrodecontrol.Seconstituyenenunenlacealmapaderiesgosdelproceso
Actuar:
Mejora:Presentalasactividadesquedesarrollaelprocesoenbuscadedetectar,analizaryactuarfrente
asituacionesnoconformes,potencialmenteriesgosasuoportunidadesdemejoraeincluye:
Formulacineimplementacindeaccionescorrectivaspreventivasydemejoraresultantesde
actividadesnormalesdecontrol,seguimientoyevaluacin.
Identificacinytratamientodelservicionoconforme:Serviciosqueprestaelproceso,descripcindel
servicionoconforme,quieninformayaquienreporta,medioutilizadoparareportarelserviciono
conforme,accinremedialinmediataatomar,responsabledeimplementarlaaccinyregistrodela
accindecorreccin.
Aprobacin:Presentalosresponsablesdelaaprobacindelacaracterizacindeacuerdoalo
establecidoenelnumeral1.1delpresenteprocedimiento.
ParaelaborarunacaracterizacinenelsoftwareSIG,sigalospasosdescritosenlaGuaparaelaborar,
modificaryconsultardocumentacinenelsoftwaredelSistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59)
1.3.4CONTENIDODEUNPROCEDIMIENTO
Informacin:
Objetivo:Presentaelpropsitoquesepersigueconlaaplicacindelprocedimiento.Elobjetivodel
procedimientoesconstruidocontantaclaridadyconveniencia,quepermitaallectorconocersu
contenidoaprimeravista,sinrequerirconsultarloafondo.
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

7/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Alcance:Presentaloslmitesdelprocedimiento,esdecir,desdedondepartensusactividadesyhasta
dondeculminan.Incluyelainformacinrelacionadaconlosresponsablesdesuusooaplicacin.
Responsabilidad:Estableceeldirectoresponsablesobrelaejecucindelprocedimiento,porsucarcter
deafinidadyautoridadfrentealmismo.
DefinicionesyTrminos:Describeelsignificadodelostrminosdecarctertcnicoqueseempleenen
laredaccindeldocumentoynoseandeamplioconocimientooquesuinterpretacinpuedagenerar
confusin.
Desarrollo:
Establecelasgeneralidades,losrequerimientos,lasdirectricesolasdisposicionesquedebensertenidas
encuentaparalaejecucindelasactividadescontempladasenelprocedimiento.
Flujograma:Establecelasactividadessecuencialesparaeldesarrollodeunprocedimientoincluye:
Paso:asignadoporelsoftwareSIG.
Smbolo:asignadoporelsoftwareSIG,cuandoseescogeunaactividaddeflujo.
Actividad:presentalaaccinconcretafrentealpasodelprocedimiento.Debeserredactadaentrminos
delaaccinfrentealresponsable.(ejemploIdentifica,Enva,Registra,etc,.)
Precede:pasoqueprecedealaactividad.Esuncampoquepuedesermodificadoporelusuario.
Responsable:Presentalosdirectosresponsablesdelaejecucindelaactividad.Losresponsables,
cuandosetratadeservidorespblicos,sedefinenconbaseenlaplantadecargos,envirtuddel
AcuerdoNo.07(Acta04del9demarzode2008)delConsejoSuperior.
Descripcin:Establecelasgeneralidades,losrequerimientos,laspolticasolasdisposicionesquedeben
sertenidasencuentaparalaejecucindelaactividadenparticular.Incluyelareferenciayaccesoalos
registrosquedanevidenciadesuejecucin.Sedebeincluirlostiempospromediodeejecucindela
actividad,exceptuandoaquellasderesponsabilidaddeunaentidadexternaalnoexistircontrolsobre
lasmismas.
Registros:Presentaellistadoderegistrosqueevidencianlaejecucindelasactividadesdel
procedimiento.Estelistadosealimentaautomticamenteconlaelaboracindelflujograma.
Normatividaddeldocumento:Presentaellistadodenormativainternayexternaqueseconstituyenen
lareferenciaparalaejecucindeactividadesdelprocedimiento.Permiteaccederdirectamenteal
normogramainstitucionalparasuconsulta.Estelistadodenormativasealimentaautomticamentecon
laelaboracindeldocumento.
Aprobacin:presentalosresponsablesdelaaprobacindelprocedimientodeacuerdoaloestablecido
enelnumeral1.1delpresenteprocedimiento.
ParaelaborarunprocedimientoenelsoftwareSIG,sigalospasosdescritosenlaGuaparaelaborar,
modificaryconsultardocumentacinenelsoftwaredelSistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59)
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

8/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

1.3.5CONTENIDODEUNINSTRUCTIVO
Informacin:
Objetivo:Presentabrevementeelpropsitoquesepersigueconlaaplicacindelinstructivo.El
objetivodelinstructivoesconstruidocontantaclaridadyconveniencia,quepermitaallectorconocer
sucontenidoaprimeravista,sinrequerirconsultarloafondo.
Desarrollo:
Establecelasgeneralidades,losrequerimientos,laspolticasolasdisposicionesquedebensertenidas
encuentaparalaejecucindelaactividad.
Flujograma:
Establecelasactividadessecuencialesparaeldesarrollodeuninstructivo.Incluyelamisma
informacindescritaenelflujogramadelprocedimiento(ver1.3.4)
ParaelaboraruninstructivoenelsoftwareSIG,sigalospasosdescritosenlaGuaparaelaborar,
modificaryconsultardocumentacinenelsoftwaredelSistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59)
1.3.6CONTENIDODEUNAGUIA
Informacin:
Objetivo:Presentabrevementeelpropsitoquepersiguelaguaalproporcionarinformacin
complementariafrentealosprocedimientoseinstructivos.Esconstruidocontantaclaridady
conveniencia,quepermiteallectorconocersucontenidosinrealizarunaconsultaafondo.
Desarrollo:presentaelcontenidodelagua.
Aprobacin:presentalosresponsablesdelaaprobacindelaguadeacuerdoaloestablecidoenel
numeral1.1delpresenteprocedimiento.
ParaelaborarunaguaenelsoftwareSIG,sigalospasosdescritosenlaGuaparaelaborar,modificary
consultardocumentacinenelsoftwaredelSistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59)
2.ADMINISTRACIONYCONTROLDEDOCUMENTOS
EladministradordelSIG(RepresentantedelaDireccin),eselnicousuarioquetienecontroly
medidasdeproteccindetodaslasclavesdeaccesodelosusuariosalSIG.
Lassolicitudesparaelaboracinomodificacindeundocumentopuedendetectarseporcualquier
usuariodelSistemaIntegradodeGestin.
Elusuariointeresadoenlaelaboracinomodificacindeldocumentodebeseguirlasecuenciade
actividadesdescritaenlaGuaparaelaborar,modificaryconsultardocumentacinenelsoftwaredel
SistemaIntegradodeGestinSIG(GGD59),queleindicalospasosaseguirparaelaboraro
modificareldocumento.
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

9/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Unavezelaboradoomodificadoeldocumentoyseleccionadoslosresponsablesdesurevisiny
aprobacinenlapestaa"aprobacin",steesenviadoporautomticamenteelSoftwareSIG,como
unasolicitudalresponsabledesurevisin.Elresponsabledelarevisinpuedeconsiderarlanecesidad
dehacerajutesaldocumento,consignandolasobservacionesenelcampoprevistoparatalfin,lasque
sonretornadasautomticamentealresponsabledelaelaboracinomodificacinparasuajuste.Este
trnsito,sedartantasveces,comoobservacioneshagaelresponsabledelarevisin.Solopodrser
editadoeldocumentoporelfuncionarioqueloestelaborandoomoficando.
Cuandoelresponsabledelarevisin,consideraquenoesnecesarioenviarmsobservacionesal
responsabledelaelaboracinomodificacin,elSoftwareSIG,envaeldocumentocomounasolicitud
alresponsabledesuaprobacin.Elresponsabledelaaprobacinrealizalasobservacionesdelamisma
manerayelSoftwareSIGlasenvaalresponsabledelaelaboracinomodificacinparasuajuste.Una
vezseharealizadoelajuste,elSoftwareSIGenvaeldocumentoalresponsabledelarevisin.Este
trnsitosedartantasvecescomonecesidadesdeajusteserequieranrealizar,antesdequeel
responsabledeaprobar,considerequeeldocumentoesadecuadoyloaprueba.
nicamenteconlaaprobacindeldocumentoporpartedesuresponsable,seconsideraqueeste
controladoyentraenvigenciaparasuimplementacin.Sieldocumentoaprobadofulamodificacin
deunoexistente,seconsideraobsoletalaversinanterioryelSoftwareSIGlacontrola,asegurando
quesoloseavisiblelaversinvigente.
ElSoftwareSIG,estdiseadoparacontrolarladocumentacinaprobadaporelSistemaIntegradode
GestinSIG,identificandoeldocumento,asegurandoquelasversionespertinentesdelosdocumentos
aplicablesseencuentrandisponiblespermanentemente,asegurandoquelosdocumentospermanecen
legiblesyfcilmenteidentificablesporcualquierusuariointernooexternodelSistemaypreviniendoel
usonointencionadodedocumentosobsoletosyaplicndolesunaidentificacinydisposicin
adecuada.
LadocumentacincontroladadelSistemaIntegradodeGestinestdisponiblenicamenteenla
pginawebdelaUniversidadyestblindadacontralamodificacinindebida.ElSistemanosehace
responsableporlosdocumentosaprobadosquesecopienoimprimanparaello,cuandoestosuceda,el
sistemaautomaticamentecolocaunamarcadeaguaentodoeldocumentoqueindicaqueese
documentoseconsideranocontroladoeinformaacercadelanecesidadeconsultarlapginaweb
premanentementeparaconsultarlosdocumentoscontrolados.
LadifusindelosdocumentosaprobadosporelSistemaIntegradodeGestinseaseguraatravsdela
disposicinpermenentedeladocumentacinenlawebinstitucionalcomofuentenicadeconsultay
posibilidaddedescargadelosformatosqueseutilizanparaelregistrodelaoperacindela
insititucin.Esresponsabilidaddeloslderesdeprocesosgarantizarquelosservidorespblicos
adscritosasusprocesosactanenconsideracinaloestablecidoenlosdocumentosdelsistema.
AtravsdelawebdelaUniversidad,sesocializalasnovedadesdeladocumentacindelSIGenel
campode"noticias"delapginaprincipal.
SeaseguralaintegridadydisponibilidaddeladocumentacincontenidaenelSoftwareSIGatravsde
dosbackupsdiariosrealizadosporelsistemaautomticamentesobretodasuoperacinycopiasde
seguridadenlosservidoresdealmacenamientodeconformidadconlasdirectricesparalaconservacin
ycustodiadelossistemasdeinformacindelaInstitucin.
2.1CONTROLDECAMBIOSENLADOCUMENTACIN

file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

10/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

2.1CONTROLDECAMBIOSENLADOCUMENTACIN
ElSoftwarecontrolaloscambiosenladocumentacindelSIGydisponedetrescamposquevisualizan
ydescribenloscambiosrealizadosalosdocumentosenversionesanterioresas:
Cuandounusuariodelsistemamodificaundocumento,elsoftwareleexigequeparaguardarcualquier
cambiodebedescribirenelcampo"Cambios"todaslasmodificacionesquerealiz.Elcampo
cambiosaparececomounemergenteparaserdiligenciadoinmediatamenteserealiceelcambioenel
documento.Estainformacinsevisualizacuandoseapruebaeldocumentoenelespaciode"cambios
realizadosenversionesanteriores",justoenlaprimerapartedeldocumento.
ParainformacindetodoslosusuariosdelSIG,enelenlaceconsultasapareceelhistorialdecambios
quehatenidoeldocumento,equivalentesatodaslasmodificacionesdelasversionesanteriores,sinque
semuestrenlosdocumentosobsoletos.
nicamenteelAdministradordelSIG(RepresentantedelaDireccin),tieneaccesoalhistorialdelas
versionesanterioresdelosdocumentos(documentosobsoletoscompletos)paraasegurarquelos
usuariosnotenganlaposibilidaddelusonointencionadodeversionesobsoletasylatrazabilidady
conservacindelosdocumentos.Estehistorialapareceenelenlace"consultas"dedichousuario.
2.2DOCUMENTOSNORMATIVOSINTERNOSYEXTERNOS
LosdocumentosnormativosdeorigeninternoyexternoconstituyenelNORMOGRAMA,fuentede
consultaparatodoslosprocesosdelSIG.Estosdocumentosconservansuestructuraoriginal,sin
necesidaddeadecuarlosalaestructuradecodificacinimplementadaenelSistemaIntegradode
GestindelaUniversidad.
LaresponsabilidadgeneralsobrelaadministracindelNORMOGRAMAesdelaSecretaraGeneral.
ElCoordinadordelGrupoInternodeTrabajoJurdico,revisayactualizatrimestralmentela
normatividadinternayexternavigenteyaplicable,quienatravsdelsoftwareAdmiarchi,publicay
disponedichosdocumentoparasuconsultaporelSIG.
Lanormativainterna(acuerdosyresoluciones)sealimentanaunabasededatosinternaylanormativa
externasevinculaalaspginaswebfuenteoficialyseasegurasudisponibilidadyvigenciapormedio
delarevisinquehacelaSecretaraGeneral.
3.ADMINISTRACINYCONTROLDEREGISTROS
3.1DETERMINACINDELOSREGISTROSACONTROLARPORELSIG:
LaidentificacindelosregistrosdelaUniversidad,seajustaalasdisposicionesestablecidasenlaley
594de2000,ylasTablasdeRetencinDocumentalseconstituyeneneldocumentodecontroly
administracindelosregistrosquelaconforman.
TodoslosregistrosseidentificandeacuerdoalasseriesdocumentalesespecificadasenlasTablasde
RetencinDocumentaldelasiguientemanera:
Alelaborarelflujogramadeunprocedimientooinstructivo,dondeserequieralareferenciaaun
registro,esteseidentificaatravslaasignacindeuncdigo(seriedocumental)coherenteconlas
TablasdeRetencinDocumental,porpartedelaLderdelProcesodeGestinDocumental.
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

11/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

Cuandoelregistroserealiceconeldiligenciamientodeunformatoespecfico,stesevinculayel
SoftwareSIG,asignauncdigonicoparasucontrolcomodocumento(formato),ascomoelcontrol
desusversiones.
Deacuerdoaloanterior,losregistrostendrnuncdigonicodeidentificacin(seriedocumental)si
noestncontenidosenunformatoespecificadoytendrndoscdigos(seriedocumentalparaelcontrol
delregistroycdigodelSIGparaelcontroldedocumentos)sielregistroobligarlautilizacindeun
formato.
3.2CONSIDERACIONESRELACIONADASCONELBUENUSOYMANTENIMIENTODELOS
REGISTROS:
Deconformidadconelartculo3delacuerdo042de2002emanadoporelArchivoGeneraldela
Nacin,"CONFORMACIONDELOSARCHIVOSDEGESTIONYRESPONSABILIDADDELOS
JEFESDEUNIDADESADMINISTRARIVAS.Lasunidadesadministrativasyfuncionalesdelas
entidadesdeben,confundamentoenlaTabladeRetencinaprobada,velarporlaconformacin,
organizacin,preservacinycontroldelosarchivosdegestin,teniendoencuentalosprincipiosde
procedenciayordenoriginal,elciclovitardelosdocumentosylanormatividadarchivistica.El
respectivoJefedelaoficina,serelresponsabledevelarporlaorganizacin,consulta,conservaciny
custodiadelarchivodegestindesudependencia,..."
LoscriteriosparalaorganizacindelosarchivosdegestinseencuentrandocumentadosenelManual
deArchivodeGestin,aprobadomedianteResolucindeRectoraNo.00523deJulio12de2004yen
elProcedimientoparaadministrarelarchivodegestin,centralehistricodelaUniversidad(PGD
103).
Losregistrosdebenserlegiblesycoherentesconeltiempo,lugaryactividad,independientementedel
mediodepresentacin(impresoonoimpreso).
Ningnregistroenmedioimpreso(manuscritoespecficamente)sedebegeneraralpiz.
Losregistrosenmedioimpresosedebenprotegerdefactoresqueimpliquenhumedad,polvoy
elevadastemperaturas(fuentescalorficasyluzsolar).
Losregistrosenmedioelectrnico,electromagnticouotromediodiferentealimpresosedeben
protegerdeelevadastemperaturas,polvo,humedadyviruselectrnicos.
Conelfindeprotegerlosregistrosenmedioelectrnico,seaseguraqueelCoordinadordelGrupode
Sistemasrealizaalmacenamientoenservidoresycopiasdeseguridadcomounmecanismodesoporte.
LosregistrosdelprocesodeGestinFinanciera,semanejandeacuerdoconloestablecidoporlosentes
externosdecontrolyestnbajosuresponsabilidad.
EsresponsabilidadexclusivadelLderdelProcesodeGestinDocumental,velarporlaaplicacinde
lasTablasdeRetencinDocumental.

"
file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

12/13

14/11/2015

SistemaIntegradodeGestin

NormatividaddelDocumento:

Tipo:NormatividadExterna
Norma
Ao
Descripcin
pormediodelacualse
dictalaLeyGeneralde
LEY594
2000
Archivosysedictan
otrasdisposiciones.

Tipo:Otros
Descripcin
MECI1000:2005
ManualArchivoGestinUniversidaddeCaldas
NTCGP1000_2004

EmitidaPor Observaciones

Consultar

CONGRESO
DELA

REPBLICA

Consultar

ElaboradoPor:

EncargadoRevisin:

EncargadoAprobacin:

LuzStellaSalazarArbelaez

MauricioArbelezRendon

FERNANDODUQUEGARCA

PROFESIONAL
UNIVERSITARIO

JEFEDEOFICINAASESORA

SECRETARIOGENERALDE
INSTITUCION
UNIVERSITARIA

DocumentoControlado
Siustedcopiaoimprimeestedocumento,elSistemaIntegradodeGestindelaUniversidaddeCaldas
loconsiderarNoControladoynosehaceresponsableporsuconsultaouso.
Sideseaconsultarlaversinactualizadaycontroladadeestedocumento,consultesiemprelapgina
webhttp://www.ucaldas.edu.co/,enelenlaceSIG

file:///C:/Users/RODOLFO/Downloads/Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.html

13/13