Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo del

proyecto incluyen, entre otros:

Inicio y Planificacin:
Descripcin
Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos
estndar de la organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades
especficas del proyecto;
Estndares especficos de la organizacin, tales como: polticas (p.ej.,
polticas de recursos humanos, polticas de seguridad y salud, polticas de
tica, y polticas de direccin de proyectos), ciclos de vida del producto y del
proyecto, polticas y procedimientos de calidad (p.ej., auditoras de
procesos, objetivos de mejora, listas de verificacin y definiciones
estandarizadas de procesos para su uso en la organizacin); y Plantillas
(p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo,
de diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos).
Anlisis
En el diseo de anteproyecto es necesario conocer la demanda de salud a
cul se va atender, para as tener una idea clara de que es lo que se
necesita construir. Como centro de salud (ya sea construccin nueva,
ampliacin, etc.). Para lo cual el equipo de trabajo tiene que enfocarse en
las siguientes fases iniciales para un proyecto de salud.
Pre Inversin
Perfil
Pre-Factibilidad
Factibilidad
Perfil

Se realiza la preparacin y evaluacin de las posibles alternativas de

solucin, partiendo de informacin que proviene principalmente de fuentes
de origen secundario.
Como resultado de la etapa se pretende:
Descartar las alternativas no factibles.
Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la siguiente
etapa.
Seleccionar aquella alternativa que es tcnica y econmicamente mejor
entre las alternativas estudiadas y pasar a la etapa de diseo en la fase de
inversin del proyecto.
Pre-Factibilidad

En esta etapa se realiza una evaluacin ms completa y profunda de las

alternativas identificadas en la etapa de perfil y de las posibles soluciones.
Como resultado de la etapa se pretende:
Descartar las alternativas no factibles
Seleccionar aquella alternativa que es tcnica y econmicamente mejor y
pasar a la etapa de factibilidad o diseo.
Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisin por la
autoridad.
Etapa de Factibilidad

En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor alternativa identificada en la

etapa de pre-factibilidad, sobre la base de informacin primaria recolectada
especialmente para este fin.
Como resultado de la etapa se pretende:
Pasar a la etapa de diseo en la fase de inversin del proyecto.

Ejecucin, Monitoreo y Control:

Descripcin
Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas
durante las cuales se modificarn los estndares, polticas, planes y
procedimientos de la organizacin ejecutora (o cualquier otro documento
del proyecto), y cmo se realizar la aprobacin y validacin de cualquier
cambio;
Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo,
revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos contables y
provisiones contractuales estndar);
Procedimientos para la gestin de incidentes y defectos que definen los
controles, la identificacin, y las acciones de seguimiento a realizar para los
mismos;
Requisitos de comunicacin de la organizacin (p.ej., tecnologa
especfica de comunicacin disponible, medios de comunicacin
autorizados, polticas de conservacin de registros y requisitos de
seguridad);
Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de
trabajo; Procedimientos de control de riesgos, que incluyen categoras de
riesgos, plantillas de declaracin de riesgos, definiciones de probabilidad e
impacto, y la matriz de probabilidad e impacto; y
Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas
y criterios para la medicin del desempeo estandarizados.

Anlisis
En esta etapa se disea y se materializa fsicamente la inversin requerida
por el proyecto de acuerdo a lo especificado en la etapa anterior.
En el diseo de proyecto es importante para la materializacin de la obra
por lo que se considera todas las acciones destinadas a materializar la
solucin formulada y evaluada como conveniente: para lo cual la
planificacin, polticas, planes, procedimientos de la organizacin, pasan por
los siguientes procesos:
Inversin:
Estudios Definitivos y expediente Tcnico
Ejecucin de la obra.
Estudios Definitivos y expediente Tcnico.

Cualquiera sea la profundidad con que es evale un proyecto, se distinguen

dos etapas:
Formulacin y preparacin: Identificar los beneficios y costos del proyecto y
calcular su magnitud.
Recopilar (crear) informacin (estudios de mercado, tcnico, legal,
organizacional).
Construccin del flujo de caja.
Evaluacin: a partir del flujo de caja, medir la rentabilidad de la inversin en
el proyecto.
Ejecucin de la obra.

Toda entidad o persona interesada en asumir la ejecucin de obras de

infraestructura requiere informarse de este marco regulatorio que ha
evolucionado alrededor de los procesos tcnicos de la ejecucin del contrato
y que supone controles gubernamentales de precios, plazos y calidad, as
como un control de las obligaciones contractuales. Asimismo, el
conocimiento de la historia normativa es fundamental, debido a la variacin
de los distintos procesos implicados en funcin de la prctica y la
experiencia obtenidas en el tiempo, a fin de lograr una adecuada gestin y
ejecucin del contrato de obra.

Cierre:
Descripcin
Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas,
auditoras finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del
producto y criterios de aceptacin).

Anlisis
El cierre del proyecto es la ltima de las fases que componen el proceso de
gestin del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada
una de las fases de su ciclo de vida. De esta forma si tenemos que el cierre
del proyecto oficializa la finalizacin de todos los compromisos, tanto con la
propia organizacin como con personas externas a ella:

Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los

compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes
del cierre se haya realizado la aceptacin). Lo que no implica que ya
no deberemos hacer nada ms en relacin a este proyecto ya que
debemos tomar en cuenta las lecciones aprendidas, auditoras finales
del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y
criterios de aceptacin, y despus de dicho cierre, cualquier nueva
solicitud ser tramitada como un nuevo proyecto.
Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del
proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos
y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los
contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del
proyecto dentro de la propia organizacin.
Como cualquier proceso, el cierre del proyecto est formado por un conjunto
de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su
totalidad. Los pasos y orden sugeridos en este artculo son una mezcla de la
teora incluida en las metodologas y mi experiencia profesional, por lo que
puede diferir de lo que aparece en los manuales:
Cierre
Conseguir la aceptacin.

Cierre del contrato con el cliente

Cierre de los contratos con proveedores.
Liberacin del equipo interno.
Cierre financiero del proyecto.
Cierre administrativo del proyecto.
Lecciones aprendidas y documentacin del proyecto.

Conseguir la aceptacin.

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser
emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad. Por tanto, el
primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos
completado la aceptacin externa de los entregables, y que esta aceptacin
se ha formalizado por escrito. Para ello podemos usar la plantilla de
aceptacin incluida en la seccin de recursos. Puede ocurrir que esta
aceptacin sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este
caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y
obtener la aceptacin definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos
abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolucin de estos
puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto no
puede considerarse como cerrado. Con toda seguridad vamos a tener que
continuar trabajando para cerrar estos puntos.

Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto).

Una vez recibida la aceptacin formal del entregable final podemos

proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este
momento debemos autorizar la emisin de las facturas y seguir su pago.
Cierre de los contratos con proveedores.

Recibir la aceptacin formal de un entregable implica que los proveedores

que haya participado en su ejecucin han completado su trabajo. Por tanto
debemos tambin aceptar su trabajo, liberar los ltimos pagos y proceder al
cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes
en la organizacin.

Liberacin del equipo interno.

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha

participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el

entregable final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicacin
adicional debera ser considerada como un nuevo encargo o garanta. Si la
organizacin trabaja con rdenes de trabajo, esta liberacin se oficializa con
la aprobacin y cierre de la orden de trabajo.
Cierre financiero del proyecto.

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que

estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del
proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado.
Aunque la gestin de impagados no suele realizarla directamente el director
del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las
facturas han sido pagadas.
Cierre administrativo del proyecto.

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el

proyecto (todos los ingresos y gastos estn imputados y ejecutados),
podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente
consiste en un proceso interno de la organizacin que debe ser hecho por el
director del proyecto. La importancia prctica de esto es el hecho de
informar formalmente a la organizacin sobre la finalizacin del proyecto, y
el clculo final de los resultados econmicos del proyecto.
Lecciones aprendidas y documentacin del proyecto.

Aunque por regla general la mayora de los directores del proyecto no

hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto
ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy
importante para la organizacin. Las lecciones aprendidas y la
documentacin permiten ampliar y actualizar la base de datos de la
empresa de cara a la planificacin de nuevos proyectos, y suponen la base
sobre la que trabajar los procesos de mejora.