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SEGUIMIENTO Y CONTROL
Control es una actividad en la cual se establecen una serie de sistemas que nos permitan detectar
desviaciones, errores y causas de una manera econmica, luego de tenerlos identificados se modifica
el comportamiento de la persona o el objeto.
el control es una funcin que se realiza mediante una serie de parmetros que han sido establecidos
anteriormente al acontecimiento del hecho controlado es decir el mecanismo de control es fruto de una
planificacin y debe ser lo suficientemente flexible para permitir que s el hagan adaptaciones y ajustes
que se originan de los imprevistos.
De acuerdo con el autor del libro administracin para ingenieros el dice que para que un sistema de
control sea eficiente debe se:

preciso, porque si este no lo es pueden haber fallas en la administracin.

debe ser oportuno: debemos tener la informacin a tiempo

econmico: deben justificarse los beneficios que ofrece con respecto a los costos.

flexibles: para poder aprovechar oportunidades y atender a los cambios repentinos.

comprensible: para que haya un claro entendimiento y as evitar errores innecesarios por parte
de los trabajadores

criterio razonable: deben haber criterios que animen a las personas a alcanzar su mximo nivel
de desempeo.

ubicacin estratgica: deben cubrir funciones, actividades dentro de las organizaciones.

accin correctiva: es aqu donde se debe tener claro el problema y la solucin.

existen diferentes tipos de control como son: estos pueden clasificarse de acuerdo al momento en que
se realice la accin de control

CONTROL DIRECCIONAL: este mecanismo de control acta antes de que la actividad se


concluya, es decir el control se realiza de manera continua y no en puntos especficos, de tal
manera que cada elemento de la accin sea resultado de la rectificacin casi inmediata de la
accin anterior, este tipo de control se puede realizar cuando la organizacin cuenta con un
sistema que le permita controlar cada uno de los factores de manera continua.

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CONTROL APROBADO-REPROBADO: en este caso lo que se hace es someter a control


despus que se concluyen determinadas actividades. En caso de que sea aprobado se permite
realizar la siguiente actividad y si hubiera que hacer una correccin el proceso se interrumpe
hasta que se haga el respectivo cierre a las no conformidades. Si se realiza este control y se
encuentran fallas en alguna de las actividades, lo mas recomendable es encaminarla de la mejor
manera para que no se presenten problemas posteriores.

CONTROL POST-OPERACIONAL: este mecanismo de control se pone en funcionamiento


despus de que se concluye la actividad. La informacin para la accin correctiva en este tipo de
control, solo se utilizara en un proyecto futuro cuando se inicie la planificacin para un nuevo
ciclo de actividades. este tipo de controles se pueden realizar al interior de proyecto con
auditorias internas o por medio de firmas externas al proyecto especialistas en control.

Cada uno de los controles complementa al otro, la decisin de emplear uno o varios de los controles
mencionados se da de acuerdo a la complejidad de mecanismo de control que se quiere
implementar.
CONTROL
La gestin es la capacidad que tiene toda organizacin de decidir y actuar con conocimiento, medir los
riesgos posibles y aceptables que se pueden correr y mirara cuales se pueden evitar 1 todo esto se
hace con el fin de que la empresa se anticipe a las situaciones que le permitan obtener los resultados
deseados.
El control se debe hacer donde se pueda llegar a presentar alguna falla o desviacin en el cumplimiento
de lo que se planeo con lo ejecutado en el tiempo. Si se logra hacer un optimo anlisis a cada actividad
con la ayuda de un sistema de medicin es posible hacer las recomendaciones sobre las acciones
correctivas o preventivas y as evitar desviaciones. El control de gestin es una manera de evaluar y
medir el mejoramiento continuo de las organizaciones, que consiste en comparar lo que se tiene
planeado o programado con lo real as se promueven acciones correctivas que me aseguren y mejoren
el desempeo de las personas, los procesos y el cumplimiento de los objetivos planteados.
OBJETIVOS DEL CONTROL DE GESTION

EFICIENCIA: asegurar la eficiencia en el personal involucrado en la ejecucin de las actividades.

1 Rojas Lpez, M. D. (2004). Administracin para ingenieros.pag 134

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VERIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION: se debe realizar de manera permanente para


saber el estado del sistema.

OBJETIVOS, METAS Y ESTRATEGIAS: vigilar y controlar el debido cumplimiento de las


actividades establecidas por la organizacin.

ACTUALIZACION: garantizar la actualizacin constante de la informacin para que esta sea


confiable.

INFORMACION: darle un adecuado manejo a la utilizacin de la informacin de la compaa.


CARACTERISTICAS

Realizarse con datos reales

Se debe ejercer control de manera frecuente con el fin de identificar las desviaciones a
tiempo y as tomar medidas correctivas a tiempo.

Se debe hacer una planeacin para ejercer el control y as conocer la magnitud de la


accin correctiva.

Deben ser dinmicos y evolucionar con el proceso.

Escoger las variables mas importantes para ejercer el control y as sea mas econmico
para la empresa.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE GESTION

DEFINIR PARAMETROS DE CONTROL: se debe tener claro cuales son los objetivos y metas
ya que estos son los que permiten al sistema de control determinar si las acciones van o no en la
direccin adecuada. Como hemos visto desde el inicio del curso estos parmetros se definen
desde el proceso de planificacin, en la etapa en donde se definen determinados componentes
del sistema de control. En ese momento se integran planificacin y control. Hay que tener
cuidado con las desviaciones de los objetivos que tiene la organizacin.

MEDICION DE LOS RESULTADOS: todo sistema debe tener medios para verificar el resultado
de las actividades, es por esto que se deben definir las metas y estndares para los procesos ya

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que sin estos no habra un control, pues no tendra contra que comparar

y diferenciar o

desviaciones. Se deben definir los indicadores de control para poder determinar que informacin
es necesaria para evaluar la ejecucin de cada proceso.

EVALUACION DE LOS ERRORES: en esta evaluacin lo que se hace es comparar entre los
resultados que pretendamos obtener y los que se obtuvieron , pero es rara la vez donde se
cumple lo realizado con lo planeado debido a la mala planificacin y a diferentes factores que
podemos encontrar en el camino, adicional se debe verificar que las metras que se establecieron
se cumplan y si no es as hallar la desviacin.

DEFINICION DE LAS CORRECCIONES: una vez verificada las existencia de un error en el


proceso y evaluar la gravedad del mismo, se debe analizar las posibles soluciones y seleccionar
aquella que parezca mas adecuada.

EJECUCION DE LAS CORRECCIONES: las soluciones encontradas deben estar en un


lenguaje claro para quien se vaya a encargar de ejecutarla y tambin debe estar mas detallada
pero esto depende del nivel jerrquico que vaya a ejecutar.
RETROALIMENTACION
Para que la retroalimentacin funcione de forma adecuada es necesario que en la etapa de
planificacin se hayan previsto conductos apropiados para la circulacin de esta informacin, se
debe considerar que no solo la planificacin es necesaria para la materializacin a travs de
diferentes niveles jerrquicos si no que tambin la ejecucin y el control influyen, por eso la
importancia que se diseen conductos de tal manera que se preste atencin a los diversos
niveles y que la informacin sea conducida atraves de ellos de acuerdo con su nivel jerrquico.
Este aspecto es bastante importante ya que si no se presenta la suficiente fluidez en la
informacin en ambos sentidos, muy probablemente el control va a quedar sobrando, esto
debido a la necesidad de tener informacin precisa.

SEGUIMIENTO O MECANISMO DE CONTROL


Este mecanismo es el que me permite hacer el respectivo seguimiento de la ejecucin del proyecto y la
introduccin de las correcciones resultantes, este seguimiento debe hacerse en el control fsico,
financiero, de tiempo, objetivos.

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Con este mecanismo de control que trata de disear un programa o sistema que nos permita no solo un
control efectivo del avance fsico del proyecto, as como el avance financiero y aun mas nos permita
establecer la relacin tiempo/costo o meta/costo.
Existen algunas limitaciones para poder implementar un sistema de control perfecto como lo son:

Personal: existe la dificultad en disponer el personal debidamente entrenado, lo que obliga a las
empresas muchas veces a evitar un sistema mas sofisticado.

Instalaciones: no siempre las empresas cuenta con las instalaciones adecuadas

Tiempo: un sistema de control perfecto exige tiempo para su implementacin, lo cual no siempre
se consigue, por lo general se dispone de muy poco tiempo para programar las diferentes fases
del proyecto.

Costo: el costo de control es un factor limitante en lo que se refiere al sistema que se va a


disear.
MEDICION

Para poder ejecutar las actividades de comparar y evaluar los objetivos es necesario utilizar como
herramienta la medicin, la cual nos ayuda u cantidad o actividad con otra, esta herramienta es de
gran ayuda para la toma de decisiones a partir de datos concretos sin caer en las especulaciones.
Pero de nada nos sirve la recoleccin de informacin si no le damos el manejo adecuado en cuanto a la
clasificacin y anlisis pertinentes, orientados a la mejora de procesos y actividades. Algunas de las
caractersticas de un sistema de medicin es que deben ser precisos , oportunos, confiables y
econmicos.
INDICADORES GESTION
una de las maneras de hacer un control efectivo de las actividades y de los procesos de las empresas
es el uso de los indicadores, los cuales me ayudan a establecer criterios, evaluar comportamientos y
analizar las variables establecidas de acuerdo a los objetivos especficos de la organizacin para la
evaluacin de procesos. Los indicadores de gestin son unos patrones de medida que permiten a las
organizaciones evaluar el desempeo de las reas o procesos frente a los objetivos, metas y
responsabilidades y los compara con niveles de referencia como son los histricos, en el cual se analiza

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la variacin en el tiempo del indicador de acuerdo con los resultados reales, lo que ha sido y a medido
el indicador; nivel de requerimiento del mercado ac se determina cual es la exigencia del mercado,
nivel de competencia; aqu se compara el proceso y producto terminado con otras empresas y se
determina cual prefiere el cliente.
Para poder definir un indicador debemos tener en cuenta que estos deben ser claros, es decir que las
mediciones que hagamos tengan un propsito, tener claro el impacto en los logros de la empresa y
adems debemos poder diferenciar el ndice del indicador.
CARACTERISTICAS
Los indicadores deben ser adecuados para poder medir metas y actividades que nos lleven al
cumplimiento de los objetivos, deben ser posibles es decir que se pueda lograr que las metas se
realicen con los recursos disponibles, aceptables deben ser aceptados por los responsables de
lograrlas verificando que los resultados se compensen con los costos calculados, deben ser
demostrable poder ser expresados numricamente.
TIPOS DE INDICADORES

EFICIENCIA: se utiliza para cumplimiento al adecuado uso de los recursos o cumplimiento de las
actividades y se mide como la optimizacin de materiales, mtodos, mano de obra, maquinaria.

EFICACIA: este indicador valora el impacto de del producto o servicio que se presta, miden
resultados en el alcanzar objetivos y metas.(CALIDAD, COSTO)

EFECTIVIDAD: proceso para adoptar las expectativas futuras y cambiantes del cliente a las
capacidades de la empresa, es la combinacin entre el buen manejo de recursos y unos buenos
resultados, sabemos que las medidas son efectivas porque tenemos un buen rendimiento, la
productividad mejora entre otros

REFERENCIAS

Rojas Lpez, M. D. (2004). Administracin para ingenieros.


Rodenes, A., ARANGO, Y., & DARO, M. (2000). Gestin del Cambio: Implantacinseguimiento
y control. Revista Tecnologa Administrativa. U. de A, 14, 79-110.
CIBERGRAFIA

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http://www.bdigital.unal.edu.co/3663/31/792701054._1999_Parte11.pdf
http://www.bdigital.unal.edu.co/3663/34/792701054._1999_Parte12.pdf
http://www.gestiopolis.com/control-y-seguimiento-en-gestion-de-proyectos/