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Curso Auditor Lder EM-OH

TALLER - AUDITORIA DE CERTIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE HSE DE UNITRANSPORTE


S.A.

INSTRUCCIONES JUEGO DE ROLES


EQUIPO B AUDITADO

Instrucciones para el equipo AUDITADO / GRUPO B:


En este ejercicio usted representa al equipo auditado de la empresa UNITRANSPORTE S.A. Abajo
encuentra la descripcin del papel de cada uno de los auditados de la empresa. Cada integrante de su
equipo debe elegir uno de los puestos y representarlo durante la auditora.
Antes de la auditora es necesario que se preparen las evidencias necesarias, siguiendo el guin para cada
rol. El objetivo es representar una situacin real de auditora. El objetivo del equipo auditor es determinar si
la organizacin cuenta con un Sistema de Gestin de HSE que cumple con los requisitos de la norma ISO
14001 y OHSAS 18001 y determinar si se puede recomendar para la certificacin.
Por favor lea cuidadosamente todo el texto abajo y prepare la evidencia que usted considere necesaria para
representar su respectivo rol/departamento y simular una situacin que bien podra presentarse durante una
auditora de este tipo.

GRUPO B
INSTRUCCIONES PARA LA AUDITORIA
INFORMACION INTERNA ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL
La empresa UNITRANSPORTE S.A. se dedica al servicio de transporte de carga de mercancas y de
pasajeros. Es una empresa familiar con muchos aos y renombre en el mercado. Sin embargo, hace unos
aos falleci su fundador y la empresa se qued en manos de su hijo. A consecuencia de ese cambio, las
ventas de la empresa decayeron considerablemente hasta hace aproximadamente dos aos cuando entr el
nuevo coordinador comercial quin hbilmente logr aumentar el volumen de ventas y una alianza con una
multinacional UPB de Estados Unidos de Amrica.

Objetivo de la Auditora
Obtener la certificacin ISO 14001 y OHSAS 18001 por la exigencia del mercado, de los clientes y de la
alianza multinacional (UPB) ubicado en Houston, Estados Unidos de Amrica. UNITRANSPORTE tena 20
meses para cumplir con la exigencia de tener un Sistema de Gestin de HSE implementado y certificado.
Este plazo se vence en una semana. UNITRANSPORTE empez a implementar el HSE apenas hace 10
meses. Muchos de los registros fueron elaborados solamente para poder demostrar cumplimiento, pero
realmente no se entiende su propsito. Con el fin de demostrar que se tiene un HSE funcionando desde
hace ms tiempo, el consultor Paco Patito les recomend generar registros con fechas anteriores a la
implementacin del HSE.
Hace unos das se envi el manual de HSE al equipo auditor para su revisin. Le enviaron unas
observaciones, pero no le han dado la importancia para resolverlas.

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PROBLEMAS DE HSE
Desde hace un tiempo, las partes interesadas de UNITRANSPORTE, S.A. se han estado quejando de
mltiples problemas de HSE, incluyendo:
- Incumplimiento de requisitos legales relacionados en HSE
- El aumento de accidentes de trnsito durante la jornada de trabajo y ausentismo
- El cierre de establecimiento de los contratistas de mantenimiento de vehculos por la mala
disposicin de residuos peligros como bateras acidas y aceite lubricante usado.
- Los vehculos de carga con fallas mecnicas

Roles para las Entrevistas

GERENTE GENERAL
Lo nico que le interesa al Gerente General es ganar dinero. No tiene ningn inters en el HSE y piensa que
eso no le traer ninguna utilidad a la empresa. Acept lo de la auditora solamente para no perder a su
cliente y realmente piensa que puede engaar al equipo auditor con su falso compromiso. Durante la
auditora, el (la) gerente(a) general habla de que su empresa es la mejor, y que hace todo para cumplir con
sus clientes y para tener un ambiente de trabajo agradable pero el (la) bien sabe que todo es mentira.
Su concepto personal de gestin es gastar lo menos posible y sacar el mayor provecho.
Le pidi al Coordinador de operacin de transporte de carga y pasajero que le hiciera unas grficas de
anlisis de datos del proceso para demostrar la mejora, pero realmente no las entiende.

COORDINADOR DE ADMINISTRACION Y FINANCIERA


Es el (la) cuado(a) del Gerente General. Es una persona altamente corrupta que selecciona a sus
proveedores de acuerdo a su voluntad de cooperar con sus intereses personales. No le interesa en lo
absoluto el efecto de una mala compra. No le gusto la idea de una auditora, ya que corre peligro de que
encuentren su juego. Por lo tanto, su actitud es prepotente, rechaza a los auditores, hace lo posible por
causar que esos se vayan lo antes posible sin meter sus narices en sus asuntos. Cuando se da cuenta de
que el asunto va en serio, cambia drsticamente y se porta extremadamente amable, tratando de ganarse a
los auditores.
Demuestra algunos registros que elabor justo antes de la auditora, sin embargo, lo que demuestra no va a
ser suficiente para demostrar cumplimiento con el requisito de la norma.

ASISTENTE DE OPERACIN DE TRANSPORTE DE CARGA


Es una persona muy tranquilo(a), con mucha capacidad e inters, pero un poco temerosa de su jefe, est
muy interesado(a) en el tema de HSE y le gustara aprender ms. Est a cargo de toda la operacin de
transporte de carga al detalle y trata de cumplir con todos los requisitos. Demuestra el conocimiento y
habilidades para controlar toda la operacin de transporte de carga de mercanca a nivel nacional.

COORDINADOR COMERCIAL
Es la esposa(o) del primo(a) del Gerente General. Es excelente vendedor, pues desde que entr a la
empresa hace dos aos, logr triplicar las ventas. Hace promesas fantsticas a los clientes que
generalmente son imposibles de cumplir. Su nico inters es vender. Ha recibido muchas quejas de clientes
pero no les hace mucho caso. Cuando se trata de problemas que peligran futuros pedidos de manera
directa, le comenta a su jefe, el Gerente General, y ese se ocupa de darle una solucin.

COORDINADOR DE OPERACIN DE TRANSPORTE DE CARGA


Es el (la) hijo(a) mayor del Gerente General. No ha entendido bien lo del HSE, ni le importa. Est consciente
de que se han tenido problemas con HSE, pero los trata de esconder porque no quiere que por su culpa no
se logre la certificacin. Es muy exigente con los conductores, pidiendo cada vez ms resultados
satisfactorios. Adems los trata mal, logrando con eso un ambiente de desmotivacin y envidia.

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COORDINADOR DE HSE
Fue designado REPRESENTANTE DE LA DIRECCION. Es una persona capaz pero un poco insegura.
Tiene muy buenas intenciones de implementar y mantener el HSE de la organizacin, sin embargo, no
cuenta con el apoyo de los jefes. Est frustrado, pues tiene muchas ideas para mejorar HSE, las cuales ha
tratado de implementar, pero su jefe no quiere saber nada de eso.
Su funcin es inspeccionar el producto comprado, as como el producto final antes de su empaque. Durante
las inspecciones ha encontrado muchas fallas y se las ha comentado a su jefe. Lleva registros de
desempeo del HSE. Le han dicho que escondiera los registros que demuestran fallas, y solamente ensee
los buenos.
La nica auditora interna que ha tratado de llevar a cabo fue un fracaso, ya que nadie le hizo caso. Le
pidieron que hiciera los registros necesarios para que la empresa se viera bien.
Durante la auditora le vienen ms ideas sobre cmo mejorar el HSE y le pregunta al auditor su opinin
sobre como implementar sus ideas.

CONDUCTOR
Los conductores no estn comprometidos con la empresa. Estn ah solamente porque necesitan el trabajo.
A consecuencia hacen su trabajo sin ganas. No les importa el asunto de HSE. La mayora de ellos estn
conscientes de los problemas de HSE, y algunos tienen ideas muy buenas para resolverlos. Se sienten mal
tratados por el Coordinador de Operacin de Transporte de Carga, y adems saben que los jefes no le dan
mucha importancia a HSE. Por lo tanto mejor se quedan callados y se limitan a trabajar solamente lo
necesario.
Hace una semana les dieron una pequea pltica sobre la poltica de la empresa, la mayora se la saben de
memoria, pero en verdad no la entienden, pues no tiene nada que ver con su trabajo diario. Pero los
amenazaron que si no contestaban bien los iban a despedir.

Observaciones durante la auditoria


1)
Durante el recorrido del rea de operacin de transporte de carga, los auditores se dieron cuenta de
la iluminacin deficiente y espacio de trabajo apretado (se observa la dificultad de movimiento de los
2
trabajadores; hay 6 personas en 8 m ) sin ventilacin apropiada (se siente el calor en el rea aun con el
ventilador prendido) y varias carpetas en el piso. En la sala de espera de los conductores se observa sola
una caneca para basura que esta mezclada de plstico, papel, vidrios, latas de gaseosa, cascaras de frutas,
entre otros. Los auditores preguntan por algn estudio de iluminacin, diseo de puesto de trabajo y
clasificacin de residuos. El coordinador de HSE les responde que estos estudios y solicitud de compra de
recipientes para clasificacin de residuos slidos fueron realizados hace un mes pero no han llegado los
informes correspondientes ni los recipientes aun.
2)
Al revisar varias operaciones del da en el proceso de operacin de transporte de carga de
mercanca, el auditor se da cuenta que tiene el atraso grande de cubrir la ruta programada del da, porque
un conductor no pudo cubrir el recorrido No. 42 por no pasa la prueba de alcoholemia y casualmente se
ausentaron 4 ms conductores vehculos. La operacin se est contactando con el contratista King Car para
solicitar ms conductores, pero no estn disponibles para hoy.
3)
El auditor entrevista un conductor, le pide que cuenta los peligros expuestos y los requisitos legales
aplicables a su labor, caso de derrame de sustancias cargadas, representantes de temas de HSE parte de
empleados. El conductor entrevistado no responde satisfactoriamente pero le muestra el kit de derrame.
Posteriormente el auditor verifica los registros de induccin y re induccin del conductor, sin embargo no se
encuentran los peligros especficos y requisitos legales aplicables al manejo de vehculo de carga ni
comunicacin sobre los representantes de HSE parte de empleados. Adicionalmente, el pago de ARP de los
conductores se hace por el nivel de riesgo II en vez de nivel IV.
4)
Durante la verificacin del recorrido No. 32 programado, el vehculo tuvo el problema de
calentamiento del motor debido a la falla del ventilador de enfriamiento, el conductor arregla gilmente la
falla restableciendo el enfriamiento. El auditor le pregunta por la lista de verificacin pre operacional de
vehculo que debe hacer antes iniciar el recorrido, el conductor responde que no tuvo el tiempo para
diligenciarla por el volumen de entrega.

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5)
Durante la verificacin del recorrido No. 54 (calle sin pavimentacin con muchas partculas
suspendidas). El conductor no usa tapaboca (protector respiratorio) ni sube la ventana de vehculo.
Adicionalmente, el conductor no usa el cinturn de seguridad y excede la velocidad mxima permitida por la
legislacin de trnsito para cumplir la entrega atrasada.
6)
El coordinador de HSE comenta que no ha tenido quejas ni solicitud de partes interesada desde la
implementacin del HSE (hace 3 meses) y el resultado de encuesta de clima laboral demuestra un 99% de
satisfaccin incluyendo los contratistas.
7)
El auditor pregunta sobre el control de los contratistas de mantenimiento de vehculos y conductores.
El coordinador de HSE y coordinador de administracin y financiera comentan que el control es sencillo: que
los vehculos se encuentren en buen funcionamiento al momento de recibirlos y que los conductores deben
tener la licencia de conduccin al da y una buena actitud para trabajar
8)
Durante la entrevista con el gerente general, el auditor le pregunta cmo se verifica la
conveniencia, eficacia y adecuacin del HSE? El gerente le responde, que es la tarea del coordinador de
operacin de transporte de carga y del coordinador de HSE para que no ocasione el problema de la salud y
el ambiente durante la prestacin del servicio de transporte. Yo, como Gerente General, solo reviso la
rentabilidad y el cumplimiento de presupuesto que me enva el coordinador de administracin y financiera. Y
le doy los recursos que se requieran para la operacin como mantenimiento de vehculos, para pagar los
cursos de HSE y el servicio de auditoria.

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