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Introduccin
Por medio de los conceptos expuestos en este trabajo de investigacin dar a
conocer un poco ms a fondo acerca de algunos de los diferentes departamentos
y reas de un hotel, abordando puntos tan importantes como: la importancia que
tiene un departamento en especfico, su responsabilidad y la relacin que puede
guardar con otras reas.
Espero poder contribuir con el enriquecimiento del conocimiento, con ideas claras
y concisas acerca de la responsabilidad e importancia de las diferentes reas y
departamentos de la estructura interna de un hotel.
Gerente General
El objetivo primordial del Gerente General es el de planear y controlar las
operaciones en curso del hotel bajo su supervisin de manera que produzcan un
nivel de ganancias satisfactorias. El gerente general representa a la empresa de
manera positiva en la comunidad y en el extranjero.
El gerente tiene conocimientos generales de principios de gestin: planificacin,
organizacin, motivacin y control, y evaluacin de resultados; la capacidad de
comunicarse en forma clara oral y escrita, tanto con sus empleados como
huspedes, si se requiere; deber preocuparse de la capacitacin, seleccin del
personal, supervisar a travs de una adecuada evaluacin y disciplina las jefaturas
designadas.
El Gerente General deber tener una relacin muy estrecha con la Direccin
de Operaciones, pues sta dictar los lineamientos a seguir por el personal que
labora en el hotel que l dirige, en las reas que principalmente estn en contacto
directo con el husped: Divisin Cuartos y Alimentos y Bebidas.
Sus principales funciones son:
Gerente Residente
El Gerente Residente est encargado de cubrir todas las necesidades que el
gerente general le deje bajo su responsabilidad; este est en toda la obligacin de
realizar todo lo que sea posible para mejorar el hotel. Asiste al gerente general en
administrar el hotel de manera que se mantengan los altos estndares de servicios
y hospitalidad que concuerdan con las polticas y procedimientos establecidos.
El Gerente Residente tiene conocimientos generales sobre prcticas de comercio,
ventas, sistemas de gestin, cuentas por cobrar pagar y supervisin. Deber
relacionarse de manera adecuada con huspedes y empleados, este cargo suplir
la ausencia del gerente general.
Entre los trabajadores que estn a su cargo son el ama de llaves, las camareras,
los de lavandera, tambin el superintendente de servicios, el cual a su vez tiene a
su mando a los botones, a los elevadoristas y los porteros.
Chef ejecutivo
Un chef (chef ejecutivo o chef de cuisine) es la persona a cargo de una cocina, el
responsable de la creacin de las recetas y del men, del entrenamiento de
personal y de supervisar toda la cocina. Deber lograr la produccin de alimentos
programada, con la calidad exigida, a travs del buen desempeo de todos y cada
uno de los empleados bajo sus rdenes (cocineros, panaderos, carniceros, y cada
persona implicada en la preparacin del alimento).
Deber
preocuparse
de
operaciones
comerciales,
publicidad,
entrenamiento, supervisin del personal a cargo (cocina, restaurante,
banquetes), y mtodos para obtener satisfactorios resultados a travs de
estndares establecidos; ej. Comparacin de precios con la competencia,
calidad de la comida, variedad de men, etc.
Jefe de Bar
Es responsable ante el gerente de alimentos y bebidas de la operacin de los
bares en el hotel.
Entre sus principales funciones se encuentra:
Jefe de banquetes
Este profesional administra la operacin de eventos privados dentro y fuera del
hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.
Sus principales funciones son:
Room Service
Como su nombre lo indica es el servicio de alimentos y bebidas en las
habitaciones de los huspedes.
Funciones:
rea Operativa
Esta rea tiene como objetivo principal planificar, organizar y supervisar todas las
actividades que debern realizar los distintos empleados que componen las reas
de atencin al husped o cliente.
Departamento de Reservaciones
Recepcin
Es el departamento de la instalacin hotelera que ofrece los servicios relacionados
con la llegada y salida de los clientes, adems de controlar, coordinar, gestionar y
brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huspedes dentro de la
instalacin. Es el departamento donde afluyen las solicitudes, reclamaciones y
quejas directamente relacionadas con el servicio del hotel. Adems, es donde se
elabora y emite la informacin diaria a los diferentes departamentos del hotel
(listas, bookings, reportes, etc.) para garantizar un trabajo armnico y fluido, que a
la vez asegura un servicio de calidad. Tambin es centro de informacin hotelera y
de turismo, as como, de informacin extrahotelera.
Las funciones del personal de recepcin son:
Reportar a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza
Llevar el control de las llaves de las habitaciones.
Departamento de telfonos
Este departamento consiste en facilitar a los clientes y empleados del hotel la
comunicacin tanto al exterior como dentro del mismo. El departamento de
telfonos busca ofrecer un servicio con un actitud proactiva y hospitalaria a los
clientes y personal del hotel, atendiendo las llamadas de manera profesional,
respetando las polticas y procedimientos del hotel.
Las actividades dentro del departamento de telfonos, son diversas y estn en
funcin de las necesidades del cliente, ya que el principal objetivo es mantener la
comunicacin interna y externa entre huspedes y empleados.
Las funciones del departamento son:
Departamento de seguridad
La seguridad hotelera se presenta como una necesidad de primera urgencia por
dos principales razones: la relevancia de reducir la frecuencia de accidentes y
aumentar la sensacin de confianza del husped.
El trmino "seguridad" como concepto incluye la seguridad fsica de la instalacin,
la proteccin y control de la propiedad, la seguridad del personal y los huspedes,
la seguridad de las pertenencias individuales, y la supervisin de personas y
servicios.
rea Administrativa
Esta rea tiene como objetivo principal manejar de manera eficiente operaciones
financieras que ocurren dentro de la empresa, as como mantener la contabilidad
del hotel al da, reportando y proporcionando los estados financieros del hotel
cuando sea necesario y gestionando las actividades de ndole legal.
Contralora
El departamento de contralora establece y lleva a la prctica sistemas de control
apropiados para medir la eficacia de la actuacin financiera de las unidades de la
empresa, informando de los resultados al gerente general para que tome las
decisiones y acciones correctivas de manera oportuna.
Sus principales funciones son:
Caja general
En los hoteles con un gran nmero de habitaciones, este departamento es
considerado prcticamente independiente y las responsabilidades del mismo se le
otorgan a un segundo jefe de recepcin pero bajo la coordinacin del jefe de
recepcin.
Este departamento puede manejarse de diversas formas, ya sea manual,
mecanizado o informatizado, con el nico inconveniente de que un riesgo de error
es muy difcil de resolver.
Actividades y funciones:
Crdito y cobranza
Se encarga de autorizar los pagos diferidos de servicios prestados por el hotel a
sus clientes y de recuperar, en los plazos previstos, su importe correspondiente.
En la mayora de los hoteles slo se concede crdito a determinadas agencias y a
clientes muy especiales.
Algunas de sus funciones son las siguientes:
Departamento de nminas
Auditoras
Se refiere a los procesos sistemticos de aplicacin diaria, desarrollados para
obtener y evaluar de manera objetiva las actividades econmicas vinculadas a la
operacin y administracin del hotel.
Dentro de las funciones de este departamento se encuentran:
Ingresos y egresos
La mayora de las funciones de este departamento son tcnicas. El trabajo de este
departamento se encuentra a cargo de un Contralor General, se divide en 2
categoras:
Seleccin
Este departamento se encarga de la seleccin del personal a contratar. El proceso
a seguir es el siguiente:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Contratacin
Departamento donde el trabajador firma su contrato, se le da de alta en el Seguro
Social, se le entrega su uniforme (en caso de usar), se le entrega su tarjeta para
checar, su credencial de empleado, entre otros.
Tambin se realiza el proceso de induccin para los empleados de nuevo ingreso
con la empresa y con sus nuevos compaeros. Generalmente se da en un curso
mediante el cual se informa al empleado sobre la misin y visin de la empresa,
sobre el organigrama, el reglamento interno, los das y lugares de pago, el servicio
de cafetera y de casilleros, las normas de seguridad, los servicios del hotel as
como se realiza un recorrido por todo el hotel.
Capacitacin
Una de las funciones principales es promover la capacitacin continua para todos
los trabajadores. En algunos casos se contrata una empresa externa para
encargarse de los programas de capacitacin.
rea de Mantenimiento
Gerente general
Su misin consiste en garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y
maquinarias del hotel a travs de su permanente monitoreo, refaccin y/o
reemplazo.
Sus funciones son:
Jefe de rea
Supervisor de mantenimiento
Es un cargo importante dentro de la organizacin ya que es el encargado del
funcionamiento de las diferentes maquinas que funcionan dentro del hotel que
proveen sea de luz, agua, telfono, reas pblicas, lavado, zonas hmedas.
Funciones:
Gerente de Ventas
El gerente o director de ventas es responsable de administrar y dirigir la labor de
ventas en diversas sub-reas en las que se divide la funcin de ventas. A su cargo
puede tener gerencias o departamentos enfocados a venta de grupos y a venta de
banquetes quienes a su vez tienen a su cargo una serie de ejecutivos de ventas
que se encargan de buscar clientes para el hotel.
Algunas funciones a su cargo son:
Departamento de Ventas
El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar
ventas de habitaciones, instalaciones y servicios del hotel as como en ocasiones
de eventos que complementan la estada de los huspedes. Este departamento
complementa a todos los dems, pero se dedica principalmente a las ventas y a la
publicidad, aqu es donde se contacta a los clientes y se les presenta la empresa
para ofrecerles nuestros servicios.
El departamento est encabezado por un director de ventas, al que se conoce
algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un ttulo inferior
como el gerente de ventas. El gerente general participa activamente en esta rea
por dos razones bsicas: en primer lugar, las ventas y su desarrollo son una
actividad variada del hotel y no parte de las operaciones que se hacen da con da;
en segundo lugar, la poltica de ventas del hotel se entrelaza con la imagen de
ste ante el pblico, y el gerente general desea mejorar esa imagen.
Las principales funciones del departamento son:
Planeacin: es la responsabilidad ms importante de cualquier hotel.
Venta de banquetes
Los banquetes son normalmente manejados por un gerente de ventas de
banquetes. Algunas de sus funciones son:
Los productos que el gerente de ventas de banquetes puede esperar vender son
los siguientes:
Bodas
Cenas, tanto de negocios como de organizaciones
Bailes y otros eventos sociales
Cocteles
Reuniones de organizaciones empresariales (que incluyen algunas veces
un alimento ligero o pausa para tomar un caf).
deben
Ventas a grupos
Asimismo en algunos hoteles dentro de la estructura de ventas, se encuentra un
gerente de grupos y convenciones que se encarga de la operacin y seguimiento
de todas las necesidades del grupo desde que se lleva a cabo del cierre del
contrato con algn(a) ejecutivo(a) de ventas hasta el cobro de la cuenta pasando
por cuidar todos los detalles y requerimientos del grupo durante su estada en el
hotel.
Este gerente debe de mantener informados a los distintos departamentos del hotel
de la visita de los grupos as como del rol que cada departamento va a jugar
durante la estada del grupo.
Las operaciones de esta rea son las siguientes:
Asignacin de habitaciones
Planeacin
Incentivos para grupos
Registro
Mercadotecnia
En este departamento tambin existe una figura a cargo de verificar el enfoque de
la mercadotecnia que maneja el equipo de ventas como son promociones,
papelera, productos promocionales, flyers, paquetes y los pblicos a los cuales se
dirigirn los esfuerzos de mercadotecnia.
Los vendedores deben buscar otros contactos que puedan proporcionarle
negocios al hotel. Se considera que las compaas transportistas como aerolneas
comerciales, adems de las agencias de viajes, son de vital importancia para los
hoteles, ya que con frecuencia se organizan paquetes.
Animacin y Recreacin
Este departamento en muchas ocasiones depende directamente del rea de
alimentos y bebidas porque muchas de las actividades organizadas tienen lugar
en las reas en las que se ofrecen A&B como son las orillas de las albercas o en
los salones de banquetes.
El objetivo de este departamento es hacerle al husped, ms agradable y divertida
su estancia. Este departamento como tal existe en hoteles 5 estrellas, Gran
turismo, hoteles All Inclusive y ms frecuentemente en destinos de playa.
Generalmente a travs de flyers en recepcin o paneles de avisos se informan a
los huspedes de las actividades culturales y recreativas que se llevarn a cabo
indicando el horario y rea en la que se desarrollar la actividad.
Su principal funcin es planificar, organizar y realizar actividades que permitan la
comunicacin y sociabilizacin de todos los huspedes, que todos se sientan
integrados: nios, jvenes, adultos y personas de la tercera edad. En algunos
hoteles, este departamento tambin se encuentra a cargo del gimnasio, spa y club
de nios.
Jefe de animacin
Animadores
Son los empleados encargados, junto con el gerente de animacin, de llevar a
cabo las funciones mencionadas en el apartado anterior. Asimismo en los hoteles
All Inclusive, los animadores comparten los alimentos con los huspedes.
Por el tipo de actividades que se realizan en este departamento, se busca que el
animador sea una persona joven, creativa, organizada, carismtica, lder, facilidad
de comunicacin, sin miedo escnico y con conocimiento de idiomas (mnimo
ingls).
Referencias:
http://administracion.realmexico.info/2013/10/estructura-operativahoteles.html
http://administracion.realmexico.info/2013/10/funciones-contralor.html?m=1
http://cshotel.com.mx/area2.htm
http://cshotel.com.mx/area3.htm
http://prcticascontables.blogspot.mx/2012/05/funciones-del-encargado-denomina.html
http://www.finanzasmanagers.com/2010/10/la-importancia-de-la-nominael.html
https://ccdhoteleria.files.wordpress.com/2009/05/objetivos-de-cada-area-deun-hotel.doc+&cd=10&hl=es-419&ct=clnk&gl=mx
COOPERACION INTERDEPARTAMENTAL
Capacitacin
Gerencia General
Se hace cargo de la administracin, control y desarrollo del hotel cuidando que las
distintas reas o departamentos del hotel lleven a cabo de la mejor manera
posible, sus funciones dentro de la misma, es decir, que cumplan con sus
objetivos de manera que el desempeo de la empresa en general sea de alta
calidad y satisfactorio.
Departamento de Recursos humanos
Este departamento se dedicar a mantener las relaciones laborales y personales
entre todos los empleados del negocio para optimizar los servicios y hacer las
actividades lo ms eficiente posible, adems de que tendr que reclutar y
capacitar al personal necesitado, e inducir correctamente a los nuevos empleados.
Este departamento mantendr a los empleados y clientes comunicados con la
administracin, de esta manera se lograr un ambiente agradable de trabajo.
Otras funciones incluyen:
Evaluar el trabajo de todos los empleados
Asegurarse de que todo el personal sea respetuoso y educado
Elaborar los contratos de todos los empleados,Objetivos Fundamentales
Departamento de Contabilidad
Conclusin
Recomendaciones