Data Transfer Workbench (DTW).

Esta herramienta se utiliza para realizar cargas masivas hacia el sistema

SAP, generalmente se emplea cuando la cantidad de datos a utilizar es
demasiado grande lo que incurrira en mucho tiempo de cargarse de
manera manual. Sin embargo, cabe destacar que esto es en cierta forma
una manipulacin de la base de datos, por ende el usuario que utilice la
herramienta ser el nico responsable en caso de que se realice algn
tipo de modificacin no adecuada dentro de los datos de la empresa y
PYMESOFT no se hace responsable por dichos cambios. Por esta causa es
recomendable no cargar datos que puedan alterar en alguna forma la
contabilidad de la empresa.
Carga de Datos:
Accede al DTW desde el mismo acceso que posees para SAP, solamente
da clic en el icono que lo representa.
Una vez dentro ingresa tu contrasea de acceso y presionas el botn
actualizar, as aparecer tu base de dato luego solo das clic en acceder.
Dentro de DTW existen 3 tipos diferentes de datos, Datos de
Configuracin (Configuraciones generalas como cdigos de impuesto,
bancos y definiciones adicionales), Datos maestros (Referente a
proveedores/cliente y artculos) y Datos transaccionales (todo lo
referente a transacciones comerciales, ventas, compras, etc.). En
nuestro caso particular necesitaremos hacer uso de dos tipos de datos,
maestros y transaccionales.
Debemos crear el dato maestro de los artculos (esto solo si el artculo
no existe en la BDD, en caso de existir este paso no es necesario. Para
crear el dato maestro debes llenar la plantilla Datos maestros de
artculos que se encuentra anexa.
Datos Maestros de
Articulos.xlsx

Existen muchos campos que componen esta plantilla pero no todos son
necesarios, los ms importantes han sido marcados y tambin llevas un
ejemplo de cmo deberas de llenarlos. Debern ser cuidadosos al llenar
los datos puesto que el DTW creara un Scrypt de Insert para ingresar
los datos, por ende una mayscula o un espacio puede alterar los
resultados. Una vez llenada la plantilla debemos proceder a cargarla.
Dentro de la pantalla de acceso del DTW seleccionamos Import luego
Master Data, luego New Data ac nicamente le indicamos el tipo de
dato y que solo ingresaremos datos nuevos (Si seleccionan la opcin
Update existing data solo podrn actualizar datos ya existentes no

crear), una vez seleccionado se abrir el rbol de accesos de SAP (Las

tablas estructuradas de manera visual y sencilla).

Selecciona

Importar,

nuevos

En

este

Datos.

caso la opcin Item Master Data para crear nuevos artculos.

Una vez seleccionados los datos a crear nos pedir seleccionar el archivo
que debemos exportar, la plantilla una vez completa deber ser
guardada en formato solo texto delimitado por tabulaciones.

Damos clic en los puntos

para poder acceder al explorador de archivos y buscamos el documento.
Recuerda que las carpetas que observas son las del servidor no las de tu
PC local, lo ms conveniente es ubicar el archivo dentro tus carpeta
locales y luego copiarlo en Mis documentos del servidor, esto con el fin
de aumentar la velocidad de procesamiento as tambin para proteger
los datos en caso de cualquier falla; si tu pc se apaga por cualquier
motivo el servidor ser quien termine de ejecutar la tarea.

Deberemos
seleccionar siguiente y luego en esta pantalla elegiremos la tercera
opcin, esto har que las operaciones se detengan en caso de encontrar
10 errores, antes de continuar utiliza la opcin Run Simulation para
que el sistema realice una prueba antes de cargar realmente, as nos
daremos cuenta de cualquier error antes de cargar los datos reales. Si
existiese algn error con esta prueba el sistema nos indicara cual es y
generalmente es sencillo solucionarlo, si no existen errores solo recibirs
un mensaje de confirmacin. Una vez cargados los datos maestros
puedes proceder inmediatamente a SAP a verificar, esto se carga al
mismo momento.
Teniendo los productos cargados podemos proceder a realizar la carga
de las rdenes de compra, para esto se necesitan 2 archivos diferentes,
llamados Cabecera y lneas respectivamente, uno lo que hace es crear la
orden y el otro darnos el detalle de dicha orden.

Orden de Compra Orden de Compra

Cabecera.xlsx
Lineas.xlsx

La forma de llenar estas plantillas tambin viene detallado dentro de los

archivos. Realizamos el proceso de carga similar al anterior, excepto que
ahora seleccionaremos Transactional Data, cargaremos el archivo al
rbol Purchasing luego Purhasing order y cargaremos las opciones
Documents y Documents Lines.

Procedemos con la operacin de carga y corremos la prueba para

verificar que todo est bien antes de cargar.
El ltimo documento que tenemos es para cargar los extractos bancarios
externos, es decir los estados de cuenta que proporcionan sus bancos
para poder comparar con las transacciones de SAP y poder reconciliar
datos. Este al igual que las rdenes de compra es un dato transaccional,
solo que este se encuentra en el rbol Banking, Bank Statement,
Bank Pages.

OBNK - Extracto
Bancario Externo.xlsx

La observacin con respecto a esta plantilla es la moneda de la cuenta,

es decir si la moneda es Crdobas el sistema cargara estos datos como
tales, si esta en dlares los valores sern tomados como dlares y si la
cuenta esta en Monedas Todas los valores sern considerados como
moneda local, es decir, crdobas.