Nmero:

Manual de Procedimientos

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2.0

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Ttulo:

COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
Elaborado por:

Revisado por:

Seccin de Compras y Administracin de

Bienes

Jefe Seccin de Compras y Administracin de

Bienes

Aprobado por:

Vicerrector Administrativo

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO .......................................................................................................................... 3

ALCANCE........................................................................................................................... 3

DEFINICIONES ................................................................................................................... 3

3.1

Quotation (Cotizacin) ..................................................................................................... 3

3.2

Incoterms......................................................................................................................... 3

3.3

Factura Pro forma (Pro forma Invoice) ............................................................................. 3

3.4

Junta de Contratacin...................................................................................................... 4

3.5

Licencia de importacin ................................................................................................... 4

3.6

Nacionalizacin................................................................................................................ 4

3.7

Orden Contractual Solicitud de Importacin.................................................................. 4

3.8

Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE -................ 4

3.9

Sociedad de Intermediacin Aduanera SIA................................................................... 4

4
4.1
5

POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 5

Con respecto a las Importaciones.................................................................................... 5
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL .................................................................................... 7

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Marzo 2010
6

COMPRAS INTERNACIONALES

PROCEDIMIENTOS:........................................................................................................... 8

6.1

Trmite de la Importacin ................................................................................................ 8

6.2

Nacionalizacin y Recepcin de la Importacin ............................................................. 13

7. PROCESOS INVOLUCRADOS ............................................................................................ 14

8. FORMATOS.......................................................................................................................... 14
9. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................ 15
10. ANEXOS ............................................................................................................................. 15

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COMPRAS INTERNACIONALES

1 OBJETIVO
Establecer las polticas, condiciones generales y actividades necesarias para la
realizacin, compras y equipos y suministros que hace la Universidad en el exterior,
cumpliendo con la normatividad del Estatuto de Contratacin Resolucin 046 de 2004
del Consejo Superior.

2 ALCANCE
Involucra a todas las dependencias de la Universidad del Valle que requieran realizar
compras internacionales

3 DEFINICIONES
3.1 Quotation (Cotizacin)
Es un documento que comprende todos los elementos que figuran en la Factura
Comercial definitiva. Se expide pero no crea compromiso de compra.
3.2 Incoterms
Trminos Internacionales de comercio aceptados y adoptados por compradores y
vendedores en transacciones internacionales. Los Incoterms son usos que definen las
obligaciones y responsabilidades de entrega de las mercancas hasta un lugar
determinado. Los incoterms ms usados son: EXW, CPT, CIP, DDU, Se aplican para
embarques que se realizan por cualquier medio de transporte. Ejemplo: Incoterm
carriage paid to (Transporte pagado hasta).
3.3 Factura Pro forma (Pro forma Invoice)
Cuando el comprador (la Universidad) decide la compra a determinado proponente se
solicita la Proforma Invoice con la cual se crea el compromiso con el exportador.

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Marzo 2010

COMPRAS INTERNACIONALES

3.4 Junta de Contratacin

Organismo cuya funcin principal es la de estudiar la recomendacin de la adjudicacin
de las solicitudes de cotizaciones y convocatorias privadas y pblicas para la
adquisicin de bienes y servicios que realice la Universidad.
3.5 Licencia de importacin
Autorizacin oficial que emite u otorga Mincomex, para permitir la entrada de
mercancas al pas del importador. Asociado a este permiso y dependiendo del tiempo
de equipo y/o material a importar se requieren de otros vistos buenos.
3.6 Nacionalizacin
Proceso para legalizar la entrada al Pas de mercanca comprada en el Exterior, incluye
los pagos arancelarios, impuestos, gastos de transporte que la SIA realiza en nombre
de la Universidad.
3.7 Orden Contractual Solicitud de Importacin
Documento Contractual utilizado para los Contratos menores a 200 SMMLV, que se
realicen con proveedores nacionales que representan a la firma internacional con la
cual se va a realizar la importacin. En este documento se establecen las condiciones
de la contratacin su detalle y valor. En el caso de importaciones si la compaa
exportadora no tiene representante en Colombia, se tramita solicitud de importacin
(Formato F-01 - MP-08-02-01).
3.8 Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal de la Contralora
General de la Repblica creado mediante Ley 598 de 2000 y reglamentado mediante el
Decreto N 003512 de Diciembre 5 de 2003; integra t odos los datos relevantes del
proceso de contratacin estatal, permitiendo su autorregulacin, control institucional y
publicacin de las operaciones.
3.9 Sociedad de Intermediacin Aduanera SIA
Tambin conocida Agente de Aduanas, es la persona jurdica cuyo objeto social
principal es el ejercicio de la Intermediacin Aduanera, para lo cual deben obtener

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010

autorizacin por parte de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Las

SIAS son empresas intermediarias que ayudan en todo el proceso de exportacin e
importacin, gestiona por la Universidad el proceso de licencia se importacin y el
proceso de nacionalizacin.
4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Resolucin No. 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatuto
de Contratacin.

4.1 Con respecto a las Importaciones

Para efectuar compras mediante el proceso de importacin, el Ordenador de Gastos de
la dependencia que requiera los bienes, deber presentar una solicitud escrita a la
Seccin de Compras y Administracin de Bienes de la Universidad, detallando la
siguiente informacin:
- Descripcin de los bienes
- Indicar el uso que se dar a dichos bienes.
Si, e acuerdo con el valor estimado de la compra y la representacin, el proceso se
debe ejecutar mediante solicitud de cotizacin u orden contractual, se deben aportar las
respectivas cotizaciones y adjuntar la recomendacin de adjudicacin debidamente
sustentada. Si, solamente se ha obtenido una cotizacin como consecuencia de que el
proveedor goza de exclusividad en el suministro de los bienes, se deben presentar las
certificaciones enunciadas en el Numeral 1 del Artculo 35 del
Estatuto de
Contratacin.
- Presentar la cotizacin, acompaada de la traduccin oficial de la descripcin de los
bienes a adquirir. En la cotizacin o adjunto a ella, se debe especificar la informacin
bancaria del proveedor necesaria para el pago de la importacin, el trmino de
negociacin Internacional y la Moneda de Negociacin Internacional.
- Indicar la imputacin presupuestal contra la cual se ejecutarn los gastos que
demande la importacin. Realizar Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
- Indicar el nombre y cdigo de Colciencias, cuando se trate de proyectos de
investigacin financiados por dicha Entidad.

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Marzo 2010

COMPRAS INTERNACIONALES

- Suministrar los dems documentos e informacin que soliciten las diferentes

entidades relacionadas con el Comercio Exterior.
- Cuando el peso de los bienes a importar sobrepasa los 50 Kg. O el valor supera los
USD$2.000, se requieren: licencia de importacin y trmites de nacionalizacin con
una Agencia de Aduanas.
2. El trmite de las importaciones lo podr efectuar directamente la Seccin de
Compras y Administracin de Bienes o se podr solicitar para ello la contratacin de las
entidades de logstica de distribucin fsica internacional y comercio exterior que se
requieran para llevar a cabo dicha labor. En cualquier caso, deber cumplirse la
reglamentacin contenida en el Estatuto de Contratacin.
La Seccin de Compras y Administracin de Bienes solicitar el certificado de
disponibilidad presupuestal para cubrir el costo de la importacin y de los gastos que se
deriven de los servicios de distribucin fsica o de comercio exterior que se contraten,
con cargo a la imputacin presupuestal suministrada por la Dependencia interesada
para el trmite de la importacin.
3. El pago de las importaciones se efectuar exclusivamente a travs de la Divisin
Financiera de la Universidad del Valle.
La forma de pago seleccionada depender de la cuanta de la compra y de la
negociacin que se haga con el proveedor.
4. La transferencia bancaria anticipada se podr realizar hasta por el cien por ciento
(100%) del valor de la importacin, segn se establece en el Artculo 21 del Estatuto de
Contratacin, cumpliendo con los siguientes requisitos:
- Se podrn realizar transferencias bancarias anticipadas por cualquier valor, en el caso
que haya representante en Colombia por parte del proveedor en el exterior y se
constituya la respectiva pliza de buen manejo de anticipo. La autorizacin para el pago
se har por parte del respectivo Ordenador de Gastos y requiere de las dems
autorizaciones estipuladas en el Captulo IV del Estatuto de Contratacin, segn el
monto de la contratacin.
- Cuando no haya representante del proveedor en Colombia o no se pueda obtener la
pliza de buen manejo de anticipo, solo se podrn efectuar transferencias bancarias

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Ttulo:

COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010

anticipadas hasta la suma equivalente a cinco mil dlares de los Estados Unidos de
Amrica (US$5000).Para montos enter US $5000 y US$ 10.000, la Junta de
Contratacin podr recomendar transferencias bancarias anticipadas. En los dems
casos deber realizarse el pago de la importacin mediante el sistema de Carta de
Crdito o posterior al recibo a satisfaccin.

En estos casos, la autorizacin para el pago proceder de la siguiente manera:

Para valores hasta el equivalente de cinco mil dlares de los Estados Unidos de
Amrica (US$5.000), requiere autorizacin emitida por el respectivo Ordenador de
Gastos.

En todos los casos de compras en el exterior, especialmente en las importaciones

sin representante en Colombia, es obligacin del funcionario que requiera los
bienes, obtener la informacin sobre la existencia y referencias del proveedor, de tal
manera que se minimice el riesgo en el cumplimiento del despacho y garantas por
parte del mismo.

En caso de haber diferencia con el valor real en pesos pagados al proveedor, el

operario de la Unidad solicitante debe realizar los ajustes correspondientes al
Registro Presupuestal.

Documentos soportes para la legalizacin del Bien:

Documentos de Nacionalizacin: Documento de Transporte, Declaracin de
Importacin (Gua rea cuando no haya Declaracin de Importacin)
Factura de Compra
Informe de Recepcin

El trmite de importaciones que requiera Licencia de Importacin se deber realizar

nicamente a travs de la Seccin de Compras y Administracin de Bienes de la
Divisin de Administracin de Bienes y Servicios.

5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

No Aplica

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010

6 PROCEDIMIENTOS:
Indica que es una actividad de control.
6.1 Trmite de la Importacin
No.
ETAPA
1

ETAPA
Solicitud de
Importacin

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

A- Diligenciar Formato de Solicitud de

Importaciones, con el respectivo informe tcnico
Jefe - Unidad
y cotizaciones
B- Elaboracin y trmite de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
C- Autorizar la solicitud de Importacin

Realizacin de
la Solicitud de
Factura
Proforma

A- Verificar la solicitud, que envi la

dependencia en el formato.
B- Registrar los datos para solicitar la Factura
Pro forma al proveedor y enviar la solicitud al
proveedor.
D- Enviar la Factura Proforma a la Seccin de
Compras y Administracin de Bienes

Formato de
Solicitud de
Importaciones
F-01-MP-08-02-01

Operario-Unidad
Ordenador de Gastos

D- Enviar la Solicitud de Importacin, el

Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(CDP), la cotizacin a la Seccin de Compras y
Administracin de Bienes y si la importacin es
mayor a 200 SMMLV el Formato de Estudio y
Conveniencia
Operario-Unidad

REGISTROS

Formato de
Solicitud de
Importaciones
F-01-MP-08-02-01
Certificado de
Disponibilidad
F-02-MP-09-01-02
Estudio de
Conveniencia y
Oportunidad
F-01- MP-08-01-03

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras

Proveedor

Factura Pro-forma

E- Ingresar la informacin de la factura proforma

(Das de entrega, garantas, seguros, valor en
Funcionario-Compras
pesos, peso y medidas aproximadas)

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
No.
ETAPA
3

ETAPA

ACTIVIDAD

Si el peso del
Bien es mayor a
50 Kg o el costo
supera los US
$2000, se
realizan las
actividades de
nacionalizacin
de los bienes

A- Generar solicitud para la Preliquidacin

(Costos aproximados de los trmites con el
Agente de Aduanas), anexar y enviar
comunicacin de solicitud al Agente de Aduanas

RESPONSABLE

Funcionario-Compras

B- Enviar preliquidacin (Costo aproximado del

valor del trmite de nacionalizacin)
Agente aduanas
C- Ingresar los datos al sistema de la
Preliquidacin (gastos de nacionalizacin,
derechos arancelarios, etc.)
4

Elaboracin y
Trmite del
Registro
Presupuestal

REGISTROS

A- Enviar informacin de la proforma y de la

preliquidacin al operario de la Unidad
Solicitante
B- Elaborar y tramitar los Registros de
Disponibilidad Presupuestales correspondientes
(Agente de Aduanas y Proveedor)
C- Completar la Preliquidacin en el sistema
(Costo de la Nacionalizacin) y Orden
Contractual de Importacin con los nmeros de
los Registros Presupuestales

Preliquidacin

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras
Registro
Operario-Unidad /
Funcionario Compras Presupuestal

Funcionario-Compras

Trmite de
A- Enviar al Agente Aduanero la solicitud de
licencia de
Licencia de Importacin.
Funcionario-Compras
Importacin
(Slo para
B- Tramitar Licencia de Importacin en el VUCE
Agente aduanero
bienes mayores (falta definir este trmino)
a US$1.000 y
C- Tramitar y obtener ante las autoridades la
peso mayor a 26 licencia de importacin y enviar a la Seccin de
Licencia de
Agente aduanero
Kg
Importacin
Compras y Administracin de Bienes.
D- Ingresar los datos al sistema de la Licencia
de Importacin, fecha y nmero de Licencia.

DEFINITIVO

Funcionario-Compras

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
No.
ETAPA
6

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

Si tiene
A- Generar la solicitud de Exencin de IVA y
exoneracin de Certificado de Impacto Ambiental.
IVA por aportes
de Colciencias

Solicitud de
Exoneracin de
Funcionario-Compras IVA y Certificado
de Impacto
Ambiental
B- Revisar y firmar solicitud de Exencin de IVA
Solicitud de
y Certificado de Impacto Ambiental
Exoneracin de
Rector/Vicerrectora
IVA y Certificado
de Investigaciones
de Impacto
Ambiental
C- Enviar Solicitud de Exencin de IVA y
Certificado de Impacto Ambiental al director de
Solicitud de
Funcionario-Compras
Exencin de IVA
proyectos con instrucciones para trmite ante
Colciencias
D- Tramitar Solicitud de Exencin de IVA a
Docente director del
travs de la pgina web de Colciencias.
proyecto
E- Recibir la notificacin de Colciencias por el
Funcionario-Compras
valor a exonerar.
F- Enviar notificacin a la oficina de la
Universidad del Valle en Bogot para que
Funcionario-Compras
realice el trmite correspondiente con
Colciencias.
G- Elaborar, tramitar y enviar carta firmada por
el Rector, autorizando a un funcionario para
Funcionario reclamar la Resolucin
Compras

Carta de
Autorizacin

H- Reclamar la Resolucin en Colciencias con

el valor a exonerar y enviar a la Seccin de
Resolucin de
Funcioanrio Univalle
Compras y Administracin de Bienes.
aprobacin de la
Bogot
exoneracin
I- Registrar el nmero de Resolucin de
Colciencias y el valor de la exencin
J Registrar y enviar al Agente Aduanero la
Resolucin emanada de Colciencias para
trmites de nacionalizacin

DEFINITIVO

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras

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Ttulo:

COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
No.
ETAPA
7

ETAPA
Documento
Contractual de
Importacin

ACTIVIDAD
A- Diligenciar el Documento Contractual

B- Revisar y Firmar Documento Contractual.

C- Reportar al SICE el documento contractual

Pago a
proveedores

RESPONSABLE

REGISTROS

Contrato con
Formalidades
Plenas
Orden Contractual
Funcionario-Compras
F-03-MP-08-01-02
Solicitud de
Importacin
F-01-MP-08-02-01
Coordinador
Administrativo
Ordenador de Gastos
Tcnico encargado
de Reportes a Entes
de Control

A- Ingresar informacin de los datos a pagar al

proveedor y crear artculos a importar (si no
Funcionario-Compras
existen) en el Sistema de Informacin SABS
C- Elaborar Formato de solicitud de importacin,
anexar CDP, RP, licencia, factura proforma.

D- Revisar y autorizar el pago.

DEFINITIVO

Tramite de
Importacin
F-02-MP-08-02-01
Certificado de
Disponibilidad
F-02-MP-09-01-02,
Funcionario-Compras
Registro
Presupuestal
F-03-MP-09-01-02
Licencia de
Importacin
Factura proforma
Jefe de la Seccin de
Compras y
Administracin de
Bienes
Coordinador
Administrativo
Ordenador del Gasto

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
No.
ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

E- Entregar documentacin a la Seccin de

Pagadura de la Divisin Financiera

Tramite de
Importacin
F-02-MP-08-02-01
Certificado de
Disponibilidad
F-02-MP-09-01-02,
Registro
Presupuestal
Funcionario-Compras F-03-MP-09-01-02
Copia de la
Licencia de
Importacin
Factura pro forma
Resolucin de
Rectora
(Proveedor
Exclusivo)

F- Revisar Documentos y registrar la

Informacin

Tcnico Seccin de
Pagadura

G- Realizar los trmites necesarios para el

Traslado Bancario. Ver Procedimiento 10. Pago Tcnico de la
Seccin de Pagadura
en Moneda Extranjera del Manual de
Procedimientos de Egresos MP 09-01-05
H- Enviar la confirmacin del traslado (Swift) a
la Seccin de Compras y Administracin de
Tcnico de la
Bienes.
Seccin de Pagadura
I- Enviar comunicacin al proveedor con la
confirmacin de la transferencia para enviar los
artculos
Jefe - Compras

A- Enviar factura a la Seccin de Compras y

Pago al Agente Administracin de Bienes. Si el valor del IVA a
a pagar es superior a $2.000.000 se enva la
de aduanas
Declaracin de Importacin para tramitar pago
a la DIAN, de lo contrario se incluye en la
factura

DEFINITIVO

Agente de Aduanas

Swift y carta de
instrucciones de
envo

Factura y
Declaracin de
Importacin

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010
No.
ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

B- Elaborar la Pre-Solicitud de Pago en el

Sistema de Informacin SABS

FuncionarioCompras / Operario
Unidad

Pre-Solicitud de
Pago

C- Elaborar y tramitar Solicitud de Pago en

Interfinanzas

FuncionarioCompras/ Operario
Unidad

Solicitud de Pago

D- Tramitar de pago al Agente de Aduanas y

del IVA si es el caso

Tcnico de Seccin
de Pagadura

6.2 Nacionalizacin y Recepcin de la Importacin

Recepcin de los bienes importados por parte de la Seccin de Compras y Administracin de Bienes
o de la dependencia solicitante.

No.
ETAPA
1

ETAPA

ACTIVIDAD

Confirmacin de A- Ingresar informacin de los pagos reales

legalizacin del realizados y costos de transporte, I.V.A y
Bien
Aranceles
B- Enviar comunicacin a la Seccin de
Contabilidad y a la Seccin de Pagadura, con
la informacin de la importacin anexando
documentos soportes. (Cuando tiene IVA)

DEFINITIVO

RESPONSABLE

REGISTROS

Funcionario-Compras
Documentos
Soportes:
Copia de la
Declaracin de
Importacin
sellada por el
Funcionario-Compras
Banco
Copia de la
Factura Definitiva
Copia del Formato
Trmite de
Importacin

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No.
ETAPA
2

ETAPA
Recepcin del
Bien

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

A- Recibir notificacin de la entrega del bien en

Funcionario de
el Depsito Aduanero.
Compras
B- Notificar al Agente Aduanero del arribo de los
Funcionario de
bienes (informacin enviada por el depsito).
Compras
C- Tramitar nacionalizacin de mercanca.
Agente Aduanero
D- Entregar a la Seccin de Compras y
Administracin de Bienes o directamente a la
dependencia los bienes importados.
E- Recibir la Factura del agente, factores de
nacionalizacin y los bienes recibidos.
F- Confrontar la Factura con el documento
Contractual de Importacin realizada
G- Confrontar y colocar las cantidades y precios
reales
H- Asignar y enviar el bien a la persona
solicitante
I- Recibir y aceptar el bien adquirido
J- Ejecutar el manual de Control de Bienes
Muebles Devolutivos o Control de Bienes
Muebles no Devolutivos o de Consumo, segn
sea el caso.

Factura y
documentos de
nacionalizacin

Agente Aduanero

Funcionario-Compras Factura
Funcionario-Compras
Funcionario-Compras
Funcionario-Compras
Empleado -Unidad

Informe de
Recepcin

Funcionario
Inventarios

7. PROCESOS INVOLUCRADOS
Proceso de Gestin Financiera
8. FORMATOS
Solicitud de Importacin
Tramite de Importacin
Certificado de Disponibilidad
Registro Presupuestal
Informe de Recepcin
Orden Contractual

DEFINITIVO

F-01-MP-08-02-01
F-02-MP-08-02-01
Interfinanzas - F-02-MP-09-01-02
Interfinanzas - F-03-MP-09-01-02
Preimpreso SABS
F-03-MP-08-01-02

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Marzo 2010

9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No.

DOCUMENTO

Expedido por

10. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS
NMERO

DESCRIPCIN

1.0

Versin Inicial

2.0

Actualizacin de Procedimientos y Normatividad

FECHA
Enero de 2007
Marzo 2010
Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

F-04-MP-12-01-02
V-01-2008

DEFINITIVO

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