MANUAL DE USUARIO

MDULO FACILITADOR DE
CONTRATACIN PBLICA
PLAN ANUAL DE CONTRATACIN (PAC)

ENERO 2014

Contenido
1.

Presentacin ............................................................................................................ 2

2.

Antecedentes........................................................................................................... 2

3.

Descripcin del Proceso .......................................................................................... 2

3.1.

Descarga del Mdulo ........................................................................................ 2

3.2.

Datos Institucin .............................................................................................. 3

3.3.

Plan Anual de Contratacin ............................................................................. 4

3.4.

Con ESIGEF ....................................................................................................... 5

3.4.1.
3.5.

Partidas Presupuestarias .............................................................................. 5

Sin ESIGEF ......................................................................................................... 7

3.5.1.
3.6.

Cuentas Contables ........................................................................................ 7

Crear PAC ......................................................................................................... 9

3.6.1.

Con E-SIGEF .................................................................................................. 9

3.6.2.

Sin E-SIGEF .................................................................................................. 14

3.7.

Validar PAC ..................................................................................................... 17

3.8.

Generar PAC-Excel y Subir PAC-Excel:........................................................... 18

4.

Utilitarios ........................................................................................................... 21

4.1.

Vista Catlogo Partidas: ................................................................................. 21

4.2.

Vista previa del PAC:...................................................................................... 22

4.3.

Subir PAC:....................................................................................................... 23

4.4.

Guardar PAC: .................................................................................................. 23

1. Presentacin
El presente manual le guiar al usuario en la generacin correcta del PAC. Este
mdulo contiene diferentes secciones y etapas que debern ser registradas para
proceder a la generacin de un archivo que deber ser utilizado y subido al portal
institucional www.compraspublicas.gob.ec

2. Antecedentes
Los Mdulos de Facilitacin para la Contratacin USHAY, son herramientas que
simplifican la gestin documental. Este mdulo, permitir contar con informacin del
Plan Anual de Contratacin Pblica que realizan las Entidades Contratantes y
permitir que el PAC se conecte con el Mdulo de Pliegos con el propsito de
disminuir el nivel de carga de archivos en los servidores de la Institucin.

3. Descripcin del Proceso

3.1. Descarga del Mdulo
En el portal institucional www.compraspublicas.gob.ec podr descargar el mdulo
que le permitir generar el Plan Anual de Contratacin, descargue y proceda a
instalar localmente en su equipo.

Instalado el mdulo proceda a iniciar el USHAY - Mdulo Facilitador de Contratacin

Pblica mediante el acceso directo en escritorio.

3.2. Datos Institucin

Ingresar a la opcin Datos de la Institucin en la pantalla principal

En Datos de la Institucin ingresamos la informacin requerida y guardamos, si la

institucin maneja el sistema ESIGEF debe seleccionar esa opcin de manera
obligatoria en el formulario de datos generales. Si no maneja ESIGEF y nicamente
trabaja con cuentas contables debe dejarlo sin seleccionar.

3.3. Plan Anual de Contratacin

Una vez ingresada la informacin relacionada con Datos de Institucin, regresamos a
la pantalla principal mediante el utilitario en forma de Casa y seleccionamos de la
pantalla principal la opcin Plan Anual de Contratacin.

3.4.
3.4.1.

Con ESIGEF
Partidas Presupuestarias

Una vez que se accede a la opcin Plan Anual de Contratacin, al seleccionar la

opcin del men principal, Partidas Presupuestarias, aparecern dos opciones. la
primera es Subir partidas desde archivo Excel, para lo cual la entidad antes de
iniciar esta actividad debe acceder al Portal de Contratacin Pblica con sus
credenciales y descargar el catlogo de partidas presupuestarias asignadas por el
Ministerio de Finanzas a la entidad en formato Excel 97-2003. La segunda opcin es
Descargar automticamente las partidas, esta opcin permite desde el mismo
aplicativo USHAY descargar las partidas sin necesidad de acceder al Portal de
Contratacin Pblica, para lo cual necesita las credenciales de acceso al portal de
Contratacin Pblica (Ruc, Usuario y Contrasea).

Seleccionar la opcin Subir partidas desde un archivo Excel, una vez seleccionado
se abrir una ventana en la cual se debe subir el archivo que contiene el catlogo de
partidas presupuestarias asignadas por el Ministerio de Finanzas a la entidad en
formato Excel 97-2003. Para realizar esta tarea de manera adecuada debe escogerse
el periodo fiscal al cual pertenece el archivo descargado

de las partidas

presupuestarias, mediante la opcin archivo se debe seleccionar el archivo Excel 972003 que contiene las partidas y finalmente hacer clic en el botn Subir Archivo.

Una vez finalizado este paso correctamente aparecer una seccin en color verde
que indica el nmero total de registros subidos y el total del presupuesto asignado a
la Institucin para el ejercicio fiscal seleccionado.

Para la segunda opcin Descargar automticamente las partidas el mdulo

solicitar que ingrese la informacin que se indica en la siguiente pantalla:

3.5. Sin ESIGEF

3.5.1.

Cuentas Contables

Para el caso que la Institucin no maneja ESIGEF, en la opcin Partidas

Presupuestarias el mdulo habilitar las opciones que se indican en la siguiente
pantalla:

Seleccionar la opcin Subir partidas desde un archivo Excel, una vez seleccionado
se abrir una ventana en la cual se debe subir el archivo que contiene la informacin
de las cuentas contables. Mediante la opcin archivo se debe seleccionar el archivo

Excel 97-2003 que contiene las partidas y finalmente hacer clic en el botn Subir
Archivo.

Una vez finalizado este paso correctamente aparecer una seccin en color verde
que indica el nmero total de registros subidos.
Para la segunda opcin Registrar Partida/Cuenta el mdulo solicitar que ingrese
la informacin presionando sobre el botn Agregar Partida como se indica en la
siguiente pantalla:

Al presionar sobre el botn Agregar Partida el mdulo solicitar que se ingrese la

siguiente informacin:

Nmero de Partida/Cuenta contable

Descripcin

3.6. Crear PAC

3.6.1.

Con E-SIGEF

Seleccionar la opcin Crear PAC en la barra principal que se encuentra al pie de la

aplicacin.

Una vez seleccionada la opcin crear PAC se tendr una venta en la que se podr
observar las partidas presupuestarias que se subieron mediante la opcin Subir
partidas desde un archivo Excel o Descargar Automticamente las Partidas.

Dentro de esta ventana se tiene la opcin Filtro Bsqueda; esta opcin facilita la
bsqueda de las partidas asignadas, se puede hacer la bsqueda por: Actividad,
Organismo, Programa, Rengln, Cdigo, Proyecto, Fuente.

Para trabajar sobre cada una de las partidas

para crear el Plan anual de

Contratacin (PAC) se debe hacer clic en la opcin Seleccionar, luego de esto se

abrir el formulario Datos del Plan Anual de Contratacin. Se debe tener en
cuenta que esta ventana aparecer nicamente si la partida seleccionada tienen un
valor asignado en la columna codificada.

Una vez en la ventana Datos del Plan Anual de Contratacin, para ir creando el
PAC se debe dar clic en el botn Agregar. El Botn Agregar nos lleva a un
formulario donde iniciaremos a crear el PAC respecto a la partida seleccionada.

Dentro del formulario se podr seleccionar y registrar el CPC correspondiente al tem

del PAC que se va a crear, con los siguientes campos: Tipo de Compra, Detalle del
Producto, Cantidad, Unidad, Costo unitario, Costo total (el mismo que se calcula
automticamente y no puede ser superior al Valor Asignado en la partida

presupuestaria), Tipo de Rgimen, Fondos BID (Para el caso que aplique), Tipo
Producto, Catlogo Electrnico (Si el bien a adquirir se encuentra en Catlogo

Electrnico), Procedimientos sugeridos; y, el cuatrimestre en el cual se va a realizar

la contratacin.
Una vez realizadas las tareas antes indicadas dar clic en el botn Guardar, estos
registros aparecern en la ventana Datos Plan Anual de Contratacin. La suma de los
costos de los tems del PAC no podr ser mayor al Valor Asignado.

Por cada partida presupuestaria asignada con un valor codificado mayor a $0 se

podr realizar las tareas antes indicadas para poder crear el PAC institucional.

3.6.2.

Sin E-SIGEF

Seleccionar la opcin Crear PAC en la barra principal que se encuentra al pie de la

aplicacin.

Una vez seleccionada la opcin crear PAC se tendr una venta en la que se podr
observar las partidas presupuestarias que se subieron mediante la opcin Subir
partidas desde un archivo Excel o Registrar Partida / Cuenta.

Para trabajar sobre cada una de las partidas

para crear el Plan Anual de

Contratacin (PAC) se debe hacer clic en la opcin Seleccionar, luego de esto se

abrir el formulario PACs Sin ESIGEF.

Una vez en la ventana PACs Sin ESIGEF, para ir creando el PAC se debe dar clic en
el botn Agregar. El Botn Agregar nos lleva a un formulario donde iniciaremos a
crear el PAC respecto a la partida seleccionada.

Dentro del formulario se podr seleccionar y registrar el CPC correspondiente al tem

del PAC que se va a crear, con los siguientes campos: Tipo de Compra, Detalle del
Producto, Cantidad, Unidad, Costo unitario, Costo total (el mismo que se calcula
automticamente y no puede ser superior al Valor Asignado en la partida
presupuestaria), Tipo de Rgimen, Fondos BID (Para el caso que aplique), Tipo
Producto, Catlogo Electrnico (Si el bien a adquirir se encuentra en Catlogo
Electrnico), Procedimientos sugeridos; y, el cuatrimestre en el cual se va a realizar
la contratacin.
Una vez realizadas las tareas antes indicadas dar clic en el botn Guardar, estos
registros aparecern en la ventana PACs Sin ESIGEF.

Por cada partida presupuestaria asignada se podr realizar las tareas antes indicadas
para poder crear el PAC institucional.

3.7. Validar PAC

Una vez que el PAC ha sido trabajado y aprobado en su totalidad,

la Entidad

proceder a seleccionar el botn Validar PAC, despus de lo cual seleccionar el

Ejercicio fiscal para el cual aplica el PAC.

Una vez validado aparecer el Mensaje Informacin Validada Correctamente y

las opciones Generar PAC y Firma Electrnica. Para finalizar el proceso de
creacin del PAC dar clic en Generar PAC luego de los cual se genera un
empaquetado de nombre pac.zip el mismo que debe ser subido al Portal de
Contratacin Pblica para iniciar su registro.

3.8. Generar PAC-Excel y Subir PAC-Excel:

Estas opciones permiten al usuario trabajar en la creacin del PAC en formato Excel
para su comodidad, de igual manera este archivo Excel debe ser cargado y validado
nuevamente al mdulo USHAY antes de poderlo subir al portal de Contratacin
Pblica.

Para generar el PAC en Excel se debe seleccionar el Ejercicio Fiscal y hacer clic en
Generar, luego de eso obtendremos el PAC en formato Excel para que pueda ser
visualizado y trabajado por los funcionarios de la entidad.

Una vez trabajado el archivo en Excel este se debe cargar nuevamente mediante la
opcin Subir PAC Excel, en Tipo de Procesamiento podr seleccionar:
Reemplazar PAC o Aadir PAC y posteriormente proceder con la validacin a
travs del mdulo.

4. Utilitarios
La Herramienta del PAC posee varios utilitarios los cuales se listan a continuacin:

4.1. Vista Catlogo Partidas:

Crea un archivo en formato PDF con todas las partidas presupuestarias asignadas por
el Ministerio de Finanzas.

4.2. Vista previa del PAC:

Crea un archivo en formato PDF con los tems creados por la entidad para el Plan
Anual de Contratacin

4.3. Subir PAC:

Permite subir un archivo PAC en formato .Zip previamente creado por la opcin
Guardar PAC, esto permite compartir la informacin entre diferentes funcionarios.

4.4. Guardar PAC:

Permite crear el PAC en formato .ZIP para que pueda ser compartido entre los
funcionarios. Cabe recalcar que este archivo no puede ser subido al Portal de
Contratacin Pblica ya que para eso debe pasar por el proceso de validacin antes
indicado.

5. Subida del Plan Anual de Contratacin al Sistema Oficial de

Contratacin Pblica
Ingrese al Portal www.compraspublicas.gob.ec digite el Ruc, Usuario y Contrasea.

Ingrese a la opcin Entidad Contratante, seleccione Plan de Contratacin e

Ingresar/Actualizar PAC

El Sistema presentar la siguiente pantalla, en donde deber seleccionar el Ao

Al seleccionar el ao, el mdulo habilitar los botones Examinar y Subir PAC, en

donde deber proceder a subir el archivo generado con el Mdulo Ushay

Una vez subido el archivo pac.zip se visualizar como se indica en la siguiente

pantalla:

Al presionar sobre el botn Subir PAC el Sistema solicitar ingresar la descripcin,

posteriormente presione sobre el botn Guardar.

Guardada la informacin presione sobre el botn Continuar, el sistema presentar

un mensaje como se indica a continuacin:

El sistema presentar la informacin del PAC que fue creado con el Modulo
Facilitador de Contratacin USHAY. Las Reformas o cambios futuros en el PAC se
realizarn directamente en el Sistema Oficial de Contratacin del Estado (SOCE)

Finalmente presione sobre el botn Continuar y en la pantalla que se indica a

continuacin, deber subir la autorizacin de la mxima autoridad o su delegado
mediante una Resolucin y presionar sobre el botn Finalizar para que el Plan
Anual de Contratacin quede registrado en el Sistema Oficial de Contratacin del
Estado.