REGISTRO E INVENTARIO DE LOS

BIENES MUEBLES DEL ESTADO

Expositor:

Ramiro Acosta Hidalgo

Base Legal

D. S.N007-2008-VIVIENDA , Reglamento de la Ley 29151.

Resolucin N039-98/SBN: Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N158-97/SBN: Catlogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado.

Resolucin N320-2006-CG : Normas de Control Interno.

Resolucin N094-2009-CG: Directiva Ejercicio del Control
Preventivo por la Contralora General de la Republica y por los
rganos de Control Institucional.

Resolucin N458-2008-CG: Gua para la implementacin
del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.

Directiva Interna de la Entidad.

PU

BLIC

A DEL

PE

U
R

RE

Herramientas para el Registro

CATALOGO

SINABIP

GESTION DE
INVENTARIO
NA
CIO
NA
L

PR
OG
RA
MA

Directiva Interna

CA
TA
LO
GO

NO
RM
A

Reglamento
para el
Inventario
(Res. 03998/SBN)

SIMI 3.5

SIMI

Reglamento para el Inventario Nacional de

Bienes Muebles del Estado
(Resolucin N039-98/SBN)

Esta norma est referida a los bienes muebles

patrimoniales pertenecientes al Estado, susceptibles
de ser inventariados.
A travs de este Reglamento la SBN proporciona el
marco tcnico-legal para que las entidades del
Estado puedan realizar la toma de inventario de su
patrimonio mobiliario, de una forma ordenada.

Reglamento para el Inventario Nacional de

Bienes Muebles del Estado
(Resolucin N039-98/SBN)
Ttulo I

Disposiciones Generales.

Ttulo II

Del rgano Responsable.

Ttulo III

De la Incorporacin al Patrimonio Mobiliario.

Ttulo IV

Del Inventario Fsico del Patrimonio Mobiliario.

Ttulo V

De la Baja del Patrimonio Mobiliario.

Ttulo VI

De la Transferencia del Patrimonio Mobiliario.

Ttulo VII

De la Subasta del Patrimonio Mobiliario.

Ttulo VIII

De la Incineracin y/o Destruccin del

Derogados
tcitamente

Patrimonio Mobiliario.
Ttulo IX

De la Donacin del Patrimonio Mobiliario.

Ttulo X

Del rgano de Fiscalizacin.

Disposiciones Complementarias.
Disposiciones Transitorias.
Disposiciones Finales.

68 Artculos

RE

BLIC

A DEL

PE

U
R

PU

Catlogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado
La SBN conociendo que las Entidades utilizaban
criterios

heterogneos

para

la

incorporacin

Inventario Patrimonial de sus Bienes, propici

al
la

estandarizacin de la codificacin, para lo cual emiti la

Resolucin N 158-97/SBN que aprueba el Catlogo y su
Directiva N 001-97/SBN-UG-CIMN, Normas para el Uso y
Aplicacin del Catlogo.

Criterios Concurrentes para la Incorporacin

de un Bien al Catlogo

1. Calificar el bien como Activo Fijo o No

Depreciable, de acuerdo a las normas del
Sistema de Contabilidad Gubernamental.
2. Ser un bien tangible.
3. Ser unidad individualizable por su funcin.
4. Susceptible de ser etiquetado.
5. Ser materia de algn acto de disposicin final.

ACTIVO FIJO Y BIEN NO DEPRECIABLE

(Instructivo N02 de la DNCP)
ACTIVOFIJO:
FIJO:
ACTIVO






Valor de adquisicin u obtencin >= 1/8 UIT.

Vida til mayor > 1 ao.
Destinado para uso de la entidad.
Sujeto a depreciacin (excepto terrenos).

Dicha calificacin de Activo Fijo corresponde a circunstancias

independientes a la compra; y de existir duda deber aplicarse los
siguientes criterios:
Unidad.- Cuando el bien constituye un todo indivisible; y
Conjunto.- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes
equivalentes a juego, equipo o nmero de unidades que la entidad
estime conveniente calificar.
NODEPRECIABLE:
DEPRECIABLE:
NO

 Valor de adquisicin sea < 1/8 UIT

 No est sujeto a depreciacin

Tipos de Bienes que no se

Incorporan al Catlogo
- EJEMPLOS -











Accesorios, herramientas y repuestos.

Bienes de material de vidrio y/o cermica.
Objetos empotrados (parte integrante de otro bien).
Set de instrumental quirrgico.
Bienes intangibles (software, marca, licencias, ttulos valores).
Bienes fungibles (tiles de escritorio).
Bienes culturales (obras de arte, libros, textos).
Animales menores e insectos.
Aquellos que por su naturaleza no es posible
identificarlos con etiquetas u otros medios.

ESTRUCTURA DEL CDIGO

PATRIMONIAL
El Cdigo patrimonial est constituido por 12
dgitos, dividido en cuatro partes.
El Cdigo
Cdigo
El

Grupo
GrupoGenrico
Genrico
Clase
Clase
Denominacin
Denominacindel
deltipo
tipo de
debien
bien
Nmero
Nmerocorrelativo
correlativo

ESTRUCTURA DEL CDIGO

PATRIMONIAL

MONITOR A COLOR

74 08
GRUPO GENRICO
OFICINA

CLASE
COMPUTO

DENOMINACIN TIPO DE BIEN

MONITOR A COLOR

NMERO CORRELATIVO
IDENTIFICADOR DEL BIEN

7700 0012

Catlogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado
Grupo Genrico:
Genrico:
Grupo

Es
Es el
el conjunto
conjunto de
de bienes
bienes relacionados
relacionados entre
entre s
s
por
por su
su afinidad.
afinidad. Consta
Consta de
de 02
02 dgitos.
dgitos.
Ejemplo:

CDIGO
53
74

GRUPO GENRICO
HOSPITALIZACION
OFICINA

Catlogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado
Clase
Clase

Es
Es la
la divisionaria
divisionaria del
del grupo
grupo genrico
genrico que
que lo
lo subdivide
subdivide
de
de acuerdo
acuerdo aa la
la funcin
funcin yy caractersticas
caractersticas del
del tipo
tipo de
de
bien.
bien. Consta
Consta de
de 02
02 dgitos.
dgitos.
Ejemplo:

CDIGO
22
64

CLASE
EQUIPO
MOBILIARIO

Catlogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado
Denominacin del
del Tipo
Tipo de
de Bien:
Bien:
Denominacin

Es
Es la
la identificacin
identificacin oo descripcin
descripcin del
del tipo
tipo de
de bien
bien en
en
forma
forma genrica.
genrica. Consta
Consta de
de 04
04 dgitos
dgitos (a
(a la
la fecha
fecha se
se
tiene
tiene 4198
4198 tipos
tipos de
de bienes
bienes muebles)
muebles)
Ejemplo:

CDIGO

DENOMINACIN

74084100

IMPRESORA LASER

74643779

ESCRITORIO DE METAL

ESQUEMA DE GRUPOS

N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

GRUPO GENERICO

CODIGO
GRUPO

AGRICOLA Y PESQUERO
AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION
ANIMALES
ASEO Y LIMPIEZA
COCINA Y COMEDOR
CULTURA Y ARTE
ELECTRICIDAD Y ELECTRONICA
HOSPITALIZACION
INSTRUMENTO DE MEDICION
MAQUINARIA, VEHICULOS Y OTROS
OFICINA
RECREACION Y DEPORTE
SEGURIDAD INDUSTRIAL
TELECOMUNICACIONES

04
11
18
25
32
39
46
53
60
67
74
81
88
95

ESQUEMA DE CLASES

1
2
3
4
5
6
7
8

AERONAVE
COMPUTO
EQUIPO
FERROCARRIL
MAQUINARIA PESADA
MAQUINA
MOBILIARIO
NAVE O ARTEFACTO NAVAL

CODIGO
CLASE
04
08
22
29
36
50
64
71

9
10

PRODUCCION Y SEGURIDAD
VEHICULO

78
82

CLASES

Clases 04, 29 y 71 incorporados por Res. 009-2008/SBN-GO (15-05-2008)

Fascculos
La
La SBN
SBN publicar
publicar en
en elel El
El Peruano
Peruano los
los Fascculos
Fascculos de
de los
los Nuevos
Nuevos Tipos
Tipos de
de
Bienes,
Bienes,aprobados
aprobadosmediante
medianteResolucin
Resolucinde
deSBN.
SBN.
AO
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011

F_PUBLICACION
RESOLUCION
APRUEBA
INCLUYE
158-97/SBN
23/07/1997 CATALOGO NACIONAL
1455
040-98/SBN
30/03/1998 PRIMER FASCICULO
161
090-99/SBN
21/04/1999 SEGUNDO FASCICULO
691
130-2000/SBN
22/04/2000 TERCER FASCICULO
480
089-2001/SBN
21/04/2001 CUARTO FASCICULO
333
004-2002/SBN-GO
06/04/2002 QUINTO FASCICULO
151
013-2003/SBN-GO
23/04/2003 SEXTO FASCICULO
85
015-2004/SBN-GO
08/04/2004 SEPTIMO FASCICULO
79
003-2005/SBN-GO
31/03/2005 OCTAVO FASCICULO
100
006-2006/SBN-GO
08/04/2006 NOVENO FASICULO
122
016-2007/SBN-GO
28/04/2007 DECIMO FASICULO
65
009-2008/SBN-GO
15/05/2008 UNDECIMO FASCICULO
138
025-2009/SBN-GO
06/05/2009 DUODECIMO FASCICULO
118
004-2010/SBN-GO
14/04/2010 DECIMO TERCER FASCICULO
160
022-2011/SBN-GDPE
104
15/07/2011 DECIMO CUARTO FASCICULO
TOTAL DE BIENES
4198

FICH A D E IN SC RIPC IO N D E N U EV O S TIPO S D E B IEN ES EN EL

CA TA LO G O N A C IO N A L D E B IEN ES M U EB LES
N O M B R E D E L A E N T ID A D S O L IC ITA N TE .......................................................................................
FEC H A D E PR O P U ES TA :

1.- N O M B R E D EL BIE N :

...................... .....................

____________________________________________________

2.- V A L O R D E A D Q U ISIC IO N D EL BIE N (S /.):

H IS TO R IC O
A C TU A L IZA D O N E T O
TA SA D O
3.- T IE M P O D E V ID A D E L B IEN :

__________
__________
__________

AO
________
________
________

__________ ( en aos )

4.- E XP L IC A R L A FU N C IO N , TR A B A JO O U S O S Q U E D E SA R R O LL A E L B IEN :
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
5.- D ES C R IPC IO N D E L B IEN Y P A R TE S PR IN C IP A LE S D E Q U E C O N ST A :
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
6.- D ET A L L E T EC N IC O D EL BIE N :
M ARCA :
_____________________________________________
M ODELO :
_____________________________________________
TIP O :
_____________________________________________
M A TE R IA L C O N Q U E E S TA FA B R IC A D O : _____________________________________________
FEC H A D E FA BR IC A C IO N :
_____________________________________________
D IM EN SIO N E S O M E D ID A S (en m etros) :
_____________________________________________
O T R O S (D E FIN A ) :
_____________________________________________
7.- P R O PU E ST A D E IN C L U S IO N EN EL C A TA L O G O N A C IO N A L D E B IEN E S M U E BL E S:
G R U P O G EN E R IC O :
CLASE :
TIP O D E B IE N :

_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________

8.- O BS ER V A C IO N E S :
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
9.- A D JU N T A R FO TO G R A FIA S TA M A O N O R M A L (V IS TA D E FR EN T E Y P E R FIL O FR E N T E
Y H O R IZO N T A L S EG N SE M U E ST R E M E JO R EL BIE N ).

REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES

SIMI

Bienes Muebles Objeto de Registro

Los de PROPIEDAD de la Entidad del Estado.

Todos

los

descritos

en

el

Catlogo

Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Registro de los Bienes Muebles

SIMI 3.5

El Software Inventario
Mobiliario Institucional
(SIMI)
constituye
el
sistema informtico para
registrar
los
bienes
muebles de propiedad de
la entidad pblica.
Asimismo, es el medio a
travs del cual se remite el
inventario patrimonial a la
SBN.

SIMI

Los bienes NO DESCRITOS en

el Catlogo se pueden registrar
en otro medio manual o
informtico (en Excel por ejm.)

Instructivo N 01 de la DNCP
(Documentos y Libros Contables)

Los bienes adquiridos por cualquier modalidad debern

tener registrado el documento fuente de ingreso, a fin
de tener informacin suficiente, clara y detallada que
sustentan los estados financieros.

En cuanto al auxiliar Inmuebles,

Maquinaria y Equipo, se debe llevar
en forma individual por cada bien,
indicando la fecha de adquisicin,
monto, fecha de salida para su uso,
adiciones y mejoras, ajuste, para
facilitar
el
proceso
de
su
depreciacin y/o revaluacin.

CUENTAS CONTABLES
y su Correlacin con el Catlogo

CUENTAS CONTABLES

Informacin que se requiere

para el Registro
Tipo de bien mueble
Cantidad (por unidad)
Detalle tcnico
Ubicacin
Usuario
Estado
Forma de adquisicin:
(compra o alta)

Valor

Marca
Modelo
Tipo
Serie
Color
Dimensiones
Otros

Detalle Tcnico
Las caractersticas de los bienes inventariados se colocarn
en los campos del detalle tcnico
Vehculos
 Marca
 Modelo
 Tipo
 Placa
 Motor N
 Chasis N
 Ao
 Otros

Detalle Tcnico

La
n
La Codificaci
Codificacin
SER NICA Y PERMANENTE.
Se incorporar al bien mueble a travs de etiquetas,
placas, lminas, tinta indeleble, etc., las mismas que
se ubicarn en un lugar visible del bien.
El cdigo patrimonial del
bien lo asigna el SIMI
versin 3.5

Identificacin (Etiquetado)
Datos obligatorios:
- Cdigo patrimonial segun Catlogo de la SBN.
- Nombre y/o siglas de la entidad.
Ejemplo de
de Etiquetas:
Etiquetas:
Ejemplo

ETIQUETA DE INVENTARIO

ETIQUETA DEFINITIVA

(2.0 x 1.5 cm.)

ENTIDAD
PUBLICA
INV. 2011
RAH- 3653

(1.0 x 2.0 plg.)

(2.5 x 2.5 cm.)

Identificacin (Etiquetado)

Ejemplo de
de Etiquetas:
Etiquetas:
Ejemplo

MARINA
DE
DEL
PERU
C
T
A
RGUERRA
PIU
RA
2000
2011

675097300001
Direccin de Salud Tacna

2000
2011

Colocaci
n de la Etiqueta
Colocacin

BIEN MUEBLE

Ejemplos de Bienes a Registrar

Vehculos

Camioneta

Autmovil

Camioneta

Tractor Agrcola

Camin (otros)

Camin Volquete

A LOS VEHICULOS SE LES PONDRA LA ETIQUETA EN LA PARTE DEL MARCO DE LA

PUERTA DEL CHOFER (Superior o Inferior).

Ejemplos de Bienes a Registrar

Equipos

Impresora a inyeccin
de tinta
Equipo de radio
Switch para red

Radio transmisor
receptor

LAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS JUNTO AL N DE SERIE DEL EQUIPO O

EN EL LUGAR APROPIADO DONDE NO SE DETERIORE Y SEA DE FACIL LECTURA.

Ejemplos de Bienes a Registrar

Mobiliarios

Sof de madera

Archivadores de metal

Planoteca de metal

Credenza de madera

LAS ETIQUETAS PODRAN SER ADHERIDAS EN EL LADO SUPERIOR DEL BIEN

(DERECHO, IZQUIERDO O PARTE FRONTAL), SEGUN LA UBICACION Y USO DE ESTE.

Ejemplos de Bienes a Registrar

Sillas, Sillones
y similares

Caso Sillas, Sillones Fijos y

Carpetas: Las etiquetas debern ser
adheridas en la parte posterior del
bien.
Caso Sillas o Sillones Giratorios:
Las etiquetas podrn ser adheridas
en el eje del asiento o en la base de
las sillas.

Ejemplos de Bienes a Registrar

Mesa de Metal

Silla Fija de Metal
-

Mesa de Madera

Silla Fija de Madera

Inventariar por separado.

Prorratear el valor total.
Mantener la cuenta contable de
origen.

Unidad Central de
Proceso - CPU

Monitor a Color.

Teclado Keyboard

Estabilizador

Mdulo de metal para
microcomputadora

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

DEFINICIONES
Usuario: Todo trabajador de la entidad pblica, independientemente de su
modalidad laboral, a quien se le haya entregado un bien para su uso.
Asignacin de Bienes Muebles en Uso: Entrega formal de bienes
muebles a un usuario por parte de la Oficina de Control Patrimonial para el
desempeo de sus labores o servicios, segn corresponda.
Cdigo Patrimonial: Identificacin mediante nmeros arbigos que se le
otorga a todo bien mueble de la entidad pblica, segn el Catlogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Desplazamientos: Estn referidos a los desplazamientos interno, externo,
por mantenimiento y devolucin.
Desplazamiento Interno: Consiste en el traslado de un bien mueble, de
un rea a otra, de un usuario a otro, temporal o permanentemente.

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

Desplazamiento Externo: Consiste en el traslado de un bien mueble
fuera de las instalaciones de algn local de la entidad pblica para la
realizacin de una comisin de servicios, para su mantenimiento,
reparacin o cualquier otro motivo, de acuerdo con la normatividad de la
materia.
Desplazamiento por Mantenimiento: Ocurre cuando el bien mueble es
entregado al rea competente temporalmente para su mantenimiento,
luego de lo cual se deber devolver el bien al usuario.
En el caso de desplazamiento por mantenimiento, el bien seguir
registrado a nombre del usuario, suspendindose durante el tiempo que
dure el mantenimiento sus obligaciones de cuidado y custodia del bien
Desplazamiento por Devolucin: Ocurre cuando el usuario entrega el
bien mueble a la Oficina de Control Patrimonial por renunciar a su uso y
dicho bien no pueda ser reasignado a otro usuario, o cuando el bien pierda
su capacidad de uso en la entidad, en cuyo caso la responsabilidad del
cuidado y custodia del bien se traslada a la Oficina de Control Patrimonial.

ASIGNACIN DE BIENES MUEBLES

Los bienes muebles deben ser asignados

mediante documento a los usuarios directos de
los mismos.

El documento de asignacin debe

ser suscrito por la Oficina de
Control Patrimonial y el Usuario.

Cargo Personal de Asignacin de Bienes Muebles

CARGO PERSONAL DE ASIGNACIN DE

BIENES MUEBLES
Datos que debe Contener:
 Fecha
 Nombre del Usuario
 Local, rea y Oficina
 Denominacin del Bien
 Cdigo Patrimonial
 Detalle Tcnico (marca, serie, etc.)
 Estado de Conservacin
 Valor
 Firmas (OCP y Usuario)

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS
a) Usar diligentemente los bienes muebles que le hubieran sido
entregados para su uso.
b) Destinar los bienes muebles a las funciones y/o actividades para las
que fueron entregados en uso.
c) Impedir que los bienes muebles que le hubieran sido entregados para
su uso sean utilizados por otras personas para fines particulares o
distintos a aquellos para los cuales estn especficamente destinados.
d) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial sobre daos,
deterioro, avera, mal funcionamiento, prdida, robo o sustraccin de
los bienes que le hubieran entregado para su uso, en el plazo mximo
de das establecido en la Directiva interna de la entidad (48 horas por
ejemplo).

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

e) Devolver los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su

uso, mediante Acta de Entrega Recepcin de cargo, el ltimo da de
permanencia en el puesto de trabajo o de la prestacin del servicio,
segn corresponda, de acuerdo a lo que establezca la Directiva interna
de la entidad.
f) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial y al Jefe
inmediato acerca de los bienes entregados para su uso que no requiera
para la realizacin de sus funciones o servicios.
g) No usar ni poseer bienes muebles que no le hubieran sido entregados
para su uso.
h) Solicitar la intervencin de la Oficina de Control Patrimonial para
realizar todo desplazamiento de bienes muebles, salvo las excepciones
previstas en la Directiva interna de la entidad. Asimismo, deber
informar sobre cualquier desplazamiento.
i) Informar a la Oficina de Control Patrimonial el ingreso de bienes de su
propiedad que van a ser utilizados por tiempo prolongado, para su
registro respectivo.

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

DE LA PRDIDA, ROBO, SUSTRACCIN, DESTRUCCIN O
AVERA DE LOS BIENES
Los bienes muebles que resultasen perdidos, robados, sustrados,
destruidos o averiados por negligencia o dolo del usuario, debidamente
comprobado y previo descargo, sern repuestos por ste con bienes de
modelo, tipo y caractersticas iguales, similares o mejores, o de valor
comercial equivalente. En el caso que el bien mueble pudiera ser
reparado, asegurndose su adecuado funcionamiento, ser realizado con
la intervencin de la Oficina de Control Patrimonial y por cuenta del
usuario responsable.
En el supuesto de que un bien mueble resultase perdido, robado,
sustrado, destruido o averiado, el usuario emitir un informe, dentro del
plazo establecido en la Directiva interna de la entidad y contado a partir de
conocido el hecho, dirigido a su Jefe inmediato, ponindose en
conocimiento de lo acontecido a la Oficina de Control Patrimonial, a travs
del rea correspondiente

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

DE LA PRDIDA, ROBO, SUSTRACCIN, DESTRUCCIN O
AVERA DE LOS BIENES
De existir indicios de que la prdida, robo, sustraccin, destruccin o
avera del bien mueble se produjo por negligencia o dolo del usuario, la
Oficina de Control Patrimonial a travs de la Oficina General de
Administracin informar a la Comisin Investigadora sobre los hechos
indicados, adjuntndose la documentacin sustentatoria y el informe
presentado por el usuario, en un plazo que deber estar establecido en la
Directiva interna de la entidad (5 das por ejemplo).
Si el bien materia de la ocurrencia estuviese asegurado por la entidad
pblica, el usuario responsable del bien, en coordinacin con la Oficina de
Control Patrimonial, deber cumplir estrictamente y bajo responsabilidad
con todos los requisitos establecidos para asegurar el reconocimiento de
su adecuada cobertura del seguro patrimonial.

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

DE LA PRDIDA, ROBO, SUSTRACCIN, DESTRUCCIN O
AVERA DE LOS BIENES
En caso de robo o sustraccin de un bien mueble, el usuario proceder a
la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntar copia de la misma
al informe escrito que, dentro del plazo establecido en la Directiva interna,
deber presentar a la Oficina de Control Patrimonial. Si el usuario sufri
perjuicio en su integridad fsica como consecuencia del robo o sustraccin
acontecido, deber presentar el certificado o constancia mdica dentro de
un plazo prudencial de concluido el descanso mdico prescrito que deber
estar establecido en la Directiva interna de la entidad (dentro de las 48
horas por ejemplo).

ASIGNACIN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

DE LA COMISIN INVESTIGADORA
Se recomienda que la Comisin Investigadora est constituida por un
representante designado por el titular de la entidad pblica o por la Alta
Direccin, quien lo presidir, un representante de la Oficina General de
Administracin, un representante de la Oficia de Recursos Humanos y un
representante de la Oficina de Control Patrimonial. Dicha comisin ser
designada mediante Resolucin con vigencia permanente (dicha
Resolucin podra ser emitida por el titular, la Gerencia General,
Secretara General, etc.).
La Comisin Investigadora deber reunir todos los elementos probatorios
con relacin a los hechos que ocasionaron la prdida, robo, sustraccin,
destruccin o avera del bien mueble, determinando la existencia y grado
de responsabilidad del usuario, de corresponder, y emitir las
recomendaciones que el caso amerite a la Unidad Orgnica que design a
dicha Comisin Investigadora, a travs de un informe, a fin que sta
adopte las acciones que correspondan.

Resolucin de Contralora N458-2008-CG

(Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno
de las entidades del Estado)

4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos

4 d) Cada trabajador o usuario deber ser responsable de la existencia
fsica, permanencia, y conservacin de los bienes patrimoniales a su
cargo;
en
consecuencia,
cada
uno
de
los
trabajadores,
independientemente de su nivel jerrquico, deber tomar real conciencia
de tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del caso para
evitar prdidas, sustraccin o deterioro, que luego se podran considerar
como descuido o negligencia, imputando alguna responsabilidad.
4 e) Se llevar un control peridico del inventario para resguardar los
bienes patrimoniales de la entidad y ayudar a detectar prdidas,
sustraccin o robos a los que estn expuestos estos activos. La falta de
alguno de los bienes deber ser investigada y resuelta, analizndose las
posibles deficiencias de los controles con el fin de que sean mejorados.

Resolucin de Contralora N320-2006-CG

(Normas de Control Interno)

Numeral 3.5: Verificaciones y Conciliaciones. Los

procesos, actividades o tareas significativas deben ser
verificados antes y despus de realizarse, as como tambin
deben ser finalmente registrados y clasificados para su
revisin posterior
Numeral 3.8: Documentacin de procesos, actividades o
tareas. Los procesos, actividades o tareas deben estar
debidamente documentados para asegurar su adecuado
desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos,
facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la
trazabilidad de los productos o servicios generados.

TOMA DE INVENTARIO
El Inventario es el procedimiento que
consiste
en
verificar
fsicamente,
codificar y registrar los bienes muebles
con que cuenta cada entidad a una
determinada fecha, con el fin de verificar
la existencia de los bienes, contrastar su
resultado con el registro contable,
investigar las diferencias que pudieran
existir y proceder a las regularizaciones
que correspondan.

TIPOS DE INVENTARIO

INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL

Todos los bienes patrimoniales

(se regula por normas de la SBN).
INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

Todas las existencias de almacn

(se regula por normas del Sistema de
Abastecimiento).
(Resolucin Jefatural 335-90/INAP-DNA)

FORMAR DE EFECTUAR EL INVENTARIO

AL BARRER
Se empieza por un ambiente determinado,
inventariando la totalidad de los bienes.

POR SELECCIN
Slo se inventaran aquellos
bienes por los que se tiene
algn inters.

OBJETIVOS
 SUSTENTAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS CONTABLE Y
PATRIMONIAL (revaluacin por efectos de mejoras, asignacin
de usuarios, etc.).

 IDENTIFICAR BIENES SOBRANTES Y FALTANTES.

 REALIZAR UNA EFICAZ ADMINISTRACIN DE LOS BIENES
(identificacin de bienes que no se usan, que requieren
mantenimiento o reparacin, etc.).

 CONTRATACIN DE PLIZA DE SEGUROS.

 ETC.

No son susceptibles de ser inventariados

como parte del inventario patrimonial

Los bienes muebles adquiridos por

norma expresa con el fin de ser
entregados a terceros en cumplimiento
de fines Institucionales.

Los repuestos y accesorios, salvo los

que estn descritos en el Catlogo.

rganos Responsables para la Toma

de Inventario

La Oficina General de Administracin,

en coordinacin con la Unidad
Orgnica responsable de Control
Patrimonial son responsables de las
acciones previas para la Toma de
Inventario de Bienes Muebles; cada
una dentro del mbito de su
competencia,
antes
de
la
conformacin de la Comisin de
Inventario.

COMISIN DE INVENTARIO

Puede estar
estar integrada
integrada por
por personal
personal de:
de:
Puede

Administracin.
Administracin.
Contabilidad.
Contabilidad.
Abastecimiento.
Abastecimiento.
Oficina
Oficinade
deControl
ControlPatrimonial
Patrimonial
(Secretario-Facilitador).
(Secretario-Facilitador).
--Personal
Personalde
deotras
otrasreas
reasdesignadas.
designadas.
EQUIPO DE VERIFICADORES:
 Compuesto por 01 ms personas por
brigada o equipo.

PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO

FASE DE CAMPO

PLANIFICACIN

GESTIN DE
INVENTARIOS

CONCILIACIN

FASE DE GABINETE

COMISIN DE INVENTARIO
FUNCIONES
FUNCIONES


Realizar
Realizary/o
y/ogestionar
gestionarel
elinventario
inventariode
debienes
bienesmuebles.
muebles.

Elaborar
Elaborar yy suscribir
suscribir el
el Acta
Acta de
de Inicio
Inicio yy de
de Cierre
Cierre de
de Toma
Toma de
de
Inventario.
Inventario.

Conformar
Conformarlos
losequipos
equiposde
detrabajo.
trabajo.

Supervisar
Supervisarel
eltrabajo
trabajode
detoma
tomade
deinventario.
inventario.

Realizar
Realizarla
laconciliacin
conciliacinfsico-contable
fsico-contablecon
conel
elinventario
inventariofsico
fsicoyy
contable
contabledel
delperiodo
periodoanterior.
anterior.

Elaborar
Elaborarel
elInforme
InformeFinal
Finaldel
delInventario
Inventarioyysuscribir
suscribircada
cadauno
unode
de
sus
susanexos.
anexos.

Evaluar
Evaluar los
los resultados
resultados yy emitir
emitir conformidad
conformidad al
al inventario
inventario en
en
caso
caso que
que este
este sea
sea realizado
realizado por
por un
un tercero
tercero (persona
(persona natural
natural oo
jurdica).
jurdica).

PLANIFICACIN
ELEMENTOS
ELEMENTOS


Determinar
Determinar la
lacantidad
cantidadde
deRR.HH
RR.HHyymateriales
materialesnecesarios.
necesarios.

Elaborar
Elaborar cronograma
cronogramade
detrabajo.
trabajo.

Elaborar
Elaborar formatos
formatosy/o
y/oformularios.
formularios.

Elaborar
Elaborar etiquetas
etiquetas(provisionales
(provisionales y/o
y/odefinitivas).
definitivas).

Solicitar
Solicitar aa RR.HH.
RR.HH. la
la relacin
relacin del
del personal
personal por
por local,
local, rea
rea yy
oficina.
oficina.

Identificacin
Identificacin y/o
y/o codificacin
codificacin de
de los
los ambientes
ambientes (local,
(local, rea
rea
yyoficina),
oficina), segn
segnorganigrama
organigramaooestructura
estructurade
dela
laentidad.
entidad.

Comunicar
Comunicar aalas
lasoficinas
oficinasde
dela
lainstitucin
institucin(memorando).
(memorando).

Proporcionar
Proporcionar herramientas
herramientasde
detrabajo
trabajoaalos
los inventariadores:
inventariadores:
catlogo,
catlogo, wincha,
wincha, tablero,
tablero, tiles
tilesde
deoficina,
oficina,etc.
etc.

PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para que todos los bienes patrimoniales

sean
debidamente
inventariados
y
registrados, queda prohibido que, mientras
dure el proceso de inventario, dichos bienes
sean desplazados o movilizados interna ni
externamente sin la autorizacin previa y
por escrito de la Oficina de Control
Patrimonial y con conocimiento de la
Comisin de Inventario.

Acta de Inicio de Inventario

Acta de Cierre de Inventario

Cronograma de Actividades

Herramientas de Trabajo

Tablero

Espejo

Catlogo

Lupa

Wincha

Etiqueta
provisional

Cmara
fotogrfica

tiles de
oficina

Formato de Inventario

Formato de Inventario de Vehculo.

.Formato de Inventario de Vehculo

Formato de Inventario de Motocicleta

FASE DE CAMPO
Durante la fase de campo (toma de inventario
fsico) se verificar:

 Existencia
Existencia del
del bien
bien mueble
mueble

 Tipo
Tipo de
de bien
bien mueble.
mueble.

 Detalle
Detalle tcnico
tcnico

 Estado
Estado de
de conservacin
conservacin

 Ubicacin.
Ubicacin.

 Personas
Personas responsables
responsables

 Condiciones
Condiciones de
de seguridad
seguridad

Marca
Modelo
Tipo
Serie
Color
Dimensiones
Otros

FASE DE GABINETE
(Anlisis y Procesamiento de Datos)

1. Los datos obtenidos en la toma de

inventario deben ser procesados
haciendo uso de una adecuada
metodologa y apoyado, de preferencia,
por un programa de computadora.
2. El inventario fsico debe ser comparado con los
Registros Contables, a fin de determinar los bienes
conciliados, sobrantes y faltantes.
3. Conciliado el inventario, se debe realizar la
respectiva valorizacin (depreciacin de los bienes
del Activo Fijo al 31-12-2011).

CONCILIACIN
REGISTROS CONTABLES

INVENTARIO FISICO

LO QUE SE DEBERIA TENER

LO QUE SE TIENE

AO 1980

AO 1980

AO 1981

AO 1981

.................
AO 2009
AO 2010
Compras Ao Actual

AO 2009
AO 2010
Compras Ao Actual

Bienes muebles NO ubicados en la

toma de inventario fsico

SOBRANTES

FALTANTES
Bienes muebles que se desconoce su
procedencia o que no cuentan con
documentacin suficiente

INFORME FINAL DEL INVENTARIO

Es elaborado por la Comisin de Inventario, el cual es
remitido a la OGA. Partes:











Bienes de propiedad de la entidad.

Bienes Faltantes.
Bienes Sobrantes.
Bienes en uso por otras entidades.
Bienes prestados por otras entidades.
Bienes dados de baja y en custodia.
Bienes en proceso de disposicin.
Personal responsable del inventario.
Bienes propuestos para el Catlogo.
Otros resultados

INFORMACIN A REMITIR A SBN

La OGA de la entidad pblica o la que haga

sus veces es la responsable de remitir a la
SBN el Inventario de Bienes Muebles al 31 de
diciembre de cada ao.
 Plazo mximo: 31 de marzo del ao siguiente.
 Se remite:

Base de Datos (SIMI 3.5).

Informe Final del Inventario.
Acta de Conciliacin.